Séminaire de formation Méthodes d’Audit Cycle Trésorerie 2005 1 SOMMAIRE Introduction ► Fondamentaux comptables ► approche de la démarche d’audit 1. Objectifs d’Audit 2. Revue du contrôle interne 3. Révision des comptes Conclusion ► Rôle et responsabilité de l’assistant 2 Cycle Trésorerie 1. OBJECTIFS D’AUDIT 3 Risques généraux Détournement Gestion optimisée Justification régulière des comptes DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVRE en respectant des objectifs d’audit suivants : EXHAUSTIVITE REALITE UNICITE CONCERNE L’ENTREPRISE BONNE PERIODE BON COMPTE BON MONTANT 4 Objectifs d’audit OBJECTIFS TRAVAUX Rapprochements bancaires, circularisation, contrôle de pièces, contrôle de caisse réalité concerne l’entreprise Revue du contrôle interne, contrôle de pièces sans oubli (exhaustivité) Revue du contrôle interne, circularisation sans double emploi Revue du contrôle interne, contrôle de pièces dans le bon compte Revue du contrôle interne, contrôle de pour le bon montant sur la bonne période l’apurement des écritures en rapprochement, opérations en devises Revue du contrôle interne, rapprochements bancaires 5 Exemple de calendrier type de réalisation des travaux PREPARATION Lettre de mission Approche Planification Programmes de travail SEMESTRIEL INTERIM Examen limité des comptes de filiales Examen limité des comptes (consolidés) semestriels Rapport semestriel Examen du contrôle interne Ajustements de l’approche et des programmes de travail Autres contrôles PREFINAL / FINAL Audit des soldes du bilan et du compte de résultat BOUCLAGE Contrôle de l’annexe Contrôle du rapport de gestion Bouclage juridique Emission des rapports APPLICATION AU CYCLE TRESORERIE - Identification et planification de l’audit informatique: banques, assurances, entreprises avec flux financiers importants - Recensement et analyse des principaux contrats (emprunts, instruments dérivés…) - Revue analytique (compte de résultat, soldes du bilan) - Sondages limités: écritures d’inventaire (intérêts courus…), Rapprochements Bancaires, valorisation des instruments financiers Contrôle interne: - Autorisations, moyens de paiement, caisse - Audit informatique SI - Revue approfondie de contrats: emprunts, instruments dérivés - Antériorité et justification comptable - Engagements hors Bilan - Lancement des circularisations - Sondages - Exploitation des circularisations - Sondages - Conclusions 6 Cycle Trésorerie 2. REVUE DU CONTRÔLE INTERNE 7 2. Revue du contrôle interne 2.1. Objectifs du contrôle interne pour le cycle Trésorerie 2.2. Connaissances des opérations 2.3. Evaluation du contrôle interne 2.4. Conséquences induites par les conclusions sur le contrôle interne 8 2.1. Objectifs du contrôle interne pour le cycle •Les paiements sont faits à des fins autorisées et par un nombre limité de personnes habilitées à le faire. •Les encaissements font l’objet d ’un suivi. •Les opérations de trésorerie sont correctement enregistrées. •Les actifs liquides sont correctement protégés. •La gestion de trésorerie est optimisée sans faire courir de risques indus à l’entreprise. (source : MEN) 9 2.2. Connaissance des opérations Cette phase permet de compléter et de mettre à jour les informations à caractère permanent et pluriannuel Elle porte sur les opérations, l’environnement externe, l’organisation interne et les méthodes et principes comptables de l’entité RECENSEMENT Emission et encaissement de chèques Virements Couvertures (change, taux…) Prise de connaissance des principes et méthodes comptables - principes de comptabilisation des opérations de banque - principes de distinction titres immobilisés / valeurs mobilières de placement - valorisation des actifs financiers et instruments dérivés 10 2.2 Connaissance des opérations Principaux services intervenants Comptabilité Enregistrement des règlements émis et reçus Transmission au service Trésorerie des demandes de règlement Rapprochement bancaire Courrier Réception des règlements et transmission au Service Trésorerie Émission des règlements Trésorerie Endossement des règlements reçus Contrôle de la réalité des flux par rapport aux pièces Gestion de la trésorerie 11 2.3. Evaluation du contrôle interne 2.3.1. Principales phases du cycle 2.3.2. Outils de revue du contrôle interne 2.3.3. Compétences pluridisciplinaires nécessaires 12 2.3.1. Principales phases du cycle INTERNE EXTERNE Autorisation de Paiement Moyen de Paiement Enregistrement & émission Rapprochement bancaire émission Relevés bancaires Moyen de Paiement Banque 13 2.3.1. Principales phases du cycle: Paiements Contrôle des pièces et matérialisation des règlements émis sur les factures Paiements Établissement des habilitations et pouvoirs (et mise à jour régulière) Séparation des fonctions (contrôle des pièces, gestion des journaux et émission du règlement) 14 2.3.1. Principales phases du cycle: Encaissements Suivi des chèques endossés et remis en banque et rapprochement aux paiements reçus Encaissements Enregistrement immédiat et contrôle des effets reçus (montant, échéance et domiciliation) Rapprochement des effets en portefeuille avec les soldes comptables 15 2.3.1. Principales phases du cycle: Opérations de trésorerie Séparation des fonctions Opérations de trésorerie Établissement régulier des rapprochements bancaires et recherche systématique des montants inhabituels et anciens en rapprochement Contrôle indépendant des rapprochements bancaires Contrôle systématique des échelles d’intérêts 16 2.3.1. Principales phases du cycle: Actifs liquides Mise à jour régulière des signatures autorisées auprès des banques Actifs liquides Protection de l ’accès aux chéquiers Protection et suivi des mouvements de caisse 17 2.3.1. Principales phases du cycle: Gestion de trésorerie Politiques du crédit-clients et du crédit-fournisseurs indépendantes des opérationnels Gestion de trésorerie Système de gestion de trésorerie en date de valeur Système de gestion prévisionnelle des besoins de trésorerie fiable 18 2.3.2. Outils de revue du contrôle interne Entretiens auprès des différents intervenants. Organigramme des flux (« flow chart »), mettant en évidence les délais de traitement de chaque processus et la séparation des fonctions entre les personnes et les services. Tableau des forces et faiblesses apparentes. Tests de permanence (pour vérifier les forces). Recommandations (qui doivent être suivies, soit au Final, soit à l ’intervention suivante). Exercice n°1 19 2.3.3. Evaluation du contrôle interne Compétences nécessaires Intervenants Eléments revus Systèmes d'informations (SIOM) Tâches générales : déversements comptables, cartographies des systèmes, fiabilité et sécurité des données Fiscalistes et juristes Revue des conventions de trésorerie (pool de trésorerie groupe) Examen critique des contrats d’emprunts avec clauses d’intéressement, garanties de passif … Des instruments financiers (conventions, …) Doctrine Principes comptables et d’écritures sur l’évaluation d’instruments financiers 20 2.4. Conséquences induites par les conclusions Adaptation de l’approche Lors de l’élaboration de l’approche en début de mission, utiliser les conclusions de l’audit N-1 et du dossier permanent pour orienter ► Les travaux de contrôle interne de l’exercice N : a-t-on appliqué les recommandations faites, ► Les tests de validation à réaliser en fonction de la qualité du contrôle interne relevée : tests sur la nouvelle procédure, tests de validation et de permanence Après la phase de contrôle interne: mise à jour du mémorandum d’approche et orientation / définition des travaux à réaliser au préfinal et final ► Une procédure fiable lui permettra de limiter le champ de révision ► Une procédure faible le conduira à faire des diligences approfondies sur certains risques 21 Cycle Trésorerie 3. REVISION DES COMPTES 22 Révision des comptes 3.1 Préparation du final 3.2 Travaux de contrôle 3.3 Mémo de synthèse 3.4 Contrôle de l’annexe 23 3.1 Préparation du final Préparation de la circularisation des banques : ► Confirmation ouverte ► Circularisation exhaustive des banques Relance des banques avant l ’intervention finale Utilisation au final : cf. travaux de contrôle 24 3.2. Travaux de contrôle (1/2) 1. Etablissement de la feuille maîtresse 2. Revue analytique des principaux postes 3. Validation des rapprochements bancaires 4. Exploitation des réponses à la circularisation 5. Validation des emprunts et des dettes financières • Valider les montants inscrits au passif • Contrôler les frais financiers • Valorisation et comptabilisation des instruments financiers 25 3.2. Travaux de contrôle (2/2) 6. Validation des VMP • Contrôle de la réalité et de la correcte évaluation du solde comptable, • Contrôle du résultat de cession des VMP, • Contrôle de la valeur de réalisation des VMP: la plus-value latente doit être réintégrée dans le résultat fiscal. 7. Contrôle de la caisse (inventaire, tests sur pièces) 8. Contrôle de la valorisation des comptes en devises Validation du résultat financier Validation des engagements financiers hors bilan 26 3.2.1 Etablissement de la feuille maîtresse Rappel rapide des principes méthodologiques Présentation des comptes concernés : ► Situation de trésorerie + Actif: 451 - Comptes courants financiers 503 - Valeurs mobilières de placement (VMP) 512 - Comptes de banques 531 - Caisses 164 - Emprunts auprès des établissements de crédit - Passif: 165 - Dépôts reçus 166 - Participation 451 - Comptes courants financiers = Trésorerie nette ► Compte de résultat 76 - Produits financiers 66 - Charges financières ► Hors bilan Effets escomptés non échus Cautions, engagements donnés 27 3.2.1 Etablissement de la feuille maîtresse Exercice Index : G Intervenant : Société X 31.08.2001 TRESORERIE (en KF) n° compte 503102 503103 503106 503110 512010 512020 512030 512050 512070 531200 533000 533100 165000 166000 765000 766000 767100 768000 661510 661520 661600 661610 661620 661800 665000 665100 666000 Libellé SICAV BNP MONE SICAV CL LION SICAV BNP MONE TRESORICIC BRO TOTAL VMP C.L. B.R.O. B.N.P. BQUE HERVET BNP CAISS.DEV. CAISSE REUILLY CAISSE CORMENON TOTAL DISPONIBILITES DEPOTS RECUS PARTICIPATION SALARIES TOTAL DETTES FINANCIERES ESCOMPTES OBTENUS GAINS CHANGE NET CESSION SICAV PRODUITS FINANCIERS INT.DECOUVERT INT. CREDIT TRESORERIE INT.CREDOC COM CHANGE INTERETS S/ESCOMPTE INTERETS DIVERS AVOIRS D'ESCPTE ESCOMPTE S/REGLEMENTS PERTES DE CHANGES 31/08/2000 428 991 1 944 1 959 5 322 2 636 2 063 1 394 2 967 1 445 5 2 6 10 517 -44 -300 -343 606 255 488 479 -5 0 -33 -6 -710 -16 -50 -94 -350 31/08/2001 Variation 0 -428 0 -991 0 -1 944 0 -1 959 0 -5 322 825 -1 810 3 108 1 045 2 192 798 801 -2 166 3 774 2 329 22 17 1 -2 23 17 10 745 228 -33 11 -316 -16 -349 -6 360 310 258 533 -7 -432 -38 -12 -1 182 -16 -103 -32 -298 pointé DC 31.08.00 , rapport général pointé BG 31.08.01 -247 55 -230 55 -2 -6 -6 -472 -1 -54 61 52 Exercice n°2 28 3.2.2 Revue analytique Objectifs Établir la cohérence du solde de trésorerie par rapport au solde N-1, aux principales opérations de l’exercice et, le cas échéant, par comparaison au budget de trésorerie. Travaux à effectuer Réaliser un tableau des flux de trésorerie ou un tableau de financement en mettant en évidence les principales contributions de la variation (investissements, variation du capital social, dividende, évolution du BFR…). 29 3.2.3. Validation des rapprochements bancaires ► Force probante • Le rapprochement bancaire permet de confronter la comptabilité (source interne) de l’entreprise avec celle de la banque (source externe). ► Pourquoi valider un rapprochement bancaire ? • La validation du rapprochement bancaire et l’analyse des montants en rapprochement permettent de s ’assurer que les règles comptables sont respectées. • Considérant que la trésorerie est le carrefour des opérations de l ’entreprise, le rapprochement bancaire permet de s ’assurer du correct enregistrement des opérations. ► Objectif • S ’assurer que le solde comptable est le reflet fidèle de la position de trésorerie de l’entreprise. 30 3.2.3. Validation des rapprochements bancaires Travaux à effectuer • Vérification des soldes figurant au rapprochement : le solde bancaire doit être pointé au relevé bancaire et le solde comptable à la balance générale. • Contrôle arithmétique du rapprochement. • Examen critique de la nature des écritures en rapprochement (nature, volume et valeur de ces écritures) • Contrôle par sondage du correct apurement des écritures en rapprochement sur les relevés M+1, M+2 31 3.2.3. Validation des rapprochements bancaires Exemple de rapprochement bancaire : • Solde suivant relevé de banque 2 585 648 Opérations non comptabilisées par la banque : - Chèques non débités (876 074) - Effets non crédités 281 465 Solde ajusté 1 991 039 • 2 254 932 Solde d’après la comptabilité - Opérations non comptabilisées par l’entreprise : - Impayés (173 278) - Prélèvements automatiques (65 000) - Agios bancaires (25 615) Solde ajusté 1 991 039 Exercice n°3 32 3.2.4 Exploitation des circularisations Objectifs • S’assurer du caractère exhaustif des engagements hors bilan, de la réalité des actifs de l’entreprise et de l’habilitation des personnes ayant pouvoir d’engager l’entreprise Travaux à effectuer • Rapprocher les données chiffrées confirmées de la comptabilité. • Contrôler que les habilitations sont correctement mises à jour auprès des banques. • Contrôler la valeur liquidative et la valeur d’inventaire des SICAV à la clôture. • Recenser les engagements hors bilan et contrôler leur mention exhaustive dans l’annexe. 33 3.2.5. Validation des dettes et emprunts financiers S ’assurer que les dettes et emprunts financiers sont exhaustifs et correctement évalués. Objectifs S’assurer que les produits et frais financiers concernant les opérations de trésorerie sont inscrits au compte de résultat Faire le lien bilan / compte de résultat Travaux à effectuer Valider les mouvements des emprunts et dettes financiers: Rapprocher aux pièces (contrats nouveaux, pièces de banque justifiant des mouvements de fonds) Vérifier la comptabilisation des frais d’émission des emprunts et leur mode d ’amortissement Valider la correcte évaluation des sommes inscrites au passif (principal et intérêts courus) Contrôler que les sommes inscrites au passif correspondent au principal restant dû du tableau d ’amortissement Contrôler que les dettes en devises sont évaluées au cours du jour d ’inventaire. Contrôler la cohérence de la variation du coût net de l ’endettement par la rapport à l ’évolution de l ’endettement net moyen et aux variations 34 des taux d ’intérêt. 3.2.6. Validation des VMP • S’assurer que les VMP sont inscrites Objectifs dans les comptes pour leur correcte valeur d ’achat. • S’assurer que le produit net de cession des VMP est correctement calculé. Faire le lien bilan / compte de résultat Valider la réalité et correcte évaluation des mouvements de souscription et de rachat de VMP intervenus au cours de l’exercice. Vérifier la correcte application de la méthode FIFO pour le calcul du résultat net de cession des VMP. Exercice n°4 35 3.2.6. Validation des VMP Travaux à effectuer Contrôle de la réalité des mouvements Validation du résultat de cession des VMP Obtenir le tableau des mouvements de VMP depuis la dernière clôture. Sélection des mouvements significatifs et rapprochement aux pièces de banque correspondantes. Valider le résultat net de cession des VMP : • contrôler la correcte application de la méthode FIFO (« First in first out ») pour le calcul du résultat de cession des VMP. • contrôler que le résultat total de cession des VMP est effectivement enregistré dans le compte 767. Validation la plusvalue latente sur VMP Valider la plus-value latente sur VMP (à réintégrer dans le résultat fiscal) : rapprochement du montant confirmé par la banque. 36 3.2.7. Contrôle de la caisse Objectif S’assurer que les opérations transitant par la caisse ont été correctement comptabilisées. S’assurer que le montant figurant à l ’actif correspond effectivement au solde en caisse. Outils utilisés Inventaire de la caisse Contrôle de pièces 37 3.2.7. Contrôle de la caisse Présentation des travaux à effectuer Contrôle des espèces en caisse ► Recenser exhaustivement les dépôts de caisse, compter les espèces en caisse en présence des responsables et effectuer les rapprochements avec les soldes figurant dans les livres. ► Vérifier que tous les documents présentés en justification du solde de la caisse ont été régulièrement approuvés. Analyse des soldes ► S'assurer que les mouvements de fonds entre la caisse et les autres comptes de trésorerie concordent en date et en montant. ► Rapprocher les écritures concernant les mouvements de fonds des livres de banque et de chèques postaux. ► Contrôler les dépenses ou encaissements d'un montant inhabituel. 38 3.2.7. Contrôle de la caisse Présentation des travaux à effectuer (suite) Examen des pièces ► Contrôler l'apposition d'un visa authentifiant les pièces de caisse et le pouvoir de la personne qui a apposé son visa. ► Vérifier l'imputation des pièces recettes et dépenses. ► Examiner le bien-fondé des opérations de recettes et de dépenses. ► S'assurer de la concordance entre brouillards, comptes de Grand-Livre, journaux auxiliaires et bilan. ► Faire des tests sur les opérations de caisse concernant le responsable de la tenue de celle-ci. 39 3.2.8. Contrôle de la valorisation des comptes en devises Objectif S’assurer de la correcte évaluation des comptes bancaires et des emprunts libellés en devises. S’assurer de l’exhaustivité et de la correcte évaluation du résultat de change. Outils utilisés Présentation des travaux à effectuer Contrôle de pièces Obtenir le détail de tous les emprunts en devises (classés par devise) et de tous les comptes bancaires en devises Valider les cours retenus pour la valorisation au 31/12 pour les soldes en devises significatifs Recouper ces états avec les comptes d’écarts de conversion 40 3.2.8. Contrôle de la valorisation des comptes en devises Présentation des travaux à effectuer (suite) Résultat de change: à partir du grand livre des comptes 666 et 766, sélectionner les principaux montants et valider, par un contrôle de pièces, le correct calcul du gain (ou de la perte) de change. Conclure Conclure sur la correcte évaluation des dettes en devises et du résultat de change Exercice n°5 41 3.3. Rédaction du mémo de section Rédiger un mémo de section reprenant : ► les objectifs d’audit ► les données chiffrées - présentation synthétique - éléments de revue analytique ► les travaux effectués ► les points notés ► une conclusion 42 3.4. Contrôle de l’annexe Cohérence du paragraphe sur les principes et méthodes (méthode de conversion retenue pour les dettes en devises,…) avec les méthodes en vigueur au sein de l ’entreprise. Validation des données chiffrées. Vérification des ventilations du tableau des emprunts et dettes financiers. Validation du tableau de flux de trésorerie Contrôle des engagements hors bilan. 43 3.4 Contrôle de l’annexe Contrôles spécifiques ► Vérifier que les dettes garanties par des sûretés réelles font l'objet d'une mention dans l'annexe lorsqu'elles ont un caractère significatif à certains types d'emprunts. ► Vérifier que les obligations convertibles, échangeables en titres similaires font l'objet d'une indication par catégorie de leur nombre, de leur valeur nominale et des droits qu'ils confèrent dans l'annexe lorsque ces éléments ont un caractère significatif. S'ils sont significatifs, mention des éléments suivants (présentation possible sous forme de tableaux des engagements) - liste non limitative : ► Dépôts de garantie versés ► Promesses d'achat ► Achat de marchandises ou de matières premières à terme Toute autre explication nécessaire à la compréhension des comptes annuels par leurs utilisateurs (en particulier produits et charges financiers, variations significatives de certains postes, changement de méthode, etc). 44 Conclusion Rôle de l’assistant Outre la responsabilité des travaux confiés tant en phase intérimaire qu’au préfinal : ► Prendre connaissance de l’environnement de l’entreprise et du mémo d’approche ► Responsabilité directe de la circularisation et de son exploitation, des rapprochements bancaires et de leur apurement 45
