Récapitulatif technique sur la remontée des Résumés de passages

Récapitulatif technique sur la remontée des
Résumés de passages aux urgences
Dernière mise à jour : 27/07/2016
Sommaire
Abréviations ............................................................................................................................................. 2
Schéma récapitulatif global sur le circuit de transmission des RPU ....................................................... 3
1.
Production des RPU par le service d’urgence ................................................................................. 4
Contexte règlementaire ....................................................................................................................... 4
Modalités pratiques de la saisie des RPU ........................................................................................... 4
2.
Transmission des RPU..................................................................................................................... 5
Format de transmission ....................................................................................................................... 5
Contenu transmis et fréquence de transmission ................................................................................. 5
Modalités de transmission au concentrateur régional ......................................................................... 5
Réception des RPU par le concentrateur régional .............................................................................. 6
3.
Transmission aux utilisateurs finaux et utilisation ............................................................................ 7
Observatoire régional des urgences (ORU) Hauts-de-France ............................................................ 7
Santé publique France ........................................................................................................................ 7
Agence technique de l’information sur l’hospitalisation (Atih) ............................................................. 8
Références – Pour aller plus loin … ........................................................................................................ 9
Annexe : format RPU 2006.................................................................................................................... 10
Préambule
Ce document a pour objectif de synthétiser et de formaliser les principales généralités sur les
Résumés de passages aux urgences pour la région, notamment en termes de circuits de
transmissions, de formats, de traitements et d’analyses. Il a vocation à être mis à jour au gré des
suggestions ou des besoins identifiés. Il sera de nouveau envoyé après chaque mise à jour.
Pour plus de précisions, contacter l’ORU à : [email protected]
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Récapitulatif technique
Abréviations
ARS
Agence régionale de santé
Atih
Agence technique de l’information sur l’hospitalisation
FTP
File transfert protocol
GIP
Groupement d’intérêt public
InVS
Institut de veille sanitaire (devenu Santé publique France)
NPdC
Nord-Pas-de-Calais
Oru
Observatoire régional des urgences
Oscour ®
Organisation de la surveillance coordonnée des urgences
Picasso
Réseau Picard de santé sécurisé de télécommunication
RPU
Résumés de passages aux urgences
SAU
Service d’accueil des urgences
SFTP
Secure file transfert protocol
SRVA
Serveur régional de veille et d’Alerte
UHCD
Unité d’hospitalisation de courte durée
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Récapitulatif technique
Schéma récapitulatif global sur le circuit de transmission des RPU
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Récapitulatif technique
1. Production des RPU par le service d’urgence
Contexte règlementaire
D’après l’arrêté ministériel du 24 juillet 2013, l’ensemble des établissements publics et privés
autorisés en médecine d’urgence, y compris pédiatriques, ont l’obligation de transmettre
quotidiennement à l’Agence régionale de santé (ARS) un Résumé de passage aux urgences (RPU)
[1].
Les RPU transmis sont partiellement anonymes : le nom et le prénom des patients ne doivent pas y
figurer, au contraire de la date de naissance, la commune de résidence et la date et l’heure du
passage par exemple. Le format exact (variables à saisir, valeurs possibles pour chacune de ces
variables) de ces RPU doit répondre aux exigences du format RPU 2006 (détaillé en annexe).
Un nombre limité d’organismes sont autorisés à recevoir, stocker et exploiter les RPU : Observatoires
régionaux des urgences (Oru), Santé publique France (ex- Institut de veille sanitaire ; InVS), Agence
technique de l’information sur l’hospitalisation (Atih). Ces points sont davantage détaillés dans la
partie 3.
Modalités pratiques de la saisie des RPU
La base de la transmission des RPU repose sur la saisie informatique, au sein des Services d’accueil
des urgences (SAU), des informations relatives à chaque passage d’un patient. Tous les passages
donnant lieu à un enregistrement informatique au sein du SAU doivent faire l’objet d’un RPU,
qu’il s’agisse d’un passage aux urgences comme d’un enregistrement avant une hospitalisation, d’une
réorientation ou d’une reconvocation.
Ces différents passages pourront être identifiés comme tels à l’aide des informations saisies dans le
RPU. Ces informations peuvent être subdivisées en quatre catégories :
-
Les données administratives des patients (sexe, date de naissance, code postal de résidence,
commune de résidence) ;
Les données relatives à l’entrée du patient dans le SAU (date et heure d’entrée, mode
d’entrée, provenance, mode de transport, mode de prise en charge au cours du transport) ;
Les données cliniques (diagnostic principal, diagnostic(s) associé(s), motif de recours, actes) ;
Les données relatives à la sortie du patient du SAU (date et heure de sortie, mode de sortie,
orientation, destination).
D’une manière générale, les données administratives sont renseignées par les agents administratifs
lors de l’entrée du patient dans le SAU, les autres données étant ensuite saisies par le médecin et
l’infirmier responsables de la prise en charge du patient, avec une répartition variable selon les SAU.
A noter que le RPU doit être clôturé lors de la sortie du patient du SAU, quel que soit le mode
de sortie de celui-ci (retour à domicile, mutation au sein de l’établissement, transfert au sein d’un
autre établissement, décès).
Exemple :
Monsieur X, passé aux urgences le 12 juin 2016 à 12h51, est muté en Unité d’hospitalisation de
courte durée (UHCD) à 14h30 le même jour. Dans le RPU, la date et l’heure de sortie pour ce patient
est le 12 juin à 14h30, son mode de sortie est une « mutation » (6), la destination est « Hospitalisation
MCO » (1) et l’orientation est « UHCD » (UHCD). La durée de passages aux urgences est donc de
1h39.
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2. Transmission des RPU
Format de transmission
Les RPU sont des fichiers de type XML. Ils sont envoyés au format national, dans la version
validée en 2006, avec un nom de fichier standardisé de la manière suivante :
Avec :
1) Le caractère « O » (lettre « O »)
2) Le numéro FINESS géographique de l’établissement (9 chiffres) ;
3) Le numéro d’ordre donné par l’établissement pour les services d’urgences ;
o
o
o
o
o
o
« 0 » pour un SAU polyvalent
« 1 » pour un SAU pédiatrique
« 2 » pour un SAU chirurgical
« 3 » pour un SAU médical
« 4 » pour un SAU psychiatrique
« 9 » ou un autre numéro pour un autre type de service (sur dérogation ARS)
4) La date et de l’heure (à la seconde) de l’extraction ;
5) L’extension ‘.XML’, pour le type de fichier ;
Contenu transmis et fréquence de transmission
En routine, les RPU transmis doivent contenir les passages aux urgences survenues de J-1 à J-7, soit
un historique portant sur les 7 derniers jours complets. Il est possible, suite à la survenue d’un
problème de transmission par exemple, de transmettre un historique portant sur une période plus
longue, de quelques semaines à plusieurs mois. Une telle transmission doit toutefois être réalisée de
manière manuelle, ponctuelle et avoir fait l’objet d’une concertation avec les différents organismes
concernés par le RPU : établissement, concentrateur régional, Oru, Santé publique France. C’est lors
de cette concertation que les modalités du rattrapage (date et heure notamment) sont fixées.
Le plus souvent, les RPU sont transmis à un rythme quotidien, avant 3h du matin du jour J. Il est
cependant possible, après une concertation avec le concentrateur régional, d’opter pour une
transmission pluriquotidienne. La transmission se fait alors toutes les deux heures, bien que cette
fréquence soit susceptible d’évoluer selon le contexte réglementaire ou l’état de déploiement de l’Oru.
Modalités de transmission au concentrateur régional
Une fois les RPU produits, ceux-ci sont transmis de manière automatique au concentrateur régional,
le Groupement d’intérêt public (GIP) e-Sis (ex-SIIH). Pour des raisons « historiques », les modalités
de transmission diffèrent légèrement selon la situation géographique et informatique des
établissements. Les différents cas de figure possibles sont détaillés ci-dessous :
-
Etablissements de l’ex-région Nord-Pas-de-Calais adhérents au réseau Intermed 5962
La transmission des RPU se fait via l’utilisation du réseau sécurisé Intermed 5962, auquel est
connectée la grande majorité des SAU de l’ex-région. D’une manière simplifiée, la connexion au
réseau facilite la transmission des données vers e-Sis. Un répertoire sécurisé est créé au sein
du système informatique du SAU concerné, dans lequel sont automatiquement déposés les
fichiers RPU. Une fois ces fichiers déposés, ils sont automatiquement récupérés par e-SIS,
sans intervention manuelle de la part d’une des deux structures.
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-
Etablissements de l’ex-région Picardie adhérents au réseau Picasso 2.0
La transmission des RPU se fait via l’utilisation du réseau sécurisé Picasso 2.0, grâce à
l’existence d’une passerelle entre celui-ci et le réseau Intermed 5962 utilisé par le concentrateur
régional e-Sis.
Pour les établissements transmettant des RPU à Santé publique France dans le cadre du
dispositif Oscour®, les modalités de transmission sont donc modifiées : le protocole SFTP
(Secure File Transfert Protocol, adaptation sécurisée du protocole FTP) utilisé jusque-là doit à
terme être remplacé par la transmission au concentrateur régional via le réseau Picasso 2.0. Les
deux flux ne peuvent coexister, et Santé publique France reçoit les RPU par l’intermédiaire du
concentrateur régional.
-
Etablissements non-adhérents à l’un des deux réseaux précédents
Il est possible d’adhérer au réseau Intermed 5962 ou au réseau Picasso 2.0 afin de se retrouver
dans l’un des deux cas de figure précédent. Il est également possible de transmettre les RPU à eSis via un protocole SFTP en utilisant un chiffrement gpg pour garantir la sécurité des données. Si
les RPU sont d’ores et déjà transmis à Santé publique France par protocole SFTP, ce flux doit
être redirigé vers e-Sis : les deux flux ne doivent pas coexister, et Santé publique France reçoit les
RPU par l’intermédiaire du concentrateur régional.
Réception des RPU par le concentrateur régional
Le concentrateur régional est chargé contractuellement de collecter, de colliger et de transmettre
les RPU de l’ensemble des SAU de la région aux organismes autorisés à les stocker et à en faire
usage.
A chaque envoi de RPU d’un SAU au concentrateur régional, ce dernier réalise l’analyse de la
conformité des fichiers reçus : format réglementaire, cohérence des dates, nom de fichiers, etc. En
cas d’anomalie pour un fichier reçu :
-
Le premier jour, un mail automatique est envoyé au SAU pour l’avertir de l’anomalie
constatée et lui en préciser des détails la concernant.
Après 3 jours consécutifs, une relance automatique par mail est effectuée auprès de
l’établissement.
Après 5 jours consécutifs, un technicien d’e-Sis contacte le SAU pour une collecte
d’information et une aide à la résolution du problème.
En cas d’absence d’anomalie sur le fichier envoyé, celui-ci est accepté par le concentrateur régional
et intégré à la base de données régionale.
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3. Transmission aux utilisateurs finaux et utilisation
Le concentrateur régional est responsable de l’envoi régulier des RPU aux trois organismes
autorisés à les stocker et à les exploiter les RPU (Oru, Santé publique France, Atih). Les fichiers
d’envoi sont chiffrés au format .gpg avant d’être transmis via un protocole SFTP aux différents
organismes, selon des modalités de transmissions qui diffèrent.
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Transmission
Chaque fichier transmis au concentrateur régional et considéré comme valide est envoyé
immédiatement à l’hébergeur des données de l’Oru. Il y est intégré par la suite, quelle que soit l’heure,
sur le serveur dédié.
Contrôle des RPU
Si deux fichiers sont transmis pour un même établissement la même journée, une analyse champ par
champ est réalisée sur le serveur et amène les prises de décisions suivantes :
Enregistrement initial

Nouvel enregistrement

Action entreprise
Champ vide

Champ vide

Champ inchangé
Champ rempli

Champ vide

Champ inchangé
Champ vide

Champ rempli

Incorporation de la valeur
Champ rempli

Champ rempli

Modification de la valeur
Par ailleurs, lors de l’analyse des données, un algorithme de suppression des doublons est mis en
place pour chaque passage aux urgences.
Utilisation des RPU
L’analyse des RPU est effectuée par l’équipe de l’ORU dans le cadre de plusieurs démarches :
-
Analyse ponctuelle de la qualité du codage des RPU (exhaustivité des champs, conformité
par rapport aux valeurs attendues, incohérences entre champs)
Analyse ponctuelle de l’activité de services d’urgences
Production de tableaux de bord automatisés transmis aux établissements
Alimentation du portail Web de l’ORU, accessible aux établissements
Production de travaux ponctuels (panorama annuel, travaux FedORU, etc.)
Autres analyses ponctuelles
Santé publique France
Transmission
Le premier fichier de la journée transmis par l’établissement est envoyé dans la foulée à Santé
publique France. Les autres fichiers envoyés la même journée ne sont pas transmis. L’intégration des
RPU dans la base de données de Santé publique France est réalisée deux fois par jour, en début de
matinée et en début d’après-midi. Ainsi, tout fichier envoyé après la deuxième intégration de la
journée ne sera intégrée dans la base de données que le lendemain matin.
Contrôle des RPU
Lors de l’intégration des données dans la base de Santé publique France, un certain nombre de
modifications sont apportées au RPU initial :
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-
-
Recherche de doublons : en cas de présence de doublons, un seul enregistrement est
conservé, les autres étant supprimés.
Recherche de valeurs anormales (valeurs ne correspondant pas aux référentiels) : un
algorithme est utilisé pour tenter de récupérer une valeur autorisée. En cas d’échec, le champ
est supprimé.
Recherche d’incohérences entre des champs du RPU : un algorithme est utilisé pour tenter
de résoudre ces incohérences. En cas d’échec, les champs les moins importants sont
supprimés.
Utilisation des RPU
L’utilisation des RPU par Santé publique France est réalisée dans le cadre du dispositif Oscour®
(Organisation de la surveillance coordonnée des urgences) [2]. L’analyse de ces données se fait dans
une finalité de surveillance épidémiologique, via l’analyse des diagnostics analysés via la constitution
de regroupements syndromiques. Les principaux champs utilisés sont donc les champs
diagnostics, l’âge (utilisé en tant que classe d’âge) et le lieu de passage (utilisé en tant
qu’établissement ou de regroupements plus larges).
Agence technique de l’information sur l’hospitalisation (Atih)
Transmission
Les RPU sont envoyés à l’Atih de manière automatique et anonymisée, à un rythme mensuel (le 15
er
du mois). Chaque envoi contient les RPU produits entre le 1 janvier et la fin du mois précédent,
détaillé par établissement. Le format d’envoi est très proche de celui requis par Santé publique
France, mais les modifications suivantes sont apportées en amont de la transmission des données :
-
Suppression du nom de la commune de résidence ;
Remplacement du code postal par un code géographique de résidence (dans les conditions
habituelles du PMSI) ;
Remplacement de la date de naissance par l'âge (exprimé en années et calculé à la date
de passage aux urgences).
Contrôle des RPU
Aucun contrôle qualité ne doit avoir modifié les données des RPU transmis à l’Atih, qu’il s’agisse de
dédoublonnage ou de nettoyage de valeurs non autorisées : l’Atih se charge du nettoyage des RPU.
La remontée des données est autocorrective, ce qui signifie que les RPU transmis au cours du mois
M remplacent les éventuelles versions antérieures transmises au cours du mois M-1.
Utilisation des RPU
L’utilisation des RPU se fait dans le cadre du programme Syrius, qui vise à consolider les données
RPU des établissements dans le but de disposer d’une base de données exhaustive [3]. Ce
programme est intégré au sein de la plateforme e-PMSI, « conçue pour le recueil et l’analyse des
informations sur l’hospitalisation des établissements de santé », et qui vise à fournir une analyse des
données aux professionnels du secteur.
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Références – Pour aller plus loin …
[1]
Recommandations FEDORU – Collecte et usage des RPU. V1.1 – 03/2015. Disponible sur :
http://www.fedoru.fr/wp-content/uploads/2015/03/GT1_Collecte-et-Usages-des-RPU_V1.1.pdf
[2]
Réseau Oscour® - Organisation de la surveillance coordonnée des urgences. Santé publique
France. Disponible sur :
http://www.invs.sante.fr/Dossiers-thematiques/Veille-et-alerte/Surveillance-syndromiqueSurSaUD-R/Reseau-OSCOUR-R
[3]
Programme de médicalisation des systèmes d’informations (e-PMSI). Agence technique de
l’information sur l’hospitalisation. Disponible sur :
https://www.epmsi.atih.sante.fr/welcomeEpmsi.do
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Annexe : format RPU 2006
Variable
Format
Valeurs possibles
Champs administratifs
Numéro FINESS de l’établissement
Service (adulte, pédiatrique, autre)
Code postal de résidence
Commune
Date de naissance
Alphanumériques
Alphanumérique
Numérique
Texte
Date
Sexe
Texte
Suite de 9 caractères
1 caractère
Référentiel des codes postaux
Format JJ/MM/AAAA
M : Masculin
F : Féminin
I : Indéterminé
Champs relatifs à l’entrée du patient
Date et heure d’entrée
Date
Mode d’entrée
Numérique
Provenance
Numérique
Mode de transport
Texte
Mode de prise en charge (Pec) au cours
Texte
du transport
Format JJ/MM/AAAA HH:MM
6 : Mutation1
7 : Transfert2
8 : Domicile
1 : Mutation ou transfert du MCO
2 : Mutation ou transfert du SSR
3 : Mutation ou transfert du SLD
4 : Mutation ou transfert du PSY
5 : PE autre qu’organisationnelle
8 : PE organisationnelle
PERSO : Moyen personnel
AMBU : Ambulance (publique ou privée)
VSAB : Véhicule de secours et d’aide aux blessés
SMUR : Véhicule de Service mobile d’urgence et de réanimation
HELI : Hélicoptère
FO : Forces de l’ordre
MED : Médicalisée
PARAMED : Paramédicalisée
AUCUN : Sans prise en charge
Champs cliniques
Motif du recours aux urgences
Texte
Gravité (classification CCMU1)
Texte
Diagnostic principal (DP)
Diagnostics associés (DA)
Actes
Texte
Texte
Texte
De 1 à 5 : 1 = urgence absolue, 5 = simple consultation
P : Psychiatrie
D : Décès
Code issu de la CIM-102
Code(s) issu de la CIM-102
Code issu du thésaurus CCAM3
Champs relatifs à la sortie du patient
Date et heure de sortie
Date
Mode de sortie
Numérique
Destination
Numérique
Orientation
Texte
Format JJ/MM/AAAA HH:MM
6 : Mutation4
7 : Transfert5
8 : Domicile
9 : Décès
1 : Hospitalisation MCO (médical-chirurgical-obstétrique)
2 : Hospitalisation SSR (soins de suite et réadaptation)
3 : Hospitalisation SLD (soins de longue durée)
4 : Hospitalisation PSY (psychiatrie)
6 : Hospitalisation à domicile
7 : Structure d’hébergement à domicile
HO : Hospitalisation à domicile
SC : Hospitalisation en unité de Surveillance continue
SI : Hospitalisation en unité de Soins intensifs
REA : Hospitalisation en unité de Réanimation
UHCD : Hospitalisation en Unité d’hospitalisation de courte durée
MED : Hospitalisation en unité de Médecine (hors SC, SI, REA)
CHIR : Hospitalisation en unité de Chirurgie (hors SC, SI, REA)
OBST : Hospitalisation en unité d’Obstétrique (hors SC, SI, REA)
FUGUE : Sortie du service à l’insu du personnel soignant
SCAM : Sortie contre avis médical
PSA : Parti sans attendre la prise en charge
1
CCMU : Classification clinique des malades aux urgences
CIM-10 : Classification internationale des maladies
3
CCAM : Classification commune des actes médicaux
4
Mutation : autre unité médicale de la même entité juridique
5
Transfert : autre entité juridique
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