Dalle Seka, Audit des cycle de l'entreprise

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Audit Financier et Comptable
SOMMAIRE
Introduction…………………………….……………….1
1ère partie : Généralités
I.
Définition de l’actif immobilisé…………….6
II.
Distinction
entre
charges
et
immobilisations……………………………………….9
III.
Méthodes d’évaluation…………………….12
2ème partie : Audit du cycle immobilisation
I.
Objectifs
généraux
du
cycle
immobilisation……………………………………….23
II.
Procédures……………………..…………24
III.
Questionnaire……………………………..43
Conclusion……………………………………………...48
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1
Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
INTRODUCTION
Avant de percer dans l’exploration d’un champ vaste tel que l’audit, il et
important d’en connaître la source. Celle ci et belle et bien explicitée dans
« le code général de normalisation comptable » par la
définition de « la norme générale comptable ».
Extrait du code général de normalisation comptable :
« La comptabilité telle qu'elle résulte des dispositions de la norme
générale
comptable
porte
le
nom
de
« comptabilité
normalisée »
Par facilité d'expression, les entités économiques soumises à la Norme sont
désignées par le texte par le terme générique « Entreprise » ».
Il est donc utile de décortiquer les caractères fondamentaux de cette
norme : celle-ci est conçue de façon à satisfaire les deux objectifs primordiaux
de la normalisation comptable qui sont :
de servir de base à l'information et la gestion de l'entreprise ;
de fournir une image aussi fidèle que possible de ce que représente l'
entreprise à tous les utilisateurs des comptes, privés ou publics.
Cette fonction d'information interne et d'information externe vise
évidemment une grande diversité de destinataires : l'entreprise elle-même, ses
partenaires directs, tels les fournisseurs, clients, salariés, banquiers et prêteurs,
associés et actionnaires, et les Pouvoirs Publics tant au niveau fiscal qu'au
niveau économique (comptabilité nationale) et financier (contrôle du crédit).
Le champ d'application de la Norme Générale Comptable est très vaste
puisqu'il concerne a priori la majorité des agents économiques quelle que soit
leur taille (des petites et moyennes aux plus grandes entreprises, leur secteur
(public ou privé), leur objet (agricole, industriel, commercial ...) et leur forme
juridique (Etat, établissement public, entreprise individuelle, société,
association...).
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2
Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
Cette très grande diversité d'utilisateurs et d'assujettis implique la
définition d'un modèle d'analyse et d'un langage communs à tous et qui
doivent constituer, s'ils sont pertinents et fiables, l'outil privilégié du dialogue
économique et
social..
L’objectif d'information :
Une
analyse
économique
et
financière
pertinente
et
fiable
La Norme doit présenter un ensemble d'informations pertinentes et fiables et
qui traduisent de façon fidèle la vie économique et financière de l'entreprise.
La comptabilité pourrait être une forme banale de l'illusion ou du
mensonge si les informations qu'elle présente n'étaient ni pertinentes, ni
fiables.
a - La pertinence des informations tient à l'adéquation existant entre leur
contenu et leur objet : une information pertinente doit représenter
convenablement, fidèlement, les faits ou les concepts qu'elle énonce ; elle est
donc signifiante ce qui suppose que toutes les précautions ont été prises pour
en définir clairement et sans ambiguïté le contenu, le contour, les limites.
La Norme Générale s'est attachée à dégager de telles informations, qui
puissent convenir à l' ensemble des utilisateurs. Un exemple peut être fourni
par le " chiffre d'affaires ", dont les éléments doivent être parfaitement définis
si l’on veut que son montant présente de l' intérêt pour les comparaisons dans
le temps comme dans l' espace. D'autres exemples, plus significatifs, parce que
recouvrant des réalités plus complexes, peuvent être fournis par les principaux
soldes caractéristiques de gestion, tel le " résultat courant ".
L’objectif
étant :
de ne pas se tromper ;
de ne pas tromper les tiers.
La norme Générale s'est donc attachée à dégager des informations
pertinentes, présentant une signification précise pour tous les utilisateurs,
donc constituant des outils d'analyse sérieux et efficaces.
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3
Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
b - La fiabilité des informations tient, elle, davantage à leur caractère
quantitatif ; les montants qui apparaissent dans les comptes ou dans les états
de synthèse doivent être sûrs, ce qui implique tant une très bonne définition
des méthodes d'évaluation qu'une parfaite maîtrise des faits comptables et de la
chaîne des traitements qui aboutissent aux comptes et aux états de synthèse.
Ainsi, ce sont des règles de fond et des règles de forme de la Norme
Générale qui garantissent à la comptabilité normalisée la pertinence et la
fiabilité de son apport informationnel. Il va de soi que cette garantie ne pourra
être pleinement obtenue que par l'intervention constante de professionnels
comptables qualifiés tant en amont des états de synthèse (conception du
système
comptable)
qu'en
aval
(contrôle).
L’objectif d'image fidèle
Une finalité est assignée à la comptabilité normalisée : les états de
synthèse doivent donner une image fidèle du patrimoine, de la situation
financière
et
des
résultats
de
l'
entreprise.
Cet objectif d'image fidèle, est à l' instar de l' obligation de "true and fair view"
ou de "fair présentation" existant dans les comptabilités anglo-saxonnes
universellement admis et largement adopté par les pays européens à économie
libérale.
L’image fidèle apparaît ainsi non comme un principe comptable
fondamental supplémentaire, mais comme la convergence des principes
retenus.
L’originalité du concept d'image fidèle tient à la fois à son absence de
définition et aussi au fait qu'il convient, dans des cas exceptionnels, de déroger
aux dispositions de la Norme, pour tenter d'atteindre cette fidélité.
Le plus souvent néanmoins, il suffira de fournir dans l' ETIC des informations
complémentaires ; si celles-ci ne sont pas suffisantes à l’obtention d'une image
fidèle, alors il faudra déroger aux dispositions de la Norme (donc à des règles et
procédures, voire à des principes telle la permanence des méthodes). A ce
niveau ce sont les écritures mêmes, donc les postes des états de synthèse qui
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4
Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
sont modifiés. De tels cas de dérogations devraient être tout à fait
exceptionnels. La Norme est en effet conçue de telle sorte que l’application de
ses règles conduise et suffise a priori pour l' obtention d'une image fidèle.
A travers ce qui vient d’être cité, il est clair qu’une mission d’audit et
complexe, il est donc nécessaire à l’auditeur d’utiliser une panoplie d’outils et
de procédures afin de veiller à la bonne pratique des principes nommés
précédemment.
Dans ce rapport nous allons traiter une partie de ces procédures en
l’adaptons au cycle des immobilisations qui représente le corps de notre sujet.
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Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
1 Partie : Généralités
ère
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6
Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
I. Définition de l’ACTIF IMMOBILISE :
Le rôle de l’auditeur est principalement de se prononcer sur la régularité,
la sincérité et la fiabilité des méthodes qu’emploie une entreprise pour évaluer
son patrimoine.
Il est donc nécessaire pour lui de se prémunir d’une base solide quand
aux modes d’évaluation et de comptabilisation, c’est pour cela qu’une première
partie de notre rapport va porter sur des définitions et des éclaircissements de
ces domaines.
Tout d’abord définissons ce que sont des « immobilisations » :
Une entreprise est une entité de production déployant ses emplois afin
de financer ces ressources, ainsi par définition ces dernières comportent des
actifs dont notre actif immobilisé, ce dernier est constitué de biens dont
l’entreprise est propriétaire et qui sont destinés à rester de façon durable sous
la même forme dans l’entreprise, et à servir son activité.
Le plan comptable marocain classe ces éléments au niveau de la masse 2
qui se présente comme suit :
CLASSE 2 :
COMPTES D’ACTIF IMMOBILISE
21 IMMOBILISATION EN NON-VALEURS
211 Frais préliminaires
212 Charges a repartir sur plusieurs exercices
213 Primes de remboursement des obligations
Ces immobilisations sont des frais revêtant une importance significative
et qui ne sont pas directement comptabilisés dans les comptes de charges du
fait qu’ils ne sont pas répétitifs, qu’ils ne peuvent être rapportés à des
productions déterminées ou qu’ils peuvent bénéficier à plusieurs exercices et
que l’entreprise décide d’étaler sur une durée fiscale ne dépassant pas cinq ans.
22
IMMOBILISATIONS
221 Immobilisation
222 Brevets,
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en
Marques,
7
INCORPORELLES
Recherche
et
Droits
Valeurs
et
Développement,
similaires,
Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
223 Fonds
Commercial,
228 Autres Immobilisations Incorporelles,
Ce sont des biens qui n’ont pas de consistance physique.
23 IMMOBILISATIONS
CORPORELLES
231 Terrains,
232 Constructions,
233 Installations
techniques,
234 Matériel
Matériel
et
Outillage,
de
Transport,
235 Mobilier, Matériel de bureau et Aménagements
238 Autres
Immobilisations
divers,
Corporelles,
239 Immobilisations corporelles en Cours,
Contrairement à celles qui les précèdent ceux sont de biens ayant une
consistance matérielle
24/25
IMMOBILISATIONS
FINANCIERES
241 Prêts
Immobilises,
248 Autres
Créances
251 Titres
Financières,
de
Participation,
258 Autres Titres Immobilises (Droits de Propriété),
Il s’agit de créances immobilisées (prêts) et des titres immobilisés (titres
de participation qui sont des titres conférant à l’entreprise des droits de
propriété dans d’autres entités)
27
ECARTS
DE
271 Diminution
CONVERSION
Des
Créances
-
ACTIF
Immobilisées,
272 Augmentation Des Dettes De Financement,
28
AMORTISSEMENTS DES IMMOBILISATIONS
281 Amortissements
282 Amortissements
des
des
non-valeurs,
Immobilisations
Incorporelles,
283 Amortissements des Immobilisations Corporelles,
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Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
29 PROVISIONS
IMMOBILISATIONS
292 Provisions
POUR
DEPRECIATION
DES
pour
Dépréciation
des
Immobilisations
293 Provisions
pour
Dépréciation
des
Immobilisations
294/5 Provisions
pour
Dépréciation
des
Immobilisations
Incorporelles,
Corporelles,
Financières,
Les deux derniers postes sont inscrits en actif immobilisés puisqu’à
travers leur biais il nous est possible de constater la dépréciation ou la
diminution de la valeurs des quatre premiers types d’immobilisation.
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Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
II.
Distinction
entre
CHARGES
et
IMMOBILISATIONS :
Par exception quelques charges sont inscrites à l’actif conformément
aux articles cités ci-dessous :
Les dépenses engagées à l'occasion d'opérations qui conditionnent
l'existence ou le développement de l'entité mais dont le montant ne peut pas
être rapporté à des productions de biens ou services déterminés peuvent être
inscrits en immobilisations incorporelles, au poste frais d'établissement.
A titre exceptionnel, les frais de recherche appliquée et de
développement peuvent être inscrits en immobilisations incorporelles à la
condition de se rapporter à des projets nettement individualisés ayant de
sérieuses chances de réussite technique et de rentabilité commerciale et dont le
coût peut être distinctement établi. L'inscription en immobilisations
incorporelles des frais de recherche appliquée et de développement, constitutive
d'un changement de méthode, n'est ouverte qu'aux nouveaux projets.
Les frais d'établissement ainsi que les frais de recherche appliquée
et de développement, inscrits en immobilisations incorporelles sont amortis
selon un plan et dans un délai maximal de cinq ans. A titre exceptionnel et
pour des projets particuliers, les frais de recherche appliquée et de
développement peuvent être amortis sur une période plus longue qui n'excède
pas la durée d'utilisation de ces actifs.
En cas d'échec des projets, les frais de recherche appliquée et de
développement correspondants font immédiatement l'objet d'un amortissement
exceptionnel.
Des charges enregistrées au cours d'un exercice peuvent être
différées lorsqu'elles se rapportent à des opérations spécifiques à venir ayant de
sérieuses chances de rentabilité globale.
Le montant des primes de remboursement d'emprunt est amorti
systématiquement sur la durée de l'emprunt soit au prorata des intérêts courus,
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Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
soit par fractions égales. Toutefois, les primes afférentes à la fraction
d'emprunt remboursée sont toujours amorties.
Les frais d'émission d'emprunt peuvent être répartis sur la durée
de l'emprunt d'une manière appropriée aux modalités de remboursement de
l'emprunt. Néanmoins, il est possible de recourir à une répartition linéaire
lorsque les résultats obtenus ne sont pas sensiblement différents de la méthode
précédente.
Les droits de mutation, honoraires ou commissions et frais
d'actes sont exclus du coût d'acquisition des immobilisations et peuvent être
étalés sur plusieurs exercices.
TYPOLOGIE DES IMMOBILISATIONS EN NON VALEURS
Compte
201 frais préliminaires
Éléments constitutifs
Frais de constitution, frais préalable au démarrage, frais
prospection, frais d'augmentation de capital…
212 charges à répartir sur
plusieurs exercices
Frais d’acquisition des immobilisations, frais d’émission des
emprunts.
TYPOLOGIE DES IMMOBILISATIONS INCORPORELLES
221 immobilisations en
le coût d'une immobilisation incorporelle reflète les dépenses de
recherche et développement
Recherche et de Développement (R&D).
222 Brevets, marques, droits Dépenses faites pour l'avantage que constitue la protection
et valeurs similaires
accordée sous certaines conditions à l'inventeur, à l'auteur ou au
bénéficiaire du droit d'exploitation d'un brevet, d'une licence, d'une
marque, d'un procédé, de droits de propriété littéraire et artistique
ou au titulaire d'une concession.
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Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
Acquisition ou achat de création de logiciel.
203 Fonds commercial
Valeur des éléments incorporels qui ne font pas l'objet d'une
évaluation et d'une comptabilisation séparée au bilan et qui
concourent au maintien et au développement du potentiel de
développement de l'entreprise.
En résumé : clientèle, achalandage, droit au bail ne faisant pas
l'objet d'une évaluation séparée.
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Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
III. Méthodes d’évaluation et leurs modalités
d’application :
1. Evaluation des immobilisations en non-valeur :
L’immobilisation en non-valeurs de certains coûts comme :
Frais préliminaires,
Charges à répartir sur plusieurs exercices,
Primes de remboursements des obligations.
A. Valeur d’entrée : Elle est constitué par :
La somme des charges dont l’étalement sur plusieurs
exercices est opéré en vertu de leur caractère propre « le cas des frais
préliminaires »,
Ou bien en vertu d’une décision exceptionnel de gestion « le
cas des charges à répartir »,
Aussi par le montant total des primes de remboursements
des obligations.
B. L’amortissement :
L’amortissement de ces éléments constitue l’étalement par report sur
plusieurs exercices (dont le premier) d’une charge déjà subie ou consommée.
C’est étalement par amortissement doit être effectué selon un plan
préétablit sur un maximum de 5 exercices.
C. La valeur actuelle :
La valeur actuelle d’une immobilisation en non-valeurs est, par
prudence, présumée nulle, bien qu’elle puisse dans certains cas ne pas l’être
dans le cadre du principe de continuité d’exploitation. Ces éléments ne
peuvent, en conséquence donner lieu à constatation « de provisions pour
dépréciation ».
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Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
2. Evaluation des immobilisations incorporelles et
corporelles :
Les évaluations constituent le coeur même de l'information comptable
puisque la comptabilité est une "projection de l'entreprise" sur le plan des
valeurs et qu'elle s'exprime en montants monétaires.
Pendant
longtemps,
dans
les
comptabilités
traditionnelles,
les
évaluations ont été négligées au bénéfice du respect de dispositions purement
formelles sans véritable intérêt.
La Norme Générale donne aux évaluations une place privilégiée, en
précisant les différents modes d'évaluation à retenir en toutes circonstances
que ce soit à l'entrée des éléments dans le patrimoine (valeurs d'entrée), à une
date quelconque (valeurs actuelles) et dans le bilan (valeurs comptables nettes).
On pourrait s'étonner, en une période qui connaît d'inévitables tensions
inflationnistes, plus ou moins marquées en fonction de la conjoncture
mondiale, que ces évaluations soient fondées sur le principe du coût historique
; c'est que ce principe reste la référence internationale ; de surcroît son
utilisation évite sans doute d'amplifier lesdites tensions et procure une plus
grande fiabilité et comparabilité aux comptabilités normalisées. Le lecteur des
états de synthèse doit évidemment avoir présente à l'esprit cette convention.
Malgré les vertus du "coût direct" pour le suivi et le contrôle de gestion,
la Norme a retenu le concept du coût complet conformément aux normes
internationales pour la détermination des coûts d'acquisition et de production.
Toutefois ce coût complet est expurgé d'un certain nombre d'éléments qu'il
faut, sauf cas exceptionnels, traiter comme charges consommées tels les frais
financiers, les frais d'administration générale et les charges de sous activité.
Quant aux biens fongibles, ils ne font normalement l'objet que de deux
méthodes de valorisation = premier entré - premier sorti et coût moyen
pondéré.
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Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
La valeur d'un élément revêt trois formes distinctes :
la valeur d'entrée dans le patrimoine ;
la valeur actuelle à une date quelconque et notamment à la date
de l' inventaire ;
la valeur comptable nette figurant au bilan.
A . Valeur d’entrée : cas général
Les immobilisations incorporelles et corporelles sont inscrites à :
leur coût d’acquisition pour les immobilisations acquises à titre
onéreux ;
leur coût de production pour celles qui sont produites par l’entreprise
pour elle-même.
le coût d’acquisition est formé :
du prix d’achat augmenté des droits de douane et autres impôts et taxes
non récupérables et diminué des réductions commerciales obtenues et des taxes
légalement récupérables ;
des charges accessoires d’achat y afférentes, tels que :
transports,
frais de transit,
frais de réception,
assurances- transport…
À l’exclusion des taxes légalement récupérables.
Sont cependant à exclure des charges accessoires d’achat des
immobilisations les ‘frais d’acquisition d’immobilisations’ qui consistent en :
droits de mutation (enregistrement) ;
honoraires et commissions ;
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Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
frais d’actes.
Ces frais sont à inscrire en « charges à répartir sur plusieurs exercices »
et à amortir sur cinq exercices au maximum.
des charges d’installation qui sont nécessaires pour mettre le bien en état
d’utilisation à l’exclusion des frais d’essais et de mise au point qui sont à
classer dans les charges de l’exercice ou, le cas échéant, susceptibles d’être
répartis sur plusieurs exercices.
Les frais généraux et les charges financières engagés pour l’acquisition
d’immobilisations sont exclus du coût d’acquisition de ces immobilisations.
Toutefois, dans le cas exceptionnel d’un délai d’acquisition supérieur à
un an, les frais financiers spécifiques de préfinancement se rapportant à cette
période peuvent être inclus dans le coût d’acquisition de ces immobilisations ;
avec mention expresse dans l’ETIC (A1).
le cout de production des immobilisations est formé de la
somme :
du coût d’acquisition des matières et fournitures utilisées pour la
production de l’élément ;
des charges directes de production tels les charges de personnel,
les services extérieurs, les amortissements ;
des charges indirectes de production dans la mesure où elles
peuvent être raisonnablement rattachées à la production de l’immobilisation.
Toutefois, ce coût de production réel et complet ne comprend pas, sauf
conditions spécifiques de l’activité à justifier dans l’ETIC (A1) :
les frais d’administration générale de l’entreprise ;
les frais de stockage ;
les frais de recherche et de développement ;
les charges financières.
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Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
Néanmoins le coût de production des immobilisations peut comprendre
le montant des intérêts relatifs aux dettes contractées pour le financement de
cette production depuis le « préfinancement » spécifique jusqu’à la date
normale d’achèvement de l’immobilisation ou de sa mise en service si elle est
exceptionnellement antérieure à cette date.
Mention doit être faite dans l’ETIC de cette inclusion de charges
financières.
Valeur d’entrée : cas particuliers
1. immobilisations acquises par voie d’échange :
Les immobilisations sont comptabilisées à la valeur actuelle du bien
cédé, présumée égale à celle du bien acquis. Toutefois, lorsque l’une de ces
deux valeurs actuelles est difficilement déterminable, est retenue comme valeur
d’entrée la valeur actuelle dont l’estimation est la plus sûre.
2. immobilisations acquises À titre gratuit :
La valeur d’entrée est égale à la
valeur actuelle, « valeur estimée » à la
date de l’entrée en fonction du marché et de l’utilité économique du bien pour
l’entreprise.
3. immobilisations acquises à titre d’apport :
La valeur d’entrée est égale au montant stipulé dans l’acte d’apport.
4. immobilisations acquises au moyen de subventions d’investissement :
Ces immobilisations sont à enregistrer à leur coût d’acquisition ou à
leur coût de production, sans déduction de la subvention (portée au passif du
bilan dans la rubrique « capitaux propres assimilés »).
5. paiement à terme :
La valeur d’entrée des biens, fondée sur le prix convenu, est
indépendante des modalités futures de règlement en cas de paiement différé.
6. clauses d’indexation de la dette :
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Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
En cas de règlement différé avec indexation de la dette, les variations de
l’indice retenu restent sans influence sur la valeur d’entrée.
7. clauses de révision de la dette :
Lorsque le prix n’est pas définitivement fixé à la date d’entrée de
l’immobilisation, la valeur d’entrée est modifiée, en hausse ou en baisse, en
fonction des stipulations du contrat, jusqu’à fixation du prix définitif.
8. immobilisations acquises par voie d’échange :
Ces biens n’entrant pas dans le patrimoine de l’entreprise ne peuvent
figurer à l’actif de son bilan aussi longtemps que n’est pas levée « l’option
d’achat ».
En cas de levée de cette option, le bien est inscrit en « immobilisations »
pour le prix résiduel fixé dans le contrat.
9. ensembles immobiliers :
La valeur d’entrée d’un ensemble immobilier, tel un terrain construit ou
un immeuble acheté, doit être ventilée entre ces deux éléments constitutifs :
la valeur d’entrée des terrains,
la valeur d’entrée de la construction.
B. Valeur actuelle des immobilisations :
Conformément aux méthodes d’évaluation, La valeur actuelle d’une
immobilisation incorporelle ou corporelle est déterminée à partir:
Du marché,
De l’utilité du bien pour l’entreprise,
La référence du marché est normalement :
La valeur actuelle = Le prix actuel d’achat de l’immobilisation + les
charges accessoires d’achat et d’installation
Ou
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Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
Le coût actuel de production (pour les immobilisations produites par
l’entreprise pour elle même)
L’utilité du bien :
L’utilité du bien pour l’entreprise doit être prise en considération car
l’immobilisation doit être évaluée dans l’état et le lieu où elle se trouve en
fonction de son utilisation future par l’entreprise.
C. Valeur au bilan: valeur comptable nette
La VNC devant figurer au bilan est:
La valeur d’entrée (immobilisations non amortissables)
la valeur nette d’amortissements (immobilisations amortissables)
La valeur actuelle dans le cas où celle-ci est notablement
inférieure à la valeur d’entrée.
3. Evaluation des immobilisations financières :
L’évaluation des immobilisations financières concerne :
les créances immobilisés ;
les titres de participations ;
les autres titres immobilisés et les valeurs mobilières de
placement.
A. Les créances immobilisés :
Les dispositions régissant l’évaluation des créances de l’actif circulant
s’appliquent également aux créances immobilisées.
De ce fait, et en vertu du principe du coût historique, les créances sont
inscrites en comptabilité pour leur montant nominal.
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Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
B. Les titres de participation et autres titres immobilisés :
Cas général :
A la date d'entrée des titres de participation dans le patrimoine de
l'entreprise, le montant porté en comptabilité est le prix pour lequel ils ont été
acquis ou la valeur déterminée par les termes du contrat d'acquisition. Les frais
d'acquisition en sont exclus, ils sont inscrits directement dans les charges de
l'exercice.
A toute autre date, que les titres soient cotés ou non, la valeur d'une
participation est ce qu'un chef d'entreprise prudent et avisé accepterait alors de
décaisser pour obtenir cette participation s'il avait à l'acquérir, c'est-à-dire sa
valeur d'usage, laquelle est fonction de l'utilité que la participation présente
pour l'entreprise.
A condition que leur évolution ne résulte pas de circonstances
accidentelles, les éléments suivants peuvent notamment être pris en
considération pour cette estimation
:
cours
de
bourse,
rentabilité
et
perspectives de rentabilité, capitaux propres, perspectives de réalisation,
conjoncture économique….. , ainsi que les motifs d'appréciation sur lesquels
repose la transaction d'origine.
La comparaison entre le montant comptabilisé à l'entrée dans le
patrimoine et la valeur actuelle telle qu'elle est définie aux points présentés cidessus peut faire apparaître des plus-values ou des moins-values.
Les plus-values ou moins-values dont il s'agit sont des plus-values ou des
moins-values globales par catégories de titres de même nature et conférant les
même droits.
Seules les moins-values affectent les résultats de l'exercice et doivent
être comptabilisées sous forme d'une provision pour dépréciation. Aucune
compensation n'est, en principe, pratiquée avec les plus-values des titres en
hausse.
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Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
Lorsqu'une cession porte sur la fraction d'un ensemble de titres de
même nature, conférant les mêmes droits, la valeur d'entrée de la fraction
cédée est estimée au « prix d'achat moyen pondéré » ou à défaut, selon la
méthode du « premier entré premier sorti » (FIFO).
Lorsque la fraction vendue fait perdre aux assemblées générales soit la
majorité des voix, soit la minorité de blocage, la valeur de la fraction conservée
doit être corrigée en conséquence.
Cas particuliers :
Actions gratuites :
L’obtention d’actions dites juridiquement « gratuites » est sans
influence sur la valeur globale d’entrée des titres correspondants détenus dont
le coût unitaire moyen se trouve diminué.
Droits de souscription ou d’attribution :
La cession des droits de souscription ou des droits d’attribution réduit
la valeur globale d’entrée du montant du prix de cession et réduit en
conséquence le coût unitaire moyen d’achat des titres correspondants.
Titres de même nature :
Lorsque des « sorties » de titres ont été opérées (à la suite de cession
notamment), portant sur des ensembles de titres de même nature conférant les
mêmes droits, la valeur d’entrée des titres restant est déterminé par la méthode
du « coût d'achat moyen pondéré » après chaque entrée ou, à défaut, par la
méthode du « premier entré premier sorti » (FIFO).
C. Évaluation des autres titres immobilisés :
A la date d'entrée des titres immobilisés dans le patrimoine de
l'entreprise, le montant porté en comptabilité est le prix pour lequel ils ont été
acquis ou la valeur déterminée par les termes du contrat d'acquisition. Les frais
d'acquisition en sont exclus; ils sont inscrits directement dans les charges de
l'exercice.
ENCG-Settat
21
Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
A la clôture de chaque exercice, il est procédé pour ces titres à une
estimation de valeur à l'inventaire :
les titres cotés sont évalués au cours moyen du dernier mois,
les titres non cotés sont estimés à leur valeur probable de négociation
(valeur actuelle).
Toutefois, en cas de baisse anormale de certains titres cotés apparaissant
comme momentanée, l'entreprise a, sous la responsabilité de ses dirigeants, la
faculté de ne pas comprendre dans la provision tout ou partie de la moinsvalue constatée sur ces titres, mais seulement dans la limite des plus-values
normales constatées sur d'autres titres.
La comparaison entre le montant comptabilisé à l'entrée dans le
patrimoine et la valeur d'inventaire telle qu'elle est définie ci-dessus peut faire
apparaître des plus-values ou des moins-values.
Les plus-values ou moins-values dont il s'agit sont des plus-values ou des
moins-values globales par catégories de titres de même nature et conférant les
mêmes droits.
Seules les moins-values affectent les résultats de l'exercice et doivent
être comptabilisées sous forme d'une provision pour dépréciation.
Aucune compensation n'est, en principe, pratiquée entre les moinsvalues et les plus-values des titres en portefeuille.
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Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
2ème Partie : Audit du cycle
Immobilisation
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Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
I. Objectifs généraux du contrôle interne :
OBJECTIFS
D'AUDIT
RISQUE
POTENTIEL
1&2. Réalité :
ß
Toutes les
ß
immobilisations
sont réelles,
appartiennent à
l’entreprise et sont
correctement
protégées
ß
3. Toutes les
ß
immobilisées sont
enregistrées
PROCÉDURES ENVISAGEABLES POUR SE
PRÉMUNIR CONTRE CES RISQUES
Actif fictif
Risque de perte
ß Existence de procès-verbaux de réception.
ß Suivi régulier du budget d'investissements.
ß Rapprochement régulier du fichier des
immobilisations avec les existants physiques.
ß Contrôle régulier et confirmation des
immobilisations détenues par des tiers.
ß Couverture d'assurance.
ß Analyse régulière des biens totalement amortis
pour décider ou non de leur mise au rebut.
Surévaluation de
la taxe
professionnelle
Appréciation non
exhaustive des
mouvements
Mauvaise
identification des
charges et produits
ENCG-Settat
ß Mise en place d'une procédure de suivi comptable à
l'aide de documents prénumérotés :
- des cessions d'immobilisations,
- des productions d'immobilisations réalisées par
l'entreprise pour elle-même,
- des acquisitions d'immobilisations et de leur
mise en service.
ß Suivi de la séquence, par le service comptable, des
documents prénumérotés en liaison avec
l'historique des mouvements du fichier des
immobilisations.
ß Rapprochement du fichier des immobilisations
avec la comptabilité générale.
ß Identification et suivi individualisé des charges et
produits annexes (locations, redevances...).
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Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
5. Les mouvements ß
d’immobilisations
sont correctement
imputés, totalisés,
centralisés
6. Toutes les
immobilisations
ainsi que les
charges et
produits annexes
sont correctement
évaluées
Mauvaise
distinction des
charges et des
immobilisations :
Æ risque fiscal
Æ irrégularité
comptable
ß Existence de règles écrites précises en matière
d'imputation des dépenses en charges et en
immobilisations.
ß Revue périodique des comptes de charges
"sensibles" (risque de confusion entre
immobilisations et charges d'exploitation)
ß Contrôle indépendant des imputations :
- en comptabilité générale,
- en comptabilité analytique,
- en budget d'investissement.
ß Contrôle des imputations aux postes
d'immobilisations par nature.
Irrégularité comptable ß Existence de règles précises en matière d'éléments
et risque fiscal
constitutifs de coût d'acquisition :
- immobilisations acquises,
- immobilisations produites.
ß Justification de la politique d'amortissement
Mauvais recensement
retenue.
des engagements
ß Suivi spécifique des immobilisations acquises par
voie de crédit-bail.
ß Procédure de suivi des nantissements,
hypothèques.
II. Procédures :
1. Les procédures d’audit de l’immobilisation en
non valeur et des immobilisations incorporelles :
Des immobilisations autres que les immobilisations corporelles et les
immobilisations financières. Elles sont définies comme étant des actifs non
monétaires identifiables sans substance physique.
A.
Immobilisation
En
Non-Valeurs :
Immobilisation regroupant, à la clôture de l' exercice, des charges qui
ont concouru à l' établissement ou au développement de l' entreprise et qui
doivent profiter normalement aux exercices futurs mais qui n'ont en principe
aucune valeur de revente à des tiers en tant que telles.
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Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
B.
Immobilisations
Incorporelles :
Immobilisations regroupant des dépenses constitutives de moyens
d'activité générateurs de revenus futurs et susceptibles d'avoir une valeur de
revente à des tiers en tant que tels.
A ce type d’immobilisations convient des modalités de traitement
comptable spécifique, l’auditeur se doit de vérifier ces traitements d’une part,
et d’insister sur la distinction entre charges et immobilisations incorporelles
d’autre part.
Trois objectifs primordiaux jaillissent de ce contrôle :
S’assurer de la bonne comptabilisation des frais engagés relatifs
aux comptes de ces postes,
S’assurer que les amortissements des éléments susceptibles d’être
amortis est calculé de façon constante,
S’assurer qu’il n’existe aucune perte latente par rapport aux VNC
des immobilisations incorporelles.
Quels sont donc les contrôles que l’auditeur doit effectués?
Voici une liste non exhaustive que peut utiliser un auditeur lors de sa
mission :
1.
Vérifier les soldes d’ouverture avec les comptes de l’exercice
précédent,
2.
Prendre en considération l’étendue et les travaux effectués sur les
procédures de contrôle interne pour déterminer l ’étendue des travaux à
effectuer à la date à laquelle elles devront être,
3.
S’assurer du caractère réel de l’immobilisation incorporelle : à
savoir qu’elle n’a pas le caractère de charge,
4.
Passer en revue les comptes de charges et confirmer qu’aucun
élément, qui aurait dû être comptabilisé en immobilisations incorporelles n’a
été passé en charges,
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5.
Obtenir le tableau des mouvements (brut, amortissements et
provisions) des immobilisations incorporelles,
6.
Rapprocher les mouvements de l’exercice avec les pièces
justificatives correspondantes,
7.
Vérifier que les acquisitions en fond de commerce, toutes les
redevances de brevets, de licences et autres actifs incorporels…ont été dûment
enregistrés et comptabilisées en profit sur la bonne période,
8.
Si les frais en recherche et développement ont donnés lieu à un
brevet, vérifier que la valeur pour laquelle il a été comptabilisé est bien
inférieur ou égale à la valeur nette d’amortissement des immobilisations en
R&D lui ont donné naissance,
9.
Si l’entreprise a acquis un brevet, s’assurer que la durée de son
amortissement est inférieur à 20 ans, délai à partir duquel il tombe dans le
champs du domaine public,
10. Vérifier que les amortissements ont été calculés de manière
constante et sur une durée compatible avec la nature de chaque catégorie,
11. Vérifier que les provisions constituées, les amortissements
exceptionnels constatés remplissent les conditions prévues par la loi: naissance
du risque, caractère véritable de ce risque, évaluation suffisante de la
dépréciation ,
12. En cas de cession en cours d’exercice, vérifier le calcul des plus
values ou moins values et leur traitement fiscal,
13. Se rapporter au programme de vérifications des engagements hors
bilan et faire les travaux concernant les immobilisations,
14. Vérifier que les informations figurant dans l ’annexe sont
complètes et conformes aux chiffres précédemment vérifiés,
A partir de toutes ces vérifications, l’auditeur est donc amené à porter
un jugement sur les postes principaux suivants :
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BILAN
221: Immobilisations en recherche et développement,
222 : Brevets, marques, droits et valeurs similaires,
223 : Fonds commercial,
228 : Autres immobilisations incorporelles,
282 : Amortissements des immobilisations incorporelles,
292 : Provisions pour dépréciation des immobilisations incorporelles,
COMPTE DE RESULTATS
Comptes de charges :
6512 : VNA des immobilisations incorporelles cédées,
6192
:
Dotations
d’exploitation
aux
amortissements
des
immobilisations incorporelles ,
61942 : D.E. aux provisions pour dépréciation des immobilisations
incorporelles,
65912 : D.A. exceptionnelles des immobilisations incorporelles,
Comptes de produits :
7126 : Redevances pour B, M, D et VS,
7192 : Reprises/ amortissement des immobilisations incorporelles,
7194 : Reprises/ provisions pour dépréciations des immobilisations
incorporelles,
7512 : Produits de cessions des immobilisations incorporelles,
75912 : Reprises d’amortissements exceptionnels des immobilisations
incorporelles,
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Audit Financier et Comptable
2. Procédure
corporelles :
d’audit
d es
immobilisations
A. Généralités :
CONTROLE SPECIFIQUES :
Réalités des existants :
Vérifier l’existence physique des actifs importants, procéder par
sondage pour les autres au siège.
Identifier physiquement les existants et vérifier leur inscription au
fichier.
Rapprocher le fichier des immobilisations et les comptes
d’immobilisations.
Acquisition de l’exercice :
Se faire présenter la liste des acquisitions de l’exercice.
Rapprocher les réalisations et prévisions (budget).
Rapprocher les totaux des listes des mouvements de l’exercice des
comptes du grand-livre.
Examiner les pièces justificatives des acquisitions de l’exercice
d’une valeur supérieure à une certaine somme ; faire des sondages pour les
montants inférieurs à cette somme.
Vérifier que la valeur brute immobilisée correspond aux prix
d’achat y compris les frais accessoires et n’inclut pas la T.V.A. récupérable.
Si la pièce justificative n’est pas probante.
S’assurer que la T.V.A. n’a pas été récupérée indûment sur des
biens exclus du droit à déduction (véhicule de tourisme).
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Audit Financier et Comptable
Au cas où il y a eu production d’immobilisations par l’entreprise,
s’assurer que les coûts imputés sont corrects.
Cessions :
Vérifier les principales cessions de l’exercice avec les documents
justificatifs( acte notarié, facture, autorisation, encaissement du prix, certificat
de destruction…).
Vérifier que la valeur brute et les amortissements ont été sortis des
comptes et du fichier.
Au cas où il y a eu des cessions d’immobilisations, s’assurer que les
plus ou moins-values dégagées sont comptabilisées correctement.
En cas de cession d’un bien immobilisé, vérifier le reversement de
T.V.A.
Soldes à la clôture :
Vérifier les additions des tableaux de mouvements.
Rapprocher les soldes à la clôture avec les comptes de la balance.
Distinction charges et immobilisations :
S’assurer que n’ont pas été comptabilisées au compte d’immobilisations
des sommes concernant les comptes d’entretien ou de réparation.
B. Terrains agencements et aménagements de terrains :
CONTROLES SPECIFIQUES :
Vérification de la propriété.
Demander les certificats de non-hypothèque pour l’ensemble des
terrains.
Demander les titres fonciers.
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Comptabilisation.
Vérifier la ventilation des coûts entre terrains et aménagements.
C. Constructions :
CONTROLES SPECIFIQUES :
Se faire présenter un état des immeubles.
Pour les locaux qui sont la propriété de l’entreprise, contrôler les
actes d’acquisition.
Demander le certificat de non hypothèque.
Pour les constructions nouvelles :
Pointer les factures, les devis, les mémoires, les
situations…concernant chacune des constructions nouvelles ;
S’assurer que ces documents ont été vérifiés par
l’architecte.
Vérifier que les honoraires d’architecte sont imputés au prix de
revient.
En cas d’achat global, vérifier la ventilation du prix entre terrains
et constructions.
D. Autres :
Existant :
Demander les cartes grises.
Distinguer les véhicules utilitaires et ceux de tourisme.
Demander la liste des véhicules accidentés et en cours de
réparation, et examiner éventuellement la liste de déclaration de sinistre.
Valeur :
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Audit Financier et Comptable
Comparer les valeurs nettes comptables et le prix de cession avec la
valeur d’approximation en cas de cession.
Contrôles relatifs à certaines dispositions fiscales :
Vérifier l’enregistrement de la T.V.A.
Vérifier si la fraction de l’amortissement non déductible a été
intégrée au bénéfice taxable, sauf dérogation (entreprise de transport et de
location de véhicules).
3. Procédure de contrôle des immobilisations
financières :
Diverses sont les méthodes de procéder au contrôle des immobilisations
financières, mais toutes ces méthodes veillent à faire certaines vérifications
même si la procédure varie d’une méthode à une autres.
Parmi les contrôles à faire :
Obtenir le tableau des mouvements de titres (en nombre et en
valeur) et de comptes courants depuis l’exercice précédent.
S’assurer par examen des mouvements qu’aucune variation
anormale n’est intervenue depuis l’appréciation du contrôle interne et qui
pourrait remettre en cause les conclusions de cette étape.
Vérifier le tableau des renseignements concernant les filiales et les
participations, joint en annexe au bilan.
Pour plus de précisions, la procédure de contrôle des immobilisations
financières sera détaillée selon le poste en question.
A. Titres et comptes courants :
L’évaluation de ce poste doit donc commencer comme suit :
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Audit Financier et Comptable
Obtenir ou préparer le tableau des mouvements de titres (en nombre,
valeur brute et valeur nette) pour chacune des catégories ainsi que le détail des
comptes courants.
Contrôle de l'existence et de la propriété :
Vérifier l'existence des titres et procéder à une demande de
confirmation directe, si des titres importants sont détenus par des tiers.
Prendre connaissance des documents sociaux et obtenir les
extraits certifiés par les dirigeants afin de s'assurer de l'existence des titres.
En faisant ce contrôle s'assurer que les titres sont au nom de la
société et ne font l'objet d'aucune aliénation.
S'assurer de leur libération.
Pour les achats, vérifier la note de débit de l'agent de change ou
de la banque, le paiement et les écritures comptables d'entrée.
Contrôle de la validité des enregistrements comptables :
Vérifier que la classification est conforme au Plan Comptable.
Obtenir le détail des opérations passées en comptes courants par
nature ,
Analyser les opérations et obtenir les justifications appropriées.
Comparer les marges avec celles relatives à des opérations
similaires effectuées avec les tiers.
Considérer le problème des conventions réglementées (Art. 101
et suivant Loi 24.07.1966).
S'assurer que tous les rapprochements de comptes ont été
effectués et que les écritures de rapprochement ont été correctement
comptabilisées.
Obtenir des confirmations directes de tous les soldes débiteurs
et créditeurs.
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Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
En cas de relations avec des filiales ou des sociétés dépendantes sises à
l'étranger, contrôler le taux des rémunérations des prestations de service et,
d'une manière générale, le montant des prix de transfert.
Un contrôle identique est à opérer en ce qui concerne les relations
commerciales entre sociétés du groupe implantées sur le territoire national. En
particulier, il convient d'être très attentif lorsque certaines sociétés sont en
situation de déficit fiscal et d'autres en position bénéficiaire.
Contrôle de l'évaluation :
Vérifier la valeur d'origine d'achat ou d'apport des titres par
l'examen des notes de débit des agents de change ou de la banque, les rapports
des commissaires aux apports et tout autre justificatif : s'assurer que les frais
accessoires ne sont pas compris dans cette valeur.
Se renseigner sur les principes retenus pour l'évaluation des
titres et des comptes courants à la clôture de l'exercice ; examiner les bilans
certifiés et les documents présentés aux dernières assemblées et estimer la
valeur mathématique des titres.
Pour les titres cotés, examiner les cours de la Bourse du dernier
mois, ainsi que les cours dans la période postérieure.
S'assurer que l'évaluation :
n'a pas été faite par titre, mais par catégorie groupant les
titres émis par une même société et conférant les mêmes droits à leur
détenteur.
tient compte des comptes courants et/ou autres créances.
Apprécier la justification des provisions pour dépréciation
constituées :
si la provision a été constituée par rapport à la valeur
mathématique des titres, s'assurer que cette valeur a été corrigée, s'il y a lieu
pour tenir compte des sur ou sous-évaluations des actifs ou passifs de la société
émettrice des titres.
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Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
si la provision a été constituée par rapport au cours de la
Bourse, s'assurer que les titres font l'objet d'un marché significatif, et qu'il n'y
a pas eu des variations anormales du cours en fin d'exercice.
Si la valeur mathématique de fin d'exercice ou le cours
moyen de la Bourse du dernier mois font apparaître une diminution de la
valeur par rapport à la valeur d'origine, et si une provision pour constater cette
diminution n'est pas constituée en raison d'une valeur estimée (valeur de
négociation éventuelle ou valeur d'usage), s'assurer des informations fournies à
ce titre dans l'annexe.
Apprécier avec prudence cette valeur estimée, en examinant la
base et le calcul : s'assurer que les droits de préemption, s'il en existe, ont été
pris en compte.
Si la valeur mathématique des titres est négative, envisager la
constitution d'une provision pour risques en fonction des engagements
accordés à la société dans laquelle la participation est détenue.
S'assurer du respect des règles particulières aux amortissements
prévus par des législations spéciales (sociétés immobilières, sociétés
conventionnées, etc...).
Rechercher les titres relatifs à des sociétés ou groupement dont
les membres encourent une responsabilité non limitée à la mise en capital.
Apprécier s'il y a lieu de constituer une provision pour risque.
Vérifier que les montants à payer ou à recevoir en devises
étrangères ont été convertis au taux approprié et respectent les règles du
contrôle des changes.
Si des titres ont été vendus après la clôture de l'exercice,
comparer le prix de cession à la valeur nette dans les livres à la clôture.
Réévaluation :
S'assurer que la valeur des titres réévalués ne s'est pas dépréciée.
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Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
Vérifier que la méthode utilisée par l'entreprise pour déterminer
la valeur d'inventaire des titres est fondée sur les mêmes critères que ceux
utilisés pour la réévaluation.
Est-ce que ces critères sont toujours appropriés ?
Existe-t-il des éléments qui permettent de penser que la valeur
d'utilité des titres a pu se déprécier :
transactions récentes sur les titres à un prix inférieur à la
valeur réévaluée ?
cession ayant dégagé des moins-values comptables ?
changement d'activité de la filiale ?
S'assurer que les revenus comptabilisés au cours de l'exercice se
rattachent à l'exercice : rapprocher ces revenus des dividendes déclarés par les
sociétés émettrices des titres.
Vérifier l'encaissement des revenus.
Pour les cessions, vérifier l'encaissement du prix de vente, les
calculs
des
plus
ou
moins-values,
la
réintégration
des
provisions
antérieurement constituées, ainsi que les écritures comptables de sortie.
Rapprocher les montants figurant au compte de résultat :
du grand livre,
des montants figurant sur le tableau des mouvements de
titres.
Rapprocher les dotations et reprises de provisions pour
dépréciation des comptes courants avec les mouvements au bilan.
Contrôle du respect des règles relatives aux filiales et
participations :
Relever les participations nouvelles dont il doit être fait mention
dans les rapports du conseil d'administration ou du directoire.
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Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
A cet effet, procéder à un examen du compte "titres de
participation" ainsi que du compte "titres de placement" en raison de la
confusion qui s'établit fréquemment entre ces deux comptes.
Vérifier le tableau des renseignements concernant les filiales et
les participations, joint en annexe au bilan.
Vérifier si les participations ont dépassé au cours de l'exercice
10 % du capital d'une société, et si un avis a été donné à la société en cause.
S'assurer qu'il n'y a pas de participations croisées directes ou
indirectes (réciproques, triangulaires, etc...)
Vérifier qu'en cas de participation réciproque interdite par la loi,
la régularisation de la situation a été opérée dans les délais prévus.
En cas d'existence de participations croisées, évaluer les
conséquences : sur le plan légal et sur la conception d'image fidèle.
Dans le cas de franchissement de seuil (10 %, 33,33 %, 50 %)
s'assurer que les dispositions de la loi du 12 juillet 1985 relative aux
participations détenues dans les sociétés par actions sont respectées.
B. Titres de participations :
L’évaluation des titres de participation suit généralement les étapes
suivantes :
Existants et propriété :
Vérifier l’existence physique des titres ou procéder à une demande
de confirmation directe, si des titres importants sont détenus par des tiers.
En faisant ce contrôle s’assurer que les titres sont au nom de
l’entreprise et ne portent aucune mention d’aliénation.
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Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
Revenus :
Vérifier que les revenus de titres de participations inscrits au
compte de résultat concernent bien l’exercice.
Rapprocher ces revenus des dividendes déclarés par les sociétés
émettrices des titres.
Vérifier l’encaissement de ces revenus.
Prendre copie de l’attestation de détention des titres pour ne pas
taxer les dividendes.
Rapprocher les revenus enregistrés des décisions d’assemblée.
Rapprocher les revenus enregistrés avec les contrats de
rémunération des comptes courants.
Pour les produits en provenance de l’étranger, vérifier le
traitement des retenues à la source déjà payées.
S’assurer que les produits financiers enregistrés comprennent les
revenus de parts de sociétés soumis au régime des sociétés de personnes, même
en l’absence de répartition.
Rapprocher le montant des revenus des titres du calcul de la
quote-part pour frais et charges du régime fiscal des sociétés mères dans le
résultat fiscal.
Vérifier que les revenus des titres de participation imposés selon le
régime fiscal des sociétés mères remplissent les conditions prévues par la loi et
notamment :
la forme nominative des titres ou leur dépôt,
le pourcentage minimum de la participation,
les modalités de souscription ou engagements de conservation
des titres,
la nature des obligations souscrites.
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38
Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
C. Autres immobilisations financières :
Pour ce qui est de l’évaluation des Autres immobilisations financières,
on distingue entre l’évaluation des dépôts et cautionnements versés et de celle
des autres immobilisations financières.
Dépôts et cautionnements versés :
Vérifier le solde du compte avec les pièces de base;
Vérifier les mouvements de l’exercice : en particulier vérifier
l’encaissement réel des remboursements;
Se faire justifier les cautionnements fournis, s’assurer qu’ils sont
conformes à l’objet social;
Pour les loyers payés d’avance, se référer aux stipulations des
baux.
Autres immobilisations financières :
Comparer les soldes figurant au bilan avec les montants de
l'exercice précédent : lorsque les postes concernés sont peu importants,
l'explication des variations peut être suffisante pour atteindre l'objectif
recherché.
Pointer les montants inscrits au bilan avec les comptes du GrandLivre.
Lorsqu'il existe des balances nominatives, les pointer avec les
comptes individuels et vérifier le solde avec le compte collectif.
Obtenir des confirmations directes pour les soldes importants.
Analyser les soldes et vérifier les documents justificatifs pour
s'assurer du caractère normal et/ou régulier (1 % construction) des prêts
consentis.
Vérifier l'enregistrement comptable :
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39
Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
du principal ;
des intérêts échus ;
des intérêts comptabilisés d'avance ;
des intérêts courus.
Vérifier le respect de la périodicité et des dates d'encaissement.
Effectuer un rapprochement avec le compte "Intérêts des prêts"
Vérifier le respect des règles légales en matière de taux d'intérêt.
Vérifier qu'il n'y a aucune convention interdite.
S'enquérir des conventions réglementées.
NB : Ce contrôle est à rattacher aux contrôles relatifs aux obligations
des Articles 101 et suivants de la loi du 24 juillet 1966.
Examiner les garanties données par les bénéficiaires des prêts et
s'assurer qu'elles figurent dans les engagements hors-bilan.
Vérifier les encaissements après la date de clôture.
Vérifier
que
les
dépôts
de
garantie
et
cautionnements
correspondent toujours à un service rendu.
S'assurer que les montants sont correctement répartis entre le
long terme et le court terme.
Vérifier les montants enregistrés en charges et produits en
fonction des contrats.
Obtenir les détails des mouvements des provisions pour
dépréciation :
examiner les justifications des mouvements de l'exercice ;
juger du solde à la fin de l'exercice ;
vérifier les critères fiscaux utilisés pour la déductibilité.
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40
Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
La procédure d’évaluation présentée ci-dessus reste un simple modèle
d’évaluation puisqu’il en existe d’autres.
Il faut également signaler que chaque cabinet d’audit ou d’expertise est
libre d’élaborer sa propre procédure dans la mesure où celle-ci évalue
correctement et exactement les actifs financiers immobilisés de l’entreprise
auditée.
De ce fait on propose dans ce qui suit les procédures d’évaluation des
immobilisations financières du cabinet KPMG :
Obj.
Procédures
Revoir les procès verbaux et les interprétations de la direction.
2
Vérifier les principes comptables, s'assurer de la permanence
des méthodes et de l'adéquation avec les normes comptables
applicables dans le cadre de notre audit.
2
Vérifier la reprise des à nouveaux.
1
S'assurer par sondage que les pièces justificatives relatives à ces
à nouveaux figurent au dossier permanent (DP).
1
Etablir une ventilation par nature des immobilisations
incorporelles.
1
Procéder le cas échéant à une circularisation.
1
Circulariser les tiers détenant des investissements au nom de la
société.
1
Pour les créances rattachées à des participations, vérifier avec
les comptes correspondants dans la comptabilité des sociétés
filiales ou de la société mère.
1
ENCG-Settat
41
Fait par
Ref
Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
Rapprocher la valeur unitaire des créances des informations
externes publiées, notamment le cours à la date de la clôture et
le dernier cours connu.
2
Vérifier le calcul des intérêts.
3
Prêts au personnel: se faire communiquer le détail du poste.
1
Rapprocher par sondage le solde avec les pièces justificatives
(contrats).
1
Se procurer un état des mouvements de l'exercice et le recouper
avec le bilan.
1
Rapprocher les mouvements comptables des pièces
justificatives. Vérifier les dates, quantités, prix, parties,
désignations. Recalculer les plus ou moins values. Vérifier la
détermination de la valeur nette comptable. Vérifier
l'encaissement du prix de vente.
1
Vérifier par sondage les opérations d'acquisitions et de cessions
de fin d'exercice; rapprocher avec les pièces justificatives (avis
d'opéré, actes, contrats...).
1,3
Apprécier le bien fondé des provisions constituées, leur
caractère suffisant en fonction des bilans certifiés des filiales, de
leur situation financière, économique, commerciale et de tout
autre élément jugé nécessaire.
2
Procédures
Obj.
Rechercher les éventuelles provisions qui n'auraient pas été
constituées.
2
Analyser les prévisions de recouvrement et rechercher ceux
dont la date de recouvrement prévue est dépassée.
2
ENCG-Settat
42
Fait par
Audit des immobilisations
Ref
Audit Financier et Comptable
Contrôler les comptes de charges et de produits liés aux
immobilisations financières, (exhaustivité, coupure des
enregistrements, réalité...). Vérifier leur traitement fiscal.
3
Prêts au personnel : apprécier leur caractère de recouvrabilité.
2
S'assurer qu'aucun événement intervenu après la clôture et
ayant un lien de causalité avec des opérations de l'exercice n'est
susceptible de remettre en cause la valeur comptable des
immobilisations financières.
2
Contrôler l'application correcte des taux de change pour les
montants exprimés en monnaie étrangère.
1
Contrôler le traitement fiscal et comptable des écarts de
conversion.
2
Commentaire des principales variations
Rapprochement entre le suivi extracomptable
comptable des avances au personnel
et
suivi
Vérification des retenues sur les bulletins de paie.
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43
Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
III. QUESTIONNAIRE :
A. S‘ assurer que les séparations des fonctions sont
suffisantes :
Fonctions
1. Approbation des budgets
2. Approbation des dépassements par apport aux budgets
3. Emission des commandes d’achat
4. Approbation finale des factures
5. Tenue des fiches individuelles d’immobilisations
6. Rapprochement des fiches avec la comptabilité
7. Inventaire physique
8. Responsabilité du matériel
9. Rapprochement des fiches avec l‘inventaire physique
10. Approbation des ajustements des comptes après inventaire
Personnel concerné
ENCG-Settat
44
Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
B- S’assurer que toutes les immobilisations ainsi que les
charges et revenus connexes sont enregistrés
(exhaustivité):
ENCG-Settat
45
Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
C- s’assurer que les immobilisations ainsi que les charges
et revenus correspondants sont réels et appartiennent à
l’entreprise.
Référence
programme
de
Commentaires
vérification
de
procédure
Questions
1. les réceptions d’immobilisations
font elles l’objet de procès
verbaux ?
2. Les imputations en immobilisations
sont elles contrôlées par une
personne indépendante
3. Ce contrôle porte il sur
l’imputation :
a- en comptabilité générale
b- en comptabilité analytique
c- en budget d’investissement
4. Le fichier des immobilisations est il
régulièrement rapproché des
existants physiques
5. Les cessions et mises en rebut
d’immobilisations sont elles
accompagnées de factures de
vente ou d’avis de destruction
6. Les immobilisations détenues par
des tiers sont elles
a- régulièrement contrôlées ?
b- confirmés par des tiers qui les
détiennent ?
7. L’accès aux actifs qui peuvent être
facilement déplacés est il
suffisamment contrôlé ?
8. Les titres de propriété sont ils
a- tous au nom de la société ?
b- concerv2s dans un coffre ?
ENCG-Settat
46
Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
D- s’assurer que les immobilisations ainsi que les charges
et produits correspondants sont correctement évalués :
Référence
programme
de
Commentaires
vérification
de
procédure
Questions
1. les éléments constitutifs du prix de revient
des immobilisations acquises à l’extérieur
sont ils vérifiés par une personne
indépendante?
2. Les règles d’évaluations des immobilisations
produites par l’entreprises sont elles :
a- conformes aux principes ?
b- vérifiés par une personne indépendante ?
3. Les immobilisations acquises en crédit bail,
font elles l’objet d’un suivi suffisant pour
permettre l’évaluation des engagements hors
bilan
4. les immobilisations complètement amorties
sont elles :
a- maintenues au bilan ?
b- périodiquement analysés pour vérifier
qu’elles sont encore utilisées ?
5. existe-t-il une procédure suffisante pour
permettre le suivi des nantissements,
hypothèques…et autres engagement limitant
la propriété des immobilisations ?
6. la politique d’amortissement est elles fondée
sur une estimation réaliste de la durée
normale d’utilisation des immobilisations ?
7. le système comptable utilisé permet il
l’identification des amortissement
dérogatoires ?
ENCG-Settat
47
Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
CONCLUSION
A travers ces méthodes l’auditeur est amenés à se prononcer sur le
respect des différents principes comptables fondamentaux et qui
nombre
de
sont au
sept
:
le principe de continuité d'exploitation,
le principe de permanence des méthodes,
le principe du coût historique,
le principe de spécialisation des exercices,
le principe de prudence,
le principe de clarté,
le principe d'importance significative,
L' organisation de la comptabilité normalisée est destinée à garantir la
fiabilité des informations fournies et leur disponibilité en temps opportun.
ENCG-Settat
48
Audit des immobilisations
Audit Financier et Comptable
BIBLIOGRAPHIE
Le Plan Comptable Marocain Annoté et commenté
par :
Mohamed ABDELADIM
Abdelaziz TALBI
Les procédures d’audit du cabinet KPMG.
ENCG-Settat
49
Audit des immobilisations
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
I.
STOCKS
:
DEFINITION,
HIERARCHIE
ET
POLITIQUE
D’ APPROVISIONNEMENT
1. DEFINITION DES STOCKS :
Stocker, c'est engager des dépenses pour acquérir des biens qui ne produiront des revenus
qu'ultérieurement.
La norme comptable définit les stocks comme l’ ensemble des biens ou des services qui
interviennent dans le cycle d’ exploitation de l’ entreprise pour être :
•
Soit vendus en l’ état ou au terme du processus de production à venir ou encours.
•
Soit consommés en premier usage.
Ils sont composés de marchandises, matières premières et matières consommables, produits
intermédiaires, produits résiduels, produits en-cours, emballages…
qui sont la propriété de
l’ entreprise.
•
Est considérée comme marchandise au sens de la norme, tout ce que l’ entreprise achète
pour Le revendre en l’ état.
•
Les matières premières sont des objets et des substances plus ou moins élaborés, ils sont
destinés à entrer dans la composition des produits traités ou fabriqués.
•
Les matières et fournitures consommables sont constituées par tous produits, matières,
substances ou fournitures acquis par l’ entreprise, qui concourent par leur consommation
à la fabrication, au traitement ou à l’ exploitation sans entrer dans la composition des
produits traités ou fabriqués.
•
Les emballages sont des objets destinés à contenir les produits ou marchandises et livrés à
la clientèle en même temps que leur contenu.
Les emballages en stocks comprennent :
•
les emballages non récupérables (emballages perdus),
•
les emballages susceptibles d’ être provisoirement conservés par les tiers et que l’ entreprise
qui les livre s’ engage à les reprendre dans des conditions déterminées à condition que ces
emballages ne soient pas commodément identifiable unité par unité. Dans le cas contraire, ces
emballages constituent des immobilisations (compte 2333)
•
Les produits en-cours sont des biens ou services non achevé à la date de clôture de
l’ exercice.
•
Les produits intermédiaires sont ceux ayant atteint un stade d’ achèvement mais destinés
normalement à entrer dans une nouvelle phase du cycle de production.
1
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
Les produits résiduels, comprennent les déchets et rebuts de fabrication et par extension,
•
les produits finis et les produits intermédiaires invendable ou inutilisables en tant que tel.
Les produits finis correspondent aux biens et services qui ont atteint un stade
•
d’ achèvement définitif dans le cycle de production.
2. HIERARCHIE DES PRODUITS
Il existe une hiérarchie des produits nécessaires à l'activité, une classification en fonction de leur
prix, des quantités utilisées, de leur fréquence d'utilisation, des quantités minimales d'achat, des
délais, etc.
Une classification commode est la classification ABC, basée sur le principe de la loi des 20/80 de
Pareto.
Par exemple ;
•
Classe A : produits très chers, rares, délais longs…
•
Classe B : produits moyennement chers, disponibilité aléatoire sur le marché…
•
Classe C : produits courants, peu chers
Il est clair qu'en fonction de sa classe, chaque produit aura un mode de gestion spécifique.
3. POLITIQUE DE REAPPROVISIONNEMENT
Définir une politique de réapprovisionnement consiste essentiellement à répondre à trois
questions :
•
QUOI (quel produit) faut-il réapprovisionner ?
•
QUAND faut-il réapprovisionner ?
•
COMBIEN faut-il réapprovisionner ?
En fonction du QUOI ? Les choix suivants se présentent :
•
Date ou quantité FIXE.
•
Date ou quantité VARIABLE.
Suivant les combinaisons des réponses, il est donc possible de définir quatre politiques de base
pour réapprovisionnement du stock
1 - Réapprovisionnement à Date et Quantité fixes
Dite aussi méthode "calendaire", les livraisons de pièces se font à dates fixes. Les quantités livrées
sont égales et peuvent se rapprocher de la "quantité économique" ou correspondre à une
livraison partielle d'un contrat annuel.
2
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
2 - Réapprovisionnement à Date fixe et Quantité variable
Egalement appelée méthode de recomplètement, pour chaque produit un niveau optimum de
stock est défini. A période fixe, le magasinier analyse son stock et commande la quantité
permettant de recompléter au niveau requis.
Il est possible de faire des périodes d'inventaire ou d'analyse, différentes suivant les catégories de
produits.
3 - Réapprovisionnement à Date variable et Quantité fixe
Plus connue sous le nom de méthode du point de commande, celle-ci consiste à définir, dans un
concept de flux tiré et de juste à temps, le niveau de stock qui déclenche l'ordre d'achat, de façon
à être livré juste au moment de l'utilisation de la dernière pièce.
Ce niveau de stock (point de commande) doit permettre de satisfaire les besoins durant le délai
allant
de
la
date
de
déclenchement
de
commande
à
la
date
de
livraison.
4 - Réapprovisionnement à Date et Quantité variables
Cette méthode est principalement utilisée pour les articles de classe A dont les prix de revient
varient fortement ou dont la disponibilité n'est pas permanente. Exemple : Métaux précieux, bois
exotiques... L'achat se fait sur estimation en fonction des opportunités du marché. Dans les
estimations, il faudra prévoir les besoins pour les commandes spécifiques, les fabrications de
l'entreprise, les aléas de fabrication...
Résumé
Combinaisons de politiques
Date Fixe
Date Variable
Quantité Fixe
Approvisionnements
Point de commande
"automatiques"
Quantité Variable
Méthode de recomplètement
Achats opportunistes
II. L’ EVALUATION DES STOCKS :
1. LA VALEUR D’ ENTREE :
1.1. CAS GENERAL
Les stocks sont enregistrés
•
à leur coût d’ acquisition pour les biens acquis à titre onéreux ;
•
à leur coût de production pour les biens produits par l’ entreprise.
Le coût d’ acquisition des biens en stocks est leur coût réel d’ achat formé :
3
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
♦ Du prix d’ achat facturé augmenté des droits de douane et autres impôts et taxes non
récupérables et diminués des taxes légalement récupérables ainsi que des réductions
commerciales obtenues (rabais, remises, ristournes) dès lors que ces réductions peuvent
être rattachées à chaque catégorie d’ achat et qu’ elles sont significatives.
♦ Des charges accessoires d’ achat engagées jusqu'à l’ entrée en magasin de stockage, il
s’ agit essentiellement des charges directes sur achat et approvisionnement (Transport,
frais de transit, commissions et courtages, frais de réception (déchargement,
manutention…
), assurances, transport…
à l’ exclusion des taxes légalement récupérables).
♦
Toutefois l’ entreprise peut inclure dans le coût d’ acquisition la fraction des charges
indirectes susceptibles d’ être raisonnablement rattachées à l’ opération d’ achat et
d’ approvisionnement.
Le coût de production des biens en stocks est formé de la somme :
♦
Des coûts d’ acquisition des matières et fournitures utilisées pour la production de
l’ élément.
♦
Des charges directes de production telles les charges de personnel, les services
extérieurs, les amortissements…
♦
Des charges indirectes de production, dans la mesure où il est possible de les rattacher
raisonnablement à la production de l’ élément qui ont été engagées pour amener les produits à
l’ endroit et dans l’ état où ils se trouvent.
1.2. CAS PARTICULIERS
• Stocks acquis par voie d’ échange : la valeur d’ entrée du bien acquis est en principe égale à
la valeur actuelle du bien cédé ; toutefois, si cette valeur actuelle n’ est pas significativement
différente de la valeur comptable nette du bien cédé, cette dernière est retenue comme valeur
d’ entrée du bien acquis.
• Stocks acquis à titre gratuit : la valeur d’ entrée des biens est égale à la valeur actuelle,
« valeur estimée », à la date d’ entrée, en fonction du marché et de l’ utilité économique du bien
pour l’ entreprise.
• Stocks acquis à titre d’ apport : la valeur d’ entrée est égale au montant stipulé dans l’ acte
d’ apport.
• Stocks acquis conjointement ou produits conjointement : la valeur d’ entrée de ces biens
est déterminée à partir de leur coût global d’ achat ou de production, proportionnellement à la
valeur relative qui peut être attachée à chacun de ces biens dès qu’ ils peuvent être individualisés.
4
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
• Produits résiduels : sont à inscrire en stock pour leur valeur probable de réalisation (cours
du marché s’ il en existe un) sous déduction des charges de distribution à engager.
• cas exceptionnels :
Dans les cas exceptionnels, où il n’ est pas possible de calculer le coût d’ achat ou le coût de
production, la valeur d’ entrée est déterminé : comme égale au coût d’ achat ou au coût de
production dans l’ entreprise des biens équivalents constaté ou estimé à une date aussi proche que
possible de la date d’ entrée, à défauts, comme égale aux prix de vente estimé à la date du bilan
sous déduction d’ une marge normale sur coût d’ acquisition ou sur coût de production.
• Stocks détenus à l’ étranger et destinés à y être vendus et dont le coût est exprimé en
devises : Ces stocks font l’ objet d’ une conversion en dirhams par catégories de marchandises
ou de produits sur la base du cours moyen de change à leur date d’ achat ou d’ entrée (moyenne
pondéré des cours de change pendant la période d’ achat ou d’ entrée) ou sur la base d’ un cours
estimé aussi proche que possible de ce cours moyen.
1.3. STOCKS DE BIENS INTERCHANGEABLES :
Pour les articles, objets ou catégories individualisés et identifiables, le coût d’ entrée est déterminé
par article, objet ou catégorie.
En revanche, pour les articles ou objets interchangeables, et non identifiés par unité, après leur
entrée en stock, le coût d’ entrée du stock observé à une date quelconque et notamment à
l’ inventaire, est obtenu selon l’ une des deux méthodes suivantes :
X Méthodes du coût moyen pondé ré :
Le coût moyen pondé ré aprè s chaque entré e :
CMPU après chaque entrée =
Valeur du stock précédent + valeur de l’ entrée (achat ou production)
Quantité en stock + quantité entrée (achetée ou produite)
Le coût moyen pondé ré de pé riode de stockage :
Le coût unitaire d’ entrée du stock à la date de l’ inventaire est égal à la moyenne des derniers coûts
unitaires d’ entrée observée sur la durée moyenne d’ écoulement du dit stock, cette moyenne des
derniers coûts étant pondérée par les quantités entrées.
Exemple
L’ entreprise a consommé dans l’ année 450 unités, son stock moyen est de :
Stock initial + stock final = (300 +300)/2 = 300 unités;
2
5
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
La durée moyenne de stockage est de : (300 x 12 mois)/450 = 8 mois (en moyenne une unité
entrée demeure 8 mois en stock avant d’ être consommée).
On retient donc le coût moyen des entrées des 8 derniers mois pour évaluer le stock final.
Le C.M.P des entrées des 8 mois derniers mois est de :
(150x135+200x120)/(150+200) = 44.250/350= 126,43 DH.
La valeur du stock final est donc égale à : 300x126, 43 DH = 37.929 DH
La méthode du premier entré e, premier sorti (FIFO)
Toute sortie est valorisé au coût d’ entrée le plus ancien, dés lors le stock final est évalué aux coûts
X
d’ entrées les plus récents, les quantités étant regroupées par lots homogènes quand à leur date
d’ entré et à leur valeur.
2. LA VALEUR ACTUELLE A LA DATE D’ INVENTAIRE
La valeur actuelle des biens en stock est déterminée à partir du marché et de l’ utilité du bien pour
l’ entreprise : La référence au marché s’ effectue à partir des informations les mieux adaptées à la
nature du bien (prix du marché, barèmes, mercuriales…
) et en utilisant des techniques adéquates
(indices spécifiques, décotes…
);
•
Pour les matières premières et les fournitures, la référence au marché correspond le plus
souvent au prix actuel d’ achat, majoré des charges actuelles accessoires d’ achat.
•
Pour les produits finis et les marchandises, la référence au marché correspond
généralement à leur prix de vente probable, diminué du total des charges restant à engager
pour réaliser la vente (charges de distribution y compris les charges postérieures à la vente
telles celles relatives au coût des garanties…
)
•
Pour les produits en cours, leur prix de vente probable (à l’ état de produit fini) doit être
diminué des charges de distribution mais aussi des coûts de production restant à engager
(coût d’ achèvement).
Le prix de vente probable doit tenir compte, dans le respect du principe de prudence, des
perspectives de vente et notamment :
-
du prix « du marché » s’ il en existe un à son niveau actuel (date de l’ inventaire) ou futur
(en cas d’ évolution à la baisse) ;
-
des particularités des produits ou marchandises en stock et notamment de leur
inadaptation aux conditions nouvelles du marché (cas des articles démodés ou
obsolètes…
) ou de leur état (articles défraî chis ou abî més…
)
6
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
3. LA VALEUR AU BILAN (VALEUR COMPTABLE NETTE)
Cas général
En application du principe de prudence est retenue comme valeur comptable nette, dans le bilan,
la valeur d’ entrée ou si elle lui est inférieure la valeur actuelle. Si la valeur actuelle est inférieure à
la valeur d’ entrée, il est appliqué à cette dernière une correction en diminution sous forme d’ une
provision pour dépréciation.
Valeur d’ entrée > Valeur actuelle
provision pour dépréciation =
Valeur d’ entrée – Valeur actuelle
VCN = Valeur d’ entrée – provision pour dépréciation = valeur actuelle
Le bilan devant toujours faire apparaî tre distinctement les trois valeurs suivantes :
§
La valeur d’ entrée (maintenue en écritures en tant que valeur brute).
§
La provision pour dépréciation (en diminution)
§
La valeur comptable nette (par différence)
Cas particulier des « contrats de vente ferme »
Lorsque le prix de vente stipulé est considéré comme sûr, couvre tout à la fois les coûts déjà
engagés sous forme de produits finis, produits en cours ou matières premières, fournitures ou
marchandises et ceux restant à supporter jusqu’ à exécution totale du contrat, le coût d’ entrée de
ces biens est conservé comme valeur du bilan sans que soit constatée une provision pour
dépréciation.
III. LES ECRITURES COMPTABLES DE REGULARISATION DES STOCKS
1. Inventaire intermittent
Dans cette organisation comptable, c'est seulement en fin de période que sont inscrits dans les
comptes de la comptabilité générale les existants chiffrés en valeur.
Comptabilisation des variations de stocks :
1. Annulation des stocks initiaux
2. Constatation des stocks finals
Comptabilisation des provisions pour dépréciation des stocks
1. Annulation des provisions/stocks initiaux
2. Constatation des provisions/stocks finals
N.B Une autre méthode de régularisation des provisions consiste à comparer, pour chaque catégorie de
stock, la provision sur le stock final et celui sur le stock initial, afin d'enregistrer la différence (dotation
ou reprise)
7
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
Variation des stocks=stock final-stock initial
La variation des stocks est :
- positive en cas d'augmentation des stocks (SF>SI)
- négative en cas de diminution de stocks (SF<SI)
C'est la nature du solde du compte de variation de stocks qui permet de déterminer le signe (+ ou
-) de la variation
NB : -les variations de stocks sont calculées sur les valeurs d'entrée
-les stocks qui figurent dans la balance avant inventaire sont les stocks initiaux
L'inventaire comptable permanent
C'est l'organisation des comptes, qui, par l'enregistrement des mouvements (entrées, sorties)
permet de connaî tre de façon constante, en cours d'exercice, les existants chiffrés en quantité et
en valeurs, la méthode s'applique particulièrement aux stocks.
Les entreprises peuvent, tenir l'inventaire permanent dans les comptes de stocks correspondants
de la classe 3 suivant les modalités définies ci-après :
- En ce qui concerne les stocks acquis par l'entreprise à l'exté rieur : les achats des marchandises, matières et
fournitures les comptes 6111 et suivants (sauf 6114 variation des stocks de marchandises). 6121
et suivants (sauf 6124 variation des stocks de variation de stocks de marchandises). 6121 et
suivants (sauf 6124 variation des stocks de matières et fournitures) sont débités par le crédit des
comptes intéressés des classes 4et 5 :
•
En cours d'exercice les comptes de stocks fonctionnent comme des comptes de magasin :
* Ils sont débités des entrées consécutives aux achats par le crédit des comptes 6114 et 6124 :
* Ils sont crédités des sorties valorisées en coûts par le débit des ces mêmes comptes :
•
En fin d'exercice, les soldes des comptes issus des postes 611 et 612 représentant
respectivement le montant des achats revendus de marchandises (achats de l'exercice
corrigés de la variation de stock) et le montant des achats consommés de matières et de
fournitures (achats de l'exercice corrigés de la variation de stocks);
- En ce qui concerne les stocks produits par l'entreprise elle-mê me:
•
En cours d'exercice les comptes de stocks fonctionnent comme des comptes de magasin :
8
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
* Ils sont débités des entrées valorisées en coûts de production par le crédit du compte 7132
variations de stocks de biens produits ;
* Ils sont crédités des sorties, selon, un coût calculé conformément aux méthodes d'évaluation
utilisées par l'entreprise, par le débit du compte 7132 :
•
En fin d'exercice, le solde du compte 7132 représente la variation des stocks des produits
au cours de l'exercice :
- En ce qui concerne les produits en cours :
Comptabilisation des mouvements de stocks :
• Stocks acquis par l'entreprise à l'extérieur :
6121
34552
4411
258750
51750
Achats de matières premières
Etat TVA récupérables / charges
Fournisseurs
310750
Matières premières
Variation des stocks de matières et fou.cons
3121
6124
258750
258750
Entrée en magasin
6124
3121
Variation de stocks de matières et fou.cons
Matières premières
261100
Sortie du magasin
6587
3121
261100
298.4
Autres charges non courantes de l'exercice
Matières premières
Constatation de la différence d'inventaire Mali
6124 Variation des stocks
de matières et four. cons
3121 Matières premières
21000
258750
298.4
261100
298,40
261100
258750
6121 Achats de matières
premières
S .D. 18351 .60
258750
S .D. 2350
S .D. 258750
•
Stocks produits par l’ entreprise
9
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
Courant 2001
3151
7132
Produits finis
Variation des stocks de bien produits
3421
7121
Entrée en magasin de produits finis
D°
Clients
Ventes de biens produits au Maroc
(5050*200DH)
Etat T.V.A facturée
4555
727500
1212000
727500
1010000
202000
Fn°…
…
…
d°
Variation des stocks de biens produits
Produits finis
7136
3151
757500
757500
Sortie du magasin de produits finis
31/12/95
3151
7587
Produits finis
750
Autres produits non
Courants de l’ exercice
Constatation de la différence d’ inventaire (boni)
3151 Produits finis
75000
727500
750
7132 variation des stocks de biens produits
757500
757500
S.D : 45750(S.F.réel)
727500
S.D : 30000
10
750
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
•
Stocks de produits en cours :
3131
7131
7131
3131
31/12/95
Biens en cours
Variation des stocks de produits en cours
3500
Constatation des produits en cours de l’ exercice
d°
Variation des stocks de produits
Biens en cours
3500
5000
5000
Annulation des produits en cours de l’ exercice précédent
3131 Biens en cours
(5000)
7131 variations des stocks
De produits en cours
5000
5000
3500
3500
S.D : 3500(S.F)
S.D : 1500
Les contrats à long terme
On appelle les contrats à long terme, un contrat dans lequel la date de démarrage des opérations
et la date d'achèvement se situent dans deux exercices différents.
Ils peuvent poser des problèmes d'homogénéité des comptes de résultat puisque les bénéfices
enregistrés sur ces contrats n'apparaissent qu'épisodiquement, à l'achèvement de la production.
Trois procédures sont possibles pour traiter ces contrats :
* La méthode de l'achèvement
* La méthode de l'avancement
* La méthode des produits nets partiels
Les contrats qui risquent d'entraî ner une perte subissent un traitement particulier conduisant à
créer des provisions.
Traitement des contrats bé né ficiaires
1. La méthode de l'achèvement
C’ est la méthode utilisée pour toute production : les charges engagées sont des éléments du coût
de production et mènent à une valorisation des en-cours en fin de période. Ces stocks d'en-cours
sont éliminés à la fin de l'exercice suivant.
A l'achèvement du contrat, le produit global est comptabilisé en ventes, travaux ou prestations de
services.
11
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
2. La méthode de l'avancement :
Cette méthode est réservée aux entreprises de B.T.P et d'ingénierie : les en-cours ne sont pas
enregistré en inventaire. Par contre, en fin de chaque exercice, on inscrit directement en compte
de vente le CA prévu multiplié par le coefficient d'avancement des travaux, par le débit du sous
compte "34271 Clients –Facture à établir".
3. La méthode des produits nets partiels :
Pouvoir constater des produits nets partiels, plusieurs conditions doivent être réunies :
* L'opération doit être acceptée par le co-contractant
* L'évaluation des en-cours doit être possible
* Il doit exister des documents révisionnels permettant de chiffrer les charges à engager et les
produits à recevoir;
* le bénéfice de l'opération doit pouvoir être apprécié avec une sécurité suffisante,
Ce qui suppose que :
. Le prix de vente doit être connu avec suffisamment de certitude,
. L'avancement des travaux doit être suffisant pour que des prévisions puissent être faites sur
la totalité des coûts à venir,
. Aucun risque ne doit exister quant à l'aptitude de l'entreprise et du client à remplir leurs
obligations
. Le produit net est obtenu en fin d'exercice par le calcul suivant :
Coût des travaux réalisés à la clôture de l'exercice
Produit net partiel = Bénéfice prévisionnel *
Coût total estimé du produit ou du service
* Le produit net partiel st constaté par l'écriture :
A la clôture de l'exercice :
34272 Créances sur travaux non encore facturables
7124(4) Produits nets partiels sur opérations en -cours
* les en-cours sont constatés dans les conditions habituelles
A l'achèvement des travaux :
F Le produit global facturé est enregistré en vente, travaux ou prestation de services
F Les en-cours sont annulés (en fin d'exercice)
12
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
F Les produits nets partiels constatés précédemment sont annulés par l'écriture :
71243 Vente de prestations de services
34272 Créances sur travaux non encore facturables
Traitement des contrats déficitaires :
En cas de déficit probable sur un contrat à Long Terme, une provision, calculée sur la totalité de
perte prévisible doit être constituée :
Provision = coût total du contrat - prix de vente
Avec : coût total du contrat = Charges directes et indirectes de production + Coût hors
production (y compris les charges de commercialisation)
Une distinction est faite entre :
* Les contrats "MARGINAUX" (lorsque les marges dégagées sur les autres contrats en-cours
couvrent les frais généraux) pour lesquels la provision est limitée à la perte probable calculée cidessus.
* Les contrats "NON MARGINAUX" (qui risquent d'affecter sérieusement la rentabilité de
l'entreprise) pour lesquels le coût calculé ci-dessus est majoré d'une quote-part de frais généraux à
supporter par le contrat et qui ne pourront pas être couvert par les autres produits.
- La provision est divisée en deux éléments :
F Une provision pour dépréciation des travaux en cours correspondant à la perte constatée à la
clôture de l'exercice (= perte totale * pourcentage d'avancement des travaux)
F Une provision pour risque pour le complément de (perte totale – provision pour dépréciation)
LE SAVOIR FAIRE
T La détermination des coût de production des en-cours est soumises aux même règles que celles
utilisées pour la valorisation des produits finis, en particulier pour l'inclusion des charges
financières et des frais de recherche et développement et pour l'exclusion des coût de la sous
activité.
T Avant toute comptabilisation, il faut s'assurer si le contrat est potentiellement bénéficiaire ou
déficitaire.
Dès lors qu'une provision est constituée aucun produit net partiel ne peut être constaté.
T Le pourcentage d'avancement des travaux se calcule toujours à partir des coûts de production.
PARTIE II : L’ AUDIT DES STOCKS
Les principaux Objectifs de l’ audit des stocks :
13
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
•
Tous les mouvements de stock sont saisis et enregistrés
•
Tous les stocks enregistrés sont protégés et appartiennent à l’ entreprise
•
Les stocks sont correctement évalués
Les étapes fondamentales de la mission d’ audit des stocks :
1. l’ ordre de mission
L’ ordre de la mission est l’ acte de naissance de la mission d’ audit.
Il peut s’ agir d’ une « lettre de mission » qui est un document contractuel échangé entre une
entreprise et un intervenant extérieur, ou d’ un mandat donné par la Direction Générale à l’ Audit
Interne et répond à trois principes essentiels :
1. Premier princ ipe : l’ Audit interne ne peut se saisir lui-même de ses missions. Il est là
pour réaliser les missions qui lui sont confiées et dont la décision ne lui appartient pas
2. Deuxième princ ipe : l’ ordre de mission doit émaner d’ une autorité compétente, c’ est
Le plus souvent la Direction Générale ou le Comité d’ Audit s’ il en existe un
3. Troisième princ ipe : l’ ordre de mission permet l’ information à tous les responsables
Concernés
2. la phase de la préparation
Exige des auditeurs une capacité importante de lecture, d’ attention et d’ apprentissage, et une
bonne connaissance de l’ entreprise car il faut savoir où trouver la bonne information et à qui la
demander. Elle peut se définir comme la période au cours de laquelle vont être réalisés tous les
travaux préparatoires avant de passer à l’ action.
i. La prise de c onnaissanc e :
Sans connaî tre nécessairement le métier de l’ entité à auditer, l’ auditeur doit au moins en avoir la
culture pour être en mesure de comprendre les explications qu’ il va chercher et solliciter, plus
généralement, pour se faire admettre aisément.
L’ auditeur va donc planifier sa prise de connaissance en ayant soin de prévoir le ou les moyens les
plus appropriés pour acquérir le savoir nécessaire à la réalisation de sa mission.
Ces moyens sont :
1. Questionnaire de prise de connaissance :
Il est élaboré à partir les dossiers d’ audits, rapports d’ audits antérieurs, notes de services, les
documents à jour sur les méthodes et procédures de travail, les rapports et comptes rendus de
service à auditer, les notes relatives à des modifications récentes ou à venir dans
l’ organisation, les responsabilités ou les méthodes de travail.
2. Les interviews :
14
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
Elles sont tout à la fois un moyen de connaî tre et un moyen de se faire connaî tre.
3. Les grilles d’ analyse des tâches pour bien comprendre les principaux acteurs
4. Flow Charts pour analyser le circuit des documents essentiels
5. Rapprochements statistiques divers
En matière d’ audit des stocks, l’ auditeur doit avoir une connaissance de :
6. La nature des produits stockés
7. Les instructions de prise d’ inventaire
8. La nature des systèmes comptable et de contrôle interne utilisés en matière de stocks ;
9. Méthode d’ évaluation et de valorisation des stocks
ii. évaluation des risques
Il s’ agit d’ une « identification des zones à risques », on identifie les endroits où les risques les plus
dommageables sont susceptibles de se produire, plutôt que d’ analyser les risques eux-mêmes. Le
but est de construire de façon modulée un programme en fonction non seulement des menaces
mais également de ce qui a pu être mis en place pour y faire face.
-Il existe deux pratiques pour identifier les risques :
- La première consiste à faire une impasse sur cet aspect en pensant avoir une bonne
connaissance du sujet, définissant aussitôt leur programme d’ audit. C’ est approuvable tant que le
sujet est simple, dans le cas contraire, certaines entraves peuvent se présenter tels que :
a. L’ omission de certaines zones de risques essentiels,
b. Une importance exagérée accordée aux questions accessoires.
- La seconde se focalise sur l’ identification des forces et des faiblesses en analysant en détail les
conséquences, en calculant le degré de confiance, en assortissant le tout de commentaires.
C’ est certes du bon audit, mais un peu trop excessif à ce stade car on analyse l’ audit avant de
l’ avoir commencé.
Ces deux pratiques correspondent à deux types d’ analyse, elles ont des incidences directes sur le
contenu des phases ultérieures de la mission :
•
Une approche « in abstracto » :
Qui consiste à définir les risques potentiels à partir de considérations générales, ou de la
connaissance préalable que l’ on peut avoir de la situation au sein de l’ entreprise. Par exemple :
Risque de perte ultérieure dû à une mauvaise évaluation des stocks ou un risque fiscal
15
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
suite à une mauvaise valorisation de stock. Cette approche va entraî ner, des observations
réalisées sur le terrain en grande quantité et de façon approfondie ; il y aura donc une phase de
réalisation d’ autant plus importante que la phase préparatoire aura été brève.
Une approche « in concreto »
•
Qui consiste à définir les risques réels en appliquant en sorte un audit avant audit à travers des
prises de contact, des observations.
Cette approche va donc transformer la phase de réalisation en une validation rapide sur le terrain
des observations antérieures.
3. La phase de réalisation
Fait appel aux capacités d’ observation, de dialogue et de communication. C’ est à ce stade que
l’ auditeur va procéder aux observations et constats qui vont lui permettre d’ élaborer la
thérapeutique.
Certains aspects de contrôle interne étant couverts dans les cycles achats ou ventes, nous
n'examinerons ici que :
1. le contrôle comptable,
2. l'identification et la protection des stocks,
3. l'imputation des coûts de production,
4. la valorisation,
5. les contrôles globaux de vraisemblance.
3.1. Contrôle comptable
Généralement, un contrôle interne sera caractérisé par :
•
L'utilisation et le contrôle de pièces prénumérotées et approuvées pour mouvementer
les stocks (bons de réception, bons de livraison, bons de sortie de production...),
•
L'existence d'inventaire permanent ou de fiches de stock, de préférence tenus par
d'autres personnes que les gardiens des marchandises (qui souvent tiennent pour euxmêmes un cahier des entrées et sorties ou des fiches de magasin),
•
L'utilisation de pièces comptables prénumérotées et approuvées pour mouvementer les
inventaires permanents comptables (généralement les doubles des documents décrits
plus haut),
•
L'enregistrement correct des stocks à l'extérieur (tenue de fiches séparées par article,
lieu d'entreposage...),
16
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
•
L'enregistrement correct des stocks n'appartenant pas à l'entreprise (consignation,
dépôt, prêts...) par la tenue de fiches par article et par bénéficiaire,
•
Les contrôles réciproques entre services (Réception, Expédition, Magasin) et une
analyse des écarts,
•
Un contrôle adéquat des mouvements par les services de production, d'expédition et les
gestionnaires de stocks et une analyse des écarts.
3.2. Identification et protection des stocks
Les éléments suivants sont en général indicatifs d'un bon contrôle en la matière :
•
La responsabilité des stocks est confiée à une personne bien précise,
•
Les stocks sont physiquement protégés des risques naturels (assurances, bâtiment...) et
des vols ou détériorations (endroits clos, gardiens, extincteurs...),
•
Des comptages physiques réguliers et un contrôle sont assurés par une personne n'ayant
pas la garde des stocks,
•
Des procédures d'inventaire physique adéquates permettant des comptages exacts ainsi
que la description et l'identification des stocks endommagés ou en quantité excessive,
•
Un rapprochement entre quantités physiques et quantités théoriques est opéré et une
recherche des écarts est réalisée,
•
Des feuilles de comptages prénumérotées sont utilisées,
•
Un contrôle réciproque entre services (Réception, Expédition, Magasin) est effectué,
•
Il existe un contrôle adéquat des mouvements par la production, l'expédition et les
gestionnaires de stocks,
•
Des procédures de séparation d'exercice appropriées sont définies, tant pour les achats
et les ventes que pour la production.
3.3. Imputation des coûts de production
Les principaux aspects positifs d'un bon contrôle interne à ce niveau sont les suivants :
•
Existence d'une comptabilité analytique rapprochée de la comptabilité générale et
comprenant entre autres :
* Une analyse correcte des consommations de matières grâce à des bons de production, fiches
suiveuses, etc, et l'émission d'un document pour tout mouvement physique des magasins vers la
chaî ne, à l'intérieur de la chaî ne, et de la chaî ne vers les magasins de produits finis,
* Une prise en compte des pertes et déchets et leur contrôle,
17
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
* Un traitement correct des temps morts, arrêts de production, etc,
* Une imputation correcte des frais généraux de production,
* La prise en compte de la sous-activité (à l'exclusion de la valorisation des stocks),
* Analyse de l'importance des écarts permettant de juger du caractère raisonnable du système de
coûts dans le cas où un système de coûts standard est utilisé.
3.4. Valorisation
Un contrôle interne satisfaisant à ce niveau doit permettre :
•
De justifier à tout moment la décomposition des coûts de revient et permettre leur
rapprochement avec les coûts réels dans le cas d'utilisation de coûts standards,
•
L'existence d'un inventaire permanent ou de fiches de stocks tenues en quantité et en
valeur,
•
L'existence de procédures permettant de déterminer le prix du marché ou le prix de
réalisation nette,
•
Une revue régulière des stocks obsolètes endommagés ou à faible rotation et la
constitution de provisions adéquates.
3.5. Contrôles globaux de vraisemblance
On citera entre autres :
•
La comparaison de prix unitaires entre exercices,
•
La comparaison des marges brutes et taux de rotation,
•
Les statistiques comparées de production, consommation, déchets, etc,
•
La revue finale des stocks et de leur valorisation par un responsable élevé dans la
hiérarchie.
4. La phase de conclusion
Cette phase exige une grande faculté de synthèse et une aptitude certaine à la rédaction.
L’ auditeur va élaborer et présenter son produit après avoir rassemblé les éléments de sa récolte.
Dans cette phase, l’ auditeur informe l’ entreprise des erreurs et les corrections éventuelles de ces
erreurs, il peut également proposer des améliorations.
Vu l’ importance de la prise de l’ inventaire dans la mission d’ audit des stocks, on a jugé utile de
présenter en détail son déroulement.
18
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
METHODOLOGIE D’ AUDIT DE L’ INVENTAIRE PAR OBSERVATION PHYSIQUE
L’ auditeur intervient :
•
Avant l’ inventaire physique
•
Au cours de l’ inventaire
•
Après l’ inventaire
Intervention avant la prise d inventaire :
a. c onnaissanc e préalable de :
1. Stocks, lieux de stockage et processus de production ;
2. Le système de contrôle interne de fonction achat, vente, production (existence de bons
d’ entrée, de sortie, de transfert, de production pré numérotés ou non, séparation des tâches) ;
3. La gestion des stocks (existence de fiches de stocks, d’ un inventaire permanent
informatisés ou non…
);
4. Instructions de prise d’ inventaire ;
ii. Evaluation des instruc tions
L’ auditeur s’ assure que les instructions comportent les informations nécessaires pour permettre la
fiabilité de la saisie des quantités et des autres informations, il peut utiliser pour cette évaluation :
1. la liste aide mémoire des principales procédures d’ inventaire physique
2. le questionnaire d’ inventaire physique
L’ auditeur obtient des informations précises sur les points suivants :
3. les dates et heures de début et de fin de la prise d’ inventaire
4. les modalités de la prise d’ inventaire (inventaire complet, partiel, tournant,…
)
5. les lieux de stockage et les produits qui seront inventoriés
6. les modalités de saisie et de recoupement des travaux en cours
7. l’ existence de stock en dépôt ou en consignation dans l’ entreprise et appartenant à des
tiers ou de stocks appartenant a l’ entreprise et se trouvant chez des tiers
Il est important d’ obtenir les procédures et de procéder à leur évaluation suffisamment à l’ avance,
afin que l’ entreprise puisse effectuer les modifications qui s’ imposent, pour assurer la fiabilité des
comptages et de leur centralisation.
iii.
Visite préalable sur les lieux
19
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
Une visite des lieux de stockage avant l’ inventaire permet à l’ auditeur de s’ assurer que les articles
sont correctement rangés pour pouvoir être recensés dans de bonnes conditions
iv. Prog ramme et planning
Les informations recueillies permettent à l’ auditeur :
De planifier son intervention
1. dans le temps, en fonction des dates prévues
2. dans l’ espace, en fonction des lieux où se déroule l’ inventaire
De préparer un programme de travail adapté tenant compte des particularités de l’ entreprise :
3. domaines sensibles
4. nature et volume des sondages et contrôles à effectuer
5. natures des informations à collecter
De prévoir les collaborateurs nécessaires compte tenu des travaux planifiés
Intervention pendant l inventaire
a.
Applic ation des instruc tions de l inventaire
Les contrôles portent essentiellement sur :
La façon dont la prise d’ inventaire est effectuée par le personnel de l’ entreprise et par conséquent
sur la façon dont les procédures sont appliquées
Il est important d’ assister au début et à la fin de l’ inventaire.
au dé but pour s assurer que :
•
•
L’ inventaire va se dérouler dans de bonnes conditions
•
Les instructions ont été bien comprises et sont correctement suivies
à la fin pour :
•
•
Contrôler la procédure de centralisation des fiches et feuilles de comptage
•
Pour prendre une copie de la feuille de suivi des fiches
L’ auditeur doit s’ assurer au moyen de sondages que :
•
Les unités de comptage sont correctement utilisées
•
Les appareils de mesure ou de comptage sont fiables
•
Le contenu des cartons ou autre conteneurs correspond bien aux articles relevés
•
Les piles ne comportent pas de manquants
•
Toutes les zones où peuvent se trouver des stocks sont biens repérées
•
Les fiches de comptage sont correctement remplies par les équipes de comptage
20
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
b.
Sondag es sur les quantités
L’ auditeur effectue un certain nombre de comptage qu’ il consigne dans les dossiers pour contrôle
ultérieur avec l’ inventaire définitif :
•
Désignation, référence et localisation de l’ article
•
Unité de comptage
•
Quantité comptée par l’ auditeur, par le personnel de l’ entreprise, et celle figurant
éventuellement sur les fiches de stocks de l’ inventaire permanent
Le volume de ces sondages est fixé par l’ auditeur en fonction :
•
De sa connaissance de l’ entreprise
•
Du contrôle interne de la fonction stocks
•
De la qualité de la procédure de prise d’ inventaire
•
De la qualité de l’ application de cette procédure
L’ auditeur organise ces contrôles pour s’ assurer que :
•
Tout élément existant physiquement est correctement recensé
•
Tout élément recensé existe physiquement
Pour ce faire, il sélectionne des éléments :
•
Sur les aires de stockages, et s’ assure qu’ ils sont ou seront correctement saisies sur les
fiches de comptage
•
Sur les fiches de comptage de l’ entreprise et s’ assure qu’ il existe bien physiquement.
Les sondages effectués, relevés sur ses feuilles de travail, lui permettront de s’ assurer que les
fiches n’ ont pas été modifiées
Il peut également faire un relevé ou des copie d’ un certain nombre de fiches établis par le
personnel de l’ entreprise.
c.
Indépendanc e des exerc ic es
Les informations relevées dépendent du système prévu par l’ entreprise, elles consistent à relever :
•
•
Lorsqu’ il existe des documents pré numérotés :
•
Les derniers numéros des documents utilisés jusqu’ à la date d’ inventaire
•
Bon de réception et de retours des clients
•
Bon de livraison et de retours aux fournisseurs
Lorsqu’ il existe un inventaire permanent :
•
Les bons de transfert entre magasins ou du stock de matières premier vers les encours,
•
Les derniers bons de production.
21
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
Intervention après l inventaire
a.
Contrôle de la c entralisation des quantités
Après la prise d’ inventaire, l’ auditeur doit s’ assurer que :
•
Les comptages effectués par le personnel sont correctement centralisés
•
Que les quantités dont l’ existence physique a été démontrée sont bien celles qui sont
utilisées pour valoriser l’ inventaire
Il s’ assure également :
•
Du report de toutes les fiches sur l’ état des stocks, par sondage à partir des fiches, ou
par contrôle des séquences numériques
•
Que seules les fiches d’ inventaire ont été reprises sur l’ état des stocks, par sondage à
partir de l’ état des stocks, ou par contrôle des séquences numériques
•
Que les récapitulations sont arithmétiquement exactes, par des sondages sur les calculs
effectués manuellement ou au moyen d’ outils informatique d’ aide à l’ audit
•
Que les informations éventuelles relatives à la dépréciation des stocks relevées lors de
l’ inventaire sont prises en compte
b.
Suivi des sondag es et informations relevées
Ce suivi est effectués grâce au :
•
Recoupement du résultat des sondages effectués lors de l’ inventaire physique par
l’ auditeur, et des informations collectées avec l’ état d’ inventaire utilisé pour la
valorisation
•
Pointage des fiches de comptages photocopiées avec l’ état d’ inventaire valorisé
•
Pointage des numéros et des fiches de comptage avec les fiches rendues utilisées par les
équipes et notées sur la feuille de suivi des fiches
c.
Séparation des exerc ic es
A partir des informations relevées lors de l’ inventaire physique, les contrôles suivants sont
effectués :
Pé riode qui pré cè de l inventaire :
•
Comparaison des bons de réception dont les numéros sont antérieurs au dernier
numéro relevé lors de l’ inventaire avec les factures d’ achat correspondantes, en
s’ assurant qu’ elles ont été comptabilisées avant la date d’ inventaire.
22
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
•
Comparaison des bons d’ expédition dont les numéros sont antérieurs au dernier avec
les factures de ventes correspondantes, en s’ assurant qu’ elles ont été comptabilisées
avant la date d’ inventaire.
Pé riode posté rieure à l inventaire (à l inverse)
•
Les bons d’ expédition, dont les numéros sont postérieurs au dernier ne doivent pas
avoir donné lieu à l’ enregistrement d’ une facture de vente ou d’ un avoir au client avant
la date d’ inventaire
•
Les bons de réception dont les numéros sont postérieurs au dernier numéro ne doivent
pas donner lieu à l’ enregistrement d’ une facture d’ achat avant la date d’ inventaire
CAS PARTICULIERS
Lieux de stoc kag e multiples
Lorsque l'inventaire se déroule en plusieurs endroits, l'auditeur doit déterminer à quel endroit il
doit se rendre, compte tenu de l'importance relative des stocks et de l'évaluation du risque
de non contrôle en ces différents endroits.
Inventaires tournants
Lorsque les quantités en stocks doivent être déterminées à l'issue d'un inventaire physique auquel
assiste l'auditeur ou lorsque l'entité procède par inventaire tournant et que celui-ci y assiste une ou
plusieurs fois au cours de l'année, l'auditeur doit, en règle générale, observer les procédures
d'inventaire et effectuer des tests de comptage.
Lorsque l'entité procède par inventaire tournant pour déterminer le stock de fin d'exercice,
l'auditeur doit, à travers la mise en oeuvre de procédures appropriées, apprécier si les raisons à
l'origine des écarts importants entre le comptage physique et les registres d'inventaire sont bien
comprises et si les enregistrements sont correctement ajustés.
Stoc ks détenus par des tiers
Lorsque les stocks sont sous la garde et le contrôle d'un tiers, l'auditeur doit, en règle générale,
obtenir confirmation directe de ce tiers quant aux quantités et à la qualité des stocks détenus pour
le compte de l'entité. L'auditeur doit envisager :
•
Tout défaut apparent d'intégrité et d'indépendance du tiers concerné ;
23
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
•
D'assister lui-même, ou de s'arranger pour qu'un confrère puisse assister à l'inventaire
physique des stocks ;
•
D'obtenir le rapport du confrère sur le caractère adéquat des contrôles internes en place
chez le tiers afin de s'assurer que les stocks sont correctement comptés et suffisamment
protégés ;
•
D'examiner la documentation relative aux stocks détenus par des tiers (par exemple, si
des bons de réception en magasin sont donnés en nantissement).
Estimation des quantités physiques :
Lorsque l'entité a recours à des procédures d'estimation de quantités physiques (pour évaluer un
stock de charbon, par exemple) l'auditeur doit s'assurer du caractère raisonnable de ces
procédures.
Inventaire réalisé à une autre date que c elle de c lôture
Pour des raisons pratiques et lorsque le contrôle interne est jugé suffisant, l'inventaire physique
des stocks peut avoir lieu à une date différente de la date de clôture de l'exercice. Dans de tels cas,
l'auditeur doit, à travers la mise en oeuvre de procédure appropriées, apprécier si les variations de
stocks intervenus entre ces dates sont correctement enregistrées.
24
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
Bibliographie
•
La comptabilité générale entreprises marocaines, Tome II :les enregistrements
comptables en fin d’ exercice, de FOUGUIG Brahim et FECHTALI Abderrazak,
édition Edit Consulting.
•
Bordas Management, les techniques de gestion des stocks, de L.KILLEEN, traduit
par F.GUILLON, assistant à HEC.
•
La conduite d’ une mission d’ audit interne, d’ Olivier LEMANT de l’ Institut Français
des Auditeurs Consultants Internes, édition Clet et Dunod.
•
Code Général de Normalisation Comptable.
•
La gestion des approvisionnements et des matières, de LEENDERS, FEARON,
NOLLET, édition Gaëtan & Morin.
•
Théories et pratique d’ audit interne, édition des organisations.
•
www.google.fr
25
Résumé de "L'audit
"L'audit des stocks"
26
PLAN
1. Rôle de la fonction achats
2. Aspect comptable
3. Audit du cycle achats fournisseurs
o Contrôle interne des achats
Questionnaire type du circuit des achats
Description du circuit des achats
Contrôle des phases du cycle achats
Evaluation du système des achats
recommandations
4. Audit du compte fournisseurs et comptes rattaches
Objectif d audit du compte
Les contrôles à effectuer sur les comptes fournisseurs
Exemple
5. Cas pratique
INTRODUCTION
« MIEUX ACHETER POUR MIEUX VENDRE », mieux acheter suppose une
parfaite maîtrise du processus d’approvisionnement par l’entreprise afin de disposer de
la meilleure matière première et/ou marchandises résultante d’une sélection antérieure
des fournisseurs.
De ce fait, le cycle achat fournisseurs revêt un caractère vital pour l’entreprise sans
lequel une estimation exacte de ses besoin ne peut être faite !
L’entreprise ne peut maîtriser son activité en amont et en aval qu’avec une meilleure
prospection de son marché, une bonne sélection de ses fournisseurs avec un planning
scrupuleusement établit permettant de canaliser l’ensemble des informations dont elle
dispose vers l’étude, l’analyse et la schématisation de ces dernières pour une utilisation
fiable et simplifiée.
I- Rôle de la fonction achats
Au cours des trois dernières décennies, on est progressivement passé d'une
économie de production à une économie de marché.
En économie de production, le prix de vente d'un produit est la somme des
coûts de l’entreprise, augmentée d'une marge bénéficiaire.
En économie de marché, le prix de vente est dicté par la loi du marché, le prix de
revient le plus bas devient donc l'objectif à atteindre.
En économie de marché, l'offre est bien souvent supérieure à la demande et il ne
suffit plus de produire pour vendre, ni même de savoir vendre pour réussir.
Le succès de l'entreprise dépend donc de sa capacité à :
¾ Adapter son offre à la demande
¾ Maîtriser ses conditions internes d'exploitation.
ƒ Les achats ont un rôle stratégique
Les entreprises consacrent 68 % de leur chiffre d'affaires aux achats. La fonction
achats se présente donc comme stratégique dans l’entreprise. Elle est le garant de la
qualité des produits achetés et elle constitue un centre de profit pour l'entreprise.
L’achat, est devenu un processus complexe, à caractère collectif. Une cascade de
prescriptions et de contraintes est imposée par un ensemble de personnes aux
fonctions différentes, concernées à un moment donné par l'achat.
Dans une même entreprise, toutes ces contraintes et prescriptions proviennent
d'un grand nombre d'acteurs et il revient tout naturellement à l'acheteur d'en assurer la
coordination.
ƒ L'organisation des achats
L'acheteur doit être placé dans une organisation permettant :
¾ de s'intégrer dans une chaîne dont l'objectif est la satisfaction du client
final ;
¾ d'optimiser l'interaction des fonctions de l'entreprise. Ce résultat ne peut
être obtenu qu'à partir d'une plus grande rationalisation des achats. Il est
fréquent de constater que le frein majeur à l'évolution de la fonction en
centre du profit est la confusion entre achats et approvisionnements.
Ainsi, la fonction achats se décompose en trois sous fonctions majeures :
les
approvisionnements,
les
achats
et
le
marketing
achats.
Très globalement, nous pouvons donner une première définition de ces trois sousfonctions
L'approvisionnement
:
• C’est une fonction d'exécution tournée vers
l'intérieur de l'entreprise.
• La relation fournisseur est à court terme.
L'achat
• C’est une fonction d'acquisition de ressources
matérielles
de
l'entreprise
tournée
vers
l'extérieur.
• La relation fournisseur est à moyen terme.
Le marketing achats
• C’est une fonction de gestion des ressources
matérielles de l'entreprise à long terme.
ƒ Missions de la fonction Approvisionnements :
™ exploitation du calcul des besoins
™ traitement des demandes d'achats
™ passation des commandes de réapprovisionnement
™ passation des commandes de dépannage
™ suivi des contrats
™ relance des livraisons
™ suivi des litiges
™ contrôle des performances des fournisseurs
™ gestion des stocks
™ gestion de la sous-traitance de charges
™ etc.
ƒ Mission de la fonction Achats :
™ élaboration d'une politique d'achats
™ élaboration du budget achats
™ détermination des objectifs
™ évaluation des fournisseurs et consultation
™ négociation des marchés
™ rédaction des accords
™ etc.
ƒ L’acheteur et son pouvoir
La puissance du donneur d'ordres sur l'offreur ou inversement détermine
inévitablement un rapport de forces qui pèse lourdement sur les stratégies à adopter.
Cette inégalité de pouvoir est liée à la nature même des échanges commerciaux,
de distribution et industriels qui ne se font que rarement entre entreprises de taille
identique.
En revanche, l'interdépendance du demandeur et de l'offreur n’est pas
nécessairement liée à la taille des entreprises en présence.
ƒ La relation de l’acheteur avec le marché
L'interdépendance du demandeur et de l'offreur peut être illustrée à travers
quelques exemples.
1. Cas de la sous-traitance avec un petit fournisseur
Pour l'acheteur, sous-traiter c'est établir une relation de dépendance forte avec
un fournisseur car le produit n'existe qu'après une relation aussi bien d'ordre technique
que commercial entre les deux parties.
D'une manière générale, la décision de sous-traiter est prise :
a) pour réduire les risques de sous charges, c'est la sous-traitance de capacité
(ou conjoncturelle).
L'entreprise acheteuse ne se donne comme moyens propres en hommes et
machines que ceux qu'elle est certaine de rentabiliser par une charge constante et elle
fait réaliser par un sous-traitant les suractivités ponctuelles. Il est évident que, dans ce
cas, le rapport de forces est favorable à l'acheteur car dans les périodes de récession,
l'entreprise acheteuse réintégrera ses fabrications.
b) pour éviter un investissement ne correspondant pas à la compétence de
l'entreprise, c'est la sous-traitance de spécialité (ou structurelle).
Le recours à ce type de sous-traitance est impératif quand le produit à fabriquer par
l'entreprise acheteuse est un système intégrant de nombreuses pièces de technologie
différentes (mécanique, transport, électronique, informatique, etc.).
Dans certains cas, pour des raisons de savoir-faire ou de « prix à payer », si l'on veut
disposer de plusieurs sous-traitants pour un même produit (mise en œuvre d'outillages,
de développements d'études, etc.), le rapport de forces peut être favorable aux soustraitants.
En revanche, travailler avec un petit sous-traitant procure l'avantage de discuter
directement avec le chef d'entreprise ; les temps de communication se trouvent ainsi
diminués. Comme nous le verrons tout au long de ce module, une action de marketing
achats auprès de petits sous-traitants permet d'établir une relation à long terme qui
sécurise les deux parties. En effet, en contrepartie de son investissement, le soustraitant a l'assurance d'une charge de travail de durée plus importante que celle
obtenue dans un système achat / vente ponctuel.
2. Cas de l'approvisionnement auprès d'entreprises importantes
Pour l'acheteur, « traiter » avec une entreprise de taille importante est nécessaire
chaque fois qu'il doit trouver un maître d’œuvre ou un coopérant capable de réaliser
un ensemble complexe s'intégrant et participant au fonctionnement du produit final.
C'est le cas par exemple de systèmes montés sur avions ou automobiles (équipements
de bord, trains d'atterrissage, parties de moteurs, etc.).
La relation de dépendance est très forte et souvent le rapport de forces est
favorable au fournisseur.
En effet, après une période de développement commun, les deux parties sont
liées à long terme et un changement de fournisseur est difficilement envisageable
financièrement.
Cette relation de long terme peut être une lourde contrainte pour l'acheteur qui
doit acheter des composants en grande quantité et sur une longue période. La
démarche consiste alors, pour l'acheteur, à convaincre le fabricant de traiter
directement, sans passer par les intermédiaires habituels.
Il peut aussi effectuer une étude make or buy, ce qui revient au premier cas, c'est- dire trouver un maître d’œuvre potentiel.
II- Aspect comptables :
61. CHARGES D’EXPLOITATION
La rubrique 61 regroupe les postes suivants :
611 : Achats revendus de marchandises
612 : Achats consommés de matières et fournitures
613 / 614 : Autres charges externes
616 : Impôts et taxes
617 : Frais de personnel
618 : Autres charges d’exploitation
619 : Dotations d’exploitation
6121. Achats de matières premières
6122. Achats non stockés de matières et fournitures consommables
Sont débités du prix d’achat net des taxes légalement récupérables par le crédit
d’un compte de tiers ou de trésorerie.
La TVA déductible correspondante est comptabilisée au débit du compte “EtatTVA récupérable”
6123. Achats d’emballages
Ce compte enregistre les achats d’emballages qui peuvent soit être gardés par
l’entreprise, soit restitués à son fournisseur, soit avoir un usage à la convenance du
client.
6124. Variation des stocks de matières et fournitures
Ces comptes enregistrent à leur débit les entrées en stocks et à leur crédit les
sorties.
Les soldes de ces comptes représentent la variation de la valeur des inventaires
entre le début et la fin de l’exercice et sont utilisés comme des comptes correcteurs des
comptes d’achat pour déterminer la valeur des achats consommés qui représentent les
charges réelles de l’exercice.
6125. Achats non stockés de matières et de fournitures
Ce compte regroupe tous les achats non stockés (eau, électricité...) ou ne
transitant pas par une unité de stockage de l’entreprise, tels que ceux afférents à des
fournitures dont les existants en fin d’exercice, sont inscrits en tant que charges
constatées d’avance au débit du compte 3491.
6126. Achats de travaux, études et prestations de services
Ce compte regroupe les achats HT des travaux, études et prestations soustraités pour le compte de l’entreprise par des tiers.
Il est subdivisé par nature de prestations.
6128. Achats de matières et de fournitures des exercices antérieurs
Ce compte enregistre les achats de matières et fournitures afférents aux
exercices antérieurs.
6129. R.R.R.O sur achats consommés de matières et fournitures
Les R.R.R. dont bénéficie l’entreprise auprès de ses fournisseurs sont
comptabilisés au cours de l’exercice au crédit du compte avec le débit du compte de
tiers concerné
441. FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES
Le compte 4411 « Fournisseurs » est crédité du montant des factures d’achats de biens
ou de services par le débit :
Des comptes concernés de la classe 6 pour le montant hors taxes récupérables
pour les charges de fonctionnement ;
Des comptes du poste 3413 pour les éléments constitutifs du coût de
production des opérations en maîtrise d’ouvrage directe pour le montant hors
taxes récupérables ;
Du compte 3455 « Etat, TVA récupérable » pour le montant des taxes
récupérables ;
Du compte 3471 « Immeubles en cours mandants » pour les éléments
constitutifs du coût de production pour les opérations en maîtrise d’ouvrage
déléguée.
Le compte 4411. « fournisseurs »
Ce même compte est débité par le crédit :
D’un compte de trésorerie lors des règlements des factures aux fournisseurs ;
Du compte 4415 « Fournisseurs – effets à payer » en cas d’acceptation d’une
lettre de change ou de l’émission d’un billet à ordre par l’entreprise ;
du compte de stocks ou 6119, 6129 ou 6149 « Rabais, remises et ristournes
obtenus » pour le montant des réductions obtenues hors factures ;
du compte 3411 « Fournisseurs, avances et acomptes versés sur commandes
d’exploitation » pour solde de ce compte, le cas échéant.
Le compte 4413. « Fournisseurs, retenues de garantie »
Reçoit à son crédit, par le débit du compte fournisseur intéressé, le montant des
retenues effectuées sur le prix convenu jusqu’à l’échéance du terme de garantie prévue.
Ce compte peut être scindé entre les opérations propres, les opérations MOD et le
fonctionnement.
Le compte 4415 est crédité par le débit du compte « Fournisseurs » lors de
l’acceptation d’un effet ou de l’émission d’un billet à ordre par l’entreprise.
Le compte 4417. « Fournisseurs – factures non parvenues »
C’est un compte de régularisation (Transitoire) rattaché au compte fournisseur
concerné, il convient alors, pour ne pas fausser les résultats, de débiter le compte de
charges concerné par le crédit du compte 4417.
Le compte ci-dessus est crédité du montant de la dette, toutes taxes comprises,
par le débit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concernés et du compte
de TVA récupérable. L’entreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors
taxes de cette opération.
A l’ouverture de l’exercice suivant, cette écriture est contre-passée. Les
entreprises qui le jugent opportun, peuvent faire jouer le compte 4417 à la fin
de chaque période comptable et non pas uniquement à la clôture de l’exercice.
Le compte 4418 « Autres fournisseurs et comptes rattachés »
Il est destiné à enregistrer les autres opérations avec les fournisseurs non spécifiées.
III- Le contrôle interne des achats :
A) Le questionnaire type du circuit des achats :
Le circuit achats- fournisseurs est l’un des circuits qui traite des données répétitives qui
nécessitent une bonne compréhension.
L’objectif de la phase de compréhension et d’évaluation des données répétitives est
d’obtenir suffisamment d’informations pour être en mesure d’évaluer la probabilité
d’erreurs importantes pour l’audit dans les informations comptables issues des
traitements des données répétitives.
Cette évaluation du risque est la base de la détermination de la nature et de l’étendue
des tests de validité nécessaire sur les soldes des comptes concernés pour détecter la
présence possible de telles erreurs.
1. Objectifs du contrôle interne :
L’analyse du système du contrôle interne de la fonction achats- fournisseurs doit
permettre de s’assurer que :
™ Les séparations de fonctions sont suffisantes.
™ Tous les achats de l’entreprise sont correctement autorisés et
comptabilisés.
™ Les achats comptabilisés correspondent à des dépenses réelles de
l’entreprise.
™ Ces dépenses sont faites dans l’intérêt de l’entreprise et conformément à
son objet.
™ Tous les achats enregistrés sont correctement évalués.
™ Tous les avoirs à obtenir sont enregistrés.
™ Toutes les dettes concernent les marchandises et services reçus sont
enregistrées dans la bonne période.
™ Les engagements pris par l’entreprise et devant figurer dans l’annexe sont
correctement suivis.
2. Séparation de fonctions :
Apprécier la séparation des fonctions en ce qui concerne :
™ Emission de demandes d’achats.
™ Etablissement des commandes.
™ Autorisation des commandes.
™ Réception des marchandises et services.
™ Comparaison quantitative et qualitative des marchandises et services
reçus avec les commandes.
™ Comparaison bon de réception/commande/facture.
™ Imputation comptable.
™ Vérification de l’imputation comptable.
™ Contrôle des factures.
™ Suivi des avoirs à recevoir.
™ Bon à payer.
™ Tenue du journal d’achats.
™ Tenue de l’inventaire permanent.
™ Tenue des comptes individuels fournisseurs.
™ Rapprochement des relevés fournisseurs avec les comptes.
™ Rapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance
fournisseurs.
™ Centralisation du journal d’achats.
™ Signature des chèques.
™ Envoi des chèques.
™ Acceptation des traites.
™ Tenue du journal des effets à payer.
™ Tenue du journal de trésorerie.
™ Annulation des pièces justificatives.
™ Approbation des opérations diverses relatives aux achats et comptes
fournisseurs- créditeurs divers.
™ Accès à la comptabilité générale.
3. Commandes :
™ Existe-t-il un système de déclenchement automatique des commandes
lorsque les stocks arrivent à une quantité minimum ?
™ Si oui, les quantités minimales sont elles revues régulièrement en fonction
des besoins réels de la fabrication ?
™ Les commandes de biens et de services ne sont elles passées que sur la
base de demandes d’achats établies par des personnes habilitées ?
™ Chaque service demandeur dispose-t-il d’un budget de dépenses
prévisionnelles ?
™ Si oui, la consommation de ces budgets est-elle suivie régulièrement pour
éviter les dépassements ?
™ Ce suivi tient-il compte des commandes engagées mais non encore
facturées ?
™ Des bons de commandes sont ils établis systématiquement ?
™ Si oui, sont-ils :
9 Pré Numérotés ?
9 Etablis en quantité et en valeur ?
9 Signés par un responsable, au vu de la demande d’achat ?
™ Existe-il une liste des fournisseurs autorisés pour les achats courants ?
™ Si oui, est-elle:
9 Approuvée par un responsable ?
9 Régulièrement mise à jour ?
™ Les prix proposés sont-ils comparés avec le marché ?
™ Les autres achats font-ils l’objet d’appels d’offres, au moins au dessus
d’un certain montant ?
™ Existe-il une procédure permettant d’éviter les commandes excessives ?
™ Si des bons de commandes pré numérotés sont utilisés, leur séquence
numérique est-elle utilisée pour :
9 Enregistrer les engagements pris par l’entreprise ?
9 Identifier les retards d’exécution ?
™ Existe-il une procédure de relance des fournisseurs en retard de
livraison ? ces fournisseurs sont-ils soumis à des pénalités ?
™ Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqué :
9 Au service réception
9 A la comptabilité
™ Si oui, ces services s’assurent-ils qu’ils les reçoivent tous ?
™ La société exerce-t-elle un contrôle sur les cadeaux et autres avantages
accordés aux acheteurs par les fournisseurs ?
™ Les procédures de contrôle des achats sont-elles revues périodiquement
par les auditeurs internes ou autres personnes indépendantes du service
achat pour s’assurer que la politique de la société est bien appliquée ?
4. Réception des marchandises et services.
™ Existe-il un service de réception ?
™ Les marchandises reçues sont-elles rapprochées des bons de commande
en ce qui concerne :
9 Les quantités.
9 La qualité.
™ Des bons de réception sont-ils établis systématiquement, même pour les
livraisons sur des chantiers extérieurs ou chez des clients, des
dépositaires ?
9 Si oui, sont-ils pré numérotés ?
9 Signés par le réceptionnaire ?
9 Datés ?
™ La pré numérotation des bons est-elle utilisée pour contrôler :
9 L’exhaustivité des bons transmis à la comptabilité, par centre de
réception ?
9 L’enregistrement des mouvements de stocks ?
™ Existe-il un système équivalent au bon de réception en matière de
service ?
™ Les anomalies en matière de quantité et qualité constatées font-elles
l’objet d’un bon de retour ?
™ Si oui, ces bons sont-ils :
9 Pré Numérotés ?
9 Transmis à une personne chargée d’obtenir les avoirs ?
5. Contrôle des factures :
™ Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier
à la comptabilité ?
™ Le service comptable attribue-t-il un numéro d’ordre chronologique aux
factures et avoirs reçus avant de les transmettre aux personnes chargées
de les vérifier ?
™ Si oui, garde t-il une trace de ces numéros pour suivre le retour des
factures et relancer le service concerné ?
™ Les doubles des factures et avoirs sont-ils annulés, par apposition d’un
tampon « duplicata » ?
B) La description du circuit des achats
Dans le cas d’absence du manuel de procédures, il est important d’établir le narratif
des procédures concernant le cycle d’achat ; afin d’acquérir le maximum
d’informations pour une meilleure compréhension des circuits de traitement
d’informations. Ceci se peut par des entretiens avec l’ensemble des intervenants dans
le circuit afin d’avoir une vue plus détaillée du circuit.
L’ensemble des constatations exprimés par les responsables donne lieu à :
1- Emission des demandes d’achat
„ La direction des travaux concernés
„ Le service achat
„ Le service gestion
„ Le service du projet
L’émission des demandes d’achats est obligatoire pour toutes les commandes
supérieures à 1000 dhs. Après avoir détecter les besoins des différents services.
Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de l’émission :
„ La numérotation
„ Imputation
„ Délai et lieu de livraison
„ Désignation des articles
2- circuit des demandes d’achat
„ Procédure exceptionnelle
Pour l’achat d’une fourniture revêtant un caractère d’urgence, la commande pourra se
faire directement par téléphone entre la direction du projet et le service achat
„ Imprimés de diffusion
C’est l’organisation administrative de la circulation des imprimés des DA
Exemplaire conservé par le client, conservé par la direction des travaux, conservé par
le service achat,original pour archivage, et un autre transmis pour le service magasin
pour le contrôle des livraisons.
3- Etablissement des bons de commande
„ Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend l’intégralité des informations portées sur la demande
d’achat :
Numéro de la commande
Service traiteur : achat
Référence : centre d’imputation, code analytique
Désignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
„ Circuit du bon de commande
„ Imprimé de diffusion
Original envoyé au fournisseur est sera conservé par lui
Exemplaire envoyé au fournisseur et retourné impérativement à l’entreprise.
4-Réception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
„ Réception de la facture
Facture fournisseur
Facture établie sur contrat
„ Présentation type d’une facture
„ Enregistrement de la facture
1. Circuit
L’émetteur : la comptabilité
Le service de gestion:contrôle des imputations analytiques
Le service travaux:accord pour paiement
La direction du projet: accord pour paiement
2. classement
Mission des services
„ Contrôler et viser dans les plus brefs délais les documents
„ Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabilité
6- Règlement des factures fournisseurs
„ Il existe deux moyens de règlement:
™ Le chèque
™ Effet de commerce
C) CONTROLE DES PHASES DU CYCLE ACHATS
Les principales phases du cycle peuvent se présenter comme suit :
™ déclenchement de la commande,
™ acceptation et traitement des livraisons,
™ enregistrement des dettes,
™ paiement des factures.
I- Déclenchement de la commande
1. Objectifs du contrôle interne
Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit
donner l'assurance que les commandes de marchandises ou de biens et services sont
faites en fonction des besoins de l'entreprise, pour des quantités optimales et par des
personnes autorisées à le faire.
En ce qui concerne les achats de matières et de marchandises ces objectifs sont
indissociables des problèmes de gestion des stocks.
Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de manière
satisfaisante aux questions suivantes :
9 qui peut déclencher la commande ?
9 quand passer la commande ?
9 quelle quantité faut-il commander ?
9 à quel fournisseur doit-on s'adresser ?
2. Organisation correspondant à ces objectifs
Les éléments suivants constituent, en général, les bases d'une organisation
satisfaisante :
9 une demande d'achat est établie par les services utilisateurs et transmise au
service "Achats",
9 un bon de commande est systématiquement établi, si possible sur des
exemplaires standards et prénumérotés, à partir des demandes d'achat par le
service "Achats",
9 les fonctions ayant trait aux commandes doivent être distinctes de celles de
réception, de stockage, d'expédition, de tenue de l'inventaire permanent, de
l'enregistrement comptable et du règlement des factures,
9 les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées par
écrit et un montant maximum autorisé est défini,
9 les quantités à commander sont déterminées en fonction des besoins de
l'entreprise.
Les besoins de réapprovisionnement peuvent, par exemple, être déterminés par
les magasiniers en fonction d'un niveau minimal de stocks par produit déterminé à
l'avance, ou par le service "Approvisionnement" en fonction des besoins de
production. La date de passation de la commande et les quantités à commander
dépendent essentiellement des quantités en stock, des consommations et des délais de
livraison.
Une procédure particulière doit être envisagée afin de procéder à la relance des
marchandises non livrées à la date prévue.
Le non-respect de telles procédures peut conduire :
9 soit à des achats excessifs par rapport aux besoins normaux, pouvant se traduire
par des frais financiers ou des coûts de stockage trop élevés, ainsi que par des
pertes dues au vieillissement ou à la détérioration des produits.
La signature des personnes autorisées doit apparaître clairement sur le bon de
commande; ce qui suppose que cette signature soit connue de la personne chargée de
vérifier le bon de commande avant son envoi. Dans les sociétés importantes, il est
recommandé qu'un cahier de signatures reproduise un fac-similé des signatures
autorisées.
9 soit à des achats insuffisants ou à contretemps, pouvant se traduire par des
retards de production, des pertes de vente, des frais excessifs de
réapprovisionnement et des conditions moins avantageuses quant aux prix.
Le choix du fournisseur doit permettre d'obtenir, par comparaison des possibilités
offertes, le meilleur prix eu égard à la qualité exigée. Généralement, il existe une liste
de fournisseurs agréés pour les différents produits ou services achats comprenant les
prix obtenus et leurs délais de livraison ; cette liste fait l'objet d'une remise en cause et
d'une mise à jour périodiques. Il doit y avoir une procédure d'appels d'offres dûment
documentée et une justification, au cas où le fournisseur le moins disant n'a pas été
retenu.
II- Acceptation et traitement des livraisons (ou des services reçus)
1) Objectifs du contrôle interne
Il faut en ce domaine garantir que :
9 les délais de livraison prévus sont respectés,
9 les livraisons (ou les services reçus) ne peuvent être acceptés que s'ils
correspondent à une demande,
9 les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande.
2) Organisation correspondante
Les éléments suivants constituent, en général, les bases d'une organisation
satisfaisante :
9 un bon d'entrée (ou de réception) est établi pour chaque réception. Il est
particulièrement utile que ces bons soient pré numérotés.
Dans les petites entreprises, un double du bon de commande peut servir de bon de
réception. On pourra même admettre dans certains cas l'utilisation du bon de livraison
du fournisseur, mais à la condition que celui-ci soit numéroté dès son arrivée.
9 un contrôle des réceptions est prévu. Les livraisons ne doivent être acceptées
que dans la mesure où la réception correspond à un bon de commande de
l'entreprise. Pratiquement, il est nécessaire que le service chargé de la réception
possède une copie de l'ordre d'achat l'autorisant à effectuer une entrée de
marchandises. Sur cette copie, il est souhaitable que les quantités soient omises.
Un certain nombre de vérifications doivent être effectuées ; elles sont
généralement faites en deux temps :
9 contrôle de spécification et de quantité par rapprochement entre le bon de
commande et le bon de réception,
9 contrôle de qualité de la marchandise reçue ; il ne peut être fait que par une
personne compétente (en général un technicien) qui procédera soit de manière
exhaustive, soit par sondages.
Les vérifications de qualité et de quantité doivent être matérialisées sur le bon de
réception.
III- Enregistrement des dettes
1) Objectifs du contrôle interne
Le contrôle interne doit garantir que :
9 les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des
fournitures et des services,
9 la comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations.
2) Organisation correspondant à ces objectifs
La comptabilité doit être en mesure de détecter les marchandises reçues pour
lesquelles aucune facture n'est encore parvenue. A cet égard, une bonne procédure
(parmi d'autres possibles) consiste à transmettre systématiquement à la comptabilité les
doubles des bons de commande et des bons de réception. Ceci permet à cette
dernière, d'une part, d'effectuer le regroupement en liasse du bon de commande, du
bon de réception et de la facture ; d'autre part de pouvoir connaître à tous moments
l'ensemble des réceptions effectuées pour lesquelles la facture n'a pas encore été reçue.
Il est nécessaire que la comptabilité soit organisée de manière que soient évités :
9 la perte ou simplement l'absence de suivi des factures fournisseurs. Dans cet
esprit, il est indispensable que les factures soient centralisées dès réception par
la comptabilité. Celle-ci peut alors sans risque les transmettre aux différents
services qui peuvent avoir à les utiliser (par exemple au service "Achats" pour
vérification des prix facturés). De plus, les délais de circulation dans les
différents services et les litiges éventuels ne doivent pas faire obstacle à la
récupération de la T.V.A. dans les délais normaux,
9 les confusions dans la tenue des comptes fournisseurs qui peuvent donner lieu
à des litiges et détériorer l'image de marque de l'entreprise,
9 les retards de règlement qui peuvent se traduire par le versement d'indemnités,
9 l'enregistrement incorrect des charges nées de ces opérations
A cet égard, on peut mentionner les procédures suivantes :
¾ dès leur réception, les factures sont numérotées, afin de permettre leur
identification et datées afin de mémoriser leur date d'arrivée,
¾ les doubles doivent être oblitérés d'un tampon "Duplicata - Ne pas
enregistrer",
¾ avant d'être vérifiées, elles doivent être classées en attente (il convient de
noter que l'ensemble des factures classées en attente devra être examiné
avec soin en fin d'exercice, au moment de l'établissement du bilan),
¾ un certain nombre d'opérations est effectué avant l'enregistrement de la
facture :
ƒ un rapprochement de la facture, du bon de réception et du bon de
commande en vue de s'assurer que la facture correspond à une
réception effective, acceptée et légitime,
ƒ vérification de la facture : additions, multiplications, prix unitaire,
calcul des taxes,
ƒ affectation comptable des montants figurant sur la facture ;
comptes de charges, de T.V.A., fournisseurs et éventuellement
imputations analytiques,
ƒ concernant le problème particulier de la T.V.A. à récupérer, des
instructions écrites précises sont données aux comptables chargés
des imputations en mentionnant les cas où la récupération est
possible, les cas où elle ne l'est pas, l'application éventuelle de
pourcentage de récupération, etc...,
ƒ approbation de la facture, par une personne responsable,
ƒ une fois enregistrée, la facture doit être classée dans un échéancier
jusqu'à ce qu'elle soit payée.
Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilité doit
être en mesure de les suivre, par exemple :
ƒ en cas de retour des marchandises après un premier usage qui n'a pas donné
satisfaction, il convient d'obtenir du fournisseur un avis de réception et il faut
demander au fournisseur d'établir un avoir. Ce genre de situation se traduit en
général par diverses négociations qui se prolongent dans le temps (parfois
même par un contentieux). Dans tous les cas, il est indispensable que l'ensemble
des réclamations soit suivi par un responsable. Les factures en suspens doivent
faire l'objet d'un contrôle constant et plus particulièrement à l'occasion de
l'établissement des comptes de fin d'exercice,
ƒ en cas de livraison incomplète, des précautions doivent être prises quant aux
modalités de règlement,
ƒ si des avances sont versées au fournisseur, une procédure doit être mise en
place pour qu'elles viennent en déduction du règlement définitif,
ƒ si les ristournes constituent une habitude de la profession (grands magasins par
exemple), une procédure particulière doit être mise en oeuvre pour les suivre.
IV- Paiement des factures
1) Objectifs du contrôle interne
Outre les objectifs relatifs aux trois phases précédentes, les objectifs spécifiques
à la mise en paiement sont les suivants :
9 les factures sont contrôlées avant mise en paiement,
9 la mise en paiement est dûment autorisée,
9 les factures ne sont pas payées plusieurs fois.
2) Organisation correspondant à ces objectifs
Les procédures suivantes sont généralement considérées comme satisfaisantes au
regard du contrôle interne :
ƒ le service comptable compare les éléments figurant sur la facture (prix, qualité,
quantités) avec une copie des bons de réception et les bons de commande,
ƒ la mention "bon à payer" n'est portée sur la facture qu'après comparaison de
celle-ci avec les bons de réception et de commande correspondants.
Le bon à payer est porté uniquement sur l'original, afin d'éviter de le donner
plusieurs fois pour la même facture. A cette fin, lorsque la facture est reçue en
plusieurs exemplaires, la mention "duplicata" est indiquée dès la réception, sur les
exemplaires autres que l'original.
Les factures comptabilisées portent la référence de l'enregistrement afin d'éviter
les doubles comptabilisations ; les factures payées sont annulées par la mention "payé"
pour éviter un double usage et portent la référence du paiement.
IV- Audit du compte fournisseurs et comptes rattachés
1. Objectifs
• Toutes les dettes fournisseurs figurant sur le bilan correspondent à des dettes réelles
dues aux fournisseurs ou autres créditeurs de l’entreprise.
• Toutes les dettes fournisseurs à la clôture sont comptabilisées au bilan
• Les comptes fournisseurs et comptes rattachés reflètent les sommes dues à la date
de clôture
2. Les principaux comptes concernés
• Dans le Bilan :
• Avances et acomptes reçus sur commandes en cours
• Fournisseurs
• Fournisseurs effets à payer
• Fournisseurs factures non parvenues
• Dans le compte de résultat :
• Achats
• Autres charges externes
3. Les contrôles à effectuer sur le compte fournisseurs
Procédures d’examen analytique :
• Comparer la balance des comptes individuels avec celle des exercices précédents et
enquêter sur les changements inattendus
• Comparer le ratio de rotation de l’exercice avec celui des exercices précédents
Procédure de base
• Examiner les rapprochements bancaires de l’entreprise afin de vérifier le délai
d’encaissement et de décaissement
• Vérifier la séparation des exercices en examinant le journal des achats; les bons de
réception; les factures de fournisseurs sur des périodes précédant immédiatement et
suivant immédiatement les dates de clôtures et vérifier que les opérations ont été
comptabilisées sur le bon exercice
• Effectuer une recherche des passifs non enregistrés à la date de l’inventaire physique
ou celle de clôture; les factures fournisseurs reçues et non enregistrées et les bons de
réception émis avant la clôture et non rapprochés des factures
• Procéder à une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets à payer
Procédures générales
• Comparer les natures des produits achetés avec les intitulés des comptes
• Pointer le solde du compte fournisseurs et comptes rattachés avec le grand livre et
les comptes annuels
• Ponter le solde des comptes fournisseurs et effets à payer avec la balance
fournisseurs ou éventuellement avec le total de l’échéancier des effets é payer
• Vérifier que les comptes fournisseurs débiteurs correspondent à des avances et
acomptes versés et sont classés à l’actif du bilan
• S’assurer que les dettes en devises sont converties au taux de clôture que la
différence de change figure dans le compte « écart de conversion actif ou passif »
• Revoir les principaux contrats signés avec les fournisseurs afin de s’assurer qu’il
n’existe pas d’engagement d’achats avec des prix excédents leurs valeurs probable de
réalisation
4. Les erreurs possibles
• Les produits et les prestations reçus des fournisseurs ne sont pas comptabilisés
• Les crédits aux comptes fournisseurs ne correspondent pas à des réceptions de
produits ou de prestations
• Les dettes fournisseurs ne sont pas calculées correctement
• Les charges de l’exercice sont comptabilisées dans l’exercice suivant
• Des achats effectuées après la date de clôture sont comptabilisées dans l’exercice
• Les montants dus aux fournisseurs ne correspondent pas à des dettes fournisseurs
• Des achats effectués la date de clôture sont comptabilisés dans l’exercice
• Les montants dus aux fournisseurs ne correspondent à des dettes fournisseurs
• Le journal des achats n’est pas correctement totalisé
• Les montants du journal des achats ne sont pas correctement centralisés au niveau
du grand livre
• Les factures fournisseurs ne sont pas correctement enregistrées dans le journal des
achats
• Des décaissements concernant des fournisseurs et des effets à payer ne sont pas
comptabilisés
5. Exemple :
• Il faut d’abord déterminer un seuil de signification
• Le SS est définit comme le montant à partir duquel des omissions ou inexactitudes
isolées ou cumulées auraient pour effet de modifier ou influencer les jugements
d’une personne raisonnable se fiant aux états financiers
• Dans notre cas il est de 1800000 DH
• L’échantillon de fournisseurs à contrôler est de 14
• Le montant global de la population est de 88334 KDH
• Après avoir sélectionner les soldes des fournisseurs >=2000000 DH nous
procédons à une sélection au hasard des 14 comptes en utilisant une méthode
aléatoire.
Extrait de la balance fournisseurs au 31/12/N
Nom du fournisseur
Solde au 31/12/N
A
6500000
B
2500000
C
1800000
D
4000000
E
3700000
F
2650000
G
5800000
H
3600000
I
1300000
J
3900000
K
1450000
L
2600000
M
3000000
N
2050000
O
2850000
P
2700000
Q
1000000
R
4100000
S
32834000
TOTAL
88334000
Tableau récapitulatif des réponses des Frs
Nom du
Solde au
Solde
Frs.
31/12
confirmé
A
6500000
6500000
B
2500000
2500000
D
4000000
3600000
E
3700000
3700000
F
2650000
2950000
300000
G
5800000
6000000
200000
H
3600000
3600000
J
3900000
L
2600000
2600000
M
3000000
3400000
N
2050000
O
2850000
2850000
P
2700000
2900000
R
4100000
4100000
S
32834000
Total
82784000
Écart
Soldes non
confirmés
-400000
3900000
400000
2050000
44700000
200000
700000
5950000
Conclusion sur le compte Fournisseurs
Valeur
A=total Frs et comptes rattachés
88334
B=total confirmé
49950
B/A=%de confirmations effectuées
57%
C=réponses reçues en accord
25850
C/B=% de confirmations reçues en accord
52%
C/A=% de soldes confirmés et en accord
30%
D= réponses en désaccord et montant en désaccord
18850
D/B=% de confirmations reçues en désaccord
38%
D/A=% de confirmation en désaccord sur le total Frs
21%
E= confirmation sans réponse mais vérifiées par autres
5950
procédures
E/B=% des confirmations sans réponses mais vérifiées
12%
Ce tableau nous permet de constater que :
o
Le pourcentage de confirmations reçues en accord est de 52%; celui des
confirmations reçues en désaccords est de 38% tandis que celui des
confirmations sans réponse mais vérifiées par d’autres procédures n’est que de
12%.
o
Cette observation nous permet de confirmer que le compte Frs contient des
erreurs. Ces erreurs ont pour origine :
o
Des oublis de comptabilisation de certaines factures
o
De double comptabilisation de factures
o
Des règlements Frs non comptabilisées
o
Des règlements Frs intervenus après la date de clôture sont comptabilisés
dans l’exercice N
6. Recommandations sur le compte Frs et compte rattachés
• Améliorer le système de comptabilisation des factures par apposition de tampon
« enregistré » pour marquer que la facture a été comptabilisée
• Respecter la séparation des exercices en matière de décaissements; seuls les
décaissements intervenus avant la clôture doivent être portés au compte Frs.
• Imputer correctement les règlements Frs
V- CAS PRATIQUE
PARTIE I :
PRISE DE CONNAISSANCE GENERALE DE LA SOCIETE
I-
HISTORIQUE ET FICHE TECHNIQUE
II-
LA DESCRIPTION DE L’Activité
III- L’ORGANIGRAMME
PARTIE I : PRISE DE CONNAISSANCE DE L’ENTREPRISE
I- Historique et fiche technique
Fondée en 1992 à Casablanca, première ville industrielle du Maroc, la société LINA
NEGOCE compte maintenant plus de 20 personnes réparties en plusieurs activités :
maintenance, réparation, installation réseaux locaux et à distance, formation, génie software,
administration, prépresse, comptabilité marketing direction commerciale et service
abonnement internet. La société a connu une progression phénoménale en quelques années
grâce à son service après vente qualifié et répondant à la demande incessante de la clientèle qui
a conduit la société à créer en 1999 une deuxième société « CH PLUS « pour mieux gérer le
parc informatique installé dans tout le Maroc par ses techniciens qualifiés. Depuis sa création,
la société a eu beaucoup d’affection en tant que revendeur à Casa par les principaux
importateurs de matériel informatique au Maroc et a réussi à avoir le label « revendeur exclusif
Fujitsu Siemens Computers à Casa et au sud du Maroc grâce au chiffre d’affaire important
qu’elle réalise chaque année, puis « agence Internet agréée 3S Global net » se chargeant des
abonnements Internet à Casa, grâce à son expérience dans ce domaine. Le secret de cette
réussite réside dans la puissance du service commercial qui a su avoir la confiance et le respect
de sa clientèle fidèle en lui proposant un service de qualité. En 1998, devant un marché
consommateur s’orientant de plus en plus vers la publicité et les supports marketing et se
basant sur l’expérience de Computer Design dans le domaine de communication, LINA
NEGOCE décida d’implanter le premier service prépresse pour Mac et PC à Casa, en
choisissant la meilleure technologie de flashage avec une première flasheuse de format 54*75
cm adapté à plus de 90% des imprimeurs, puis un scanner professionnel de format 34*53 cm
en 1999 pour la numérisation précise de Dias, photos, tramés etc. Le succès était tellement
immense, ce qui a conduit la société à acquérir une seconde flasheuse de format 81*112 cm
répondant ainsi aux formats de toutes les d’offsets existantes au Maroc. Le service devint alors
le plus compétent et le plus rapide à Casa. Ne s’arrêtant pas à ce stade la société est en phase de
clôture de sa chaîne prépresse en recherchant un système d’épreuvage fidèle et conforme à
l’impression offset finale. Pour cette raison trois visites à druppa 2000 à Düsseldorf en mois de
mai, Intergraphic à Paris en mois de janvier 2001 et TPG à Paris en mois de mai 2001, ont été
nécessaires pour choisir judicieusement la meilleure technologie répondant aux besoins des
imprimeurs en tunisie.
II- La description de l’activité
¾
Activité principale : l’activité principale réside dans la vente de matériels
informatiques. Vue la nature de l’activité de l’entreprise son cycle d’exploitation comprend
deux étapes fondamentales : l’approvisionnement et la commercialisation.
¾ L’approvisionnement : ce dernier se fait de deux manières et ceci selon la
marque du matériels. Par exemple pour Fujitsu Siemens, l’approvisionnement se fait selon des
clauses du contrat établi entre les deux sociétés. Par contre l’approvisionnement des autres
marques se fait selon la demande et la commande du client.
¾ La commercialisation : la commercialisation est caractérisée par son
service après vente reposant sur la qualité et la rapidité de la livraison. La société offre
également une garantie d’un an avec droit à une réparation gratuite.
¾ Moyens : informaticiens qualifiés, transporteurs aimables, stocks équipés,
locaux aménagés…….
¾ Perspectives d’avenir : Afin d’être plus présent sur le marché, la société
prévit de contracter des concessions avec des marques réputées telles que IBM…….
III- L’organigramme
DIRECTEUR TECHNIQUE
Directeur technique
Service
secrétariat
Directeur adjoint
Service
comptable
Service
commercial
Partie II :
La description des systèmes
I- Système achats/fournisseurs
PARTIE II : LA DESCRIPTION DES SYSTEMES
Dans toute démarche d’audit, il importe, dans un premier temps, de recueillir un
maximum d’informations sur la société et son environnement afin de nous permettre de
déterminer les risques généraux liés à la société.
L’objectif à ce stade, n’est pas de contrôler et de vérifier le bien-fondé des informations
mais, de les collecter en s’assurant toute fois qu’elles ne semblent pas incohérentes.
Ces données sont recueillies essentiellement à l’aide d’entretiens avec les différentes
personnes susceptibles de fournir une information appropriée.
I- Système achats/fournisseurs
Il s’agit de la description du circuit « achat/fournisseurs » qui recouvre l’organisation du
groupe dans ses relations avec les fournisseurs de biens et de services. Il consiste à décrire les
différentes étapes que doivent suivre les documents servant de base aux opérations relatives
aux achats et aux dettes d’exploitation. Ainsi on distingue quatre étapes principales : la
commande, la réception, la comptabilisation et le règlement.
Moyens : la description s’est faite à l’aide d’entretiens réalisés auprès du personnel
concerné de la société, à savoir :
-
responsable des achats ( Mr Faycel )
-
comptables ( Brahim et Abderrahim )
-
magasinier ( Saïd )
Etape n° 1 : La commande
Cette étape concerne le processus de détermination des besoins et d’autorisation
d’achat, de recherche et de sélection des fournisseurs, de classement et de suivi de la
commande.
Au niveau de la détermination des besoins, il y a lieu de relever une procédure toute
particulière pour les produits d’entretiens et de fournitures dont les besoins sont déterminés
annuellement par les gérants des différents exploitations et leur consommation suivant les
stades, un état mensuel est envoyé au responsable pour suivre l’évolution de l’utilisation de
certains produits, les besoins, les stocks et les quantités à commander pour le mois suivant.
Pour obtenir les meilleurs conditions d’achats combinant les facteurs tels que : le prix,
la qualité le délai de livraison et les conditions de règlement, le responsable d’achats dispose
d’une liste détaillée de ses principaux fournisseurs par type d’achat.
Les bons de commande sont établis aussi bien pour les produits d’entretiens et de
fournitures que pour le matériel informatique. Ils sont signés par le responsable des achats
après avoir examiné le bien fondé des commandes.
Les B.C sont établis en 3 exemplaires dont un envoyé au service comptable afin de
permettre le suivi de la commande ( relance de fournisseur ).
-
un destiné au magasinier
-
un classé dans le dossier fournisseur
Etape n° 2 : La réception
Cette étape concerne le processus de réception des biens à partir de la livraison
fournisseur. Dès la livraison du bien ou de service, le magasinier vérifie que la livraison
correspond correctement (références, quantités, qualités) à la commande passé, et réceptionne
les biens reçus en créant un bon de réception B.R qui reprend les éléments effectivement
livrés.
Les B.R sont établis en quatre exemplaires prénumérotés dont :
-
un exemplaire est conservé par le gardien
-
un exemplaire est conservé par le magasinier
-
un exemplaire est envoyé à la direction
-
un exemplaire est adressé au service comptabilité
La réception des factures : dès la réception du courrier, la secrétaire procède à son
ouverture et à l’enregistrement des factures dans un registre tout en donnant un numéro
d’ordre interne avant qu’elles ne soient transmises aux autres services. Ceci afin d’éviter une
perte d’informations.
Le service comptable procède à un double classement (chronologique et par type de
fournisseur) :
-
classement dans un dossier fournisseur
-
classement dans un classeur fournisseur
Etape n° 3 : La comptabilisation
Cette phase concerne le processus de vérification et de comptabilisation de la facture
fournisseur en vue de son règlement.
L’opération effectuée par la comptabilité fournisseur consiste à vérifier les éléments de
la facture (référence de produits ou services, quantités, prix, conditions de règlement) avec les
documents qui lui ont été transmis :
-
bon de commande
-
bon de livraison
-
bon de réception
Une fois ce rapprochement réalisé, on procède à la comptabilisation de la facture dans
les temps appropriés. Le temps comptabilisé est porté sur la facture pour éviter un double
enregistrement.
Etape n° 4 : Le règlement
Cette étape est la finalisation du processus d’achat. Elle met en relation la comptabilité
fournisseur et la direction.
Le responsable des chèques (ou traites) propose le chèque (ou la traite) à faire signer
par le directeur. Ce dernier adjoint au chèque tous les documents justificatifs : bon de
commande, bon de réception et la facture.
Après la signature, la facture est annulée par l’apposition d’un tampon « payé «.
L’ensemble des documents est retourné à la comptabilité pour mise à jour du dossier
fournisseur et archivage.
Partie III :
Le contrôle des systèmes
I-Système achats/fournisseurs
Partie III : Contrôle des systèmes
Système achats/fournisseurs
L’audit du contrôle interne « achat/fournisseurs » consiste à analyser les risques
inhérents à la procédure telle qu’elle est décrite par la société mais également telle qu’elle existe
sur le terrain.
1-1
Objectifs de la révision
L’objectif principal de la révision des achats est de s’assurer que les transactions cidessous sont exécutées suite à des autorisations préalables de la direction.
-
achats de marchandises
-
la réception
-
la quantité achetée
-
le choix des fournisseurs
-
le paiement aux fournisseurs
De même, les achats sont convenablement imputés aux comptes stocks et fournisseurs
afin de permettre une préparation seine des états financiers dans les délais raisonnables.
Moyens : test d’acheminement ( ou de conformité ) afin de s’assurer que les
descriptions du système achats fournisseurs sont exactes, programme de révision, test de
permanence qui a pour objectif de s’assurer que la procédure décrite est effectivement
appliquée et conclusion.
1-2
Test de fonctionnement :
Fournisseurs : PC
LIBELLES
INDEX
Bon de commande
40.1
Bon de livraison
40.2
Bon de réception
40.3
Facture
40.4
Journal des achats
40.5
Autres : résultats du test
40.6
40.5 : Journal des achats
Désignation
Code produit
TTC
TVA
6122
HDS : 3140
70190
2163
345
1818
40.6 : Résultats du test d’acheminement
VU
LIBELLES
Résultat du test
BR bleu classé numériquement dans le dossier fournisseur
Moyen
avec le bon de la commande (BC)
VU
Classement des factures en instance de règlement
Supérieur
VU
Classement des talents de chèques
Supérieur
VU
Classement des liasses de documents par ordre numérique
Supérieur
dans le dossier fournisseur
1-3 Programme de révision :
Il s’agit de s’assurer de la fiabilité des informations contenues dans la description narrative du
système achats/fournisseurs.
A partir des relevés « Fermes « constatant les entrées de Marchandises. On a procédé aux
vérifications suivantes :
Vérifications effectuées
Fiabilité apparente des vérification
Vérification de l’existence de la facture du fournisseur, qui do
être établie en due et bonne forme
Vérification du rapprochement de la facture avec
commande, le bon de réception et le
le bon de
bon de livraison.
Vérification de l’autorisation des : bons de commandes,
demandes d’achats
Vérifier que le bon de réception a été signé par
magasinier
le
Supérieure, force du système
Supérieure, force du système
Supérieure, force du système
Supérieure, force du système
Vérifier la facture avec le relevé du fournisseur
Vérifier que le service comptabilité a contrôlé le calcul
arithmétique des factures, des bons de livraison et d réception
Faible, faiblesse du système
Faible, faiblesse du système
Signer les dits documents pour les avoir contrôlées
Supérieur, force du système
Pointer les achats aux fiches de stocks
Faible, faiblesse du système
Noter s’il existe des fiches techniques permettant de
déterminer le prix de chaque bon
Faible, faiblesse du système
1-4 Test de permanence :
Il consiste à sélectionner un certain nombre de transactions ou d’opérations et à vérifier que
le point de contrôle prévu a bien été appliqué.
La technique la plus utilisée est celle du sondage. A ce niveau, on a procédé à la sélection de
15 bons de réception et aux vérifications suivantes :
Vérifications effectuées
Fiabilité apparente des vérification
Sélectionner 15 BR (échantillon aléatoire), vérifier que :
- les détails ont été correctement reproduits sur les facture
relatives
Supérieure, force du système
- les prix sont corrects
- les factures ont été correctement enregistrées dans le
journal des achats
- l’enregistrement dans le registre de service comptabilité
Supérieure
Supérieure
fournisseur est correct
Supérieure
- les factures sont enregistrées séquentiellement au journal
des achats et contrôlés 2 séquences de 20 factures
Supérieure
- les additions du journal des achats (1 mois)
Supérieure
1-5 Conclusion :
A l’issu du contrôle du circuit « achat/fournisseurs », il apparaît que les différentes
phases de cette procédure sont minutieusement contrôlées par la direction. Ce qui constitue
une force de ce système.
Ainsi, à titre d’exemple, les bons de réception prénumérotés permettent au service
comptabilité :
- de s’assurer d’avoir enregistré toutes les réceptions en charges à payer.
- d’étendre le contrôle sur les factures reçues le début d’exercice et les bons de
réception correspondants.
- de lister en fin d’année les numéros de bon de réception non encore facturés.
Par contre, il y a lieu de citer les faiblesses suivantes :
- les achats sont trop importants par rapport aux besoins normaux, ce qui occasionne
des frais financiers, des coûts de stockage ainsi que des pertes dues à la détérioration des
produits
- l’absence des fiches techniques permettant de déterminer le prix de chaque bien.
Donc, il est particulièrement utile de mettre en place des procédures permettant de
détecter sans retard certains éléments des stocks, à savoir :
-
les stocks à rotation lente ;
-
les stocks périmés ;
-
les stocks dont l’utilisation est aléatoire.
Conclusion
La fonction achat devient de plus en plus importante dans l’entreprise
d’aujourd’hui du fat des changements économiques qu’a connu cette fin du
siècle et qu a crée une concurrence non seulement sur les produits finis mas
aussi sur l’allocation des ressources.
La nouvelle perception de l’entreprise prétend que l’avantage concurrentiel
peut être crée sur toute les partes de la chaîne de valeur de l’entreprise elles
ben sur la fonction achat.
Audit comptable et financier
Pré paré par :
Meryem SAMSAME
Meryem SLAOUI
Meryem HAMMOUCH
Sahar TOLAIMATE
Salma ZAHRAOUI
Hamza ELFASSI
Encadré par :
A4302
1220
1188
A4310
1192
A4305
Mr GHANDARI
Audit financier et comptable
ENCG
1- importance significative du cycle vente-clients ;
2- Description du cycle vente-clients ;
Partie I :
3-Les principales donné es significatives :
4- les objectifs du contrô le interne ;
5- é valuation des forces et faiblesses ;
6-
Exemple de guide standard d’ é valuation du cycle
ventes/clients ;
7-Questionnaire d'appré ciation du contrô le interne du
cycle Ventes – clients,
Partie II :
1 - les objectifs du contrô le des comptes
2 - Les comptes concerné s par le contrô le
3 - Procé dure gé né rale de contrô le des comptes du cycle
4 – Questionnaires d’ é valuation du cycle
Partie II :
Cas pratique
Cycle ventes clients
2
Audit financier et comptable
Quelles
que
ENCG
soient
les
l’ accroissement des risques,
diligences
de
l'auditeur,
la monté e des exigences de la
clientè le et des forces concurrentielles
celui-ci est 'obligé à
mettre à jour continuellement la dé marche qu'il adopte pour
é valuer n’ importe quel systè me de contrô le interne.
L’ objectif, qu’ il poursuit en appré ciant les forces et les
faiblesses, est de dé terminer dans quelle mesure il pourra
s’ appuyer sur ce contrô le interne pour dé finir la nature,
l’ é tendue et le calendrier des travaux.
Tout au long des travaux qu’ il ré alisera dans le cadre de
l’ appré ciation du contrô le interne, l’ auditeur ne devra pas
perdre de vue cet aspect dé cisionnel et dé terminant qu'est la
phase du contrô le des comptes.
On doit de prime abord identifier le systè me de contrô le
interne lié au cycle ventes - clients. Il s'agit de recenser et
formaliser
toutes
les
procé dures
qui
caracté risent
le
dé roulement des opé rations relatives à ce cycle.
Cycle ventes clients
3
Audit financier et comptable
Cycle ventes clients
ENCG
4
Audit financier et comptable
ENCG
1- Importance du cycle Ventes/Clients pour l'entreprise:
La Fonction ventes, fonction carrefour au service des autres
fonctions internes, est l’ une des plus importantes sources de valeur
ajouté e pour toute entreprise.
Appréhendée dans un contexte global de l'entreprise, la fonction
ventes occupe une place prépondérante dans la structure générale
puisqu'elle exprime l'aboutissement d'un processus plus ou moins
complexe
de
fabrication
d'un
produit
final
de
qualité
pour
le
commercialiser ensuite auprè s des clients. Ceci lui confère un rôle moteur
dans le fonctionnement général et la bonne marche de l’ organisation.
Les
responsabilité s
des
vendeurs
/
clients
consistent
principalement à s'assurer que le produit et/ou service vendu soit
conforme aux exigences spécifiées. Ceci implique, entre autres, les
actions suivantes :
§
Comprendre le besoin externe et adapter l'offre à la demande
§
Identifier et maî triser les risques de vente
§
Fidéliser ses clients
§
Etablir de bonnes relations avec les clients : usuelles (court,
moyen terme), partenariales (moyen, long terme)
§
Associer les services techniques à toute idée ou action
pouvant contribuer à l’ amélioration des performances des produits ou
services vendus.
§
Promouvoir
l'esprit
d'innovation
et
de
compétitivité
en
amé liorant constamment la qualité des services rendus et des produits
vendus et en restant ouvert sur l'environnement et sur l'offre des
concurrents.
Dans
son
fonctionnement
quotidien,
le
système
Ventes - Clients a pour principale mission de répondre aux besoins et
exigences externes en offrant les produits demandés au meilleur prix, avec
la qualité requise et dans les dé lais convenus. Pour ce faire, les auditeurs
sont appelé s à dérouler leurs missions dans le respect des normes de la
profession d’ audit, du code dé ontologique et à procéder aux contrôles
Cycle ventes clients
5
Audit financier et comptable
ENCG
né cessaires conformé ment aux programmes de vérification comptable.
L’ auditeur doit acquérir une connaissance générale des opérations du
cycle. Ce n’ est qu’ à cette condition qu’ il pourra analyser de manière
pertinente les opérations intervenues durant l’ exercice, pour ce faire il
devra prendre connaissance si possible d’ un certain nombre de données
statistiques, appelées données significatives, concernant ce cycle.
2-La description du cycle ventes /clients :
Pour émettre une opinion sur la régularité et la sincérité des
comptes correspondant au cycle ventes /clients, l’ auditeur va dérouler une
dé marche composée de trois étapes essentielles lui permettant de :
§
Assimiler
les
particularités
du
cycle
ventes/clients
de
l’ entreprise auditée cette étape de prise de connaissance et
d’ orientation des travaux ;
§
Comprendre et évaluer son système d’ organisation administrative
et des sécurités qui y sont rattachées : c’ est l’ étape de l’ évaluation du
contrôle interne ;
§
Valider et examiner directement les comptes et les documents
financiers correspondants à ce cycle ; c’ est l’ étape du contrôle des
comptes
Les diffé rents services intervenant dans la mise en
uvre des
procé dures sont identifiés ainsi pour le cycle ventes/clients :
§
Service : « Administration des ventes » : il est essentiellement
chargé du traitement et du suivi de l’ exécution de la commande clients
§
Service « Approbation des cré dits » : il a pour rôle, pour les
ventes autres qu’ au dé tail, de donner son approbation avant le
traitement
de
la
commande.
L’ activité
de
contentieux
lui
est
gé né ralement rattachée.
Cycle ventes clients
6
Audit financier et comptable
§
Service «
ENCG
expé dition » : il doit s’ assurer qu’ aucune marchandise
n’ est livré e sans autorisation correspondante (ordre de livraison, ordre
de travail)
§
Service «
facturation » : rattaché généralement au service
comptable, il prend en charge l’ établissement des factures à partir
d’ informations communiquées par les autres services.
§
Service « comptes clients » : il enregistre les factures ventes et
doit s’ assurer que le total enregistré correspond bien aux éléments
transmis par le service « facturation » .
Le cycle peut ê tre dé composé en étapes à la réalisation desquelles
participent divers intervenants de l’ entreprise :
L’ acceptation, le traitement et l’ exécution de la commande
La facturation
L’ enregistrement des factures
Le suivi des comptes clients
Le suivi des encaissements
Le suivi des retours
Dè s lors l’ analyse du cycle passe par une description des é tapes –
soit de façon rédactionnelle, soit par des diagramme de flux- et de
l’ organisation des services concernés.
3-Les principales donné es significatives :
La premiè re approche de tout cycle, comme de tout travail
d’ audit, passe par la réunion des principales données significatives :
§
Le nombre de clients
§
Le chiffre d’ affaires annuel
§
La valeur du poste des créances clients, comprenant les
factures à établir
§
Le ratio de crédit clients, exprimant les délais de règlement des
clients en jours de chiffre d’ affaires
§
Les devises utilisées pour la facturation et l’ encaissement
§
Le nombre de factures émises par mois et leur valeur moyenne
Cycle ventes clients
7
Audit financier et comptable
ENCG
§
Le nombre annuel des avoirs émis
§
Les modes de règlement habituels (chè ques, cartes de crédit,
numéraire, effets de commerce)
Ces premiers éléments permettent une orientation sur ce cycle,
vers les zones à priori sensible propres à l’ entreprise examiné e du point
de vue du contrôle interne.
Il apparaî t évidemment que les degrés de satisfaction des
ré sultats
du
contrôle
interne
de
ce
cycle
diffèrent
selon
les
caractéristiques du suivi clients (leur classement en catégories, leur
relance, les modes de rè glement) , ainsi que l’ existence de procédures
rigoureuses de suivi des commandes, facturations, livraisons…
4- Objectifs du contrôle interne :
Pour le cycle ventes/clients, l’ auditeur identifie les endroits dans
le flux des opérations où les objets de contrôle pourraient ne pas être
atteints ; c’ est-à-dire qu’ il identifie les risques d’ erreurs dans le flux de
traitement. Ces endroits sont ceux où des contrôles sont nécessaires.
Il peut les identifier dans le cycle, en posant une série de questions
permettant de déterminer si chacun des sept objectifs de contrôle est
atteint, ou encore d’ utiliser des affirmations. Ces questions ou
affirmations sont formulées en liaison avec le flux des données décrit
dans le diagramme de circulation ou dans le narratif, et se concentrent
sur les endroits, dans le flux des opérations, où les données sont
gé né rées, transférées ou modifiées.
Le flux de traitement dans un cycle ventes/clients comprend
habituellement la prise des commandes, l’ approbation du crédit,
l’ é mission des bons de commande l’ expédition des produits, la
facturation au client et la comptabilisation dans les comptes ventes et
clients.
Dans un cycle vente classique, les sept objectifs et les exemples de
questions qui aident à déterminer les endroits où des contrôles sont
né cessaires et s’ il existe des contrôles pertinents sont les suivants :
Cycle ventes clients
8
Audit financier et comptable
ENCG
Objectif d exhaustivité des enregistrements des ventes :
Il existe des procédures pour empê cher ou dé tecter la non
comptabilisation des ventes dans les livres.
Pour atteindre cet objectif, un certain nombre de questions est posé ,
à savoir :
Quelles sont les procédures manuelles et informatiques mises en
place par la société pour s’ assurer que :
ü Un bon d’ expédition est émis pour toute expédition de
marchandises ;
ü Toute prestation de services facturables rendue par le personnel
de la société est enregistrée ;
ü Le service de facturation est informé de toute expédition de
marchandises ou de toute prestation de services ;
ü Des factures sont émises ou que le client est informé pour tout
produit expédié ou toute prestation de services rendue facturable ;
ü Toutes les factures de ventes sont comptabilisées dans le journal
des ventes et en comptabilité auxiliaire clients ;
ü Un bon de ré ception est émis pour tout retour de marchandises
par le client ;
ü Les retours de marchandises pour émission d’ avoirs sont
distingués des autres retours, tels que ceux pour réparation ;
ü Les services concernés sont avisés chaque fois qu’ un avoir est à
consentir pour retour de marchandises ou pour d’ autres raisons
appropriées ;
ü Des avoirs sont é mis chaque fois qu’ un crédit est à consentir
pour retour de marchandises ou pour d’ autres raisons appropriées ;
ü Tous les avoirs sont comptabilisé s dans le journal des avoirs et
en comptabilité auxiliaire clients.
Objectif de ré alité des enregistrements
Les questions à poser, pour s’ assurer que des ventes ou avoirs fictifs
ne sont pas comptabilisés dans les livres ou encore qu’ une même
opé ration n’ est pas comptabilisée plusieurs fois, sont les suivantes :
Quelles sont les mesures prises par la société pour s’ assurer que :
Cycle ventes clients
9
Audit financier et comptable
ENCG
ü Les marchandises sont expédiées au bon client ;
ü Le service expé ditions n’ émet pas de bons d’ expédition pour des
produits non expédiés ;
ü Les factures de ventes ne comportent pas d’ erreurs de quantités
de marchandises expédiées ou de prestations effectuées ;
ü Des factures (ou d’ autres moyens d’ informations du client) ne
sont pas émises et des ventes ne sont pas comptabilisées pour
des marchandises non expé diées ou des prestations de services
non effectuées ;
ü Il n’ y a pas de double facturation de la mê me vente ou de double
comptabilisation de la même facture ;
ü Les bons de réception ne sont émis que pour des marchandises
retournées par le client pour avoirs ;
ü Les avoirs ne comportent pas d’ erreurs de quantités pour les
marchandises retournées ;
ü Des avoirs ne sont pas émis et que des retours de marchandises
et des rabais ne sont pas comptabilisé s, quand les marchandises
n’ ont pas é té retournées pour avoirs ou quand des cré dits n’ ont
pas été accordés pour d’ autres raisons ;
ü Il n’ y a pas de double émission ou comptabilisation d’ avoirs pour
un même retour sur ventes ou un même rabais accordé ;
Objectif de l é valuation correcte des enregistrements :
Il existe des procédures pour vérifier que les ventes et avoirs ne
sont pas valorisés à des montants erronés. A ce niveau, on peut poser
les questions suivantes :
Quelles sont les procédures mises en place pour garantir que :
ü Les bons prix unitaires de vente sont utilisés sur les factures ;
ü Les multiplications des quantité s par les prix unitaires sont
exactes ;
ü Il n’ existe pas d’ erreurs de calculs dans les autres éléments
monétaires figurant sur les factures des ventes ou sur les relevés
mensuels, tels que les escomptes pour paiement comptant, la
Cycle ventes clients
10
Audit financier et comptable
ENCG
TVA et la dé duction des avances ou des dépôts versés par les
clients ;
ü Il n’ y a pas d’ erreurs d’ additions dans les factures de vente ou les
avoirs ;
ü Les bons prix sont utilisés pour les avoirs ;
Objectif de spé cialisation des exercices
Pour s’ assurer que les avoirs et ventes ne sont pas comptabilisés
dans la mauvaise pé riode, un certain nombre de question est posé , à
savoir :
Que prévoit la société pour vérifier que :
ü La facturation est faite sans délai chaque fois que des
marchandises sont expé diées ou des prestations de services
rendues ;
ü Les bons d’ expédition et les factures de ventes reflètent les dates
réelles des opérations ;
ü Les factures de vente sont comptabilisées sans délai dans le
journal des ventes ;
ü Les informations relatives à la séparation des exercices sont
obtenues et utilisées ;
ü La comptabilité est informé e rapidement de tout retour de
marchandises pour avoir ou de tout crédit accordé pour d’ autres
raisons appropriées ;
ü Les avoirs et les fichiers de donné es mentionnent les dates réelles
d’ opérations ;
ü Les avoirs sont comptabilisé s sans dé lai dans le journal des
avoirs.
Objectif de l imputation correcte des enregistrements
Des procé dures sont instaurées pour vé rifier que les avoirs et ventes
sont dé bités et cré dités aux bons comptes du grand-livre et de la
comptabilité auxiliaire.
Cycle ventes clients
11
Audit financier et comptable
ENCG
Les questions suivantes sont posées à cet effet :
Quelles sont les procé dures mises en place par la société pour
s’ assurer que :
ü Il n’ y a pas sur les factures de ventes des erreurs sur le nom ou
le code client, ainsi que sur la description des marchandises
expédiées ou des prestations de services rendues ;
ü Il n’ y a pas d’ erreurs de codification des ventes pour imputation
aux comptes du grand-livre, tels que ventes, TVA à payer et
clients;
ü Il n’ y a pas d’ erreurs de codification des ventes ou avoirs pour
imputation aux comptes de comptabilité auxiliaire ou analytique,
tels que branche ou filiale, type de produit et client ;
ü Il n’ y a pas dans les avoirs d’ erreurs sur le nom et le code client,
ainsi que sur la description des marchandises retournées ;
Objectif de totalisation correcte des enregistrements
Une question est posé e pour s’ assurer que les débits et cré dits dans
les journaux liés aux ventes et avoirs sont correctement additionnés :
ü Quelles sont les procé dures manuelles et informatiques mises en
place par la société pour s’ assurer qu’ il n’ y a pas d’ erreurs de
totalisation des ventes et des avoirs (par exemple dans les soustotaux et les totaux des journaux de ventes ou d’ avoirs) ;
Objectif d enregistrement et de centralisation corrects des
ventes et avoirs comptabilisé s
Il existe des contrôles pour s’ assurer que les totaux des fichiers de
ventes et d’ avoirs sont correctement reportés dans les grands livres.
Pour atteindre cet objectif, un certain nombre de questions est posé ,
à savoir :
Quelles sont les procédures mises en place pour s’ assurer que :
ü Il n’ y a pas d’ erreurs de centralisation des totaux des journaux de
ventes ou d’ avoirs aux grands livres ;
ü Il n’ y a pas de double enregistrement ou centralisation dans le
grand livre ou en comptabilité auxiliaire
Cycle ventes clients
12
Audit financier et comptable
ENCG
5- L é valuation des points forts et des faiblesses :
Il s’ agit pour l’ auditeur de mettre en évidence les points forts du
cycle é tudié afin d’ orienter la nature et l’ étendue du contrôle quantitatifs a
mettre en
uvre, mais aussi de déceler les points faibles, en précisant la
nature du risque ainsi engendré, et ses implications comptables.
Afin de faciliter le travail des auditeurs, des guides d’ évaluation de
contrôle interne, accompagné s de questionnaires, permettent de travailler
avec un aide mémoire mé thodologique. Pour reprendre l’ exemple
pré cé dent, entre autre procédures envisageables permettant de s’ assurer
de la correcte recouvrabilité des créances, on relève :
•
L’ existence d’ un service indépendant, chargé du suivi et de la
gestion du risque clients, avec des procédures d’ octroi de crédit,
l’ é tablissement d’ une « liste noire »
(liste des clients jugés
indésirables compte tenu de leur insolvabilité probable) et de fiches
de renseignement par client ;
•
Un blocage automatique des commandes, en cas de liste noire ou de
dé passement du plafond du credit d’ un nouveau client ;
•
L’ approbation ou la validation systé matique des commandes avant
l’ expédition des marchandises ;
Cet aide mémoire ne sert cependant que de support, et ne peut remplacer
le regard critique de l’ auditeur. En effet chaque entreprise a ses
particularités et, s’ il est vrai que certaines procédures semblent être des
points forts évidents, il faut être capable d’ analyser chaque situation.
Par exemple, la revue des factures d’ achat importantes par le
Directeur gé néral, dans une petite structure, peut ê tre considé rée comme
un point fort. Pourtant, cette revue ne peut être efficace et fiable que si elle
s’ applique aux factures d’ achat supérieures à un certain montant.
En effet on se doute qu’ un Directeur général n’ a pas le temps
maté riel de passer de passer en revue la totalité des factures d’ achat. Le
Cycle ventes clients
13
Audit financier et comptable
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risque, en l’ occurrence, est que sa revue ne soit pas un point de contrôle
ré el, mais une simple formalité.
La qualité du contrôle interne repose sur
certains principes de
base :
•
La séparation des foncions permet le contrôle réciproque dans
l’ exécution, des taches et évite qu’ une même personne puisse
commettre une erreur ou une inté gralité , en ayant la possibilité de la
dissimuler.
•
La matérialisation des taches assure leur réalisation et leur
unicité ; un exemple simple est la comptabilisation des factures : il
n’ est indispensable que toutes les factures soient comptabilisés. la
matérialisation de la comptabilisation, par opposition d’ un tampon,
des dates et signatures, permet de suivre le chemin comptable et
d’ identifier la personne susceptible de fournir des éléments
d’ informations sur la facture concernée.
•
La pré numérotation des documents papier permet, si leur suivi
sé quentiel peut être assuré et donc si elle est effectivement exploitée,
de vé rifier leur correct enregistrement, à savoir le respect des
principes d’ unicité et d’ exhaustivité (exemples : factures client
numérotées à leur émission, factures fournisseurs enregistrées et
numérotées dè s leur ré ception, bons de ré ception et d’ expédition,
bon de commande).
•
La mise en place de contrôles particuliers pour les situations
exceptionnelles .Par exemple : ventes au comptant pour la plupart
des entreprises, demandes d’ avoir et notamment des avoirs sans
retour), ventes à tarifs exceptionnellement bas, octroi de délais de
rè glement anormalement long.
Aprè s cette description du cycle, l’ auditeur a une vision transversale
des procé dures appliqué es par les différents services. Cela lui permet
é ventuellement de remettre en question ce qui peut être considé ré s comme
un point fort par un service mais est perverti par la pratique quotidienne.
Cycle ventes clients
14
Audit financier et comptable
ENCG
L’ appréciation du systè me du contrôle interne de la fonction
« Client/Facturation /Recouvrement » permet à l’ auditeur de s’ assurer
que :
•
Les séparations de fonctions sont suffisantes ;
•
Toutes les ventes sont facturées et enregistrées dans la bonne
pé riode ;
•
La chaî ne de facturation est correctement maî trisée ;
•
L’ application de la législation en vigueur est correctement observée ;
•
Toutes les réclamations sont traitées avec diligence et comptabilisées
sur la bonne période ;
•
Les créances sont recouvrées avec célérité et dans le respect des
clauses contractuelles ;
Il est à noter qu’ une attention particulière sera portée sur les points
suivants :
•
Les préfinancements et les avances consenties par les clients ;
•
Les comptes des administrations et les établissement publics
Cycle ventes clients
15
Audit financier et comptable
ENCG
6- Exemple de guide standard d é valuation du cycle
ventes/clients :
Objectifs d audit
Risque potentiel
Contrô les de procé dures envisageables
1- toutes les ventes
Sortie de marchandises - Sé paration des fonctions livraison et
sont saisis et
ou prestations ré alisé es facturation
enregistré es
non facturé es : risque
- Sé curité physique des stocks et lien
de perte
entre la sortie de stock et la facturation
-Rapprochement des bons de livraison,
des bons de sortie de stocks et
mouvements d inventaire permanent des
factures.
- Pré numé rotation des bons de livraison,
des bons de stocks, des factures et suivi
ré gulier des sé quences
- Suivi des commandes non facturé es par
anté riorité de date de commande
- Rapprochement des quantité s
commandé es, livré es et facturé es
- Suivi des livraisons partielles
- Contrô le des ventes au comptant
- Contrô le des conditions d annulation
des ventes.
•
Cycle ventes clients
16
Audit financier et comptable
ENCG
Retours de
-Sé paration des fonctions stockage
marchandises n ayant
facturation
pas donné lieu à
-Suivi particulier des entré es en stock lié es
é mission d un avoir : aux retours
- risque de
-Emission systé matique d un bon de
dé tournement de la
retour pré numé roté
marchandise,
-Pré numé rotation des avoirs et lien avec
- risque de non
les bons de retour
dé tection des avoirs à
-Lettrage des retours et des avoirs é mis
é tablir à la clô ture de
exercice
Non- comptabilisation
-Sé paration des fonctions facturation et
des factures et/ou des
comptabilisation
avoirs é mis :
-mouvements automatiques du journal
Risque de perte
des ventes lors de l é mission de la facture,
Risque de
sinon existence d un contrô le de sé quence
dé tournement
numé rique
indé pendante
par
une
personne
s assurant
de
la
comptabilisation de l inté gralité
des
factures
-Centralisation automatique du journal
des ventes en comptabilité
-Rapprochement des factures et des
2- toutes les ventes
Suré valuation du
enregistré es
chiffre d affaires ou de commandes
correspondent à des
la marge brute.
livraisons ou à des
-Rapprochement des factures et des
sorties de stocks comptables
prestations effectives
Cycle ventes clients
17
Audit financier et comptable
ENCG
-Vé rification de l impossibilité d é mettre
et de comptabiliser plusieurs factures
pour une mê me expé dition
-Expé dition directe des factures aux
clients par le service facturation
Avoir non justifié s
-Procé dure d autorisation pré alable des
demandes d avoirs
-Sé paration de fonction entre
autorisation et l é mission de l avoir
-Rapprochement des avoirs é mis et des
entré es en stock comptables avec la
facture d origine
-Analyse et justification par une personne
indé pendante des avoirs sans retours
(annulation de factures, rabais hors
facture )
-Expé dition directe des avoirs aux clients
par le service facturation.
3-les ventes (ou avoirs Chiffre d affaires
-Etablissement de tarifs approuvé s et
é mis sur retours
incorrect et risque de
ré guliè rement mis à jour
clients) enregistré es
perte ou de litiges avec
-Protection du fichier tarif
sont correctement
les clients
-Lien entre le prix commande,le prix
facturé et le prix tarif
é valué s
-Suivi spé cifique des commandes et
ventes ré alisé es à des prix diffé rents des
prix tarifs
-Suivi et contrô le des rabais, remises,
ristournes accordé s sans facture.
Cycle ventes clients
18
Audit financier et comptable
ENCG
-Suivi des ventes au personnel et au
comptant
-Lien entre les avoirs é mis pour retours
et la facture d origine.
-Vé rification des taux de TVA utilisé s.
-Les taux de change utilisé s doivent ê tre
ré guliè rement transmis aux personnes
chargé es de la comptabilisation.
-Les montants en devises doivent ê tre
facilement identifiables pour permettre
actualisation des taux à la clô ture de
exercice.
4-les ventes (ou
Mauvais rattachement
avoirs) sont
des charges et des
enregistré es sur la
produits
bonne pé riode
-Dispositif de clô ture et procé dures
arrê té permettant un recensement
exhaustif et ré el :
des avoirs à é tablir
des factures à é tablir
- Traitements manuels ou informatiques
permettant un lettrage :
des retours et des entré es en stock
avec les avoirs,
des sorties de stock avec les factures.
-Recensement des produits et charges
divers rattaché s au cycle ventes/clients
(ristournes de fin d anné e, commissions
dues )
Cycle ventes clients
19
Audit financier et comptable
ENCG
5- les ventes (ou
§ Litiges clients.
-Rè gles de mise à jour du fichier clients.
avoirs) enregistré es
§ Mauvaise analyse
-Vé rification des imputations porté es sur
sont correctement
des comptes :
imputé es, totalisé es,
risque de non
-Lettrage ré gulier des comptes clients.
centralisé es.
recouvrement ou
-Modalité s de dé tection et de traitement
de recouvrement
des erreurs d imputation.
tardif des cré ances.
-Rapprochement des journaux et
les factures.
balances auxiliaires avec la comptabilité
gé né rale.
-Envoi de relevé s mensuels aux clients.
6- les montants
Ventes effectué es à des - Existence d un service indé pendant
facturé s sont
clients non solvables :
chargé du suivi et de la gestion du risque
recouvrables.
risque de perte des
clients :
cré ances et des
-
procé dure d octroi de cré dits,
commandes en cours.
-
existence d une « liste noire »
-
fiche de renseignements par client.
-Blocage automatique des commandes en
cas de « liste noire » dé passement
du plafond de cré dit ou nouveau clients
-Approbation ou validation systé matique
des commandes avant l expé dition.
Existence de factures
-Existence d une balance par anté riorité .
arrié ré es.
-Relance systé matique des arrié ré s.
-Imputation rapide des impayé s.
Cycle ventes clients
20
Audit financier et comptable
ENCG
-Procé dure d autorisation, par une
personne responsable et indé pendante du
suivi clients, de l enregistrement des
cré ances irré couvrables et des reports
é ché ances.
-Fixation d une politique claire pour
enregistrement des cré ances en cré ances
douteuses.
-Rè gles pré cises de dé pré ciation des
comptes clients
7- Les encaissements
Non enregistrement ou -Sé paration des fonctions encaissement et
sont correctement
enregistrement avec
enregistré s
retard des
suivi des comptes clients.
encaissements :
-
risque de
-Rè gles de suivi des encaissements reç us
dé tournement ou comptabilisé s et imputé s aux comptes
-
de perte,
clients
non optimisation
-Suivi des ventes au comptant, contrô les
de la gestion de
de caisse
tré sorerie, cré dits -Autorisation des dé lais de rè glement
clients anormaux accordé s aux clients en accord avec la
politique gé né rale de cré dit de la socié té .
Cycle ventes clients
21
Audit financier et comptable
ENCG
8- les flux de
Paiement de primes
Rapprochement entre les donné es
facturation et
injustifié es.
comptables et les bases de
Omission de
commissionnement.
encaissement
servant à calculer les comptabilisation de
primes sont
primes dues sur le bon
correctement
exercice comptable.
appré hendé s
Cycle ventes clients
22
Audit financier et comptable
ENCG
7-Questionnaire d'appré ciation du contrôle interne du cycle
Ventes clients.
1. Prise de commande
1.Comment s'assure t- on que les prix et le montant de la vente sont corrects ?
2.Comment s'assure t- on que toutes les commandes ont bien é té saisies ?
3.Comment é limine t- on le risque de double saisie des ventes ?
4.Comment s'assure t- on que seules les personnes habilité es peuvent effectuer
des prises de commandes ?
5.Quelle est la procé dure d'approbation des conditions et prix de vente ?
6.Comment la socié té dé tecte t- elle des ventes à des clients fictifs ?
7.Comment l'é tablissement et le respect des limites de cré dit par client sont-ils
contrô lé s ?
2. Distribution et Expé dition
1.Comment s'assure t- on que les produits expé dié s correspondent aux produits
commandé s
et
que
les
expé ditions
sont
correctement
enregistré es
comptablement?
2.Comment s'assure-t-on que les livraisons sont enregistré es sur le bon exercice ?
3.Comment s'assure t- on que les transactions de ventes sont enregistré es sur le
bon exercice ?
4.Comment s'assure t- on que tout service rendu ou toute expé dition de biens
effectué e a é té enregistré pour traitement ?
5.Comment s'assure t- on que les é critures d'enregistrement en au coût des
ventes et / ou en stocks sont correctes ?
6.Comment s'assure t- on que seules les personnes habilité es peuvent dé clencher
les livraisons de biens ?
Cycle ventes clients
23
Audit financier et comptable
ENCG
les livraisons de biens ?
7.Comment
s'assure t- on que seuls les biens ayant fait l'objet d'une commande
sont livré s ?
3. Facturation
1.Comment s'assure t- on que les prix et le montant facturé s sont corrects ?
2.Comment s'assure t- on qu'une facture est é mise pour tout service rendu ou
toute expé dition de bien ?
3.Comment s'assure t- on que les reports des ventes et comptes clients au grandlivre sont corrects ?
4.Comment s'assure t- on que seules les personnes habilité es peuvent é mettre des
factures ?
5.Comment s'assure t- on que les facturations correspondent aux services ou
biens effectivement rendus ou livré s ?
4. Encaissements
1.Comment contrô le t- on l'exactitude de l'enregistrement du montant des
encaissements ?
2.Comment s'assure t- on que les encaissements sont justifié s par des ventes de
biens ou de services, et qu'ils ont é té affecté s aux clients/factures adé quats ?
3.Quelles sont les procé dures de rapprochements bancaires ?
5. Ré gularisations et tenue des livres comptables :
1.Comment s'assure t- on que les ré gularisations sont correctement enregistré es ?
2.Comment s'assure t- on que les ré gularisations sont passé es dans les bons
comptes clients ?
3.Comment s'assure t- on que les ré gularisations sont enregistré es sur le bon
exercice ?
4.Quels sont les moyens pour dé tecter ou empê cher toute erreur d'enregistrement
dans les comptes clients ?
5.Comment s'assure t- on que toutes les é critures de ré gularisations autorisé es
sont enregistré es ?
Cycle ventes clients
24
Audit financier et comptable
ENCG
sont enregistré es ?
6.Comment s'assure t- on que toutes les é critures
d'avoirs pour retours de
marchandises et de passage en pertes de cré ances irré couvrables sont enregistré es
?
7.Le rapprochement entre les comptes clients issus de la comptabilité générale et les comptes
clients issus de la comptabilité auxiliaire est-il effectué et contrôlé ?
8.Comment s'assure t- on que seules les écritures de régularisations autorisées sont enregistrées ?
9.Comment s'assure t- on que seules les personnes habilitées peuvent enregistrer des écritures de
régularisations ?
10.Comment les modifications (ajustements, régularisations) sur les comptes clients
sont-elles autorisées ?
Cycle ventes clients
25
Audit financier et comptable
Cycle ventes clients
ENCG
26
Audit financier et comptable
ENCG
1- Objectifs du contrôle des comptes
En contrôlant les comptes de ce cycle l’ auditeur doit fixer clairement
les objectifs à atteindre ou les éléments à vérifier à savoir :
S'assurer que les produits et charges inscrits au compte de résultat
et
provenant
des
l'enregistrement
opérations
inté gral
des
de
ventes
transactions
résultent
ré alisées
uniquement
dans
de
l'exercice
comptable considéré.
S'assurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des
opé rations de ventes sont correctement évalués et bien classés.
2-Les comptes concerné s par le cycle :
a- 342 Clients et comptes rattaché s (section A) :
Les comptes clients :
On enregistre dans ces comptes les achats de nos clients les
montants qui y figurent sont TTC.
Le compte client
retenues de garantie :
Ce compte est utilisé pour les clients qui déposent des garanties
avant le commencement des travaux ou de l’ établissement de la
commande quand la somme est importante.
Les comptes clients douteux ou litigieux :
Dans le cas ou une redevances client devient y recouvrables en
totalité ou on constitue une provision à propos de cette créances le
montant de cette dernière est transféré dans ce compte et le compte 3421
est cré dité
Clients - effets à recevoir :
Lorsque l’ entreprise tire un effet sur le client le montant de la
cré ance est immédiatement enregistré dans ce compte et le compte 3421
est cré dité.
Le compte Client facture à é tablir :
Ce compte
est utilisé
essentiellement lors des écritures de
ré gularisations pour les travaux d’ inventaire lorsque la marchandise ou le
Cycle ventes clients
27
Audit financier et comptable
ENCG
travail a été livré et la facture n’ a pas encore été établi.
Cré ances sur travaux non encore facturables :
Si les travaux d’ inventaire arrivent et que le travail à livrer n’ est pas
encore terminé et que la créance concerne des travaux destinés à être
livré s à un client on l’ enregistre dans ce compte.
Les comptes de Ré gularisation:
Les charges comptabilisées pendant l'exercice qui concernent un
exercice ultérieur doivent figurer à l'actif du bilan au poste "Charges
constaté es d’ avance ".
b- 711les ventes :
Vente de marchandises
Montant des affaires ré alisées par l'entreprise avec les tiers
(ré sidents ou étrangers) dans l'exercice de son activité professionnelle
normale et courante.
C’ est une activité de revente commerciale sans
l’ intervention d’ aucun procédé industriel de transformation.
Ré ductions sur ventes (Rabais, remises et ristournes accordé s)
Diminutions de prix pratiqué es hors factures ; elles comprennent les
rabais, les remises et les ristournes hors factures.
Rabais
: réductions pratiqué es exceptionnellement sur le prix de vente
pré alablement convenu pour tenir compte, par exemple, d'un défaut de
qualité ou de conformité des objets vendus.
Remises
: réductions pratiqué es habituellement sur le prix courant de
vente en considération, par exemple, de l'importance de la vente ou de la
profession du client et généralement calculées par application d'un
pourcentage au prix courant de vente.
Ristournes
: réductions de prix calculées sur l'ensemble des opérations
faites avec le même tiers pour une période déterminée.
Cycle ventes clients
28
Audit financier et comptable
ENCG
Ventes de biens et services produits
Il s’ agit ici du chiffre d’ affaires(avec des clients marocains ou
é trangers) réalisé grâce à la vente de produits fabriqués par l’ entreprise
grâce à un processus de transformation industriel, ou bien les prestations
de services(qui comprennent travaux, études et différentes prestations de
service) conçus par l’ entreprise pour ses clients. Ces é léments impliquent
la cré ation de richesses au sein de l’ entreprise.
Revenus des diffé rentes redevances
Il s’ agit des revenus que perçoit l’ entreprise pour l’ utilisation d’ un
procédé, la vente d’ un brevet, la cession d’ une franchise qu’ elle concède
aux tiers.
Ventes de produits accessoires
(port facturé, locations reçues, commissions…)
3-Procé dure gé né rale d audit des comptes du cycle :
a - Ventes :
Contrôler l'é volution des ratios significatifs par rapport à l'année
pré cé dente et au budget.
Si l'entreprise tient des statistiques de ventes par produits, examiner
leur é volution et déterminer les produits sur lesquels peut se poser un
problè me de sur-stockage.
Examiner les prévisions de ventes pour l'exercice suivant.
Si les ristournes sont significatives vé rifier qu'elles ne remettent pas
en cause la valeur de réalisation des stocks.
Pour
les
ventes
à
des
sociétés
du
groupe
ou
ayant
des
administrateurs communs vérifier les conditions.
Obtenir et vérifier le rapprochement entre le chiffre d'affaires tel qu'il
apparaî t en comptabilité et le chiffre d'affaires déclaré pour le paiement de
la TVA.
Cycle ventes clients
29
Audit financier et comptable
ENCG
Vé rifier que le montant total des ventes au journal des ventes
correspond au chiffre d’ affaires comptabilisé.
Vé rifier la centralisation du journal des ventes.
Vé rifier l'origine des comptes clients créditeurs.
Vé rifier le bien-fondé des avances reçues sur commandes en cours.
S'assurer que les ristournes et commissions versées hors factures
ont bien été déclarées sur l'état D.A.S. 2.
Examiner
les
comptes
opé rations visées par les
des
socié tés
pouvant
enregistrer
les
Articles 101 de la loi du 24 juillet 1966 pour
s'assurer que les prix et conditions de
paiement
ré pondent
à
des
conditions normales, sauf si elles ont fait l'objet d'une autorisation
pré alable du Conseil d'Administration.
Vérifier qu'il est fait la mention dans l'annexe des é léments suivants
lorsqu'ils ont un caractère significatif :
ventilation du montant net du chiffre d'affaires par secteur d'activité
et par marché géographique ; si certaines de ces indications sont omises
en raison du préjudice grave qui pourrait résulter de leur divulgation, il est
fait mention du caractère incomplet de cette information.
Examiner la ventilation du chiffre d'affaires par mois et identifier les
variations anormales (ex : accélération brutale et non justifiée des ventes
de fin d'exercice).
Vé rifier que les derniè res livraisons de l'exercice sont sorties des
stocks et facturées (ou ont fait l'objet d'écritures de régularisation).
Vé rifier que les premières livraisons de l'exercice suivant n'ont fait
l'objet ni de sorties de stocks, ni de facturation anticipée.
Procéder de même avec les retours de marchandises.
Si la société tient un état de rapprochement entre les livraisons et
les facturations, vérifier que les éléments qui apparaissent en écart ont
bien fait l'objet d'écritures de régularisation.
Vé rifier que les derniè res factures de l'exercice ont bien fait l'objet
d'une sortie de stocks sur l'exercice.
Vé rifier
que
les
Cycle ventes clients
premières
factures
de
l'exercice
suivant
30
Audit financier et comptable
ENCG
correspondent à des sorties de stocks postérieurs à la date d'arrêté des
comptes.
Procéder de même avec les avoirs. Passer systématiquement en
revue les avoirs
émis après la clôture et obtenir des explications avec les
é lé ments significatifs.
Si la société a une politique de ristournes annuelles, vérifier que
toutes les ristournes relatives au chiffre d'affaires de l'exercice ont été
comptabilisées.
Vé rifier que les autres charges calculé es en fonction du chiffre
d'affaires (ex : commissions...) ont été comptabilisées.
b. Clients et comptes rattaché s
Le contrôle de ces comptes consiste à :
S'informer de la duré e normale du crédit consenti aux clients, et
procé der à une comparaison des délais moyens réels de règlement des
clients sur deux périodes identiques, et à un même moment de l’ année.
Tout é cart sensible doit être analysé.
Appliquer la procédure de confirmation directe. Si cette procédure
est appliqué e avant la date d'arrê té des comptes (pas plus de 3 mois) elle
doit ê tre complétée par :
Une revue globale du compte collectif clients et notamment des
dé bits (rapprocher au journal des ventes) et crédits (rapprocher au journal
de tré sorerie) ;
Une revue des nouveaux soldes importants apparus entre la date de
confirmation et celle du bilan ;
Un examen des créances importantes apparues entre la date de
confirmation et celle du bilan.
Lorsque la procé dure de confirmation directe ne peut pas être
appliqué e (ou donne des résultats insuffisants) :
Vé rifier que les soldes individuels sont correctement analysés.
Vé rifier les paiements ultérieurs crédités sur ces comptes avec les
avis bancaires.
Pour les montants qui n'ont pas encore été payés depuis la date
Cycle ventes clients
31
Audit financier et comptable
ENCG
d'arrêté, examiner tout document pouvant justifier le montant inclus dans
le solde (bons d'expédition, factures, correspondances).
Vé rifier les additions de la balance clients.
Vé rifier le rapprochement de la balance clients avec le compte
collectif.
Pointer la balance clients avec les comptes individuels.
S'assurer que les clients créditeurs figurent au passif du bilan et
qu'il n'existe pas de compensation entre soldes débiteurs et créditeurs.
S'assurer que les soldes qui ne sont pas recouvrables avant 12 mois
sont isolés.
Vé rifier que les cré ances à un an au plus sont distingué es dans
l'annexe lorsque ces éléments ont un caractère significatif.
c- Evaluation des cré ances :
Vé rifier que les cré ances exprimées en devises ont été correctement
comptabilisées.
Pour les autres clients :
Obtenir la balance par ancienneté des créances.
Examiner les dossiers des créances anciennes (dont la durée
excè de la norme indiquée par l'entreprise) pour lesquelles aucune
provision n'a é té constituée et juger du bien fondé de cette absence de
provision.
Passer en revue les relevé s bancaires de l'exercice suivant et
obtenir des explications pour tout impayé significatif.
Analyser les reports d'échéances.
S'il n'existe pas de balance par ancienneté , examiner un échantillon
de comptes individuels selon les critères possibles (importance du solde,
importance des transactions, France, Export, divers types de clients...).
Pour les créances déjà identifiées comme douteuses par la société :
Obtenir l'analyse de la variation de provisions d'un exercice à
l'autre.
Rapprocher ces mouvements avec les montants passés au
compte de résultat.
Cycle ventes clients
32
Audit financier et comptable
ENCG
Examiner le bien-fondé des provisions constitué es en fonction de
la politique de la société, du dossier...
Vé rifier l'utilisation des provisions antérieurement constituées.
Vé rifier l'annulation des provisions anté rieurement constitué es à
raison des créances douteuses encaissées.
Vé rifier le bien-fondé de la dé ductibilité fiscale (ou non) de la
provision pour créances douteuses.
Vé rifier que la restitution de la T.V.A. sur créances annulées ou
impayé es s'est bien accompagné e de la rectification préalable des factures
initiales.
d. Effets à recevoir
En ce qui concerne les effets de commerce, il est indispensable de :
Effectuer un examen physique à la date de clôture ;
Rapprocher le montant par é chéance des effets remis à l'escompte
avec les confirmations bancaires ;
Rapprocher le montant de l'échéancier avec le grand-livre et
s'assurer qu'il n'y a pas d'échéances anormales (au-delà de 3 mois).
Évaluer s'il y a lieu de faire une provision pour les risques d'effets
impayé s ou frais d'escompte et d'encaissement. (L'étude des risques clients
doit toujours inclure les effets dont le sort n'est pas connu à la date des
travaux).
Cycle ventes clients
33
Audit financier et comptable
Cycle ventes clients
ENCG
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Audit financier et comptable
ENCG
I - Prise de connaissance de l activité de l entreprise
est une socié té anonyme de droit marocain qui a pour principal objet
achat, la transformation, la vente de tous les engrais et produits destiné s à
industrie et à l agriculture.
Son activité de transformation, qui consiste essentiellement en l ensachage
et le mé lange des engrais, est ré alisé e à travers 10 usines
Elle commercialise les engrais de fonds utilisé s en pé riode de labour, et les
engrais de couverture importé s et utilisé s en pé riode de tallage et levé e.
Les principaux points de ventes sont au nombre de 21 : 10 usines
ensachage et 11 dé pôts ré partis à travers le royaume, les revendeurs, clients
agré é s par la socié té selon une procé dure pré é tablie, sont les principaux
distributeurs des produits de la socié té . A ces principaux points de ventes
ajoutent les « agences » mises à la disposition de la socié té par le ministè re de
agriculture et de la mise en valeur agricole.
La procé dure vente peut se ré sumer comme suit :
Commande : est enregistré e à l usine ou au dé pôt, dans le cas des clients
payant au comptant (revendeurs et privé s), elle est initié e au siè ge pour les clients
payant à terme (clients é tatiques )
Livraison : la marchandise est enlevé e à l usine ou au dé pôt sur la base du
bon de livraison é tabli par la cellule commerciale du site. Ce bon de livraison,
é tabli manuellement ou informatiquement pour les usines, est envoyé au siè ge
pour saisie et é dition des factures de vente
Facturation et comptabilisation : la facturation est centralisé e au niveau du
dé partement commercial du siè ge doté d une application commerciale en interface
avec la comptabilité , ce dé partement se charge par la suite d envoyer les factures
aux clients.
Les autres prestations effectué es par la socié té , en l occurrence les cessions
aux industriels et l ensachage pour le compte des tiers, n intè grent pas la chaî ne
commerciale, mais elles font l objet d une facturation manuelle respectivement par
Cycle ventes clients
35
Audit financier et comptable
ENCG
les dé partements approvisionnement et production. Ces factures sont par la suite
adressé es au dé partement financier pour comptabilisation.
Encaissement et comptabilisation : le rè glement des factures a lieu à l usine
ou au dé pôt, avant l enlè vement de la marchandise, pour les clients au comptant,
et au siè ge pour les clients du siè ge. Les justificatifs de rè glement sont alors
envoyé s au service comptabilité pour saisie au compte du client.
II - Evaluation du contrôle interne :
Les observations relevé es ont é té axé es sur :
•
le systè me de traitement de l information ;
•
le respect des procé dures ;
•
les aspects comptables ;
1- systè me de traitement de l information :
Faiblesses relevé es :
Le systè me de traitement de l information se caracté rise par :
absence, au niveau des sites, d outils informatiques permettant l é dition
des factures et la connexion avec le site central. De ce fait :
•
la facturation est centralisé e au niveau du siè ge gé né rant des
retards assez importants de comptabilisation (ce retard peut atteindre trois
mois en pé riode de campagne)
•
tous les contrôles sont manuels (bouclage des ventes, mise à
jour des stocks, analyse des comptes rè glements à imputer )
•
Il existe des dé calages entre la situation des clients au niveau
des services commercial et comptable
Une trop importante manipulation de documents au niveau des sites et du
siè ge avec transferts physiques de documents
Les limites du systè me à restituer certaines informations statistiques
(tableaux de bords de ventes, ventes par mode de rè glement, ventes par mode de
transport, tonnage par revendeurs pour le calcul des ristournes )
Cycle ventes clients
36
Audit financier et comptable
ENCG
Recommandations :
•
Dé centralisation de la facturation au niveau des sites ;
•
Prise en charge par l application commerciale de l ensemble
des é tapes d une opé ration de vente à partir des usines et dé pôts
(commande, expé dition, facturation, et encaissement)
•
Mise en place d une interface entre l application commerciale
des usines/dé pôts et le siè ge qui assurera la gestion des fichiers maî tres
(prix, remises, mode de rè glement, autorisation de cré dit )
•
Prise en charge par le systè me de l ensemble de la facturation
(y compris cessions aux industriels, prestations d ensachage, notes de
dé bit )
•
Inté gration automatique en comptabilité de toutes les factures
et ce quotidiennement,
2-Appré ciation du respect des procé dures
Les tests effectué s ont toutefois ré vé lé que certains points né cessitent
cependant une attention particuliè re :
Certains clients au comptant pré sentent un solde dé biteur alors que du
point de vue commercial, un revendeur au comptant doit pré senter un solde nul.
Ces soldes dé biteurs proviennent d erreur d imputation des factures et des
rè glements dans les comptes clients correspondants.
Le rapprochement de la situation commerciale des cré ances au solde
comptable n a pu ê tre ré alisé car il existe plusieurs dé calages dans la saisie des
encaissements.
La socié té devrait instaurer ce contrôle qui doit ê tre mensuel et
systé matique.
La socié té devrait contrôler les prestations facturé es par un agent
indé pendant du dé partement de la production de maniè re à limiter les risques lié s
à l absence de sé paration des tâ ches.
Cycle ventes clients
37
Audit financier et comptable
ENCG
Aspects comptables
utilisation d un compte de rè glement à imputer pour enregistrer dans un
premier temps les encaissements reç us dans l attente de leur imputation au bon
compte client est de nature à alourdir les tâ ches comptables.
Recommandations
•
Il convient à partir de l é tat ré capitulatif des ventes ou à partir
un module de saisie des encaissements d enregistrer directement
les encaissements dans le bon compte client
•
Compte tenu de l efficacité des contrôles pré vus par les
procé dures en vigueur, et de leur correcte application au sein de la
socié té , le dispositif de contrôle interne du cycle ventes/clients est
jugé fiable et efficace.
est en fonction de cette appré ciation du contrôle interne qu à é té
dé terminé e la straté gie d audit pour le contrôle des comptes, de mê me que
é tendue des tests de validité à mettre en uvre pour la validation des comptes
clients et du chiffre d affaires.
Contrôle des comptes :
La revue des comptes clients fait ressortir les observations suivantes :
• La situation comptable des cré ances clients n est pas rapproché e à la
situation commerciale. Ce rapprochement permettrait de valider les soldes et
identifier les é ventuelles ré gularisations à opé rer.
Il est impé ratif de pré voir un rapprochement entre ces deux situations afin
identifier les é carts é ventuels et de les redresser.
•
Les clients cré diteurs qui pré sentent un solde global de 6892
KMAD ne sont pas tous exhaustivement analysé s et justifié s ;
- Megzari : solde cré diteur de 111 KMAD, il s agit de rè glements
est pas identifié e.
Cycle ventes clients
38
Audit financier et comptable
ENCG
- Agences : le solde cré diteur des agences sé lectionné es est de 806
KMAD. Ce solde correspond pour 464 KMAD à des rè glements dont les
livraisons facturé es n ont pas é té comptabilisé es en 2001.
- coopé ratives Sahb Lassal : Solde cré diteur de 119 KMAD, il s agit de
rè glement intervenu en octobre 1994. La contrepartie de ce rè glement n est
pas identifié e.
- ORMVA : solde cré diteur de 364 KMAD. Les factures relatives à ces
rè glements sont comptabilisé es dans les comptes des agences de la socié té
X.
Il convient d analyser la situation de tous les clients cré diteurs et d effectuer
les ré gularisations qui s imposent.
•
Effets impayé s :
La socié té a des effets impayé s sur des clients poursuivis en justice (client
Outalha et Al Hajjari pour 209 KMAD et 104 KMAD).
Dè s qu une action en justice est entamé e, les cré ances doivent faire l objet
une provision.
Cycle ventes clients
39
La gestion de tré sorerie a longtemps é té considé ré e comme une simple
activité d’ exé cution du budget, sans enjeux particuliers. A partir des anné es
quatre-vingt, le dé veloppement rapide de l’ environnement é conomique, lié à
l’ apparition de nouveaux instruments financiers, a profondé ment modifié
l’ approche de ce domaine qui est progressivement devenu une fonction
financiè re à part entiè re. A l’ heure actuelle, la gestion de tré sorerie est devenue
un facteur de compé titivité dynamique, largement impliqué dans la qualité des
ré sultats tant des entreprises que des collectivité s publiques dont elle
administre et contrô le les flux financiers.
Parmi l’ ensemble des tâ ches relevant de la gestion financiè re, la gestion
de tré sorerie est probablement l’ une des moins connues. Elle constitue un
domaine essentiellement technique dans
lequel les enjeux politiques
n’ interviennent gé né ralement pas. Toutefois, une gestion de tré sorerie
performante peut contribuer à la santé des entreprises. De bonnes techniques
de pré vision des liquidité s, d’ emprunt et de placement permettent de limiter
les coû ts de transaction, de ré duire le coût de la dette, d’ augmenter le
rendement du patrimoine financier.
I- Importance de la gestion de tré sorerie dans
entreprise
La gestion de tré sorerie, domaine de la gestion financiè re, longtemps
dé laissé , commence à prendre ses vé ritables dimensions. Ce phé nomè ne est
dû à des facteurs endogè nes et exogè nes à l’ entreprise, dont les consé quences
n’ ont pas é té envisagé es de faç on quantifiable, tant par les entreprises, que par
les banquiers.
Ces facteurs peuvent ê tre ré sumé s essentiellement dans les points
suivants :
•
La hausse gé né ralisé e des taux d inté rê t : au cours de ces derniè re
anné es, cette hausse se traduit par un gonflement des frais financiers qui
rend plus é vident la né cessité d’ employer à bon escient les services
bancaires.
•
Les fluctuations é conomiques : ressenties par un grand nombre
d’ entreprise, ont rendu plus urgente la chasse au domaines de gestion
susceptibles d’ ê tre amé lioré s. Ces phé nomè nes conjoncturels ont ainsi joué
un rô le ré vé lateur de l’ importance de la gestion des liquidité s. L’ entreprise
se meut dans un univers alé atoire dont tient compte sa politique financiè re.
Elle est, de surcroî t, sensible aux cycles conjoncturels (expansion, inflation,
ré cession) qui affectent sa tré sorerie. Les modifications de la conjoncture
sont donc susceptibles de provoquer une dé té rioration de la tré sorerie de
l’ entreprise.
•
insuffisance des fonds propres : le tré sorier est de plus en plus sollicité
pour pouvoir pré voir et gé rer sainement les flux financier de l’ entreprise, à
anticiper et à garantir les risques financiers, et surtout, à assurer la liquidité
et la solvabilité de l’ entreprise au moindre coût et ce, d’ une maniè re
permanente. La conjoncture de ces facteurs a entraî né des consé quences
trop lourdes au niveau des entreprises. En effet, la gestion financiè re est
devenus un des axes straté giques de la politique gé né rale de l’ entreprise.
Trois aspects ont appuyé cette « ré volution » :
•
une ré volution technique, due à l’ apparition d’ une informatique
puissante et simple d’ utilisation permettant, grâ ce à
des logiciels
performants, de libé rer du temps pour la straté gie financiè re et la prise de
dé cision (rapidité de calcul et d’ exé cution, accè s immé diat aux informations,
complexification de l’ approche de gestion) ;
•
une ré volution financiè re : on n’ é volue plus dans un univers ré glementé
mais dans un environnement de marché
ouvert, liquide, riche en
instruments et donc volatil. Cette volatilité touche principalement le
systè me des taux de change flottants et le contrô le des marché s par les taux
d’ inté rê ts, qui engendrent de nouveaux risques et de nouvelles opportunité s
;
•
une ré volution « culturelle » , induisant un nouveau rapport à l’ argent. Le
profit est devenu un objectif naturel et indispensable, les profits
d’ aujourd’ hui constituant les investissements de demain.
II- Notions de base
Les flux de tré sorerie de l’ entreprise: lorsqu'une entreprise ré alise une vente,
c'est en ré alité une sé rie d'opé rations qui peuvent s'enchaî ner. L'entreprise
facture, é met une traite accepté e par son client, escompte la traite auprè s de sa
banque, puis le banquier facture des agios pour cet escompte.
C'est l'ensemble de ces opé rations qui conditionne la formation de la
tré sorerie.
Le cycle d'exploitation se caracté rise par un dé calage entre les flux de
tré sorerie positifs et les flux né gatifs du fait du rythme de production (variable
selon l'activité ) et de la politique commerciale (cré dits clients et fournisseurs).
Solde des flux des diffé rents cycles d'exploitation en cours, l'Excé dent de
Tré sorerie d'Exploitation (ETE) repré sente les flux de tré sorerie sé cré té s par
l'exploitation pour une pé riode donné e : il est la diffé rence (en rè gle gé né rale
positive) entre les recettes d'exploitation et les dé penses d'exploitation.
Lorsque les flux de tré sorerie disponibles sont né gatifs, il existe un besoin
auquel l'entreprise fait face grâ ce à son cycle de financement : les capitaux
propres et les ressources d'emprunt.
Tré sorerie immé diate : Elle est constitué e des disponibilité s
utilisables sur le champ.
Tré sorerie à terme : Les disponibilité s immé diates + soldes des
comptes de cré ances à court terme + soldes des comptes de dettes à court
terme.
Les inté rê ts dé biteurs : Se sont les agios que la banque facture sur les
soldes dé biteurs de l'entreprise. Attention : ils sont pré levé s à chaque fois que
la socié té apparaî t dé bitrice en date de valeur, mê me si son compte est
cré diteur sur le papier !
La commission sur plus fort dé couvert : est calculé e en appliquant
un taux (le standard est actuellement de 0,50 %) au plus important solde
dé biteur de chaque mois, toujours en valeur.
L'é chelle d'inté rê ts : permet à l'entreprise de connaî tre (a posteriori)
ses positions dé bitrices et cré ditrices en valeur du mois ou du trimestre
pré cé dent. La banque est tenue de fournir cette é chelle si on la lui demande.
La commission de mouvement : est pré levé e, en rè gle gé né rale, sur
tous les mouvements qui interviennent au dé bit du compte bancaire pour les
besoins d'exploitation de l'entreprise : chè ques é mis, ordres de virements,
pré lè vements. Son taux standard est de 1/4 pour mille.
De la tré sorerie en date d'opé ration à la tré sorerie en date de
valeur.
Le souci permanent du tré sorier est la « tré sorerie zé ro » , afin d’ é viter les
erreurs d’ é quilibrage, de sur- ou de sous-mobilisation. Ces dé perditions
ré sultent surtout de l’ absence ou de l’ imperfection d’ une gestion en dates de
valeur. En effet, si les dé cisions courantes de tré sorerie (virements
d’ é quilibrage des comptes, placements, cré dits, change, transferts) sont prises
à partir de soldes inexacts, il y a né cessairement dé perditions de frais ou
produits financiers. L’ objectif en tré sorerie est donc de parvenir à des soldes
en valeur les plus proches possibles de zé ro, afin d’ é viter les soldes dé biteurs,
plus coûteux que d’ autres moyens de financement (Poloniato et Voyenne, La
nouvelle tré sorerie..., p. 119).
Pour illustrer cette volonté de ne jamais laisser oisive l'encaisse de
l'entreprise, rappelons l'une des principales innovations mises en place par les
tré soriers d'entreprise au dé but des anné es 1980 (remarquons au passage que
cela coï ncide avec l'expansion informatique) : il s'agit de la gestion des
liquidité s de l'entreprise en date de valeur et non plus en date d'opé ration qui
constitue la norme en matiè re comptable.
Une transaction se caracté rise par plusieurs types de dates :
•
sa date d'opé ration,
•
sa date de valeur,
•
sa date d'é ché ance.
Ces trois dates sont les principales dates qui caracté risent le cycle de vie
d'une transaction.
La tré sorerie consiste en partie en la gestion des flux de rè glements
(dé bit/cré dit) né s des diffé rents types de transaction de l'entreprise. Il est
donc iné vitable que la gestion de tré sorerie soit devenue, par extension, l'art
de gé rer les dates qui caracté risent ces transactions pour pré voir, de maniè re
optimale, leurs impacts sur l'encaisse de l'entreprise.
Ainsi, avant d'ê tre un problè me de montants, la gestion de tré sorerie s'est
donc avé ré e ê tre un problè me de gestion de date et le fait que la gestion en
date de valeur des transactions soit plus efficace que la gestion en date
d'opé ration de ces mê mes transactions est dé sormais un fait reconnu.
En effet, gé rer en date de valeur assure une vision exacte selon le
calendrier des besoins ou au contraire des excé dents de tré sorerie que
l'entreprise dé gage de par son activité .
Cette connaissance des flux attendus positionné s selon leur date de valeur
permet:
•
une meilleure anticipation des é quilibrages futurs entre comptes en date
de valeur ;
•
un arbitrage a priori entre les diffé rents instruments de financement en
regard de leurs coû ts respectifs, ceci aussi bien sur le plan domestique que
sur le plan international : dé couvert, escompte, ligne de cré dit, change à
terme, achat comptant, swap de taux ou de devises, mobilisation de
cré ances né es sur l'é tranger, utilisations si possible des nouveaux
instruments financiers.
III- Les diffé rentes approches de la tré sorerie
L’ objectif de cette partie est de dé finir ce que l’ on entend par le concept de
tré sorerie. Dans l’ ensemble de la gestion financiè re, et selon les auteurs, nous
distinguons trois approches : Certains auteurs dé finissent la tré sorerie de
l’ entreprise comme une diffé rence :celle entre les valeurs ré alisables et
disponibles d’ une part, et les dettes à court terme, d’ autre part ( approche
bilantielle : statique). D’ autres, se basent sur les mê mes donné es, mais au lieu
de porter leur diffé rences, en effectuant le rapport ; le rapport entre les valeurs
ré alisables et disponibles et les dettes à court terme ( approche des ratios :
statique). Enfin et contrairement au approches statiques, certains auteurs
dé finissent la tré sorerie en terme de flux ( approche dynamique), c’ est-à -dire
l’ é volution de la tré sorerie qui dé pend de deux facteurs, d’ une part
l’ importance du solde de tous les flux financiers ( flux d’ exploitation, flux hors
exploitation, flux avec les bailleurs de fonds, flux avec l’ Etat, etc.), et de la
vitesse de transformation de ces flux pour les flux lié s à l’ exploitation.
Trois approches diffé rentes dans leur dé finition, mais trè s voisines dans
leur contenu. En fait, ces trois approches n’ en forment qu’ une seule.
Elles ré pondent à une mê me pré occupation, celle de dé terminer dans
quelle mesure une entreprise est capable de faire face à ses é ché ances
immé diates, c’ est-à -dire payer ses dettes, au fur et à mesure de leur exigibilité .
1-Approche bilantielle
L’ analyse statique des bilans n’ est pas sans critique, mais elle permet de
dé velopper les trois grandes masses du bilan, à savoir le fonds de roulement
(FR), le besoin en fonds de roulement (BFR), et la tré sorerie (T), rappelons
que ce tripode repré sente la structure de base de l’ analyse financiè re actuelle.
Le concept de fonds de roulement
Le fonds de roulement correspond au montant des disponibilité s
né cessaires pour assurer la continuité des paiements courants auxquels
l'entreprise doit faire face.
Le fonds de roulement "brut" ou "total" correspond à l'actif
circulant.
Cependant, on corrige gé né ralement ce fonds de roulement "brut" pour
obtenir le fonds de roulement "net" qui repré sente l'excé dent des actifs
circulant sur les dettes à court terme.
Fonds de roulement net (FRN)= Actif circulant – Dettes à
court terme
On peut repré senter le FRN à l'aide d'un sché ma de bilan simplifié . On est
alors confronté à 3 cas possibles:
Cas 1: FRN=0
Actif
Immobilisé
Capitaux
Permanents
Cas 2: FRN>0
Actif
Immobilisé
Cas 3: FRN<0
Capitaux
Permanents
Actif
Immobilisé
Capitaux
Permanents
Actif
Circulant
Dettes à
Court terme
FRN
FRN
Actif
Circulant
Dettes à
Court terme
Actif
Circulant
Dettes à
Court terme
Ces sché mas indiquent que l'on peut calculer le FRN de deux maniè res:
FRN= Actif circulant – Dettes à court terme
Ou :
FRN= Capitaux permanents – Actif Immobilisé
Enfin, si l'on dé duit les dettes à long et moyen terme du FRN, on obtient
le fonds de roulement propre de la socié té , qui est un indicateur de son
autonomie en terme de financement de ses investissements physiques,
immaté riels et financiers.
Fonds de roulement propre = FRN – Dettes à long et moyen
terme
Toutefois, un FR estimé en valeur absolue, à relativement peu de
signification é conomique. Il est souhaitable de le ramener au volume d’ activité
de l’ entreprise, et à ses ventes. Fré quemment, on le mesure en nombre de
jours ou de mois du chiffre d’ affaires
Fonds de roulement*360
CA.TTC
Relation entre fonds de roulement, besoin en fonds de roulement
et tré sorerie
On a vu que le fonds de roulement correspondait au montant des
disponibilité s né cessaires pour assurer la continuité des paiements courants
auxquels l'entreprise doit faire face.
Le besoin en fonds de roulement (BFR) repré sente le besoin de
financement induit par le cycle d'exploitation de l'entreprise.
En rè gle gé né rale toute exploitation né cessite des emplois cycliques (c'est
à dire auxquels l'entreprise ne peut é chapper: stocks, cré dits clients…) et des
ressources cycliques (cré dit des fournisseurs par exemple)
Le BFR correspond à la diffé rence entre ces emplois et ces ressources:
BFR= Emplois cycliques- Ressources cycliques
Cette approche diffé rente, fondé e sur la mise en relief de l'activité de
l'entreprise nous permet de repré senter le bilan de la maniè re suivante:
Actif
Passif
Actif
Immobilisé
Capitaux
permanents
Cette repré sentation du bilan va nous permettre de mettre en é vidence la
relation entre tré sorerie, FR et BFR:
On sait que Passif – Actif = 0 donc CP+RC+RT – AI – EC – ET =0
et CP – AI – (EC – RC) – (ET–RT) = 0
On reconnaî t les formules vues pré cé demment: CP – AI = FR, EC – RC =
BFR.
En outre ET – RT = Tré sorerie
On a donc la relation:
Tré sorerie= Fonds de Roulement
Besoin en fonds de
Roulement
Cette relation importante permet de dé gager les conditions dans
lesquelles se ré alise l'articulation entre les cycles financiers (T, BFR et FR)
ré sultant de l'activité de l'entreprise.
Cette relation permettra d'é tudier comment varient les 3 grandeurs
concerné es et la faç on dont l'entreprise gè re son exploitation.
Interpré tation é conomique du solde de la tré sorerie :
L'analyse du solde de la tré sorerie permet de se faire une idé e sur la
situation financiè re de l'entreprise.
Trois cas de figure peuvent se pré senter :
•
La Tré sorerie nette de l'entreprise est positive : dans ce cas, les
ressources financiè res de l'entreprise sont suffisantes pour couvrir les
besoins (soit Fond de roulement > besoin en Fonds de roulement), ce qui
signifie que la situation financiè re de l'entreprise est saine est qu'elle est
mê me en mesure de financer un surcroî t de dé penses sans recourir à un
emprunt.
•
La Tré sorerie nette de l'entreprise est nulle : dans ce cas, les ressources
financiè res de l'entreprise suffisent juste à satisfaire ses besoins (Fond de
roulement = Besoin en Fonds de roulement). La situation financiè re de
l'entreprise est é quilibré e mais celle-ci ne dispose d'aucunes ré serves pour
financer un surplus de dé penses que ce soit en terme d'investissement ou de
d'exploitation.
•
La Tré sorerie nette de l'entreprise est né gative : dans ce cas, l'entreprise
ne dispose pas de suffisamment de ressources financiè res pour combler ses
besoins. Elle doit donc recourir à des financements supplé mentaires à
courts termes (dé couverts bancaires...) pour faire face à ses besoins de
financement d'exploitation. Il y a donc un risque financier à court terme si
l'entreprise ne parvient pas à
accroî tre rapidement ses ressources
financiè res à long terme, ou à limiter ses besoins d'exploitation à court
terme.
2- Ratios de tré sorerie
Les ratios sont des rapports mettant en relation deux grandeurs
homogè nes lié es par une logique é conomique, afin d’ en tirer des indications de
tendance.
Selon les é lé ments comparé s, les ratios fournissent une information
susceptible d’ informer l’ analyste financier sur de nombreux aspects de
l’ entreprise qu’ il souhaite mettre en valeur : rentabilité , liquidité , et structure
financiè re.
L’ objectif fondamental de la mé thode des ratios consiste à mieux
connaî tre l’ entreprise et à é valuer pré cisé ment l’ importance de ses qualité s et
de ces dé fauts. Une bonne connaissance du passé amé liorera la qualité des
pré visions.
Les ratios n’ auront souvent qu’ une valeur relative et servirons dans ce cas
à é tablir des comparaisons :
•
soit de l’ entreprise par rapport à son passé ,
•
soit de l’ entreprise par rapport à son secteur d’ activité ou à sa branche.
L’ analyse des ratios financiers implique deux types de comparaisons. En
premier lieu, l’ analyste peut, dans le cadre d’ une mê me entreprise, comparer
un ratio actuel à sa valeur passé e et à des ratios anticipé s pour l’ avenir. Le
second type de comparaison suppose que l’ on confronte les ratios d’ une mê me
entreprise aux mê mes ratios d’ entreprises appartenant à la mê me branche
d’ activité au mê me moment. Une telle comparaison é claire la situation
financiè re et les ré sultats relatifs à l’ entreprise. Enfin, les ratios ont un inté rê t
é vident en matiè re de fixation des « normes » financiè res pré visionnelles.
Quelques ratios financiers
Les ratios de tré sorerie ont pour objet de mesurer la solvabilité à court
terme cette derniè re dé pend du volume du fond de roulement mais aussi de la
composition des capitaux circulants et des dettes à court terme
R1 ratio de tré sorerie relative
valeurs ré alisables et disponibles
Dettes à court terme
Ce ratio se propose d’ appré cier l’ endettement de l’ entreprise nous avons
coutume de dire qu’ il doit ê tre supé rieur ou é gal à 1 dans une telle optique , les
stocks sont bien sur financé s par des capitaux permanents
R2 Ratio de tré sorerie immé diate
Disponibilité s
Dettes à CT
Son usage est toutefois d’ une porté e limité e si l’ on dispose pas d’ une
analyse dé taillé e des dettes à CT. Il est important de savoir pour appré cier ce
ratio , si une opé ration d’ escompte n’ a pas é té ré alisé e
R3 Ratio de cré dits bancaire à CT
Capitaux propres
Cré dits bancaires à CT
Ce ratio permet de faire une comparaison entre le montant de capitaux
propres et le montant total des cré dits bancaires à court terme accordé s à
l’ entreprise
R4 Ratio d’ autonomie financiè re
Capitaux propres
Total des dettes
A l’ aide de ce ratio l’ entreprise peut dé finir son degré d’ indé pendance vis
à vis de ses bailleurs de fonds
A titre d’ information, un ratio de 1 signifie que l’ ensemble du passif est
constitué par les capitaux propres
Un ratio de 0,5 qui repré sente une norme financiè re acceptable, veut dire
que l’ entreprise a autant de ressources propres que de ressources emprunté es.
R5 Ratio d’ endettement total
Dettes totales * 360
CA TTC
Ce ratio exprime le nombre de jours du CA TTC né cessaire à couvrir la
dette totale de l’ entreprise
R6 Ratio de liquidité
Actif circulant
Dettes à CT
Ce ratio permet d’ exprimer l’ importance des biens auxquels l’ entreprise
peut faire appel pour faire face à ses engagements à CT
Ce ratio est é videmment supé rieur à 1 si le FR et positif c'est-à -dire que la
ré alisation des actifs circulants à concurrence d’ une fraction seulement de leur
valeur comptable nette permettrait de faire face au remboursement des
cré ances à court terme.
En conclusion, il faut savoir qu’ une analyse par des ratios ne peut que
fournir une meilleure compré hension de la situation de l’ entreprise mais ne
peut dans la majorité des cas porter un jugement dé finitif sur la santé
financiè re de l’ entreprise. Les ratios ne constituent qu’ une mé thode parmi
d’ autres, il faut se garder de la privilé gier, é viter d’ utiliser de trè s nombreux
ratios et veiller à ce que les ratios utilisé s soient adapté s au contexte de
l’ entreprise. Il est donc né cessaire d’ avoir une meilleure connaissance de
l’ entreprise et notamment des flux financiers gé né ré s par son activité .
3- Approche des flux financiers
L’ analyse financiè re par les ratios n’ est qu’ une mé thode relative, c’ est une
approche statique qui trouve son origine dans les traditions bancaires. Il
convient alors de complé ter cette analyse par une bonne connaissance du cycle
d’ exploitation de l’ entreprise et des flux financiers qui y sont rattaché s.
Cette approche permet d’ expliquer les variations dans le temps de
l’ ensemble de la tré sorerie, elle pré sente l’ inté gralité des flux de fonds qui
pendant une pé riode, marquent la vie financiè re d’ une entreprise. Elle sert
é galement de cadre ou plan de financement, et dé crit la passage entre le cash
flow gé né ré tô t ou tard de la tré sorerie.
L’ approche des flux financiers permet d’ analyser la variation de la
tré sorerie, en é tudiant les consé quences financiè res des dé cisions adopté es au
niveau des politiques d’ investissement, du processus d’ exploitation et des
autres opé rations financiè res.
Tableau 1
Produits d’ exploitation
Charges d’ exploitation
= Excé dent brut d’ exploitation
- Variation du BFR*
=Variation de la tré sorerie d’ exploitation
- Investissement
+ Cessions d’ actifs
+Produits Financiers
-Impô ts
-Dividendes
+Augmentation du capital
+Emprunt nouveau
-Remboursement des dettes
=Variation de la tré sorerie + tré sorerie de dé but de
pé riode
=tré sorerie de fin de pé riode
*Il s’ agit du BFR fin pé riode diminué de celui du dé but de pé riode
III- La fonction du tré sorier
Cette fonction est relativement ré cente, mê me dans les entreprises d’ une
certaine dimension.
Dans la majorité des entreprises, la fonction du tré sorier est confié e aux
services comptables.
Cette
situation
peut
ê tre
pré judiciable
à
l’ entreprise, car
les
pré occupations des services comptables diffé rent notablement de celles d’ un
service financier. Le niveau de compé tence n’ est pas en cause, encore que la
connaissance des opé rations bancaires et de leurs consé quences relè vent d’ une
technique particuliè re.
Le tré sorier doit avoir, non seulement, des qualité s de contact. Ses
relations avec les services comptables sont importantes malgré l’ indé pendance
des fonctions, ses relations avec les banques partenaires, ses relations avec les
fournisseurs et avec les clients de l’ entreprise.
Le tré sorier doit, en outre, obtenir de tous les responsables de l’ entreprise
la sû reté d’ ê tre pré venu de toute opé ration entraî nant une entré e ou nue sortie
de fonds. L’ information du tré sorier repose né cessairement sur des ré seaux
d’ informations organisé es.
Pour situer mieux le personnage du tré sorier, nous pouvons affirmer que
son comportement doit ê tre, constamment et entiè rement, dominé par la
recherche de l’ é conomie des moyens de financement.
Les fonctions du tré sorier, comme le montre le sché ma suivant,
concernent essentiellement :
Sché ma
Fonctions essentielles d’ un tré sorier
Relations/Négociation
Avec les banque
Gestion de la position de
trésorerie à CT
Tré sorier
Décisions d utiliser
les crédits
Gestion des risques
Le tré sorier doit pré voir et gé rer les flux de l’ entreprise, anticiper les et
garantir les risques financiers
Le tré sorier qui est le principal responsable de l’ utilisation des services
bancaires, est tout naturellement dé signé pour la né gociation des conditions
bancaires, placer les excé dents et surtout assurer la liquidité et solvabilité de
l’ entreprise
Le tré sorier doit commencer par gé rer son besoin total de tré sorerie,
ensuite affecter ses flux sur ses banques puis affiner les positions par des
virements d’ é quilibrage
Dans l’ entreprise n’ ayant pas mis encore en place un systè me de gestion
de la tré sorerie en date valeur, l’ activité tré sorerie comporte gé né ralement
trois volets :
•
Etablissement de la tré sorerie en date comptable
•
Etablissement d’ un budget de tré sorerie mensuel ou trimestriel
•
Né gociation avec ses banques
Cette conception traditionnelle, la fonction « Tré sorerie » n’ est pas
reconnue en tant que telle. C’ est une tâ che du service comptable
Cette conception pré sente des inconvé nients, notamment le rô le
pré pondé rant des comptables dans la ré alisation des travaux de tré sorerie.
En ce qui concerne la gestion des risques, il s’ agit essentiellement du
risque de taux, risque de change, risque de contrepartie (souscription d’ un
billet de tré sorerie). Le livre de B. POLINIATO et D. VOYENNE « La nouvelle
tré sorerie de l’ entreprise » explique clairement la gestion du risque
Risque de taux : Il ré sulte des changements, dans le temps, du niveau des
taux d’ inté rê ts. Le risque de taux peut se traduire par des plus ou moins values
et/ou une meilleure ou moindre ré muné ration d’ une cré ance ou d’ un
placement, ainsi que par une augmentation ou une diminution du coût d’ une
dette.
Risque de change : Le risque de change ré side dans les variations, dans le
temps, des cours de devises dans lesquelles sont exprimé es les cré ances et les
dettes de l’ entreprise, par rapport à la monnaie de compte que celle-ci utilise.
L’ entreprise est exposé e au risque de change entre le moment où elle
enregistre ses dettes et cré ances et le moment où elle les rè gle ou elle se les fait
ré gler.
Risque de contrepartie : Le risque de contrepartie ré sulte dans le non
respect des engagements de la contrepartie, il s’ agit soit d’ un risque de
livraison ou d’ un risque de rè glement.
IV-
environnement du tré sorier
La tré sorerie est souvent considé ré e comme le c ur de l’ entreprise, par
lequel passent tous les flux financiers. Pour mieux gé ré e ces derniers, le
tré sorier doit entretenir des relations aussi bien avec les entité s internes de
l’ entreprise (comptabilité , contrô le de gestion, commercial, etc), qu’ externes
(banques, intermé diaires financiers, marché financier, contexte é conomique,
etc).
Du point de vue pratique, le tré sorier doit coordonner ces diffé rentes
actions selon le sché ma suivant :
Environnement
interne
TRESORIER
1- Environnement interne de l entreprise
Environnement
externe
Pour assumer parfaitement sa fonction, le tré sorier est conduit à favoriser
le contact de la direction gé né rale avec tous les aspects de la tré sorerie, à
sensibiliser à l’ esprit tré sorerie toutes les personnes concerné es, et à faciliter la
mise en place des procé dures de gestion de tré sorerie performante.
Comme le soulignaient B. POLINIATO et D. VOYENNE dans leur livre
« la nouvelle tré sorerie de l’ entreprise » : « je suis tranquille, car personne ne
comprend rien de ce que je fait, » dé clarent un certain nombre de la tré sorerie.
Au sein de l’ entreprise, les principaux interlocuteurs du tré sorier se
pré sentent comme suit : le comptable, le contrô leur de gestion, le commercial
et le directeur gé né ral.
•
Le comptable : Rappelons que le service de la comptabilité possè de des
documents indispensables au tré sorier pour é tablir des pré visions sûrement
indispensables au tré sorier pour é tablir les pré visions sur un horizon de 1 à
3 mois, tel que les balances clients et fournisseurs. Gé né ralement, tous les
paiements que doit effectuer l’ entreprise sont centralisé s au service de la
comptabilité et sortent de l’ entreprise aprè s ê tre obligatoirement passer par
le service tré sorerie. Un tel circuit assure au tré sorier une information
fiable. Lui permet d’ agir en permanence sur les dé tails fournisseurs
(retarder les dé caissements), lui donne la possibilité de choisir et de
modifier les moyens de paiements.
•
Le contrô leur de gestion : L’ é laboration des diffé rents budgets (budget
de fonctionnement, budget d’ é quipement, etc) par le contrô leur de gestion
facilite grandement la pré paration la pré paration des pré visions de la
tré sorerie. La fiabilité de la gestion provisionnelle de la tré sorerie repose sur
celle du contrô le de gestion. A l’ inverse, la contribution de la tré sorerie au
budget annuel du contrô le de gestion ré side dans la pré vision des charges et
produits financiers.
•
Le commercial : Le tré sorier a besoin é galement d’ autres informations
notamment commerciales. Trop souvent, le responsable commercial d’ une
entreprise engrange le chiffre d’ affaire, mais ne se soucie pas de des
encaissements de ses clients. Or la CA n’ est ré el que s’ il est entiè rement payé
sans retard. Moralité , il faut sensibiliser le commercial à l’ esprit de la
tré sorerie.
•
Le directeur gé né ral : Le tré sorier doit pré parer (une fois par semaine ou
mensuellement) un synthè se de la tré sorerie permettant au directeur
gé né ral de comprendre et d’ analyser les opé rations financiè re remarquables.
L’ absence de cette formalité est souvent due aux deux parties : le directeur
gé né ral a tort de laisser se dé velopper des activité s qu’ il ne maî trise pas, le
tré sorier a tort de ne pas faire du reporting permettant un é change de points
de vue avec le directeur gé né ral.
2- Environnement externe de l entreprise
•
Les banques : Le tré sorier fait appel chaque jour à son banquier auprè s
de ce dernier, le tré sorier recherche des moyens de financement ou de
produits de placements des cours de change des produits de couverture de
taux de change et des analyses ou des outils pour forger ses propres
anticipations
•
Le marché financier : Parallè lement à l’ information fournie par les
banquiers le tré sorier doit rester attentif aux diffé rentes analyses des
é conomistes sur la conjoncture et aux sentiments des hommes de marché . A
cela, le tré sorier ajoute son intuition ainsi que son expé rience
Le systè me de gestion de tré sorerie
Gestion des encaissements
et des décaissements
Interne
Information
Organisation
de la
trésorerie
Décisions
Externe
Financement et
Placement
Gestion des risques
financiers
Lors de l’ é tude spé cifique des procé dures les services financiers ou la
tré sorerie d’ une entreprise é taient loin d’ ê tre les seules fonctions concerné es
par la tré sorerie. Les services de production, achats, ou mê me facturation,
trouvent leur sanction en matiè re de tré sorerie.
Au dé but des anné es 70, il s’ est trouvé quelqu’ un, Monsieur N’ Guyen, qui
a dit et é crit qu’ il é tait inutile de payer des inté rê ts sur des fonds dont on
n’ avait pas besoin…C’ est tellement é vident que 20 ans aprè s cette notion n’ est
toujours pas tout à fait assimilé e. Comme pour la baguette de pain, si on a
besoin d’ une baguette on en achè te une seule et l’ entreprise n’ est pas plus
riche ni plus solvable parce qu’ elle a mobilisé inutilement son portefeuille
gé né rant ainsi des frais financiers inutiles. La solvabilité d’ une entreprise ne se
mesure pas à son solde en banque mais à la capacité de mobiliser ses cré ances
et d’ obtenir le cré dit elle a besoin.
Bien é videmment, le point de dé part est la connaissance globale des
recettes et des dé penses. Connaissance qui sera petit à petit affiné e pour
permettre une gestion journaliè re optimale.
Budget annuel de trésorerie
Un budget annuel de tré sorerie. Pré paré à l’ aide des é lé ments historiques
comptables de l’ entreprise et surtout en fonction des hypothè ses de dé penses
et de recettes de ses diffé rentes directions, il est conç u de faç on à permettre
des simulations. Simulations et analyses de sensibilité afin de pouvoir
é ventuellement ê tre corrigé ou modifié en cas de renversement de tendance.
Ce budget annuel ne sort pas tout armé de la cervelle du tré sorier mais é laboré
avec tout les services et s’ il y a des modifications en court d’ anné e chacun doit
en ê tre pré vu. Le tré sorier est un homme de contact…
1-Pré vision de recettes
Les recettes d’ exploitation. Elles proviennent d’ une hypothè se de
chiffre d’ affaires. Sin en montant ces pré visions sont gé né ralement exactes, en
revanche les dates de rè glement sont souvent difficiles à , appré hender. La
mé thode historique qui consiste à rechercher dans le passé le pourcentage des
facturations du mois M ré glé à M+1, M+2, M+3, etc. Est une bonne mé thode.
Particuliè rement inté ressante d’ ailleurs pour les entreprises ayant une activité
cyclique.
L’ autre inté rê t de cette mé thode est de permettre de faire varier les
hypothè ses, en particulier de faire une hypothè se haute et une hypothè se
basse. Attention, ces pré visions sont faites sur des facturations TTC et elles
sont ré alisé es sur une seule banque fictive. Nous n’ en sommes pas à ré partir
les mouvements entre banques, mais seulement à dé terminer ce qui sera la
tré sorerie).
Les recettes hors exploitation. Cession d’ actifs, primes, subventions,
remboursements de TVA ; toutes trè s difficiles à pré voir et qui sont inté gré s à
la tré sorerie en cours de parcours la plupart du temps.
2-Pré visions de dé penses
Les dé penses d’ exploitation : comme pour les recette ces pré visions
proviennent le plus souvent d’ é lé ments comptables historiques. En en gé né ral
elle sont assez faciles à appré hender sauf :
•
La TVA qui doit tenir compte des facturations ou encaissements.
•
Les impô ts.
•
Les frais financiers.
Ces pré visions qui donnent le solde de tré sorerie en fin de pé riode doivent
ensuite ê tre affiné es et positionné es dans le compte.
Les pré visions regroupé es sous le titre « budget de tré sorerie » ne
constituent pas un budget autonome. Ce budget est en quelque sorte le reflet
de tous les autres budgets, car tous ses é lé ments en sont directement dé duits.
Les maté riaux né cessaires à son é laboration proviennent de l’ ensemble des
budgets
d’ exploitation
(approvisionnement,
production,
vente,
autres
charges), du budget d’ é quipement et du budget des opé rations financiè res.
Le budget de tré sorerie mesure l’ é quilibre entre la liquidité des actifs est
l’ exigibilité des dettes et donne des informations sur les conditions de
maintien de la solvabilité de la firme. Il constitue un test de cohé rence de
l’ ensemble des pré visions. Il joue un rô le de clignotant dans le tableau de bord.
Ce budget joue un rô le important dans la dé termination du niveau
minimum des liquidité s né cessaires pour ré aliser l’ ajustement des flux
moné taires. Dans une optique budgé taire le Budget de Tré sorerie ré pond à
deux impé ratifs:
•
S’ assurer d’ un é quilibre mensuel entre encaissements et dé caissements
en vue de mettre en place pré ventivement, des moyens de financements
né cessaires à court terme en cas de besoin de liquidité s pour un ou des mois
donné s;
•
Connaî tre le solde de fin de pé riode budgé taire des comptes des tiers et
de disponible, tels qu’ ils figureront dans le bilan pré visionnel.
Le sché ma ci-dessous positionne le budget de tré sorerie par rapport aux
autres budgets.
Budget des Ventes
Budget de Production
Budget des Frais
Commerciaux
Budget des Approv
Budget des Ateliers
de Fabrication
Budget des Services
Fonctionnels
Budget de sous traitance
Budget des investissements
Ré alisé s
A faire
FOURNISSEURS
CLIENTS
Budget de Trésorerie
Encaissements Décaissements
1-Les budgets d exploitation
Pour exprimer la correspondance entre un flux ré el et un flux moné taire,
on dit couramment qu’ aux charges correspondent des dé penses ou des
dé caissements et qu’ aux produits correspondent des recettes ou des
encaissement. Cette correspondance n’ est pas directe, mais peut ê tre dé calé e
dans le temps. La vente d’ un produit peut donner lieu à la livraison puis la
facturation et enfin au rè glement, mais ce dernier peut ê tre diffé ré par les
procé dures de cré dit commercial.
Pour é tablir le budget de tré sorerie-exploitation, on part du compte
pré visionnel d’ exploitation é tabli mensuellement ; on note les dé caissements
correspondants aux charges pré vues et les encaissements correspondant aux
ventes pré visionnelles, compte tenu des cré dits obtenus des fournisseurs et
des cré dits accordé s aux clients.
•
Pré visions des encaissements :
Les encaissements relatifs à l’ exploitation proviennent essentiellement de la
vente des biens ou des services produits par l’ entreprise. On distingue
principalement deux grandes caté gories d’ entreprise : celles vendant des biens
à partir de stocks pré alablement constitué s ou vendant des services et celles
travaillant sur devis.
o Cas de la vente sur stock : le cas le plus simple et celui des
entreprises de distribution où les ventes sont gé né ralement faites
au comptant et où le montant encaissements est é gal à celui des
ventes. Dans le cas de vente à cré dit seulement, il y n’ a pas de
correspondance entre les ventes et les encaissements. Les
encaissements devrant ê tre ré partis suivant la duré e moyenne des
cré dits accordé s tels qu’ elle ressort des statistiques relatives aux
pé riodes anté rieures. Les pré visions des recettes sont estimé es à
partir du chiffre d’ affaire pré vu par la direction commerciale
auxquelles on pratique les clé s de ré partition calculé es à partir des
anné es pré cé dentes.
o Cas de la vente sur commande : cette forme de vente s’ accompagne
gé né ralement d’ un contrat qui pré voit des clauses de paiement
particuliè res. Les termes de paiement s’ é chelonnent normalement
depuis la signature jusqu’ à la ré alisation du contrat et mê me audelà , en vertu de certaines clauses de garanties.
•La pré vision est effectué e à deux niveaux. On pré voit tout d’ abord les
termes probables de paiement en fonction des pré visions des services
commerciaux. On en dé duit ensuite les encaissements effectifs. La
pré vision des é ché ances sur des contrats dé jà passé s est simple. Il suffit
de se reporter au planning de fabrication. Par contre, pour les
commandes pré vues, il faut é tablir un é ché ancier thé orique. Le degré
d’ approximation est é videmment important et exige des ré visions
relatives fré quentes. Par ailleurs, cet inconvé nient est d’ autant plus
sensible que les commandes sont d’ un montant important mais en
nombre limité .
•Les autres recettes : les autres recettes d’ exploitation proviennent de
sources diverses : la vente des dé chets, le produit des redevances et de
commissions, les inté rê ts perç us, le remboursement des charges
fiscales,… leur pré vision est difficile mais elle tolè re une certaine
approximation en raison de l’ importance de ces recettes par rapport aux
recettes totales.
•
La pré vision des dé caissements
Les dé caissements sont entraî né s par les dé penses que la comptabilité
porte au dé bit des divers comptes. La relation qui existe dans le temps entre la
dé pense et le dé caissement varie suivant la nature de la dé pense.
La pré vision des
dé caissements est plus dé licate que celle des
encaissements en raison de la trè s grande diversité des charges. La relation qui
existe dans le temps entre l’ engagement d’ une dé pense et le dé caissement
correspondant, est trè s variable et dé pend de la nature des charges. C’ est
pourquoi il est pré fé rable d’ examiner les problè mes posé s par la pré vision des
dé caissements à partir de la nature des charges.
Les principales caté gories de charges sont dé terminé es :
•par le degré d’ incertitude de la date de paiement,
•par le degré qui sé pare l’ engagement de dé pense du rè glement
proprement dit.
Pour toutes les dé penses payables, soit au moment de leur inscription,
soit dans un dé lai trè s court, la pré vision de dé caissement dé pend directement
de la pré vision de la dé pense. Il en est ainsi des salaires, des appointements et
des charges correspondantes dont les pré visions ont é té é tudié es en leur
temps, soit avec la main-d’
uvre, soit avec les frais gé né raux.
Pour les dé penses dites pé riodiques, telles que les loyers, assurances,
impô ts, dont les montants pré visionnels ont é té dé jà é tudié s pour autant qu’ ils
figurent dans les frais gé né raux, les dates de dé caissement doivent ê tre
pré vues par les services spé cialisé s qui les transmettent au service de la
tré sorerie.
Il appartient de mê me aux services compé tents de fournir à la tré sorerie
les renseignements correspondant aux dé penses provisionné es (risques,
dé penses sous garantie).
Enfin, il appartient au tré sorier d’ é tablir lui-mê me les pré visions de
dé caissement correspondant aux acceptations d’ effets, aux remboursements
des emprunts, des dettes de toute nature et des opé rations qui sont sous sa
dé pendance directe et font partie de la gestion de la tré sorerie.
2- Le budget d é quipement
Le tableau des dé penses relatives au budget d’ é quipement est le plus
souvent é tabli directement à l’ occasion de la pré paration de ce budget.
Il appartient aux services techniques de communiquer toutes les
informations né cessaires aux services financiers. La tenue d’ une comptabilité
d’ engagements dé taillé e par opé ration d’ investissement est trè s utile pour
tenir à jour les pré visions, au fur et à mesure de l’ exé cution des travaux.
En effet, des procé dures particuliè res de rè glement sont trè s souvent
utilisé es : versement d’ un acompte à la commande, rè glement sur situation de
travaux, retenues de garantie. Par ailleurs de nombreux litiges interviennent
en cours de ré alisation. Ils peuvent entraî ner la facturation de supplé ment ou
le rè glement d’ indemnité s par le constructeur. Tous ces incidents ont des
consé quences
directes sur le montant des dé caissements pré vus. C’ est
pourquoi la mise à jour rigoureuse de ces pré visions est indispensable durant
la pé riode de ré alisation d’ investissements importants.
3-Le budget des opé rations financiè re
La pré vision des recettes consé cutives à la ré alisation des opé rations de
financement doit ê tre faite avec prudence. Il ne faut pas sous estimer les dé lais
entraî né s par les diffé rentes formalité s qui accompagnent la ré alisation de ces
opé rations et les alé as que peuvent rencontrer les né gociations avec les
organismes financiers.
Il convient de souligner que le montant des dé penses dé pend de
l’ utilisation des cré dits qui dé pend elle-mê me du dé ficit de la tré sorerie. Or, le
dé ficit de tré sorerie est donné par le budget de tré sorerie et les diffé rents
cré dits sont pré vus dans le cadre du plan de la tré sorerie. On ne pourra alors
procé der que par approximations successives. On commencera par une
pré vision de dé penses proches de l’ anné e pré cé dente pour pouvoir arrê ter le
budget de tré sorerie et on rectifiera ensuite aprè s avoir sé lectionné les
diffé rents modes de financement à court terme.
4- Le budget de tré sorerie
La construction du budget de tré sorerie ré pond à un sché ma simple. Il se
pré sente sous la forme d’ un tableau regroupant toutes les recettes et les
dé penses pré vues.
•
quelle que soit leur origine : exploitation, é quipement, opé rations
financiè re ;
•
quelle que soit la pé riode à laquelle se rapportent les opé rations dont
elles sont issues : exercice en cours, exercice anté rieurs ou exercice à venir.
Son objectif est de dé terminé l’ encaisse disponible ou le montant des
besoins tré sorerie en fin de mois si l’ é ché ance est mensuelle ou à la date de
chaque é ché ance. Le choix de la pé riode de pré vision est dé licats problè mes
que nous é voquerons avant d’ analyser le contenu du budget.
•
La pé riode budgé taire
Les flux moné taires sont d’ une trè s grande sensibilité . Ils peuvent subir
des variations importantes par suite de dé calages dans la ré alisation des
opé rations qui leur donne naissance. Les pré visions de recettes et de dé penses
ne peuvent ê tre rigoureuses qu’ à trè s court terme.
C’ est la raison pour laquelle la pé riode sur laquelle porte les pré visions de
tré sorerie doit ê tre infé rieure à la pé riode retenue pour le budget
d’ exploitation et nettement infé rieure à celle du plan d’ investissement et de
financement. Plus que toutes les autres pré visions, celles relatives à la
tré sorerie ne peuvent ê tre improvisé es. C’ est pourquoi l’ é volution de la
tré sorerie est contrô lé e de maniè re continue. Un premier budget, portant de
pré fé rence sur une pé riode d’ un an, a pour objet de dé terminer les besoins de
cré dit né cessaires au maintien de la solvabilité de la firme. C’ est le budget
annuel de tré sorerie ; il est indispensable pour contrô ler la cohé rence de
l’ ensemble des autres pré visions et la possibilité pour l’ entreprise d’ en
entreprendre la ré alisation. Les ré sultats du budget de tré sorerie peuvent en
effet conduire à la ré vision du plan. Ce budget sert en outre de support aux
né gociations que l’ entreprise doit é ventuellement mener avec ses banquiers.
Ce budget va é galement servir de ré fé rence aux comparaisons qui seront
faites en cours d’ anné e. Mais dè s les premiè res ré alisations, la situation de la
tré sorerie est modifié e car les mouvements de tré sorerie ont un effet
cumulatif. Le budget donne une sé rie de soldes mensuels. Dè s que le premier
mois est passé , il faut donc mettre à jour le budget. En mê me temps, il est
indispensable de garder un horizon de pré vision du solde de la tré sorerie
suffisamment long, pour pré voir en temps utile les opé rations financiè res
né cessaires au maintien de l’ é quilibre.
Sur le plan pratique, on peut adopter un compromis consistant à procé der
tous les mois à une mise à jour sommaire indispensable pour assurer la
continuité des pré visions et à ré viser le budget tous les trimestres.
•
Le contenu du budget
Le budget de tré sorerie se pré sente sous la forme du tableau suivant :
Libellé s
Montants
Solde dé but de pé riode
I. opé rations d exploitations
Recettes
Dé penses
Solde 1
II. opé rations
hors
exploitations
Recettes
Dé penses
Solde2
III.solde
de
la
pé riode
(solde1+solde2)
Solde fin de pé riode
Sa construction repose sur la distinction fondamentale entre les recettes
et dé penses d’ une part, et les opé rations d’ exploitation et les opé rations hors
exploitation d’ autre part (investissement et opé rations financiè res).
Le budget de tré sorerie a pour objet la mesure du stock de disponibilité s à
la fin d’ une pé riode, compte tenu des pré visions d’ encaissements et de
dé caissements de la pé riode.
Le regroupement des é lé ments pré visionnels doit ré pondre à deux
pré occupations essentielles :
•
celles de n’ omettre aucune recette ni aucune dé pense ;
•
celle de mé nager toutes les possibilité s d’ un contrô le aisé .
Ces pré occupations entraî nent la né cessité de relier é troitement les
rubriques de la tré sorerie aux rubriques comptables des budgets. On aura ainsi
l’ assurance qu’ aucun des é lé ments pré visionnels de la tré sorerie n’ é chappera
et l’ on trouvera dans les comptes les é lé ments de leur contrô le.
Cette remarque nous amè nera à proposer une autre pré sentation du
budget de tré sorerie en distinguant :
•
la tré sorerie de l’ exploitation (recettes et dé penses principales)
•
celle des recettes et des dé penses diverses d’ exploitation ;
•
celles des investissements ;
•
celle des é lé ments é trangers à l’ exploitation ;
•
et enfin, les opé rations financiè res, qui sont pour une part la
consé quence des pré cé dentes.
Alors que les PME ne disposent souvent pas du temps et des moyens
humains suffisants pour une gestion systé matique de leur tré sorerie,
l’ é tablissement d’ un budget de tré sorerie mensuel ne suffisent pas pour une
grande entreprise
Les variations mensuelles permettent une gestion de tré sorerie longue
adapté e à la saisonnalité mensuelle de l ‘ activité mais ne permet pas une
optimisation complè te le budget de tré sorerie ne pré sente les besoins qu’ à la
fin du mois. Or la tré sorerie peut ê tre bé né ficiaire le 30 du mois mais
pré senter des dé ficits importants dans le courant du mois.
Le budget de tré sorerie ne donne aucune indication sur les é ché ances
difficiles à passer et donc sur la meilleure faç on de les né gocier. Le
complé ment né cessaire à la gestion des besoins saisonniers est donc une
gestion de tré sorerie au jour le jour parfois appelé e gestion de l’ encaisse.
Cette gestion au jour le jour né cessite un,e bonne pré vision des dates de
flux de tré sorerie (encaissements et dé caissements) au jour prè s et une bonne
optimisation de l’ utilisation des cré dits en fonction de leur duré e.
Trois problè mes viennent compliquer la gestion de tré sorerie au jour le
jour :
Les pré visions sont par nature incertaines et les mouvements de caisse
peuvent se maté rialiser avec plusieurs jours d’ é cart par rapport aux pré visions,
entraî nant des pé nalisations financiè res importantes.
Les jours à prendre en compte ne sont pas les dates d’ enregistrement
comptable dans les livres de l’ entreprise mais les dates de valeur en banque,
puisque les frais financiers sont calculé s sur les dates de valeur et non sur les
dates d’ opé rations
Les entreprises travaillent gé né ralement avec plusieurs banques. Si la
ré partition de ses activité s gé ographiquement le justifie, elle disposera de
plusieurs comptes courants auprè s de la mê me banque. Cette multitude de
compte né cessite une gestion minutieuse et individuelle de ces comptes
puisqu’ un excé dent de tré sorerie inutilisé sur un compte auprè s de la banque
X ne permettra pas de compenser un solde dé biteur auprè s de la banque Y qui
entraî nera le paiement d’ agios sur le dé couvert.
Traditionnellement, les excé dents de liquidité s é taient placé s auprè s
d’ une banque sous forme de dé pô t ou compte à terme. On utilise parfois le
terme de bon de caisse pour dé signer ces placements. Il s’ agit là d’ un prê t à la
banque pour un terme fixe et ré muné ré à un taux fixé ; ce bon de caisse n’ est
pas né gociable. Les conditions de ré muné ration de ce placement sont
naturellement dé terminé es par rapport au Taux de Marché Moné taire lorsque
la ré glementation permet de fixer librement le taux d’ inté rê t. Toutefois ces
dé pô ts à terme sont gé né ralement trè s ré glementé s ; ainsi de 1981 à 1986, les
dé pô ts à terme devaient ê tre ré muné ré s à un taux fixé artificiellement bas,
sauf pour les dé pô ts de plus de 500000 F à plus de 6 mois. A partir de 1986,
cette ré glementation a é té assouplie. Mais c’ est surtout le dé veloppement
d’ autres instruments de placements qui a permis une gestion performante des
excé dents de liquidité des entreprises (et des particuliers). Dé sormais, les
entreprises peuvent acheter des titres né gociables type billet de tré sorerie é mis
par d’ autres entreprises ou des certificats de dé pô t é mis par des banques, voire
des bons du tré sor à condition que le montant unitaire de ces titres ne soit pas
trop é levé . Elles peuvent é galement investir leurs liquidité s auprè s d’ une
banque ou d’ un agent de change, mê me à trè s court terme, dans des
instruments de gestion collective appelé s des SICAV ou FCP de tré sorerie. Il
s’ agit de parts de socié té s de placement dont la valeur é volue en fonction de la
valeur des placements qu’ elles dé tiennent en portefeuille. Ces SICAV ou FCP
de tré sorerie achè tent des bons ou des obligations à taux variable dont la
valeur croî t ré guliè rement avec le temps ; ainsi une entreprise peut revendre
ses parts de FCP ou SICAV de tré sorerie avec une plus value qui correspond à
une ré muné ration du placement ainsi ré alisé . Par ailleurs, la fiscalité de ces
placements peut ê tre plus attractive que celle des dé pô ts à terme. Pour des
montants investis raisonnables, les coû ts d’ achat et de revente de ces parts
(droit d’ entré e et de sortie) sont trè s faibles voire gé né ralement nuls. Il est
ainsi possible de placer ses liquidité s à court terme avec une grande souplesse
d’ usage. Il est toutefois important de bien connaî tre la possibilité
d’ investissement de la SICAV ou FCP considé ré e afin de savoir si le cours de la
part permettra de dé gager une ré muné ration assuré e sur le terme du
placement considé ré . Pour les placements à trè s court terme on utilise
gé né ralement des SICAV dites à ré mé ré qui se spé cialisent dans des
financements d’ opé rations financiè res sans risque. Certaines entreprises
choisissent d’ investir leurs liquidité s dans des placements plus rentables mais
aussi plus risqué s ; ainsi les directions financiè res de certaines grandes
entreprises entretiennent toute une é quipe de financiers spé cialisé s dans les
placements à court terme et notamment sur les nouveaux marché s financiers
(MATIF, options, swaps,…).
Rapprochement bancaire
Constatation
Le compte "5141 Banque" tenu par une entreprise enregistre les mê mes
opé rations que le compte de l'entreprise tenu par le banquier, mais en sens
inverse. Il s'agit donc de comptabilité s ré ciproques.
Il ré sulte de cette dé finition que le rapprochement bancaire est l'action
qui consiste à associer les opé rations dé jà enregistré es dans la socié té et à la
banque afin de faire apparaî tre les é critures isolé es, c'est-à -dire enregistré e
uniquement d'un cô té ou de l'autre.
Le solde figurant sur son relevé de compte bancaire ne tient compte que
des recettes effectivement mises à l'encaissement, et des rè glements pré senté s
par le bé né ficiaire.
Il peut donc exister un é cart entre le solde ré el du compte et le solde
figurant sur le relevé de compte envoyé par la banque.
Le rapprochement bancaire justifie l'é cart entre le solde comptable du
compte bancaire et le solde du relevé de compte à la mê me date, en indiquant
les composants.
Cette justification est essentielle pour la cré dibilité du suivi de
tré sorerie.
Exemple
Date
Nature
Encaissements
Solde du
31/12/2004
relevé de
compte
2502,00
bancaire
31/12/2004
Remise à
l'encaissement
ne figurant pas
encore sur le
dernier relevé
12600,00
Dé caissements
ne figurant pas
encore sur le
dernier relevé
Chè que
30/12/2004
658132 non
10654,00
encore
pré senté
Chè que
08/01/2004
658002 non
1235,43
encore
pré senté
TOTAL
15102,00
11889,43
Solde
31/12/2004 comptable de
3512,57
la tré sorerie
Naturellement, chacun des é lé ments qui constituent le rapprochement
bancaire doit ê tre un é cart qui ne ré vè le pas au contraire une mauvaise saisie
de la tré sorerie.
Origine des diffé rences
•
Dans la pratique, les soldes sont rarement é gaux car les opé rations ne
peuvent pas ê tre enregistré es simultané ment dans chaque comptabilité pour
diverses raisons :
•
les chè ques é mis par l'entreprise ne sont comptabilisé s par le banquier
qu'aprè s encaissement par le bé né ficiaire.
•
le banquier enregistre des virements (rè glements des clients par
virements) au bé né ficie de l'entreprise et informe celle-ci dans un deuxiè me
temps.
•
Le banquier procè de aux paiements de fournisseurs par pré lè vement
automatique sur le compte de l'entreprise et informe celle-ci dans un
deuxiè me temps.
•
des erreurs sur les sommes peuvent ê tre commises par l'entreprise ou
par la banque.
La technique de l'é tat de rapprochement va permettre de justifier les
diffé rences de soldes.
Principe
Pointer les opé rations qui figurent pour le mê me montant dans les deux
comptes
Rectification et rapprochement
Enregistrement des nouvelles é critures dans le compte banque de
l’ entreprise
Objectif 1 : exhaustivité des enregistrements
1-S’ assurer que toutes les recettes sont enregistré es et encaissé es
À l’ ouverture du courrier les titres de paiement reç us doivent ê tre isolé s
du reste du courrier, enregistré s et transmis directement au service tré sorerie
Les
titres
de
paiement
reç us
doivent
ê tre
remis
en
banque
quotidiennement
Le montant des titres de paiement remis à la banque ré guliè rement
rapproché e du total enregistré et du total des rè glements enregistré s au cré dit
des comptes clients
Pour les recettes en espè ce, elles doivent ê tre :
•
enregistré es sur des piè ces de caisse standards et pré numé roté es
•
enregistré es au fur et à mesure dans le journal de caisse
•
rapproché es des espè ces en caisse
Lorsque les encaissements sont effectué s par des repré sentants,
livreurs,…. Ces personnes sont tenues
•
d’ é tablir des reç us pré numé roté s
•
de transmettre ces recettes immé diatement à la socié té ou à la banque
Des contrô les doivent ê tre pé riodiquement ré alisé s pour s’ assurer que les
fonds collecté s en sont ré guliè rement remis à la banque
2- S’ assurer que les paiements sont saisis et comptabilisé s
•
titres de paiement é mis pré numé roté s
•
liasse de titres de paiements enregistré s et rapproché s des journaux
•
titres de paiements comptabilisé s dans l’ ordre numé rique
•
sé quence numé rique des titres de paiement est vé rifié e
•
Les paiements en espè ces :
•
saisies sur des piè ces de caisse pré numé roté es
•
enregistré s dans l’ ordre de ces piè ces
Pour les fournisseurs qui envoient des relevé s, les rè glements é mis
doivent ê tre rapproché s des relevé s
Objectif 2 : Ré alité des enregistrements
1- S’ assurer que toutes les recettes enregistré es correspondent à des
recettes ré elles
Les avis de paiements annulé s aprè s comptabilisation pour é viter les
enregistrements multiples
Les rè glements enregistré s au cré dit des comptes clients rapproché s des
montants affectivement encaissé s en banque
L’ é ché ancier des effets à recevoir doit ê tre :
•
Ré guliè rement rapproché du montant passé au cré dit des comptes
clients
•
Analysé pour identifier les dates d’ é ché ances anormales
•
Les effets retourné s impayé s doivent ê tre :
•
immé diatement redé bité s au compte client
•
soumis à un responsable
2- S’ assurer que les rè glements comptabilisé s correspondent à des
dé penses ré elles
•
Les duplicata de titres de paiement systé matiquement annulé s pour
é viter les doubles comptabilisations
•
Les piè ces justificatives des titres de paiement transmis au bé né ficiaire
directement par le signataire
•
Les signataires s’ assurent au moins par sondage que les titres de
paiement correspondent aux piè ces justificatives jointes
•
Les journaux de tré sorerie contrô lé s
•
Les soldes des comptes fournisseurs sont analysé s ré guliè rement
Objectif 3 : spé cialisation des exercices
1- S’ assurer que toutes les recettes sont enregistré es dans la bonne
pé riode
Les recettes sont elles enregistré es le jour le jour
En fin de pé riode, la comptabilité s’ assure qu’ elle a enregistré :
•
Tous les rè glements reç us à la pé riode
•
Uniquement ceux-la
Les recettes enregistré es par la banque et non par la socié té , dé celé es par les
rapprochements de banque, sont enregistré es sur la pé riode
Les reports d’ é ché ances sont :
•
Autorisé par une personne indé pendante
•
Communiqué s à la comptabilité
•
Enregistré s sur l’ é ché ancier dè s qu’ ils sont accordé s
2-
assurer que tous les paiements ré alisé s sont enregistré s
sur la bonne pé riode :
Les rapprochements de banque sont revus par un responsable
La comptabilité vé rifie que toutes les piè ces de caisse de la pé riode ont é té
saisies
Les espè ces en caisse sont physiquement contrô lé es et rapproché es du livre
caisse en fin de pé riode
Les comptes bancaires sont cré dité s :
•
Au jour de l’ é ché ance pour les effets
•
Au jour de leurs é mission pour les chè ques
Objectif 4 : Evaluation des recettes et dé penses
1- S’ assurer que les recettes enregistré es sont correctement é valué es
Les é carts constaté s entre les rè glements reç us et les factures sont
•
Analysé s
•
Corrigé s rapidement
•
Soumis à autorisation
Les rè glements en devises sont
•
Rapproché s avec les montants encaissé s par la banque
•
Les diffé rences de charges immé diatement enregistré es
2-
assurer que les dé penses ré alisé es sont correctement
é valué es
Les dé ductions effectué es lors du paiement sont
•
Signalé s à la comptabilité
•
Comptabilisé es immé diatement
Les personnes chargé es d’ enregistrer les paiements en devises disposent de
listes de taux de change à jour
Les diffé rences de change sur rè glement sont ré guliè rement enregistré es
Objectif 5 : Imputation, totalisation et centralisation des
recettes et dé penses
1- S’ assurer que toutes les recettes sont correctement imputé es totalisé es
et centralisé es
•
Les listes des comptes clients sont ré guliè rement mises à jour
•
Les mises à jours sont transmises au personnel chargé des imputations
•
Le total des journaux de recettes est ré guliè rement vé rifié
•
La balance client est ré guliè rement rapproché e du grand livre
•
Les é carts é ventuels sont-ils immé diatement analysé s et corrigé s
2- S’ assurer que toutes les dé penses ré alisé es sont correctement imputé es,
totalisé es et centralisé es
•
Les listes des comptes fournisseurs sont ré guliè rement mises au point
•
Les mises à jour sont transmises au personnel chargé des imputations
•
Les imputations porté es sur les paiements sont-elles vé rifié es ayant
enregistrement ?
•
Le total du journal des paiements est ré guliè rement vé rifié
•
La balance fournisseur est ré guliè rement rapproché e au grand livre
•
Les relevé s de compte reç us des fournisseurs sont rapproché s des
comptes individuels.
Audit de la paie
AUDIT de la PAIE
Audit financier et comptable
1
Audit de la paie
Introduction :
La paye est une fonction extrêmement complexe en raison de la diversité des éléments
qui la composent
(Regroupés en rubriques de paie) et de la multiplicité des opérations à réaliser pour la
mettre en uvre.
Elle est un outil essentiel de gestion, et dans ce sens, elle doit répondre et respecter des
règles de conformité et d efficacité. L audit est un moyen de détecter et de maîtriser les
problèmes
et
risques
éventuels
(erreurs,
fraudes,
coûts
supplémentaires,
dysfonctionnement, etc.) liés àune dérive dans le fonctionnement de la fonction paie.
Dans le cas d un audit externe, c est au cours du premier rendez-vous que sera défini,
pour l auditeur, qui est le client, les raisons de l audit (35 H, l Euro, problèmes
particuliers et réguliers). C est la phase de prise de contact.
Audit financier et comptable
2
Audit de la paie
Le processus de la paye :
La paye est une fonction extrêmement complexe en raison de la diversité des
éléments qui la composent (regroupés en rubriques de paie) et de la multiplicité des
opérations àréaliser pour la mettre en France.
Cependant, les diverses opérations de la paye peuvent être regroupées en trois
grandes catégories : ordonnancement, paiement, comptabilisation. Le schéma suivant
présente les principales étapes du processus de la paye :
ORDONNANCEMENT
Fixation des
bases de la
rémunération
État des
effectifs
Durée du
travail
Éléments
complémentaires
PAIEMENT
Salaires
Accessoires
COMPTABILISATION
Comptabilise la
charge et la dette
Audit financier et comptable
Comptabilise le
paiement
3
Calculs et édition
des documents
Audit de la paie
I-Aspect comptable :
La composition de la rémunération:
a) Le salaire de base :
Le salaire est le nom donné à la rémunération versée au personnel. Toutefois on désigne
par salaire les rémunérations des ouvriers et par appointement les rémunérations des
employés et cadres.
b) Les accessoires sur salaire:
Le salaire brut est généralement composé:
- du Salaire de base
-Les heures supplémentaires :
Ce sont des heures effectuées en dehors des heures de travail normal. Elle est payée en
fonction d un taux majoréde 25% à100% selon le moment.
§
25% pendant la journée
§
50% pendant la nuit
§
100% les jours fériés
-les primes :
Ce sont des suppléments de rémunérations prévues soit par la loi, soit par le contrat de
travail. Une prime est accordée lorsque certaines conditions se réalisent telles que les
rendements ou l ancienneté. Seule la prime d anciennetéest obligatoire légalement.
§
Prime d ancienneté (obligatoire)
§
Prime de rendement
-les indemnités :
Elles sont destinées à dédommager ou à rembourser le salarier comme par exemple les
frais de déplacement
-les avantages en nature :
Ce sont des compléments de salaire prévus dans le contrat de travail (logement, eau,
électricité.)
ensemble de ces éléments constitue le salaire brut.
Audit financier et comptable
4
Audit de la paie
Salaire Brut = Salaire de base + Heures supplémentaires + Primes d anciennetés
+autres primes + Avantages et indemnités
c) Les retenus sur salaire:
Nous traiterons uniquement les retenus àtitre obligatoire.
A l occasion de chaque paye, on retient au salarier :
-
Les cotisations àla CNSS 4,29%
-
Les avances et acomptes
-
Les oppositions (saisies-arrêts)
-
IGR
d) Les Obligations de l employeur :
- Les charges sur salaires payés par l employeur :
Il s agit de sommes réglées à la CNSS et qui sont calculé par l application d un
pourcentage soit àla masse salariale brut, soit au plafond uniquement qui est également
actuellement à6000dhs
-
Prestations sociales = masse salariale brut au taux de 8,6% plafonné a
6000dh/salariés
-
Allocations sociales= 9,1% de la masse salariale brut
-Tenu de livre et la fiche de paie:
La loi prescrit tout d abord la tenue d un livre de paie obligatoirement quotté et paraphé
et contenant diverses informations sur les salariés:
-sa qualification
-sa rémunération
-les déductions effectuées
Ce livre peut servir lors de contrôle par l inspecteur de la CNSS, ou des impôts.
Audit financier et comptable
5
Audit de la paie
Par ailleurs le code de travail oblige l employeur à remettre aux salariés un bulletin de
paye indiquant les rémunérations brutes et les retenues opérés. Ce bulletin ou fiche peut
servir de pièce justificative.
La comptabilisation des charges de personnel :
A- Les comptes utilisés :
-les comptes de gestion
617 charges de personnel
6171 rémunérations du personnel
6174 charges sociales
61741 cotisations àla CNSS
61742 cotisations àcaisse de retraite
67143 cotisations àla mutuelle
6176 charges sociales diverses
-Les comptes de bilan
443 personnels créditeurs
4432 rémunérations dues aux personnels
4433 dépôts du personnel créditeur
4434 oppositions sur salaire
444 organismes sociaux
4441 CNSS
4443 caisses de retraite
4445 mutuelles
4448 autres organismes sociaux
44525 État IGR
3431 avances et acomptes au personnel
B- Comptabilisation en deux étapes:
-On comptabilise tout d abord la charge et la dette
- Ensuite on comptabilise le paiement
Audit financier et comptable
6
Audit de la paie
II- AUDIT de la PAIE :
Toute mission d audit impose une enquête préliminaire pour se familiariser avec
entreprise et le problème àtraiter.
Cette phase de préenquête suppose le rassemblement d informations contenues dans
divers documents : organigrammes, bilan social, reporting et tableaux de bord sociaux
du service paie et de la fonction RH.
Cette enquête permet d adopter un programme de travail adapté en sélectionnant les
points significatifs sur lesquels centrer la mission.
Les objectifs de l audit paie, recensant les trois niveaux de la mission de l auditeur sont :
· Vérifier la conformité des pratiques avec la législation et les procédures (audit de
conformité) ;
· Evaluer son efficacitéet s assurer de sa sécurité(audit d efficacité) ;
· Examiner le caractère évolutif du système de paie pour vérifier s il répond bien aux
caractéristiques
et objectifs de l entreprise (audit stratégique).
Pour recueillir les différentes informations nécessaires, l auditeur recourt à la technique
dite de la « check-list » comportant une série de questions ou de points à vérifier. Cela
permet de procéder àun examen systématique sans risque d oublis majeurs.
est cette « check-list » que nous allons vous exposer, à travers les trois niveaux de la
mission
Audit financier et comptable
de
7
l auditeur.
Audit de la paie
1
Audit de conformité
Mots clefs
Questions
particuliè res
DISPOSITIO Etes-vous sû r
NS
de la ré gularité
LEGALES
des
bulletins
- Bulletins de
paie
de
paie ?
Pratiques
d’ organisation
communé ment
adopté es
Ré fé rentiel
Normes
Risque
Il existe 16
mentions légales
détail en
annexe 1)
Pénalités
Amendes
Prud’ homm
es
Les mentions
lé gales
sontelles
respecté es ?
Audit financier et comptable
Documents
utiliser
Fiche de paie
Conventions
collectives
Code du
travail
Revues
périodiques
spécialisées
Lamy Social
8
à
Personnes à
rencontrer
Outils et
indicateurs
Gestionnaire
de la paie
Responsable
paie
Service
juridique
Méthode
d’ échantillonna
ge
par sondage sur
les salaires de
paie
Audit de la paie
Indicateur
permettant de
recenser les
erreurs :
Taux
Les calculs et
légaux URSSAF
Taux
é tats
SMIC (en
pré paratoires
fonction de la
de la paie sont
branche et des
ils
conventions
corrects et
collectives)
conformes ?
Taux
horaire (heures
supplémentaires
heures
complé mentaire
s, heures de
nuit…)
Indemnité
s fin de contrat,
licenciement,
accident de
travail,
retraites)
Calcul
congés
payés
Audit financier et comptable
Paies
conformes
Total de paie
non
Comparaison
possible avec
audit antérieur
9
Audit de la paie
⇒ Cotés et
- Autres
documents
Est-ce
que
tous
les autres
documents
lé gaux sont
tenus à jour ?
Tels que :
_ Livre de paie
_ Livre
Entré es sorties
_ Fichier du
personnel
Audit financier et comptable
paraphés
⇒ Mises à jour
de :
Situation de
famille,
exemplaire
contrat de
travail, date
d’ engagement,
spécimen de
signature, détail
rémunération et
retenues à
effectuer,
pensions et
indemnités dues
⇒ Suivi de la
situation légale
des travailleurs
étrangers
⇒ N° de Sécu
Erreurs
Perte
d’ informat
ion
Perte de
justificati
fs
10
DRH
Assistant
ressources
humaines
Audit de la paie
⇒ Charges
Les
patronales
dé clarations
_
Les sont-elles
en
dé claration faites
temps
s
et en heure ?
Y-a-t-il
justification et
autorisation
Rembourse des
dé placements
ment
notes
de enregistré s en
note de frais ?
frais
Audit financier et comptable
Existence d’ une
procédure de
remboursement
des frais
professionnels
Existence d’ un
support
standardisé
Exhaustivité et
contrô le des
justificatifs,
vérification
arithmétique
Existence d’ un visa
de la hiérarchie
Existence d’ un bon
à payer
Absence de carte
de crédit société
Redressem
ents
La
comptabilité
Engagemen
t de
dépenses
Notes de
non
autorisées
Frais
Fraudes
Risque de
redresseme
nt
URSSAF
_ Risque de
double
rembourse
ment
_ Risque de
réintégrati
on fiscale
pour
les
salariés
11
Collaboration
avec la
comptabilité
Audit de la paie
Les documents
relatifs à la
paie sont-ils
archivé s de
faç on lé gale ?
Durée
Accessibilité
_ Pénalités
_ Pertes Archives
Etudes
d’ infos
microfiches
Archivage
Audit financier et comptable
12
Développer
l’ archivage
Informatique,
micro-fiches
Audit de la paie
2
Audit d efficacité :
Mots clefs
Questions
particuliè res
PAYEMENT Le payement
des
ré muné rations
est-il correct
Y-a-t-il des
doublons ?
Y-a-t-il un suivi
des erreurs et
corrections ?
Combien y-a-t-il
de ré gularisation
Audit financier et comptable
Pratiques
d’ organisation
communé ment
adopté es
Ré fé rentiel
Normes
⇒ Respect des
dates de
virement
⇒ Contrô le des
payements hors
virement
⇒ Faire un suivi
des erreurs
repérées pour
les corriger au
plus vite
Risque
Risque de
payement
ou
virement
pur un
montant
erroné
Trop
perç u
Retard
paie
13
Documents
utiliser
à
Etats
existants :
état des
régularisations
Personnes
rencontrer
Gestionnaire
de la paie
à
Outils et
indicateurs
Différencie
r les
régularisati
ons
normales
(heures
complé ment
aires)
et les
régularisati
ons
Audit de la paie
dans le mois ?
Chaque personne
quitte-elle la
société avec un
solde tout
compte ?
⇒ Existence
d’ une procédure
pour le calcul du
solde tout
compte lors d’ un
départ ou d’ un
transfert
Mécontent
ement
des
salariés :
absentéis
me
Dégradati
on du
climat
social
_ Toutes les
modifications en
terme de renvoi,
embauche et
modification de
salaire sont prises
en compte par le
Audit financier et comptable
14
diffé rées
erreur
de
saisie)
Régularisati
on
anormale
sur le
total
paie
de
l’ échantillon
Questionnai
re
pour définir
tous
les types de
régularisati
on ou
d’ erreur
Incident
critique
pour
comprendre
tous les
problèmes
de
payement
Audit de la paie
service paie ?
_ Y-a-t-il une
autorisation et un
suivi des
acomptes, des
avances, des prêts
et des saisies
arrêt sur salaire ?
Audit financier et comptable
Liste des
personnes
autorisées à
octroyer des
avances, acompte
et prêts
Existence
d’ une procédure
de contrô le des
remboursements
Suivi des
remboursements
et imputation sur
paie
Engageme
nt de
société vis
à vis
salariés
par des
personnes
non
autorisées
15
Documents
formalisant
l’ engagement
du salarié
prêts,
acomptes,
avances)
Consulter
l’ éché ancier
de prêt
Transmissio
n
systématiqu
e des
information
s à la
comptabilité
Tableau de
suivi
des avances
et
acomptes
Audit de la paie
ENREGIST
REMENT
COMPTABL
E
L’ enregistrement
comptable de la
paie est-il fait
correctement ?
⇒
Comptabili
té
générale
erroné e
Risque de
non
respect de
la règle
séparation
des
exercices
SECURITE &
CONFIDENT
IALITE
DU
SYSTEME
DE PAIE
Est-on sû rs de
la protection
des informations
relatives à la
paie ?
Existence de
codes d’ accès au
fichier du
personnel et au
système
d’ établissement
de la paie
Perte de
confidenti
alité des
informatio
ns de
paie
Falsificati
on des
données
de
paiement
L’ accè s au
Conservation
Audit financier et comptable
Connaissances
des imputations
comptables
⇒ Délais
d’ enregistrement
conforme
16
Transmission
des donné es
paie /
comptabilité
Collaboration
avec la
comptabilité
Rapprochem
ent
des DADS
par
rapport à la
comptabilité
Hiérarchique
qui attribue
les accès
Informaticiens
s’ occupant de
la sécurité du
système
Check-list
Nombre de
pannes dans
l’ année
Nombre de
fois
où les paies
ont
été versées
retard
à
cause
d’ un
problème
informatiqu
e
nombre de
jours
Audit de la paie
ré seau est-il
suffisamment
contrô lé ?
SECURITE &
CONFIDENT
IALITE
DU
SYSTEME
DE PAIE
des
informations
lieu sû r
Classement des
documents
jours
de retard
Qui a accè s au répondant aux
besoins des
fichier ?
utilisateurs
Dans quelles
Les mots de
limites ?
passe sont-ils
modifiés
régulièrement
Est-ce qu’ il y a
une é quipe
spé cialisé e
capable
d’ intervenir
n’ importe quand
en cas de
problè me sur le
systè me de
Audit financier et comptable
Antivirus
Equipe interne
Equipe
externe ?
Blocage
complet du
système
Risque
juridique
Risque
financier
Risque de
blocage
17
Audit de la paie
paie ?
Ce systè me
est-il doté de
mé canismes de
contrô le
susceptibles de
faire foi en
cas
de litige ?
INCOHEREN
CES
A-t-on é laboré
des procé dures
de test
suffisamment
importantes
pour repé rer
toutes les
Audit financier et comptable
blocage
de toutes
les paies
des
salariés
Grè ves
Surcharge
du
service du
personnel :
sollicitatio
ns
téléphoniq
ues
Paie
négative
Doublons
Risque
financier
Incident
et
interrupti
on des
18
Listing des
erreurs
Surveiller
paie
négative
Vérifier
qu’ une
personne
ayant
Audit de la paie
anomalies ?
traitement
s
Dysfonctio
nnements
Une heure
récupérable =
L’ utilisation des une heure
rubriques de
complé mentaire
paie se fait- en taux horaire
pour le
elle
uniformé ment ? gestionnaire
c’ est la même
chose au niveau
de la
rémunération
Mais pour
l’ auditeur ou le
contrô leur de
gestion, il y a
diffé rence : l’ une
est travaillée,
l’ autre non
travaillée
Audit financier et comptable
169 heures
soit à
temps
complet
Erreur de
saisies
devant
entraî ner
des
messages
d’ erreur
Incidents
critiques
Chart-flow
19
Audit de la paie
indicateurs
demandés par
l’ INSEE)
PERSONNEL
ET
ENVIRONNE
MENT
DE
LA
FONCTION
PAIE
Le service paie
se comporte-til
comme une
é quipe
autonome ?
(remplacements
non planifié s
dans le service)
Y-a-t-il
fort
Audit financier et comptable
Salariés de
différents
services et de
différents
niveaux
hiérarchiques
Malaise
social
Démotivati
o
Comment est
perç u
le
service
paie ?
Avoir 2
personnes
minimum au sein
du service
Polyvalence
Compétences
Risque de
fraude
Risque de
blocage
des paies
Prud’ homm
es
un
Nombre de
réclamation
s
Nombre de
sollicitation
s
té léphoniqu
es
Listing des
20
Enquêtes
auprès
du
personnel
Sondages :
méthode
des
quotas
Audit de la paie
Entrées et
Sorties
fort
turn– over dans
le service paie
?
Nombre de
démissions
Y-a-t-il des
possibilité s de
promotion et
d’ é volution de
carriè re ?
Existe-t-il des
guides de
procé dure pour
inté grer des
nouveaux dans
le service paie
Existence d’ un
?
organigramme
Est-on sû r que
Audit financier et comptable
Des dé finitions
de fonction
Nombre de
formations
allouées aux
personnes
Organigramme
Perte
d’ efficacit
é
21
Promotions
dans
le service
Motivation
Audit de la paie
les tâ ches et
responsabilité s
sont clairement
dé finies au sein
du service ?
LES
UTILISAT
EURS
Qui en dehors
du service
utilise les
informations ?
Audit financier et comptable
claires
Absence de
tâ ches
redondantes
Séparation des
tâ ches et liste
des signatures
autorisées
é
Détourne
ment au
profit des
salariés
Mauvaise
utilisation
de
l’ informati
on
pouvant
entraî ner
des
effectifs
erroné s
Et
revendicat
ions
syndicales
22
Contrô le de
gestion
Contrô le de
gestion sociale
Livret
comportant
le
détail
de
chaque
rubrique
Audit de la paie
3- Audit straté gique (conclusion)
A la fin d une étude de ce genre, on va pouvoir se retrouver face à certains choix qui peuvent être en relation avec les
causes de l élaboration de l audit. Par exemple, il peut s agir de commander un audit pour savoir s il est opportun de
changer le système paye en raison d une cause précise : passage aux 35 heures, passage à l an 2000, L Euro , ou bien s il
est plus judicieux de l externaliser à un cabinet. Dans ce cas, la comparaison du coût d un bulletin de paie entre l ancien, le
nouveau système et le prix du marchévont conditionner le choix stratégique de la survie du service paie dans l entreprise.
Audit financier et comptable
23