26 et 27 novembre 2012 – Paris

14 èmes Journées Internationales de la Qualité Hospitalière & en Santé – 26 et 27 novembre 2012 – Paris
Présentateur : S Bally
Service ou Unité : Pôle Médecine
Email : [email protected]
Tel : 04 50 83 23 00
Etablissement ou réseau : Hôpitaux du Léman
Adresse : Hôpitaux du Léman complément d’appellation
CS20 526 742003 Thonon Cedex
Tel : 04 50 83 20 00
La Métamorphose du Cadre par l’Evaluation des Pratiques Managériales
Auteur(s) : S Bally (cadre supérieur)/ F Panisset
(qualiticienne)/ Ph Lorin (directeur des soins)/ Cadres
Paramédicaux : I Lang, M Abdoun, S Mouroux, V Pangallo.
Catégorie : Mieux progresser ensemble (amélioration
organisationnelle, référentiel spécifique).
Période : depuis Janvier 2012
Personnes impliquées : Cadres d’unités, psychologues,
cadre supérieur Pôle Chirurgie, cadre supérieur Pôle
Médecine, pharmacienne-qualiticienne.
Contexte :
Dans le cadre du regroupement des activités du CH d’Evian
sur le CH de Thonon, l’équipe des cadres du Pôle Médecine a
bénéficié
d’une
formation
« accompagnement
au
changement », incluant des analyses de pratiques. Le bilan
de ces analyses a été positif pour l’ensemble des participants
qui ont pu prendre du recul par rapport à des situations
complexes. Le Directeur et le coordonnateur des soins et de
la qualité ont validé la proposition du pôle de pérenniser les
analyses pour les cadres paramédicaux, en les structurant
pour permettre leur reconnaissance en évaluation des
pratiques professionnelles managériales.
Finalités :
Analyser, améliorer et évaluer les pratiques de management
des cadres paramédicaux du Pôle Médecine.
Généraliser les analyses de pratiques de management au sein
de l’établissement, partager des situations complexes, et
proposer des actions visant l’amélioration de la qualité.
A ce jour, cette évaluation a été validée par la commission
EPP des Hôpitaux du Léman et est inscrite dans le programme
institutionnel EPP.
Permettre une meilleure connaissance des points de maitrise
et d’amélioration des cadres paramédicaux par le cadre
supérieur de Pôle pour mettre en place un accompagnement
individuel centré sur les besoins de chacun.
Identifier les talents et les ressources de chacun des
participants pour les mobiliser en fonction des dossiers à
traiter, des besoins des uns et des autres dans le contexte
professionnel.
Enjeux :
Lutter contre l’usure professionnelle.
Pour les cadres : Optimiser leur management, renforcer la
cohésion d’équipe.
Pour le Pôle : Positionner l’équipe cadres comme force de
proposition.
Pour l’institution : Développer les compétences managériales
des cadres paramédicaux.
Etapes :
Une recherche documentaire, d’articles de référence a été
réalisée avant d’élaborer le règlement intérieur et la
méthodologie utilisée (aide au repérage des éléments
d’évaluation de la dynamique de la démarche qualité
« EFQM/PDCA », « l’évaluation des pratiques managériales
des cadres de santé, un enjeu stratégique pour le directeur
des soins » mémoire ENSP-Isabelle Mounier « guide pour
l’autodiagnostic des pratiques de management en
établissement de santé -HAS).
Méthode :
Elaboration
d’un
règlement
intérieur
fixant
le
fonctionnement des analyses de pratiques managériales,
validé par le directeur et la cellule qualité.
Composition pluri professionnelle.
La méthodologie utilisée est celle de l’analyse de
pratiques : réflexion commune à partir d’une situation
vécue et présentée par un des membres : « cadre
narrateur » (présentation de la situation par le narrateur
5mn, questions d’approfondissement 15mn, échange
réflexions du groupe 20 mn, propositions de solutions par le
groupe 5mn, choix du narrateur 5mn, restitution du
narrateur et présentation des pistes retenues 5mn).
Elaboration d’un compte-rendu de séance transmis à
chaque membre participant.
Compte-rendu archivé conjointement par le narrateur et le
cadre supérieur.
Evaluation par le cadre supérieur du plan d’actions, des
objectifs et des délais fixés pour la mise en place par le
cadre de santé narrateur.
Rendez-vous de suivis périodiques entre le cadre narrateur
et le cadre supérieur pour suivre la mise en œuvre des
actions.
Transmission des thèmes traités à la cellule qualité et
présentation d’un bilan semestriel.
Délais :
1ère EPPM mars 2012.
1ère synthèse en juillet 2012 après 4 EPPM. Synthèse
annuelle dès 2012. Programmation des EPPM toutes les 6
semaines.
Objectifs mesurables :
Nombre d’actions entreprises et nombre d’actions réalisées
pour l’année 2012 : 65 actions correctrices proposées, et 44
actions abouties en décembre 2012, en juillet 2013 les 65
Principaux résultats :
Facilitation dans l’accompagnement managérial proposé
aux cadres.
Développement,
renforcement
des
compétences
actions ont été menées.
Pour 2013 = 21 actions proposées et 11 actions abouties en
juillet 2013.
Nombre de réunions 2012/2013 : 11
Taux de participation aux réunions : 2012=71%, 2013=85%.
Changements attendus :
Proposer des actions correctrices visant à améliorer la qualité
des soins, la sécurité des soins, la gestion des ressources
humaines, le leadership et les différentes missions incombant
aux cadres :
●Positionnement du cadre (identification des responsabilités
entre le corps médical et paramédical).
●Création d’outils de management (grille de compétences).
Retour d’expérience :
Ces EPPM ont permis de concrétiser un vrai travail d’équipe.
Chacun apporte, en fonction de ses compétences, de son
champ d’activité des idées novatrices qui permettent de
mieux travailler ensemble. Certaines études de situation ont
permis de dégager une conduite commune et l’élaboration
de documents supports qui ont été généralisés à l’ensemble
des unités du Pôle de Médecine (feuille suivi heures
supplémentaires, protocoles d’accueil…). La participation du
qualiticien permet d’apporter le regard candide, l’aide
méthodologique et de créer le lien avec la politique
institutionnelle. Il connaît ainsi mieux les cadres et obtient
une autre source d’information que les FEI utilisées lors des
réunions qualité. Un des principes retenus est la
confidentialité des contenus de réunions. Le dispositif a été
présenté en commission de soins et médico-technique, en
bureau de pôle, des praticiens se sont portés volontaires
pour participer en fonction des thématiques abordées.
Le cadre supérieur a mis en place un suivi plus régulier des
cadres paramédicaux par le biais d’entretiens permettant de
poser, d’évaluer les objectifs et les actions mises en œuvre.
Ceci permet d’améliorer le management des cadres. Les
EPPM ont permis de travailler la fonction contrôle, la gestion
des ressources humaines, d’améliorer l’organisation et la
gestion du temps des cadres.
Evolutions envisagées :
●Diffusion systématique des comptes-rendus d’EPPM à
l’ensemble des personnes impliquées dans l’analyse de
pratiques.
●Partager des outils et des actions mises en place au niveau
institutionnel.
managériales de l’encadrement.
Prise de décisions et mise en œuvre d’actions.
Exploration de champ du management large. Certaines
EPPM ont donné lieu à la mise en place d’évaluations de
pratiques professionnelles dans les unités de soins (Audit
de l’organisation du travail de nuit, bilan des points
positifs et des points négatifs de l’organisation en
Cardiologie par le biais d’une enquête. RMM communes
HAD/infirmières libérales.
D’autres actions ont été mises en place :
●Feuilles de suivis des heures supplémentaires des agents.
●Elaboration de protocoles, procédures (l’accueil du
patient en Cardiologie, procédure de sortie, procédure
d’admission, la coronarographie…).
●Formation de Référents éducation thérapeutique, soins
palliatifs, encadrement des étudiants.
●Entretiens individuels semestriels pour évaluer l’atteinte
des objectifs personnels fixés.
●Information de la hiérarchie pour conseils, décisions
(vérification du diplôme d’un agent), entretien de
recadrage, non renouvellement de contrats.
●Réunions pluridisciplinaires avec des familles pour
améliorer la prise en charge de patients.
●Création de tableaux de suivi d’activité, construction d’un
bilan d’activité.
●Communication institutionnelle de l’organisation des EFR
(Exploration Fonctionnelle Respiratoire).
●Responsabilisation des agents (mise en place de
référents).
●Mise en place de groupes de travail transversaux
(réflexion conjointe IDE UDJ/ UDS / hospitalisation à
domicile pour améliorer la transmission de l’information
et le circuit patient).
●Saisine au comité éthique.
●Mise à jour des fiches de poste infirmière.
●Formation d’agents.
●Création d’un livret d’accueil pour les professionnels.
●Création d’un outil d’évaluation des compétences de
l’agent et mise en place d’un dispositif de suivi.
●Création d’un mémento à l’usage des cadres pour
l’accueil des nouveaux agents.
●Implication médicale dans l’organisation.
Autres résultats :
La meilleure connaissance des points forts et des points
faibles des cadres paramédicaux de proximité a permis de
mettre en place des formations spécifiques à leur besoin.
Chaque
participant
bénéficiant
d’une
formation
individuelle en management fait une restitution à
l’ensemble du groupe (formation « gestion des
personnalités difficiles »/ « gestion des conflits »/ « le
management
transgénérationnel »/
« manager
la
génération Y ». Ceci a créé une dynamique au sein de
l’équipe des cadres de Pôle.
Conclusions scientifiques, recommandations :
Réflexion en cours sur l’élaboration d’un référentiel de
bonne pratique managériale.
Autres conclusions pour transfert dans d’autres contextes :
La participation du cadre supérieur du Pôle de Chirurgie lui a permis de voir les avantages de cette pratique et de mettre en
place les EPPM au sein de son Pôle en utilisant la même méthodologie.
« L’Isolement du Cadre »
« La Force d’une Equipe »