fiche de poste

PROFIL D’EMPLOI DE SECRETAIRE MEDICALE
Secteur Médecine
Référence : Répertoire des Métiers
Date d’application : janvier 2015
Rédacteur (s) :
BORGEL Anne Attachée d’administration Hospitalière
Page : 1
Classement
Validateur(s):
DRH
Documents de référence :
Fiche métier Secrétaire médicale / Assistante médico-administrative – Code métier : 40L20
Famille : Gestion de l’information –Gestion médico-économique et traitement de l’information médicale
Destinataires pour application :
Destinataires pour information :
Tous les secrétariats médicaux
N° Version
V1
Date
Nature modifications
Création document
Les assistantes médico-administratives sont chargées de la gestion administrative des patients et
contribuent à la délivrance de renseignements d’ordre général dans leur domaine de compétence
(article 18 du décret n°90/839 du 21 septembre 1990 modifié)
Mission générale
Gestionnaire d’informations médico-administratives au sein d’un pôle, la secrétaire médicale participe au parcours
des patients et de leurs proches, en lien avec les professionnels médicaux, soignants et administratifs.
Elle traite, organise et coordonne les informations de telle sorte que chaque intervenant du parcours du patient
dans le pôle dispose de la bonne information au bon moment. Elle met en œuvre la vigilance nécessaire pour
garantir la qualité de la gestion des données médico-administratives
Fonctions principales
Selon son affectation la secrétaire médicale remplit tout ou une partie des tâches décrites ci-dessous,
conformément aux manuel de fonction de secrétaire médicale.
•
Gestion de l’information
Dans le cadre de la politique des systèmes d’information, la secrétaire médicale participe à la gestion de
l’information médico-administrative. Elle collecte, enregistre, met à jour et partage l’information. Elle traite,
organise et coordonne les informations médico-administratives.
Enregistrement et/ou saisie de données, y compris les actes et les éléments nécessaires au
parcours de soins
Traitement et classement du dossier patient en fonction des procédures élaborés par l’institution
Réception, frappe diffusion interne, externe et classement des courriers et documents
Rangement des dossiers médicaux selon les procédures en vigueur
Reproduction des dossiers patients
Elaboration de plannings de consultation
Vigilance des données administratives, y compris alerte sur l’identité, les mouvements et
l’affectation des patients
Synchroniser les activités d’amont et d’aval : coordination des rendez vous, gestion des flux des
patients.
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•
Prise en charge des patients
La secrétaire médicale participe et contribue au parcours du patient et de leur proche en lien avec les
professionnels médicaux et soignants
Accueil physique des patients et de leurs proches
Accueil téléphonique des patients et de leurs proches
Orientation et renseignement d’ordre général
Planification et gestion des RV, dans les limites fixées par le manuel de fonction
•
Médiation
La secrétaire médicale assure le lien entre des tiers et l’unité :
accueil physique et téléphonique (professionnels internes à l’établissement, correspondants
externes et institutions, prestataires externes)
renseignement et orientation
•
Evaluation
Dans le cadre d’une dynamique d’amélioration continue, la secrétaire médicale auto-évalue la qualité de son
travail, compte tenu des objectifs qui sont fixés par le responsable hiérarchique ou par délégation la secrétaire
médicale référente du pôle.
Elle doit connaitre les limites de son champ d’intervention et le respecter.
Rattachement
La secrétaire médicale est nommée par le Directeur de l’établissement. Elle est affectée au pôle. Elle est placée
sous la responsabilité hiérarchique de la responsable des secrétariats médicaux et responsabilité fonctionnelle
du chef de pôle.
Du point de vu opérationnel, la secrétaire médicale peut être encadrée par la responsable de l’équipe secrétaire
du pôle qui :
Met en œuvre l’organisation nécessaire au bon fonctionnement des secrétariats du pôle afin
d’atteindre des objectifs fixés par le responsables des secrétariats médicaux
Gère les plannings
Contrôle la réalisation du programme de travail
Liaisons
La secrétaire médicale travaille en lien direct avec tous les professionnels impliqués dans le circuit des patients
et de l’information.
Dans l’exercice de son métier, tant au sein de l’unité que dans le pôle et l’établissement, elle est notamment en
lien avec le responsable et le cadre du pôle, les autres secrétaires médicales, les professionnels médicotechniques, le bureau des entrées, le secteur des archives, l’accueil, le service social, le standard, la sécurité.
Elle est également en lien avec les professionnels extérieurs à l’établissement ; correspondants médicaux,
institutions sanitaires et sociales, société de transport
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Connaissances et compétences
Connaissance des droits des patients
Connaissance de l’hôpital, de son organisation, des circuits
Connaissance de la réglementation du système de soins (prise en charges, droits sociaux)
Connaissance des techniques de l’accueil et de la communication
Maitrise de la langue française, de la grammaire et de l’orthographe
Maitrise du vocabulaire médical
Maitrise des outils de la téléphonie
Connaissance de logiciel (s) patients
Maitrise des principaux logiciels de bureautique
Maitrise des principaux outils d’information et de communication dématérialisée (intranet –
Internet
Qualités
Aimant le contact et la relation à l’autre, la secrétaire médicale s’exprime clairement et calmement. Soucieuse de
la confidentialité des informations et tenue au secret professionnel, elle doit faire preuve de discrétion. Elle est
capable d’analyser, d’évaluer le degré d’urgence des situations et apporter des réponses adaptées. Rigoureuse et
organisées, elle sait hiérarchiser son travail et agir en toutes occasions avec professionnalisme
Elle doit faire preuve de mobilité, de polyvalence et d’une capacité d’adaptation aux enjeux actuels.
Positionnement et perspectives
Le profil d’emploi de secrétaire médicale n’est pas figé. Il est adaptable au périmètre et à l’activité des unités. Il
est susceptible d’évoluer, compte tenu des dynamiques en œuvre dans l’hôpital : structuration des pôles,
modernisation, rationalisation des circuits, évolution du dossier patient de l’établissement, développement du
dossier médical personnel, développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication
Temps de travail
La secrétaire médicale travaille sur une base d’une moyenne de 35 heures hebdomadaires, conformément aux
dispositions réglementaires, ainsi que celles de l’accord local sur la réduction du temps de travail. Ses horaires et
amplitude de travail sont fixés selon les besoins du pôle par le responsable hiérarchique
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