6e Complément informatique CHAPITRE 1 13/01/2020 ENCODAGE Matière 1. Les types de données - libellés, nombres, dates 2. La saisie de données 3. Les séries 4. Copie de cellules 5. Modification de la largeur d'une colonne/ligne 6. Les formules et les fonctions 1 Les types de données. Les cellules peuvent contenir les types de données suivants : 1.1 Le texte. Il peut contenir n’importe quel caractère (lettres, chiffres, signes, ...). Il peut déborder sur les cellules à droite pour autant qu’elles soient vides. Il peut contenir jusqu’à 255 caractères. Par défaut, le texte est cadré à gauche. 1.2 Les nombres. Ils peuvent contenir des chiffres, des caractères séparateurs pour les milliers et les millions (en général des points), un caractère décimal (en général la virgule), le signe % et le symbole monétaire. Le caractère séparateur des milliers et des millions, le caractère décimal et le symbole monétaire dépendent des défauts définis dans les paramètres régionaux (<Panneau de configuration> <Paramètres régionaux>). Les nombres négatifs commencent par le signe - ou sont entourés de parenthèses. Les nombres s’alignent par défaut à droite. Ils peuvent s’afficher sous la forme ######### lorsqu’ils sont trop grands pour figurer dans leur cellule (il faut alors élargir la colonne correspondante). 1.3 Les dates et les heures. Différents formats de saisie sont possibles. Les données de type date et heure s’alignent par défaut à droite. Les touches Ctrl ; permettent de saisir la date actuelle. Les touches Ctrl : permettent de saisir l’heure actuelle. Excel – Chapitre 1 – Encodage - Cours 1/8 6e Complément informatique 13/01/2020 1.4 Les formules. Une formule commence toujours par le signe = Elle peut contenir : - des nombres, - des références à une cellule (A18) ou à une plage de cellules (B15:B18), - des chaînes de caractères entre guillemets ("hello world"), - des opérateurs (+, -, *,...), - des fonctions 2 La saisie de données. 2.1 Encodage Pour encoder une donnée, il faut 1. activer la cellule où on veut introduire la donnée. o cliquer sur la cellule à activer, o utiliser les flèches de direction pour activer une cellule voisine, 2. Introduire la donnée. Celle-ci apparaît dans la barre de formule et dans la cellule. 3. Valider la saisie. o cliquer sur la case de validation de la barre de formule, o appuyer sur la touche Enter (le curseur se positionne alors dans la cellule en dessous), o utiliser une touche de déplacement pour activer une autre cellule, o utiliser la touche de tabulation pour se positionner dans la cellule à droite. 2.2 Modification Pour modifier le contenu d'une cellule, vous pouvez vous repositionner sur celle-ci et réintroduire une nouvelle valeur. L'ancien contenu est automatiquement détruit mais pas le format qui aurait éventuellement été affecté à la cellule. Si vous souhaitez simplement modifier la valeur introduite sans l'effacer (correction d'une faute de frappe), vous pouvez vous positionner dans la barre de formule en appuyant sur la touche F2 Le curseur se positionne automatiquement derrière le dernier caractère de la saisie. Il vous suffit alors de le déplacer vers l'emplacement de la correction à effectuer. 2.3 Sélection de cellules. Pour sélectionner une seule cellule, il faut cliquer sur celle-ci et elle devient la cellule active. Pour sélectionner une plage de cellules, il faut faire glisser la souris sur les cellules à sélectionner. La sélection a obligatoirement la forme d’un carré ou d’un rectangle. Excel – Chapitre 1 – Encodage - Cours 2/8 6e Complément informatique 13/01/2020 Pour sélectionner plusieurs cellules ou plages de cellules non adjacentes, il faut : o Cliquer sur la première cellule et faire glisser la souris sur la première plage de cellules. o Effectuer les autres sélections en appuyant sur la touche Ctrl . Zone 1 Zone 2 Pour sélectionner une ligne ou une colonne, il suffit de cliquer sur le numéro de la ligne ou la lettre de la colonne. Pour sélectionner plusieurs lignes ou plusieurs colonnes, il faut faire glisser la souris sur les numéros de ligne ou les lettres de colonne. Pour sélectionner toute la feuille de calcul, il suffit de cliquer sur le bouton Tout sélectionner au-dessus à gauche. Zone tout sélectionner 2.4 Effacement de cellules Pour effacer une cellule ou une plage de cellules, il faut : o Sélectionner la cellule ou la plage de cellules à effacer. o Appuyer sur la touche Del . Seul le contenu des cellules sera effacé, pas les formats, Ou o Sélectionner la cellule ou la plage de cellules à effacer. o Pointer la poignée de recopie et faire glisser la souris sur les cellules. Seuls les contenus seront effacés. Pour effacer aussi les formats, il faut maintenir la touche Ctrl enfoncée tout en glissant la souris. Poignée de recopie Excel – Chapitre 1 – Encodage - Cours 3/8 6e Complément informatique 3 13/01/2020 Les séries. Les séries sont des suites logiques de données. Par exemple : o 1, 2, 3, 4, 5, ... o 5, 10, 15, ... o lundi, mardi, mercredi,.... Pour encoder une série, il faut : o Encoder une ou deux cellules. Deux cellules sont nécessaires si l’incrémentation n’est pas unitaire. Dans l’exemple, elles correspondent aux cellules colorées. o Sélectionner cette cellule ou ces deux cellules. o Pointer la poignée de recopie et faire glisser la souris vers le bas ou vers la droite pour créer une série croissante ou vers le haut ou vers la gauche pour créer une série décroissante. Attention, en fonction des séries, il faut ou non utiliser la touche Ctrl. 4 Copie de cellules. Il existe trois procédures différentes pour copier des cellules. 4.1 Copie avec la poignée de recopie. Avec cette méthode, les copies ne peuvent être effectuées que dans des cellules voisines. Attention, en fonction des séries, il faut ou non utiliser la touche Ctrl. Pour effectuer la copie, il faut : o Sélectionner la cellule ou la plage de cellule à copier, o Pointer la poignée de recopie ( = petit rectangle en bas à droite de la sélection), o Faire glisser la souris vers le bas ou vers la droite. 4.2 Copie avec le Presse-Papiers - outils et raccourcis clavier. o Sélectionner la cellule ou la plage de cellules à copier. o Appuyer sur le bouton copier de la barre d’outils ou le raccourcis clavier Ctrl + C . o Sélectionner la cellule supérieure gauche de la plage de cellules dans laquelle vous voulez placer la copie ou sélectionner la plage de cellules dans laquelle vous voulez placer les copies (attention si vous sélectionnez une plage de cellules, celle-ci doit avoir rigoureusement la même taille que la plage initiale), o Appuyer sur le bouton coller de la barre d’outils ou le raccourcis clavier Ctrl + V . Excel – Chapitre 1 – Encodage - Cours 4/8 6e Complément informatique 13/01/2020 Vous pouvez également réaliser un collage spécial. Il est alors possible de copier : o uniquement le format (mise en forme des caractères, la police, les bordures, ...), o la valeur (c’est-à-dire le résultat sans la formule), o la formule (c’est-à-dire le contenu de la cellule) o l’annotation. o les contenus des cellules en les additionnant, soustrayant,… avec les contenus des cellules cibles (celles dans lesquelles sont copiées les cellules sélectionnées). Tant que les cellules sélectionnées sont encadrées, elles peuvent être recopiées à différents endroits. Appuyez sur les touches Esc ou Enter pour éliminer les cellules sélectionnées. 4.3 Copie en faisant glisser une sélection. o Sélectionner la cellule ou la plage de cellules à copier, o Pointer un bord de la sélection; le pointeur de souris prend la forme d’une croix flèchée, o Faire glisser la souris vers la destination tout en appuyant sur la touche Ctrl pour une simple copie (si la touche Ctrl n’est pas enfoncée, vous obtiendrez un déplacement du contenu vers la cellule cible). 4.4 Copie et transposition. Comme un dessin vaut mieux que de longues explications, voici la démo : On dispose de la liste des jours de la semaine en colonne : On les copie. On les colle avec un collage spécial, option transposé cochée et on obtient : Excel – Chapitre 1 – Encodage - Cours 5/8 6e Complément informatique 13/01/2020 5 Modification de la largeur d’une colonne/ligne. Il est souvent nécessaire de modifier la largeur d’une ou plusieurs colonnes. Pour cela, on dispose de différentes procédures. 5.1 Soit à partir des menus, soit à partir du menu contextuel, soit à partir de la souris. Il faut activer une cellule dans la colonne à modifier ou sélectionner plusieurs cellules appartenant aux colonnes à modifier si vous voulez en modifier plusieurs simultanément. - Faire un clic droit : largeur colonne pour définir une valeur numérique, - Double clic sur la ligne séparant deux colonnes pour ajuster la largeur de colonne à la donnée la plus longue à encodée - Faire un clic droit : masquer ou Afficher : pour masquer ou afficher une colonne, - Format / Largeur par défaut : pour réattribuer la largeur standard à la colonne et pour éventuellement modifier cette largeur standard pour la totalité de la feuille de calcul. 6 Les formules et les fonctions. Les formules Les formules commencent toujours par le signe =. = B10 + B3 - C2 Après validation, c’est toujours le résultat de la formule qui est affiché dans la cellule, mais la formule est toujours visible dans la barre de formule. Pour faire référence aux cellules intervenant dans une formule, il suffit d’y indiquer leur adresse (l’adresse d’une cellule est la combinaison de la lettre et du chiffre permettant de la localiser dans la feuille de calcul). Vous n’êtes pas obligé de taper les adresses au clavier, vous pouvez les spécifier en cliquant sur les cellules correspondantes, au cours de la saisie. En cliquant sur F2 dans la cellule contenant la formule, vous pouvez voir réapparaitre les cellules impliquées dans la formule. Excel – Chapitre 1 – Encodage - Cours 6/8 6e Complément informatique 13/01/2020 Les fonctions L’utilisation de fonctions simplifie et raccourcit les formules. Par exemple, au lieu de taper la formule : = (A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10+A11+A12)/12, vous pouvez utiliser: = moyenne (A1:A12). Dans une formule, vous pouvez combiner les fonctions et les opérateurs simples. Par exemple : =B4+somme(C20:C35)/7 Les fonctions peuvent être imbriquées. Par exemple, on peut avoir : =abs(arrondi(-4,3342;2)) qui donne la valeur absolue de -4,3342 arrondie à deux décimales, c’est-à-dire 4,33. Les fonctions dont les paramètres dont fournis entre parenthèse ont la syntaxe suivante : fonction (paramètre1, paramètre2, paramètre3,...) - paramètres distincts par ; exemple : somme (A15;A21;A28) fonction (paramètre_debut_plage:paramètre_fin_plage) - plage de cellule par : exemple : moyenne (A12:B13). Certaines fonctions font référence à une plage de cellules. Une plage de cellules est spécifiée par l’adresse d’une cellule d’une extrémité de la plage, le symbole : puis l’adresse de la cellule de l’autre extrémité de la plage (ex: A2:A8 = l'ensemble des cellules de A2 à A8). Le nombre d’arguments varie suivant la fonction. Certaines ne demandent aucun argument; mais même dans ce cas les parenthèses doivent figurer. Les arguments peuvent être des constantes, des adresses de cellules, des références à des plages de cellules ou des chaînes de caractères entre guillemets. Pour saisir les fonctions, vous pouvez : o soit les taper directement au clavier (en pointant éventuellement les références aux cellules et aux plages de cellules), o soit utiliser l’Assistant Fonction. Pour cela, vous devez cliquer sur la le fx de la barre de formule ou aller sur le sigma de la barre d'outils. Les fonctions de base sont proposées. Si vous en désirez une autre, cliquez sur Autres fonctions. - Sélectionner, dans la liste affichée, la catégorie à laquelle appartient la fonction. Par exemple : Logique - Sélectionner la fonction dans la liste fournie. Par exemple : si Un descriptif de la fonction est fourni en dessous. Ici on voit que la fonction attend trois arguments. - Valider par OK Excel – Chapitre 1 – Encodage - Cours 7/8 6e Complément informatique 13/01/2020 La fenêtre suivante permet de spécifier les arguments de la fonction et de voir un aperçu du résultat. NB. Les plages de cellules peuvent être sélectionnées avec le bouton à la petite flèche rouge. Excel – Chapitre 1 – Encodage - Cours 8/8
