Chapitre I : La modélisation des entreprises 1 Introduction − 80 % du temps de travail d’un manager est consacré au traitement et à la communication d’information − Deux facteurs caractérisent l’importance de l’information dans le monde : ▪ Le volume des informations émises ; ▪ La vitesse de circulation des informations émises − Au début des années 2000, l’information nouvelle stockée était de 5 exa octets (Eo = 1018) chaque année, (800 méga octets (106) par être humain sur une vie, soit l’équivalent d’une pile de livres de 10 mètres de haut). − La quantité d’information accumulée dans toute l’histoire de l’humanité jusqu’au milieu du XXe siècle est estimée à 12 exa octets ; cette quantité sera produite en 2 ans au rythme actuel. Chapitre I: La modélisation des entreprises 2 Introduction − L’on croit souvent volontiers que l’informatique seule permet des gains de productivité et de rentabilité quasi-magiques. Or souvent, une application maladroite de l’informatique, quoique bien intentionnée, peut aboutir au résultat contraire. − Des erreurs de calcul dans des tableurs, ont coûté des milliers, voire des millions de dollars à certaines entreprises américaines. − l’introduction et l’utilisation irréfléchies de l’informatique avait causé la faillite d’entreprises. − L’informatique est neutre; elle ne garantit jamais de résultats miracles de par sa seule application. Chapitre I: La modélisation des entreprises 3 Introduction − Souvent l’informatique se réduit à l’automatisation de tâches et de procédures administratives déjà inefficaces, ce qui revient à accentuer une inefficacité ou une improductivité existante − L’informatique ne doit plus se limiter à l’automatisation directe de ce qui se faisait manuellement − Des systèmes d’information existaient bien avant l’avènement de l’informatique − Une entreprise peut fonctionner sans être informatisée et l’informatique seule n’est pas garante d’une meilleure gestion de l’information − Le défi est de savoir promouvoir l’ordinateur au rang des outils générateurs d’information et c’est là que se situe la différence entre automatisation et informatisation Chapitre I: La modélisation des entreprises 4 I. Définition des concepts 1. Donnée, information et connaissance, La matière informationnelle englobe un certain nombre de mots qui constituent la base d’un système d’information à savoir: La donnée : − C’est un élément fondamental comme un fait, une notion, un chiffre, une instruction, un indice etc., prélevé à partir d’une expérience. Elle est transformée/traitée par l’être humain ou par des moyens automatiques pour: −Servir à un raisonnement ou à une recherche, −Créer de l’information. − La donnée (sa qualité, sa quantité, sa valeur) peut-être déterminée par : − Les intérêts des personnes qui la récoltent et la traitent − Les moyens physiques, institutionnels, techniques et méthodologiques choisis pour la prélever − La destination qu’on envisage de lui donner Chapitre I: La modélisation des entreprises 5 I. Définition des concepts L'information : L'information est : soit une donnée synthétique (cours de bourse, annonce de presse...) soit le résultat de traitements de données − On peut définir l’information comme une donnée utilisée et traitée par la bonne personne, au bon moment et au bon endroit, qui sera par la suite transformée et structurée sous une forme conventionnelle et intelligible pour être communiqué. − L’information n’est utile que si elle est compréhensible par l’esprit humain et qui prend un sens pour lui. Chapitre I: La modélisation des entreprises 6 I. Définition des concepts − L’information n’est pas neutre. Elle est toujours chargée d’intentions déterminées tant par la volonté consciente de celui qui l’emploi que par sa culture, sa morale, son idéologie, les moyens physiques, institutionnels, les compétences et capacités humaines mises à contribution pour la créer, l’échanger et la diffuser (elle est donc influencée par la communication). − En général, une information est un ensemble de trois éléments : Une entité : l'être, l'objet ou le concept concerné Un attribut : un élément de la description de l'entité Une mesure : une valeur associée à l'attribut − Une information apporte un renseignement au sujet d'une entité. Elle nous permet de représenter une entité et de transformer cette représentation. Chapitre I: La modélisation des entreprises 7 I. Définition des concepts La connaissance : − La connaissance est une information qui intègre un retour d'expérience. Un avis d'expert est typiquement une connaissance. − il ne faut pas confondre donnée avec information et information avec connaissance Donnée + traitement + contexte d’utilisation = information − Les données peuvent alors prendre du sens et l’information est susceptible d’apporter un renseignement, une connaissance. Information + raisonnement = connaissance Chapitre I: La modélisation des entreprises 8 I. Définition des concepts 2. Le système d’information : − Le système d’information est un ensemble organisé de méthodes, de moyens humains et matériels destinés à : Collecter : saisir manuellement ou automatiquement ; Traiter : transformer l’information pour répondre aux attentes ; Mémoriser : enregistrer et stocker de l’information ; Transmettre : diffuser les différents types de données nécessaires au fonctionnement d’une organisation ; Chapitre I: La modélisation des entreprises 9 I. Définition des concepts − Le système d’information est constitué de l’ensemble des éléments permettant la gestion, le stockage, le traitement, le transport et la diffusion de l’information au sein d’une organisation. − L’architecture d’un système d’information comprend : Un ensemble de «composants» de type informatique : Matériels, logiciels, réseaux, bases de données, procédures techniques (articulation entre les Traitements manuels et automatisés) ; Un ensemble de «composants» humains : Les utilisateurs (qui utilisent le système pour l’exécution de leurs tâches) ou les spécialistes des Systèmes d’information qui les conçoivent, les implantent ou les administrent ; Des données : Signes, symboles qui résultent directement de l’observation des faits. − Un Système d’Information est un réseau complexe de relations structurées où interviennent hommes, machines et procédures et qui a pour but d’engendrer des flux ordonnés d’informations pertinentes provenant de différentes sources et destinées à servir de base aux décisions. Chapitre I: La modélisation des entreprises 10 I. Définition des concepts Chapitre I: La modélisation des entreprises 11 I. Définition des concepts − On distingue ainsi dans le Système d’Information entre : Le système d’information organisationnel (SIO), qui est une représentation possible de n’importe quel système, notamment de tout système humain organisé et donc de toute entreprise. Une entreprise peut donc être considérée comme un SIO. Le système d’information informatisé (SII), qui est la partie informatisée du SIO d’information organisationnel à laquelle les utilisateurs ont accès. Il est constitué par les machines, les logiciels et les fichiers qu’on utilise dans l’entreprise. − On distingue aussi selon leur finalité principale, les systèmes d'information supports d'opérations (traitement de transaction, contrôle de processus industriels, supports d'opérations de bureau et de communication) les systèmes d'information supports de gestion (aide à la production de rapports, aide à la décision…) Chapitre I: La modélisation des entreprises 12 II. Le modèle d’Anthony − Rappelons que la modélisation est l’activité qui consiste à produire un modèle qui sert ou doit servir d’objet d’imitation pour faire ou reproduire quelque chose. L'approche classique en matière de modélisation des entreprises s'appuie sur le modèle d'Anthony (Anthony, 1965). − Ce modèle considère les trois niveaux suivants: le niveau de la planification stratégique, le niveau du contrôle de gestion, le niveau de la gestion opérationnelle et transactionnelle Chapitre I: La modélisation des entreprises 13 II. Le modèle d’Anthony Chapitre I: La modélisation des entreprises 14 II. Le modèle d’Anthony 1. Le niveau de la planification stratégique Le processus de décision sur les objectifs de l'entreprise, leur changement éventuel, le besoin des ressources utilisées pour atteindre ces objectifs et sur les politiques d'acquisition, d'utilisation et d'organisation des ressources. A ce niveau, on trouve les dirigeants, le Conseil d’administration, les PDG, les DGA et les autres cadres supérieurs. ▪ 2. Le niveau de contrôle de gestion Le processus grâce auquel les managers s’assurent que dans la poursuite des objectifs de l’entreprise, les ressources sont obtenues et utilisées de façon efficace, rentable et optimale. A ce niveau, on trouve les superviseurs, les directeurs et les autres cadres moyens (ou intermédiaires). Chapitre I: La modélisation des entreprises 15 II. Le modèle d’Anthony Ce sont aussi les utilisateurs les plus avides d’information : Le contrôle de gestion pour l’analyse des coûts, l’analyse de la rentabilité, l’élaboration budgétaire, les indicateurs de performance… La direction marketing pour le ciblage, le pilotage de gamme, les applications de géomarketing, de fidélisation clients… La direction commerciale pour le pilotage des réseaux (directs ou indirects), les prévisions des ventes, l’optimisation des territoires… Les ressources humaines pour la gestion des carrières, la gestion collective La direction de la production pour l’analyse qualité, la prévision des stocks, la gestion des flux, la fiabilité industrielle… Chapitre I: La modélisation des entreprises 16 II. Le modèle d’Anthony 3. Le niveau de la gestion opérationnelle et transactionnelle Le processus par lequel les programmes arrêtés sont exécutés avec les ressources disponibles. Dans ce niveau, l’on trouve aussi bien les employés de bureau et les agents administratifs que les ouvriers. Ces trois processus sont ordonnés hiérarchiquement. Chapitre I: La modélisation des entreprises 17 II. Le modèle d’Anthony Utilisant ce modèle, nous mettrons surtout l'accent sur: •Les processus internes et inter-entreprises •L'automatisation des procédures •La satisfaction des besoins en informations des acteurs de l’entreprise qui différent significativement 18 III. L’approche systémique − Les analyses systémiques des firmes et de leur gestion partent toutes de l'hypothèse que les organisations peuvent être considérées comme des systèmes ouverts ayant des propriétés identiques à celles des systèmes vivants. − Il est souvent plus utile de considérer l’entreprise comme une unité faisant partie d’un tout. On s’accorde généralement sur le fait que ce tout constitue l’environnement. Certains poussent l'analogie jusqu'à considérer qu'une entreprise est identique au corps humain. − Pour Paterson, par exemple, «les membres d'une firme sont les cellules d'un corps» (Paterson, 1966) et pour Beer, «les services internes d'une entreprise correspondent à la circulation du sang et aux glandes endocrines, ses communications au système nerveux et son cerveau est le management» (Beer, 1959). Chapitre I: La modélisation des entreprises 19 III. L’approche systémique Le principe de décomposition préconisé dans la théorie des systèmes peut être appliqué à l’entreprise par le biais du modèle d’Anthony, où toute l’entreprise constitue le système, où une première décomposition est appliquée en utilisant les niveaux de gestion et où une deuxième décomposition est appliquée au niveau des divisions fonctionnelles. 1. L’entreprise se décompose en sous-systèmes Il est par ailleurs utile de décomposer le système (qui, dans ce cas précis, est l’entreprise) en soussystèmes. La décomposition la plus populaire est celle des trois niveaux de gestion offerts par le modèle d’Anthony. 2. Les niveaux de gestion, des sous-sous-systèmes Chacun des trois niveaux de gestion du modèle d’Anthony représente en fait les divisions fonctionnelles de l’entreprise. Chapitre I: La modélisation des entreprises 20 III. L’approche systémique Chapitre I: La modélisation des entreprises 21 III. L’approche systémique Chaque cellule, résultat de ces décompositions, peut être vue comme un système. Ainsi les parties distinctes du système qu’est l’entreprise pouvant être vues comme des systèmes, ces sous-systèmes de l'entreprise s'intègrent les uns aux autres. On trouve de ce fait: − Le sous-système Marketing: Dans ce sous-système on étudie les besoins des consommateurs en quantité et en qualité pour en informer le système de production. Ce système assure aussi la distribution des produits finis selon les lieux voulus et selon une date correspondant aux besoins du marché de consommation. − Le sous-système Production: Ce sous-système a pour but de produire les quantités et qualités voulues selon la date planifiée. Les produits peuvent être soit tangibles (biens) ou intangibles (services). − Le sous-système Finance et Comptabilité: Dans ce sous-système, il s'agit de trouver les ressources de financement du système entreprise; on doit utiliser ces fonds de façon à faire progresser l'entreprise. − Le sous-système GRH: Dans ce sous-système, on gère le personnel de toute l'entreprise. Ce système implique, entre autres, des activités de sélection, d'embauche, de formation, de rémunération, de surveillance, de motivation et de gestion de carrières. Chapitre I: La modélisation des entreprises 22 III. L’approche systémique Tous ces systèmes renferment des sous-systèmes (leurs préoccupations stratégiques, de gestion transactionnelles et opérationnelles). Tous ces systèmes sont des systèmes à part entière qui ne sauraient être isolés les uns des autres. Comme tous les systèmes s'intègrent les uns aux autres, il en est de même pour ces différentes composantes du système global qu'est l'entreprise. Le système d’information permet, d’une part, au système opérant et au système de pilotage de communiquer entre eux et de communiquer avec l’environnement du système et, d’autre part, de traiter et gérer les données communiquées et résidentes Chapitre I: La modélisation des entreprises 23 III. L’approche systémique ▪ Nous pouvons représenter la structure générale d’un système par le schéma suivant : Chapitre I: La modélisation des entreprises 24
