Cours N° Les étapes d’organisation et de réalisation d’un événement 6- l’évaluation et le démontage 7- le débriefing après l’évènement 6- l’évaluation et le démontage a- L’évaluation de l’événement : Afin de prévoir un reporting à votre hiérarchie, analyser la réussite de votre événement ou simplement pour poser des questions, il peut être bon et nécessaire de sonder les participants à travers un simple questionnaire ou une enquête de satisfaction. L’évaluation permet de faire un bilan et une synthèse, de mesurer les erreurs à ne pas reproduire et d’ajuster pour les futures opérations. B- le démontage : vous vous être assuré que les participants sont bien tous « hors des murs » de l’événement. Plus aucun n’est encore présent. L’événement est donc terminé. Vous pouvez donc procéder au démontage que vous avez lancer. Cette période, tout comme celle du montage, est propice aux accidents et au vol. il est important de garder une certaine discipline afin d’assurer la sécurité de tous, comme des biens. Soyez donc vigilant… jusqu’au départ de tout le personnel et la fermeture de portes. 7- le débriefing après l’évènement : Afin de dégager les éventuels désagréments, dysfonctionnements de l’événement, sans omettre naturellement de mentionner tout ce qui s’est bien passé et les idées qui ont bien fonctionné, il est important de faire un « débrief » avec votre équipe et votre hiérarchie (ou votre client dans le cas d’une agence). Prévoyez de rédiger un compte rendu à adresser à votre hiérarchie comme aux personnes ayant participé à l’organisation- ou votre client. Eventuellement, vous pourrez rendre compte à vos prestataires des points soulevés, et le remercier de sa collaboration. Et, en interne, n’oubliez pas de féliciter les équipes. C’est toujours apprécié. Enfin, penser à archiver les éléments importants dans le cas ou vous auriez à organiser un événement similaire, ou si cet événement est récurrent.
