GUIDE PRATIQUE DE L`ENTREPRISE INDIVIDUELLE

PASCAL DÉNOS
Diplômé d’expertise-comptable
et Commissaire aux Comptes
DESS en Banques et Finances
GUIDE PRATIQUE
DE L’ENTREPRISE
INDIVIDUELLE
de l’EURL, de la SASU,
de la SELU
Pour se mettre à son compte
Préface de Jacques BARTHÉLÉMY
Rapporteur de l’Avis du Conseil Économique et Social
sur l’Entreprise individuelle
Troisième édition
© Éditions d’Organisation, 1995, 2000, 2004
ISBN : 2-7081-3059-5
La gestion quotidienne de l’entreprise individuelle
Une avance forfaitaire de 5 % du marché est accordée lorsque le
montant du marché est supérieur à 90 000 euros HT. Pour les PME, la
périodicité des acomptes ne peut être supérieure à 1 mois.
L’entreprise titulaire d’un marché public ou sous-traitante ayant droit
au paiement direct peut bénéficier des possibilités de la cession de
créances (loi Dailly) ou du nantissement de son marché. Le crédit
d’équipement des PME peut leur accorder des avances ou des crédits
de trésorerie.
La sous-traitance est analysée comme une relation triangulaire : un
maître d’ouvrage, une entreprise titulaire d’un marché public et un
sous-traitant titulaire d’un contrat de sous-traitance avec cette entreprise. La personne publique peut demander des renseignements relatifs aux capacités professionnelles des sous-traitants qui seront amenés
à participer à l’exécution du marché. L’acheteur public peut refuser
l’intervention d’un sous-traitant qui n’aurait pas les qualifications
requises. L’entrepreneur principal en marchés publics doit faire accepter son sous-traitant par le maître d’ouvrage et faire agréer ses conditions de paiement.
3. Ne vendez pas à n’importe qui et encaissez
vos créances clients
3.1. Surveillez le risque de défaillance du client au moment
de la commande
Quand un client passe commande mesurez le degré de confiance que
vous pouvez lui accorder : peut-on lui faire crédit, lui accorder un
délai de paiement ? Si la clientèle est composée d’entreprises individuelles ou de particuliers il est difficile d’obtenir des renseignements
pour apprécier la solvabilité du futur client. Lorsqu’il s’agit de sociétés, les sources d’informations sont plus nombreuses.
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Guide pratique de l’entreprise individuelle
Les sociétés de renseignement commercial
Les sociétés de renseignement commercial disposent d’informations
privilégiées car elles ont connaissance des incidents de paiement des
clients de par la fonction de recouvrement de créance qu’elle exercent
fréquemment. Elles procèdent à l’analyse des bilans des clients, et
aussi à des analyses plus informelles (interview téléphonique, visites,
presse, syndicats professionnels…).
Elles peuvent procurer :
• le renseignement commercial classique avec les banques de données accessibles par Minitel : le renseignement est généralement
succinct et peut ne pas être à jour (une information, pour être fiable, doit être récente : une information datant de trois mois n’a
pas de valeur pour une décision en matière de crédit) ;
• des rapports actualisés à chaque demande : lorsque la ligne de
crédit est importante, il est fortement conseillé de faire appel à ce
type de rapport dont le coût peut varier de 30 € à 150 € environ ;
• une note d’évaluation du client (« credit-scoring ») ;
• une veille permanente sur une liste de clients désignés, sur lesquels l’entreprise reçoit toute information nouvelle, dès leur
émission.
L’entreprise doit être aux aguets (« veille crédit ») de toute information sur ses clients lui permettant d’apprécier le risque :
• visites des clients et des prospects, conversations téléphoniques
avec le personnel de l’entreprise qui peut donner de précieuses
informations sur l’ambiance, lecture de la presse spécialisée, renseignements auprès de syndicats professionnels pour obtenir des
informations sur le secteur, sur la concurrence, conversation avec
les confrères ;
• analyse des retards de paiement : les retards peuvent provenir
d’un litige commercial mais le plus souvent ils sont signe de difficultés financières (lorsqu’une entreprise a des difficultés, ses
litiges avec les fournisseurs augmentent ; il s’agit en fait de
manœuvres dilatoires pour retarder le paiement) ;
• analyse des lenteurs dans le retour des effets de commerce, des
demandes de prorogation d’échéance ou des retours d’effets de
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La gestion quotidienne de l’entreprise individuelle
commerce avec une modification de la date d’échéance imposée
au fournisseur (significatifs de difficultés financières).
Sources d’informations à consulter pour des besoins ponctuels
Internet
Contenu
EURIDILE.INPI.FR
Base de données de l’Institut National de la
Propriété Industrielle (INPI).
Accès aux informations légales des entreprises.
BIL.FR
Base d’Information Légale.
INFOGREFFE.FR
Base de données des greffes des tribunaux de
commerce.
BOTTIN.FR
Entreprises françaises.
SCRL.FR
Base de données de la société de recouvrement.
INSEE.FR
Accès à l’identification d’entreprises de l’INSEE
(adresses, code APE, N° SIRET, code APE…)
Informations des greffes des tribunaux de commerce
sur les sociétés commerciales
K bis
Extrait d’inscription au registre du commerce et des sociétés, le K bis constitue une véritable
carte d’identité de l’entreprise :
• la forme juridique de l’entreprise,
• son capital social,
• l’adresse du siège social et des établissements secondaires,
• les noms et adresses des administrateurs et PDG (SA) ou des gérants (SARL),
• les noms et adresses des commissaires aux comptes.
Les statuts
Les bilans
Toutes les sociétés de capitaux sont tenues de remettre au greffe du tribunal, pour être
annexées au registre du commerce et des sociétés, dans le mois qui suit l’approbation des
comptes, deux exemplaires des comptes annuels, du rapport de gestion, de la proposition
d’affectation du résultat et la résolution votée en assemblée générale ordinaire et,
éventuellement, le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes annuels.
Le non-respect de cette obligation de publicité des comptes est punissable actuellement
d’une amende de 762 € à 915 € qui peut être doublée en cas de récidive.
…/…
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Guide pratique de l’entreprise individuelle
…/…
Les inscriptions de privilèges
• Sécurité sociale et régimes complémentaires
• Trésor en matière fiscale
• Vendeur
• Nantissement
• Nantissement de l’outillage et du matériel d’équipement
Les inscriptions de crédit-bail
Engagements financiers de l’entreprise.
L’état des protêts
Actes authentiques, dressés par un huissier de justice pour constater :
• un refus de paiement de lettres de change acceptées, billets à ordre ou chèques ;
• ou un refus d’acceptation de lettres de change.
Les warrants
Ce sont des billets à ordre souscrits par une entreprise qui donne, en garantie de sa
signature, des marchandises qui sont déposées dans les magasins généraux ou conservées
par l’entreprise mais isolées des autres produits.
3.2. Gérez vos créances clients !
Pour éviter les retards dans les règlements, l’entreprise doit faire pression sur le client :
• relances envoyées dès que le délai de paiement n’est pas respecté ;
• relance téléphonique préventive car souvent les lettres de
•
•
•
•
relance ne sont pas prises en compte : trois ou quatre jours avant
l’échéance, téléphoner au client pour l’inciter à ne pas oublier le
règlement ;
visite sur place pour une créance qui tarde à être réglée : le chef
d’entreprise se rend chez le client pour faire pression et analyser
la gravité de la situation ;
facturation d’agios pour le délai supplémentaire que s’octroie le
client ;
proposer un règlement par acompte ;
proposer un paiement comptant sous escompte.
Les conditions générales de vente doivent, conformément à la loi du
31 décembre 1992 applicable depuis le 1er juillet 1993, comprendre :
• un terme de paiement et une date de paiement qui doit figurer en
clair sur la facture ;
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La gestion quotidienne de l’entreprise individuelle
• éventuellement, des conditions d’escompte pour paiement anticipé ; les modalités d’escompte comprenant le taux d’escompte
applicable doivent figurer sur la facture sauf si les conditions
générales de vente prévoient un paiement comptant ;
• les pénalités pour paiement tardif (la loi prévoit un taux plancher
de 1,5 fois le taux de l’intérêt légal mais elle ne prévoit pas de
taux plafond).
Attention à la clause de réserve de propriété : la seule mention de la
clause de réserve de propriété sur la facture est le plus souvent inopérante puisqu’elle est reçue par l’acheteur après la livraison ; les tribunaux, en cas de dépôt de bilan contestent et rejettent systématiquement
ce type de clause.
Il faut une lettre d’acceptation de la clause de réserve de propriété :
• une lettre du fournisseur sur laquelle le client confirme son accord
en apposant sa signature, la date et son cachet commercial ;
• ou une lettre d’acceptation émise directement par le client.
3.3. Les garanties de paiement en cas de risque d’insolvabilité
Zoom
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❍
Des informations complémentaires
Le Centre de documentation et d’information sur les Assurances (CDIA) fournit des
fiches techniques sur l’assurance des crédits commerciaux sur le site Internet de
la Fédération française des sociétés d’assurance (FFSA) www.ffsa.fr dans la rubrique
« L’assurance et l’entreprise ».
❍
3.3.1. L’assurance crédit
L’assurance crédit permet à l’entreprise de se couvrir contre le risque
d’insolvabilité de sa clientèle au moyen du paiement d’une prime
d’assurance.
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Guide pratique de l’entreprise individuelle
L’assurance crédit porte généralement sur la totalité du portefeuille
client pour les opérations réalisées en France.
Sélection et suivi de la clientèle
Le fournisseur souscrit un contrat par lequel il s’engage à fournir à
l’assureur son fichier clients avec d’autres informations, dont la ligne
de crédit nécessaire.
L’assureur segmente la clientèle en trois groupes :
• les clients exclus car considérés comme non solvables ;
• les clients dénommés : clients dont l’encours dépasse un montant
de 4 500 € à 7 600 € ; l’assureur les étudie de manière approfondie et délivre des agréments partiels ou totaux ;
• les clients non dénommés : clients dont l’encours est inférieur au
montant de 4 500 € à 7 600 € ; ces petits clients ne font pas
l’objet d’un agrément qui est réputé automatique.
L’assureur exerce un suivi continu de la clientèle de l’entreprise
assurée : à tout moment, en fonction des informations dont il dispose,
il peut réduire ou résilier sa garantie sur certains clients de l’assuré.
L’entreprise assurée peut demander, si cela est nécessaire, des extensions de ligne de crédit sur ses clients.
L’assurance est « concertée » si elle laisse un pouvoir d’auto-arbitrage
à l’assuré : l’entreprise ne doit demander un agrément qu’au-delà d’un
certain seuil de crédit.
Indemnisation en cas de défaillance du client
L’indemnité :
• est déterminée en fonction des clauses du contrat ;
• ne couvre jamais la totalité du sinistre ;
• est plus forte sur les clients dénommés que sur les clients non
dénommés :
• 70 à 85 % de la perte* relative à des créances sur clients
dénommés ;
• 50 à 60 % de la perte* relative à des créances sur clients non
dénommés.
*
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Créance client irrécouvrable + frais de contentieux exposés en vue du recouvrement.
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La gestion quotidienne de l’entreprise individuelle
3.3.2. L’affacturage
L’entreprise transfert ses créances commerciales à une société d’affacturage, le factor, qui garantit le recouvrement et le paiement de la
créance.
Le factor :
• paye comptant à l’entreprise les créances clients cédées ;
• prend à son compte un éventuel risque d’impayé ;
• gère les comptes clients de l’entreprise : relances, etc.
Le coût de l’affacturage est relativement élevé : 0,5 à 1,5 % du chiffre
d’affaires cédé.
Les relances de paiement envoyées par la société d’affacturage peuvent être mal comprises par les clients sur le plan commercial.
3.3.3. La caution et l’aval
La caution s’engage vis-à-vis du fournisseur à le payer si le client pour
lequel il se porte caution est défaillant. Pour que la caution soit efficace comme garantie, l’entreprise doit s’assurer de la solvabilité de la
caution.
La personne qui donne son aval prend l’engagement de payer à
l’échéance l’effet de commerce dans les mêmes conditions que le
client.
L’aval peut être donné par le dirigeant à titre personnel ; la maison
mère du client ; un banquier ou une société d’affacturage ; ou un tiers.
L’aval peut figurer sur l’effet ou constituer un acte séparé.
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Guide pratique de l’entreprise individuelle
Zoom
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❍
Aval et caution donnés par une société par actions
L’aval et la caution donnés par une société par actions (SA, SAS, SARL) nécessitent
obligatoirement une autorisation préalable du conseil d’administration.
• à défaut d’autorisation par le conseil d’administration, la garantie donnée par le
dirigeant au nom de la société par son dirigeant et qui excède ses pouvoirs légaux
ne peut engager la société ;
• avant d’accepter une caution ou un aval, il est prudent de demander une copie du
procès-verbal d’autorisation.
❍
3.3.4. La facture protestable
La facture protestable permet d’accroître les garanties de paiement.
Elle doit indiquer impérativement une date de règlement fixe et précise, comporter la mention « facture transmissible à une banque ou à
un établissement financier en application du titre ler de l’ordonnance
n° 67-838 du 28/09/1967 portant réforme du crédit aux entreprises. Le
refus ou les réserves doivent être formulés dans les quinze jours », et
être établies en deux exemplaires numérotés.
Si le client n’a pas formulé de refus ou de réserves, et s’il n’effectue
pas le règlement dans le délai imparti, vous pourrez demander à un
huissier de dresser un protêt qui sera publié au greffe du tribunal de
commerce, et qui vous permettra, avec l’accord du juge, de prendre
des mesures conservatoires (saisir, par exemple, les biens mobiliers de
votre créancier).
3.4. Comment récupérer la créance en cas de non paiement
Afin de recouvrer une créance, le chef d’entreprise peut engager les
procédures suivantes :
• l’action en paiement introduite devant le tribunal de grande
instance ou d’instance (si le débiteur n’est pas commerçant) ou
devant le tribunal de commerce (s’il est commerçant). Cepen128
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La gestion quotidienne de l’entreprise individuelle
dant, cette procédure est beaucoup trop longue pour une entreprise qui doit récupérer le plus rapidement possible sa créance ;
• la requête en injonction de payer ;
• et le référé provision.
Les deux dernières procédures peuvent être complétées par des mesures
conservatoires qui interdiront au débiteur de se rendre insolvable avant
que la décision du tribunal ne soit rendue exécutoire, et qui exerceront
une pression suffisamment forte pour l’inciter à payer sa créance.
Pour un règlement par chèque sans provision, le créancier peut faire
protester le chèque.
3.4.1. La requête en injonction de payer
Pour engager cette procédure, le chef d’entreprise doit présenter une
« requête en injonction de payer » au président du tribunal de commerce ou du tribunal d’instance dans le ressort duquel se trouve le
domicile du débiteur.
Cette requête peut être présentée par le chef d’entreprise lui-même au
moyen d’imprimés mis à sa disposition par le greffier du tribunal.
Si cette requête est considérée comme justifiée par le président du tribunal, il délivre une ordonnance portant injonction de payer et, si le
client ne forme pas opposition dans le mois qui suit, le chef d’entreprise peut demander au greffier du tribunal que soit opposée sur
l’ordonnance une formule exécutoire qui permettra de pratiquer toutes
les voies d’exécution prévues par la loi pour recouvrer la créance.
Si le client forme opposition, il faut introduire une action en paiement
avec toute la lenteur que comporte cette procédure.
3.4.2. Le référé provision
Conscient des lenteurs des procédures, le législateur a créé une procédure accélérée qui ne s’applique qu’aux affaires dans lesquelles l’obligation du créancier n’est pas sérieusement contestable.
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Guide pratique de l’entreprise individuelle
Le créancier peut alors, par l’intermédiaire d’un avocat, obtenir dans
un délai de 15 jours, une audience du président du tribunal compétent
qui lui permettra de bénéficier d’une ordonnance ayant un caractère
exécutoire, même si le débiteur fait appel de cette décision.
3.4.3. Les mesures conservatoires
Un créancier peut demander à son avocat de prendre des mesures
conservatoires avant l’introduction, ou durant le déroulement, d’une
action en justice :
• faire inscrire une hypothèque provisoire sur les immeubles du
débiteur ;
• faire inscrire un nantissement provisoire sur son fonds de
commerce ;
• pratiquer, sous certaines conditions, une saisie arrêt sur les comptes bancaires ou postaux du débiteur et sur ses salaires ;
• pratiquer une saisie conservatoire.
Ces mesures exercent une pression suffisamment forte sur le client
pour l’inciter à payer avant même qu’une action en justice ne soit
introduite. Le débiteur est en droit de réclamer des dommages-intérêts
si une mesure conservatoire n’était pas justifiée.
3.4.4. Le protêt des chèques
Si le chèque de votre client ne peut être honoré par le banquier par
manque de provision, vous pouvez demander à votre banque de faire
protester le chèque, par acte d’huissier, dans un délai de huit jours.
Le chèque protesté vous permet alors, avec l’accord du juge, de saisir
à titre conservatoire les biens mobiliers du tireur, ou de prendre toute
autre mesure conservatoire.
Demandez à votre banquier quelle est la démarche à suivre et quel est
son coût.
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