Protocole de commande publique

PROTOCOLE DE COMMANDE PUBLIQUE
DU CONSEIL GENERAL DE LA NIEVRE
Préambule
Le décret du 1er août 2006 portant Code des Marchés Publics (CMP) a été modifié par les décrets
de décembre 2011 dans le cadre notamment du plan de relance économique. Une adaptation des
règles internes de commande publique de notre collectivité est donc nécessaire.
Les modifications apportées à notre protocole interne consistent en un alignement sur les
nouveaux seuils du CMP. L’objectif est de permettre une simplification des procédures
d’achat tout en garantissant le respect des grands principes de la commande publique
(art. 1er du CMP) : liberté d'accès à la commande publique, égalité de traitement des candidats et
transparence des procédures.
L’objet du présent protocole est de rappeler les principaux seuils applicables et de préciser les
procédures adaptées définies en interne. Il rappelle également aux services gestionnaires les
principales règles à respecter pour les achats mis en œuvre à leur niveau.
Pour mémoire, l’achat public au Conseil Général de la Nièvre s’organise selon trois types de
besoins :
- Les besoins communs à toute la collectivité (exemples : fournitures de bureau, livres et
documentation, matériel informatique, voitures …)
 Les services acheteurs sont chargés du recensement des besoins, de la passation
des marchés et de leur exécution. Les autres services passent commande auprès de ces
services acheteurs pour tous les besoins.
- Les besoins communs à quelques directions (exemples : relevés topographiques, études
de sol, sécurité des chantiers…)
 Un service chef de file (à définir selon l’objet du marché) est chargé du
recensement des besoins, de la passation du marché et du suivi de son exécution. Les
autres services concernés passent des bons de commande directement au prestataire
et suivent leurs crédits.
- Les besoins propres à certaines directions
NB : Chaque direction ou service est responsable de la définition du besoin, du suivi de la
passation du marché et du suivi de l’exécution du marché.
Sommaire
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
Définition des besoins, calcul des seuils et lancement des procédures
Les principales procédures applicables
La négociation
L’analyse des offres
Les différents modes de publicité
Accord-cadre
Signature des marchés
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page 3
page 7
page 8
page 8
page 8
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I - Définition des besoins, calcul des seuils et lancement des procédures
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Définition des besoins et nomenclature interne
La définition préalable des besoins et le respect d’une nomenclature interne déterminée par le
pouvoir adjudicateur (art. 5 CMP) permettent d’une part de donner une visibilité complète et
transparente des besoins à satisfaire et d’autre part d’optimiser la dépense publique en signalant
d’éventuels groupements de commande.
Afin de répondre à cette exigence, la collectivité a élaboré une nomenclature interne par type de
marché : fournitures, services, travaux (en annexe au présent protocole). Celle-ci est évolutive.
Cette nomenclature permet de contrôler les seuils et de déterminer les procédures applicables.

La clause d’insertion dans les marchés publics
Dans le cadre du plan départemental d’insertion, le Conseil Général souhaite inclure la clause
d’insertion dans ses marchés publics. Cette clause sera une des conditions d’exécution du marché
(comme le prévoit l’article 14 du CMP) et apparaîtra dans le cahier des clauses administratives
particulières (CCAP). Cette clause ne sera pas utilisée dans tous les marchés mais uniquement
pour certains lots à l’intérieur de grosses opérations qui apparaissent les plus adaptées. Le volume
d’heures réservées à l’insertion sera déterminé au cas par cas.

Calcul des seuils
L’article 27 du CMP précise les modalités de calcul des seuils. Sont pris en compte :
- Pour les travaux : la valeur des travaux et fournitures portant sur un ou plusieurs
ouvrages ; il y a opération de travaux lorsque sont mis en œuvre, dans une période et un
périmètre limités, un ensemble de travaux caractérisés par son unité fonctionnelle,
technique ou économique
- Pour les fournitures et services : la valeur totale des fournitures ou des services pouvant
être considérés comme homogènes soit en raison de leurs caractéristiques propres, soit
parce qu’ils constituent une unité fonctionnelle.
Le calcul du montant à comparer aux seuils doit être effectué pour toute l’opération de travaux
ou pour toute la catégorie d’achats de fournitures et de services, sur la durée totale envisagée
(reconductions comprises) et sur la totalité des commandes envisagées de la période. Si la période
envisagée est inférieure à un an, il faut procéder à une évaluation annuelle du besoin.
Certaines opérations ponctuelles décidées par l’Assemblée, constituées par un ensemble de
travaux et se rapportant à un ouvrage unique pourront ne pas apparaître dans la nomenclature.

Lancement des procédures
Chaque année, une délibération recensant les procédures formalisées supérieures à 90 000 € HT
dont le lancement est prévisible dans l’année est présentée au budget primitif. Cette délibération
permet le lancement de la procédure et autorise la signature du marché en cours d’année si
l’estimation ne varie pas.
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Pour les marchés non inclus dans cette définition des besoins prévisionnelle ou bien pour
lesquels l’estimation varie, la commission permanente par délégation est compétente pour
autoriser le lancement et/ou la signature du marché.
Dans le cas des marchés à procédure adaptée, pour lesquels il a été donné délégation au Président
du Conseil Général de la Nièvre pour la durée de son mandat (délibération du 31 mars 2011), le
Président rendra compte à l’Assemblée de l’exercice de cette délégation et en informera la
commission permanente conformément à l’article 3221-11 du CGCT.
II. Les principales procédures applicables
Les seuils et principales procédures applicables (mise en concurrence, publicité et formalisme
nécessaires) sont présentés dans le tableau joint en annexe.
Il s’agit de règles minimales ; la procédure de la tranche supérieure peut toujours être
appliquée, notamment si le montant estimé est proche du seuil supérieur ou si l’objet du marché
le justifie.
Nouveauté : Une double signature de l’ensemble des documents évoqués ci-dessous est
désormais requise (personne préparant et proposant le document à la signature + la
personne habilitée à signer le document en dernier ressort)
La fiche de lancement, la fiche d’intention et la fiche de suivi devront être signées par le rédacteur
de ces fiches et par le directeur avant d’être remises au service des assemblées et de l’achat public
pour visa du directeur général des services
Le rapport d’analyse des offres devra être signé par la personne qui l’a rédigé et par le directeur.
Il sera indiqué dans l’acte d’engagement les coordonnées de l’agent en charge du suivi de la
prestation (Direction, service, nom et numéro de téléphone).
Cet agent devra signer au lieu et place indiqués.
Cette procédure vise deux objectifs principaux :
- elle responsabilise et valorise l’agent en responsabilité de préparer le marché et de suivre le
dossier,
- elle s’inspire des procédures qualités en distinguant l’auteur des différents documents (préparé
par) et le responsable ayant pouvoir (validé par).
L’achat public est mis en œuvre de façon déconcentrée au sein de la collectivité. Cette
organisation répond à plusieurs objectifs :
- elle favorise l’adéquation entre les besoins et la réponse en permettant une définition des
besoins au plus près de l’usager ainsi que le choix de la procédure la plus adaptée aux
compétences du service (marchés de définition, dialogue compétitif…),
- elle simplifie la gestion administrative en évitant les lourdeurs d’une centralisation.
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Cette procédure s’accompagne cependant d’un certains nombre d’exigences :
- le développement de compétences à l’intérieur des services avec l’identification de personnes
formées chargées de la conduite des procédures,
- la mise en place d’un dispositif d’accompagnement permettant de répondre aux besoins
particuliers et exerçant une fonction de supervision détectant les anomalies et besoins de
modifications,
- une nécessaire cohérence passant par le respect des règles du protocole de commande publique,
l’utilisation d’outils commun (logiciel, fiche d’intention…), la centralisation de l’information en
continu.

Jusqu’à 15 000 € HT
Pour les marchés inférieurs à 15 000 € HT, publicité et mise en concurrence ne sont pas
obligatoires.
Ces achats restent tout de même soumis aux grands principes de la commande publique : liberté
d'accès à la commande publique, égalité de traitement des candidats et transparence des
procédures. En outre, les directives européennes posent le principe d’une mise en
concurrence dès le premier euro et le Code pénal ne mentionne pas de seuil dans sa définition
du délit d’octroi d’un avantage injustifié (délit de favoritisme).
Pour la bonne gestion des deniers publics et le respect de ces grands principes, il est donc
conseillé de mettre en concurrence et la négociation est souhaitée. Une publicité simple sur
la plate-forme électronique e-Bourgogne est également préconisée, notamment pour garantir
l’information des prestataires potentiels ou si l’on ne connaît pas bien l’état du marché.
Par ailleurs, l’absence de traces écrites pouvant générer des difficultés, un écrit simple reprenant
les caractéristiques principales du marché doit exister.
Organisation de la passation : Il appartient à chaque service acheteur de déterminer la procédure
suivie selon l’objet du marché et délégation est donnée aux directeurs pour la conclusion de ces
achats.

Entre 15 000 et 90 000 € HT
Pour les achats compris entre 15 000 et 90 000 HT, une publicité et une mise en concurrence
adaptées à l’objet du marché, à ses caractéristiques et à son montant doivent être mises en
œuvre. Ces marchés peuvent donner lieu à une publicité dans la presse et sur la plate-forme
électronique e-Bourgogne, notamment pour garantir l’information des prestataires potentiels
ou si l’on ne connaît pas bien l’état du marché. En l’absence de publicité, la demande d’au moins
trois devis est conseillée. Une trace écrite de ces demandes doit être conservée.
Pour la bonne gestion des deniers publics, la négociation est souhaitée.
Par ailleurs, les réponses sont données sous forme écrite et les marchés qui en découlent
également. Un acte d’engagement ou un document signé par les deux parties et reprenant
l’ensemble des caractéristiques du marché doit exister (objet précis et qualité des prestations
attendues, durée du marché, conditions d’exécution, évolution des prix…).
Pour les marchés supérieurs à 50 000 € HT et dont le délai d’exécution excède deux mois, le
versement d’une avance de 5 % minimum est obligatoire.
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Une clause de révision de prix doit être prévue pour tous les types de marchés (et non plus
seulement pour les travaux) dont la durée d’exécution est supérieure à trois mois et qui
nécessitent le recours à une part importante de fournitures (notamment de matières premières)
dont le prix est directement affecté par la fluctuation des cours mondiaux (voir art. 18 CMP).
Organisation de la passation : Il appartient à chaque service acheteur de déterminer la procédure
suivie selon l’objet du marché et délégation est donnée aux directeurs pour la conclusion de ces
achats. Le service gestionnaire envoie une fiche d’intention au Service des Assemblées et de
l’Achat Public avant le lancement de la consultation et une fiche de suivi après notification du
marché.
Cette fiche doit désormais être accompagnée du projet de cahier des charges ainsi que des critères
prévus et de leur pondération.
Suite au décret du 27 novembre 2009 concernant les procédures de recours applicables aux
contrats de la commande publique, de nouvelles formalités sont mises en place.
Elles sont obligatoires concernant les marchés passés selon des procédures formalisées, et elles
permettent de réduire les possibilités ou délais de recours
Notification de la décision
d’attribution du marché, avec envoi
obligatoire aux candidats non
retenus :
Marchés ou accord-cadre - motif(s) de rejet de leur candidature
passés selon une procédure ou de leur offre
formalisée
- nom du candidat retenu et motif(s)
de ce choix
(appel d’offres, marchés
- délai de suspension (délai minimal
négociés)
que doit respecter l’acheteur avant de
signer le marché) : 16 jours, réduit à
11 jours en cas d’envoi dématérialisé
- publication d’un avis d’attribution
Soit :
Envoi au JOUE d’un avis relatif à
Contrats passés selon une l’intention de conclure un contrat
procédure adaptée
+
Respect d’un délai de 11 jours entre la
(achats de moins de 193 000 € date de publication de cet avis et la
conclusion du contrat
ou 4 850 000 € HT :
MAPA, et achats de moins de
Soit :
90 000 € HT)
Envoi au JOUE d’un avis
d’attribution
Ces procédures sont
OBLIGATOIRES.
Possibilité
d’un
référé
précontractuel durant le délai
de suspension (16 ou 11 jours)
Possibilité
d’un
référé
contractuel de 6 mois, réduit à 1
mois en cas de publication d’un
avis d’attribution
Un référé précontractuel reste
possible, mais cela annule la
possibilité
d’un
référé
contractuel.
Un référé précontractuel reste
possible, mais cela permet de
réduire le délai du référé
contractuel à 1 mois (au lieu de 6)
Il est donc demandé, pour tous les achats de plus de 15 000 euros HT, de compléter une
fiche d’intention, d’y joindre le projet de cahier des charges ainsi que les critères prévus et de
transmettre l’ensemble de ces documents au service des Assemblées et de l’ Achat Public.
Cette fiche devra être accompagnée du cahier des charges qui sera déposé sur la plate-forme ou
transmis aux entreprises consultées sur devis afin que le service Assemblées et de l’Achat Public
vérifie le cadre réglementaire (critères de notation, pièces de candidature…) de la consultation.
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L’ouverture des offres sera faite par le service gestionnaire qui adressera par mail à [email protected]
le procès verbal d’ouverture des plis.
Par ailleurs, afin de sécuriser et d’homogénéiser nos pratiques dès 15 000 € H.T., seront soumis
au visa obligatoire du Service des Assemblées et de l’Achat Public préalablement à la
signature du marché :
- le rapport d’analyses des offres,
- les propositions de courriers aux candidats non retenus,
- les lettres de notification ou de commande.

Entre 90 000 € HT et 193 000 € HT (fournitures et services)
et entre 90 000 € HT et 4 845 000 € (travaux)
A partir de 90 000 € HT, une publicité minimale est obligatoire et l’acheteur est soumis à un
formalisme assez précis.
Organisation de la passation : La procédure interne adoptée par le Conseil Général de la Nièvre
pour ces achats, appelée « MAPA », est identique pour tous les services du Conseil Général et est
coordonnée par le Service des Assemblées et de l’Achat Public. Ces marchés sont signés par le
Président du Conseil Général et par délégation par le Vice-Président chargé des finances et des
marchés ou par le Directeur Général des Services.
Les grandes étapes de cette procédure sont :
 Rédaction des pièces administratives du cahier des charges en s’inspirant du cahier des
clauses techniques particulières et du règlement de la consultation utilisés pour les appels
d’offres.
 Délais et supports de publicité adaptés à l’objet du marché et proportionnés au montant
estimé du marché (au minimum : Journal d’Annonces Légales (JAL) ou BOAMP + eBourgogne ; éventuellement : presse spécialisée).
 Publication systématique de la consultation sur la plate-forme électronique e-Bourgogne
avec réponse électronique autorisée.
 Réponse des entreprises sous la forme d’une enveloppe unique contenant les éléments
relatifs à l’offre et à la candidature. Les candidats n’ayant pas fourni l’ensemble des
documents relatifs à la candidature seront systématiquement sollicités afin de fournir les
documents dans un délai de cinq jours.
 Ouverture des enveloppes par des agents représentant le pouvoir adjudicateur associant
les services gestionnaires du marché et le service Marchés Publics.
 Analyse des offres et proposition de l’attributaire de la compétence du service
gestionnaire (rapport d’analyse). La négociation est souhaitée ; tous les candidats doivent
alors être invités à cette négociation (égalité de traitement).
 Notification du marché et publication d’un avis d’attribution dans la presse.
Cette procédure peut être utilisée sous les mêmes formes que l’appel d’offres : marchés à bon de
commande, marchés à tranches, accord-cadres.
La négociation doit être la règle à chaque fois que les conditions de l’offre peuvent être
améliorées en terme de rapport qualité/prix. Elle doit alors être mise en œuvre à l’égard de tous
les candidats afin de garantir leur égalité de traitement.
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
Au-delà de 193 000 € HT (fournitures et services)
ou de 4 845 000 € HT (travaux)
Le recours à la procédure de l’appel d’offres ou à une autre procédure formalisée est obligatoire
pour les marchés supérieurs à 193 000 € HT (fournitures et services) / 4 845 000 € HT (travaux).
Ces procédures formalisées sont : l’appel d’offres (ouvert ou restreint), le dialogue compétitif, le
concours, la procédure de conception réalisation et la procédure négociée.
Il est toujours possible de recourir à l’une de ces procédures formalisées en deçà de ces seuils si
l’objet du marché le justifie. L’intégralité des dispositions du CMP se rapportant à la procédure
choisie doit alors être appliquée.
III - La négociation
Chaque fois qu’il est autorisé par le code, le recours au dialogue et à la négociation, après publicité
et mise en concurrence, peut être utilement envisagé. Il permet en effet d’obtenir un meilleur
achat dans le respect des règles de transparence.
Si cette procédure ne lui permet pas de modifier les caractéristiques principales du marché tels,
notamment, l’objet du marché ou les critères de sélection des candidatures et des offres, elle laisse
à l’acheteur public la possibilité de déterminer librement par la négociation le contenu des
prestations et l’adaptation du prix aux prestations finalement retenues alors que dans une
procédure d’appel d’offres ouvert ou restreint, le cahier des charges est fixé de manière unilatérale
et intangible avant le lancement de la consultation.
Il est ainsi possible de :
- Négocier le prix
Cette possibilité est clairement prévue notamment depuis que l’article 28 du code des marchés
publics 2006 a été modifié par le décret n° 2008-1355 du 19 décembre 2008 de mise en oeuvre du
plan de relance économique dans les marchés publics qui dispose que, pour la passation d'un
marché en procédure adaptée, « le pouvoir adjudicateur peut négocier avec les candidats ayant
présenté une offre ».
- Négocier la quantité
Vérification de la quantité nécessaire, fréquence des commandes, structure des remises accordées,
etc..
- Négocier la qualité
Vérification de la bonne estimation de la qualité, suffisante ou au contraire surestimée, au regard
des besoins, incidence sur le prix si le niveau de qualité demandé est modifié en plus ou en moins
Négocier le délai
Incidence sur le prix des exigences en terme de délai, part du transport et des formalités diverses,
etc…
Négocier les garanties de bonne exécution du marché
Pénalités, résiliation...
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Les contraintes de la négociation :
- en matière de marchés négociés, l’acheteur public doit faire face à deux contraintes. La première
est d’assurer aux candidats l’égalité de traitement tout au long de la procédure. La seconde
contrainte, corollaire de la première, est la transparence de la procédure qui doit être réalisée dans
le respect du secret industriel et commercial entourant le savoir-faire des candidats.
- pour répondre correctement à cette double contrainte, l’acheteur devra particulièrement veiller à
la traçabilité des échanges effectués avec chacun des candidats (courrier, fax, mail) ainsi qu’à les
maintenir à un même niveau d’information.
IV - L’analyse des offres
Dans le cadre d’un appel d’offres ou d’une autre procédure formalisée, les enveloppes uniques
contenant les éléments relatifs à la candidature et les éléments relatifs à l’offre seront ouverts dans
le cadre d’une commission collégiale interne ainsi composée :
- Un agent et un cadre du Service des Assemblées et de l’Achat Public
- Un cadre du service acheteur
- Le Président de la Commission d’Appel d’Offres et/ou tout membre de la CAO.
Cette commission d’ouverture sera garante du contenu des plis à leur arrivée dans la collectivité.
Elle consignera l’ensemble des pièces contenues. Un procès-verbal sera établi, signé par l’élu
présent, à défaut par le directeur ou le chef de service et présenté à la Commission d’Appel
d’Offres. S’il manque des pièces relatives à la candidature, elles seront systématiquement
réclamées par le Service des Assemblées et de l’Achat Public.
Suite à l’analyse des offres par le service gestionnaire, la Commission d’Appel d’Offres procédera
à l’attribution du marché.
V - Les différents modes de publicité
Le Code des Marchés Publics impose des niveaux de publicité en fonction des montants des
marchés (articles 39 et 40 du CMP). Le Conseil Général de la Nièvre a défini des règles de
publicité plus précises, synthétisées dans les tableaux joints en annexe à ce protocole.
La mise en ligne sur la plate-forme électronique e-Bourgogne (www.e-bourgogne.fr) est
préconisée dès 15 000 € HT. Elle est systématique à partir de 90 000 € HT. Cette mise en ligne
sur e-Bourgogne est effectuée par le Service des Assemblées et de l’Achat Public.
Afin d’élargir la concurrence, il est important de choisir les modes de publicité les plus efficaces.
Ces règles sont des règles à minima, la publicité peut, bien entendu, être élargie si l’objet du
marché le justifie, notamment sur la plate-forme électronique e-Bourgogne. Les réflexions sur la
publicité tiendront compte du coût de la publication des avis d’appel public à concurrence et des
avis d’attribution des marchés publics.
VI - Accord-cadre
Dans le cadre de procédure accord-cadre, les pièces de l’accord-cadre sont signées par le pouvoir
adjudicateur et les marchés subséquents par le directeur ou le chef de service gestionnaire qui ont
l’autorisation de délégation de signature.
Le présent protocole a vocation à être mis à jour régulièrement, notamment au regard des
circulaires, guides et jurisprudence susceptibles de paraître.
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VII - Signature des marchés
Nonobstant les précisions apportées par les arrêtés de délégation de signature, les dispositions
générales en matière de signature des marchés seront les suivantes :
En cas
d’indisponibilité
0 à 15 000 € HT
Chefs de service
Jusqu’à 90 000 € HT
Directeurs
Exclus
Jusqu’à 4 845 000 € HT
Au-delà de 4 845 000 € HT
et
marchés de communication
Vice-président par
secteur
Directeur général des services
Marchés de
communication
Président de la
commission d’appel
d’offres
Président du Conseil Général
Comme l’ensemble des documents évoqués dans ce protocole, les marchés doivent désormais
faire aussi l’objet d’une double signature (personne proposant le document + personne habilitée à
le signer en dernier ressort).
Les éléments sont rappelés dans le tableau de synthèse des seuils et modalités de mise en
concurrence.
Le Président du Conseil Général
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