Accès à l`exposition

Dossier de
Partenariat et
d’Exposition
2014
PRÉSENTATION
Après avoir réuni 250 participants à Nantes en Juillet 2013, le Congrès UNIMEV 2014 organisé
par l’Union Française des Métiers de l’Évènement aura lieu les mercredi 2, jeudi 3 et vendredi 4
juillet 2014 à Lille Grand Palais.
Un espace d’exposition est prévu au cœur de l’événement pendant toute la durée du Congrès.
Pour cette nouvelle édition, le Congrès s’axera sur des problématiques liées à la recherche et au
traitement des données, à la capitalisation des flux d’informations, au big data, à la production
d’informations et de savoirs à valeur ajoutée par la rencontre et l’interaction, etc. Comment
mieux produire et exploiter les contenus et les données pour développer nos événements, par
le biais de l’information et du design de la rencontre ? Telle sera la principale problématique sur
laquelle nous tablerons tout au long de l’événement.
Ces différentes thématiques s’inscrivent dans le prolongement d’un cycle de réflexion
prospective sur la réinvention des rencontres professionnelles et des rassemblements
scientifiques, sociaux, sportifs, culturels, citoyens et sociétaux en tant que plateformes
d’innovation au service des entreprises, des filières et communautés d’acteurs, des territoires et
de la société ; cycle amorcé depuis l’édition 2012 de notre Congrès.
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PROGRAMMES DU CONGRES
3
4
PLANS D’ACCES
Lille Grand Palais : 1, Boulevard des Cités Unies - 59800 Lille
Lille Grand Palais se trouve à 15 minutes à pied de la Gare TGV Lille Flandres, et de la Gare TGV
Lille Europe, en plein centre-ville.
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TYPES DE PARTENARIAT
EXPOSITION
VOTRE PARTICIPATION A L’ESPACE D’EXPOSITION
Montage de l’exposition :
Mercredi 2 juillet 2014 de 10h00 à 15h00
Ouverture de l’exposition :
Mercredi 2 juillet 2014 de 16h30 à 19h30
Jeudi 3 juillet 2014 de 08h30 à 18h30
Vendredi 4 juillet 2014 de 08h30 à 13h00
Démontage de l’exposition
Vendredi 4 juillet 2014 de 13h30 à 16h30
L’exposition se tiendra les mercredi 2, jeudi 3 et vendredi 4 juillet 2014 dans l’Espace Poster.
Venez exposer, rencontrer les participants, et tisser votre
réseau professionnel !
Prix d’un stand d’exposition comprenant une table, trois chaises, une banque d’accueil et deux
tabourets hauts : 3 000 € HT (soit 3 600 € TTC).
Le prix de location comprend :
- L’usage de l’espace d’exposition pendant la durée de la manifestation et les périodes de
montage et démontage.
- Les services d’information et de coordination pendant les périodes de montage et de
démontage de l’espace d’exposition et pendant la durée de l’exposition.
- Un accès gratuit au Congrès comprenant les déjeuners, pauses et soirées.
Les informations logistiques concernant la livraison du matériel, les horaires et autres prestations vous
seront communiquées ultérieurement.
Pour toute autre demande logistique (boîtier électrique, réfrigérateur, machine à café, présentoir),
veuillez nous contacter par mail : [email protected].
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VISUEL DES STANDS D’EXPOSITION
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PUBLICITÉ
Publicité dans le Livret du Congressiste
Insérez une page ou une demi-page de publicité dans le Livret (format A5) qui sera remis à
chaque participant en ouverture du Congrès.
-
1/2 page intérieure
Tarif = 750 € HT (soit 900 € TTC)
-
Page intérieure pleine
Tarif = 1 300 € HT (soit 1 560 € TTC)
-
2ème de couverture
Tarif = 1 500 € HT (soit 1 800 € TTC)
-
3ème de couverture
Tarif = 1 500 € HT (soit 1 800 € TTC)
Caractéristiques de nos pages de publicité :



image au format 160x220mm (dont 5mm de fond perdu),
image en quadrichromie,
haute définition (300ppp).
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ÉCHANGE DE PRESTATIONS
PRESTATIONS POUVANT ÊTRE FOURNIES
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

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


technique
mobilier
plantes
hôtesses
signalétique
trophées
goodies
badges
cadeaux de bienvenue
PRESTATIONS D’UN MONTANT ≤ À 7 000€ HT
En contrepartie, UNIMEV met à votre disposition et vous offre :




un stand d’exposition,
une entrée au Congrès comprenant un accès à l’ensemble des conférences, des déjeuners
et des soirées,
votre logo présent sur tous nos supports de communication (site internet dédié au
Congrès, Livret du congressiste, kakémonos etc),
lien vers votre site internet en cliquant sur votre logo.
PRESTATIONS D’UN MONTANT GLOBAL > À 7 000€ HT
En contrepartie, UNIMEV met à votre disposition et vous offre :




un stand d’exposition,
deux entrées au Congrès comprenant un accès à l’ensemble des conférences, des
déjeuners et des soirées,
une page intérieure de publicité dans le Livret du congressiste,
votre logo présent sur tous nos supports de communication (site internet dédié au
Congrès, Livret du congressiste, kakémonos etc),
N’hésitez pas à nous contacter pour d’autres éventuelles opportunités qui vous intéresseraient :
[email protected].
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PLAN D’IMPLANTATION – NIVEAUX 8 & 9
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CONDITIONS GENERALES DE VENTE
MCI a été mandaté pour l’organisation et la logistique de l’organisation générale du Congrès et de l’exposition, et
sera donc nommé sous le terme « organisateur » dans ce document.
Souscription
Pour devenir partenaire ou réserver un emplacement
d’exposition, vous devez retourner (par courrier postal ou par
fax) au Secrétariat du Congrès UNIMEV 2014 le formulaire de
réservation, dûment complété, daté et signé. La signature du
formulaire de réservation constitue un engagement ferme et
oblige le souscripteur à l’acceptation des conditions générales
de vente et du règlement général de l’exposition.
A réception du formulaire de réservation, une facture du
montant total dû sera établie et un acompte de 50% devra être
réglé à réception de la facture, afin de garantir la réservation.
Aucune réservation verbale ou téléphonique ne sera prise en
compte en dehors de la confirmation écrite reçue par MCI. Le
solde de la facture devra être réglé au plus tard le 12 mai
2014. Par ailleurs, le non règlement du solde de la facture à
cette date entrainera l’annulation immédiate de fait de droit à
disposer des réservations demandées, sans remboursement de
l’acompte versé.
L’attribution des stands sera faite dans l’ordre d’arrivée des
réservations. Après attribution, aucune modification
d’emplacement ne pourra être effectuée sans l’accord écrit des
organisateurs.
Tous les règlements doivent être reçus par l’organisateur
avant le début du Congrès UNIMEV 2014. Aucun
exposant/sponsor ne sera autorisé à commencer l’installation
ou à être listé comme exposant/sponsor dans les publications
du Congrès UNIMEV 2014 jusqu’à ce que le paiement de la
somme totale due ne soit réglé à l’organisateur.
Acceptation des demandes de réservation
L’organisateur se réserve le droit de ne pas vendre de
partenariat à toute firme, société ou organisation dont les
activités ne seraient pas directement en rapport avec le thème
général de la Manifestation, ou ne répondraient pas aux
normes de rigueur souhaitées par le Comité d’Organisation. Les
candidatures seront soumises au Comité d’Organisation qui
statuera sur les demandes.
Règlement des factures
L’Association pour la Promotion des Foires Salons Congrès et
Évènements (APFSCE) a mandaté MCI pour l’organisation du
Congrès UNIMEV 2014.
Les règlements pourront être effectués par chèque, ou
virement bancaire :
- Par chèque à l’ordre de UNIMEV 2014 / MCI et envoyés à :
UNIMEV 2014 / MCI - 24 rue Chauchat - 75009 Paris – France
- Par virement bancaire à l’ordre de UNIMEV 2014 / MCI
Crédit Lyonnais - Direction Entreprise – 19 boulevard des
Italiens – 75002 Paris
Code Banque : 30002 - Code guichet : 05666 - Numéro de
Compte : 000 006 0133 P - Clé RIB : 15
Dans le cas d’un règlement pas virement bancaire, veuillez
spécifier la raison de votre règlement et le numéro de facture
correspondant.
- Par Carte de Crédit (VISA/MASTERCARD/EUROCARD). Dans ce
cas, veuillez contacter le secrétariat qui vous fera parvenir un
formulaire d’autorisation de débit à remplir et à renvoyer.
Annulation (Applicable au partenariat et à l’exposition)
Toute annulation et/ou changement à votre réservation initiale
devra être effectuée par courrier au Secrétariat du Congrès
UNIMEV 2014 et sera soumise aux conditions d’annulation cidessous :
 Avant le 2 mai 2014 : 50% du montant total TTC dû non
remboursable.
 À compter du 3 mai 2014 : aucun remboursement des
sommes dues et versées.
Une fois la réservation d’un stand d’exposition ou tout autre
élément de sponsoring confirmé, toute réduction de surface
d’exposition ou autre option de partenariat est considérée
comme une annulation et sera soumise à ces mêmes
conditions d’annulation. Une réduction d’espace d’exposition
peut entrainer une modification de l’emplacement de stand par
l’organisateur.
Règlement sur site
Les exposants sont invités à vérifier que toute action engagée
dans le cadre du Congrès UNIMEV 2014 est conforme à la
législation française en vigueur en matière de sureté et
sécurité. L’organisateur prendra les mesures nécessaires en cas
de non-respect du règlement. L’organisateur se réserve le droit
d’interdire totalement ou en partie l’ouverture d’un stand qui
pourrait porter préjudice à l’organisation et à l’image du
Congrès. La décision finale reviendra à l’organisateur.
Accès à l’exposition
L’accès à l’exposition est strictement réservé aux congressistes
et exposants dûment inscrits au Congrès UNIMEV 2014. Pour
participer aux sessions scientifiques, les membres des sociétés
exposantes doivent s’inscrire au Congrès en tant que
congressiste en s’acquittant des droits d’inscription.
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Occupation des stands
Sauf autorisation délivrée au préalable et par écrit par
l’Organisateur, les exposants ne sont pas autorisés à partager,
sous-louer ou léguer leur stand à quelque autre société.
Assurance
Le signataire renonce à tout recours contre les organisateurs et
propriétaires des lieux et s’engage à souscrire les polices
d’assurance nécessaires pour tous les risques encourus par le
matériel exposé (vol, dégâts, etc…) ainsi que les responsabilités
civiles couvrant le personnel fixe ou intérimaire de son
entreprise présents au Congrès UNIMEV 2014. En aucun cas
l’exposant ne sera couvert par les assurances des organisateurs
du Congrès UNIMEV 2014.
Force majeure
En cas de force majeure, les dates du Congrès UNIMEV 2014 et
de l’exposition pourront être modifiées ou celles-ci pourront
être purement et simplement annulées. Dans cette dernière
hypothèse, les sommes disponibles après paiement des
dépenses engagées, seront réparties entre les exposants et
sponsors au prorata de leurs versements sans que des recours
soient possibles à l’encontre de l’organisateur ou du
réalisateur.
Conditions d’admission et de participation
Les organismes désireux d’exposer acceptent sans réserve les
dispositions du règlement intérieur, la réglementation de Lille
Grand Palais et les prescriptions au droit public applicables aux
manifestations organisées en France. Ils acceptent toutes
dispositions nouvelles imposées par les circonstances ou dans
l’intérêt de la manifestation que l’organisateur se réserve le
droit de signifier, même verbalement.
Toute dépense liée au non-respect du règlement ou des
conditions générales sera facturée à l’exposant. MCI se réserve
le droit de modifier ou de compléter les conditions générales
de ventes ou le règlement de l’exposition mais
l’exposant/sponsor en sera informé.
Fiche technique de l’exposant
Une fiche technique de l’exposant sera envoyée à chaque
exposant qui aura réservé et payé son emplacement
d’exposition. Cette fiche contiendra toutes les informations
concernant les conditions générales, les règles de sécurité, le
montage et démontage des stands, les livraisons, les
coordonnées des prestataires officiels du Congrès UNIMEV
2014.
Règlementations sur la santé et la sécurité au travail
L’exposant doit veiller à ce que son prestataire et ses employés
respectent la législation actuelle sur la santé et la sécurité au
travail et que tout matériel exposé soit également conforme à
cette législation.
Sociétés tierces/ Agences
MCI France ne communiquera qu’avec les sociétés tierces
clairement identifiées en tant que telles et mandatées par les
exposants et sponsors participant au Congrès UNIMEV 2014.
Les demandes reçues de sociétés tierces (telles que des
agences de communication et de presse) ne précisant pas
quel(s) exposant(s) elles représentent, ne seront pas prises en
compte. Il est du devoir de l’exposant / du sponsor, de
transmettre, au secrétariat du Congrès UNIMEV 2014, les
coordonnées complètes des sociétés tierces avec lesquelles ils
travaillent.
Conférences de presse
Les conférences de presse organisées par l’industrie ne
peuvent avoir lieu qu’aux horaires spécifiés par l’organisation
du Congrès UNIMEV 2014. L’organisateur du Congrès UNIMEV
2014 doit être informé des conférences de presse prévues et
tous les journalistes doivent être officiellement inscrits au
Congrès UNIMEV 2014 pour participer à la conférence.
Promotion sur site
L’exposant ou sponsor du Congrès UNIMEV 2014 ne pourra
distribuer de publicité que sur son stand d’exposition.
En signant le formulaire correspondant au produit choisi
(exposition, sponsoring, publicité…), l’exposant ou le partenaire
s’engage à ne pas organiser d’événement satellite ni de
promouvoir une autre manifestation durant la tenue du
Congrès UNIMEV 2014 sans accord préalable de l’organisateur
et du comité d’organisation. Les sociétés qui organiseraient
tout type d’évènements en dehors des espaces de Lille Grand
Palais mais durant les horaires d’ouverture du Congrès UNIMEV
2014 verront leur participation automatiquement annulée sans
remboursement. L’organisateur se réserve aussi le droit de
fermer le stand si la société participe aussi à l’exposition du
Congrès UNIMEV 2014.
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FORMULAIRE DE RÉSERVATION D’UN STAND D’EXPOSITION
À retourner à :
UNIMEV 2014
Département Marketing & Partenariat
MCI - 24 rue Chauchat - 75009 Paris
Mail : [email protected]
Fax : 01 53 85 82 83
SOCIETE : ……………………………………………………………………………………………………………………..
CONTACT : …………………………………………………………………………………………………….………………
ADRESSE : …………………………………………………………………………………………………….………………
CODE POSTAL - VILLE : ……………………………………………………………………………………………………...
PAYS : …………………………………………………………………………………………………………………………
E-MAIL : ……………………………………………………………………………………………………………………….
TELEPHONE : ……………………………….……………..… FAX : ……………………………………………….………..
NUMERO DE TVA INTRACOMMUNAUTAIRE: ……………………………………………………………………………………
SI VOUS DISPOSEZ D'UN BON DE COMMANDE CORRESPONDANT À CETTE RESERVATION, VEUILLEZ COCHER LA CASE
ET JOINDRE CE BON DE COMMANDE 
Je souhaite réserver :
 ……… stand(s) d’exposition (9m²) à 3 000 € HT
Montant total (HT)
Montant TVA 20 % (taux actuel, sujet à modification)
Montant total (TTC)
………………………… €
………………………… €
………………………… €
Règlement de 50% à réception de la facture et solde avant le 12 mai 2014.
L’exposant déclare avoir pris connaissance des conditions générales de vente, du règlement particulier de
l’exposition et des clauses d’annulation qu’il accepte sans restriction.
DATE, NOM et SIGNATURE :
CACHET :
VEUILLEZ GARDER UNE COPIE POUR VOTRE DOSSIER
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FORMULAIRE DE RÉSERVATION D’ENCARTS PUBLICITAIRES
À retourner à :
UNIMEV 2014
Département Marketing & Partenariat
MCI - 24 rue Chauchat
75009 Paris
Mail : [email protected]
Fax : 01 53 85 82 83
SOCIETE : ……………………………………………………………………………………………………………………..
CONTACT : …………………………………………………………………………………………………….………………
ADRESSE : …………………………………………………………………………………………………….………………
CODE POSTAL - VILLE : ……………………………………………………………………………………………………...
PAYS : …………………………………………………………………………………………………………………………
E-MAIL : ……………………………………………………………………………………………………………………….
TELEPHONE : ……………………………….……………..… FAX : ……………………………………………….………..
NUMERO DE TVA
INTRACOMMUNAUTAIRE: ……………………………………………………………………………………
SI VOUS DISPOSEZ D'UN BON DE COMMANDE CORRESPONDANT À CETTE RESERVATION, VEUILLEZ COCHER LA CASE ET
JOINDRE CE BON DE COMMANDE 
Je souhaite réserver :
 Demie-page intérieure dans le Livret du congressiste : 750 € HT (soit 900 € TTC)
 Page intérieure dans le Livret du congressiste : 1 300 € HT (soit 1 560 € TTC)
 2ème de couverture dans le Livret du congressiste : 1 500 € HT (soit 1 800 € TTC)
 3ème de couverture dans le Livret du congressiste : 1 500 € HT (soit 1 800 € TTC)
Montant total (HT)
Montant TVA 20 % (taux actuel, sujet à modification)
Montant total (TTC)
………………………… €
………………………… €
………………………… €
Règlement de 50% à réception de la facture et solde avant le 12 mai 2014.
L’exposant déclare avoir pris connaissance des conditions générales de vente, du règlement particulier de
l’exposition et des clauses d’annulation qu’il accepte sans restriction.
DATE, NOM et SIGNATURE :
CACHET :
VEUILLEZ GARDER UNE COPIE POUR VOTRE DOSSIER
14
FORMULAIRE D’ÉCHANGE DE PRESTATIONS
À retourner à :
UNIMEV 2014
Département Marketing & Partenariat
MCI - 24 rue Chauchat
75009 Paris
Mail : [email protected]
Fax : 01 53 85 82 83
SOCIETE : ……………………………………………………………………………………………………………………..
CONTACT : …………………………………………………………………………………………………….………………
ADRESSE : …………………………………………………………………………………………………….………………
CODE POSTAL - VILLE : ……………………………………………………………………………………………………...
PAYS : …………………………………………………………………………………………………………………………
E-MAIL : ……………………………………………………………………………………………………………………….
TELEPHONE : ……………………………….……………..… FAX : ……………………………………………….………..
NUMERO DE TVA
INTRACOMMUNAUTAIRE: ……………………………………………………………………………………
SI VOUS DISPOSEZ D'UN BON DE COMMANDE CORRESPONDANT À CETTE RESERVATION, VEUILLEZ COCHER LA CASE ET
JOINDRE CE BON DE COMMANDE 
Je souhaite proposer :
 des prestations d’un montant ≤ à 7 000 € HT.
 des prestations d’un montant > à 7 000 € HT.
Type de prestation :








technique
mobilier
plantes
hôtesses
signalétique
trophées
goodies
badges
DATE, NOM et SIGNATURE :








cadeaux de bienvenue
pauses
déjeuners
dîners
animation soirées
boissons
application mobile
produits innovants
CACHET :
VEUILLEZ GARDER UNE COPIE POUR VOTRE DOSSIER
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Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à contacter :
UNIMEV
Équipe permanente Organisation du Congrès
11 Rue Friant – 75014 Paris
Isabelle Gauthier
Responsable Administrative et Comptable
Tél : +33 (0)1 53 90 20 04
Email : [email protected]
William Bellachioma
Assistant Organisation Congrès
Tél : +33 (0)1 53 90 20 18
Email : [email protected]
MCI
Département Marketing et Partenariat
24 Rue Chauchat – 75009 Paris
Emmanuelle Viau
Coordinatrice de congrès senior – Chargée
d’affaires du Congrès UNIMEV
Tél : +33 (0)4 78 39 73 72
Email : [email protected]
Aude Menetrier
Assistante Coordinatrice de Congrès
Tél : +33 (0)4 78 39 93 29
Email : [email protected]
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