total - Centre intercommunal d` Action Sociale du Haut Buëch

SUBVENTION GLOBALE
« Développement de l’Innovation et de l’Information
Programme Opérationnel FEDER 2007-2013
GUIDE DES PROCEDURES
ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES
A L'ATTENTION DES PORTEURS DE PROJET
Mai 2008
1
PREAMBULE
Ce guide décrit la procédure de gestion des opérations ayant reçu une
décision favorable de la part du Conseil régional Provence Alpes Côte
d’azur pour l’attribution d’une subvention au titre du Fonds FEDER 20072013.
La procédure de gestion débute à partir de la phase de conventionnement
jusqu'au versement du solde de la subvention.
Dédié à l'usage des maîtres d'ouvrage, ce guide a pour objectif de faciliter
les démarches administratives à toutes les étapes d'avancement des projets.
Les modèles de formulaires annexés au guide peuvent être transmis sur
simple demande :
Courriel : [email protected]
Téléphone : 04.91.57.54.07
2
LA PHASE DE CONVENTIONNEMENT
L'acceptation du projet et la décision d'attribution d'aide (subvention Feder) sont formalisées par
une convention. Ce document contractuel engage le maître d'ouvrage à réaliser l'opération
conformément à la prévision (contenu du projet, programme d'investissement, plan de financement,
calendrier de réalisation, les indicateurs) et le Conseil régional Provence Alpes Côte d’Azur à
apporter le financement correspondant.
Le Pôle Subvention Globale (Direction de l’Economie Régionale, de l’Innovation et de
l’Enseignement Supérieur) fait parvenir la convention en quatre exemplaires au maître d'ouvrage
qui les lui retourne après signature dans un délais de 30 jours à compter de la date d’envoi.
Le maître d'ouvrage est destinataire d'un exemplaire de la convention dûment visée par le Président
du Conseil régional Provence Alpes Côte d’Azur
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COMMENT DECLARER LE DEBUT DE
REALISATION DE VOTRE PROJET
D’INVESTISSEMENT ?
Dans un délai de trois mois à compter de la date de notification de la convention, le bénéficiaire
produit au Pôle Subvention Globale une attestation de début d'exécution des travaux selon un
modèle type joint en annexe n° 1.
(En cas de passation de marchés publics, la notification aux entreprises prestataires fait foi, de
même que les ordres de services).
Cette démarche ne s'impose pas en cas de demande d'acompte ou de solde dans les six mois.
4
COMMENT ETABLIR UNE DEMANDE DE
VERSEMENT D'ACOMPTE OU DE SOLDE ?
Les demandes de versement de subventions sont à établir en utilisant le formulaire en annexe n° 2.
Selon que l'opération est en cours de réalisation ou terminée, il s'agit :
-
d'un acompte pour un montant maximum calculé en fonction du niveau de réalisation des
dépenses rapporté au coût total de l'opération.
Il est possible de payer plusieurs acomptes (2 en règle générale) ou de n'en verser
aucun.
Le montant cumulé des acomptes ne doit pas dépasser 80% du montant de la subvention totale.
-
d'un solde (20% minimum) calculé dans la limite du montant maximum prévisionnel de
subvention, déduction faite des acomptes versés.
Les dépenses éligibles sont retenues :
-
pour leur montant HT lorsque le maître d'ouvrage récupère la TVA,
pour leur montant TTC lorsque le maître d'ouvrage ne récupère pas la TVA. Une attestation de
non récupération de la TVA délivrée par les services fiscaux doit être jointe à la demande.
PIECES COMMUNES A FOURNIR POUR UNE DEMANDE D'ACOMPTE OU DE SOLDE :
 Un état récapitulatif des dépenses acquittées (modèle en annexe n° 3)
Cet état doit être signé par le maître d'ouvrage :
 l'expert comptable ou le commissaire aux comptes pour les entreprises privées (ou
par défaut le trésorier pour les associations)
 le comptable public des maîtres d'ouvrage publics.
 Les factures acquittées ou les pièces comptables de valeur probante équivalente.
La justification des dépenses réalisées s'effectue par la production de factures acquittées
(mention portée sur chaque facture par le fournisseur) ou par la fourniture des pièces
suivantes :
 pour les opérateurs publics : copie des factures accompagnées d'une attestation
de paiement par leur comptable public.
 pour les opérateurs privés : factures certifiées payées -mention originale portée sur
chaque facture par un commissaire aux comptes ou un expert comptable- ou
accompagnées de relevés de compte bancaire de l'opération faisant apparaître les
débits correspondants.
5
 Autres pièces justificatives
En cas de passation de marchés, le décompte général définitif et le procès verbal de réception
des travaux sont à fournir au moment de la demande de solde.
PIECES SPECIFIQUES A UNE DEMANDE DE SOLDE
 Un compte rendu final d'exécution de l'opération qui sera notamment valorisé par le Pôle
Subvention Globale dans le cadre du suivi et de l'évaluation.
Ce document doit comporter une évaluation de l'impact de l'opération sur environnement, et
sur l'égalité hommes / femmes . Il doit également renseigner les indicateurs de réalisation et
décrire les dispositions prises en matière de communication autour du projet cofinancé par
l’Union Européenne (photos, drapeau, site Internet, publications, signalétique…).
 Un tableau récapitulatif des éventuels cofinancements publics autres que la subvention Feder
( annexe n°4).
Outre les contrôles systématiques sur pièces, des visites sur place seront effectuées par le Pôle
Subvention Globale pour vérifier la réalité et la conformité des opérations. Les contrôles seront
systématiques pour les subventions FEDER attribuées supérieures à 150 000 €. Les maîtres
d'ouvrage seront contactés par téléphone pour la prise de rendez-vous.
6
INFORMATIONS SUR LE PAIEMENT
Au vu des dépenses certifiées et des factures acquittées, le Conseil régional Provence Alpes Côte
d’Azur procède au paiement des aides par virement sur le compte indiqué lors du dépôt de la
demande de subvention.
Il est vivement recommandé de fournir, dès le dépôt de dossier un relevé d’identité bancaire (RIB),
en original permettant une identification précise du porteur de projet (raison sociale, adresse
actualisée). Ceci évitera un retard et/ou un rejet du paiement.
7
COMMENT JUSTIFIER LES
DEPENSES DE
FONCTIONNEMENT ?
Les dépenses de fonctionnement recouvrent les coûts salariaux et les autres charges liées à la
réalisation de l'opération.
1- Les coûts salariaux
Ils se composent du salaire brut des personnes en charge de l'opération, des charges sociales
patronales assises sur le salaire et d'éventuelles indemnités de fin de contrat.
Le temps de travail consacré à l'opération est à justifier comme suit :
-
un contrat de travail précisant la mission de l'agent en lien avec l'opération (période, fraction du
temps de travail dédiée à cette mission - ex : temps plein, mi-temps, ...)
un ordre de mission établi par l'employeur comportant ces mêmes informations
à défaut, un relevé de temps passé signé par l'employeur (cf. annexe n°5) notamment en cas de
travail ponctuel et irrégulier.
Les bulletins de salaire pour toute la période de travail sont également à produire. A noter que le
nombre de jours de travail pris en compte correspond à ceux effectivement consacrés à l'opération,
ce qui exclue :
-
les jours de formation sauf s'ils ont un lien avéré avec l'opération,
les jours consacrés aux réunions internes sans lien avec l'opération,
les congés maladie.
Le cas échéant, les aides à l'emploi de l'Etat et /ou des collectivités territoriales sont à déduire du
coût salarial (ex : contrat d'avenir, contrat d'insertion, plan régional pour l’emploi…).
2- Les autres dépenses de fonctionnement liées à la réalisation de l'opération
Il s'agit soit de dépenses directement rattachables à l'opération, soit de frais généraux dont la part
affectée à l'opération n'est pas directement identifiable.
 Dépenses directement rattachables à l'opération
Elles sont systématiquement justifiées par des factures ou des pièces de valeur probante
équivalentes.
Quelques exemples :
 Péage, parking, ……… : produire le reçu correspondant
 Frais de déplacement
: fournir un état des frais de déplacement précisant le nom de l'agent,
l'objet, le nombre de kilomètres parcourus et le barème de remboursement.
8
 Les frais généraux
Ces dépenses facultatives (qui restent en principe à la marge) ne concernent que certains postes
(coûts de communication, frais d'affranchissement, consommables, charges de locaux : loyer,
entretien,….). L'identification des postes comptables se fait à l'intérieur des seuls chapitres 60, 61 et
62.
La proratisation des frais généraux s'opère de la manière suivante :
ETP AFFECTES A L'OPERATION
Montant des postes comptables retenus X
ETP TOTAUX PRESENTS SUR L'ANNEE
Le bénéficiaire doit attester du nombre total de salariés (en équivalent temps plein) qu'il emploie sur
l'année.
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VOS CONTACTS
INFORMATION SUR L'AGREMENT DES PROJETS
Responsable :
Elisabeth CHABOT
Tél. : 04.91.57.54.57
Mail. : [email protected]
Responsable
administrative et
financière :
Karine DE GENTILE
Tél. : 04.91.57.54.07
Mel. : [email protected]
Instructeur :
Céline JORIO
Tél. : 04.91.57.54.07
Mail : [email protected]
INFORMATION SUR LES DEMANDES D'ACOMPTE OU DE SOLDE ET
PAIEMENTS
Responsable :
Elisabeth CHABOT
Tél. : 04.91.57.54.07
Mail. : [email protected]
Responsable
administrative et
financière :
Karine DE GENTILE
Tél. : 04.91.57.54.07
Mel. : [email protected]
Gestionnaire
En cours de recrutement
Conseil régional de Provence-Alpes-Côte d'Azur
Direction de l’Economie Régionale de l’Innovation et de l’Enseignement Supérieur
Pôle Subvention Globale « Développement de l’Innovation et de l’Information »
Hôtel de la région - 27, place Jules Guesde -13481 MARSEILLE cedex 20
Tel : 04.91.57.54.07 – mail : [email protected]
10
Listes des annexes
1 – Attestation de début de réalisation des investissements liés au projet.
2 – Demande de paiement d'acompte ou de solde.
3 – Etat récapitulatif des dépenses payées par le maître d'ouvrage.
4 – Tableau récapitulatif des cofinancements publics autres que la subvention
Feder.
5 – Etat récapitulatif du temps passé
6 – Indicateurs de réalisation
7 – Actions d'information et de publicité à réaliser par les maîtres d'ouvrage
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Annexe n° 1
SUBVENTION GLOBALE
« Développement de l’Innovation et de l’Information »
PROGRAMME OPERATIONNEL FEDER 2007-2013
NUMERO DE DOSSIER
:
__________________________________________________________________________________
ATTESTATION DE DEBUT D'EXECUTION DE L'OPERATION
__________________________________________________________________________________
Je soussigné (nom, prénom, qualité), certifie que la réalisation des investissements
concernant l'opération ci-dessus mentionnée, a débutée le ………..
Fait à ………………, le
Signature et cachet
Cette attestation est à retourner à l'adresse ci-dessous :
Conseil régional de Provence-Alpes-Côte d'Azur
Direction de l’Economie Régionale de l’Innovation et de l’Enseignement
Supérieur
Pôle Subvention Globale « Développement de l’Innovation et de
l’Information »
Hôtel de la région - 27, place Jules Guesde -13481 MARSEILLE cedex 20
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Annexe n° 2
SUBVENTION GLOBALE
Développement de l’Innovation et de l'information
Programme Opérationnel FEDER 2007-2013
Demande de paiement d'acompte ou de solde
(à remplir par le maître d'ouvrage de l'opération)
N° du dossier
Intitulé
Maître d'ouvrage
Coût total éligible
Montant de la subvention FEDER
Date d'engagement de l'opération
Demande de paiement relative au :
Cadre réservé
au contrôle
administratif
du Pôle SG




1er acompte
2ème acompte
…. acompte (à renseigner)
Solde
Pour un montant de ………. € des dépenses totales éligibles acquittées.
Attachés à cette demande vous trouverez ci-joint :




 Etat récapitulatif des dépenses acquittées
 Factures acquittées originales ou leur copie certifiée conforme
 Rapport d'exécution (pour une demande de solde) comportant
notamment :
- une fiche d'évaluation avec les indicateurs de suivi
- les dispositions prises en matière de publicité
 Justificatifs des versements des autres aides publiques
(pour une demande de solde)
Je déclare sur l'honneur l'exactitude des informations mentionnées dans les
documents joints à cette demande et certifie que les dépenses présentées se
rapportent à l'opération subventionnée.
A………………….., le
Signature du Maître d'Ouvrage
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Annexe n° 3
SUBVENTION GLOBALE
Développement de l’Innovation et de l'information
Programme Opérationnel FEDER 2007-2013
ETAT RECAPITULATIF DES DEPENSES REALISEES ET PAYEES
PAR LE MAITRE D'OUVRAGE
N° du dossier
Intitulé
Maître d'ouvrage
Coût total éligible
Montant de la subvention FEDER
Date d'engagement de l'opération
Intitulé de la
dépense
(objet à
préciser)
Fournisseur
ou
prestataire
de service
Factures
N° de la
Date de la
facture
facture
Référence du
document de
Montant
confirmation
éligible
(HT ou TTC) du paiement
(1)
Date du
paiement
TOTAL
(1) Documents éventuels justifiant le paiement (Mandat, ordre de paiement ou reçu d'acquittement)
J'atteste sur l'honneur l'authenticité des informations mentionnées sur ce document.
Fait à …………….., le …………………..
(cachet et signature*)
*de l'expert comptable ou du commissaire aux comptes pour les entreprises privés (ou du trésorier pour les associations), du comptable public pour
les maîtres d'ouvrage publics.
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Annexe n° 4
SUBVENTION GLOBALE
Développement de l’Innovation et de l'information
Programme Opérationnel FEDER 2007-2013
TABLEAU RECAPITULATIF DES COFINANCEMENTS PUBLICS AUTRES
QUE LA SUBVENTION FEDER ET CELLE DU CONSEIL REGIONAL
N° du dossier
Intitulé
Maître d'ouvrage
Coût total éligible
Paiement des cofinancements nationaux publics
Origine du
versement
(financeur)
Numéro du
mandat
Montant versé
"Avance"
Montant versé
TOTAL
"Acomptes ou solde"
TOTAL
Fait à ………………….., le ………………………
Le Maître d'Ouvrage
NB : la production de ce tableau doit s'appuyer sur des pièces (tableaux récapitulatifs,
attestations,…) signées par les agents comptables des collectivités, établissements ou
administrations publics ayant payé les mandats émis. L'autofinancement apporté par un maître
d'ouvrage public est à porter dans ce tableau récapitulatif.
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Annexe n° 5
SUBVENTION GLOBALE
Développement de l’Innovation et de l'information
Programme Opérationnel FEDER 2007-2013
Etat récapitulatif du temps passé
N° du dossier
Année
Semaine n° :
Nom du salarié :
Missions
Lundi
Matin
Après-midi
Mardi
Matin
Après-midi
Mercredi
Matin
Jeudi
Après-midi
Matin
Après-midi
Vendredi
Matin
Après-midi
Décompte
Journées de
travail
Fait à ………………….. le ………………………
(signature et tampon)
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Dossier :
Nom du Salarié
Date d'effet du contrat :
janvier
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
total
fevrier
Type contrat:
date fin du contrat:
mars
avril
mai
juin
juillet
août
septembre octobre novembre décembre
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
20 JOURS
14JOURS
140 HEURES 98 HEURES
Date
Visa du maître d'ouvrage
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SUBVENTION GLOBALE
Développement de l’Innovation et de l'information
Programme Opérationnel FEDER 2007-2013 – Indicateurs
Annexe n° 6
N° d'opération :
Maître d'ouvrage :
INDICATEUR DE REALISATION
Désignation de l'opération :
INDICATEURS DE REALISATION
PREVUS
REALISES
Observations
Certifié conforme
Le Maître d'ouvrage
Faire figurer la date, la signature, la qualité du signataire et le cachet
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Annexe n° 7
SUBVENTION GLOBALE
Développement de l’Innovation et de l'information
Programme Opérationnel FEDER 2007-2013
ACTIONS D’INFORMATION ET DE PUBLICITE A MENER
PAR LES BENEFICIAIRES DES FONDS STRUCTURELS
ACTIONS D’INFORMATION ET DE PUBLICITE A MENER
PAR LES BENEFICIAIRES DES FONDS STRUCTURELS
REGLEMENT (CE) n°1828/2006 VISANT LES ACTIONS D’INFORMATION ET DE
PUBLICITE A MENER PAR LES ETATS MEMBRES SUR LES INTERVENTIONS DES
FONDS STRUCTURELS ;
CIRCULAIRE N° 5197 DU 12 FEVRIER 2007 DU PREMIER MINISTRE RELATIVE A LA
COMMUNICATION SUR LES PROJETS CO-FINANCES PAR L’UNION EUROPEENNE
La Commission Européenne souhaite que le grand public et les bénéficiaires soient informés de
l’intervention de l’Union Européenne et des résultats de celle-ci.
En conséquence, les bénéficiaires devront assurer la publicité de l’intervention des fonds structurels
selon les modalités décrites ci-après.
1. Mesures d’information et de publicité
Pour les investissements en infrastructures dont le coût total dépasse 3 millions d’euros
Pour tous les projets :
des panneaux d’affichage faisant état de la participation communautaire doivent être érigés sur les
sites pendant les travaux et enlevés au plus tôt 6 mois après la fin des travaux, dans les conditions
mentionnées au point 2.
Pour les infrastructures accessibles au grand public :
Des plaques commémoratives permanentes devront être réalisées, conformément aux modalités
décrites au point 2.
Pour les projets d’investissements physiques dans les entreprises :
Des plaques commémoratives doivent être installées dans les conditions mentionnées au point 2,
pendant une durée d’un an après l’enlèvement des panneaux d’affichages mentionnés ci-dessus.
Pour tous les autres projets y compris les investissements inférieurs à 3 millions d’euros
Affiches mentionnant la contribution de l’Union européenne et éventuellement les fonds concernés.
Cependant au cas ou une autorité compétente ou un bénéficiaire final décide d’apposer des
panneaux, des plaques commémoratives ou de réaliser des publications ou toute autre action
d’information pour des projets, la participation communautaire doit également être indiquée.
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Pour les actions de promotion, d’information, de formation et d’emploi
Tous les bénéficiaires et le public concerné par l’action doivent être informés de la participation du
FEDER.
Si les bénéficiaires finaux de la subvention communautaire sont amenés à conclure d’autres
conventions pour la réalisation de l’action cofinancée, la participation communautaire devra être
mentionnée.
Par ailleurs, toutes publications ou manifestations concernant le projet cofinancé devront
mentionner la participation communautaire dans les conditions mentionnées au point 2.
2. Modalité de publicité
Panneaux
Les panneaux doivent avoir une taille appropriée eu égard à l’importance de la réalisation.
La partie consacrée à la participation communautaire doit répondre aux critères suivants :
- elle occupe au moins 25% de la surface totale du panneau,
- elle est composée de l’emblème européen normalisé et du texte « projet cofinancé par l’Union
européenne », lesquels sont disposés comme suit :
PROJET COFINANCE
PAR L’UNION EUROPEENNE
L’emblème doit être représenté selon les normes en vigueur,
Les lettres utilisées pour mentionner la participation financière de l’Union européenne doivent avoir
la même dimension que les lettres utilisées pour l’annonce nationale, mais peuvent avoir une
typographie différente,
Le fonds concerné c’est à dire FEDER peut être mentionné.
Plaques commémoratives
Elles doivent comporter en plus de l’emblème européen un texte faisant mention du
cofinancement de l’Union européenne et éventuellement du Fonds concerné (FEDER).
Affiches
Afin d’informer les bénéficiaires et l’opinion public du rôle joué par l’Union européenne dans les
domaines du développement des ressources humaines, de la formation professionnelle, de
l’investissement dans les entreprises et dans le développement rural, des affiches devront être
20
apposées mentionnant la contribution européenne et éventuellement du FEDER auprès de tout
organisme mettant en œuvre ou bénéficiant d’actions cofinancées par les Fonds structurels
(chambres consulaires, collectivités locales, agences de développement régional…)
Publications (brochures, dépliants, lettre d’information…)
Elles doivent comporter :
La participation de l’Union européenne et éventuellement du FEDER sur la page de garde
L’emblème européen si l’emblème national ou régional y figure.
Pour le matériel communiqué par voie électronique (site web, banque de données…) ou le matériel
audiovisuel, les principes énoncés ci-dessus s’applique par analogie.
Dans le cadre de sites web sur les fonds structurels, il conviendrait de :
- faire mention de la contribution de l’Union Européenne et éventuellement du FEDER sur la page
d’accueil
- créer un lien vers les autres sites web de la Commission relatifs aux autres Fonds structurels
Manifestations (conférences, séminaires, foires, expositions, concours….)
Lors de l’organisation de manifestations d’information liées aux interventions cofinancées par le
FEDER, les organisateurs doivent faire état de la participation communautaire à ces interventions à
travers :
la présence du drapeau européen
L’emblème européen sur les documents
Où se procurer le logo européen ?
Le fichier informatique du logo européen est disponible sur le site Europa :
http:// :europe.eu.int/abs/symbols/emblem/index.fr.htm
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