Objectifs du groupe de travail - Santé

Journée technique des
gestionnaires de risque
du Limousin 17/2/2011
Hôpital de Jour Baudin
CRRF André Lalande
Sainte- Feyre
GROUPE DE TRAVAIL REGIONAL GT1
Gestion des risques en
balnéothérapie
Anne Bardet – EPSILIM
AB - Groupe de travail régional en balnéothérapie - JTGDR 17/12/2010
Plan

Objectifs du groupe de travail

Mode de fonctionnement

Méthodes utilisées
 Analyses de processus, QQOQCP, AMDEC
 Visites de risques en établissement

Mise en œuvre

Résultat

Points forts / Limites

Conclusion
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Objectifs du groupe de
travail
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Objectifs
 Elaborer une cartographie des risques
en balnéothérapie avec un focus sur deux aspects
prioritaires :
La prise en charge de l’urgence
La prise en charge des usagers extérieurs à la
structure (associations…).
Etablir un plan d’actions en maîtrise de risques
pour l’ établissement
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Mode de fonctionnement
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Officialisation du projet
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Organisation
Une réunion de lancement
Janvier 2010
(comité de pilotage élargi)
Cinq réunions de travail avec le PEMSS
Des travaux d’intersession en établissement,
Avec les professionnels de santé
Une réunion de restitution
Octobre 2010
Une première présentation régionale du
travail
Décembre 2010
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Objectifs des réunions avec le PEMSS
 Définir la méthode de travail
 Choisir les méthodologies à utiliser
 Créer une représentation commune du
processus
 Faciliter la mise en œuvre de la
méthodologie et permettre une expertise
méthodologique
 Harmoniser le vocabulaire
 Mutualiser le travail
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Objectifs des travaux d’intersession
 Donner la parole aux acteurs des différentes
phases du processus
 Créer des synergies
 Permettre de mettre en avant la relation
« client-fournisseur » interne
Les acteurs:
kinésithérapeutes, médecins, hygiénistes, aidessoignantes, aides-malades, équipes assurant le
nettoyage, les contrôles de constantes, la
maintenance…
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Méthodes utilisées
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Couplage de plusieurs approches
Une approche préventive interne, l’AMDEC
(Analyse des Modes de Défaillance de leurs Effets et de leur
Criticité)
Délimitation du périmètre à étudier
Description du processus principal et des
processus connexes
Analyse des étapes de processus
(méthode QQOQCP)
Réalisation des trois AMDEC
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Couplage de plusieurs approches
Une approche préventive externe, la visite de
risques
observation de l’organisation des locaux
recevant le public (Accueil en balnéothérapie, sas,
vestiaires, local de balnéothérapie avec la piscine)
observation des locaux destinés aux professionnels et
permettant le fonctionnement de la balnéothérapie
Une approche à postériori
signalement des évènements indésirables
analyse des questionnaires de sortie
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Délimitation du périmètre
Deux flux principaux dans le processus
principal
 Prise en charge de patients en balnéothérapie
 Accueil d’usagers externes
De l’entrée à la sortie du bâtiment / de la
balnéothérapie
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Délimitation du périmètre
Les exclusions:
Certains processus communs à tous les types
de prise en charge (ex: admissions)
Certaines natures de risques:
 Le risque infectieux en lui-même (voir
recommandations du CCLIN) .
On part du principe que l’organisation à analyser intègre
des dispositifs visant à prévenir ces risques
 Les risques professionnels en général (DU)
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Outils
Analyse des processus
(processus principal de prise en charge du
patient -PP-)
(processus transverses -PT-)
Description des étapes élémentaires
QQOQCP (non documenté ici)
AMDEC (non documenté ici)
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PP: processus principal (PEC du patient) PT: processus transversaux
En interne
Sur questionnaire ou
certificat médical
Prescription médicale
Patient
hospitalisé
HDJ domicile
Structure
de soins
Noth, Baudin
Libéraux (prépa
accouchement)
En externe
Associations
(pers. surpoids)
PP1-Pré-Visite en vue de HdJ ou pré-admission
PP2-Préparation
PP3-Programmation
PP4-Accès Balnéo
Provenance des
Patients
Gymnase
Chambre
Douche
et rhabillage si Mgen
Peignoir perso Noth
ou usagers
Extérieur
PP7- Départ patient/
usager
Sas / Accès
PP5-Vestiaire
Processus
organisationnels
Déshabillage
Douche
avec savon
PT1 Gestion des
situations d’urgence
PP6-Local de
PT2 Respect de la
balnéothérapi
réglementation
e
PT3 Formation des
professionnels aux
spécificités de la
balnéo
Rhabillage
Douche
Processus
techniques
PT4 Entretien des
locaux et matériels
PP6-Local de
balnéothérapie
Pédiluve
Rééducation en
bassin 30 à 45 mn
Pédiluve
PT5 Maintenance
locaux recevant les
usagers et locaux
techniques
PT6 Contrôles par
internes et
organismes externes
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Les étapes du processus principal
PP1-Pré-Visite en vue de HdJ ou pré-admission
E1- Réaliser la consultation médicale
E2- Prescrire la prise en charge en balnéothérapie
PP2-Préparation
E1- Accueillir et informer le patient/ expliquer l'environnement
E2- Examiner le patient
E3- Prescrire les séances de balnéothérapie (si pas d’étape « pré-visite »)
E4- Informer les thérapeutes
E5- Permettre l'accueil d'usagers externes
PP3-Programmation
E1- Réévaluer l'état du patient avant sa PEC en balnéothérapie
E2- Rédiger un programme de travail
E3- Planifier la PEC en balnéothérapie
PP4-Accès balnéo
E1- Permettre l’accès et la sortie des usagers, professionnels / instances de contrôle…
E2- Condamner (ou limiter) l’accès au local
E3- Informer les usagers et les professionnels
PP5-Vestiaire
E1- Permettre la préparation des professionnels
E2- Permettre la préparation des usagers
E3- Informer les usagers
PP6-Local de balnéo
E1- Permettre la préparation des professionnels en l’absence de vestiaires dédiés
E2- Passer par le pédiluve et se déplacer entre le pédiluve et le bassin
E3- Prendre en charge le patient en séance
PP7- Départ patient/ usager
E1- Aller dans la chambre ou dans l’établissement
E2- Quitter l’établissement
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Les étapes des processus transversaux
PT1 Gestion des situations d’urgence
E1- Informer les professionnels
E2- Informer les usagers
E3- Prendre en charge l’urgence
PT2 Respect de la réglementation
PT3 Formation des professionnels aux spécificités de la balnéo
E1- Former les professionnels
E2- Former les remplaçants ou nouveaux-venus
E3- Répéter les gestes d’urgence en fonction de scénarios pré-établis
PT4 Entretien des locaux et matériels
E1- Stocker les produits et matériels d’entretien
E2- Nettoyer les vestiaires
E3- Nettoyer et entretenir le local et les matériels de balnéothérapie
PT5 Maintenance des locaux recevant les usagers et locaux techniques
E1- Assurer les opérations de maintenance du local de balnéothérapie
E2- Assurer la maintenance des dispositifs de soins / levage du local
E3- Stocker les produits chimiques
E4- Assurer la maintenance du système de traitement de l’eau de balnéothérapie
E5- Assurer la maintenance du système de traitement de l’air
PT6 Contrôles par internes et organismes externes
E1- Assurer la prise de constantes
E2- Analyser la qualité de l’eau et de l’air
E3- Analyser les surfaces
E4- Identifier les conduites à tenir en faisant appel à l’expertise de tutelle si nécessaire
E5- Mettre en place les défenses par rapport aux écarts significatifs
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Mise en oeuvre
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Préparation des outils
Mise en place d’un support informatique
commun, sous forme de fichier « Excel ».
Chaque onglet du fichier désigne une
étape du processus
Les onglets dénommés « PP »
correspondent aux différentes phases
du processus principal
Les onglets dénommés « PT… »
correspondent aux processus transverses
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S
U
P
P
O
R
T
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Rapprochement des données
Nettoyage des fichiers
Réorganisation de certaines données
Vérification des cotations
Concaténation des données pouvant l’être
Etapes élémentaires de processus
Causes / Effets / Actions
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Résultats
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Formatage du résultat
Tableau de résultat dans le corps du rapport
avec, par phase de processus, puis par étape:
Décomposition en étapes élémentaires
Description des défaillances potentielles
Indication de la priorité de traitement
Propositions d’actions
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La priorité de traitement
Une difficulté majeure pour le tableau de
synthèse:
Des échelles de cotation différentes, d’un
établissement à l’autre.
Instauration de niveaux de priorité
associées à un code couleur (principe des feux
tricolores).
P1 : priorité 1, en rouge.
P2 : priorité 2, en jaune.
P3 : priorité 3, en vert.
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Risques majeurs / processus principal
Patient et/ou usager externe:
Non prise en compte des contreindications (Risque infectieux)
Chute (risque accru en zones humides )
Noyade
Malaise
Risque électrique
Difficultés aux « transferts »
Impossibilité à donner l’alerte
Programme de rééducation inadapté
Procédure d’urgence peu lisible …
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Axes d’amélioration/ processus transverses
Professionnels:
Gestion de l’urgence
Respect de la réglementation notamment
pour l’accueil d’usagers externes
Formation des personnels (et entretien du
niveau de formation)
Malaise, noyade, chute
Organisation:
Méthodes de travail (entretien des locaux,
stockage et manipulation des produits chimiques)
Maintenance préventive…
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Extrait du tableau de résultats
PP1-Pré-Visite en vue de HdJ ou pré-admission
Etapes élémentaires
Défaillances des étapes
élémentaires
Proposition d’actions
Niveau
de
priorité
E1- Réaliser la consultation médicale
Vérifier l'identité du
patient
Pas de vérification de
l'identité
P3
Bracelet d’identification
Recueillir les données
médicales fournies par le
patient
Erreur médecin traitant
P3
Confirmation par le patient de
l'adresse du médecin traitant
Analyser le dossier
médical
Erreur de dossier patient
P3
Absence d’éléments
P2
Absence de prise en compte
des contre-indications
P1
Examiner le patient
*Mettre à disposition des
médecins une « check-list » des
contre-indications en
balnéothérapie (comprenant cI
cutanées
*Alerte informatique pour les
rappels de contre-indications
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Points forts
Limites
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Points forts
Implication des gestionnaires de risques
Approche collégiale des risques et des
solutions pouvant être mises en œuvre pour
sécuriser cette activité de soins.
Accord sur un langage commun,
permettant d’asseoir la discussion entre
établissements sur un socle commun.
Création de synergie inter-établissements,
permettant l’échange sur les pratiques.
Possibilité de mutualiser les résultats à plus
grande échelle.
Dynamique des visites de risques
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Limites
Techniques / méthodologiques:
Peu de remontée d’évènements
indésirables (difficulté à évaluer la fréquence de
survenue des problèmes)
Difficultés à identifier le cadre
réglementaire de fonctionnement et à
obtenir un avis juridique
Cotations différentes d’un établissement
à l’autre
Humaines:
Turn over dans le groupe de travail
Disponibilité de l’ensemble des acteurs.
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Conclusion
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Des perspectives…
Constitution d’une base régionale de
réglementation applicable relative à la
balnéothérapie, pour 2011.
Intégration des résultats dans les
cartographies des risques régionales
(GT3 - A)
Consultation des autres établissements
proposant l’activité de balnéothérapie pour
avis avant diffusion
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