Le rapport narratif et financier pour les projets Fiche

Rapports (AR 2006)
Le rapport narratif et financier pour les
projets
Fiche technique réglementaire #6.3
Décembre 2010
2ème version
I.
Contenu de la fiche
I. Contenu de la fiche..................................................................................................................................................... 1
II. Introduction............................................................................................................................................................... 1
III. Rapport final............................................................................................................................................................ 1
1. Rapport narratif........................................................................................................................................ 2
2. schéma du rapport narratif....................................................................................................................... 2
a) Section 1: L'ensemble du projet ........................................................................................................ 2
b) Section 2: l'objectif spécifique............................................................................................................. 3
c) Section 3: Chaque résultat................................................................................................................. 3
3. Rapport financier..................................................................................................................................... 4
4. Les modèles............................................................................................................................................ 4
IV. Introduction du rapport......................................................................................................................................... 4
V. Documents légaux...................................................................................................................................................... 4
VI. Fiches techniques liées........................................................................................................................................... 4
II.
Introduction
Conformément à l'Arrêté Royal, dans le cadre de projets cofinancés, l'ONG doit fournir à la DG-D toutes les
informations relatives à la mise en œuvre des activités du projet. A cette fin, elle rédige et soumet un
rapport final après la fin de la mise en œuvre du projet. Ce rapport présente une partie technique (le
rapport narratif) et une partie financière (le rapport financier).
La durée du projet n'importe pas pour définir le nombre de rapports à soumettre. Pour les projets, l'ONG
ne doit soumettre qu'une seul rapport final que le durée dure 1an, 18mois ou 24mois.
Ce rapport final couvre la totalité des activités du projet, telles qu'elles ont été présentées et approuvées
par la DG-D, qu'elles soient financées par l'apport propre ou par la DG-D.
Ce rapport doit permettre à la DG-D d'évaluer l'état d'avancement du projet par rapport à la plannification
initiale tant au niveau financier (rapport financier) qu'au niveau des activités et résultats (rapport
narratif).
Il doit donc être écrit de façon à permettre la comparaison entre ce qui a été décrit dans la proposition de
projet (l'objectif, les résultats attendus et le budget proposé) et ce qui a été réalisé pendant la période
couverte par le rapport (les moyens utilisés, les coûts encourus et les résultats obtenus).
III.
Rapport final
Le rapport final passe en revue l'ensemble du projet au niveau technique (rapport narratif) et financier
(rapport financier).
L'ONG doit remettre le rapport financier et narratif final dans les 120 jours après la fin du projet. Le
rapport couvre la période complète de mise en œuvre du projet et la totalité du budget du projet.
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Le rapport financier doit être introduit en même temps que le rapport narratif, soit 120 jours après la fin
du projet.
1.
Rapport narratif
Dans le rapport final, l'ONG doit indiquer une description du projet dans son ensemble sur la durée totale
de mise en œuvre.
Le rapport doit fournir une vision complète de tous les aspects de la mise en œuvre du projet.
L’information technique fournie dans le rapport narratif doit correspondre à l’information financière qui
apparaît dans le rapport financier.
L'ONG doit quantifier ses résultats en se basant sur les indicateurs décrits dans le Cadre Logique, de sorte
à pouvoir mesurer l'état d'avancement du projet sur une base prédéterminée et acceptée par les deux
parties.
Le rapport final doit mettre l'accent sur les résultats obtenus au cours du projet et sur la durabilité de ses
résultats; sur l'impact du projet sur les groupes cibles et sur les possibilités de continuer certaines actions
dans un projet suivant.
L'ONG doit également joindre au rapport, la preuve qu'elle a cédé aux partenaires le matériel et les
équipements acquis sous le projet. Lorsque les activités seront mises en œuvre potentiellement grâce à un
second financement DG-D – il sera difficile pour l'ONG de procéder aux transferts du matériel et
équipements à la fin du projet initial. Un accord devra donc être trouvé entre l'ONG et la DG-D pour que
la cession puisse être réalisée à la fin de la mise en œuvre de l'objectif spécifique concerné.
2.
a)
schéma du rapport narratif
Section 1: L'ensemble du projet
L'ONG décrit ici l'évolution du projet dans son ensemble. La DG-D précise les points qu'elle veut voir
détaillés:
• Fiche descriptive de l'objectif: Fiche brève reprenant les informations approuvées dans le projet qui
permet d'avoir un aperçu direct et global de l'objectif.
•
Évolutions et réorientations significatives liées à la mise en œuvre du projet par rapport au
contexte, aux groupes cibles, aux partenaires, aux méthodes, aux synergies...: L'ONG développe ici
l'évolution générale du projet afin de montrer que le projet a été mis en œuvre de façon à atteindre
son objectif final.
•
Leçons apprises intéressantes (en général) pendant l'exécution du projet y compris des évaluations):
Si l'ONG a effectué des missions d'évaluations sur le projet , elle décrit ici les recommandations de
l'évaluation et la façon dont elle les a mis en œuvre en cours du projet ou comment elle compte les
mettre en œuvre en cours d'une phase suivante.
•
La DG-D demande également de décrire les leçons apprises au cours du projet. Dans cette section,
l'ONG développe les leçons qui ont un impact global, elle décrira – si nécessaire - dans les autres
sections les leçons liées aux activités particulières. Les leçons sont positives et négatives, il s'agit
donc de détailler aussi bien les problèmes et la manière dont ils ont été résolus que les bonnes
pratiques.
•
Suivi des observations et des recommandations formulées lors de l'appréciation et du dialogue
politique: Lors du dialogue politique entre la DG-D et l'ONG, la DG-D émet des observations et des
recommandations tout en acceptant le projet. Elle demande donc à l'ONG d'indiquer dans le rapport
narratif comment celle ci a tenu compte de ses remarques.
•
Durabilité et mesures destinées à la favoriser: Expliquer comment la durabilité (financière et
institutionnelle) sera assurée après l'action. Ceci peut inclure les aspects liés aux activités
nécessaires de suivi, les stratégies d'intégration, l'appropriation, etc.., s'il y a lieu.
Durabilité financière (le financement suivra les activités, les sources de revenu pour couvrir tous les
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coûts opérationnels et les coûts de maintenance futurs, etc..).
Niveau institutionnel (quelles structures permettraient, et selon quelles modalités, aux résultats de
l'action de rester en place après la fin de l’action ? Traiter les questions relatives à l'« appropriation »
locale des résultats de l’action.);
•
Tableau modèle 7 qui donne un aperçu des dépenses par résultat (voir directive financière des
projets): L'ONG reprend les dépenses de son projet telles qu'indiquées dans le modèle 7.
•
La DG-D demande de présenter synthétiquement dans un tableau l'état d'avancement de l'objectif
spécifique. La DG-D propose un format de tableau. L'ONG peut utiliser un autre tableau mais elle
doit s'assurer que tous les éléments sont bien repris. L'ONG doit expliquer les écarts entre ce qui
était planifié et ce qui a été réalisé.
•
Indicateurs: reprendre tous les indicateurs établis dans le cadre logique du projet initial. Si de
nouveaux indicateurs ont été introduits en cours de route, l'ONG doit les reprendre dans le tableau
et expliquer le pourquoi de ces nouveaux indicateurs. Si des indicateurs ont été retirés, l'ONG les
indique tout de même dans le tableau mais explique pourquoi ces indicateurs ont été retirés et par
quels indicateurs ils ont été remplacés.
•
Situation de départ: indiquer la situation de départ pour chaque indicateur telle qu'elle a été définie
dans le cadre logique
•
Prévu fin de projet: Indiquer l'objectif à atteindre pour chaque indicateur à la fin du projet, en
tenant compte des adaptations du cadre logique effectuées. Ses adaptations doivent être
expliquées.
•
Réalisé fin de projet: Indiquer ce qui a été réellement atteint à la fin du projet. En cas de grande
variation entre le niveau prévu et le niveau réalisé, cette variation doit être expliquée. Expliquer
comment les étapes intermédiaires ont conduit à ce résultat.
•
Dans le cas d'un objectif spécifique formulé sur un terme supérieur la durée du projet: l'ONG doit
indiquer l'évolution prévue dans une phase 2 du projet.
b)
Section 2: l'objectif spécifique
c)
Section 3: Chaque résultat
L'information pour les résultats doit être présentée sous forme de tableau. La DG-D propose un format de
tableau. L'ONG peut utiliser un autre tableau mais elle doit s'assurer que tous les éléments sont bien
repris.
• Indicateurs: reprendre par résultat tous les indicateurs établis dans le cadre logique du projet
initial. Si de nouveaux indicateurs ont été introduits en cours de route, l'ONG doit les reprendre dans
le tableau et expliquer le pourquoi de ces nouveaux indicateurs. Si des indicateurs ont été retirés,
l'ONG les indique tout de même dans le tableau mais explique pourquoi ces indicateurs ont été
retirés et par quels indicateurs ils ont été remplacés.
•
Situation de départ: indiquer la situation de départ pour chaque indicateur telle qu'elle a été définie
dans le cadre logique
•
Prévu fin de projet: Indiquer l'objectif à atteindre pour chaque indicateur, en tenant compte des
adaptations du cadre logique effectuées au cours du projet. Ses adaptations doivent être expliquées.
•
Réalisé fin de projet: Indiquer ce qui a été réellement atteint à la fin du projet. En cas de grande
variation entre le niveau prévu et le niveau réalisé, cette variation doit être expliquée. Expliquer
comment les étapes intermédiaires ont conduit à ce résultat.
•
Dépenses par résultat: Information générale reprise du modèle 7 général par résultat.
•
Activités planifiées: Par résultat, reprendre du dossier les différentes activités prévues.
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Activités réalisées: indiquer ce qui a été réellement réalisé et indiquer des commentaires en cas
d'écarts entre ce qui était prévu et ce qui a été réalisé.
•
3.
Rapport financier
Le rapport financier donne un aperçu des charges réellement effectuées, comparées avec le budget
approuvé pour la durée totale du projet. Certains tableaux du rapport sont annuels tels que les modèles 1
et 3 mais la majorité des modèles sont globaux pour la durée totale du projet.
Le rapport financier se compose d'une série de tableaux standards – les modèles - qui doivent être
complétés par l'ONG. Les rapports financiers doivent se baser sur le budget approuvé qui correspond à
l'annexe 1 de l'Arrêté Ministériel de Subsidiation. On doit retrouver dans les rapports financiers le même
niveau de détails que dans le budget.
Le rapport financier final n'est pas lié au paiement d'une tranche du subside (tout le subside ayant été
payé pendant la durée du projet en avance), mais il permet de déterminer le budget total final du projet.
Si le rapport financier indique que le projet n'a pas utilisé la totalité du budget qui lui était alloué, l'ONG
devra rembourser une partie du subside à la DG-D.
4.
Les modèles
Le rapport financier est structuré en plusieurs modèles (modèle 1, modèle 3, modèle 4, modèle 5.1,
modèle 5.2, modèle 6, modèle 7a Nord et 7a Sud, modèle 7b et modèle 7c).
Des fiches spécifiques sur les modèles les plus significatifs existent.
IV.
Introduction du rapport
Une fiche technique sur les modalités d'introduction du rapport final pour les projets existe.
L'ONG doit remettre 1 rapport financier et narratif final couvrant la totalité de la durée du projet, dans
les 120 jours après la fin du projet .
V.
Documents légaux
AR du 24/09/06 sur la subsidiation de programmes et projets ONG
AM du 30/05/07 sur exécution de l’AR portant sur la subvention des programmes et projets
Directive sur les rapports narratifs des projets
Directive sur les aspects comptables et financiers des projet s
VI.
Fiches techniques liées
Fiches techniques sur les modèles (FTR 5.1- 5.11)
Les modifications budgétaires pour les projets et les programmes (FTR 2.1 et 2.8)
Cette fiche réglementaire fait partie d'un ensemble de fiches rédigées par ACODEV (www.acodev.be)
Avec le soutien de