Rôle du responsable d`activité

Fiche-conseil
Le rôle des responsables d’activités de l’association
Les responsables d’activités sont membres du Conseil d’Administration (CA). Il est déconseillé
qu’ils cumulent leur fonction avec une fonction de président, vice président, trésorier ou secrétaire.
Ils doivent s’entourer d’adhérents dans le cadre d’une commission ou d’un groupe de travail pour
mener à bien une mission confiée par le CA : mise en place d’un accueil de loisirs, suivi d’un service,
organisation d’un club ou d’une activité ponctuelle…
Toutes les grandes décisions (choix éducatifs, financiers, d’organisation, embauche, …) sont à
faire valider par le CA.
Dans le cadre de leur mission, le CA peut leur demander de :
-
Cerner les besoins (enquêtes, écoute, contact…)
-
Clarifier le sens, les aspects éducatifs donnés à une activité (établissement du projet
éducatif…..)
-
Organiser l’information des familles (tract, réunions…)
-
Réfléchir au cadre de l’activité (dates, jours et heures d’ouverture, âge du public…)
-
Suivre la gestion financière (définition du budget prévisionnel et les réajustements nécessaires,
établissement du bilan financier, étude de coût de l’action, collecte des participations
financières des familles, établissement des demandes de subvention, gestion des documents
nécessaires à l’octroi de prestations de services, de bons de vacances…)
-
Gérer les inscriptions
-
Recruter du personnel (directeur de l’accueil de loisirs, animateur d’une activité sportive,
culturelle…)
-
Gérer le personnel (établissement des plannings, suivi des congés, contrat de travail en lien
avec la fédération, transmission des fiches de paye, définition d’une appréciation de stage à un
directeur d’accueil de loisirs en formation…)
-
S’assurer de la couverture de l’activité par le contrat d’assurance
-
Réserver des transports, le traiteur, des entrées (piscine, musée,…)
-
Etablir des courriers de réservation, de confirmation…
-
Envisager les locaux de l’activité (et suivi de l’état de lieux, du rangement, de l’entretien, des
clefs, …)
-
Faire l’état des lieux le gros équipement nécessaire (chaises, tables, tentes..) et l’inventaire et
les achats du matériel
-
Organiser les taches à déléguer aux membres de la commission et à d’autres personnes
volontaires ponctuellement (organisation d’une fête de fin d’activités, d’un temps convivial
avec les parents et les adhérents, des déplacements, de transmissions de savoir…)
-
Faire des bilans sur les aspects matériels, financiers et pédagogiques (avec l’équipe
d’animation, l’animateur du club, les parents, la municipalité et/ou les prestataires…)
-
Présenter le résultat de la commission ou du groupe de travail lors de l’AG, d’un forum…
-
S’assurer de la publicité, des informations dans les journaux, de l’affichage au nom de
Familles Rurales (utilisation obligatoire du logo sur les courriers, utilisation de banderole,
calicot, ….)
-
Participer à des formations, des rencontres d’autres responsables organisées par la fédération
-
Etre en contact avec la fédération pour les actes administratifs, les préoccupations éducatives,
pédagogiques…