mode d`emploi pour renseigner le releve d
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MODE D’EMPLOI Indicateurs nationaux de mesure d’impact des DLA Mise à jour 15 juillet 2014 Objectifs de l’outil : - Mesurer l’impact des accompagnements du dispositif DLA en caractérisant la situation des associations accompagnées au moment du premier diagnostic et deux ans après, puis en mesurant les écarts. Les résultats sont compilés nationalement pour contribuer à une mesure d’impact du dispositif. Ils pourront, notamment, être comparés avec des échantillons d’associations non accompagnées. - Disposer d’une base de données sur les associations et en particulier sur leur situation économique et financière et sur leur évolution. - Appuyer les CM DLA dans la réalisation de leur diagnostic. Comment le remplir ? Modalités et calendrier : L’outil se remplit dans Enée Activités en deux temps (onglet diagnostic et indicateurs) : - une première fois lors du diagnostic (N) - et une seconde fois deux ans après (N+2), lors du suivi post accompagnement, par exemple. Les cases en bleues sont à remplir, les autres se remplissent automatiquement. Quelles structures sont concernées ? En 2014 la convention DLA précise que le recueil des indicateurs en année N+2 doit être effectué pour les structures diagnostiquées en année N (correspondant à 2012), et ayant bénéficié d’au moins une ingénierie individuelle (en état au moins « commandée » dans Enée Activités) en 2012 (N) ou avant le 30/06/2013 (N+1). Avec la généralisation progressive du suivi post accompagnement, l’ambition est de pouvoir augmenter le nombre de structures pour lesquelles une mesure d’impact est réalisée. A l’issue des travaux du groupe de travail sur le suivi post accompagnement, des recommandations seront faites sur l’intégration de ces relevés à la démarche de suivi. Précisions techniques : N = 2012, comptes associés : 2011 N+2 = 2014, comptes associés : 2013. 1/9 Impact du dispositif local d’accompagnement – mode d’emploi – juillet 2014 La convention DLA fixe la date du 30 septembre pour réaliser l’intégralité des relevés d’indicateurs N+2, dans l’objectif de produire une analyse et une synthèse de la mesure d’impact pour le courant de l’automne : ce délais est impératif pour fournir aux pilotes nationaux des arguments pour négocier les budgets de l’année suivante. La fiabilité des données : La saisie rigoureuse des données est essentielle : mieux vaut avoir un nombre réduit de relevés complets en N et N+2 que des relevés incomplets qui ne seront de toute façon pas exploitables. Cas particulier d’une nouvelle structure porteuse de DLA : A partir de 2009, les structures diagnostiquées ont bénéficié d’un relevé d’indicateurs complets en N. S’il ne s’agissait pas encore d’une obligation conventionnelle, l’Avise a demandé aux DLA d’anticiper au maximum ces saisies. Les fiches d’identité des structures dans Enée et l’historique des actions dont elles ont bénéficiées sont transmises systématiquement au nouveau DLA. Il s’agit donc pour ce nouveau DLA de sélectionner parmi elles les bénéficiaires d’ingénieries dont le suivi peut être réalisé en 2014. Exploitation des données Exploitation des données par les DLA Les DLA peuvent exporter les données saisies dans Enée sous Excel : deux possibilités sont offertes à partir de la rubrique synthèses : - exporter tous les relevés d’indicateurs effectués (« Indicateurs du plan d’accompagnement – brut ») - exporter les relevés en N et N+ sur une période que vous choisissez, ainsi vous pouvez d’un coup d’œil mesurer l’évolution de plusieurs structures sur la même période (« Indicateurs du plan d’accompagnement – comparés ») Attention : l’export « indicateurs comparés » ne prends pas en compte le critère « bénéficiaire d’une ingénierie individuelle commandée avant telle date », il vous faut le vérifier vous-mêmes. Exploitation des données au niveau national Les données sont exploitées au niveau national par l’Avise et le CRDLA Financement, avec l’appui méthodologique de Vivianne Tchernonog (CNRS). L’analyse est réalisée d’une part pour l’ensemble de l’échantillon, d’autre part à partir d’une typologie des associations (cf. étude d’impact 2013). Une nouvelle étude sera réalisée pour l’automne 2014. La taille de l’échantillon 2014 doit permettre de produire des analyses par région. Pour tout renseignement complémentaire vous pouvez contacter Brigitte Bruneau à l’adresse suivante : [email protected]. Pour les questions concernant la saisie des comptes, vous pouvez contacter Fanny Gérôme au CRDLA Financement [email protected] 2/9 Impact du dispositif local d’accompagnement – mode d’emploi – juillet 2014 Les indicateurs Présentation de l'association : Objectif : présenter l’association afin de nuancer les résultats selon les types de structures et d’accompagnement. Principal secteur d'activité / Second secteur, si besoin / Sujet principal du (ou des) accompagnement(s) / S'il y a lieu, autre sujet important d'accompagnement - Date du premier diagnostic Date à laquelle est rédigé le premier diagnostic de la structure ; elle devrait normalement correspondre au moment où l’outil est complété pour la première fois. - Date du suivi Date à laquelle est complété le second relevé d’indicateurs, dans l’idéal deux ans après le premier diagnostic. Indicateurs de consolidation de l'emploi Objectif : ces indicateurs mesurent le nombre d’emplois et tentent d’en appréhender les caractéristiques (la pérennité, la précarité…). Ils sont automatiquement renseignés avec le dernier relevé d’emplois effectué pour la structure. - Nombre total de salariés dont nombre de contrats aidés hors IAE dont nombre de contrats aidés IAE Le nombre de postes correspond au nombre de salariés au 31/12, pour la totalité de l’année qui vient de s’écouler. On distingue les contrats aidés des associations classiques et des salariés permanents des structures de l’IAE, des salariés en insertion dans une SIAE. - Total en ETP Cela fait référence au nombre d’ETP dans la structure au 31/12, pour la totalité de la dernière année écoulée. - Nombre total de salariés en CDI L’indicateur essaie de mesurer la précarité au sein de l’association en recensant tous les salariés qui sont en CDI au 31/12 (et donc par différence, ceux qui sont en contrats à durée déterminée). Dans un souci de simplification du recueil de l’information, et pour disposer de données comparables d’années en années, les données correspondent à l’effectif sur la totalité de l’année écoulée 3/9 Impact du dispositif local d’accompagnement – mode d’emploi – juillet 2014 A partir de quelle source saisir les données dans la page de relevé d’emplois ? Etant donnée l’absence d’un document administratif qui recense l’ensemble des informations sur l’effectif (total et ETP), Enée calcule automatiquement les ETP, à partir du nombre d’heures global pour chaque catégorie de contrats. Les informations peuvent être recueillies à partir du déclaratif de la structure ou d’un document interne de la structure (DADS, synthèse emploi). Cette méthode de calcul est imparfaite (la durée légale peut varier d’une structure à l’autre), mais elle donne un résultat exploitable et significatif. Remarque : pour les structures nouvellement créées, le relevé d’emplois peut faire apparaître des données nulles pour l’année N-1. Concernant les emplois qui relèvent des « contrats aidés IAE », ils correspondent aux emplois aidés relevant de la mission d’insertion des SIAE, communément appelés les « postes d’insertion ». Ainsi, les personnels permanents des SIAE ne sont pas à prendre en compte dans ce relevé. Si la SIAE bénéficie de contrats aidés pour ces postes, ils sont à comptabiliser dans la ligne « contrats aidés hors IAE ». Par ailleurs, les contrats d’insertion du type contrat d’avenir au sein d’une association qui n’est pas conventionnée IAE sont à saisir dans le relevé « contrats aidés hors IAE ». Indicateurs sur le projet associatif et l'ancrage territorial Objectifs : la bonne santé d’une association se mesure à sa capacité à réaliser dans de bonnes conditions, son projet associatif, en mobilisant des bénévoles et des partenaires financeurs qu’ils soient publics ou privés. Les indicateurs qui suivent essaient de mesurer cette dimension. Fonctionnement des instances Au sens strict, l’évaluation de la gouvernance associative s’attache à mesurer le système de direction et de contrôle de l’organisation. Il s’agira pour remplir cet indicateur d’évaluer deux éléments. Nous proposons au CM DLA de répondre en choisissant entre oui, moyen ou non, en inscrivant dans la case « commentaires », les deux points principaux qui justifient son appréciation. - Le projet associatif fait-il l'objet d'un réexamen régulier et le cas échéant d'une actualisation? Il s’agit de mesurer la capacité de l’organisation à réactualiser régulièrement son projet associatif (réexamen, mise à jour…), dans le cadre de ses réunions statutaires puis à le communiquer à ses parties prenantes. Pour que le chargé de mission DLA puisse faire un choix entre oui, moyen et non, nous proposons quelques questions à se poser : - l’association a-t-elle défini de façon précise son projet associatif (statutairement et dans sa communication : plaquette, rapport, site Internet) - le projet associatif est-il régulièrement débattu et, le cas échéant, actualisé? Cela peut se concrétiser par un rapport moral débattu et voté régulièrement à l’assemblée générale, un groupe de travail … 4/9 Impact du dispositif local d’accompagnement – mode d’emploi – juillet 2014 - Y-a-t-il un bon fonctionnement des instances exécutives et de contrôles ? Il s’agit là de mesurer l’état et l’évolution du fonctionnement formel de l’association du point de vue de son système de gouvernance : fréquence de réunion des instances exécutives (bureau, comité de direction…) et leur articulation avec les instances de contrôles (conseil d'administration et assemblée générale). Pour que le chargé de mission DLA puisse faire un choix entre oui, moyen et non nous proposons quelques questions à se poser : - les instances exécutives se réunissent-elles à la fréquence prévue dans les statuts ? - les statuts sont-ils respectés ainsi que le règlement intérieur ? - y-a-t-il des dispositifs formalisés de concertation avec l’ensemble des parties prenantes du projet associatif (bénévoles, salariés, bailleurs, donateurs...) ? - questions sur la durée des mandats de la présidence et son renouvellement et sur le rôle effectif des administrateurs dirigeants (vice-présidences effectives, par exemple) - questions sur la relation président-directeur (à travers, par exemple, le circuit de signature des pièces comptables entre président – directeur – comptable) Ces exemples sont indicatifs, ils soulignent que l’appréciation du CM DLA se fait au cas par cas dans un dialogue avec les représentants de l’association, y compris dans une logique prescriptive de l’année N à N+2 à partir du diagnostic partagé. Conditions d'exercice des activités - Nombres de bénéficiaires / De qui s’agit-il ? Cette question ne concerne que les associations qui accueillent du public et qui sont donc en mesure de calculer un nombre de bénéficiaires. Afin d’uniformiser au maximum les réponses entre l’année du diagnostic et l’année du suivi post-accompagnement pour permettre les comparaisons, la case « De qui s’agit-il ? » permet d’expliciter qui sont les bénéficiaires comptabilisés. Dans le cas d’une activité où le public est sollicité de plusieurs manières différentes, le CM DLA a le choix entre additionner tous les publics ou ne choisir que le plus représentatif. - Nombres de bénévoles dirigeants / Nombres de bénévoles réguliers non dirigeants Ces deux indicateurs permettent de mesurer l’intensité de la vie associative. Pour les bénévoles réguliers non-dirigeants, on entend toutes les personnes qui contribuent tout au long de l’année à permettre à l’association d’exercer ses activités. Ancrage territorial - Appartenance à une fédération ou à un regroupement associatif L’association appartient-elle à un regroupement associatif quel qu’il soit : fédérations, réseaux, collectif,…? L’information affichée par défaut correspond à celle présente dans la fiche d’identité de la structure, vous pouvez la modifier dans le relevé d’indicateurs si la situation a évolué. - Nombre de partenaires publics financeurs Nombre de partenaires publics ayant financé le fonctionnement ou de l’investissement sur le dernier exercice. - Nombre de conventions pluriannuelles Il s’agit du nombre de conventions pluriannuelles en cours sur le dernier exercice. - Nombre de partenaires privés Les partenaires privés (fondations, entreprises, autres associations,…) comprennent les partenariats financiers (dons, mécénat,…) mais aussi les partenariats non financiers (mécénat de compétences, mise à disposition de matériel, …) qui ont soutenu l’association durant la dernière année. 5/9 Impact du dispositif local d’accompagnement – mode d’emploi – juillet 2014 Indicateurs sur la qualité des outils de gestion et de prévision Objectifs : posséder des outils de gestion de qualité et adaptés est important pour une structure. A travers ces quelques indicateurs, vous essayez de mesurer si l’association est correctement équipée pour gérer son activité et anticiper ses risques. - Type de comptabilité Un menu déroulant avec au choix Recettes/Dépenses ou comptabilité d’engagement (c'est-àdire composée d’un compte de résultat et d’un bilan). Ce choix détermine les indicateurs à renseigner sur la santé économique et financière. - La comptabilité est-elle fiable? Pour choisir entre oui, moyen et non, voici quelques éléments qui permettent d’identifier une comptabilité fiable : - construite ou validée par un expert comptable - construite selon les normes du plan comptable associatif - sans erreurs manifestes (bilan non équilibré,…) Les questions suivantes portent sur les outils de gestion et de prévision disponibles dans la structure et sur leur qualité. Pour chaque outil, la première question porte sur son existence (oui/non). La seconde question permet d’évaluer sa qualité (oui, moyen ou non). - Les tableaux de bord? Quelques éléments qui permettent d’identifier s’il y a des tableaux de bord suffisant dans l’association : - ils sont adaptés à l’activité et à son volume - ils sont remplis régulièrement - ils sont utilisés - La comptabilité analytique? Quelques éléments qui permettent d’identifier s’il y a une comptabilité analytique satisfaisante : - les clés de répartition sont adaptées - la comptabilité analytique est utilisée par les dirigeants pour le pilotage économique de l’activité - Le prévisionnel de trésorerie ? Quelques éléments qui permettent d’identifier si le prévisionnel de trésorerie est adapté : l’association l’actualise régulièrement elle l’utilise pertinemment - Le budget fiable et équilibré? Quelques éléments qui permettent d’identifier un budget fiable - toutes les charges à prévoir sont intégrées (loyers, charges salariales, frais de transport,…) - il est cohérent avec les comptes passés - les prévisions de croissance sont justifiées 6/9 Impact du dispositif local d’accompagnement – mode d’emploi – juillet 2014 Indicateurs sur la santé économique et financière Objectifs : la dernière série d’indicateurs de cet outil permet de caractériser la santé économique et financière d’une association à partir des éléments du bilan et du compte de résultat. Il faut donc dans l’onglet " Comptes " saisir les éléments en grande masse du bilan et du compte de résultat de la dernière année connue lors du diagnostic puis lors du suivi. L’outil calcule ensuite des indicateurs : - sur la santé économique - sur la structuration financière - sur la gestion du cycle d’exploitation. Si besoin, tous les termes comptables et financiers sont définis dans Solfia (www.solfia.org), avec leur utilité et leur mode de calcul. Comment saisir les comptes ? La saisie des comptes permet de compléter la caractérisation des associations avec des éléments objectifs. Les comptes demandés sont très simplifiés afin de faciliter la saisie, quelques classes comptables peuvent poser problèmes car elles sont fusionnées avec d’autres. Pour le bilan : A l’actif : - Les charges constatées d’avance sont à classer dans l’actif circulant Au passif : - Les provisions du bilan doivent être comptabilisées avec les fonds propres. - Les fonds dédiés sont à classer dans les dettes d’exploitation - Les produits constatés d’avances, doivent être placés dans les dettes d’exploitation bien que ce ne soient pas des dettes Pour le compte de résultat : La case produit d’exploitation rassemble l’ensemble des produits d’exploitation. Certains ensuite sont distingués : - le chiffre d’affaires, qui correspond aux revenus tirés des activités de l’association (recettes de spectacles, ventes de services…) - les subventions, hors aides à l’emploi qu’elles soient d’origine publique ou privée - les aides à l’emploi Certaines classes comptables sont à regrouper avec d’autres: - les engagements à réaliser sur ressources affectées sont à classer dans les charges d’exploitation. - Le report des ressources non utilisées des exercices antérieurs est à classer en autres produits. Pour les associations sans comptabilité d’engagement (c'est-à-dire sans bilan) : Certaines cases ne peuvent pas être remplies, dans ce cas, l’outil supprime automatiquement les indicateurs inopérants. L’indicateur sur la santé économique et financière devient donc assez faible et l’analyse de la structure devra plutôt s’appuyer sur les autres indicateurs. 7/9 Impact du dispositif local d’accompagnement – mode d’emploi – juillet 2014 L’outil calcule ensuite le résultat d’exploitation et le résultat net (vérifier si c’est ici qu’il y a un contrôle de cohérence). Vérifier qu’ils correspondent bien à ceux comptabilisés par l’association, permet de s’assurer qu’il n’y a pas d’erreurs de saisie. L’outil calcule aussi deux indicateurs : le FdR (fonds de Roulement) et le BFR (Besoin en Fonds de Roulement). Ces informations peuvent être utiles pour comprendre les difficultés de trésorerie d’une association. Comment interpréter les indicateurs ? La saisie faite, l’outil calcule une série d’indicateurs. A chaque indicateur, il associe une note de 1 à 5 (1 étant la meilleure note et 5 la moins bonne). Le paragraphe ci-dessous permet de mieux comprendre l’intérêt des indicateurs choisis et comment ils peuvent être interprétés. Viabilité du modèle économique L’indicateur permet de mesurer si le modèle économique de l’association est viable, c'est-àdire si ses activités lui permettent de couvrir ses charges et de financer son développement. - Rentabilité d'exploitation / Rentabilité nette Ils permettent de voir si l’association a dégagé des excédents sur la dernière année. Ces excédents sont importants car ils permettent à l’association de constituer des fonds propres qui lui permettront de financer ses besoins d’exploitation, d’amortir les accidents de parcours et de financer son développement. Solidité de la structure financière Une structure financière solide permet à l’association de financer son cycle d’exploitation et d’atténuer les conséquences d’accidents de parcours. Une bonne structure financière est donc essentielle pour pouvoir se développer dans de bonnes conditions. Elle est aussi le signe d’une association qui a su, dans le passé, dégager des excédents. - Fonds De Roulement en jours de budget d'exploitation - Fonds Propres hors subventions d'investissement en jours d'exploitation Gestion du cycle d'exploitation Les activités de l’association génèrent des charges et des ressources, qui sont autant d’entrées et de sorties d’argent mais qui n’interviennent pas au même rythme, selon un cycle appelé cycle d’exploitation. Cela crée le besoin en fond de roulement, BFR. Le BFR peut représenter un investissement important à certain moment de l’année. Le gérer correctement est indispensable pour éviter les crises de trésorerie. Pour évaluer la capacité de l’association à gérer ce besoin, nous avons choisi deux indicateurs : - Trésorerie en jours de budget d'exploitation Cet indicateur mesure l’argent disponible de l’association. Attention : c’est une mesure de la situation à une date t (le 31 décembre, généralement). La situation peut être très différente à d’autres moments de l’année. 8/9 Impact du dispositif local d’accompagnement – mode d’emploi – juillet 2014 - Liquidité La liquidité se mesure en divisant l’ensemble de l’actif circulant (stocks, créances clients, disponibilités) par l’ensemble du passif à moins d’un an (dettes d’exploitation et dettes financières à court terme) c'est-à-dire du passif exigible rapidement. Ce ratio permet donc de vérifier si l’association est en mesure de payer ce qu’elle doit à court terme et qu’elle ne court pas le risque d’être en cessation de paiement. Un ratio de liquidité inférieur à 1 signifie que l’association ne peut pas faire face à ses dettes à court terme dans l’immédiat. L’indicateur général est une moyenne de ces trois sous-indicateurs. La comparaison des indicateurs entre le diagnostic et le suivi permet de voir les évolutions de l’association. Pour préciser cette analyse, l’outil calcul trois évolutions entre ces deux dates. - Croissance du CA / Croissance des subventions publiques Ces deux indicateurs permettent de voir si l’association est en croissance et si elle est reconnue dans le cadre des politiques publiques et soutenue. Attention : Une évolution négative est a priori un mauvais signe, elle peut pourtant se justifier si elle est voulue et prévue par l’association. - Evolution du BFR en jours de budget Il permet de voir si l’association maîtrise son BFR ou si au contraire il augmente. En effet, une augmentation du BFR peut être dangereuse car cela mobilise des ressources financières importantes et peut entrainer des problèmes de trésorerie. Attention : Un BFR qui diminue est a priori bon signe mais peut aussi être le fait d’une association qui « tire » sur ses fournisseurs pour financer son exploitation, ce qui peut à terme la conduire à des conflits voire à la cessation de paiement. Vous pouvez regarder l’indicateur de liquidité pour vérifier que l’association n’a pas plus de dettes d’exploitation que ce qu’elle peut payer. 9/9
