A L`EPHAD Arthur GROUSSIER

RAPPORT DE STAGE
DU 04/01/2010 AU 22/01/2010
POUR L’OBTENTION DU
TITRE DE SECRÉTAIRE ASSISTANTE
SPÉCIALISÉE MÉDICO-SOCIALE
A L’EPHAD Arthur GROUSSIER
6, avenue Max DORMOY
93130 BONDY
Rédigé par Ludmilla MARKOFF
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REMERCIEMENTS
J’adresse mes remerciements à La Directrice Adjointe, Madame Annick-Klara
WEISS, ma tutrice pour la confiance qu’elle m’a accordée, sa gentillesse et le fait
qu’elle m’ait mise dans le service des Médecins.
Je remercie tout particulièrement le Médecin Coordonnateur, Madame Tuyen DAO
DUC, avec laquelle j’ai travaillé en étroite collaboration. Elle a eu la patience, la
disponibilité et m’a transmis un peu de ses connaissances ainsi que de m’avoir
accompagnée tout au long de mes missions comme sa collègue le Médecin de
Santé, Madame Danièla DIALOG, qui y a participé aussi.
J’exprime ma joie et ma gratitude pour le personnel soignant qui m’a renseignée
ainsi que, Madame Jacqueline TRAJIC, qui a eu la gentillesse de me faire visiter le
premier jour les services et me présenter.
Le relationnel que j’ai eu avec les résidents m’a donné de grandes joies, des
surprises et des signes d’attachement. J’avoue que c’est un métier de vocation. A
l’EPHAD de Bondy, règne encore des valeurs d’humanisme. Chacun contribue à
l’aide et au respect des Personnes Ậgées Dépendantes.
2
SOMMAIRE
REMERCIEMENTS.............................................................. 2
INTRODUCTION................................................................... 4
PREMIÈRE PARTIE : Présentation de la résidence .... 5
1/
HISTORIQUE DE L’EHPAD Arthur GROUSSIER à BONDY .... 6
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
Présentation ...................................................................................7
Organigramme de la structure........................................................8
La liste des services et du personnel encadrant ............................9
Services Hôteliers ........................................................................10
Environnement médical et paramédical .......................................10
Animations et activités .................................................................10
DEUXIÈME PARTIE : Mes missions ........................... 11
2/
FAMILIARISATION AVEC LE SERVICE DES MÉDECINS ........12
2.1 Secrétariat médical et social ......................................................13 – 14 – 15 - 16
2.2 Ma participation à l’amélioration du service Médecins .................17
CONCLUSION .............................................................................18
ANNEXES ....................................................................................19
Annexe 1
Annexe 2.1
Annexe 2.2
Annexe 3
Annexe 4
Annexe 5
3
INTRODUCTION
Dans le cadre de l’obtention du titre de Secrétaire Assistante Spécialisée Médicosociale au GRETA des Professionnels de Services à Noisy-Le-Grand, il était
nécessaire et prévu d’effectuer ce stage de 3 semaines dont un autre de 7 semaines
dans les mois à venir afin de valider mon titre.
Le but de ce stage étant d’acquérir une expérience professionnelle valorisante pour
compléter ma formation théorique en adéquation avec mes objectifs personnels
professionnels.
Envisageant de me spécialiser dans l’aide aux personnes dépendantes ou
maltraitées, j’ai eu la chance d’avoir été retenue assez rapidement par l’EHPAD de
Bondy et particulièrement par, Madame La Directrice Adjointe Annick-Klara WEISS
ma tutrice, qui m’a donné la chance de travailler dans le centre au service des
Médecins
Le prochain stage de 7 semaines se fera à l’EHPAD à Bondy mais dans d’autres
services afin de me donner d’avantage d’expérience bien que j’en ai beaucoup
appris au service des Médecins.
Les missions qui m’ont été confiées étaient en adéquation avec l’idée que je m’en
étais faite. Dans l’ensemble, elles m’ont permis de me rendre compte de la réalité du
terrain et de la lourde tâche que l’on donne au personnel soignant.
J’ai eu principalement à seconder le Médecin, Madame Tuyen DAO DUC, pour me
familiariser avec le langage médical, les comptes-rendus médicaux, les rendez-vous,
la prise de messages téléphoniques, internes, l’administratif et le relationnel entre
patients et médecins.
Avant d’évoquer les missions qui m’ont été confiées, il est nécessaire de présenter
l’EHPAD de BONDY, son environnement et son fonctionnement.
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PREMIÈRE PARTIE :
Présentation de la Résidence
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I/
HISTORIQUE DE L’EHPAD Arthur GROUSSIER à BONDY
Dans un premier temps, je vais parler de Monsieur Arthur GROUSSIER dont
l’EHPAD de BONDY porte le nom, bien que moins connu que d’autres dans la
reconnaissance de la liberté d’associations, qu’il avait d’ailleurs inscrite à son
programme électoral.
Arthur GROUSSIER (né en 1863 à Orléans et décédé en 1957) est Ingénieur des
Arts et Métiers. Il entra au parlement en 1893. En 1917, il était vice-président de la
Chambre des Députés. On peut dire qu’il fut le père du Code du Travail. Il a fait le
rapport de projet de loi sur la protection des enfants, des femmes mariées, de
l’hygiène, de la sécurité des travailleurs sur leur lieu de travail, du problème des
logements, de l’enseigne professionnelle, des retraites et des assurances ouvrières.
Ce fils de facteur milite activement à la « Fédération Nationale des Métallurgistes »
dont il devient premier secrétaire en 1891. Membre de l'extrême gauche, la plus
radicale, il fonde à Paris plusieurs comités comme « l'Alliance communiste », qu'il
associe au « Parti ouvrier socialiste révolutionnaire ».
C’est la loi du 1er juillet 1901 qui a permis la liberté d'association car auparavant,
selon des dispositions de l'ancien code pénal, il était loisible de fonder des
associations ne dépassant pas vingt personnes. Sans cette loi, la formule de
l'association n'aurait jamais rencontré la ferveur qu'elle suscita immédiatement et le
secteur associatif n’aurait pu prendre l’ampleur actuelle.
Voilà pourquoi aussi l’EHPAD de BONDY ainsi que bien d’autres a pu être ouvert le
01 septembre 1967 par l’Assistance Publique de Paris. En 1969, l’ensemble
immobilier de BONDY devenu Maison d’accueil pour personnes âgées (M.A.P.A.) est
devenu l’Établissement d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes
(E.H.P.A.D). Il a été rattaché au Bureau d’Aide Sociale de la Ville de Paris.
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1.1 Présentation
Situation géographique
La résidence de retraite Arthur GROUSSIER est située à Bondy en Seine St Denis
au cœur d’un parc paysagé de plus de 5 hectares où vivent quelques petits animaux.
Elle existe depuis le 4 avril 1967.
On y accède facilement depuis Paris en voiture soit par l’autoroute A3, la RN3 ou en
transports en commun. L’établissement est géré par le Centre d’Action Sociale de
Paris. Un environnement privilégié à proximité du centre ville.
Capacité d’accueil
L’EHPAD est habilité par l’Aide Sociale pour l’ensemble soit 166 chambres
individuelles et 19 chambres doubles.
Deux unités de vie protégées sont spécifiquement destinées aux personnes
atteintes d’ALZHEIMER ou de troubles apparentés.
Les locaux
Ils permettent une vie sociale malgré la dépendance.
Les résidents sont accueillis dans des chambres individuelles d’environ 18m² avec
cabinet de toilettes et des chambres doubles de 27m² pour les couples. Des locaux
communs (salle à manger à l’étage, cafétéria, bibliothèque, espace multi médias,…)
permettent aux résidents de participer à des activités visant au maintient de leur
autonomie. Le parc permet promenades et activités en plein air.
Liberté de conscience et de pratique religieuse
Chaque membre du personnel de l’EHPAD Arthur GROUSSIER s’engage à
respecter et à faire respecter l’article VII de la Charte des Droits et Libertés de la
Personne Âgée Dépendante.
Toute personne âgée doit pouvoir participer aux activités religieuses ou
philosophiques de son choix. (annexe 5)
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1.2 Organigramme de la structure
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1.3 La liste des services et du personnel encadrant
DIRECTRICE
Nadine PERIN CHAFAI
DIRECTRICE ADJOINTE
Annick-Klara WEISS
SECRÉTARIAT
Yasmina BENMENI
MÉDECIN COORDONNATEUR
Tuyen DAO-DUC
MÉDECIN
Danièla DIALOG
PHARMACIEN
Jean-Jacques ROSIER
PSYCHOLOGUE DES RÉSIDENTS
Sandrine GOZET
PSYCHOLOGUE POUR LE PERSONNEL
Éva OUNMAR EL IDRISSI
SERVICES DE SOINS
CADRES DE SANTÉ
PETITE AILE ET UNITÉS DE VIE PROTÉGÉE
Monique CHALU
GRANDE AILE
Ahmed CHÉTIOUI
SECRÉTARIAT
Marie-Lise QUEHEN LAVILLE
SERVICES ADMINISTRATIFS
SERVICE ADMISSIONS-FRAIS DE SÉJOUR
Dominique MERCIER
SERVICE ÉCONOMIQUE ET FINANCIER
Jean-Marc SINNASSE
RELATIONS AVEC LES USAGERS/ANIMATION
QUALITÉ
Sandrine PICARD
RÉGIE
Caroline FOVIAUX
HÔTELLERIE
Brigitte VILLEDIEU
RESTAURATION
Philippe FONTAINE
TRAVAUX/SÉCURITÉ
Christian LARRANDABURU
RESSOURCES HUMAINES
Lionel BOUCARD
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1.4 Services Hôteliers
Les chambres sont meublées et personnalisées d’après la personne âgée qui
l’occupe afin qu’elle ne perde pas tous ses repères. Des chambres en unité de vie
protégée accueillent des personnes atteintes de la maladie d’Alzheimer et ou de
troubles apparentés.
Chaque niveau dispose d’une salle de bains et d’une salle à manger, les repas
préparés sur place par un Chef Cuisinier sont servis en salle de restaurant ou dans
les salles à manger de l’étage.
Une salle à air rafraîchi est à la disposition des résidents pendant la période de l’été.
Le linge hôtelier et les protections d’incontinence sont fournis. L’entretien du linge
personnel peut être assuré par le personnel de l’établissement ainsi que les
chambres.
1.5 Environnement médical et paramédical
L’équipe paramédicale assure les soins 24H/24 sous la responsabilité du Médecin
Coordonnateur. Les résidents peuvent conserver le libre choix de leur médecin
traitant. Des intervenants spécialisés participent au confort sans supplément de
prix : masseur – kinésithérapeute, pédicure, psychomotricien.
Un psychologue est à la disposition des résidents et de leurs proches ainsi que du
personnel médical et paramédical.
1.6 Animations et activités
Le centre dispose d’une cafétéria où se déroulent les animations : jeux de société,
chants, anniversaires, cinéma, spectacle, après-midi festif.
En rez-de-jardin se situent le salon de lecture, la table d’hôte « L’Olivier » et la salle
de documentation. Les résidents peuvent bénéficier d’un salon de coiffure
gratuitement ainsi qu’une bibliothèque ambulante.
Une équipe d’animations organise des activités thérapeutiques et de détente ainsi
que des manifestations festives. Des excursions et des sorties en minibus sont
organisées.
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DEUXIÈME PARTIE :
Mes missions
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II/
FAMILIARISATION AVEC LE SERVICE DES MÉDECINS
A mon arrivée dans l’établissement, qui est séparé en deux parties - la petite aile et
la grande aile, ma première activité a été de me familiariser avec l’environnement. A
cet effet, une salarié de la résidence m’a fait visiter certains services, les étages où
les résidents vivent ainsi que le personnel s’y référent.
Le Médecin Coordonnateur, Madame Tuyen DAO DUC, avec laquelle j’ai travaillé
m’a été présentée par la suite dans la journée. Elle s’occupe de la petite aile ce qui
fait 66 lits ainsi que de toutes les réunions internes, le suivi administratif des patients,
la réception des nouveaux arrivants avec l’ouverture de leur dossier, les tests
concernant le degré de pathologie de chaque malade (la grille A.G.G.I.R).
Le Médecin de Santé, Madame Danièla DIALOG, m’a été aussi présentée. Elle
s’occupe de la grande aile ce qui fait 185 lits. Tout en sachant que la résidence n’est
pas complète à 100 %.
De plus, de nombreux documents m’ont été donnés pour me faire comprendre
l’activité de l’établissement ainsi que les procédures à respecter et le fonctionnement
du service dans lequel j’allais travailler.
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La notice informative à l’attention des futurs résidents
L’organigramme de la structure
Des dépliants publicitaires ainsi que des imprimés d’informations concernant les
prestations de l’EHPAD de BONDY et les tarifs
La liste téléphonique par service et par responsable avec les codes des postes
La liste de numéros de téléphones des Hôpitaux, des ambulanciers, des
pharmacies avec lesquels l’EHPAD de BONDY travaillent. Les numéros des
pompiers, du commissariat de BONDY, l’accueil des psychologues de BONDY,
les personnes disparues et les renseignements en cas de fugue ou d’urgence.
Le règlement interne
Les dossiers des résidents à regarder pour me familiariser avec le classement,
la manière dont ils étaient structurés et les termes médicaux
L'EHPAD ARTHUR GROUSSIER A BONDY
260 LITS
66; 26%
Médecin Coordonnateur
185; 74%
Médecin de santé
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2.1 Secrétariat Médical et Social
Ma première tâche a été de participer à la réunion de la Commission des
Menus avec La Directrice de l’établissement, 3 résidents, le Chef cuisinier, le
Médecin Coordonnateur, 2 infirmières et moi-même.
On m’a demandé de prendre des notes et de faire un compte-rendu d’après la
réunion. Le sujet était d’améliorer l’alimentation (principalement du soir) des
résidents en la rendant plus riche avec de la poudre de lait ou des produits
protéinés. Le Chef Cuisinier a énuméré les repas du midi et du soir de la
semaine avec l’aide de 3 résidents qui ont choisis leur menu d’après plusieurs
propositions (annexes 2 et 2.1). Ils ont été validés par Madame La Directrice
Nadine PERIN CHAFAI.
Après la réunion, j’ai eu la frappe et la mise en forme de mes notes à mettre en
compte-rendu ainsi que des tableaux à faire avec les repas choisis pour la
semaine du 04/01/2010 au 10/01/2010 sur Word. (annexes 2 et 2.1)
Dans la journée, j’ai commencé à regarder les dossiers des résidents pour
connaître leur pathologie et voir l’organisation du classement.
----------------------------0o0-------------------------Le lendemain j’ai eu à prendre un rendez-vous pour un patient aux urgences
pour une consultation de cardiologie dans un Hôpital donné par le Médecin
Coordonnateur, remplir la prescription médicale de transport (annexe 1) à
donner à l’ambulancier avec les papiers administratifs du patient qu’il devait
avoir lors de son arrivée à cet Hôpital.
Je devais aller chercher le courrier pour les Médecins, noter la date d’arrivée
dans le service et le dispatcher.
Beaucoup de classement était à faire ainsi que de l’archivage car un Médecin
était parti courant novembre. Ses patients ont été repris par le Médecin
Coordonnateur, ce qui veut dire une charge de travail supplémentaire au niveau
du suivi médical (elle travaillait très souvent le samedi pour faire sont
administratif).
Beaucoup de prises de messages internes (personnels soignant et résidents) et
externes (familles et médecins des autres Hôpitaux) à transmettre au Médecin
Coordonnateur. Les résidents rentraient dans son bureau sans prévenir pour lui
expliquer ce qui n’allait pas sur le plan de la santé, ils étaient libres d’aller et
venir (les patients valides).
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J’ai eu à gérer ces visites impromptues. Pour certains c’était simplement pour
parler (ils n’ont pas tous la visite de leur famille, beaucoup sont seuls), je leur
posais des questions et d’après la réponse, je les faisais revenir dans la journée
ou bien le lendemain d’après les disponibilités du Médecin Coordonnateur.
J’ai eu la mission de faire part d’un décès qui s’est fait un jour où le Médecin
Coordonnateur était en rendez-vous extérieur. Il a fallu que j’aille prévenir le
Service des Admissions et ensuite les cadres de santé afin qu’ils fassent le
nécessaire concernant une partie du suivi administratif.
Une fois toutes les démarches effectuées, je devais archiver tout le dossier de
la personne décédée dans une grande enveloppe avec son nom, la date du
décès et l’heure. Je devais noter les sorties des patients sur un cahier soit pour
un transfert ou un décès.
----------------------------0o0-------------------------J’ai fait pour le Médecin Coordonnateur un guide pratique de plusieurs
protocoles à frapper et à mettre en forme en cas d’absence des Médecins ou
d’urgence qui se composait de plusieurs thèmes, comme suit :
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En cas d’hypertension artérielle sévère ou très sévère
En cas d’hypotension artérielle
En cas de douleur thoracique
En cas de gêne respiratoire
En cas de perte de connaissance
En cas de malaise chez une personne diabétique
En cas de crise convulsive
En cas d’agitation
En cas de fièvre
En cas de chute
En cas de fausse route
En cas de nausée ou de vomissement
En cas de diarrhée aiguë
En cas de douleur abdominale aiguë
En cas de douleur aiguë d’une jambe ou d’un mollet
En cas d’arrêt cardiaque
En cas de douleur oculaire
En cas d’ingestion de produit toxique
En cas de canicule
En cas de coup de chaleur
Une fois qu’il a été finalisé, il a été diffusé à tous les étages dans la petite aile et
la grande aile pour le personnel soignant afin qu’il s’y référe.
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L’archivage a été aussi une de mes missions ainsi que l’ouverture de dossiers des
nouveaux arrivants avec la fiche de renseignements que j’avais à remplir (annexe 3).
L’ouverture des dossiers se composait du suivi médical avant leur arrivée à la
résidence et de tous les papiers administratifs suivants :
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L’attestation de la carte vitale
La Carte vitale
La Pièce d’identité
Tous les papiers concernant la curatelle ou la tutelle (s’il y avait)
Une photo récente
La Mutuelle (s’il y avait)
Une fois sur place le Médecin Coordonnateur faisait une contre visite avec une feuille
A.G.G.I.R avec un état cognitif composé de codes spécifiques à l’établissement.
La feuille A.G.G.I.R. est l’état d’évaluation de dépendance des résidents pour avoir
une aide du Conseil Général du Département. Elle est notée de 1 à 6, plus la note
est basse plus l’aide est haute et l’état de dépendance aussi. Elle se compose
comme, ci-après :
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Son état civil
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L’ÉTAT MENTAL
Cohérence
Orientation
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CORPOREL
Toilette haut
Toilette bas
Habillage haut
Habillage moyen
Habillage bas
Se servir
Manger
Élimination urinaire
Élimination anale
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DÉPLACEMENT
Transfert
Déplacement intérieur
Déplacement extérieur
Communiquer, alerter
Tout cela complète leur dossier médical précédent et d’après cette feuille, le médecin
peut évaluer l’aide médicale qu’il faudra au patient et la chiffrer.
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Beaucoup de comptes-rendus m’ont été donnés dont la frappe du bilan d’activités du
Médecin Coordonnateur sur l’année 2009. Des réunions avaient eu lieu avant mon
arrivée, je les ai tapées et mises en page car le Docteur Tuyen DAO DUC ainsi qu’un
certificat médical de non sorties pour les personnes très atteintes au niveau
pathologie donné par le Médecin de Santé.
J’ai participé à l’entretien de la fille d’une résidente avec le Médecin Soignant
pendant que je travaillais dans son bureau. Madame La Directrice Nadine PERIN
CHAFAI m’a demandé de faire un compte-rendu sur cet entretien.
Ce qui a été fait dès le lendemain matin, j’en ai fait une copie au Médecin
Coordonnateur, au Médecin Soignant et l’original a été donné à Madame La
Directrice.
J’ai eu beaucoup de contacts avec les résidents dans les couloirs que nous utilisions.
L’EHPAD de BONDY a cela de particulier. Le côté humain existe car chacun apporte
sa petite contribution aux résidents.
Le personnel de la résidence et moi-même avons eu droit aux vœux de, Madame La
Directrice Nadine PERIN CHAFAI, ainsi que les résidents (annexe 4). Un message
d’espoir et de bonheur nous a été transmis ainsi que les objectifs sur l’année 2010
qui devaient être atteints tant sur la qualité du relationnel, du médical ainsi que sur
l’organisation de la résidence. Cela a été accompagné d’une galette des rois et de
boissons.
Il a été mis aussi une nouvelle procédure au niveau des ordonnances concernant les
Médecins que j’ai remis en forme dans leur ordinateur afin de faciliter leur utilisation.
Cela devait rester en attente de validation jusqu’au mois de Février.
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2.2 Ma participation à l’amélioration du service des médecins
Du retard avait été pris, du fait du départ d’un Médecin et des vacances de fin
d’année. De ce fait, j’ai pris un peu l’initiative de créer des chemises courriers et
comptes-rendus, de perfectionner le classement ou de le refaire complètement afin
que la recherche soit plus simple pour le personnel soignant comme pour les
Médecins.
J’ai archivé et classé tous les documents du médecin qui était partis bien que l’on ne
me l’avait pas demandé. J’ai aussi créé sur la page bureau de l’ordinateur des
Médecins l’ouverture des dossiers ordonnances 2010 (petites aile et grande aile)
avec tous les éléments habituels pour que les médecins puissent s’y retrouver.
J’ai mis sur les bureaux des deux Médecins les nouvelles listes téléphoniques mises
à jour près de leur téléphone respectif afin de faciliter la recherche de numéros
téléphoniques internes et externes.
Il est évident que les Médecins sont très demandés et qu’il a fallu que je sois
autonome très rapidement, que je comprenne vite et que je prenne des initiatives
sans qu’on me le demande.
J’ai frappé sur un autre ordinateur et sauvegardé sur l’ordinateur des Médecins tous
les documents, afin que ceux-ci les retrouvent. Je leur ai indiqué l’endroit exact en
cas de recherche et de modification.
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CONCLUSION
En arrivant à l’EHPAD Arthur GROUSSIER de BONDY, j’avais comme attente de
préciser mon projet professionnel, d’y associer une expérience concrète et effective.
Je désirais découvrir la vie d’un Établissement pour Personnes Âgées Dépendantes.
Cela touche le domaine Médical et Social, bien que le stage n’a duré que 3
semaines, j’ai eu beaucoup de travail à fournir, des initiatives à prendre ainsi que des
résultats concluants. J’ai beaucoup aimé travailler avec tout le personnel en général
et encore plus avec le docteur, Madame Tuyen DAO DUC.
Le domaine médical est tout nouveau pour moi, ce stage m’a permis d’aborder et de
concrétiser mes attentes car aujourd’hui je comprends mieux le domaine sanitaire et
avant tout le milieu gériatrique.
Cela m’a également permis de mettre en pratique quelques éléments théoriques
acquis lors de ma formation de Secrétaire Assistante Spécialisée Médico-Sociale au
Greta des Professionnels de Services à Noisy le Grand.
Je suis quelqu’un de terrain et je pense que la pratique est plus instructive que la
théorie bien que l’une ne va pas sans l’autre.
L’avenir professionnel dans le milieu gériatrique n’est pas près de s’arrêter car la
population des personnes âgées dépendantes entre 2010 et 2025 aura augmenté de
26 %.
En 2025 les plus de 65 ans représenteront 25 % de la population Française.
En 2025 au moins 500 000 places en EHPAD devront être disponibles. Le besoin
aura augmenté de 50 %.
Cela apporte de l’espoir, de l’avenir bien qu’il reste encore beaucoup de choses à
faire dans ce domaine.
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ANNEXES
ANNEXE 1
: Prescription médical de transport
ANNEXE 2
: Tableau des repas du midi du 04/01/2010 au 10/01/2010
ANNEXE 2.1
: Tableau des repas du soir du 04/01/2010 au 10/01/2010
ANNEXE 3
: Fiche de renseignements pour les résidents
ANNEXE 4
: Documents des vœux pour l’année 2010
ANNEXE 5
: Document d’informations sur l’EHPAD Arthur GROUSSIER
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