service de l’Information et de la Communication les outils Guide de se préparer la prise de parole capter l’attention en public octobre 2003 écouter S o m m ai r e Compr endr e la communicat ion Pourquoi communique-t-on ? Comment se transforme un message ? .................................................................................. ............................................................... Pr épar er sa pr ise de par ole Se poser les bonnes questions Définir un objectif Choisir et organiser ses idées Structurer son intervention p5 p6 p9 p 10 p 11 p 12 .................................................................................. ........................................................................................................ ................................................................................. ..................................................................................... Réussir sa pr ise de par ole Argumenter solidement son discours Choisir une expression vivante Illustrer ses propos par des supports visuels Adapter son comportement à l’auditoire Savoir écouter p 19 p 19 p 20 p 21 p 22 Annex es Exercices de diction Grille d’évaluation d’une prise de parole Fiche d'évaluation du guide « La prise de parole en public » p 25 p 26 p 28 ............................................................... ............................................................................. ................................................ ........................................................ .................................................................................................................. ..................................................................................................... ........................................................ ...................... 1 Co m p r e n d r e l a c o m m u n i c at i o n Po u r q u o i c o m m u n i q u e -t -o n ? X Pour transmettre X Pour échanger X Pour faire faire X Pour partager X Pour convaincre X Pour prouver qu'on existe Schéma global de la communication 5 Co m m e n t s e t r an s f o r m e u n m e s s ag e ? Chaque élément des messages que nous communiquons à un interlocuteur subit, entre nous et notre interlocuteur, une distorsion croissante illustrée par l'échelle de déformation suivante. (100 %) Ce que j'ai à dire (90 %) Ce que je pense à dire (80 %) Ce que je sais dire (70 %) Ce que je dis effectivement (60 %) Ce qu'il entend (50 %) Ce qu'il écoute (40 %) Ce qu'il comprend effectivement (30 %) Ce qu'il admet (20 %) Ce qu'il retient (10 %) Ce qu'il dira ou répétera Ent r e chaque ét ape, envir on 10 % de per t e de message. 6 P r é p ar e r s a p r i s e d e p ar o l e Se poser les bonnes quest ions « Ce qui se conçoit bien s'énonce clairement et les mot s pour le dire arrivent aisément » ( Nicolas Boileau, « l'Art poét ique ») Pour réussir sa prise de parole, la maîtrise du contenu est essentielle, mais pas suffisante. Une communication efficace ne repose pas seulement sur une bonne connaissance du sujet…comme le pensent beaucoup ! Qui n'a pas subi, une fois au moins, la douloureuse épreuve du discours d'un orateur assommant, pourtant brillant spécialiste en la matière traitée ? Bien se préparer pour une prise de parole demande du temps et impose d'avoir au préalable répondu à certaines questions : X dans quel environnement j'interviens ? Connaître le contexte ; X pourquoi ? Définir l'objectif ; X pour dire quoi ? Dégager les idées essentielles ; X comment le dire ? Organiser ses idées, concevoir les supports. 9 Déf inir un obj ect if Avant toute intervention, même de courte durée, vous devez savoir très clairement ce que vous visez. « Pourquoi prendre la parole ? » Pour : informer, justifier, convaincre, introduire un débat, un questionnement, expliquer ; déclencher une action, distraire, expliquer… Autant d'intentions qui doivent être claires pour vous et que le public doit pouvoir percevoir. Définir un objectif revient à se poser une série de questions : X qu'est-ce que j'attends de l'auditoire ? X qu'est-ce que je veux qu'il fasse ? X à la fin de mon exposé, quel sera le résultat ? X si mon public ne devait retenir qu'une idée, quelle serait-elle ? Autant de questions qui vous permettront de mieux cibler votre intervention. 10 Ch o i s i r e t o r g an i s e r s e s i d é e s Fondamentalement généreux, nous voulons souvent tout dire. Pourtant, en tant qu'auditeur, il nous est difficile de tout retenir. Le travail de préparation s'effectuera en 3 phases. Le « déballage d'idées ». En vrac, notez ce qui vous vient à l'esprit dans le cadre de l'objectif visé. Le choix et la hiérarchie des idées : moment difficile, ce choix se fera par élimination en fonction du public, de l'objectif, du temps disponible. Se limiter à deux ou trois idées-force facilite la mémorisation. La hiérarchisation de ces idées permet à l'auditoire de recevoir et de retenir plus efficacement encore le message. L'organisation des idées consiste à faire un plan qui sera le point de repère tant pour vous que pour votre auditoire, auquel vous l'aurez clairement annoncé. 11 S t r u c t u r e r s o n i n t e r ve n t i o n Feriez-vous confiance à un guide qui hésite ou ne semble pas savoir où il va ? Un point commun à l'organisation de tout type de discours sera la règle de trois : introduction, développement, conclusion. Introduction : voilà ce que je vais vous dire Développement : voilà ce que je vous dis Conclusion : voilà ce que je vous ai dit Commencer et conclure une intervention sont des phases importantes et indispensables. L'introduction Indispensable entrée en matière, sorte de « bonjour », l'introduction est un moment clé de l'intervention. Votre objectif est de vous faire entendre et comprendre. La réussite de votre intervention dépend en grande partie de votre départ. Vous devez intéresser les auditeurs en les « forçant », éventuellement, par la vigueur mais le plus souvent par le charme, l'inattendu, la pertinence des paroles initiales… Une introduction peut être mise au point à la fin, lorsque le sujet est structuré, que l'on connaît les différentes parties que l'on va traiter. Deux objectifs Accrocher l'auditoire : il s'agit dès les premières minutes de retenir l'attention de votre public, de l'inviter à être à l'écoute en utilisant une image frappante, une question, une citation, des faits le concernant… le tout en donnant de vous une image adaptée. 12 Informer sur ce qui va suivre, ce qui consiste à répondre aux questions : X quoi ? Le sujet, le thème ; X pourquoi ? L'intérêt du sujet ; X comment ? La gestion du temps ; l'implication du public. Que dire dans l'introduction ? La structure Énoncer la question que vous allez traiter. Il faut que le sujet soit clair dès le début. Réservez cependant le suspens, en évitant de donner d'emblée la réponse à la question que vous posez. Vous pouvez, situer le sujet une fois l’avoir énoncé par rapport à son contexte : pourquoi ce problème ? le préciser, le limiter, le définir… Enfin, vous allez indiquer les points traités : c'est l'annonce du plan, qui doit se faire adroitement. Le destinataire a besoin d'être averti par avance des différentes étapes de l'exposé. Il doit disposer de repères afin de ne pas s'égarer. Ainsi vous préparez vos auditeurs à cheminer avec vous et leur donnez envie d'aller plus loin. Le développement Le plan est une structure organique, indispensable dans un texte qui présente un mouvement et une unité. Il existe différents types de plan pour agencer un discours (ou un texte écrit) : le plan chronologique. Articulation autour du temps (hier, aujourd'hui, demain… avant, maintenant, après…) ; le plan dialectique et ses variantes. Thèse-antithèse-synthèse / pour ou contre / avantages-inconvénients. 13 Le modèle du diagnostic médical X Qu'est-ce qui ne va pas ? X Que pourrait-on faire pour que cela aille mieux ? X Quelles seraient les conséquences de ces actions ? X Quelle décision prend-on ? Le modèle SOSRA Situation : situer le thème (temps, lieu), préciser les aspects qui seront envisagés, définir le contexte… Observation : donner des informations, décrire, comparer, distinguer. Sentiments : exprimer ce que l'on pense. Réflexion : expliquer pourquoi on pense cela. Action : conclure en évoquant le futur (modifications qui seront apportées, actions décidées…). Le modèle de Laswell Qui ? Dit quoi ? À qui ? Pourquoi ? Où ? Quand ? Comment ? Avec quel résultat ? Aspects et critères À partir d'un thème X, évoquer et analyser les différents aspects ou critères : financier, scientifique, commercial, historique, sociologique, médical… Cette liste n'est pas exhaustive. Il ne s'agit pas de suivre à la lettre les modèles de plan, mais de les adapter au sujet, à l'auditoire et à sa personnalité. La conclusion Rappel : le départ d'une intervention ne peut être convenablement orienté que si nous savons où nous allons. Sauf dans le cas de l'improvisation, l'ouverture d'un discours ne peut être composée sérieusement qu'après une mise au point de l'en14 semble. En règle générale, la conclusion et la structure de l'intervention se préparent donc avant de préparer l'introduction. Comment conclure ? C'est la conclusion qui va entraîner l'approbation ou la critique, déclencher ou infléchir la décision, achever tout le travail de démonstration ou de persuasion, en laissant à l'auditeur une vue claire de la question et une dernière impression. Une première nécessité est donc de marquer nettement la conclusion. Quelques exemples de moyens : X marquer une pause, un silence, avant d'aborder la conclusion ; X jeter un regard panoramique sur les auditeurs pour les « reprendre » et les « avertir » ; X souligner par une diction différente le passage du développement à la conclusion (ralentissement, rupture de ton…) ; X remercier l'auditoire de son attention. Annoncer la fin par une transition originale ou par une déclaration franche que l'oral tolère mieux que l'écrit. Bien conclure c'est laisser X une trace, un rappel de ce que vous avez dit, dans la mesure où l'on retient mieux ce qui est le plus récent, X une dernière bonne image de vous. Une bonne conclusion doit être précise et donc préparée. Elle doit résumer synthétiquement les idées principales développées (deux à trois phrases). Elle peut « ouvrir » sur une interrogation, une prise de position personnelle, une invitation au débat ou au questionnement. Toute formule maladroite est à proscrire (« Et bien, voilà, j'ai fini »). 15 Réussir sa p r i s e d e p ar o l e Préparer son argumentation, soigner son vocabulaire et s’appuyer sur des visuels pour illustrer ses propos aident à réussir sa prise de parole. Ar g u m e n t e r solidem ent son discour s X N'affirmez rien que vous ne puissiez justifier. X Structurez votre message pour finir sur un temps fort. X Choisissez vos arguments en fonction du public. X Devancez certaines oppositions ou contre-argumentations. Ch o i s i r u n e ex p r e s s i o n vi van t e X Un vocabulaire riche, imagé, évocateur. X Des situations concrètes, des anecdotes, du vécu. X L'appel à l'imaginaire, au rêve, à l'irrationnel. X Les fausses interrogations, les vraies questions. X L'anticipation des réactions. X L'appel à la curiosité, à l'humour, à l'émotion. X L'implication de l'auditoire dans la démarche : •le prendre à témoin, •parler en son nom. 19 I llust r er ses pr opos p ar d e s s u p p o r t s vi s u e l s Les supports visuels ont un intérêt pédagogique indéniable s'ils sont bien construits et bien utilisés. Ils doivent illustrer le discours de façon synthétique et imagée, sans redondance, afin de faciliter la mémorisation des points clés. L'orateur utilisera les moyens techniques actuels : les diapositives en Powerpoint sont préférables aux transparents quelque peu « démodés ». Ils doivent être peu nombreux. Cinq à douze diapos en Powerpoint (selon la durée du discours). Ils doivent être brefs. Pas plus de trente mots par diapositive. Ils doivent être lisibles. Les rédiger en minuscules, dans des lettres en corps 14 au minimum, sans abus de couleurs. Ils doivent être clairs. Un thème par diapositive, pas plus de trois idées, un style concis. Ils doivent être illustrés. Par une alternance de textes avec des graphiques, des schémas, des dessins. Les « diaporamas Powerpoint » ne sont pas les seuls supports visuels existants. Penser également aux vidéos (pas plus de sept minutes), au paperboard… Prévoir, dans la préparation, un temps d'installation et de test des matériels nécessaires. 20 Ad ap t e r s o n c o m p o r t e m e n t à l ’ au d i t o i r e Préparez-vous minutieusement (plan, support, répétition). Vous serez plus rassuré et vous rassurerez votre auditoire. Aidez votre auditoire : X en adaptant votre langage ; X en illustrant vos propos ; X en étant clair, concis et précis. Il vous en sera reconnaissant. Décontractez-vous et surtout respirez. Votre auditoire sera plus décontracté et donc plus accueillant. Pensez au confort de vos auditeurs : ouvrez la bouche, articulez, respirez. Pas de précipitation : parlez à haute et intelligible voix. Faites des pauses et des silences : vous vous reposerez et surtout vous reposerez votre auditoire. Utilisez tout votre espace : alliez le geste à la parole. Votre auditoire verra un orateur plutôt que d'entendre seulement une voix. Regardez votre public, ne le fuyez surtout pas, il pourrait vous échapper… Soyez à son écoute, il sera à la vôtre. Sachez contrôler le temps dont vous disposez, il vous accordera le sien. Enfin, si vous prenez du plaisir à parler, il aura plaisir à vous écouter. 21 S avo i r é c o u t e r Laisser l'autre parler. On ne peut écouter l'autre, si l'on est en train de parler. Mettre l'interlocuteur à l'aise. Lui montrer qu'il est libre de s'exprimer. Montrer que l'on veut écouter. On est intéressé par ses propos, on ne fait pas autre chose en même temps. Éviter toute distraction. Notre regard se dirige vers notre seul interlocuteur. Se mettre à la place de l'autre. Il s'agit d'essayer de comprendre son point de vue. Être patient. C'est lui accorder le temps nécessaire, ne pas l'interrompre. Rester calme. S'énerver ne peut qu'amener à donner de mauvaises significations aux mots. S’abstenir de critiquer. Elles entraînent des réactions de défense. Poser des questions. Il s'agit d'écouter vraiment et d'encourager à continuer, à développer d'autres points. Et toujours rester attentif à l'autre. On nous a donné deux oreilles et une bouche, cela veut peut-être dire que nous devons écouter deux fois plus que nous ne parlons ! 22 An n e x e s Exe r c i c e s d e d i c t i o n Dis-moi gros gras grand grain d' orge quand te dé-gros gras grand grain d'orgeras-tu ? Je me dé-gros gras grand grain d'orgerai quand tous les gros gras grands grains d'orge se seront dé-gros gras grands grains d'orgés. Petit pot de beurre, quand te dé-petit pot de beurre-iseras-tu ? Je me dé-petit-pot de beurre-iserai quand tous les petits pots de beurre se dé-petit-pot-de beurre-iseront. Trois très gros rats dans trois très grands trous rongèrent trois très gros grands grains d'orge. 25 Gr i l l e d ’ é val u at i o n d ’ u n e p r i s e d e p ar o l e * Nom de l'orateur en situation : Contexte et objet de l'intervention : É motivité Tension, nervosité, trac, décontraction, aisance, calme. Regard Fuyant, fixe, absent, mobile, vivant, expressif, recherche l'auditoire. attitude Gestes Mains dans les poches, bras ballants, doigts nerveux, pieds l'un sur l'autre. Corps Figé, contraction statique, inertie, fermeture, tassé, attitude corporelle positive, ouverte, occupe l'espace, ancrage au sol. maintien ̌ à l'aise ̌ nerveux ̌ démonté enthousiasme ̌ débordant ̌ modéré ̌ aucun enthousiasme attitude ̌ ouverte ̌ effrayée ̌ renfermée présentation ̌ séduisante ̌ convenable ̌ rebutante gestes ̌ en situation ̌ artificiels ̌ inexistants * Merci d'utiliser une fiche par orateur 26 Articulation Parle la bouche fermée, mange ses mots, prononce bien, intelligible. voix Débit Rapide, lent, haché, varié, rythmé. Intensité Voix forte, faible, adaptée à l'auditoire. Intonation Voix monotone, vivante, excessive. « audibilité » ̌ distincte ̌ parfois indistincte ̌ fréquemment indistincte timbre ̌ agréable ̌ rauque, métallique ̌ monotone débit ̌ convenable ̌ un peu rapide (lent) ̌ trop rapide (lent) diction ̌ très bonne ̌ convenable ̌ défectueuse puissance ̌ forte ̌ moyenne ̌ faible Vocabulaire Riche, imagé, pauvre, expressions « parasites » (heu, bon, donc, hein, voilà…). discours Clarté Phrases non finies, mal construites, passe du coq à l'âne, bon enchaînement des idées. plan ̌ bien préparé ̌ convenable longueur ̌ adaptée grammaire ̌ très correcte ̌ convenable ̌ défectueuse exemples ̌ concrets ̌ peu convaincants ̌ incompréhensibles ̌ moyenne ̌ peu précise information ̌ complète ̌ médiocre ̌ un peu courte (longue) ̌ trop courte (longue) 27 Fi c h e d ’ é val u at i o n d u g u i d e « l a p r i se de p ar ol e en p ubl i c » L'équipe de SIC/CIT vous remercie de lui retourner cette fiche d'évaluation du guide, après avoir pris connaissance de son contenu, soit par courrier, soit par fax (01 40 81 31 10). Cela lui permettra d'améliorer ses futures productions méthodologiques. Ce guide est destiné à vous aider dans la préparation de vos situations de prise de parole. Vous paraît-il avoir atteint son objectif ? Oui ̌ Non ̌ (*) Avez-vous déjà mis ses recommandations en pratique ? Oui ̌ Non ̌ Si oui, en quelle occasion et que vous a-t-il apporté ? Si non, envisagez-vous de le mettre en pratique ? (*) Cocher la case correspondant à votre réponse. 28 Oui ̌ Non ̌ Comment jugez-vous ce guide ? Sur le fond ? Sur la forme ? Si vous avez participé au séminaire des animateurs de secteur de janvier 2003, le contenu de ce guide, par rapport à ce séminaire, vous semble-t-il ? Fidèle Oui ̌ Non ̌ Complémentaire Oui ̌ Non ̌ En quoi ? 29 Re m e r c i e m e n t s Le guide méthodologique « La prise de parole en public » a été réalisé dans le cadre du séminaire annuel des animateurs de secteur qui s'est déroulé les 28 et 29 janvier 2003, à La Défense. Il a été rédigé par Renaud de Manoël, formateur et comédien, et Brigitte Pistre, du CELSA, avec le concours de l'équipe du bureau de la Communication interne et territoriale du service de l'Information et de la Communication. Il est accompagné d'un memento. Ont participé au séminaire des animateurs de secteur : Marie-Thérèse Aroq (DDE du Puy-de-Dôme), Marie-José Carriquiry (DDE des Pyrénées-Atlantiques), Nolvenn Daniel (DDE de l'Ille-et-Vilaine), Bernard Guiguet-Doron (DDE de la Savoie), Marie-Claude Jomas (DDE du Loiret), Éric Kabeya (DDE du Pas-de-Calais), Bernard-Yves Messager (DDE du Loir-et-Cher), Maxime Nordée (DDE de la Corse du Sud), Éric Remont (DDE du Haut-Rhin), É lisabeth Richard (DDE de la Moselle), Isabelle Schmitt (DDE de la Côte d'Or), Annick Venet (DDE de la Saône-et-Loire) et Frédérique Wandrol (DDE des Bouches-du-Rhône). 30 Réalisation : service de l’Information et de la Communication. Conception éditoriale et rédactionnelle : Renaud de Manoël et Brigitte Pistre (CELSA) avec le concours du bureau de la Communication interne et territoriale. Conception graphique : Christian Nivelon, bureau Identité, Édition et Audiovisuel. Photogravure, impression : Ingenidoc 31 service de l’Information et de la Communication bureau de la Communication interne et territoriale Arche Sud 92055 La Défense Cedex téléphone : 01 40 81 21 22 télécopie 01 40 81 31 18
