Budget et contrôle budgétaire

Budget et contrôle
budgétaire
Présenté par :
Hugues Oscar LOKOSSOU
MPACG 1 - CESAG 2010 - 2011
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Contenu du cours
I.
II.
Une simulation pour commencer...
Définitions (Budget et Gestion budgétaire)
III.
IV.
V.
Principes de base de la gestion budgétaire
Etablissement des budgets
Le contrôle budgétaire : définitions – objectifs –
limites – méthodologie
Analyses des écarts
VI.
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Une simulation pour
commencer...
Etudiante à Dakar, Aida a postulé dans une
entreprise située dans une ville A pour y effectuer
son stage de 2ème année. Elle a obtenu un
entretien et étudie maintenant les différentes
solutions pour se rendre à ce rendez-vous depuis
son domicile.
Une recherche sur internet lui donne deux
possibilités (Hypothèses ) :
- soit utiliser l’autoroute : le trajet dure 1h35 mais
coûte 975 FCFA de péage,
- soit passer par la route nationale : pas de péage
mais le trajet dure 2 h.
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Une simulation pour
commencer...
Aida choisit la première solution et repère les
principales étapes de son trajet (à quel endroit
quitter l’autoroute, quelle direction suivre, etc …).
N’étant pas très habituée à conduire, elle prévoit de
partir de chez elle 45 minutes avant l’heure du
rendez-vous et de s’arrêter à mi-parcours dans une
ville B pour souffler dans une station service.
Elle s’assure de disposer de suffisamment de
carburant pour le trajet et de ne pas oublier de
prendre de l’argent pour les péages, puis elle prend
la route.
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Une simulation pour
commencer...
Assez rapidement, elle se retrouve ralentie par des
travaux sur l’autoroute et n’atteint finalement la
ville B qu’au bout de plus d’une heure de route.
Craignant d’arriver en retard à son entretien, elle
décide alors de ne pas s’arrêter comme elle l’avait
prévu initialement mais de continuer sa route
jusqu’à la ville A.
Elle arrive finalement à l’heure pour son rendezvous.
L’histoire ne dit pas si elle a obtenu le stage espéré
ou pas …
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Une simulation pour
commencer...
Sans le savoir, Aida a appliqué la démarche budgétaire :
- elle s’est tout d’abord fixé un objectif général (être à
l’heure à son entretien) qu’elle a traduit en actions
concrètes (partir de chez elle à telle heure, prendre tel
chemin, etc …),
- elle a testé plusieurs hypothèses afin de choisir la
mieux adaptée (autoroute ou route nationale ?),
- elle s’est assurée de disposer des moyens nécessaires
à la réalisation de son objectif (carburant, carte
bancaire, …),
- elle a comparé la réalité à ses prévisions et a mis en
oeuvre des actions correctrices (suppression de la pause
à mi-parcours).
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Le Budget : définitions
Un budget est une prévision financière chiffrée
relative à un plan d'actions, correspondant aux
objectifs définis et comprenant les moyens
arrêtés pour atteindre ces objectifs.
Dans une entreprise, un budget est une
affectation
prévisionnelle
quantifiée,
aux
différents centres de responsabilité, d’objectifs
et/ou de moyens pour une période déterminée
limitée au court terme.
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Le Budget : définitions
• Le budget peut être défini comme un plan
annuel des activités futures établi sur la
base d'hypothèses d'exploitation.
• Il est exprimé principalement en termes
financiers (prévisions), mais il incorpore
souvent
beaucoup
de
mesures
quantitatives non financières.
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La gestion budgétaire
La gestion budgétaire correspond à
l’ensemble des techniques mises en
œuvre pour établir des prévisions à
court terme applicables à la gestion
d’une
entreprise
et
pour
les
comparer aux résultats effectivement
constatés.
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La gestion budgétaire
• C’est un mode de gestion consistant
à
transformer
en
programmes
d’action chiffrés, appelés budgets,
les décisions prises par la direction
de l’entreprise.
• C’est un processus de gestion
regroupant
la
planification,
l’élaboration du budget, l’exécution
et le suivi du budget.
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La gestion budgétaire
• C’est également un contrôle à posteriori des
réalisations avec ces mêmes prévisions, par la
mise en évidence d’écarts significatifs qui
doivent entraîner des actions correctives.
• Il est composé de 2 phases distinctes :
- la budgétisation c'est-à-dire l’élaboration
des budgets (documents)
- le contrôle budgétaire constitué par le
calcul des écarts et les actions correctives
qu’il initie.
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Rôles du budget
• Instrument d’aide à la décision : permet de
chiffrer les effets de la mise en œuvre d’un
programme
• Instrument de motivation : le fait d’associer de
façon décentralisée les différents collaborateurs à
l’élaboration des prévisions est un facteur
assurant la transparence et la possibilité d’obtenir
un consensus
• Instrument de décentralisation et de cohérence
• Instrument de contrôle : détecter rapidement les
écarts entre les prévisions et les réalisations
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Principes de base de la
gestion budgétaire
•
•
•
•
Planification
Non remise en cause des orientations
stratégiques
Alignement du système budgétaire sur le
style de management de la Direction
Nécessité de diviser l’entreprise en
fonctions et en services homogènes afin
de permettre une bonne coordination
dans la prévision
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Principes de base de la
gestion budgétaire
•
•
•
Toute proposition budgétaire repose sur
des choix et des hypothèses.
Toute proposition budgétaire se traduit
par des objectifs financiers et non
financiers
Le contrôle de gestion participe à la
définition de ces objectifs et au suivi des
réalisations
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Typologie des budgets
IL existe deux principales types de budget :
• Les
budgets
fonctionnels
ou
d'exploitation
(budget
des
ventes,
production,
approvisionnements,
services généraux)
• Les budgets financiers ou de synthèse
(budget de trésorerie, investissements,
financements)
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L'établissement des budgets
Budget global
Budget d’exploitation
Budget Commercial
Budget d’investissement
Budget / projet
Budget de trésorerie
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L'établissement des budgets:
les budgets d'exploiation
Les budgets d’exploitation présentent :
- à la fois des objectifs à atteindre
(quantité à produire ou à vendre,
qualité à atteindre, etc.)
- les ressources mise en oeuvre pour
atteindre
les
objectifs
(matières
premières, MO, machines, etc.)
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L'établissement des budgets:
les budgets d'exploiation
Le Budget des ventes :
Le budget des ventes traduit le programme prévisionnel
des ventes. Il peut être présenté par produit, par
représentation, par région, etc. C’est un budget essentiel,
car c’est à partir de lui que seront déterminés les
quantités à produire et les besoins en approvisionnement.
Il peut comporter plusieurs rubriques :
- quantité à vendre
- coefficients saisonniers
- prix de vente
- montant de la TVA
- CA TTC
- Etc.
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L'établissement des budgets:
les budgets d'exploiation
Le Budget des frais de distribution :
Le budget de distribution présente les moyens mis en
oeuvre pour réaliser le programme des ventes. Il peut
comporter les rubriques suivantes :
- salaires et charges sociales de la force de vente
- commission des représentants
- frais de publicité
- etc.
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L'établissement des budgets:
les budgets d'exploiation
Le Budget de production :
Il valorise le programme de production. Ce dernier repose
sur les prévisions des ventes mais il tient compte des
contraintes liées à la capacité de production.
La valorisation est faite au coût préétabli.
Le budget de production détermine le budget des
approvisionnements, le budget des investissements et
celui des autres charges.
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L'établissement des budgets:
les budgets d'exploiation
Le Budget des approvisionnements :
Il repend les achats de matières/approvisionnements
nécessaires à la production. Le budget est établi en
fonction du programme d’approvisionnement.
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L'établissement des budgets:
les budgets d'exploiation
Le Budget des frais généraux :
Les frais généraux recouvrent des frais
non liés au volume d’activité. Il s’agit
pour l’essentiel de charges liées à la
fonction « administration générale »
(frais de la direction général, des
services
administratif,
comptable,
financier, informatique, etc.).
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L'établissement des budgets:
les budgets d'exploiation
Budget des
Ventes
Budget de
Production
Budget des
frais de
distribution
Budget des
approvisionnements
Budget prévisionnel d’exploitation
Schématiquement, les différents
s’articulent de la façon ci-dessus
budgets
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d’exploitation
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L'établissement des budgets:
le budget des investissements
C’est un budget hors exploitation. Il
recense les prévisions de dépenses à
court
terme
liées
aux
projets
d’investissement de l’entreprise.
Il a une influence sur la trésorerie et la
présentation
des
états
financiers
prévisionnels.
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L'établissement des budgets:
le budget de trésorerie
Le budget de trésorerie se construit à partir :
- du bilan de l’exercice précédent (pour la
trésorerie initiale, les créances et les dettes
en cours) ;
- des budgets approuvés pour l’exercice à
venir ;
- des conditions de paiement des fournisseurs
et de règlements des clients.
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L'établissement des budgets:
le budget de trésorerie
Le budget de trésorerie se décompose en :
- budget des encaissements (montants TTC) :
ensemble des prévisions de ventes en tenant compte
des conditions de règlement, des créances en cours
l’exercice précédent ;
- budget des décaissements (montant TTC) :
ensemble des dépenses prévisionnelles d’exploitation
et hors exploitation en tenant compte des différentes
modalités de paiement des fournisseurs, caisses
sociales, Trésor public.
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L'établissement des budgets:
le budget de trésorerie
Le budget de trésorerie ne prend en compte
que les flux de trésorerie, les amortissements
sont donc exclus ; les montants retenus sont
les montants TTC.
Préalablement au budget des décaissements,
il est nécessaire d’établir le budget de TVA.
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Articulation des budgets
Budget des
Ventes &
distribution
Budget des
approvisionnements
Budget de
production
Budget prévisionnel d’exploitation
Budget FG et des
investissements
Budget Prévisionnel
hors exploitation
Budget Trésorerie
Bilan
prévisionnel
Compte de résultat
prévisionnel
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Le contrôle budgétaire :
définitions
M. Gervais (1990) définit le contrôle budgétaire
comme la comparaison permanente des résultats
réels et des prévisions chiffrées figurant aux
budgets afin :
- rechercher la (ou les) cause(s) des écarts
- d’informer les différents niveaux hiérarchiques
de
prendre
les
mesures
correctives
éventuellement nécessaires
d’apprécier
l’activité
des
responsables
budgétaires.
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Le contrôle budgétaire :
objectifs
Le contrôle budgétaire permet de comparer les
réalisations avec les prévisions. Déceler les écarts
significatifs, les analyser et prendre des mesures
correctrices regroupent les aspects principaux du
contrôle de gestion.
Le contrôle budgétaire n’est pas que synonyme de
maîtrise du budget, c’est aussi un véritable outil
de vérification.
Il permet de vérifier la performance des différents
centres de responsabilité.
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Le contrôle budgétaire :
limites
• Le centre de responsabilité doit disposer d’une
réelle autonomie dans ses décisions. Il doit être
un lieu de pouvoir de décision : quelle serait la
responsabilité d’un responsable d’un centre s’il n’a
aucune maîtrise dans la fixation de son budget ?
• La mise en place du contrôle budgétaire est
souvent mal vécue, car perçue comme une
sanction par le personnel de l’entreprise.
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Le contrôle budgétaire :
limites
• Etape complexe et longue, le contrôle
budgétaire n’assure pas toujours une bonne
réactivité
de
l’entreprise.
Face
à
un
environnement de plus en plus turbulent, d’autres
outils seront mis en place, notamment les
tableaux de bord.
• Un système d’information comptable efficace :
la réactivité du contrôle dépend en grande partie
du système d’information comptable.
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Le contrôle budgétaire :
Méthodologie
Le contrôle budgétaire fonctionne comme un thermostat.
1ère étape: le réglage de la température, c'est-à-dire la
conception des plans ou l'établissement des budgets.
2è étape: lecture de la température ambiante ou
l'enregistrement des résultats.
3è étape: comprenant le calcul des écarts, elle peut être
assimilée à un mécanisme comparant la température
ambiante (le résultat) à la température voulue (la
prévision, le plan): si l'écart entre les températures est
jugé significatif, le thermostat déclenche l'appareil de
chauffage.
NB : Il faut toujours procéder à l'analyse des causes des
écarts budgétaires avant d'entreprendre une mesure
correctrice.
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n
Le contrôle budgétaire :
composantes
Contrôle a priori
- La dépense a-t-elle été budgétisée ?
- Si oui, l’enveloppe est-elle suffisante ?
- L’organisation a-t-elle suffisamment de liquidités ?
- La dépense est-elle opportune ?
- La demande est-elle conforme (aux procédures) et est-elle
régulière ?
n
Contrôle a posteriori
- Le budget est-il respecté (comparaison des prévisions et des
réalisations) ?
- Si non, calculer l’écart global ;
- Proposer des mesures de correction/ajustement ;
- Elaborer un plan d’action ;
- Le mettre en œuvre ;
- Assurer son suivi ;
- En tirer les leçons.
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Le contrôle budgétaire :
schéma d'analyse
Eléments constatés
CA réel
Coût de revient
Eléments préétablis
Ecarts
-
CA prévu
=
Ecart sur CA
-
Coût de revient
préétabli
=
Ecart sur coût
De la responsabilité des
unités commerciale
De la responsabilité des
unités opérationnelles
Résultat constaté
-
Résultat prévu
=
Ecart sur résultat
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Analyse de l'écart sur chiffre
d'affaires
Ecart du CA = CA constaté – CA prévu.
L’analyse de l’écart sur CA permet de décomposer
de 2 sous écarts :
• Ecart sur prix = (Prix réel – Prix préétabli) x
quantités réelles
• Ecart sur quantité = (Quantité réelle – Quantité
préétablie) x Prix préétabli
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Analyse de l'écart sur coûts
Une distinction est menée entre l’analyse des charges
directes (matière première, main d’oeuvre) et l’analyse des
charges indirectes (centre d’analyse ou budget flexible).
1. Ecarts sur coûts directs : Ecart sur coût = Coût constaté
– Coût préétabli de la production réelle
Cet écart s’analyse en deux sous écarts :
- un écart sur quantité : (Quantité réelle – Quantité
préétablie) x coût préétabli
- un écart sur coût : (Coût réel – Coût préétabli) x
quantités réelles
N.B. : Le coût préétabli est déterminé à partir de la fiche de
coût standard.
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Analyse de l'écart sur coûts
L’interprétation des écarts est toujours à mener en fonction du contexte
de l’entreprise. Tout au moins, les hypothèses les plus courantes sont
présentées ci-dessous :
Ecart sur les matières :
- les écarts sur quantités proviennent essentiellement d’un défaut de
qualité, de rebuts et déchets, ou d’une mauvaise définition des
standards.
- Les écarts sur coûts proviennent d’une variation de prix imprévue ou
d’une
mauvaise
politique
d’approvisionnement
(rupture,
approvisionnement en urgence, etc.).
Ecart sur la main d’oeuvre :
- les écarts sur temps (ou quantités) traduisent un problème de
rendement ou de mauvaise utilisation de la main d’oeuvre
- les écarts sur taux (ou coûts) peuvent résulter de l’emploi d’heures
supplémentaires ou d’une modification de la réglementation.
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Analyse de l'écart sur coûts
2. Ecarts sur coûts indirects :
L’analyse des écarts sur les charges indirectes est plus
délicate. Elle repose sur une bonne analyse du budget
flexible.
Le budget flexible présente le coût préétabli d’un centre
d’analyse en fonction de différentes hypothèses d’activité.
Il comprend des charges variables et des charges fixes. Il
s’exprime sous la forme d’une équation :
y = Cvu * Activité réelle + CF (Cvu : coût variable de l’UO
du centre)
Budget flexible = Cvu x Activité réelle+ CF
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Analyse de l'écart sur coûts
Calcul de l’écart global sur coûts
L’écart global est la différence entre le coût réel du centre et
le coût préétabli rapporté à l’activité réelle :
- le coût réel est fourni par la comptabilité financière : Cr
- le coût préétabli est calculé pour l’activité normale : Cp x Qp
Avec :
- Cp = (Activité normale / Coût centre)
- Qp représente la quantité préétablie rapporté à l’activité
réelle
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Analyse de l'écart sur coûts
Ecart global sur coûts
Le P.C.G. analyse l’écart global sur coût d’un centre entre
trois sous écarts :
- un écart sur budget : c’est l’écart entre le coût réel et le
budget flexible pour l’activité réelle (calculé à partir de la
droite du budget)
- un écart d’activité (ou écart d’imputation des frais fixes) :
c’est la différence entre le budget flexible pour l’activité
réelle et le coût préétabli de l’activité réelle
- un écart de rendement : c’est la différence entre le coût
préétabli de l’activité réelle et le coût préétabli rapporté à
l’activité réelle
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Analyse de l'écart sur coûts
Interprétation des écarts
- L’écart sur budget : c’est un écart sur coût. Il exprime la
différence par rapport au budget non imputable au niveau
d’activité. Il comprend une composante sur frais variables mais
aussi une composante sur frais fixes, qui correspond à l’écart de
frais fixes non imputables à l’activité. Il est souvent difficile à
analyser car composite.
- L’écart sur activité : est un écart d’absorption des frais fixes. Il
traduit la sur ou la sous activité du centre (par rapport à l’activité
normale).
- L’écart sur rendement : c’est un écart de quantité. Il valorise
au coût préétabli la productivité du centre par rapport aux
prévisions. Un écart défavorable traduit une performance
médiocre du centre.
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