Méthode 5S : Guide d'organisation des postes de travail

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LES 5S, UNE MÉTHODE D’ORGANISATION DES POSTES DE
TRAVAIL
La méthode 5S, applicable à tout espace de travail (y compris dans les bureaux), constitue une forme de
standardisation par gestion visuelle des postes de travail. Elle fait en sorte qu’un employé puisse avoir
quotidiennement à portée de la main l’information, les outils et le matériel requis pour effectuer sa tâche à
son poste de travail, lui permettant ainsi de travailler efficacement et de façon sécuritaire.
L’objectif consiste à instaurer des espaces de travail efficaces qui s’expliquent et s’autoréglementent par
eux-mêmes en tout temps à l’aide de procédures et d’instructions visuelles.
Les 5S correspondent à la première lettre de chacune des cinq étapes de la méthode :
1. Sélectionner : trier tous les objets au poste de travail et ne conserver que ce qui est utile au
quotidien. Ce qui n'est utilisé qu'à l'occasion ou qui n’ajoute aucune valeur devrait être rangé plus loin,
en dehors de la zone de travail, alors que ce qui reste (c’est-à-dire ce qui n’a pas servi durant la
dernière année et qui ne sera pas utilisé à court terme) devrait être éliminé.
Utilisation Décision à prendre
Jamais À éliminer de l’aire de travail
Rarement À mettre à l’extérieur de l’aire de travail
À l’occasion À mettre dans l’aire de travail
Souvent À garder près des opérations
Toujours À garder à portée de la main
2. Situer : déterminer un emplacement, c’est-à-dire réserver une place, pour chaque chose (outil,
document, etc.) à l'intérieur du poste de travail de façon à pouvoir trouver ce qu’il faut au moment
opportun en facilitant l’accès et l’utilisation. Une place pour chaque chose, chaque chose à sa place.
En désignant des emplacements, un espace vide ne constitue plus qu’un simple trou où l’on peut
ranger n’importe quel objet qui traîne sur le plancher.

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Les 5S, une méthode d’organisation
des postes de travail
3. Scintiller : nettoyer, peinturer et s'attaquer aux sources de saleté (plutôt que de nettoyer de manière
répétitive, y aurait-il une méthode de travail plus efficace? Ou pourrait-on modifier les outils de
manière à garder le poste de travail propre?). Il est important de déterminer les causes principales de
ses problèmes de malpropreté afin de prendre les mesures nécessaires pour éliminer le problème à
la source. Une approche efficace en vue de trouver les vraies causes aux problèmes est la technique
des « 5 pourquoi ».
PROBLÈME SOLUTION
Il y a une tache d’huile sur le plancher. Enlever l’huile.
Pourquoi?
Parce que la machine laisse échapper de l’huile. Réparer la machine.
Pourquoi?
Parce que les joints d’étanchéité sont usés. Remplacer les joints.
Pourquoi?
Parce que les joints achetés sont de moins bonne qualité. Changer les spécifications.
Pourquoi?
Parce que les prix obtenus sont concurrentiels. Modifier la politique d’achat.
Pourquoi?
Parce que le responsable des achats est évalué selon les
coûts épargnés à court terme. Changer la politique d’évaluation.
4. Standardiser : désigner les emplacements et les objets en instaurant des méthodes de travail
standards respectées par tous ceux qui travaillent à un même poste de travail et des contrôles visuels
afin de pouvoir mesurer la performance des processus. Par exemple, tous les outils d’un poste de
travail pourraient être d’une même couleur (une tache de peinture ou un ruban adhésif de couleur
suffisent) : bleu à un poste, jaune ou rouge à un autre. Notez bien qu’avec les 5S, les outils sont
attitrés aux postes de travail et non aux employés.
5. Suivre : Mettre de la rigueur dans le système de manière à ce que les 5S s’intègrent à la culture de
l’entreprise. Assurer le suivi afin que tout demeure propre et ordonné en dressant une liste de
vérification par processus de manière à exécuter des audits de façon périodique (voir la partie
concernant la Feuille d’audit à la fin du document).
Une bonne façon de procéder pour implanter les 5S consiste à commencer par un seul poste de travail,
idéalement avec un employé volontaire et motivé. Ce poste pourra ensuite servir de modèle pour tous les
autres.

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Les 5S, une méthode d’organisation
des postes de travail
Voici maintenant, en gros, les étapes permettant d’implanter facilement et rapidement les 5S:
1. Faire un grand ménage des postes de travail et éliminer tout ce qui n’a aucune utilité (produits et
matières premières défectueux ou invendables et matériel d’emballage inutilisable, par exemple).
2. Isoler dans un coin ou désigner clairement à l’aide d’autocollants rouges par exemple les objets
qui ne sont que peu ou pas utilisés (par exemple ceux n’ayant pas servi au cours de la dernière
année). Il s’agit ensuite d’attendre quelques jours pour laisser le temps à l’équipe de retirer de ce
coin les objets susceptibles de servir à court terme (un à deux mois) ou d’enlever les autocollants
rouges qui y sont apposés. Après cette période de réflexion, tout ce qui est encore dans le coin
ou qui porte encore un autocollant rouge devrait être éliminé.
3. Séparer ce qui est utilisé quotidiennement de ce qui est utilisé à l’occasion seulement. Les objets
utilisés quotidiennement devraient être à portée de la main à chaque poste de travail (quitte à
devoir acheter quelques outils additionnels s’il le faut pour compléter le tout), alors que ce qui
n’est utilisé qu’occasionnellement devrait être placé un peu plus loin, à un endroit connu de tous,
de manière à ne pas nuire aux opérations. À titre d’exemple, il est possible de garder à un poste
de travail servant aux expéditions seulement un stock minimum de matériel d’emballage (cartons,
ruban adhésif, etc.), le reste du matériel d’emballage pouvant être stocké plus loin. Une fois les
trois premières étapes terminées, vous aurez alors réussi à mettre en œuvre le premier « S »
(sélectionner).
4. Pour mettre en pratique le deuxième « S » (situer), il suffit de prendre le temps de désigner une
place pour chaque chose à l’intérieur de chaque poste de travail, alors que pour le troisième « S »
(scintiller), il s’agit simplement de procéder à un nettoyage et de réfléchir à des moyens qui
permettrait de réduire les sources de saleté.
5. En ce qui concerne le quatrième « S » (standardiser), il consiste habituellement en la rédaction
de procédures et d’instructions de travail pour les tâches plus complexes ou susceptibles de
générer des erreurs. Dans certains cas, de petits outils visuels peuvent suffire (par exemple un
tableau indiquant à quels endroits entreposer les différents produits) de pair avec l’identification
visuelle des objets aux postes de travail (par exemple, les outils d’un poste de travail peuvent être
désignés à l’aide d’une couleur précise et les contours des objets peuvent être dessinés de
manière à ce que tous sachent facilement à quel endroit va chaque objet).
6. Quant au dernier « S », soit le cinquième (suivre), c’est généralement le plus difficile à mettre en
pratique puisqu’il s’agit, une fois que les quatre premiers « S » ont été appliqués, de maintenir les
lieux de travail propres et en ordre. Pour ce faire, il est essentiel que les employés réservent un
peu de temps à la fin de chaque jour pour ranger les outils à leur place et, possiblement, un peu
plus de temps à la fin de la semaine pour effectuer le ménage de leur poste de travail. En plus de
réserver du temps, il est tout aussi essentiel de mener des audits de façon régulière afin de
s’assurer que le personnel respecte la mise en application des 5S tout en démontrant
l’importance que cela revêt pour l’entreprise.
Le ministère de l’Économie, de l’Innovation et des Exportations offre une brève formation de trois heures
sur le sujet. Informez-vous auprès de la direction régionale du Ministère de votre région.

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Les 5S, une méthode d’organisation
des postes de travail
FEUILLE D’AUDIT 1er S – SÉLECTIONNER
CRITÈRES ÉLÉMENTS À ÉVALUER RÉSULTAT
(0 = très faible,
5 = excellent) COMMENTAIRES
Articles
inutiles
Tout objet inutile est enlevé du lieu de
travail. Seuls les outils et les produits
nécessaires sont conservés.
Propreté du
plancher Les planchers et les allées ne sont pas
encombrés d’objets inutiles.
Accumulation
Il n’y a pas d’accumulation de matières
désuètes dont on ne sait plus quoi faire ou
qui sont en trop grande quantité. Il s’agit
de trouver la juste quantité de matières.
Classement
Les supports et étagères sont bien rangés.
L’employé trouve rapidement la
marchandise, les pièces de rechange, les
fournitures et l’information dont il a besoin.
Possibilités d’amélioration
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2e S – SITUER
CRITÈRES ÉLÉMENTS À ÉVALUER RÉSULTAT
(0 = très faible,
5 = excellent) COMMENTAIRES
Usine virtuelle Les outils sont placés dans un endroit
stratégique. La désignation de l’outil et de
son emplacement est précise et visible.
Contrôle de
processus
La désignation des outils et de la
machinerie est précise. Les aide-mémoire
(check list) et les procédures
opérationnelles sont très faciles à
comprendre et sont tenus à jour.
Rôles et
responsabilités Un responsable a été nommé pour
chacun des secteurs ou départements.
Procédures
standards
Des procédures ont été déterminées et
elles sont affichées et connues des
employés : calendrier de production,
rejets, standards de qualité, etc.
A
près
utilisation, les outils sont remis à la place
qui leur a été assignée.
Possibilités d’amélioration
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Les 5S, une méthode d’organisation
des postes de travail
3e S – SCINTILLER
CRITÈRES ÉLÉMENTS À ÉVALUER RÉSULTAT
(0 = très faible,
5 = excellent) COMMENTAIRES
Accès au
matériel
d’urgence
Les boyaux d’incendie, le matériel
d’urgence et les panneaux électriques
sont facilement accessibles et placés
dans des endroits visibles.
Propreté
Les planchers sont propres (sans débris
ni poussières, etc.). Il n’y a pas de
communiqués ni de mémos désuets
affichés sur les tableaux.
Nettoyage
préventif L’équipement ne produit pas de
particules ni de fuites.
Nettoyer c’est
inspecter
Les employés nettoient l’équipement et
l’aire de travail selon le programme établi.
Ils peuvent ainsi détecter les déficiences
dans le processus et réduire les risques
en matière de santé et sécurité.
Possibilités d’amélioration
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4e S – STANDARDISER
CRITÈRES ÉLÉMENTS À ÉVALUER RÉSULTAT
(0 = très faible,
5 = excellent) COMMENTAIRES
Tableaux de
communication Les tableaux de communication sont
standardisés au sein de l’organisation.
Poste de travail
Tout employé formé peut utiliser le poste
de travail d’un collègue et y être efficace.
Les procédures de travail sont les mêmes
pour tous.
Exécution du
travail
Les méthodes de travail sont
standardisées, communiquées et
comprises par tout le personnel.
Environnement
visuel et
minisystèmes
Le poste de travail est aménagé de
manière visuelle. Ainsi, toutes les
réponses aux questions suivantes sont
vite trouvées : qui, quoi, où, combien,
comment, quand? Les codes, les
contenants, les couleurs, etc. sont
standardisés partout au sein de
l’organisation.
Possibilités d’amélioration
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