Institutional Governance Matters!

INSTITUTIONAL GOVERNANCE MATTERS! LA FACON
DE DIRIGER UNE INSTITUTION COMPTE!
Lowell Cooper, MPH, Mdiv
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2
Pourquoi les processus du
conseil d’administration
comptent :
Why board processes
matter:
1.
Most leadership training is
for individualized positions of
responsibility. Most major
decisions are made in groups.
2.
Institutional success is
ultimately the responsibility
of the board/exec
committee.
Effective group decisions do
not arise spontaneously.
They result from deliberate
designs in structure and
social dynamics.
Good governance builds
membership trust.
3.
4.
1.
2.
3.
La plupart des formations de
dirigeants sont pour des postes
de responsabilité individualisée.
La plupart des décisions
importantes sont prises en
groupes.
La réussite institutionnelle est en
définitive la responsabilité du
conseil d’administration/du comité
exécutif.
Les décisions efficaces de groupe
ne viennent pas spontanément.
Elles sont le fruit de conceptions
délibérées dans la structure et la
dynamique sociale.
3
The most important human resource
for the Church is TRUST
La ressource humaine la plus importante
pour l’église est la CONFIANCE
Two SDA governance systems:
Ecclesiastical system







“Executive Committee”
Each entity part of a chain of
organizations
Many employees--voting members of
exec comm
Ex Com chair—internal
3 officers accountable to Exec Comm
More involved—mngmnt
Unincorporated status
Institutional system







“Board of Trustees”
Each entity a ‘stand-alone’ organization
Few employees—voting members of
board
Board chair—external
CEO primarily accountable to board
Less involved—mngmnt
Incorporated status
Deux systèmes adventistes de gouvernance :
Système ecclésiastique







« comité exécutif »
Chaque entité fait partie d’une chaîne
d’organisations
De nombreux employés -- membres
votants du comité exécutif
Président du comité exécutif — interne
3 agents responsables devant le comité
exécutif
D’autres sont impliqués — Gestion
Statut non constitué en société
Système institutionnel







« Conseil d’administration »
Chaque entité est une organisation
« autonome »
Peu d’employés-membres votants du
conseil d’administration
Président du conseil d’administration —
externe
PDG responsable devant le conseil
d’administration
Moins impliqués — Gestion
Constitué en société
5
The Bottom Line
 Both systems can function effectively
 Effective functioning of the system requires:
 Skilled leadership in group decision-making
 Group members with diversity of competencies
appropriate to the business
 Intentionality about mission
Ce qui importe
 Les deux systèmes peuvent fonctionner
efficacement
 Un fonctionnement efficace du système
nécessite :
 Une direction experte dans la prise de décisions en
groupe
 Des membres de groupe avec des compétences variées
appropriées pour l’entreprise
 Intention de mission
Our challenge:
“…there is one thing all boards have in common,
regardless of their legal position. They do not
function.”
—Peter Drucker
Notre défi :
"… il y a une chose que tous les conseils
d’administration ont en commun,
indépendamment de leur position juridique.
Ils ne fonctionnent pas. »
7
Board diseases:
1. Shakes and tremors
(time consumed with
unproductive activity)
2. Dialog deficit disorder
(leads to irritable trustee
syndrome)
3. Disorientation (making
decisions without
sufficient information)
4. Glassiopia (cloudy vision,
shortsighted mission
5. Paralysis (inability to
address most urgent
matters)
Maladies du conseil
d’administration :
1.
Secousses et
tremblements (temps
consacré à des activités
improductives)
2. Problèmes de dialogue (qui
3.
4.
5.
conduisent au syndrome de
l’administrateur irritable)
Désorientation (prise de
décisions sans les informations
nécessaires)
Cerveau embrouillé (vision
confuse, absence de vision à
long terme)
Paralysie (incapacité à
répondre à la plupart des
questions urgentes)
8
Waves of change in healthcare
Vagues de changement dans les soins de santé
Yesterday
 Treatment of disease
 Focus on patients
 Physicians as customers
 Fee for service
 Quantity
 Volume—services provided
Hier
 Traitement de la maladie
 Accent sur les patients
 Les médecins sont des clients
 Frais de service
 Quantité
 Volume — services fournis
Today and Tomorrow
 Preservation of health
 Focus on populations
 Physicians as partners
 Pay for value
 Quality
 Value—outcomes achieved
aujourd’hui et demain
 Préservation de la santé
 Se concentrer sur les populations
 Les médecins sont des
partenaires
 Payer pour une valeur
 Qualité
 Valeur — résultats atteints
9
Better
Governance
Better
Performance
Better Health
Care
Meilleure
Gestion
Meilleure
Performance
Meilleurs
Soins
10
Board basics:
1. Competency of
directors
2. Culture of the
Règles de base du
conseil
d’administration :
1. Compétence des
administrateurs
2. La culture de la salle
de réunion
boardroom
3. Soin des obligations
3. Care of fiduciary
fiduciaires
obligations
4. Conduct of essential 4. Conduite des fonctions
essentielles
functions
11
Competency of directors:
Compétence des administrateurs :
Personal
Reputation (integrity)
Time and commitment
Objectivity in thinking
Ability to function
beyond ‘self-interest’
 Team member or soloist
 Social behavior




Personnelle
Réputation (intégrité)
Temps et engagement
Objectivité dans la réflexion
Capacité à fonctionner au-delà
de « l’intérêt personnel »
 Membre d’équipe ou individualiste
 Comportement social




Professional
 Training/education
 Experience
 Skill and judgment
Professionnelle
 Formation/éducation
 Expérience
 Compétence
et jugement
12
Look for Board
members who:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Attend meetings regularly
Do their homework, come
prepared
Disclose potential conflicts of
interest
Understand the organization
and its work
Recognize and respond to
warning signals
Maintain confidentiality of
‘inside’ info
Challenge assumptions and
refrain from excessive
deference to management
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Rechercher des
membres du conseil
d’administration qui :
Assistent régulièrement aux
réunions
Ils font leurs devoirs,
viennent préparés
Divulguent les conflits
d’intérêts potentiels
Comprennent l’organisation
et son œuvre
Reconnaissent les signaux
d’avertissement et y
répondent
Maintiennent la
confidentialité de
l’information « intérieure »
Remettent en cause les
hypothèses et s’abstiennent
de déférence excessive
envers la direction
13
Board basics:
Règles de base du conseil d’administration :
1. Competency of
directors
1. Compétence des
administrateurs
2. Culture of the
boardroom
2. La culture de la
salle de réunion
14
Strategy/
Procedures/
Programs/
Policies
Stratégie/
procédures/
programmes/
politiques
Organizational
culture
La culture de
l’organisation
15
“I really had some strong convictions on
that matter but I didn’t say anything
about it…”
« J’avais vraiment de fortes convictions
sur ce sujet, mais je n‘en ai rien dit… »
16
“…the highest-performing companies have
extremely contentious boards that regard
dissent as an obligation and that treat no
subject as un-discussable.” —Sonnenfeld
« … les entreprises les plus performantes ont
des conseils d’administration extrêmement
houleux qui considèrent la dissension comme
une obligation et ne traite aucun sujet comme
indiscutable. » — Sonnenfeld
17
Elements of board
room culture
Attitude
Attention
Atmosphere
Ambiance
Altitude
Éléments de la culture
de la salle de réunion
• Commitment to
excellence
• Enthusiasm about
mission
• Effective use of time
• Focus on strategic
issues
• Safe to talk
• Good group
dynamics
• Governance not
management
• Big picture/future
perspective
Engagement à l’excellence
Enthousiasme pour la
mission
Se concentre sur les
problèmes stratégiques
Discussion sans danger
Bonne dynamique de groupe
Gouvernance et non gestion
Vue d’ensemble/vision du
futur
18
Risks of
‘Groupthink’
1.
Deference to the view of
the leader or influential
spokesperson for an idea
2. Uncritically supporting an
idea because it appears to
be popular
3. Unwillingness to listen to
dissent
4. Unwillingness to express
dissent in order to retain
a favorable opinion of
others
Risques du ‘groupe
de réflexion’
Déférence envers l’avis du
dirigeant ou d’un porteparole influent pour une
idée
2. Soutenir une idée sans
examen critique parce
qu‘elle semble être
populaire
3. Réticence à écouter les
dissensions
4. Refus d’exprimer son
désaccord pour continuer à
être bien vu des autres
1.
19
Board basics:
Règles de base du conseil d’administration :
1. Competency of
directors
2. Culture of the
boardroom
3. Care of fiduciary
obligations
1. Compétence des
administrateurs
2. La culture de la salle
de réunion
3. Soin des obligations
fiduciaires
20
Fiduciary obligations of trustees
Care
Soin
Loyalty
Obedience
Loyauté
Obéissance
Obligations fiduciaires des
administrateurs
21
Fiduciary
Fiduciaire

Someone who acts for
and on behalf of another
in a relationship of trust.

Personne qui agit au nom et
pour le compte de quelqu’un
d’autre dans une relation de
confiance.

Requires action at all
times for the sole
benefit and interest of
the one who trusts.

Demande une action
constante pour le seul
profit et l’intérêt de celui
ou celle qui fait confiance.

Therefore, a ‘board of
trustees’ acts not in its
own interest but in the
interest of the ‘owners’
of the institution.

Par conséquent, un « conseil
d’administration » n’agit pas
en son propre intérêt mais
dans celui des
‘propriétaires’ de
l’institution.
22
The duty of care
Le devoir de soin
What does it mean:
The manner in which the board
makes decisions and oversees the
institution.
Qu’est-ce que cela signifie :
La façon dont le conseil d’administration
prend ses décisions et supervise
l’institution.
What to look for:
Board education and orientation
for new trustees
Trustees attend meetings regularly
Trustees receive background
material ahead of time
Decisions reflect best interest of
the organization
Timely presentation of materials
Access to experts and opinions
Que rechercher :
Formation et orientation des nouveaux
administrateurs au conseil
d’administration
Les administrateurs assistent
régulièrement aux réunions
Les administrateurs reçoivent à l’avance
la documentation sur l’ordre du jour
Les décisions reflètent le meilleur
intérêt de l’organisation
Présentation opportune du matériel
Accès à des experts et à des opinions
23
The duty of loyalty
What does it mean:
Faithfulness to the
organization and its mission
What to look for:
Position not used for
personal advantage
Conflict of interest
disclosures
Undivided allegiance when
making decisions
Maintaining confidentiality
of privileged info
L’obligation de loyauté
Qu’est-ce que cela signifie :
Fidélité à l’organisation et à
sa mission
Que rechercher :
La position n’est pas utilisée
pour un avantage personnel
Divulgations de
conflit d’intérêts
Allégeance totale lors de la
prise de décisions
Maintien de la confidentialité
des informations privilégiées
24
The duty of
obedience
What does it mean:
Faithfulness to corporate
purpose and mission
What to look for:
Compliance with governance
documents
Compliance with laws
Fulfilling commitments (to
owners, to employees, to
clients, to community, to
government)
Le devoir
d’obéissance
Qu’est-ce que cela signifie :
La fidélité aux buts et à la
mission de l’entreprise
Que rechercher :
La conformité aux
documents de gouvernance
La conformité avec les lois
Remplir les engagements
(envers les propriétaires,
les employés, les clients, la
collectivité, le
gouvernement)
25
What is ‘the law’?
Who cares?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
State corporation laws—as
applied by the attorney
general
State and federal
regulatory agencies
State and federal
legistlatures
State and federal courts,
bankruptcy courts
Public policy groups
Third parties whose rights
and interests can be
affected by fiduciary
conduct (creditors and
bondholders)
Quelle est la ‘loi’ ?
Qui s’en soucie ?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Lois de l’état pour les
entreprises — telle
qu’appliquée par le procureur
général
Les organismes de
réglementation de l’état et de
la région
Législatures de l’état et de la
région
Tribunaux de l’état et de la
région, tribunaux de faillite
Groupes de politique publique
Les tiers dont les droits et les
intérêts peuvent être affectés
par la conduite des fiduciaires
(les créanciers et les
actionnaires)
26
Board basics:
1. Competency of
directors
2. Culture of the
boardroom
3. Care of fiduciary
obligations
4. Conduct of essential
functions
Règles de base du conseil
d’administration
:
1. Compétence des
administrateurs
2. La culture de la salle
de réunion
3. Soin des obligations
fiduciaires
4. Conduite des
fonctions essentielles
27
Essentials for the
Board agenda:
Indispensable pour
l’ordre du jour du conseil
d’administration :
1. Quality and patient
safety
2. Finance
3. Strategy
4. Management (select,
1. La qualité et la
5. Board development
6. Institutional
viability
5. Développement du
conseil
d’administration
6. Viabilité
institutionnelle
appoint, hold accountable)
sécurité des patients
2. Finances
3. Stratégie
4. Gestion (sélectionner,
nommer, tenir responsable)
28
The complexity of
organizations and their
conduct in society
requires an increasing
sophistication and
attentiveness to
governance. Board
members need to work
harder, faster, smarter
and longer.
La complexité des
organisations et leur
conduite dans la société
exigent une
sophistication croissante
et une attention à la
gouvernance. Les
membres du conseil
d’administration doivent
travailler plus
intensément, plus
rapidement, plus
intelligemment et plus
longtemps.
29
Develop boards that:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Maintain institutional focus
on mission
Display good group
dynamics
Represent range of
expertise needed
Respect and monitor
compliance with law
Select competent
management—and hold
management accountable
Shape the future, not
idealize the past
Protect, utilize and build
resources
Exhibit mindset for
continuous improvement
Développer des conseils qui :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Maintiennent l’institution
axée sur la mission
Manifestent une bonne
dynamique de groupe
Représentent la gamme
d’expertise nécessaire
Respectent et surveillent
la conformité aux lois
Sélectionnent une
direction compétente et
demandent des comptes à
la direction
Façonnent l’avenir, sans
idéaliser le passé
Protègent, utilisent et
développent les
ressources
Ont une mentalité
d’amélioration continue
30
Governance efficiency Efficacité de la gouvernance
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Adequate frequency
of meetings
Agenda development
and management
Appointment and delegation
of responsibility to
committees
Use of board-focused
technology
Board policy formulation
Board member
orientation and training
Board self-assessment
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Réunions suffisamment
fréquentes
Élaboration et gestion de l’ordre
du jour
Nomination et délégation de
responsabilité aux comités
Utilisation d’une technologie
centrée sur le conseil
d’administration
Formulation d’une politique du
conseil d’administration
Orientation et formation du
membre du conseil
d’administration
Auto-évaluation du conseil
d’administration
31