Guide de la rédaction d'une proposition commerciale COMMENT REDIGER UNE PROPOSITION COMMERCIALE EFFICACE Votre document final, à l'issue des négociations, doit être irréprochable. Pour inciter votre client à signer, faites du sur-mesure. Préambule Au moment de rédiger votre proposition commerciale. Ne cherchez pas des formulaires prêts à l'emploi, ce serait la plus mauvaise façon de procéder. Faites au contraire du sur-mesure : ce document est l'occasion de prouver au client que vous avez parfaitement compris ses attentes et que votre offre y répond tout autant REGLES ET CONSEILS Quel est l'objectif d'une proposition commerciale ? C'est d'abord une récapitulation des discussions préalables. Donc pour vous, une sécurité. Lors de tractations qui traînent en longueur, vos prospects peuvent en effet changer d'avis. Et si vous n'avez rien consigné, vous risquez de les voir revenir sur des requêtes ou des concessions exprimées oralement. Pour eux, c'est un outil d'aide à la décision. La proposition commerciale leur permet de prendre du recul et de digérer les éléments techniques ainsi que vos arguments chiffrés. Pour faire de ce document une arme de négociation imparable, suivez nos conseils de rédaction et de présentation. Guide de la proposition commerciale Entreprise Growytel.com 2 proposition commerciale SOIGNEZ LA CLARTE. La première qualité d'une proposition réussie, c'est sa clarté. - Bâtissez sa charpente en vous inspirant du déroulement des négociations. Dans un premier temps, redéfinissez le contexte : l'activité de votre client, sa spécificité sur le marché, ses produits, sa valeur ajoutée, etc. Certes, toutes ces données sont connues du destinataire. Mais il est important de les rappeler, car vous lui montrez ainsi votre connaissance de la situation. - Enchaînez sur la problématique : «Dans ce contexte, vous souhaitez améliorer les performances de votre poste expédition ...» - Et posez votre analyse : «...Vous pourriez ainsi augmenter la cadence de 10%.» DETAILLEZ ET ARGUMENTEZ. - Une offre se décline toujours en options. Car les décideurs qui vous liront n'ont pas tous les mêmes critères. Les uns voudront une prestation hyper complète, les autres la moins chère possible. - Dans le cas de l'implantation d'un système informatique, mentionnez par exemple que l'installation pourra être réalisée par l'équipe technique du client ou par vous-même. - Quelle que soit l'option retenue, elle viendra de vous. - Reste à soigner l'argumentation. Vous distinguerez les avantages pour l'utilisateur (le «plus produit») des bénéfices pour votre client (baisse des coûts, sécurité..). Ce qui donnera par exemple: Nos résistances sont équipées d'un thermostat qui permet de couper l'alimentation du circuit en cas de surchauffe (l'avantage pour l'utilisateur). Ce qui constitue pour vous un gage de sécurité optimale (le bénéfice pour votre client). - Quant au chiffrage de votre offre, il doit être traité dans une partie séparée. - Au lieu de détailler le prix de chaque élément, présentez le coût global de la solution envisagée. - N'oubliez pas de mentionner la période de validité de vos tarifs. Guide de la proposition commerciale Entreprise Growytel.com 3 proposition commerciale - En conclusion, reprenez les engagements réciproques (par exemple, une remise concédée par vous-même ou un volume annoncé par le client). Et, pour montrer à votre interlocuteur que vous êtes organisé, précisez le planning de la mise en place de la solution. Ce calendrier peut être détaillé en annexe. Où l'on trouvera aussi des graphiques, des photos, des tableaux comparatifs : autant de documents permettant de visualiser et de commenter la proposition. - N'oubliez pas que la conclusion doit inciter le client à agir : au pire, il doit avoir envie de vous relancer. Au mieux, il accepte. REDIGEZ UNE PROPOSITION EFFICACE. L'efficacité d'une proposition commerciale tient aussi à son style. - Pour souligner votre volonté d'aboutir, utilisez le présent, temps de Faction, et le futur, temps du projet. - Bannissez l'imparfait et le conditionnel. Préférez par exemple une formule comme : «Grâce à notre produit, vous pourrez bénéficier de...» à l'ambigu «Vous pourriez avoir avantage à...». - Privilégiez les verbes d'action et multipliez les termes positifs, comme «performance», «engagement», «démonstration» ou «efficacité». - Oubliez les «problèmes», «difficultés», «obstacles» et autres «plaintes». Au lieu d'écrire: «Pour répondre à votre réclamation», vous choisirez: «Pour tenir compte de vos observations... » moins agressif. - Évitez les termes vagues. La proposition commerciale doit montrer que vous passez du statut de fournisseur à celui de partenaire. Utilisez désormais des termes comme «ensemble» ou parlez de «bénéfices réciproques». - Pour instaurer une relation plus confiante, choisissez les pronoms appropriés. Privilégiez le «vous» : le destinataire doit se sentir concerné, impliqué et reconnu. Le «nous» est réservé au savoir-faire de l'entreprise. Exemple : «Notre expertise nous permet d'affirmer que...» Le «je» est utilisé pour mettre l'accent sur votre implication personnelle : «Je ne manquerai pas de vous faire part des évolutions de notre offre.» Évitez à tout prix le «on», aussi vague qu'inélégant. Guide de la proposition commerciale Entreprise Growytel.com 4 proposition commerciale SOYEZ PRECIS. La précision fera la force de votre proposition. - Excluez les termes et expressions flous comme «éventuellement», «environ», «dans les meilleurs délais»... Échec garanti aussi pour une phrase comme «Voici notre meilleure offre pour la fourniture éventuelle de la référence XB202». Pris à la lettre, le mot «meilleure» laisse croire que l'offre est définitive et donc non négociable. - Quant à «éventuelle», il manque de conviction. Pour éviter ce travers, mesurez et chiffrez chaque fois que c'est possible. - Donnez des faits, en indiquant des noms, des lieux, des dates. Et préférer les constats et les analyses aux avis et aux suppositions. - Ne croyez pas que le flou artistique vous protégera. Bien au contraire. Si vous utilisez par exemple des fourchettes pour ne pas trop vous engager sur un prix ou un délai, votre interlocuteur, lui, retiendra toujours le chiffre qui l'avantage. Si vous promettez de livrer «dans un délai de quatre à six semaines», il lira «quatre semaines» à coup sûr. Vous envisagez une remise «de 6 à 8%» : il réclamera 8%. SOIGNEZ LA CONCLUSION. L'accord final dépend parfois de détails de forme. D'où l'importance des bonnes manières. - Pensez à simplifier la vie de votre partenaire. Vous assortissez toujours un CV d'une lettre de motivation ? De la même façon, joignez à votre proposition commerciale un courrier qui la résume en une page. Il s'agit de mettre votre offre en valeur en rappelant qu'elle répond au cahier des charges. Ne négligez pas ce courrier : de lui dépend la première impression du lecteur. - Personnalisez au maximum la rédaction. - Insérez des références claires à votre entretien ou à un courrier précédent. - Citez ses propos, utilisez son jargon professionnel pour montrer votre sens de l'adaptation. Il se reconnaîtra dans le résultat final. - Le contact a été bon ? Votre écrit doit refléter cette entente. Laissez les formules toutes faites à vos concurrents et n'hésitez pas à utiliser vos propres expressions : le client aura l'impression de vous entendre parler en vous lisant. Il ne s'agit pas de «faire du style». Guide de la proposition commerciale Entreprise Growytel.com 5 proposition commerciale Simplement d'être vivant. - Surtout pas de gaffe dans la dernière ligne droite. - Pas question de dénigrer le produit ou la solution actuelle de votre interlocuteur. Il y a de fortes probabilités qu'il soit l'auteur de ce choix déplorable. Le critiquer reviendrait à remettre sa compétence en question. Au contraire, montrez combien il compte pour votre compagnie en obtenant en fin de document la cosignature d'un directeur commercial, voire du directeur général. - Lorsque vous pensez que votre proposition est prête, insistez pour la remettre en main propre. Cela témoigne de l'intérêt que vous portez au client et garantit la bonne réception. Mais c'est surtout l'occasion d'apporter un commentaire, de lever une interrogation ou une objection. Et si par malheur il change de couleur en la lisant ? Rien ne vous empêche de reprendre votre copie en la présentant comme un simple projet. Le temps d'effectuer les «ajustements nécessaires». EN RESUME : RESPECTEZ LA REGLE DES CINQ « C ». - Une proposition réussie est d'abord «conforme», au cahier des charges ainsi qu'aux entretiens qui ont précédé. - Elle est «cohérente» avec la culture et l'image de votre entreprise. - «Concise», elle renvoie les détails en annexe. - «Claire» dans sa présentation et dans son style, elle peut être lue même par un profane. - Enfin, elle est «complète» et répond à toutes les interrogations. Guide de la proposition commerciale Entreprise Growytel.com
