20101026 Guide du Département Ressources Humaines
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Guide du Département Ressources Humaines Sommaire I. Introduction .................................................................................................................................................... 6 1. La cellule direction DRH ........................................................................................................................... 6 2. La cellule administrative DRH................................................................................................................... 6 3. La cellule traitement DRH ......................................................................................................................... 6 4. La cellule gestion de temps DRH............................................................................................................... 6 5. Le secrétariat du Département ................................................................................................................... 6 6. L’horaire d’ouverture du DRH................................................................................................................... 7 II. Le site du Département Ressources Humaines ............................................................................................... 8 1. La page d’accueil DRH .............................................................................................................................. 8 2. Le portail Intranet DRH ............................................................................................................................. 8 3. Le portail Emploi ....................................................................................................................................... 8 Consulter les offres d’emploi - PATO............................................................................................................ 8 Consulter les offres d’emploi – Personnel scientifique et académique .......................................................... 8 Consulter les offres d’emploi de recherche .................................................................................................... 9 Soumettre une offre d’emploi au DRH........................................................................................................... 9 Consulter le site collaboratif de recrutement - PATO .................................................................................... 9 Engager du personnel au sein de l’UMONS................................................................................................... 9 Pour le futur engagé de l’UMONS ................................................................................................................. 9 III. Le formulaire d’engagement et de suivi de carrière ................................................................................. 10 1. Le formulaire d’engagement et de suivi de carrière ................................................................................. 10 2. L’itinéraire d’un formulaire ..................................................................................................................... 10 Première étape: Le chef de service ou promoteur : ...................................................................................... 10 Deuxième étape: Cellule administrative DRH: ............................................................................................ 10 Troisième étape: Cellule de justificateur DAF: ............................................................................................ 11 Quatrième étape: Cellule administrative DRH: ............................................................................................ 11 Cinquième étape: l’Administrateur: ............................................................................................................. 11 Sixième étape: M. le Commissaire du Gouvernement: ................................................................................ 11 Septième étape: Conseil d’administration: ................................................................................................... 11 Huitième étape: Cellule administrative DRH: .............................................................................................. 11 3. Le contenu du formulaire (1ère partie) ...................................................................................................... 12 La date de la demande .................................................................................................................................. 12 La faculté / L’institut .................................................................................................................................... 12 Le service / l’unité ........................................................................................................................................ 12 Le chef de service ......................................................................................................................................... 13 Le promoteur ................................................................................................................................................ 13 Engagement Patrimoine / Fonctionnement................................................................................................... 13 Guide Département Ressources Humaines 1 Guide du Département Ressources Humaines A charge de................................................................................................................................................... 13 Le contenu du formulaire (2ème partie) ..................................................................................................... 14 4. Situation du futur engagé ............................................................................................................................. 14 Identité de l’engagé ...................................................................................................................................... 14 Sexe .............................................................................................................................................................. 14 Diplôme ........................................................................................................................................................ 14 Catégorie de personnel et grade de recrutement ........................................................................................... 14 Le contenu du formulaire (3ème partie) ..................................................................................................... 16 5. Type de contrat ............................................................................................................................................. 16 Prévision au cadre ........................................................................................................................................ 16 Régime de travail.......................................................................................................................................... 16 Ancienneté pécuniaire .................................................................................................................................. 16 6. La procédure d’engagement et le formulaire électronique ....................................................................... 17 L’engagement sous contrat de travail employé/ouvrier ................................................................................ 17 L’engagement sous nomination de personnel PATO ................................................................................... 17 L’engagement sous nomination de personnel scientifique ........................................................................... 17 L’engagement sous contrat de travail étudiant ............................................................................................. 17 7. Le dossier « papier » ................................................................................................................................ 18 Avec le formulaire d’engagement ................................................................................................................ 18 Dans les deux semaines précédant l’engagement ......................................................................................... 18 8. Dès l’engagement..................................................................................................................................... 19 Cellule traitement ......................................................................................................................................... 19 Cellule administrative................................................................................................................................... 19 IV. Les types d’engagement ........................................................................................................................... 20 1. Le contrat à durée déterminée .................................................................................................................. 20 2. Le contrat à durée indéterminée ............................................................................................................... 20 3. Le contrat pour tâche nettement définie ................................................................................................... 21 4. Le contrat de remplacement ..................................................................................................................... 21 5. Le contrat d’étudiant ................................................................................................................................ 21 6. La convention de bourse doctorale .......................................................................................................... 22 7. La convention de bourse postdoctorale .................................................................................................... 23 8. La période d’essai .................................................................................................................................... 23 9. La rupture de contrat ................................................................................................................................ 24 Synthèse relative aux délais de préavis à respecter pendant la période d'essai : .......................................... 24 Synthèse relative aux délais de préavis pour les ouvriers après la période d’essai : .................................... 24 Synthèse relative aux délais de préavis pour les employés après la période d’essai: ................................... 24 10. V. En fin de contrat de travail ou de convention de bourse ...................................................................... 25 Le travailleur de nationalité étrangère .......................................................................................................... 26 Guide Département Ressources Humaines 2 Guide du Département Ressources Humaines 1. L’engagement d’un travailleur de nationalité étrangère ........................................................................... 26 2. Fonction exclusive de recherche, nationalité CEE (sauf d’origine roumaine ou bulgare): ...................... 26 3. Fonction exclusive de recherche, nationalité Hors CEE: ......................................................................... 26 4. Convention de bourse doctorant, nationalité CEE ou hors CEE (sauf d’origine roumaine ou bulgare) [Pas de contrat de travail mais une convention relative à une recherche doctorale]:................................................ 27 5. Convention de bourse post-doctorant, nationalité CEE (sauf d’origine roumaine ou bulgare) [Pas de contrat de travail mais une convention relative à une recherche post-doctorale]: ............................................ 27 6. Convention de bourse post-doctorant, nationalité Hors CEE (sauf d’origine roumaine ou bulgare) [Pas de contrat de travail mais une convention relative à une recherche post-doctorale]: ............................................ 27 7. Fonction non exclusive de recherche, nationalité CEE (sauf d’origine roumaine ou bulgare): ............... 28 8. Fonction non exclusive de recherche, nationalité Hors CEE: .................................................................. 28 9. Nationalité roumaine et bulgare: .............................................................................................................. 28 10. Démarches à l’arrivée en Belgique ...................................................................................................... 29 A la commune : ............................................................................................................................................ 29 A la mutuelle ................................................................................................................................................ 29 A la banque................................................................................................................................................... 29 VI. 1. Le suivi de carrière et la modification personnelle .................................................................................. 30 La procédure de suivi de carrière et son itinéraire ................................................................................... 30 Le changement au cours de la carrière d’un membre PATO ........................................................................ 30 Le changement au cours de la carrière d’un membre PS (renouvellement de mandat, octroi de terme exceptionnel) ................................................................................................................................................ 30 Dès la modification dans le suivi de carrière enregistrée ............................................................................. 30 2. La modification d’information personnelle.............................................................................................. 30 VII. La rémunération ....................................................................................................................................... 31 1. Le salaire mensuel.................................................................................................................................... 31 2. Le pécule de vacances .............................................................................................................................. 31 3. L’allocation de fin d’année ...................................................................................................................... 31 4. Les frais de transport en commun ............................................................................................................ 32 VIII. Les badges, accès et paramètres ............................................................................................................... 33 1. La fiche de demande de badge d’identification ....................................................................................... 33 2. La fiche Badge ......................................................................................................................................... 33 3. Le Badge .................................................................................................................................................. 33 4. Les Accès au bâtiment ............................................................................................................................. 33 5. Les Accès au parking ............................................................................................................................... 33 6. Les paramètres UMONS et compte mail ................................................................................................. 33 7. Les stagiaires ............................................................................................................................................ 34 8. Les visiteurs ............................................................................................................................................. 34 IX. Le pointage .............................................................................................................................................. 35 1. La cellule gestion de temps ...................................................................................................................... 35 2. Le répondeur 065/373019 ........................................................................................................................ 35 Guide Département Ressources Humaines 3 Guide du Département Ressources Humaines 3. La pointeuse ............................................................................................................................................. 35 La pointeuse présente 3 compteurs :............................................................................................................. 36 Pointage à l’entrée: ....................................................................................................................................... 36 Pointage à la sortie: ...................................................................................................................................... 36 Lecture de soldes sans pointage: .................................................................................................................. 36 Départ en mission: ........................................................................................................................................ 36 Retour de mission: ........................................................................................................................................ 36 4. Le logiciel Uniwebtime ............................................................................................................................ 37 L’aide en ligne : ............................................................................................................................................ 37 Les possibilités pour l’agent : ....................................................................................................................... 37 Les codes utilisés : ........................................................................................................................................ 37 Les points rouges : ........................................................................................................................................ 37 Le listing des pointages de la veille : ............................................................................................................ 37 5. La procédure de vérification des pointages .............................................................................................. 38 1 ère 2 ème étape : le Chef de service ...................................................................................................................... 38 3 ème étape : la correction ............................................................................................................................... 38 étape : le listing ...................................................................................................................................... 38 En résumé ..................................................................................................................................................... 38 6. Les compteurs .......................................................................................................................................... 39 Les compteurs d’heures sont au nombre de 2 :............................................................................................. 39 Des exemples de transfert d’heures pour un temps plein : ........................................................................... 39 7. Les plages de pointage ............................................................................................................................. 40 Les plages variables : ................................................................................................................................... 40 Les plages fixes : .......................................................................................................................................... 40 La pause de midi : ........................................................................................................................................ 40 La prestation journalière maximum :............................................................................................................ 40 8. Les temps partiels .................................................................................................................................... 40 9. Les missions ............................................................................................................................................. 40 Les missions sur le temps de midi : .............................................................................................................. 40 Les missions d’un jour sans passer par le lieu de travail : ............................................................................ 40 Les missions de plusieurs jours : .................................................................................................................. 40 La pause de midi : ........................................................................................................................................ 40 Une mission se comptabilise : ...................................................................................................................... 40 10. Demande d’absence : ........................................................................................................................... 41 Une demi-journée d’absence au matin : ....................................................................................................... 41 Une demi-journée d’absence après-midi : .................................................................................................... 41 11. Le nombre de jour de congés légaux ................................................................................................... 41 Exemples : .................................................................................................................................................... 41 Guide Département Ressources Humaines 4 Guide du Département Ressources Humaines X. Les missions et frais de séjours .................................................................................................................... 42 1. La mission en Belgique ............................................................................................................................ 42 2. La mission à l’Etranger ............................................................................................................................ 42 3. Les frais de séjour .................................................................................................................................... 42 XI. Le SPMT - SIPPT ................................................................................................................................... 43 1. La fiche de poste à risque ......................................................................................................................... 43 2. La visite médicale d’engagement ............................................................................................................. 43 3. La visite médicale en cours de carrière .................................................................................................... 43 4. La visite médicale sur demande volontaire .............................................................................................. 43 XII. Le repos de maternité et le congé de paternité ......................................................................................... 44 1. Les droits pour les agents contractuels ..................................................................................................... 44 Procédure administrative pour la maman « Contractuel UMONS » ............................................................ 44 Procédure administrative pour le papa « Contractuel UMONS »................................................................. 44 2. Les droits pour les agents statutaires ........................................................................................................ 45 Procédure administrative pour la maman « Statutaire UMONS » ................................................................ 45 Procédure administrative pour le papa « Statutaire UMONS » .................................................................... 45 XIII. EURAXESS ............................................................................................................................................. 46 Euraxes Job .................................................................................................................................................. 46 XIV. Assurances ............................................................................................................................................... 47 XV. Le signalement ......................................................................................................................................... 48 1. Objet et forme .......................................................................................................................................... 48 2. Compétence ............................................................................................................................................. 48 3. Attribution du signalement....................................................................................................................... 49 4. Recours .................................................................................................................................................... 49 5. Chambre de recours ................................................................................................................................. 50 Guide Département Ressources Humaines 5 Guide du Département Ressources Humaines I. Introduction Le Département Ressources Humaines se compose des cellules suivantes: 1. La cellule direction DRH Elle est composée de : - Cécile Gallez (Chef de service) [065/373018] - Christine Boutique (adjointe) [065/373041] 2. La cellule administrative DRH Elle est composée de : - Dominique Christian (formulaire engagement, coût de l’engagement, délégation) [065/373738] - Barbara Maquin (coût de l’engagement, dossier d’engagement) [065/373739] - Manuela Dufrane (contrats, permis de travail, convention d’accueil, avis d’arrivée, documents sociaux, examens d'avancement, ...) [065/373740] - Virginie Nivarlet (contrats, permis de travail, convention d’accueil, avis d’arrivée, documents sociaux, candidature spontanée, ...) [065/373741] - Evelyne Payez (Badge, accès, maintenance GIRH, ...) [065/373742] - Pol Noël (Emploi, Badge, accès, GIRH,…) [065/373742] 3. La cellule traitement DRH Elle est composée de : - Pamela Paganini (traitement patrimoine) [065/373020] - Fabrice Dumonceau (traitement patrimoine) [065/373022] - Alexandra Caroyer (traitement fonctionnement) [065/373023] - Marie-Noëlle Boitte (traitement fonctionnement) [065/373021] 4. La cellule gestion de temps DRH Elle est composée de : - Nicole Gilliot - Laurence Massart [065/373768] 5. Le secrétariat du Département Le secrétariat du Département est assuré par Amélie Caroyer [065/373769]. Guide Département Ressources Humaines 6 Guide du Département Ressources Humaines 6. L’horaire d’ouverture du DRH Le Département Ressources Humaines est accessible aux heures et jours ouvrables suivants : - Le lundi de 9h00 à 12h00 - Le mardi de 13h30 à 16h00 - Le mercredi de 9h00 à 11h30 - Le jeudi de 14h00 à 16h30 - Le vendredi de 10h00 à 12h00 En dehors de ces heures d’ouverture, le Département Ressources Humaines est accessible uniquement sur rendez-vous. Cet horaire d’ouverture permet à l’ensemble de l’équipe d’effectuer un travail de qualité et d’assurer un service maximum pour l’ensemble de la Communauté universitaire. Guide Département Ressources Humaines 7 Guide du Département Ressources Humaines II. Le site du Département Ressources Humaines 1. La page d’accueil DRH La page d’accueil DRH vous informe de la composition et des heures d'ouverture du Département. Elle est accessible via l’adresse https://portail.umons.ac.be/FR/UNIVERSITE/ADMIN/DRH/Pages/default.aspx 2. Le portail Intranet DRH Le portail intranet DRH vous offre les informations suivantes: Annonces; Services; Documents administratifs divers. Il est accessible, après authentification : • ou via L'Université / Administration / Département Ressources Humaines/ Portail intranet DRH. • Ou via l’adresse https://portail.umons.ac.be/FR/universite/admin/drh/intranet/Pages/default.aspx 3. Le portail Emploi Cette rubrique est accessible : • via la barre d'outils supérieure : « Emploi » • ou via L'Université / Administration / Département Ressources Humaines/ Emploi. • ou via l’adresse https://portail.umons.ac.be/FR/universite/admin/drh/emploi/Pages/Emploi.aspx Un alias existe : http://www.umons.ac.be/emploi Ce portail « Emploi », avant authentification, vous donne accès à la page principale des offres d’emploi. Ce portail « Offres d’Emploi », après authentification, vous donne accès à la page permettant de « soumettre une offre d’emploi au DRH ». Pour les recrutements en cours et pour lesquels vous êtes concerné, un site collaboratif vous est accessible. Consulter les offres d’emploi - PATO Les offres d’emploi sont divisées en 3 dossiers : - Les avis externes disponibles aux personnes extérieures à UMONS ; - Les avis internes/externes disponibles aux membres du personnel de l’Université et aux personnes extérieures à UMONS ; - Les avis internes disponibles uniquement aux membres du personnel de l’Université ; Consulter les offres d’emploi – Personnel scientifique et académique La gestion des vacances reste une prérogative des Facultés/Institution et du Département Affaires Académiques. Les vacances sont diffusées par le Département Ressources Humaines sur le portail. Guide Département Ressources Humaines 8 Guide du Département Ressources Humaines Consulter les offres d’emploi de recherche Les « Research vacancies » sont diffusées par le Département Ressources Humaines sur le portail. Soumettre une offre d’emploi au DRH Les chefs de service peuvent déposer une offre d’emploi PATO via le formulaire en ligne Cette offre sera vérifiée et gérée par le Département Ressources Humaines. En fonction du type d’avis demandé, le DRH diffusera l’offre sur le portail et/ou la publiera au FOREM. Les chefs de service peuvent déposer une offre d’emploi « Research », en ANGLAIS, via le site Euraxess Job. Cette offre sera ensuite diffusée par le Département Ressources Humaines sur son portail via un flux RSS. Le site Euraxes Job, site européen pour les chercheurs, est détaillé dans le chapitre XIII de ce guide. Consulter le site collaboratif de recrutement - PATO Lorsque le recrutement d’un agent PATO est organisé, le Département Ressources Humaines crée un site collaboratif spécifique. Sur ce site, les responsables concernés par le recrutement pourront : - Obtenir l’agenda des réunions; - Obtenir l’avis diffusé ; - Obtenir les candidatures reçues Engager du personnel au sein de l’UMONS Vous y trouverez les applications « en ligne » nécessaires à l’engagement et au suivi de carrière du personnel UMONS ainsi que la fiche de poste de travail. Pour le futur engagé de l’UMONS Le futur engagé y trouvera tous les documents nécessaires à la constitution de son dossier d’engagement. Guide Département Ressources Humaines 9 Guide du Département Ressources Humaines III. Le formulaire d’engagement et de suivi de carrière 1. Le formulaire d’engagement et de suivi de carrière Ce formulaire suit l’agent de son engagement jusqu’à la fin de sa carrière au sein de l’Université. Il est indispensable pour signaler tout changement survenant dans la carrière d'un agent. Le formulaire d’engagement et de suivi de carrière permet : Un engagement au fonctionnement ; Un engagement au patrimoine ; Une prolongation de contrat ; Un renouvellement de mandat ; Une modification de régime horaire ; … Ce formulaire est, depuis le 1er avril 2010, complété en ligne à partir du portail UMONS. Après authentification, vous pouvez y accéder via le E-Formulaire « fiche d’engagement et de suivi de carrière ». Il existe deux fiches d’engagement et de suivi de carrière : celle concernant le personnel contractuel qui se nomme « Patrimoine » celle concernant le personnel statutaire qui se nomme « Fonctionnement » !! Il est également indispensable de prévenir le Département Ressources Humaines si un engagement ou une modification devaient être annulés après envoie de la fiche d’engagement et de suivi de carrière via l’application. !! 2. L’itinéraire d’un formulaire Première étape: Le chef de service ou promoteur : Le formulaire d’engagement : • doit être complété en ligne. • est la première démarche pour tout engagement ou modification de carrière • est envoyé au DRH au plus tard 15 jours avant la date d'entrée en vigueur de l’engagement ou de la modification. • !! Pour l’engagement d’une personne étrangère, il est indispensable que le formulaire soit envoyé au moins un mois à trois mois avant la date d’entrée en vigueur et ce en fonction de sa nationalité (voir le chapitre V) !! • !! Pour l’engagement du personnel scientifique à mandat, il est indispensable de transmettre le dossier de candidature (CV, diplôme) du futur engagé au DRH et de compléter le formulaire d’engagement/de renouvellement des assistants à mandat (ancien formulaire bleu) via l’application en ligne prévue à cet effet !! Deuxième étape: Cellule administrative DRH: La cellule administrative DRH se charge de: • la vérification du formulaire d’engagement • l’estimation du coût de l’engagement Guide Département Ressources Humaines 10 Guide du Département Ressources Humaines Troisième étape: Cellule de justificateur DAF: Le justificateur se charge de: • la détermination du numéro d’imputation • la vérification d’un budget suffisamment alimenté Quatrième étape: Cellule administrative DRH: Le formulaire revient au DRH où il est éventuellement modifié (modification de cout de l'engagement, périodes, ...) Cinquième étape: l’Administrateur: Le suivi et la vérification des engagements et suivis de carrière des membres du personnel UMONS sont soumis à l'approbation de l'Administrateur Sixième étape: M. le Commissaire du Gouvernement: La cellule du Commissaire du Gouvernement vérifie les formulaires complets (des budgets, cadres, ...) dans les 5 jours de leur réception. Le Commissaire du Gouvernement appose ensuite son visa. Septième étape: Conseil d’administration: • • Les délégations passent au Conseil d’Administration Après le CA, le cas échéant, un courrier ou un extrait est envoyé à la personne concernée par la décision. Huitième étape: Cellule administrative DRH: • • La cellule administrative DRH exécute la fiche d’engagement et de suivi de carrière Un mail est envoyé au chef de service avec un rapport de la décision prise au CA Guide Département Ressources Humaines 11 Guide du Département Ressources Humaines 3. Le contenu du formulaire (1ère partie) La date de la demande Date à laquelle vous établissez le formulaire La faculté / L’institut FPSE : Faculté de Psychologie et des Sciences de l’Education humaines FWEG : Faculté Warocqué d’Economie et de Gestion FS : Faculté des Sciences FMP : Faculté de Médecine et de Pharmacie ISL : Institut des Sciences du Langage FTI-EII : Faculté de Traduction et Interprétation ISHS : Institut Sciences Humaines et Sociales ISJ : Institut Sciences Juridiques FPMS : Faculté Polytechnique FAU : Institut d’Architecture Administration : Services généraux de l’Université Autres : autres Le service / l’unité Le service/l’unité d’engagement. Par défaut, il s’agit de celui qui établit le formulaire Guide Département Ressources Humaines 12 Guide du Département Ressources Humaines Le chef de service Le chef du service /de l’unité d’engagement. Par défaut, il s’agit du chef de service/unité figé par défaut Le promoteur Le promoteur est la personne qui va gérer l'engagement au sein de l'UMONS si cet engagement n'est pas géré directement par le Chef de service ou le chef du Département. Engagement Patrimoine / Fonctionnement Le type d’engagement, de prolongation ou de changement doit être défini via la liste. Un détail sur l’engagement, sur la prolongation ou sur le changement peut être rajouté. A charge de Il s’agit du budget qui prendra en charge l’engagement. Pour une fiche Patrimoine, il existe quatre types de budget possible: le Patrimoine non affecté, les Installations et services sociaux estudiantins, les Comptes pour ordre et les Programmes particuliers de recherche. L’engagement d’étudiant, pour les restaurants et résidences universitaires, se fait toujours à charge des Installations et services sociaux estudiantins. L’engagement d’agent contractuel (PATO contractuel, scientifique contractuel) se fait à charge toujours à charge du Patrimoine (soit le Patrimoine non affecté, les Installations et services sociaux estudiantins, les Comptes pour ordre et les Programmes particuliers de recherche). Pour une fiche Fonctionnement, il existe un seul budget possible : le Budget Ordinaire L’engagement d’élève-assistant se fait toujours à charge du Budget ordinaire. L’engagement d’agent statutaire (PATO statutaire, scientifique à mandat, scientifique définitif, académique) se fait à charge toujours à charge du Budget ordinaire. !! En cas de doute, nous vous conseillons de prendre contact avec le Département Affaires Financières afin d’être certain du budget et du n° de compte qui prennent en charge l’engagement ou la modification de carrière !! Guide Département Ressources Humaines 13 Guide du Département Ressources Humaines 4. Le contenu du formulaire (2ème partie) Situation du futur engagé Si l’engagé est nouveau au sein de l’Université, alors le champ « nouveau » sera sélectionné Identité de l’engagé L’identité du nouvel engagé est déterminée par le nom, le prénom. S’il s’agit d’un nouvel engagement, , le numéro de GSM/téléphone et l’adresse mail sont demandés. La nationalité est demandée afin d’examiner la nécessité d’un permis de travail. Sexe H ou F Diplôme Il s’agit du diplôme le plus élevé obtenu par l’engagé. Si le diplôme est d’origine étrangère, il vous sera demandé si une équivalence de diplôme auprès de la Communauté française a été obtenue. Cette information est essentielle à la constitution du dossier d’engagement. !!Le niveau de diplôme permet de définir le barème !! Catégorie de personnel et grade de recrutement Les différentes catégories de personnel sont : Académique, Scientifique, PATO, Etudiant, Etudiant été, Huissier veilleur. Guide Département Ressources Humaines 14 Guide du Département Ressources Humaines En règle générale, le grade correspond à un barème spécifique. Cette règle ne s’applique pas aux assistants de recherche pour lesquels des barèmes différents peuvent être octroyés. Au sein du personnel PATO, il existe la catégorie : - du personnel de direction et attaché où le grade de recrutement est « Attaché » - du personnel administratif, technique et de gestion avec 6 groupes (administratif, adjoint à la recherche, gestion ouvrier, surveillant de travaux et dessinateur) où le grade de recrutement est « Premier agent spécialisé » (bachelier) ou « agent spécialisé » (secondaire supérieur) ou « agent qualifié » (primaire ou secondaire inférieur) - du personnel spécialisé où le grade de recrutement est « architecte », « conducteur », « programmeur », « ingénieur », « assistant social », « informaticien », « ingénieur industriel »,… Le DRH se tient à votre disposition pour une précision sur ces grades de recrutement. Guide Département Ressources Humaines 15 Guide du Département Ressources Humaines 5. Le contenu du formulaire (3ème partie) Type de contrat Le type de contrat permet de définir s’il s’agit d’un contrat à durée indéterminée, d’un contrat à durée déterminée ou d’un contrat de remplacement. La durée de l’essai doit y être spécifiée par une période ou par « néant » (dans ce cas, c'est la période minimale légale qui sera d'application.) Prévision au cadre Il s’agit de définir si le nouvel engagement se fait suite à une ouverture de poste au cadre ou remplacement d’ un agent déjà présent au cadre. Régime de travail Temps plein ou temps partiel (dans ce cas, la fraction "temps partiel" doit être précisée). Ancienneté pécuniaire Ne seront reconnues que les anciennetés légalement admissibles sur base des attestations de services. La notion de "maximum d’ancienneté pécuniaire" est le maximum budgétaire disponible pour reconnaitre de l'ancienneté pécuniaire. Le calcul exact de cette dernière est établi par le Département Ressources Humaines sur base d'attestations de service complètes et fournies au moment de l'engagement. Guide Département Ressources Humaines 16 Guide du Département Ressources Humaines 6. La procédure d’engagement et le formulaire électronique L’engagement sous contrat de travail employé/ouvrier L’engagement d’un employé/ouvrier sous contrat de travail se fait via le formulaire d’engagement et de suivi de carrière - fiche « Patrimoine ». L’engagement est alors mis à l’ordre du jour du Conseil d’Administration pour information. NB: Par exception, l'engagement du personnel de niveau 1 PATO relève de la compétence exclusive du CA. L’engagement sous nomination de personnel PATO L’engagement de personnel PATO sous nomination se fait via le formulaire d’engagement et de suivi de carrière - fiche « Fonctionnement ». L’engagement est alors mis à l’ordre du jour du Conseil d’Administration pour information. NB: Par exception, la nomination du personnel de niveau 1 PATO relève de la compétence exclusive du CA. L’engagement sous nomination de personnel scientifique L’engagement d’un membre du personnel scientifique sous mandat se fait via le formulaire d’engagement et de suivi de carrière - fiche « Fonctionnement » ainsi que le formulaire en ligne « demande d'engagement d'un assistant (ancien document bleu) ». Ce dernier formulaire est envoyé automatiquement, via l'application en ligne, au secrétariat du Conseil de Faculté. Celui-ci devra y apposer son avis ou y joindre un extrait avant d'envoyer le formulaire complété au DRH (toujours via l'application en ligne). Parallèlement, le formulaire d’engagement et de suivi de carrière est envoyé au DRH selon la procédure décrite au point précédent. Une fois les deux formulaires correctement complétés, le point est inscrit à l'ordre du jour du CA. L’engagement sous contrat de travail étudiant L’engagement d’un étudiant sous contrat de travail se fait via le formulaire d’engagement et de suivi de carrière - fiche « Patrimoine » selon la procédure décrite dans les points précédents. Guide Département Ressources Humaines 17 Guide du Département Ressources Humaines 7. Le dossier « papier » !! Il est également indispensable de prévenir le Département Ressources Humaines si un engagement ou une modification devaient être annulés après envoie de la fiche d’engagement et de suivi de carrière via l’application. !! Vous trouverez sur le portail « Emploi » de l’UMONS, et ce après authentification, les différents documents nécessaires à la constitution du dossier de l’engagé dans « Pour le futur engagé à l’UMONS ». Avec le formulaire d’engagement Dès l’envoi du formulaire d’engagement, un dossier « papier » devra parvenir à la cellule administrative DRH. Celui-ci devra se composer : • De la fiche signalétique • De la copie du diplôme : si diplôme étranger, fournir une équivalence de diplôme de la Communauté française • D'un curriculum vitae mis à jour • Des attestations des employeurs précédents : seules les activités professionnelles légalement admissibles seront valorisées pour l’ancienneté pécuniaire. Tant que ces attestations ne sont pas envoyées au DRH, aucune valorisation pécuniaire ne sera réalisée. • Du formulaire de demande de badge d’identification accompagnée d’une photo récente de format et de qualité « carte identité ». (Voir chapitre VIII.) Dans les deux semaines précédant l’engagement La cellule administrative du Département Ressources Humaines prendra contact avec le nouvel engagé pour fixer un rendez-vous afin de compléter son dossier « papier » en lui demandant : • La copie de la carte d’identité, le visa étranger ou tout document équivalent • Une vignette de mutuelle • Un certificat de naissance • Une composition de ménage • Un extrait de casier judiciaire • Le formulaire du Ministère des Finances concernant le précompte professionnel (agent marié et cohabitant légal) (*); • Le formulaire d’allocation de foyer (agent PATO de niveaux 3 et 2) (*) • Une attestation des employeur(s) précédent(s) mentionnant avec précision les dates de début et fin de contrat ainsi que le régime de travail si et seulement si celles-ci n'ont pas encore été fournies ; • Les récépissés concernant les ressources informatiques, les activités de recherche et Assucopie (*). (*) Ces documents seront remis au nouvel engagé lorsqu'il se présentera au rendez-vous fixé de commun accord. Guide Département Ressources Humaines 18 Guide du Département Ressources Humaines 8. Dès l’engagement !! Il est indispensable de prévenir le Département Ressources Humaines si un engagement ou une modification devaient être annulés après envoie de la fiche d’engagement et de suivi de carrière via l’application. !! Cellule traitement • • • Une procédure informatique ONSS d’entrée (une dimona d’entrée) de l’engagé devra être faite au plus tard le jour de l’engagement et ce afin d’éviter la suspicion de « travail au noir » par la Sécurité Sociale Le compte bancaire belge ou un compte étranger (au normes SEPA) doit être communiqué avant le 19 du mois de l’engagement afin de pouvoir verser le traitement Les renseignements d’affiliation à une mutuelle belge doivent être communiqués pour la fin du mois de l’engagement Cellule administrative • • Le contrat, la convention de bourse seront disponibles au plus tard le jour de l’engagement Les paramètres UMONS et le compte mail et la carte UMONS seront disponibles au plus tard 15 jours après l’engagement et ce, si la fiche pour la confection du badge a été réceptionnée au plus tard 5 jours avant le jour de l’engagement Guide Département Ressources Humaines 19 Guide du Département Ressources Humaines IV. Les types d’engagement 1. Le contrat à durée déterminée Dans un contrat à durée déterminée, les parties déterminent à l’avance la durée du contrat. Le contrat prend donc fin à l’échéance prévue, c’est-à-dire à la date fixée entre les parties au moment de la conclusion du contrat. Il est, en principe, interdit de conclure des contrats à durée déterminée successifs, sauf si l’employeur peut prouver que ces contrats étaient justifiés par la nature du travail ou pour d’autres raisons légitimes. On parlera de contrats successifs pour une durée déterminée dès l’instant où on se trouve en présence de deux contrats au moins conclus avec le même employeur et contenant une clause de terme. Des dérogations existent ; la plus régulièrement utilisée est « Un maximum de 4 contrats à durée déterminée successifs d’une durée de 3 mois au moins chacun et à condition que la durée totale de ces contrats ne dépasse pas 2 ans. » La caractéristique essentielle du contrat de travail est le lien de subordination juridique. L’existence d’un lien de subordination est appréciée en fonction de quatre critères généraux : La volonté des parties ; La liberté d’organisation du temps de travail ; La liberté d’organisation de travail ; La possibilité ou non d’un contrôle hiérarchique. Selon le cas, il s’agira d’un contrat de travail d’ouvrier ou d’un contrat de travail d’employé 2. Le contrat à durée indéterminée Dans le contrat à durée indéterminée, il n’est pas fait mention d’une limite de temps. Chaque partie peut rompre le contrat à tout moment, moyennant bien entendu le respect des prescriptions légales. Pratiquement, tous ceux qui sont engagés, soit verbalement, soit par écrit, ont un contrat de travail à durée indéterminée, sauf stipulation expresse contraire notifiée par écrit. La caractéristique essentielle du contrat de travail est le lien de subordination juridique. L’existence d’un lien de subordination est appréciée en fonction de quatre critères généraux : La volonté des parties ; La liberté d’organisation du temps de travail ; La liberté d’organisation de travail ; La possibilité ou non d’un contrôle hiérarchique. Selon le cas, il s’agira d’un contrat de travail d’ouvrier ou d’un contrat de travail d’employé Guide Département Ressources Humaines 20 Guide du Département Ressources Humaines 3. Le contrat pour tâche nettement définie Le contrat de travail conclu pour un travail nettement défini ne doit pas nécessairement déterminer la durée exacte des prestations de travail, mais la nature et le volume de travail à effectuer, étant entendu que le contrat prendra fin automatiquement à l’achèvement du travail qui avait été convenu. La caractéristique essentielle du contrat de travail est le lien de subordination juridique. L’existence d’un lien de subordination est appréciée en fonction de quatre critères généraux : La volonté des parties ; La liberté d’organisation du temps de travail ; La liberté d’organisation de travail ; La possibilité ou non d’un contrôle hiérarchique. Ce contrat doit faire l’objet d’un écrit et le travail à effectuer sera précisément décrit. Selon le cas, il s’agira d’un contrat de travail d’ouvrier ou d’un contrat de travail d’employé 4. Le contrat de remplacement Le contrat de travail de remplacement vise à suppléer l’absence d’un travailleur permanent. Ce contrat peut être conclu pour tous les cas de suspension totale du contrat d’un travailleur, sauf en cas de chômage temporaire résultant de causes économiques ou d’intempéries et en cas de grève ou de lock-out. La durée de ce contrat ne peut, en principe, dépasser 2 ans : au-delà, le contrat est réputé être conclu à durée indéterminée. La caractéristique essentielle du contrat de travail est le lien de subordination juridique. L’existence d’un lien de subordination est appréciée en fonction de quatre critères généraux : La volonté des parties ; La liberté d’organisation du temps de travail ; La liberté d’organisation de travail ; La possibilité ou non d’un contrôle hiérarchique. Selon le cas, il s’agira d’un contrat de travail d’ouvrier ou d’un contrat de travail d’employé 5. Le contrat d’étudiant Le contrat d’occupation d’étudiant est un contrat de travail par lequel un étudiant fournit contre rémunération des prestations sous l’autorité d’un employeur. La caractéristique essentielle du contrat de travail est le lien de subordination juridique. L’existence d’un lien de subordination est appréciée en fonction de quatre critères généraux : La volonté des parties ; La liberté d’organisation du temps de travail ; La liberté d’organisation de travail ; La possibilité ou non d’un contrôle hiérarchique. Selon le cas, il s’agira d’un contrat de travail d’ouvrier ou d’un contrat de travail d’employé. Il existe deux types de contrat de travail étudiant : Le contrat de travail étudiant « année » : ce contrat de travail est octroyé à l’étudiant qui travaille pendant en dehors des vacances scolaires ou pendant les vacances scolaires s’il a déjà travaillé 23 jours auprès de l’UMONS ou ailleurs. Le taux ONSS appliqué est de 13,07% (personnelle) et 35% (patronale) Guide Département Ressources Humaines 21 Guide du Département Ressources Humaines - Le contrat de travail étudiant « vacances » : ce contrat de travail est octroyé à l’étudiant qui travaille pendant les vacances scolaires. Le taux ONSS appliqué est de 2,5% (personnelle) et 5% (patronale). L’étudiant ne peut travailler plus de 23 jours pendant les petites vacances scolaires (Pâques, Carnaval, Noël, Toussaint) et plus de 23 jours pendant les grandes vacances scolaires (du 1er juillet au 30 septembre). Dans les deux cas, l’étudiant ne peut travailler plus de 240 heures par trimestre afin de ne pas perdre ses allocations familiales. L’étudiant qui fait partie du ménage de ses parents demeure fiscalement à charge de ceux-ci si ses ressources annuelles nettes ne dépassent pas un plafond déterminé. Ce montant annuel net des ressources varie suivant la situation familiale de l’étudiant est fixé chaque année. (Exemple : En 2010, un étudiant à charge d’un ménage ne peut obtenir un montant annuel net des ressources supérieur à 2 830 euros) Pour pouvoir exercer une activité salariée en Belgique, les étudiants étrangers qui sont ressortissants d’un pays extérieur à l’Espace Economique Européen ou qui ont la nationalité de l’un des nouveaux Etats membres de l’Union européenne doivent posséder un titre de séjour en règle et être inscrits dans un établissement d’enseignement belge pour y suivre un enseignement de plein exercice. Ces étudiants étrangers doivent introduire, eux-mêmes, une demande de permis de travail, modèle C, à la commune de leur domicile s’ils travaillent pendant l’année scolaire. Ce permis n’est pas nécessaire lorsque l’étudiant travaille pendant les vacances scolaires. Pour engager un étudiant jobiste, il est impératif de passer préalablement par le service social des étudiants. 6. La convention de bourse doctorale La convention de bourse doctorale n’est pas un contrat de travail. Il n’existe, en effet, aucun lien de subordination juridique. L’attention est attirée sur le fait qu’une immunité fiscale ne pourra, en aucun cas, être accordée dès lors qu’il aura été constaté que la bourse de doctorat se substitue à un contrat de travail. Il est également rappelé que la bourse de doctorat ne peut jamais rémunérer un service rendu par l’étudiant pour le compte de l’Université de Mons. Les conditions d'exonération fiscale sont les suivantes: La bourse ne représente pas la rémunération imposable pour des prestations effectuées à la demande de l'Université; La bourse n'excède pas annuellement le montant net de la rémunération allouée au personnel scientifique de même âge et de même qualification que le bénéficiaire de la bourse; La bourse n'est pas attribuée à une personne qui, avant le début de la préparation de son doctorat, a exercé pour l'Université de Mons des activités dans le cadre d'un ou plusieurs contrats en qualité de membre du personnel scientifique dont la durée totale cumulée dépasse une année (365 jours) ; La bourse est attribuée à une personne qui, avant le début de la préparation de son doctorat, a exercé pour un autre employeur des activités rémunérées (à l’exception de celle exercée à titre de membre du personnel statutaire ou assimilé) dont la durée globale excède 365 jours. Le doctorat doit être affecté exclusivement à la recherche, en dehors d'un contrat de travail; L'exonération d'impôt n'est accordée, au bénéficiaire de la bourse, que pour quatre années consécutives (48 mois), au maximum; L'exonération ne peut être accordée qu'une seule fois dans le chef de la même personne. Guide Département Ressources Humaines 22 Guide du Département Ressources Humaines 7. La convention de bourse postdoctorale La convention de bourse postdoctorale n’est pas un contrat de travail. Il n’existe, en effet, aucun lien de subordination juridique. L’attention est attirée sur le fait qu’une immunité fiscale ne pourra, en aucun cas, être accordée dès lors qu’il aura été constaté que la bourse postdoctorale se substitue à un contrat de travail. Il est également rappelé que la bourse postdoctorale ne peut jamais rémunérer un service rendu par le boursier pour le compte de l’Université de Mons. Les conditions d'exonération fiscale au titre de « subside à savant » sont les suivantes : Le subside doit récompenser des mérites exceptionnels ou rendre possible des efforts exceptionnels dans les domaines de la recherche scientifique, des lettres ou des arts ; Le subside doit être octroyé dans des circonstances qui laissent aux savants, aux écrivains et aux artistes une large part d’initiative personnelle dans la poursuite ou l’exécution de leurs études, recherches, travaux ou œuvres ; Le subside doit être alloué d’une manière désintéressée excluant tout état de dépendance du bénéficiaire à l’égard du donateur et toute compensation au profit de ce dernier ; Le subside ne peut pas être financés directement ou indirectement par des entreprises industrielles, commerciales ou agricoles, belges ou étrangères, qui sont susceptibles de tirer profit d’une manière ou d’une autre des travaux, recherches, études ou œuvres récompensés ou subsidiés; Le subside sera exonéré d’impôt pour la tranche imposable inférieure à 2 500 euros et ce pendant deux ans L'exonération ne peut être accordée qu'une seule fois dans le chef de la même personne. 8. La période d’essai A l’engagement d’un nouveau travailleur, il est généralement prévu une période d’essai ; cette période a pour but de permettre à l’employeur d’apprécier les aptitudes professionnelles du salarié et d’accorder à celui-ci le temps nécessaire pour vérifier si la fonction exercée le satisfait. La caractéristique même de la clause d’essai est de donner à l’employeur ou au travailleur la possibilité de rompre plus rapidement le contrat au cours de cette période. Pour les contrats de travail d’ouvrier, la durée de la période d’essai est fixée à minimum 7 jours calendrier et à maximum 14 jours calendriers. Pour les contrats de travail d’employé, la durée de la période d’essai est fixée à minimum 1 mois civil et à maximum 12 mois (si la rémunération annuelle dépasse 36.355 euros en 2010) ou maximum 6 mois (si la rémunération annuelle est inférieure à 36.355 euros en 2010). Guide Département Ressources Humaines 23 Guide du Département Ressources Humaines 9. La rupture de contrat Synthèse relative aux délais de préavis à respecter pendant la période d'essai : Statut Ancienneté Préavis remis Prise de Préavis remis par l’employeur cours par le travailleur Ouvrier 7 jours et moins Rupture interdite Rupture interdite De 8 à 14 jours Rupture sans Rupture sans préavis préavis Employé Après 7 jours Rupture sans d’incapacité préavis Moins de 1 mois 7 jours calendrier Au plus tôt le 7 jours (fin au plus tôt le 3ème jour calendrier (fin au De 1 mois dernier jour du ouvrable qui plus tôt le jusqu’à la fin de suit dernier jour du 1er mois) période d’essai 1er mois) l’expédition du pli recommandé Synthèse relative aux délais de préavis pour les ouvriers après la période d’essai : Statut Ancienneté Préavis remis Prise de Préavis remis par l’employeur cours par le travailleur Ouvrier - 6 mois 28 jours Lundi suivant 14 jours calendriers calendriers 6 mois > 5 ans 35 jours Lundi suivant 14 jours calendriers calendriers 5 ans > 10 ans 42 jours Lundi suivant 14 jours calendriers calendriers 10 ans > 15 ans 56 jours Lundi suivant 14 jours calendriers calendriers 15 ans > 20 ans 84 jours Lundi suivant 14 jours calendriers calendriers 20 ans et plus 112 jours Lundi suivant 28 jours calendriers calendriers Synthèse relative aux délais de préavis pour les employés après la période d’essai: Statut Ancienneté Préavis remis Prise de Préavis remis par l’employeur cours par le travailleur Employés - 5 ans 3 mois 1er jours du 1,5 mois gagnant 30.327 mois suivant euros par an ou 5 ans > 10 ans 6 mois 1er jours du 3 mois moins (en 2010) mois suivant 10 ans > 15 ans 9 mois 1er jours du 3 mois mois suivant Par tranche de 5 plus 3 mois à 1er jours du Reste fixée à 3 années chaque tranche mois suivant mois supplémentaires Employés Grille Claeys 1er jours du 4,5 mois gagnant entre (fonction de mois suivant maximum (à plus de 30.327 l’âge, de négocier) et 60.654 euros l’ancienneté, de par an (en 2010) la rémunération) Guide Département Ressources Humaines Prise de cours Le lendemain Prise de cours Lundi suivant Lundi suivant Lundi suivant Lundi suivant Lundi suivant Lundi suivant Prise de cours 1er jours du mois suivant 1er jours du mois suivant 1er jours du mois suivant 1er jours du mois suivant 1er jours du mois suivant 24 Guide du Département Ressources Humaines 10. En fin de contrat de travail ou de convention de bourse Que le contrat de travail ou la convention de bourse se termine à la fin du terme ou qu’il se termine suite à un licenciement ou une démission, le chef de service doit récupérer, dans le chef du travailleur ou du boursier, : - la carte d’accès, - les clefs, - le matériel informatique, - le GSM de service, - la carte SIM du GSM de service. Guide Département Ressources Humaines 25 Guide du Département Ressources Humaines V. Le travailleur de nationalité étrangère 1. L’engagement d’un travailleur de nationalité étrangère L’engagement d’un travailleur de nationalité étrangère est conditionné par une autorisation de travail et une autorisation de séjour sur le territoire belge. Les autorisations de travail sont de plusieurs types : - Un permis de travail ; - Une convention d’accueil ; - Un avis d’arrivée. Ces types d’autorisation sont fonction : - Des tâches effectuées par le travailleur au sein de l’Université ; - De sa nationalité. Il est impératif que le travailleur étranger ait un diplôme reconnu équivalent par la Communauté française. Vous trouverez les informations nécessaires à une demande d’équivalence sur le site approprié : http://www.equivalences.cfwb.be/portail_equivalences.asp 2. Fonction exclusive de recherche, nationalité CEE (sauf d’origine roumaine ou bulgare): • • • • Pas de permis de travail Pas de convention d’accueil procédure d'engagement classique !! L’intéressé doit signaler sa présence et son adresse à l’Administration communale du lieu de sa résidence !! 3. Fonction exclusive de recherche, nationalité Hors CEE: • • • • Dans le courant de la semaine suivant la réception du formulaire d’engagement sous condition d’un budget suffisamment alimenté, une convention d’accueil est envoyée à l’engagé. Pour ce faire, le DRH a besoin de l’identité complète de l’engagé, de la copie du passeport, des caractéristiques du dernier diplôme obtenu, du nom du dernier établissement fréquenté / du nom du dernier employeur.; L’engagé doit demander un visa (non touristique) à l’ambassade belge du pays où il réside; Dès son arrivée en Belgique, inscription au registre des étrangers et ce afin d’obtenir un titre de séjour; Délai : minimum deux mois avant la date effective de l’engagement (tout dépend également de l’ambassade belge où l’engagé réside). Plus tôt le dossier d'engagement sera rentré, plus tôt la date souhaitée pour l'engagement pourra être respectée. Guide Département Ressources Humaines 26 Guide du Département Ressources Humaines 4. Convention de bourse doctorant, nationalité CEE ou hors CEE (sauf d’origine roumaine ou bulgare) [Pas de contrat de travail mais une convention relative à une recherche doctorale]: • • • Pas de permis de travail Pas de convention d’accueil Condition: le boursier doit être inscrit à l'UMONS en qualité d'étudiant • Dans le courant de la semaine suivant la réception du formulaire (d’engagement et de suivi de carrière) d’octroi de la bourse sous condition d’un budget suffisamment alimenté, une convention relative à une recherche doctorale est envoyée au boursier; Dès l’inscription au rôle du doctorat à l’UMONS, le Chef de service doit envoyer l’attestation d’inscription au boursier; Le boursier doit demander un visa (non touristique) à l’ambassade belge du pays où il réside; Dès son arrivée en Belgique, inscription au registre des étrangers et ce afin d’obtenir un titre de séjour; Délai : minimum un mois avant la date effective de l’octroi de la bourse (tout dépend également de l’ambassade belge où le boursier réside). Plus tôt le dossier d’octroi de la bourse sera rentré, plus tôt la date souhaitée pour le début de la bourse pourra être respectée. • • • • 5. Convention de bourse post-doctorant, nationalité CEE (sauf d’origine roumaine ou bulgare) [Pas de contrat de travail mais une convention relative à une recherche post-doctorale]: • • • • • Pas de permis de travail Pas de convention d’accueil Pas d’avis d’arrivée procédure de désignation classique !! L’intéressé doit signaler sa présence et son adresse à l’Administration communale du lieu de sa résidence !! 6. Convention de bourse post-doctorant, nationalité Hors CEE (sauf d’origine roumaine ou bulgare) [Pas de contrat de travail mais une convention relative à une recherche post-doctorale]: • • • • • Dans le courant de la semaine suivant la réception du formulaire (d’engagement et de suivi de carrière) d’octroi de la bourse sous condition d’un budget suffisamment alimenté, une convention relative à une recherche post doctorale est envoyée au boursier; Le boursier doit demander un visa (non touristique) à l’ambassade belge du pays où il réside; Dès son arrivée en Belgique, inscription au registre des étrangers avec prolongation de son visa et ce afin d’obtenir un titre de séjour ; Dès son arrivée en Belgique, la cellule administrative du DRH envoie à la Région wallonne un avis d’arrivée de post-doctorant ainsi que la copie valide du passeport. Délai : minimum un mois avant la date effective du début de la bourse (tout dépend également de l’ambassade belge où le boursier réside) Guide Département Ressources Humaines 27 Guide du Département Ressources Humaines 7. Fonction non exclusive de recherche, nationalité CEE (sauf d’origine roumaine ou bulgare): • • • • • Concerne : assistant à mandat, assistant chargés de prestations pédagogiques et de recherche Pas de permis de travail Pas de convention d’accueil procédure de désignation classique !! L’intéressé doit signaler sa présence et son adresse à l’Administration communale du lieu de sa résidence !! 8. Fonction non exclusive de recherche, nationalité Hors CEE: • • • • • • • Concerne : assistant à mandat, assistant chargés de prestations pédagogiques et de recherche Dans le courant de la semaine suivant la réception du formulaire d’engagement sous condition d’un budget suffisamment alimenté, une procédure de permis de travail est initiée à la cellule administrative du DRH Afin de demander un permis de travail à la Région wallonne, la cellule administrative du DRH a besoin du curriculum vitae, du diplôme traduit en français, copie du passeport et certificat médical spécifique complété par un médecin agréé par l’ambassade de Belgique (ce certificat est demandé uniquement si l’engagé n'a jamais travaillé en Belgique ou s'il se trouve sur le territoire depuis moins de deux ans) ainsi que d’une attestation de « Mérites exceptionnels» de l’engagé. S’il s’agit d’une prolongation ou si l’engagé habite en Belgique, une fiche de renseignement spécifique devra être complétée auprès de la Commune du domicile. Dès réception du permis de travail auprès de la commune, le service scientifique du futur engagé l'envoie par courrier express à celui-ci L’engagé doit demander un visa (non touristique) à l’ambassade belge du pays où il réside Dès son arrivée en Belgique, inscription au registre des étrangers avec prolongation de son visa en fonction du permis de travail et ce afin d’obtenir un titre de séjour Délai : trois mois avant la date effective de l’engagement (tout dépend également de l’ambassade belge où l’engagé réside) 9. Nationalité roumaine et bulgare: • • • • • • • Concerne : toutes catégories de personnel à l’exception des boursiers de doctorant et de post-doc. Dans le courant de la semaine suivant la réception du formulaire d’engagement sous condition d’un budget suffisamment alimenté, une procédure de permis de travail est initiée à la cellule administrative du DRH Afin de demander un permis de travail à la Région wallonne, la cellule administrative du DRH a besoin du curriculum vitae, du diplôme traduit en français, copie du passeport et certificat médical spécifique complété par un médecin agréé par l’ambassade de Belgique (ce certificat est demandé uniquement si l’engagé n'a jamais travaillé en Belgique ou s'il se trouve sur le territoire depuis moins de deux ans) ainsi que d’une attestation de « Mérites exceptionnels» de l’engagé S’il s’agit d’une prolongation ou si l’engagé habite en Belgique, une fiche de renseignement spécifique devra être complétée auprès de la Commune du domicile. Dès réception du permis de travail auprès de la commune, le service scientifique du futur engagé l'envoie par courrier express à celui-ci L’engagé doit demander un visa (non touristique) à l’ambassade belge du pays où il réside Dès son arrivée en Belgique, inscription au registre des étrangers avec prolongation de son visa en fonction du permis de travail et ce afin d’obtenir un titre de séjour Délai : trois mois avant la date effective de l’engagement (tout dépend également de l’ambassade belge où l’engagé réside) Guide Département Ressources Humaines 28 Guide du Département Ressources Humaines 10. Démarches à l’arrivée en Belgique A la commune : • Inscription au Service des Etrangers de la commune du domicile du nouvel arrivant (Site du Service Population de Mons ; 065/40.54.10) et ce avec le visa (ou carte d’identité) et le permis de travail (ou la convention d’accueil ou l’attestation d’inscription au rôle des étudiants). • Un inspecteur de police (agent de quartier : Site de la police de Mons-Quévy « qui est votre agent ? ») doit constater la réelle domiciliation du nouvel arrivant. Si dans le mois d’arrivée, celui-ci ne reçoit pas la visite de l’inspecteur de police, alors il est prié de prendre un rendez-vous directement avec son agent de quartier. • Une convocation sera envoyée au nouvel arrivant par le Service Inscription des Etrangers dès que l’agent de quartier aura envoyé, à ce Service, un rapport de domiciliation favorable. Un titre de séjour provisoire sera alors donné au nouvel arrivant. • Endéans, 15 jours, le nouvel arrivant recevra son titre de séjour. • Le nouvel arrivant doit transmettre une copie de son titre de séjour au Département Ressources Humaines. A la mutuelle • Le nouvel arrivant doit de préférence choisir une agence de Mutuelle la plus proche de son domicile ou de son lieu de travail. • A l’agence de Mutuelle, le nouvel arrivant recevra un dossier d’affiliation dont l’attestation de revenu que le Département Ressources Humaines complètera. • Le nouvel arrivant recevra son affiliation provisoire et des vignettes de mutuelle dans les 15 jours de son affiliation. • Dans les 2 mois, le nouvel arrivant recevra sa carte SIS. • Le nouvel arrivant doit transmettre une copie de sa carte SIS au Département Ressources Humaines. A la banque • Le nouvel arrivant doit de préférence choisir une agence bancaire la plus proche de son domicile ou de son lieu de travail. • A l’agence bancaire, le nouvel arrivant ouvrira son compte bancaire avec la copie du contrat de travail ou une attestation de revenu fourni par le Département Ressources Humaines. • Le nouvel arrivant doit transmettre le numéro de compte bancaire au Département Ressources Humaines avant le 19 du mois de l’engagement. Guide Département Ressources Humaines 29 Guide du Département Ressources Humaines VI. Le suivi de carrière et la modification personnelle 1. La procédure de suivi de carrière et son itinéraire Il existe deux fiches d’engagement et de suivi de carrière : celle concernant le personnel contractuel qui se nomme « Patrimoine » celle concernant le personnel statutaire qui se nomme « Fonctionnement » Le changement au cours de la carrière d’un membre PATO Le changement au cours de la carrière d’un membre PATO est communiqué via le formulaire d’engagement et de suivi de carrière suivant la procédure décrite au point 3 du chapitre "Le formulaire d'engagement et de suivi de carrière". Le changement au cours de la carrière d’un membre PS (renouvellement de mandat, octroi de terme exceptionnel) Le renouvellement de mandat ou l'octroi d'un terme exceptionnel se fait via le formulaire d’engagement et de suivi de carrière et le formulaire en ligne « bleu » avec justification du Conseil de Faculté suivant la procédure décrite au point 1 (sous nomination de personnel scientifique ou enseignant) du chapitre "L'engagement". Dès la modification dans le suivi de carrière enregistrée La cellule administrative établira le contrat, la convention de bourse ou l’avenant au contrat qui sera disponible au plus tard le premier jour de la date d'entrée en vigueur de la modification. 2. La modification d’information personnelle Toute modification d’information personnelle doit être communiquée au plus vite au Département Ressources Humaines via le formulaire papier de « modification d’information » ou via un mail envoyé à la cellule direction DRH. Ce formulaire est disponible via le portail intranet du Département Ressources Humaines. Guide Département Ressources Humaines 30 Guide du Département Ressources Humaines VII. La rémunération 1. Le salaire mensuel Le salaire mensuel brut est établi sur base des échelles des traitements des universités de la Communauté française. Les cotisations sociales personnelles sont appliquées sur le salaire mensuel brut. Le taux de charge ONSS habituel de 13,07% permet une couverture complète en matière de sécurité sociale (Soins de santé et indemnité, Allocations familiales, Vacances annuelles, Accident de travail et maladie professionnelles, Chômage et pension). Des cotisations sociales personnelles réduites de 4,07% sont appliquées sur les bourses des doctorants ayant la nationalité d’un pays « Hors Union Européenne ». Ce taux permet une couverture partielle en matière de sécurité sociale (Soins de santé et indemnité, Allocations familiales, Accident de travail et maladie professionnelles). Le précompte professionnel est appliqué sur le salaire mensuel imposable (salaire brut moins les cotisations sociales). Le taux de précompte varie en fonction de l’état civil du salarié et le nombre de personnes fiscalement à sa charge. Le Département Ressources Humaines applique la formule clé établie par le Ministère des finances. Le salaire est payé mensuellement, à terme échu, sur un compte ouvert par le bénéficiaire auprès d’une institution financière belge de son choix ou sur un compte étranger selon les normes SEPA (à partir du 1er janvier 2011). 2. Le pécule de vacances Le pécule de vacances est calculé : - Sur base du salaire brut du mois de mars de l’année en cours - Au prorata des prestations de l’année précédente - À 70% pour les salariés de niveau 1 - À 92% pour les salariés de niveau 2 Ce pécule est soumis aux cotisations sociales et au précompte professionnel. Il est payé dans le courant du mois de juin. 3. L’allocation de fin d’année L’allocation de fin d’année est calculée : - Sur base du salaire brut du mois d’octobre de l’année en cours - Au prorata des prestations de l’année en cours ( ! du 1er janvier au 30 septembre) - Via une partie fixe de +/- 330 fixée annuellement par le Moniteur Belge - Et via une partie variable de 2 ,5% du salaire brut annuel Ce pécule est soumis aux cotisations sociales et au précompte professionnel. Il est payé dans le courant du mois de décembre. Guide Département Ressources Humaines 31 Guide du Département Ressources Humaines 4. Les frais de transport en commun L’Université de Mons intervient dans les frais de transport entre le domicile et le lieu de travail lorsque ce trajet est effectué en transport en commun. Remarques : L’Université de Mons intervient à concurrence de 0,15 euros par kilomètre pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail en vélo. Les conditions de remboursement sont disponibles via la note diffusée sur le site DRH. Guide Département Ressources Humaines 32 Guide du Département Ressources Humaines VIII. Les badges, accès et paramètres 1. La fiche de demande de badge d’identification Deux fiches existent : - Le formulaire de demande de badge Identification UMONS (engagé et payé par l’UMONS) - La fiche signalétique GIRH et demande badge pour le non payé par l’UMONS (non engagé et non payé par l’UMONS) Cette fiche permet d'obtenir des renseignements sur toute personne présente au sein de l’UMONS. Elle doit être complétée dès qu'une personne, rémunérée ou pas par l'Université, est présente dans les bâtiments de l'UMONS. 2. La fiche Badge Cette fiche permet la confection du badge. Il est obligatoire d’y annexer une photo récente de format et qualité « carte identité ». La carte UMONS sera disponible au plus tard 15 jours après l’engagement et ce, si la fiche pour la confection du badge a été réceptionnée au plus tard 5 jours avant l’engagement. Il est important d'en tenir compte pour les accès aux applications informatiques et à la gestion du pointage. 3. Le Badge Le badge est confectionné par lot via une firme extérieure. Le délai pour l'obtention d'un badge est fixé à environ 15 jours minimum. Suivant les disponibilités et sur demande du chef de service, l’engagé peut recevoir un badge temporaire dans la semaine suivant son engagement. 4. Les Accès au bâtiment Par défaut le badge ne donne aucun accès spécifique. Si des accès particuliers doivent être donnés, ils doivent être demandés par le Chef de service au Service Interne pour la Prévention et la Protection au Travail (SIPPT M. F. Decot) avec copie au DRH. 5. Les Accès au parking Par défaut le badge ne donne aucun accès aux parkings. Toutes demandes, via le formulaire prévu à cet effet, sont gérées par le DRH et soumise à l’Administrateur. Les intéressés sont avertis par courrier dès réception de l’accord de l’Administrateur 6. Les paramètres UMONS et compte mail Dès encodage de la fiche GIRH, le DRH délivre les paramètres informatiques. Ceux-ci sont disponibles auprès de la cellule administrative du DRH (Mme E. Payez et M. P. Noël). Les paramètres UMONS et le compte mail seront disponibles au plus tard 15 jours après l’engagement et ce, si la fiche pour la confection du badge a été réceptionnée au plus tard 5 jours avant le jour de l’engagement . Guide Département Ressources Humaines 33 Guide du Département Ressources Humaines 7. Les stagiaires Les stagiaires présents sur les sites de l’Université pendant moins de 3 mois : - recevront un badge SIPPT géré par le SIPPT (M. F. Decot) à la demande du Chef de service ( ! renvoyer le badge à M. F. Decot dès le départ de la personne) ; - ne recevront aucun paramètre informatique UMONS à leur nom sauf demande exceptionnelle du Chef de service ; - La fiche signalétique GIRH doit être complétée et envoyée au DRH. Pas de publication des coordonnées du stagiaire dans le répertoire. Les stagiaires présents sur les sites de l’Université pendant plus de 3 mois: - recevront un badge « visiteur » géré par le Département Ressources Humaines (sauf si l’étudiant inscrit à l’UMONS est déjà détenteur d’un badge) - recevront des paramètres UMONS si le Chef de service justifie d’une utilisation quotidienne des applications informatiques UMONS ; - bénéficieront d'une inscription dans le signalétique GIRH si la fiche GIRH est renvoyée complétée au DRH dès l'arrivée du stagiaire. 8. Les visiteurs Les visiteurs présents sur les sites de l’Université pendant moins de 3 mois : - recevront un badge SIPPT géré par le SIPPT (M. F. Decot) à la demande du Chef de service ( ! renvoyer le badge à M. F. Decot dès le départ de la personne) ; - ne recevront aucun paramètre informatique UMONS à leur nom sauf demande exceptionnelle du Chef de service ; - La fiche signalétique GIRH doit être complétée et envoyée au DRH. Pas de publication des coordonnées du visiteur dans le répertoire. Les visiteurs présents sur les sites de l’Université pendant plus de 3 mois: - recevront un badge « visiteur » géré par le Département Ressources Humaines (sauf si l’étudiant inscrit à l’UMONS est déjà détenteur d’un badge) - recevront des paramètres UMONS si le Chef de service justifie d’une utilisation quotidienne des applications informatiques UMONS ; - bénéficieront d'une inscription dans le signalétique GIRH si la fiche GIRH est renvoyée complétée au DRH dès l'arrivée du visiteur. Guide Département Ressources Humaines 34 Guide du Département Ressources Humaines IX. Le pointage 1. La cellule gestion de temps Cette cellule fait partie du Département des Ressources Humaines. Elle est composée de Nicole Gilliot (temps plein) et Laurence Massart (mi-temps). 2. Le répondeur 065/373019 Le répondeur est à votre disposition 24 heures sur 24 afin de signaler toutes informations nécessaires. Pour une meilleure compréhension du message, il est demandé de citer son nom, son prénom, son numéro de matricule et son numéro de téléphone. Toutes absences (telles maladies, jour de circonstance, congé d’urgence) ainsi que la durée de celles-ci doivent être signalées au plus tard pour 9 heures du matin. Il est demandé de recontacter le répondeur dès le passage du médecin afin de préciser la durée de l’absence. Les messages du jour seront traités dans les meilleurs délais. Pour toutes anomalies de pointage signalées sur le répondeur et après vérification, l’agent sera contacté par la cellule gestion de temps si nécessaire. 3. La pointeuse Guide Département Ressources Humaines 35 Guide du Département Ressources Humaines La pointeuse présente 3 compteurs : • • • le solde des heures journalières du mois en cours [les deux premiers chiffres à gauche de l’écran], le solde du compteur des 72 heures composé de l’addition des 12 heures mensuelles maximum accumulées sur une période de 6 mois pour un temps plein. Attention ces compteurs sont calculés au prorata du régime horaire pour un temps partiel (exemple : pour un mi-temps, le compteur passe à 6 heures maximum par mois et 36 heures sur une période de 6 mois) [Les deux chiffres au milieu de l’écran], le solde des demi-journées de congés calculé la veille au soir [Les deux derniers chiffres à droite de l’écran]. Pointage à l’entrée: - - La carte doit être présentée devant le lecteur en haut du côté droit à plus ou moins 2 cm Votre numéro de badge apparaît à l’écran Appuyer sur le bouton avec la flèche entrant dans le cercle vert [Les soldes des heures du mois, du compteur des 72 heures et des demi-journées de congés calculées la veille au soir apparaissent pendant 10 secondes] Appuyer sur la touche de droite avec la flèche verte Vos données disparaissent de l’écran Pointage à la sortie: - - La carte doit être présentée devant le lecteur en haut du côté droit à plus ou moins 2 cm Votre numéro de badge apparaît à l’écran Appuyer sur le bouton avec la flèche sortant du cercle rouge [Les soldes des heures du mois, du compteur des 72 heures et des demi-journées de congés calculées la veille au soir apparaissent pendant 10 secondes] Appuyer sur la touche de droite avec la flèche verte Vos données disparaissent de l’écran Lecture de soldes sans pointage: - La carte doit être présentée devant le lecteur en haut du côté droit à plus ou moins 2 cm Votre numéro de badge apparaît à l’écran Appuyer sur la touche « 4 » en chiffre puis le bouton avec la flèche orange [Les soldes des heures du mois, du compteur des 72 heures et des demi-journées de congés calculées la veille au soir apparaissent pendant 10 secondes] Départ en mission: - La carte doit être présentée devant le lecteur en haut du côté droit à plus ou moins 2 cm Votre numéro de badge apparaît à l’écran Appuyer sur la touche « 1 » en chiffre puis le bouton avec la flèche sortant du cercle rouge Retour de mission: - La carte doit être présentée devant le lecteur en haut du côté droit à plus ou moins 2 cm Votre numéro de badge apparaît à l’écran Appuyer sur la touche « 1 » en chiffre puis le bouton avec la flèche entrant dans le cercle vert Guide Département Ressources Humaines 36 Guide du Département Ressources Humaines 4. Le logiciel Uniwebtime L’aide en ligne : Ce logiciel est paramétré en fonction des règles de pointage et permet de signaler, entre autres, des prestations hors normes, des doubles pointages, des absences de pointage ou des pointages en dehors de plages prévues. Vous trouverez l’aide en ligne uniwebtime en annexe. Les possibilités pour l’agent : • • • une consultation en directe de ses pointages et absences une introduction de demande d’absence une introduction de pointage en cas d’oubli Les codes utilisés : Code 1 : mission Code 3 : 1er jour maladie sans certificat (Patrimoine) Code 4 : 1er jour maladie avec certificat (Patrimoine) Code 5 : Accident de travail Code 6 : Accident sur le chemin du travail Code 7 : Maternité, parentaux, allaitement Code 9 : Congé payé, demandé par demi-jour minimum Code 12 : Congé pour force majeur Code 13 : Congé pour petit chômage Code 15 : Convenance personnelle, demandées par demi-jour minimum [Uniquement en cas de demande préalable introduite et accordée par le CA] Code 16 : Motifs impérieux, demandées par demi-jour minimum [Uniquement en cas de demande préalable introduite et accordée par le CA] Code 20 : Don de sang ou plasma Code 26 : congé syndical Code 32 : Visite Médecine du travail Code 35 : Récupérations accumulées pendant 6 mois, demandées par demi-jour minimum Code 36 : Retour chez soi pour maladie Code 40 : Jour de maladie (Fonctionnement) Code 42 : Crédit d’heures (= congé éducation payé), demandées par demi-jour minimum [Uniquement en cas de demande préalable introduite et accordée par M. l’Administrateur] Code 56 : Récupérations sur compteur du jour, demandées par demi-jour minimum Les points rouges : Les points rouges signalent, par exemple, un pointage dans les plages fixes, une journée de moins de 7h36, une journée supérieure à 9 heures, une mission sur la plage de midi, un double pointage, un pointage en dehors de plages fixes, … Ces points rouges n’ont aucune incidence négative sur le calcul de vos prestations. Le listing des pointages de la veille : Chaque jour, un listing des pointages de la veille de tous les agents est imprimé. La cellule gestion de temps examine ce listing et amène les corrections nécessaires aux erreurs de pointage. L’agent peut d’ailleurs être contacté si nécessaire. Guide Département Ressources Humaines 37 Guide du Département Ressources Humaines 5. La procédure de vérification des pointages 1ère étape : le listing Le listing est composé de plusieurs colonnes (voir document en annexe) : - DATE : La date - HOR : le numéro d’horaire > aucune incidence sur le pointage - POINTAGES : les pointages effectués en cours de journée - DU : la prestation à effectuer chaque jour, en décomptant l’heure de table - EFF : la prestation réellement effectuée chaque jour, en décomptant l’heure de table - BONI : le temps effectué en sus de la prestation à effectuer, le dépassement d’heure - SOLDE : la somme des bonis accumulés en cours du mois - ABS : le code d’absence (voir ci-dessus l’intitulé de ces codes) - ANO : les codes d’anomalies utilisées par la cellule gestion de temps - HS DISP, CH, TRT, REP, HS et CPT sont des colonnes non utilisées 2ème étape : le Chef de service En début de mois, un listing concernant les prestations du mois précédent est envoyé au Chef de service. Le Chef de service doit les distribuer aux agents concernés. Ceux-ci indiquent les corrections éventuelles à y apporter. Le listing corrigé est signé pour accord par le Chef de service et est renvoyé au DRH par retour du courrier. 3ème étape : la correction La cellule gestion de temps amène les corrections en fonction du listing dans le courant du mois. Si une correction est hors norme pour une prestation non soumise préalablement à l’accord de M. l’Administrateur (exemple : excédent d’heures trop important, des départs ou retours de mission exagérés, des prestations du week-end), alors elle sera soumise à l’accord de M. l’Administrateur avant toute modification du temps presté. Si M. l’Administrateur émet une objection à la modification, la cellule gestion de temps contacte l’agent concerné pour lui donner la justification (exemple : un refus, un accord sous condition, …). Même si l’agent envoie à la cellule gestion de temps un courrier pour signaler une prestation hors norme, celle-ci ne sera validée qu’à la réception du courrier du chef de service. Le seul et unique courrier pris en compte signalant une prestation hors norme est celui portant le visa pour accord du Chef de service. Le Chef de service peut établir un courrier avec toutes les prestations hors norme qui seront effectuées sur l’année par l’agent. En résumé : Pour une prestation hors norme, la cellule gestion de temps amènera cette modification sur base : - du courrier du Chef de service ; - de l’accord de M. l’Administrateur ; - des corrections amenées au listing. Guide Département Ressources Humaines 38 Guide du Département Ressources Humaines 6. Les compteurs Les compteurs d’heures sont au nombre de 2 : - Un compteur jour, évoluant en fonction de vos prestations du mois en cours. Ce compteur ne peut dépasser 12 heures en fin de mois (calculé au prorata du régime horaire). Un compteur récupération, évoluant en fonction de vos prestations des 6 mois précédents. Ce compteur ne peut dépasser 72 heures (calculé au prorata du régime horaire). Des exemples de transfert d’heures pour un temps plein : Le dernier jour du mois Compteur jour : 7 heures Compteur 72 heures : 20 heures >> Le 1er jour du mois suivant Compteur jour : 0 heures Compteur 72 heures : 27 heures Le dernier jour du mois Compteur jour : 15 heures Compteur 72 heures : 20 heures >> Le 1er jour du mois suivant Compteur jour : 0 heures Compteur 72 heures : 32 heures Le dernier jour du mois Compteur jour : -3 heures Compteur 72 heures : 20 heures >> Le 1er jour du mois suivant Compteur jour : -3 heures (sera apuré le deuxième mois si le compteur n’est pas revenu en positif à ce momentlà ; sauf si vous le demandez expressément via un mail à la cellule gestion de temps) Compteur 72 heures : 20 heures Guide Département Ressources Humaines 39 Guide du Département Ressources Humaines 7. Les plages de pointage Les plages variables : - de 7 heures 30 à 9 heures - de 16 heures à 18 heures Les plages fixes : - de 9 heures à 11 heures 30 - de 13 heures 30 à 16 heures Tant que le compteur de l’agent n’est pas en négatif et avec l’accord oral du Chef service, il peut occasionnellement arriver après 9 heures et partir avant 16 heures. La pause de midi : Elle est de 30 minutes minimum et de 2 heures maximum. La pause doit être prise entre 11 heures 30 et 13 heures 30. La prestation journalière maximum : Il est comptabilisé un maximum de 9 heures par jour. 8. Les temps partiels Les temps partiels sont distribués sur 5 jours quelque-soit l’horaire réellement presté. La prestation journalière maximum est de 9 heures par jour. Les jours d’absences sont égaux au régime horaire divisé par 5 (exemple : un mi-temps disposera de jour de congé de 3 heures 48 ; un 4/5ème temps disposera de jour de congé de 6 heures 05) 9. Les missions Les missions sur le temps de midi : Elles ne sont pas autorisées sauf accord du Chef de service. Voir procédure de vérification des pointages. Les missions d’un jour sans passer par le lieu de travail : Le temps comptabilisé est celui de la réunion, de la formation. Les trajets ne sont pas comptabilisés. Les missions de plusieurs jours : Le temps est comptabilisé à raison de 7 heures 36 par jour sauf accord préalable de M. l’Administrateur. Une copie de l’ordre de mission et un courrier du Chef de service devra donc être préalablement transmis à M l’Administrateur. La pause de midi : Elle est décomptée lors d’une mission Une mission se comptabilise : correctement à partir de 7 heures 45 : si une mission devait commencer plus tôt, une modification serait apportée manuellement à votre pointage pour régularisation de la situation. Guide Département Ressources Humaines 40 Guide du Département Ressources Humaines 10. Demande d’absence : Une demi-journée d’absence au matin : n’est prise en compte que si l’agent arrive à partir de 11 heures 30. Dans ce cas, la pause de midi est décomptée de 11 heures 30 à 12 heures. Une demi-journée d’absence après-midi : n’est prise en compte que si l’agent sort avant 13 heures 30. Dans ce cas, la pause de midi sera décomptée de 13 heures à 13 heures 30. 11. Le nombre de jour de congés légaux L’agent dispose d’un nombre de jours de congés légaux quelque-soit le temps presté. La notion des jours de congé varie en fonction du régime horaire presté et du nombre de mois presté durant l’année en cours. Ce nombre de jours de congés légaux varie en fonction de l’âge pour les membres du personnel PATO. Pour une année civile : - Les agents de moins de 45 ans ont droit à 27 jours - Les agents de 45 à 49 ans ont droit à 28 jours - Les agents de 50 à 54 ans ont droit à 29 jours - Les agents à partir de 55 ans ont droit à 30 jours - Les agents de 60 ans ont droit à 31 jours - Les agents de 61 ans ont droit à 32 jours - Les agents de 62 ans ont droit à 33 jours - Les agents de 63 ans ont droit à 34 jours - Les agents de 64 ans ont droit à 35 jours Pour une année civile, le nombre de jours de congés légaux est de 30 jours pour les membres du personnel scientifique non définitif. Exemples : Un agent de moins de 45 ans et travaillant en régime temps plein disposera de 27 jours de congés légaux à 7 heures 36. Le compteur des congés sur la pointeuse signalera 54 demi-jours de congés à 3 heures 48. Un agent de moins de 45 ans et travaillant en régime mi-temps disposera de 27 jours de congés légaux à 3 heures 48. Le compteur des congés sur la pointeuse signalera 54 demi-jours de congés à 1 heure 54. Un agent de moins de 45 ans et travaillant en régime 4/5ème disposera de 27 jours de congés légaux à 6 heures 05. Le compteur des congés sur la pointeuse signalera 54 demi-jours de congés à 3 heures 02. Guide Département Ressources Humaines 41 Guide du Département Ressources Humaines X. Les missions et frais de séjours 1. La mission en Belgique Un membre du personnel scientifique ou PATO doit avertir au préalable son Chef de service de sa mission en Belgique. Les frais de transport lors de la mission en Belgique sont remboursés via le formulaire papier ou via le formulaire en ligne. L’accès au remboursement kilométrique via le formulaire en ligne est donné par défaut à tous les agents de niveau 1. Cet accès peut être donné à un agent de niveau 2 via une demande d’accord par le Chef de service auprès de l’Administrateur. 2. La mission à l’Etranger Les membres du personnel de l’UMONS doivent demander l’accord, au préalable, au Recteur pour une mission à l’Etranger. Les frais de transport lors de la mission à l’étranger sont remboursés via la demande de mission à l’étranger disponible sur le site du Département Affaires Financières. Le DRH n’intervient pas dans ce cas. 3. Les frais de séjour Les frais de séjour en Belgique sont calculés par le Département Ressources Humaines via les formulaires papier et en ligne. Les montants remboursés sont fixés conformément à la législation prévue en la matière au sein de la Communauté française. Les frais de séjour à l’étranger sont calculés par le Département Affaires Financières via les demandes de mission. Guide Département Ressources Humaines 42 Guide du Département Ressources Humaines XI. Le SPMT - SIPPT 1. La fiche de poste à risque Lors de tout engagement ou toute modification de fonction d’un agent, le chef de service doit compléter une fiche de poste à risque. Cette fiche permet de déterminer si le poste occupé par l’agent est à risque au niveau de produits utilisés, de machines utilisées, d’une utilisation intensive de l’ordinateur,… En fonction de cette fiche, l’agent devra passer une visite médicale d’embauche ou de modification de fonction avec des examens particuliers en fonction des risques médicaux encourus. 2. La visite médicale d’engagement Tout nouveau travailleur doit obligatoirement passer une visite médicale dès le début de son contrat. Le DRH communiquera au SIPPT (M. T. Delforge) les coordonnées de toutes les personnes nouvellement engagées. Le SIPPT demandera un rendez-vous auprès du Service de Prévention Médicale au Travail dont la date sera communiquée directement à l'agent par le SPMT. 3. La visite médicale en cours de carrière En fonction de risques encourus dans le cadre de sa fonction, le travailleur doit passer des visites médicales régulières au cours de sa carrière. La mise à jour des listes est établies en collaboration entre le SIPPT et le SPMT. Cette mise à jour permet au SPMT d'établir le planning des visites. Différents type de visites médicales sont prévus : - Le poste écran : tous les 5 ans (< 50 ans) - Le poste écran : tous les 3 ans (> ou= à 50 ans) - Le poste à risque « radiations ionisantes » : tous les ans (+ port d’un dosimètre); - Le poste à risque « travail de labo » : tous les ans ou plus si nécessaire - Ouvriers au service maintenance, personnes en contact avec les denrées alimentaires, techniciennes de surface….. : tous les ans. 4. La visite médicale sur demande volontaire Tout travailleur a le droit de demander, sur base volontaire, une visite médicale. La demande se fera auprès du SIPPT (M. T. Delforge) via l’adresse mail « [email protected] ». Guide Département Ressources Humaines 43 Guide du Département Ressources Humaines XII. Le repos de maternité et le congé de paternité 1. Les droits pour les agents contractuels - La maman a droit à un repos de maternité de 15 semaines (17 en cas de naissance multiple) dont une obligatoire avant l’accouchement (15 semaines prises en charge par la mutuelle) ; Le papa a doit à 10 jours de congé de paternité dans les 4 mois 4 mois à compter du jour de l’accouchement (3 jours pris en charge par l’employeur et 7 jours par la mutuelle) ; Le papa ouvre le droit aux allocations familiales et c’est la maman qui reçoit le montant des allocations en règle générale ; Procédure administrative pour la maman « Contractuel UMONS » - Envoyer au DRH un certificat de grossesse établi par le gynécologue ; Prévenir le Chef de service ; informer le DRH, si vous souhaitez voir le médecin du travail pour adapter vos taches en fonction des risques professionnels par rapport à la grossesse; Envoyer à l’ONAFTS le formulaire d’allocation de naissance vers le 5ème mois de grossesse (si vous souhaitez être le demandeur) ; Envoyer à Med Consult (Rue Royale, 196 – 1000 Bruxelles) un certificat spécifique établi par le gynécologue lors du début du repos d’accouchement et un autre certificat à votre mutuelle; Envoyer au DRH la feuille d’indemnité de la mutuelle ; Envoyer au DRH un extrait d’acte de naissance dans la première semaine de la naissance ainsi que le formulaire de prise en charge fiscale; Envoyer à l’ONAFTS l’extrait d’acte de naissance. Transmettre au DRH la date de reprise de repos de maternité dès réception de l’information par la mutuelle. Procédure administrative pour le papa « Contractuel UMONS » - Envoyer à l’ONAFTS le formulaire d’allocation de naissance vers le 5ème mois de grossesse (si vous souhaitez être le demandeur) ; Envoyer au DRH un extrait d’acte de naissance dans la première semaine de la naissance ainsi que le formulaire de prise en charge fiscale (ci-joint) ; Envoyer à l’ONAFTS l’extrait d’acte de naissance. Prévenir le DRH et la mutuelle des dates de la prise d’un congé de paternité ; Envoyer au DRH la feuille d’indemnité de la mutuelle. Guide Département Ressources Humaines 44 Guide du Département Ressources Humaines 2. Les droits pour les agents statutaires - La maman a droit à un repos de maternité de 15 semaines (17 en cas de naissance multiple) dont une obligatoire avant l’accouchement (15 semaines prises en charge par l’employeur) ; Le papa a doit à 10 jours de congé de paternité dans les 4 mois à compter du jour de l’accouchement (10 jours pris en charge par l’employeur) !! le papa, scientifique à mandat ou définitif, a droit à 4 jours !! ; Le papa ouvre le droit aux allocations familiales et c’est la maman qui reçoit le montant des allocations en règle générale. Procédure administrative pour la maman « Statutaire UMONS » - Envoyer au DRH un certificat de grossesse établi par le gynécologue ; Prévenir le Chef de service ; informer le DRH, si vous souhaitez voir le médecin du travail pour adapter vos taches en fonction des risques professionnels par rapport à la grossesse; Envoyer à l’ONAFTS le formulaire d’allocation de naissance vers le 5ème mois de grossesse (si vous souhaitez être le demandeur) ; Envoyer à Med Consult (Rue Royale, 196 – 1000 Bruxelles) un certificat spécifique établi par le gynécologue lors du début du repos d’accouchement ; Envoyer au DRH un extrait d’acte de naissance dans la première semaine de la naissance ainsi que le formulaire de prise en charge fiscale (ci-joint) ; Envoyer à l’ONAFTS l’extrait d’acte de naissance. Procédure administrative pour le papa « Statutaire UMONS » - Envoyer à l’ONAFTS le formulaire d’allocation de naissance vers le 5ème mois de grossesse (si vous souhaitez être le demandeur) ; Envoyer au DRH un extrait d’acte de naissance dans la première semaine de la naissance ainsi que le formulaire de prise en charge fiscale (ci-joint) ; Envoyer à l’ONAFTS l’extrait d’acte de naissance. Prévenir le DRH des dates de la prise d’un congé de paternité. Guide Département Ressources Humaines 45 Guide du Département Ressources Humaines XIII. EURAXESS Faisant suite à la décision du CRef de décembre 2009 d’inscrire les actions des universités CfWB dans le réseau européen EURAXESS dédié à la mobilité des chercheurs, trois groupes interuniversitaires ont été mis sur pied (emplois des chercheurs, droits des chercheurs et services aux chercheurs). Euraxes Job Le groupe « emplois des chercheurs » (Euraxess Job) a, notamment, pour mission d’augmenter la publication en anglais des offres d’emploi des universités CfWB sur le portail européen EURAXESS jobs en conformité avec les objectifs définis dans le partenariat européen pour les chercheurs. L’Université de Mons est inscrite sur le site Euraxess jobs (http://ec.europa.eu/euraxess ) via Madame Christine Boutique, adjointe au Département Ressources Humaines ([email protected] ou 065/3730741). Chaque Faculté/ Institution/ service de l’Université de Mons DOIT demander son code et mot de passe auprès de Madame Boutique. Chaque Faculté / Institution/ service de l’Université de Mons DOIT enregistrer ses offres d’emploi en Anglais sur le site Euraxess Job. Cet accès Euraxess Job permettra à chaque Faculté / Institution/ service de l’Université de consulter des dossiers de candidatures de chercheurs. Guide Département Ressources Humaines 46 Guide du Département Ressources Humaines XIV. Assurances Vous trouverez, en annexe, un détail des différentes couvertures assurance pour les différentes catégories de risques et de personnes. Ce détail a été établi par Monsieur Hugues Kanabus, Département Projets et Etudes au sein de l’UMONS, auprès duquel vous pouvez recevoir des renseignements complémentaires ([email protected]) Guide Département Ressources Humaines 47 Guide du Département Ressources Humaines XV. Le signalement 1. Objet et forme Le signalement est obligatoire pour tout agent définitif. Il n'est toutefois plus requis à partir du grade de conseiller. Il a pour objet de déterminer la valeur, les aptitudes, le rendement et le mérite de l'agent. En vue de l'attribution du signalement, il est tenu, pour chaque agent, un dossier contenant: a) une fiche signalétique. Celle-ci comporte la relation des faits précis susceptibles de servir d'éléments d'appréciation et ayant trait à l'exercice de la fonction ou à la vie privée dans ses rapports avec la fonction; b) les résultats détaillés obtenus par l'agent aux épreuves, examens et concours. Le signalement proprement dit est consigné sur un bulletin. Il est constitué par l'une des mentions suivantes: "très bon" - "bon" -"insuffisant" - "mauvais". - La mention "très bon" est réservée aux agents qui, au cours de l'année, ont donné complète satisfaction tant du point de vue de leur compétence que de leur dévouement. Les motifs de ce jugement, notamment les faits favorables qui l'appuient, sont portés à la fiche signalétique. - La mention "insuffisant" est réservée aux agents pour lesquels, au cours de l'année, des faits défavorables d'une gravité marquée, étayés par un rapport du ou des chefs de service, ont été portés à la fiche signalétique. - La mention "mauvais" est réservée aux agents dont l'inaptitude professionnelle ou des manquements graves et publics à l'honneur de la fonction sont justifiés par un rapport détaillé du ou des chefs de service et portés à la fiche signalétique. - La mention "bon" est attribuée aux autres agents. La mention "mauvais" répétée deux années consécutives entraîne la cessation définitive des fonctions sans avoir le caractère de peine disciplinaire et en étant assortie d'une éventuelle indemnité de départ. Le modèle de la fiche signalétique et le bulletin de signalement est arrêté par le ministre ayant l'enseignement supérieur dans ses attributions, après consultation de chacune des universités et faculté universitaire. 2. Compétence Le conseil d'administration fait connaître à chaque agent le ou les chefs de service qu'il charge d'établir la fiche signalétique ou de proposer le signalement. Ces chefs de service recueillent, à cette fin, tous les renseignements nécessaires. Le signalement est attribué par le conseil d'administration. Guide Département Ressources Humaines 48 Guide du Département Ressources Humaines 3. Attribution du signalement Toute relation de faits à la fiche signalétique est soumise immédiatement à l'agent intéressé, qui vise le document et le restitue dans les dix jours. Si l'agent estime que cette relation des faits n'est pas fondée, il joint une réclamation écrite dont il lui est accusé réception. Cette réclamation est conservée au dossier. Si un agent estime que des faits peuvent être relatés à son bénéfice, il en fait la demande au chef de service. Si ce dernier refuse d'en faire la relation, l'agent introduit auprès de l'Administrateur une réclamation écrite dont il lui est accusé réception et qui est conservée au dossier. Le signalement est attribué chaque année au cours de la deuxième quinzaine de septembre. Il est reconduit annuellement s'il est constitué par la mention "bon" et si aucun fait nouveau, favorable ou défavorable, n'est relaté depuis l'attribution du dernier signalement. Dans ce cas, le bulletin est visé par l'intéressé. Le signalement pris en considération est celui qui a été attribué en dernier lieu et au moins trois mois avant l'annonce de la vacance de l'emploi ou dans les autres cas trois mois avant la date à laquelle le candidat remplit les conditions pour obtenir un avancement de grade. Avant l'envoi de la proposition de signalement à l'Administrateur, le chef de service soumet le bulletin à l'agent intéressé, qui vise le document et le restitue dans les dix jours. Si l'agent estime que la mention de signalement proposée n'est pas justifiée, il vise en conséquence le bulletin de signalement et joint une réclamation écrite, dont il lui est accusé réception. Cette réclamation est annexée au bulletin. Le bulletin de signalement, visé par l'agent intéressé, est transmis par la voie hiérarchique, à l'Administrateur. Le conseil d'administration attribue le signalement dans le délai de trois mois. La mention de signalement attribuée par le conseil d'administration est portée sur le bulletin. Si cette mention n'est pas conforme à celle proposée par le chef de service, les motifs en sont indiqués par une note succincte. Le bulletin de signalement est de nouveau soumis au visa de l'agent: a) si la mention de signalement attribuée n'est pas conforme à celle qui a été proposée; b) en cas de réclamation écrite, introduite conformément à ce qui est décrit ci-dessus, dès que le conseil d'administration s'est prononcé sur celle-ci et a attribué le signalement de l'intéressé. 4. Recours Si l'agent s'estime lésé par la mention de signalement qui lui est attribuée, il a la faculté de se pourvoir en appel devant la Chambre de recours dans les dix jours de la notification de cette mention. Guide Département Ressources Humaines 49 Guide du Département Ressources Humaines La demande de révision dûment motivée, est transmise par la voie hiérarchique à l'Administrateur qui en accuse réception et la fait parvenir à la Chambre de recours; celle-ci doit donner son avis dans un délai maximum de trois mois. L'avis de la Chambre de recours est transmis au ministre ayant l'enseignement supérieur dans ses attributions qui attribue le signalement dans le délai d'un mois qui suit la date de réception. 5. Chambre de recours Il est institué une Chambre de recours pour les universités et faculté universitaire de la Communauté française. Elle connaît des recours introduits par tout membre du personnel administratif, du personnel spécialisé, du personnel de maîtrise, gens de métier et de service des universités et faculté universitaire de la Communauté française sans distinction de grade. Guide Département Ressources Humaines 50 Guide du Département Ressources Humaines Annexes - Uniwebtime : Comment réaliser une demande de congé ? Uniwebtime : Listing mensuel Assurances : tableau et explicatif Guide Département Ressources Humaines 51 &RPPHQWUpDOLVHUXQHGHPDQGHGHFRQJp" $YHFXQQDYLJDWHXUUpFHQWUHQGH]YRXVVXUOHVLWH8QLZHEWLPH±*HVWLRQGXWHPSV $XWKHQWLILH]YRXVVXUOHVHUYHXUHQLQWURGXLVDQWYRWUHPDWULFXOHSUpVHQWVXUOHEDGJHHWYRWUH PRWGHSDVVHTXLFRQWLHQWFDUDFWqUHVPLQLPXP 8QFRQJpFRUUHVSRQGjXQHGHPDQGHG DEVHQFH &OLTXH]VXU 2XYLDOHPHQXVXSpULHXUVXLYUHOHFKHPLQ$%6(1&(1RXYHOOHGHPDQGH$EVHQFH 80216*HVWLRQGXWHPSV±0RGHG HPSORL &KRLVLVVH]OHW\SHGHO DEVHQFHLOV DJLWGXFRPSWHXUVXUOHTXHOVHUDSUpOHYpOHVMRXUVGHFRQJp FRQJpVDQQXHOVUpFXSpUDWLRQGHVKHXUHV 8QFRXUULHOGHGHPDQGHGHFRQJpYRXVVHUDHQYR\pDLQVLTX jYRWUHUHVSRQVDEOH 'qVTXHFHGHUQLHUO DXUDWUDLWpXQFRXUULHOGHFRQILUPDWLRQYRXVVHUDpJDOHPHQWDGUHVVp 80216*HVWLRQGXWHPSV±0RGHG HPSORL 3UpFLVH]OHW\SH-RXU0DWLQRX$SUqVPLGLHWODSpULRGHG DEVHQFH$ILQGHIDFLOLWHUODVDLVLH GHVGDWHVXQFDOHQGULHUYRXVVHUDSURSRVpHQFOLTXDQWVXUOHVLF{QHVVLWXpHVjGURLWHGHVGDWHV 8QHUHPDUTXHpYHQWXHOOHSHXWWRXMRXUVrWUHDGUHVVpHDXUHVSRQVDEOHHQUHPSOLVVDQWOHFKDPS SUpYXjFHWHIIHW &RPPHQWUpDOLVHUXQHGHPDQGHGHUpJXODULVDWLRQGHSRLQWDJH" &RPPHSRXUODUpDOLVDWLRQG XQHGHPDQGHGHFRQJpUHQGH]YRXVVXUOHVLWH8QLZHEWLPH±*HVWLRQGX WHPSVHWDXWKHQWLILH]YRXVVXUOHVHUYHXUHQLQWURGXLVDQWYRWUHPDWULFXOHSUpVHQWVXUOHEDGJHHW YRWUHPRWGHSDVVHTXLFRQWLHQWFDUDFWqUHVPLQLPXP ,QGLTXH]ODGDWHHWO KHXUHDILQGHIDFLOLWHUODVDLVLHGHVGDWHVXQFDOHQGULHUYRXVVHUDSURSRVp HQFOLTXDQWVXUO LF{QH VLWXpHjGURLWHGHVGDWHV &KRLVLVVH]XQOHFWHXUGHEDGJHGDQVODOLVWH 'DQVFODYLHUSUpFLVH]HQWUpHRXVRUWLHHWRXPLVVLRQRXPLVVLRQORQJXHpWUDQJHU 8QHUHPDUTXHpYHQWXHOOHSHXWWRXMRXUVrWUHDGUHVVpHDXUHVSRQVDEOHHQUHPSOLVVDQWOHFKDPS SUpYXjFHWHIIHW 80216*HVWLRQGXWHPSV±0RGHG HPSORL 9LDOHPHQXVXSpULHXUVXLYUHOHFKHPLQ35(67$7,2163RLQWDJHV7HPSV / pFUDQVXLYDQWV DIILFKH &RPPHQWYDOLGHUXQHGHPDQGHGHFRQJpRXXQHGHPDQGHGH UpJXODULVDWLRQGHSRLQWDJH"UHVSRQVDEOH 5HQGH]YRXVVXUOHVLWH8QLZHEWLPH±*HVWLRQGXWHPSVHWDXWKHQWLILH]YRXVVXUOHVHUYHXUHQ LQWURGXLVDQWYRWUHPDWULFXOHSUpVHQWVXUOHEDGJHHWYRWUHPRWGHSDVVHTXLFRQWLHQWFDUDFWqUHV PLQLPXP 9LDOHPHQXVXSpULHXUVXLYUHOHFKHPLQ683(59,6(859DOLGDWLRQ$EVHQFHVRX3RLQWDJHV 80216*HVWLRQGXWHPSV±0RGHG HPSORL 3XLVFOLTXH]VXUOHERXWRQ 2XSOXVVLPSOHPHQWFOLTXH]VXU1RPEUHG DEVHQFHVjWUDLWHURX1RPEUHGHSRLQWDJHVjWUDLWHUjSDUWLU GHO pFUDQG DFFXHLO 3RXUYDOLGHUODGHPDQGHFRFKH]ODFDVHYHUWHHWFOLTXH]VXUOHERXWRQ 3RXUUHIXVHUODGHPDQGHFRFKH]ODFDVHURXJHHWFOLTXH]VXUOHERXWRQ 3RXUPHWWUHHQDWWHQWHODGHPDQGHFRFKH]ODFDVHEOHXHHWFOLTXH]VXUOHERXWRQ 8QHUHPDUTXHSHXWpYHQWXHOOHPHQWrWUHSUpFLVpH 80216*HVWLRQGXWHPSV±0RGHG HPSORL / DJHQWD\DQWLQWURGXLWODGHPDQGHUHFHYUDXQFRXUULHOGHFRQILUPDWLRQ TECHNIQUE SCIENTIFIQU E ADMINISTRA TIF ERASMUS CREPUQ AUF TIME IN OUT IN OUT ULB UMONS ULB UMONS 30/06/2010 d’un contrat UMONS Fonction. ou Patrim. COUVERT Sur demande Établissements (Secondaire, HE,). en visite MASTER COMPL. AC W-Bxl GESTION MOBILES CUD & CTB STAGIAIRE UMONS AC W-Bxl Professeur Travailleur patrimoine fonctionnement POST-DOCTORANT (chercheur/assistant/libre) DOCTORANT FNRS (Fds associés ou similaires.) patrimoine fonctionnement patrimoine fonctionnement Á défaut [d’(une autre) assurance] ou É T U D I A N T S COLLABORATEU R OCCASIONNEL & ÉTRANGER C O R P S 1°] CATÉGORIES VISÉES 2°] GARANTIES PRINCIPALES CONSULTEZ! LÉGENDE Á défaut Á défaut 1524924/00 DEXIA RC Extra & RC professionnelle PAR L’ULB CONSULTEZ! Fonction t Fonction t Communauté Française 3 juillet 67 Á défaut STAGE STAGE STAGE STAGE CONSULTEZ! CONSULTEZ! 6.569.523 ÉTHIAS STAGIAIRE 13 juin 07 PAS D’APPLICATION Patrimoine Patrimoine 6.572.115 ÉTHIAS 10 avril 71 LOI ACCIDENT CORPOREL 2 CONSULTEZ! CONSULTEZ! SUR DEMANDE CONSULTEZ! CONSULTEZ! CONSULTEZ! SUR DEMANDE Police par SERVICE 2° ÉTHIAS 1524924/00 2°ALLIANZ (BM) BCRI 00712054 (BRIS , VOL…) TOUS RISQUES ÉLECTRONIQUE 6 PC (PORTABLE) 1°DEXIA (cf. RC ) 2° Bris de Machine (BM) 1° RC BIEN CONFIÉ 5 1 N1 à 6 : Documentation à la demande 1° Vis-à-vis de la catégorie en 2° le risque est évalué SUR DEMANDE CONSULTEZ! SUR DEMANDE CONSULTEZ! SUR DEMANDE SUR DEMANDE 2° listing annuel 1° 1° ÉTHIAS 19.447.623 2° AXA 602.006.412 (MAX ≤ 32.200€) (à titre exceptionnel!) ÉTUDIANT SUR DEMANDE CONSULTEZ! CONSULTEZ! SUR DEMANDE 2° ACE EUROPE 5021020 N° 1701 & 1702 1°MONDIAL ASSIST voir Chef Serv. Médical Rapatriement Frais prothèse (MAX ≤18.500€) 2° À la journée OMNIUM 4 VOITURE 1° listing annuel VOYAGE 3 RISQUES FACULTATIFS À COUVRIR PAR VOTRE BUDGET VALIDITÉ JUSQU’AU 01/10/2011 UMONS GUIDE DES CHEFS DE SERVICE | kanabus\administration\service personnel\guide Á défaut Á défaut Á défaut Á défaut Á défaut 010.730.300.368 AXA ACC. CORPOREL RISQUES OBLIGATOIRES COUVERTS PAR UMONS RC GÉNÉRALE 1 ASSURANCES DE L’UNIVERSITÉ DE MONS assimilés et autorisés - Le personnel UMONS est couvert selon son statut: Fonctionnement dans l’assurance LOI du 03/07/1967 Remboursement des frais de traitement Capitaux d’invalidité et de décès Frais de lunettes & Frais de prothèses dentaires L’Assurance Accident corporel du sport : activités sportives déclarées organisées au sein de l’association UMONS-SPORT (Compétitions Interuniversitaires et autres activités sportives récréatives - Les Assurances d’Accident corporel AXA Police n° 010.730.300.368 Courtier GRIMARD Soit des étudiants - Patrimoine LOI du 10/04/1971 Au moindre doute pour des collaborateurs extérieurs, occasionnels & étrangers, le Service du Personnel instruira le dossier. B)Le stagiaire ‘OUT’ est couvert pour les ‘Accidents de travail ’spécifiquement en LOI – STAGIAIRE par AR du 13/06/2007 durant les stages (police Ethias 6.569.523) UMONS est assurée pour l’étudiant stagiaire qui dans le cadre du programme de l’enseignement organisé effectuent un stage non-rémunéré chez un quelconque employeur dans des conditions similaires que vivent les travailleurs occupés par cet employeur, en vue d’acquérir une expérience professionnelle. Le trajet Domicile-Lieu de rendez-vous du stage est donc aussi totalement couvert avec la notion équivalente de l’accident survenu sur le chemin du travail. A) 2 ] LES ASSURANCES ‘ACCIDENT CORPOREL’ BUT : Couverture des frais médicaux (plus capitaux invalidités & décès) pour des blessures corporelles pendant et du fait : - du travail à UMONS - des activités des étudiants à UMONS. TYPES D’ASSURÉS et TYPE D’ASSURANCES: Soit du personnel (Corps Académique, Scientifique, Administratif ) dès qu’il y a CONTRAT (lien de subordination, notion de rémunération) Les Assurances LOIS du PERSONNEL & des ÉTUDIANTS STAGIAIRES 2) LABORATOIRES (FMP; FP; FC, FP, FPMs…) 3) LES DÉLASSEMENTS & DES JEUX ET TOUS SPORTS AUTORISÉS OU ORGANISÉS ; par UMONS (e.a: stage de neige) y compris l’Association ‘UMONS-SPORT’ qui organise le sport et les compétitions interuniversitaires . 4) VISITES & STAGES (NON RÉMUNÉRÉS) dans : - Etablissements, Sociétés ou Institutions Publiques ou Privées (mines; centrales mêmes nucléaires; chantiers; centre de recherche, en hôpitaux ou chez docteurs; pharmaciens; avocats,…) 5) VOYAGES autorisés, missions autorisées, & excursions 6) SPORTS en COMPÉTITIONS avec équipe universitaire dans le cadre entre autre de l’Association de fait ‘UMONS-SPORT’ 7) MANIFESTATIONS PATRIOTIQUES & autres (revues, fêtes…) 8) SOCIOCULTURELLES réunions ; conférences ; bals ; fancy-fair ;(baptêmes d’étudiants encadrés) 9) PARTICIPATIONS aux foires ; salons ; expositions ; autres manifestations commerciales ou non ; publicitaires ; y compris tous travaux accessoires, préparatoires et/ou subséquents QUAND : Heures de bureaux et de cours ainsi que les heures en dehors telles que congés ; vacances, séminaires, congrès, stages, voyages autorisés, missions autorisées, expositions …) ; OÙ : UMONS & CHEMIN de l’UNIVERSITÉ+ Monde sauf aux USA + CANADA en RC Professionnelle et après livraison mais couverture sur demande expresse QUOI : Vie universitaire & para-universitaire 1) TOUTES LES ACTIVITÉS UNIVERSITAIRES e. a. Cours/ Restaurants universitaire/ Homes étudiants/ Autres locaux du campus BUT : Couverture de la Responsabilité civile des actes réalisés pendant et du fait du travail de l’ensemble du personnel d’ UMONS ASSURÉS : L’ensemble du personnel (Corps Académique, Scientifique, administratif…étudiants) Activités couvertes dans les locaux de l’ UMONS plus les activités à l’extérieur telles que les stages... 1 ] RESPONSABILITÉ CIVILE EXPLOITATION EXTRACONTRACTUELLE Police DEXIA C 11/1524924/00 RISQUES OBLIGATOIRES COUVERTS PAR UMONS RISQUES FACULTATIFS À COUVRIR PAR VOTRE BUDGET VALIDITÉ JUSQU’AU 01/10/2011 30/06/2010 UMONS GUIDE DES CHEFS DE SERVICE | kanabus\administration\service personnel\guide N.B. Il est très important en cas d’accident : - d’avoir des témoins directs de l’accident et de garder les preuves des dégâts et/ou dommages que l’on subit (Photos, objets abimés…) - d’aller porter plainte contre X à l’étranger et aussi dès son retour en Belgique, dans les cas où le responsable n’est pas identifié. Ceci préserve au minimum la présomption de bonne foi de la victime. 6 ] ÉLECTRONIQUE BUT : couvrir nos appareils électroniques contre tous dégâts accidentels, vol y compris. ASSURÉS : en principe le preneur, un Service d’ UMONS. La police type ‘BLANKET COVER’ tous les appareils (PC, PC Portable, Fax, Imprimante…) est rentable pour des entités au minimum de la taille d’un Institut. 5 ] BIENS CONFIÉS BUT : couvrir des appareils de tierce personne qui sont prêtés à UMONS pour des travaux de recherche, mise au point... ASSURÉS : en principe le preneur, un Service d’ UMONS, est l’assuré mais la police est nominative. L’ouverture à d’autres assurés sur demande expresse. 5bis ]BRIS DE MACHINE BUT : couvrir nos appareils contre tous dégâts accidentels (y compris erreur de manipulation par des étudiants). 3 4 ] OMNIUM MISSION BUT : lors des déplacements avec le véhicule personnel dans le cadre de missions temporaires, une couverture en OMNIUM (Dégâts matériels, Vol, Bris de glace,…) est octroyée ‘AUTOMATIQUEMENT’ ou sur demande expresse 24heures avant. ASSURÉS : en principe c’est l’ensemble du personnel niveau 1 inscrit au préalable. Autres catégories en déplacement très occasionnel, les étudiants pourraient en bénéficier) Deux polices existent depuis un an. - ETHIAS travaille sur un listing annuel - AXA pour une prise en charge d’un déplacement occasionnel Police ETHIAS : Le listing doit être rentré début janvier et énumère les noms des personnes avec les caractéristiques du véhicule utilisé. Le coût par véhicule est de +/- 60€/an et couvre en théorie 1800 km parcourus (surcoût au-delà) Tous les collaborateurs d’un Service peuvent y être inscrits Police AXA, pour des déplacements très occasionnels ‘IMPÉRATIVEMENT’ déclarés 24 h.00 à l’avance. BUT : dans le cadre des missions temporaires, la couverture est octroyée ‘AUTOMATIQUEMENT’ (dérogation possible) dès l’acceptation de la mission par Le Recteur. ASSURÉS : en principe c’est l’ensemble des corps Académique et scientifique d’ UMONS . Police ‘MONDIAL ASSISTANCE n° 1701 & 1702 (bagage) rembourse des frais médicaux au sens large et des frais de rapatriement, etc. Le coût est (serait virtuellement) pris en charge par le Service dont fait partie la personne en mission. 3 ] VOYAGES À L’ÉTRANGER ASSURANCES DE L’UNIVERSITÉ DE MONS
