La Methode 5S

LA MÉTHODE DES 5S AU BUREAU ET À
LA MAISON
Très connue dans le monde industriel, la méthode des 5S qui nous vient
du japon permet de créer de l’ordre au bureau comme à la maison.
Cette méthode permet :
 D’éliminer le temps perdu à chercher les objets
 De libérer de la place
 D’améliorer notre efficacité
 D’inspirer confiance
 D’avoir une meilleure qualité de vie
Dans cet article je vais présenter comment cette méthode fonctionne, mais
surtout comment l’utiliser !
Le nom « 5S » provient des initiales de 5 mots japonais pour 5 principes à suivre :
Éliminer, Ranger, Nettoyer et inspecter, Standardiser Respecter ce standard et
progresser. Appliquer cette méthode d’organisation dans notre vie quotidienne peut nous
apporter énormément.
LES 5S : CE QU’ON Y GAGNE
Avant de passer au tutoriel pour utiliser cette méthode, voyons en détail tous les
avantages qu’elle peut nous procurer :
- Eliminer le temps perdu à chercher les objets
Combien de fois par jour nous arrive-t-il de chercher des objets qui ont « disparu » ? Que
cela soit les clefs, le téléphone, une cravate ou le portefeuille, c’est justement quand on
en a besoin qu’on ne les trouve pas. Et c’est aussi souvent à cause de cela qu’on arrive
en retard ! Pourquoi continuer à vivre dans l’urgence et être victime de notre propre
inattention ?

Avec un environnement dégagé d’objets inutiles vous aurez un accès facile aux
rangements que vous aurez vous-même mis en place. Vous prendrez un réel plaisir à
mettre chaque chose à sa place et à l’y retrouver en 2 secondes au moment crucial où
vous en avez besoin.
- Libérer de l’espace inutilement utilisé :
C’est incroyable la quantité d’objet que l’on peut accumuler, sans même se poser de
questions sur leur utilité. On est habitué à les voir dans notre environnement alors on
considère que c’est leur place. En appliquant la méthode des 5S vous aller goûter au
plaisir d’avoir l’esprit aussi clair et dégagé que l’est votre lieu de vie.
- Améliorer l’efficacité :
Le fait d’avoir repensé votre ergonomie et mis en place des rangements intelligents va
vous permettre d’être plus efficace. Comme il y aura moins d’objets inutiles et que les
objets peu utilisés seront éloignés, l’accès aux objets utiles sera beaucoup plus facile.
Les tâches seront donc plus faciles et agréables à réaliser, et chaque jour vous vous
féliciterez d’avoir eu la bonne idée de vous organiser.
- Inspirer confiance :
Avoir une maison ou un bureau parfaitement bien rangé inspire la confiance à vos
amis, collègues ou clients.
- Avoir une meilleure qualité de vie :
C’est plus agréable de travailler dans un bureau ou de vivre dans une maison propre et
rangée. Vous verrez qu’après avoir appliqué la méthode de A à Z, vous aurez l’esprit
vraiment plus léger et moins de stress au quotidien.
Ça y est, vous êtes décidé à passer à l’action ? La suite de l’article vous permet de
comprendre l’ensemble des étapes de la méthode, pour pouvoir les implémenter
correctement.
LES 5 S : APPLICATION
Pour appliquer la méthode je vous propose de suivre 3 étapes :
1. Eliminer / débarrasser
2. Ranger
3. Inspecter / entretenir
ETAPE 1 : ELIMINER / DÉBARRASSER
Explications :
L’idée ici est de séparer l’utile de l’inutile. Attention ! Cette étape, si vous voulez la mener
jusqu’au bout (pour votre bureau ou votre maison entière) peut vous prendre beaucoup
de temps ( jours, voire semaines ). Même si vous avez beaucoup de temps devant vous,
vous devez procéder étape par étape. Vous pourrez ainsi arrêter et relancer le

processus à tout moment. C’est beaucoup plus efficace et motivant que de se lancer
dans un chantier démesurément grand, que l’on sera obligé de laisser en plan, faute de
temps.
Actions :
 Choisissez une petite zone à laquelle vous souhaitez appliquer la méthode des 5S.
Par exemple l’endroit où est posé votre ordinateur à l’instant. Considérer par exemple
cette surface (table ou bureau).
Comme exemple voici une photo du bureau sur lequel je me trouve.
 Prenez TOUS les objets qui se trouvent dessus et mettez-les en un tas sur une
surface dégagée (par exemple par terre). J’appelle ce tas, le tas « vrac ». Votre bureau,
ou table doit à ce moment être VIDE.
 Prenez au hasard un par un les objets qui se trouvent sur votre tas. Et posez-vous
les questions suivantes :
 Est-ce que je me sers de cet objet ?
Dites-le à voix haute car il est courant que l’on se mente à soi-même. Le fait de se
l’entendre dire nous force à accepter la réalité.
« Non, je ne me sers plus de ce vieux stylo cassé que je garde depuis le lycée comme
soi-disant souvenir. »
Il est aussi possible de faire appel à une personne qui a le sens pratique et qui n’est pas
conservatrice de nature. Quelqu’un qui n’a pas de souvenir sur la zone où vous rangez
et qui pourra sans état d’âme vous aider à faire votre tri en vous posant les bonnes
questions.
Si la réponse à la dernière question est oui alors demandez-vous :
 Combien de fois par an/mois/jour je l’utilise ?
Regroupez les objets rarement utilisés en une pile éloignée de vous. Gardez les objets
couramment utilisés en une pile à côté de vous.

 Si vous ne l’utilisez pas, est-ce un objet de décoration ? Si c’est le cas placez le
dans une pile spéciale « objets de décoration ».
Créer une pile « décoration » vous permettra de prendre du recul sur l’aspect esthétique
des objets de décoration. Les couleurs ne vont pas ensemble, ce n’est pas le même
style etc. On peut alors en profiter pour repenser notre « design » intérieur.
Si vous n’utilisez pas du tout un objet, vous avez trois possibilités (dans l’ordre) :
1. Réemployer l’objet
2. Recycler l’objet
3. Le jeter
Le réemploi consiste à détourner l’usage premier de l’objet pour faire autre chose.
Le recyclage consiste à le donner à quelqu’un d’autre qui pourrait en avoir l’utilité.
Jeter est la dernière solution.
En cas de réemploi, ce que vous décidez d’en faire conditionnera l’endroit où vous allez
ranger l’objet. S’il sera réutilisé sur votre bureau, placez-le dans la pile la plus proche de
vous (objets couramment utilisés). N’ayez pas de remords à jeter des choses ! N’est-il
pas plus utile de se tourner vers l’avenir plutôt que de conserver une infinité d’objets
porteurs d’une hypothétique valeur sentimentale ? Les meilleurs souvenirs sont ceux qui
restent gravés dans la mémoire. Pour les autres, il existe les photos numériques, ça
prend quand même beaucoup moins de place ;-).
Lutter contre « Je le garde au cas où… ». Les seuls objets inutiles que vous pouvez
conserver sont ceux de décoration, et les « consommables » tels que papiers, crayons
de secours, encre etc. Ces consommables constituent un stock de secours et doivent
avoir un lieu de rangement dédié.
Vous répétez donc les étapes du processus pour chaque objet que vous prenez au
hasard sur votre tas « vrac », jusqu’à ce que votre tas ait disparu.
Pour ne pas vous perdre dans l’enchainement des questions posées et des décisions à
prendre voici un diagramme synthétique.

Je vous conseille de repasser en revue les piles que vous avez faîtes et de vous poser
une deuxième fois la série de questions. En effet les plus conservateurs d’entre nous
sont capables de faire semblant de ne rien devoir jeter ! Encore une fois n’ayez aucun
scrupules à placer des objets dans la pile « peu utilisé » ou dans la poubelle.
A ce stade vous avez devant vous une poubelle bien remplie et des objets répartis en
plusieurs piles selon leur fréquence d’utilisation, ainsi qu’une pile pour la décoration
(l’inutile qui est nécessaire :-)).
Il est alors temps de passer à la phase 2.
ÉTAPE 2 : RANGER
Explications :
Le but de cette étape est de crée des rangements intelligents et ergonomiques pour
chaque objet ou catégorie d’objet (stylos, clefs USB etc.). Les rangements que l’on créer
soi-même (sur-mesure) sont souvent les plus pratiques.
Il est important de pouvoir identifier facilement quels objets correspondent à quels
rangements. On évite ainsi de perdre du temps à chercher dans quel rangement tel ou
tel objet est censé aller. De même, on pourra ensuite trouver du premier coup ce que
l’on cherche.
« A chaque chose correspond une place, à chaque place correspond une chose »
Ici l’exemple le plus simple à utiliser est celui des ateliers où l’on doit ranger de
nombreux outils. Le système de rangement intelligent souvent utilisé est de fixer des
clous dans le mur et de dessiner dessus les formes des outils qu’on y suspendra. De
cette manière on sait où ranger les outils et on peut facilement repérer s’il en manque
un. Il faut réussir à créer le même type de rangement au bureau ou à la maison.