Télécharger la production complète ( PPTX ) - Gestion des lits

RETOUR D EXPERIENCE # 1
 Hopitaux Privés de Metz
 Intervenant :
• Mme Mougeot, Cadre supérieur de santé
 Thème
• Mise en œuvre d’un projet de gestion centralisée des lits
 Présentation de 1 heure
 Questions et débats : 15 minutes
1
Présenté par Martine MOUGEOT
Hôpitaux Privés de Metz
Le 20/02/2014 Cercle Performance gestion des lits
Site Robert Schuman
Site Belle Isle
CARTOGRAPHIE ET GESTION DES RISQUES DE
LA MISE EN PLACE D’UNE GESTION
CENTRALISEE INFORMATISEE DES LITS
APPLIQUEE AU SEJOUR D’UN PATIENT EN
CHIRURGIE PROGRAMMEE
Site Sainte Blandine
THESE PROFESSIONNELLE
PRESENTEE POUR OBTENIR LE GRADE DE
MASTERE SPECIALISE
« Gestion des Risques et de la Sécurité des Etablissements et
Réseaux de Santé »
DE
L’ECOLE CENTRALE DE PARIS
(Mastère Spécialisé accrédité par la Conférence des Grandes
Ecoles)
CONTEXTE : priorité nationale
• 4 mars 2013 : Marisol TOURAINE évoque la problématique de
l’engorgement des urgences, nécessité de « s’attaquer aux questions
d’organisation », mettre en place des gestionnaire des lits
CONTEXTE : priorité nationale
Planification
offre de
soins
Tarification
à l’activité
Maîtrise des coûts, recherche
d’efficience
CONTEXTE : priorité nationale
• La finalité de ces réformes, du développement de ces nouveaux modes de
prises en charge ont pour principe de mener une restructuration capable :
 de répondre aux besoins de santé dans un territoire donné
 de répondre aux exigences de sécurité et de qualité,
 de s’adapter aux contraintes liées à la raréfaction des moyens humains et
financiers
• Comment :
 en optimisant la gestion des flux de patients
 en menant une réflexion sur l’occupation des lits, que ce soit dans la durée
ou la pertinence
CONTEXTE : priorité nationale
•
Nécessité de considérer le lit d’hospitalisation comme un actif fondamental d’un
point de vue financier, stratégique et médical.
•
Pour l’ANAP =« gérer au mieux une capacité d’accueil pour prendre en charge un
volume d’activité donné ou cible, en respectant des critères de qualité (qualité
des soins, délais, durées, fiabilité de la programmation…) sous contraintes de
ressources »
•
Un enjeux …un défi (nombreuses résistances)…mais aussi une opportunité
CONTEXTE : priorité d’établissement
• Mi mars 2013 une gestion centralisée informatisée des lits est mise en
place aux Hôpitaux Privés de Metz
• Fin mai 2013 cette gestion centralisée des lits est temporairement
suspendue, un champ d’action limité est cependant conservé
• La gestion centralisée des lits comme dispositif transversal en interaction
avec le parcours patient
• Hôpitaux Privés de Metz inclus dans dispositif d’accompagnement ANAP
à compter de janvier 2014
(accompagnement sur 18 mois, première étape : réaliser un état des lieux)
CONTEXTE : priorité d’établissement
CONTEXTE : priorité d’établissement
Flux
programmé
• Hospitalisation
complète médecine et
chirurgie
• Chir ambulatoire et HDJ
Flux non
programmé
• Hospitalisation
complète médecine et
chirurgie
• Chir ambulatoire et HDJ
Objectifs de cette étude
• Définir la cartographie des risques : risques a priori , qui prend en
compte les risques a posteriori également
• Identifier les 5 risques majeurs
• Définir le plan de réduction des risques (actions)
• Définir le catalogue des paramètres de sécurité (indicateurs de « suivi »)
Périmètre de l’étude : méthodes
Expression des fonctions principales
•
•
•
•
•
•
•
•
Le système permettra à tout utilisateur du système d’identifier le patient occupant
un lit donné
Le système permettra au décideur de connaitre en temps réel le lit affecté à un
patient donné
Le système tiendra compte des mouvements de tous les patients, quelque soit le
mode d’entrée programmée ou non
Le système permettra de calculer la date prévisionnelle de sortie à partir de
données existantes sur le patient et son séjour
Le système permettra à l’utilisateur autorisé d’ajuster cette date à tout moment
Le système permettra de réserver un lit pour un patient donné à tout moment, y
compris avant l’admission de celui-ci
Le système tiendra compte des contraintes liées aux horaires des admissions et
des départs des patients
Suite à l’ajustement d’une date prévisionnelle de sortie d’un patient, le système en
tiendra compte pour réactualiser les paramètres de prévision
Expression des fonctions complémentaires
• Le système permettra de réserver des temps opératoires dans des
vacations chirurgicales pré établies
• Il permettra à l’utilisateur autorisé d’ajuster ces réservations de temps
opératoires à tout moment
• Le système permettra de disposer d’un tableau de bord de l’occupation
des lits
• Le système permettra de disposer d’un tableau de bord de l’occupation
des vacations opératoires
• Le système permettra de disposer d’indicateurs qualité et d’indicateurs
ciblés relatifs à l’efficience en matière de gestion des lits et de la
programmation opératoire.
Performances : objectifs quantifiés ou non à atteindre par le système
P1 gestion des lits centralisée informatisée fiable = "bon" patient dans le "bon" lit
P2 gestion centralisée informatisée des lits opérationnelle = pas de perte de données
en cas d’arrêt du système, de panne ou de maintenance, fonctionne 24 h / 24h,
système ne contraint pas l’utilisateur à ressaisir des données déjà présentes dans
les logiciels de gestion administrative, échange de données avec le logiciel de bloc
opératoire
P 3 gestion des lits centralisée informatisée à 90 % efficace = potentiel de lits en
adéquation avec les besoins d'hospitalisation et d'interventions chirurgicales, pas
de report d'interventions par manque de lits disponibles, atteinte de l’objectif
institutionnel = taux d'occupation des lits supérieur à 85%
P4 gestion des lits centralisée informatisée à 90% efficiente = pas de journée
d'hospitalisation perdue pour des raisons organisationnelles
Performances : objectifs quantifiés ou non à atteindre par le système
P5 gestion des lits centralisée informatisée pertinente à 90% = durée moyenne de
séjour adaptée en fonction des différentes typologies de prise en charge en
chirurgie
P6 gestion des lits centralisée informatisée évolutive à 100% : on parle dans ce cas de
scalabilité applicative = capacité à maintenir ses fonctionnalités et ses
performances en cas de montée en charge, par exemple extension du système aux
autres sites de l’établissement ou pour d’autres secteurs d’activités autres que
médecine et chirurgie
Contraintes : phénomènes qui s’opposent à l’atteinte des objectifs et
auxquels le système doit s’adapter
C1 Variabilités liées au patient (complications post –opératoires, évolution de
l'état de santé en cours d'hospitalisation)
C2 Politique de l’établissement de santé (stratégie) en matière de gestion des
lits et de développement d’activités
C3 Politique des ressources humaines (effectifs, compétences, formation,
adaptation au changement, collaboration et adhésion)
C4 Politique d’investissement (ressources logistiques : matériels et supports
notamment infrastructure informatique et architecture du système
d’information de l’hôpital (SIH))
C5 Réglementation et recommandations (SROS : schéma régional
d’organisation sanitaire)
Périmètre de l’étude : acteurs et services concernés
Consultations
Service
informatique
Bureau des
admissions
Services de
soins
Cellule de
régulation des
lits
Bloc
opératoire
Des services sollicités :
DIM, services
financiers
PERFORMANCES ET CONTRAINTES
Périmètre de l’étude : processus étudié
DANGERS
Dangers
GENERIQUES spécifiques
Evénements ou éléments dangereux
Insécurité
Propagation d'un virus informatique
Environnement
Naturel
Client/Patient/
Usager
Patient, Résident
Usager
Sanitaire
Fournisseurs et
prestataires
Entreprise
Etablissement
/
Site d'exploitation
Coupure de réseau électrique suite à un événement naturel (inondation, tempête,
orage)
Activation d'un plan d'urgence avec afflux massif de patients
Patient ne prenant pas son rendez vous d'anesthésie
Non venue du patient pour son hospitalisation programmée
Défaut de livraison des nouvelles versions du logiciel WEB PCP
Défaillance du système d'information du prestataire ne permettant pas l'accès à
WEB PCP
Modification des vacations opératoires (exemple arrivée nouveau chirurgien)
Modification des plages horaires d'ouverture des salles
Non respect des fermetures de lits de chirurgie
Activités
Management
Organisation
Attribution de deux UF (hébergement et spécialités) pour certains services
Défaut de définitions des missions de la cellule d'ordonnancement ou régulation
Défaut de clarification des liens fonctionnels et hiérarchiques
Défaut ou absence d'organisation des personnels de la cellule de régulation
Ressources
humaines
Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences de la cellule de gestion
centralisée des lits non mise en œuvre
Absence ou insuffisance de formation des utilisateurs du système (secrétaires
médicales et personnel administratif)
Absence ou insuffisance de formation des utilisateurs du système (médecins)
Absence ou insuffisance de formation des utilisateurs du système (soignants dont
IDE coordinatrice )
Absence ou insuffisance de formation des utilisateurs du système (cadres de
santé soins et blocs)
Absence ou insuffisance de formation des personnels de la cellule de régulation
Dirigeants/
décideurs
Absence ou insuffisance de soutien institutionnel du projet
Modification
concernés)
Management de
proximité
Culture
d'entreprise
Stratégique
Conseil
d'administration
Programmatique
Organisation
Activités
du calendrier de développement (phases d'inclusion des services
Non adhésion de la communauté médicale au projet
Non adhésion du management de proximité au projet (soins et administratifs)
Identification de lit par département ou secteurs d'activités
Diminution des effectifs alloués à la cellule de gestion centralisée des lits
Modification d'activités chirurgicales (type d'intervention chirurgicale réalisée)
Absence de programmation du déploiement de l'utilisation du logiciel WEB PCP
Paramétrage des données bloc et séjour dans le logiciel WEB PCP
Échéance
mise en place du système
déménagement dans un nouvel établissement
compte
tenu
du
contexte
de
Identification des dangers et éléments dangereux
Informatique et
système
d'information
DANGERS
GENERIQUES
Dangers
spécifiques
Technologique
Communication
Innovation
Organisation
Social
Absence de procédures ou modes opératoires validés
Statuts
Profil de poste du gestionnaire de lit non ou mal défini
Déontologie
Confidentialité
Financier
Budget
prévisionnel
Commercial
Concurrence /
Marché
Non adhésion des représentations syndicales au développement du projet
Mouvement social à type de grève du personnel
Refus d'un professionnel de santé de prendre en charge un patient
dans un autre secteur
"délocalisé"
Saisie de données discriminatoires
Absence ou diminution du budget finançant la mise en œuvre du système
Développement d'activités chirurgicales dans un autre établissement entrainant
une diminution d'activités
Clients
Délai de prise en compte des besoins de l'établissement par les éditeurs
logiciels CERNER et WEB PCP
Contrat
Cahier des charges mal défini
Fournisseurs
Système
d'information
Utilisation de nouvelles technologies ou techniques chirurgicales
Défaut d'organisation de la communication entre les différents utilisateurs
Supports
Représentants du
personnel
Ethique
Evénements ou éléments dangereux
Système
Matériel
Logiciel
des
Arrêt de la prestation suite à une cessation d'activité du fournisseur
Profils utilisateurs (droits d'accès) mal définis
Profil administrateur du système restreint
Défaut de gestion des habilitations et droits d'accès
Défaut de maintenance et d'entretien des équipements informatiques (opérations
de mise à jour)
Vol ou destruction du matériel informatique
Multiplicité des logiciels utilisés pour création données administratives
Interface entre le logiciel CERNER et WEB PCP
Réseau
Interface entre le logiciel WEB PCP et OPTIM bloc
Interface entre le logiciel OPTIM et CERNER
Lenteur d'exécution
Serveur indisponible par coupure de réseau
Point d'accès unique au réseau internet
Défaut de maintenance des installations électriques
sites d'HPM
et téléphoniques sur un des
Absence de géo sécurisation des serveurs
Projet
Besoins client
Non prise en compte de la demande de lit accompagnant
Non prise en compte de la demande de chambre particulière
Déroulement
Non respect des organisations définies impactant directement le projet gestion
des lits
Non respect calendaire des modifications requises demandées à l'éditeur
Opérationnel
Contrôle qualité
Facteur humain
Organisation
Absence de contrôle qualité des fiches annonces
Absence ou défaut de coordination entre le service informatique et la cellule de
régulation des lits
Non transmission
chirurgiens
Individu
Interrelations
Clinique
Acte médical
(clinique,
traitement…)
ou
transmission
partielle
de
modifications
d'activités
Absence ou défaut de coordination entre bloc et service de stérilisation
Défaut de compétence
Manque de rigueur dans la saisie des données
Défaut de motivation
Conflits interpersonnels
Nécessité de placer un patient en chambre seule
Nécessité de transférer le patient dans un autre service de l'établissement
Défaut de préparation de la sortie du patient
des
118
DANGERS
GENERIQUES
Insécurité
Environnement
Client/Patient/
Usager
Entreprise /
Etablissement
38
Activités
D
A
N
G
E
R
S
Informatique et
système
d'information
Naturel
Dangers
Spécifiques
Sanitaire
Patient, Résident
Usager
Fournisseurs et
prestataires
Site d'exploitation
Evénem ents ou élém ents dangereux
Réaliser la sortie
administrative
Récupérer les
données
informatisées
réaliser l'admission administrative (= validation de la
pré admission dans CERNER)
affecter le patient dans un lit (placement en temps
réel dans logiciel JAVA)
réaliser les étiquettes d'identification du patient
adapter la durée prévisionnelle programmée de
séjour
valider ou modifier la date et l'heure réelles de sortie
réaliser la sortie administrative du patient
récupérer les données informatisées
2
10
2
10
2
10
10
2
2
10
10
2
10
2
10
2
10
2
10
10
2
2
10
10
10
2
10
2
10
2
10
2
1
1
SYSTÈME
1
1
Valider la date et
l'heure de fin de
séjour
Gérer le séjour du patient
programmer la date et l'heure de sortie
prévisionnelles
transmettre la date et l'heure de sortie
prévisionnelles
Organiser le
transfert du patient
Adapter la durée
prévisionnelle
programmée de
séjour
Réaliser
l'admission
Valider la demande
de séjour et
d'intervention
chirurgicale
Compléter la fiche
annonce volet
demande
d'intervention
chirugicale en
consultation
Program m er le séjour du patient
organiser le transfert du patient dans une autre
unité de soins
valider la programmation de la durée prévisionnelle
de séjour
renseigner le transfert prévisionnel en unités
de réanimation ou de surveillance continue
selon risques et surveillance post opératoire
renseigner les caractéristiques patient (allergie…)
renseigner le type d'anesthésie envisagée
initier la demande de prise en charge en aval dans
d'autres structures
renseigner les modalités prévisionnelles de sortie
(date, destination) du patient
renseigner les conditions d'hébergement
du patient
Cartographie et gestion des risques de la m ise en place d'une gestion centralisée inform atisée des lits
appliquée au séjour d'un patient en chirurgie program m ée
Compléter la fiche
annonce volet
demande de séjour
en consultation
anesthésie
10
réaliser la réservation prévisionnelle du lit
valider l'intervention chirugicale dans programme
opératoire prévisionnel et la réservation des
dispositifs médicaux stériles
Propagation d'un virus informatique
attribuer un lit au patient
Coupure de réseau électrique suite à un événement naturel (innondation, tempête,
orage)
Activation d'un plan d'urgence avec afflux massif de patients
Patient ne prenant pas son rendez vous d'anesthésie
Non venue du patient pour son hospitalisation programmée
Défaut de livraison des nouvelles versions du logiciel WEB PCP
Défaillance du système d'information du prestataire ne permettant pas l'accès à
WEB PCP
Modification des vacations opératoires (exemple arrivée nouveau chirurgien)
Modification des plages horaires d'ouverture des salles
Non respect des fermetures de lits de chirurgie
Attribution de deux UF (hébergement et spécialités ) pour certains services
Initier la demande
de séjour et
d'intervention en
consultation
chirugicale
(création de la
fiche annonce et
du dossier
administratif )
87
planifier la date d'hospitalisation et de l'intervention
chirurgicale dans logiciel WEB PCP et logiciel
CERNER administratif
réaliser la réservation du temps bloc opératoire et
du matériel approprié
Résultats de l’analyse globale des risques
Cartographie des situations dangereuses : 118 à traiter immédiatement
Organiser la fin de séjour du
patient
2
10
2
2
1
10
10
2
2
10
2
10
10
1
1
2
1
2
cartographie des situations dangereuses réalisée en croisant les dangers identifiés avec les éléments du système,
( phases et sous phases).
L’estimation de l’importance de ces interactions est exprimée dans une échelle (1;10 ; 2)
déterminant la réalisation d’une analyse.
Résultats de l’analyse globale des risques
Echelles d’évaluation et fonction de décision
G2
Intitulé des
gravités
significative
Intitulé des conséquences
Dégradation des performances du système
sans impact sur la sécurité
Réclamation du patient ou de son entourage
Désorganisation des soins et stress des
personnels des services de soins (pics
d'activité)
Désorganisation et stress des personnels de la
cellule de régulation des lits
Journée lit inoccupée
G3
grave
Forte dégradation ou échec des performances
du système sans impact sur la sécurité
Augmentation du délai de prise en charge du
patient entre la consultation chirurgicale et
l'hospitalisation
Dépenses en ressources humaines (heures
supplémentaires ou gestion de l'absentéisme)
Journée(s) d'hospitalisation(s) non
pertinente(s)
Classe de
vraisemblance
V3
Intitulé
de la
classe
Intitulé des
vraisemblances
Peu
probable
Entre une fois
par T2 et une
fois par T3
T3
T
1 mois
V4
Probable
Entre une fois
par T3 et une
fois par T4
T4
1
semaine
Gravité des conséquences
Vraisemblance de la
gravité des
conséquences
Classe
de
gravité
V5
V4
V3
V2
V1
G1
2
1
1
1
1
G2
2
2
1
1
1
G3
3
2
2
2
1
G4
3
3
2
2
2
G5
3
3
3
3
2
Résultats de l’analyse globale des risques
Echelle de pertes et efforts
Valeur des pertes et efforts en euros
index des pertes
index des efforts
P1
P2
P3
E1
E2
E3
Budgétisation de 6
ETP secrétaires
médicales
Eléments du système
Programmer le séjour du patient
Gérer le séjour du patient
Organiser la fin de séjour
2000
50000
900000
1000
10000
156000
2000
50000
900000
1000
10000
156000
8000
50000
500
5000
156000
2000
Suppression
d’activités
Lésions
irréversibles ou
handicap d’un
patient
Coûts et pertes estimés en regard
d’un niveau faible moyen ou
important
Enchaînement ou combinaison d’événements aboutissant
à un accident
Pour chaque situation dangereuse identifiée pour laquelle une cause contact a été déterminée, il s’agit de lister le
scénario ou les scénarios possibles.
Ces scénarios vont mettre en exergue la combinaison d’événements (ou cause amorce) qui vont provoquer
le passage d’une situation dangereuse à une situation accidentelle ou redoutée.
Lorsque les scénarios sont identifiés on recherche les actions ou moyens qui seraient déjà développés pour
ce système, pouvant influencer la gravité et la vraisemblance des conséquences de l’événement redouté.
exemples de scénarios identifiés en regard des principales situations dangereuses
répertoriées
• situation dangereuse = création de deux fiches annonces pour un patient
par erreur de saisie des traits d’identification des patients (saisie d’un
nom de patient dans la fiche annonce différent entre la consultation
chirurgicale et la consultation anesthésie), c’est ce que l’on nomme la
cause contact.
• Pour autant à ce stade, il peut ne pas y avoir d’événement redouté, car on
s’aperçoit que c’est le même patient. Il faut procéder alors à ce que l’on
appelle la fusion des données mais celle-ci requière qu’un professionnel
soit identifié et autorisé à le faire et que les modalités de fusion soient
définies.
• Si ce professionnel n’est pas identifié et que les modalités de fusion ne
sont pas déterminées (= cause amorce), alors la situation dangereuse
évolue vers un événement redouté qui est la réservation de deux lits pour
un même patient dans le logiciel WEB 100T.
• La conséquence de cet événement redouté est dans ce cas une journée lit
inoccupée.
exemples de scénarios identifiés en regard des principales situations dangereuses
répertoriées
• situation dangereuse = fiche annonce incomplète ou erronée liée à
l’absence ou erreur de saisie des notes d’hébergement de l’IDE
coordinatrice (cause contact).
• Or pour ce patient le besoin d’un lit en Réanimation ou en USC en post
opératoire immédiat est impératif.
• De ce fait l’événement redouté est le report d’intervention associé ou non
à un report d’hospitalisation.
• La conséquence sera l’augmentation du délai de prise en charge du
patient entre la consultation chirurgicale et l'hospitalisation.
exemples de scénarios identifiés en regard des principales situations dangereuses
répertoriées
• situation dangereuse = programmation d'intervention chirurgicale non
intégrée dans le programme opératoire prévisionnel informatisée
consécutive à une information donnée en direct du chirurgien aux Cadres
du bloc opératoire (fiche annonce pour réserver lit et temps opératoire
non réalisée) = cause contact.
• De ce fait ces besoins ne sont pas connus lors de la validation du
programme opératoire et de la réservation du lit réalisé en staff de
programmation à J-8.
• Deux scénarios peuvent être possibles :
 soit l’intervention chirurgicale est intercalée dans le programme
opératoire et dans ce cas l’événement redouté est le débordement du
programme opératoire entrainant comme conséquence des dépenses en
ressources humaines,
 soit pas possible et dans ce cas on reporte l’intervention et
l’hospitalisation augmentant le délai de prise en charge entre la
consultation chirurgicale et l’intervention.
exemples de scénarios identifiés en regard des principales situations dangereuses
répertoriées
• situation dangereuse = ordonnancement du programme opératoire non
sécurisé consécutif à une validation de fiches annonces incomplètes et du
programme opératoire à J-8 = cause contact.
• Le scénario suivant quoique de probabilité infime pourrait avoir lieu (ne
pas oublier que nous sommes dans une cartographie des risques
identifiant les risques a priori) :
 les informations nécessaires à l’évaluation du risque anesthésique comme
par exemple des allergies ne sont pas notifiées, et pour des raisons
multiples les étapes de vérification des données dans le dossier patient
transmis au bloc (ou un dossier patient incomplet) ne sont pas réalisées
•
L’événement redouté est le risque anesthésique qui pourrait avoir comme
conséquence des lésions irréversibles ou décès du patient ou handicap.
exemples de scénarios identifiés en regard des principales situations dangereuses
répertoriées
• situation dangereuse = prise en charge du patient dans un lit dit
"tampon" consécutif à des objectifs de mutualisation des effectifs et des
moyens = cause contact.
• Pour autant cette situation peut ne pas entrainer d’événement redouté si
des mesures préalables ont été mises en œuvre (détermination des prises
en charge pouvant être hébergées dans un autre service =
contractualisation, et accompagnement des professionnels dans
l’acquisition de nouvelles connaissances et compétences).
• Dans le cas contraire l’événement redouté serait une surveillance post
opératoire non adaptée pouvant évoluer vers des complications associées
aux soins.
Résultats de l’analyse globale des risques :
156 scénarios identifiés dont 133 qui requièrent un traitement
danger facteur
humain 12% des
dangers
identifiés/
scénarios
Danger système
d’information
11% des dangers
identifiés/
scénarios
danger
management
40% des
dangers
identifiés /
scénarios
Résultats de l’analyse globale des risques
Après la mise en
place des actions de
réduction des risques
Évolution des valeurs vers la zone d’acceptabilité sous
contrôle, voir pour certains risques vers zone risque
acceptable en l’état
Résultats de l’analyse globale des risques
Actions de prévention
Risques majoritairement regroupés
dans un index de gravité 2-3 et un
index de vraisemblance 3-4»
Actions de réduction
Management
Système d’information
Facteur humain
Valider la demande de séjour et d’intervention
chirurgicale
Résultats de l’analyse globale des risques
Valorisation des résultats
• Chaque phase du processus de gestion centralisée informatisée appliquée
au séjour d’un patient en chirurgie programmée présente au moins un
risque majeur.
• C’est dans la phase « programmer le séjour » et plus particulièrement dans
la sous phase « valider la demande de séjour et d’intervention
chirurgicale » que l’on identifie un maximum de risques majeurs
• Ces risques majeurs peuvent être regroupés et explicités (risques majeurs
identifiés peuvent être potentiels ou avérés)
Valorisation des résultats
Risques majeurs liés à la gouvernance du projet :
• absence ou l’insuffisance de soutien institutionnel,
• absence ou la diminution du budget finançant la mise en oeuvre du
système,
• gestion prévisionnelle des emplois et des compétences des personnels de la
cellule de gestion des lits,
• modification du calendrier de développement du système (champ de
fonctionnement réduit),
La gouvernance du projet est identifiée comme un facteur clé de réussite
d’un projet de gestion centralisée des lits
Valorisation des résultats
Risques majeurs liés au système d’information :
• délai de prise en compte des besoins de l’établissement par les éditeurs des
logiciels,
• interface entre les logiciels CERNER-OPTIM et WEB PCP,
• cahier des charges mal défini,
• non respect calendaire des modifications requises demandées à l’éditeur,
Le SIH a été identifié comme une contrainte importante pouvant s’opposer
si non maîtrisée à l’atteinte des objectifs auxquels le système doit s’adapter
Valorisation des résultats
Risques majeurs liés aux acteurs :
•
•
•
•
•
•
•
•
absence ou insuffisance de formation des utilisateurs du système,
manque de rigueur dans la saisie des données,
non respect des organisations définies,
conflits inter personnel,
défaut de communication entre les différents utilisateurs du système,
non transmission ou transmission partielle de modifications d’activités,
identification de lits par département ou par secteurs d’activités,
non adhésion des organisations syndicales au développement des activités,
Pré requis indispensables : adhésion, communication…
Valorisation des résultats
• Pour les 11 risques majeurs identifiés dans la sous phase « valider la
demande de séjour et d’intervention chirurgicale » la cartographie des
scénarios, a mis en exergue les situations accidentelles dites redoutées
possibles ou avérées suivantes :
 journée lit inoccupée,
 taux d'occupation des lits non conforme aux objectifs fixés,
 non atteinte du taux de performance de la programmation opératoire
(TROS/TVO) cible à 85%,
 surveillance post opératoire non adaptée,
 report d'intervention et d'hospitalisation,
 débordement du programme opératoire,
 non pérennisation du système (absence de données fiabilisées).
Valorisation des résultats
• Fiches actions et paramètres de sécurité
34 fiches actions
10 paramètres de sécurité
Valorisation des résultats
N° action
Intitulé de l’action de réduction des
risques
A1
Revoir les m odalités de pris e de rendez vous pour
cons ultation
anes thés ie
pré
opératoire
en
chirurgie program m ée
Réalis er une étude des im pacts s ur les tem ps
opératoires et bes oin en lits de REA/USC
cons écutifs
à des
m odifications
d'activités
chirurgicales
Répartir les res s ources hum aines au regard des
bes oins au cours de l'année afin d'adapter la
prés ence des pers onnels non m édicaux à celle
des pers onnels m édicaux
Finalis er, valider et diffus er le référentiel de
bonnes pratiques organis ationnelles des s ites
interventionnels
Form er les
agents
adm inis tratifs
s ur les
s pécificités de s ais ies de certaines données lors
de la création et de la validation d’une préadm is s ion (UF d’hébergem ent et de s pécialités ,
heures d’entrées et de s orties , notam m ent pour la
chirurgie am bulatoire)
A2
A3
A4
A5
Autorités de décision et
d’application
N°
action
Coordination des s oins
Référente m étier s ecrétariat
N°
paramètre Intitulé du paramètre de réduction des risques
associé
A1
P1
A3 A4
P2
A 6 A11
P3
Cons eil de s ite interventionnel
Coordonnateur des s ites interventionnels
Direction Générale
Coordonnateur des s ites interventionnels
Direction Générale
Coordonnateur des s ites interventionnels
Direction des s ervices financiers
Res pons able du bureau des adm is s ions et du
pers onnel de l’accueil
A6
Actualis er, valider et diffus er le m ode opératoire Direction du s ys tèm e d'inform ation
concernant le circuit du dos s ier patient
Res pons able du s ervice des archives
A7
Finalis er, diffus er et faire appliquer la charte de Direction générale
fonctionnem ent de la cellule de régulation des lits
Res pons able de la cellule de régulation des
(m is s ions , liens fonctionnels et hiérarchiques )
lits
34 fiches actions pour 133 scénarios de criticité 2 et 3 dont 4 fiches
actions englobant les 3 phases du processus
10 paramètres de sécurité pour 63 scénarios au risque résiduel de
criticité 2
A12
A13
A24
A32
P4
Assurer le suivi d'indicateurs ciblés sur une période
donnée
Objectif : mesurer la pertinence de l’évaluation des
impacts / organisation bloc opératoire et services
associés (gestion des lits, service de stérilisation)
Assurer le suivi des non conformités observées/
respect des règles préconisées
Objectif : vérifier la prise en compte effective des
règles
organisationnelles
validées
dans
l’établissement et de réajuster le cas échéant
Réaliser
une
évaluation
des
pratiques
professionnelles concernant le circuit du dossier
patient
Objectif : vérifier le respect des règles de bonnes
pratiques intégrées dans le mode opératoire élaboré
et diffusé
(circuit du dossier patient : de sa création, de sa
transmission aux professionnels de l’établissement
en fonction du parcours du patient, à son
archivage)
Recenser les dysfonctionnements et suivre des
indicateurs spécifiques par la cellule de gestion
centralisée des lits
Objectifs :
réaliser un suivi ciblé afin de mesurer
l’appropriation de nouvelles règles en termes de
validation des fiches annonces et de transmissions
des informations entre les différents acteurs
intervenants dans le processus de gestion
centralisée des lits
- identifier les actions correctives à apporter dans
la nouvelle programmation de certaines données
(durée prévisionnelle de séjour ou durée moyenne
de séjour,
modèles
d’interventions
types :
thésaurus)
PROGRAMME
gestion centralisée
informatisée des lits
appliquée au séjour
d'un patient en
chirurgie programmée
PLAN D’ACTIONS DE
REDUCTION DES RISQUES
DATE : 07/10/2013
FICHE N° A 01
REF ETUDE : 001
RESPONSABLE : Référente métier
secrétariat
AUTORITE : Coordination des soins
SOUS-SYSTEME : Programmer le séjour du patient
ELEMENT : valider la réservation de lit et le programme opératoire
DESCRIPTION DES ACTIONS DE REDUCTION DES RISQUES
Revoir les modalités de prise de rendez vous pour consultation anesthésie pré opératoire en chirurgie programmée
Si actions de prévention  mettre 1
Si actions de protection  mettre 2
Taux de couverture estimé des actions décrites par rapport aux actions nécessaires pour
réduire le risque initial
Si actions mixtes  mettre 3
0%
25%
50%
75%
3
100%
EFFETS SECONDAIRES DES ACTIONS
Description des effets secondaires identifiés
-
Prise de rendez vous organisé par la secrétaire peut interférer dans le libre choix laissé au patient d’accepter ou
refuser l’intervention chirurgicale
Actions de maîtrise des effets secondaires
-
Recueillir le consentement du patient (selon l’ordre national des médecins, on conseille au médecin de recueillir
auprès de ses patients un consentement écrit dès qu'il s'agit d'une décision d'importance même si ce document ne
saurait dégager le médecin de toute responsabilité)
-
Tracer l’information réflexion bénéfice/risque dans dossier patient
Taux de maîtrise des risques des effets secondaires
0%
25%
50%
75%
100%
DISPOSITIONS DE REALISATION, DE VALIDATION ET DE CONTRÔLE DES ACTIONS DE REDUCTION DES RISQUES
Réalisation :
-
En fonction des différents secrétariats identifier les pratiques de prise de rendez vous en consultation d’anesthésie
pour les patients
-
Identifier les difficultés organisationnelles éventuelles qui pourraient bloquer la mise en œuvre de cette
organisation (notamment en lien avec la gestion des flux de patients)
-
Revoir l’organisation des tâches le cas échéant (accompagnement par secrétaires référentes métier)
-
Organiser la prise de rendez vous directement par la secrétaire auprès de la plateforme téléphonique le jour de la
consultation chirurgicale (consultations hospitalières)
-
Réaliser cette prise de rendez vous le lendemain de la consultation chirurgicale lors de la création de la fiche
annonce (pour les consultations privées)
Validation :
Communauté médicale et Coordination des soins
Contrôle :
-
Mise en place de points de contrôle / fiches annonces (consultations anesthésie non tracées)
Taux estimé des actions consolidées déjà réalisées par rapport aux actions décrites
0%
25%
50%
75%
100%
OBSERVATIONS
Causes de non application des actions de réduction des risques :
Défaut de transmission d’information entre les secrétaires concernant les fiches annonces et les prises de rendez vous
consultation anesthésie à réaliser le lendemain de la consultation chirurgicale
Décisions prises et actions proposées :
Réalisation de fiches annonces papier par la secrétaire en consultation privée qui n’assurerait pas le suivi de la consultation
chirurgicale antérieure
Valorisation des résultats
•
priorité : actions de réduction des risques identifiées en regard des risques majeurs de la phase du système
la plus vulnérable soit la phase « programmer le séjour ».
N°
action
A3
A7
A10
A11
A14
A16
A18
A20
A21
A23
A24
A26
A29
A30
A32
A34
Intitulé de l’action de réduction des risques
Répartir les ressources humaines au regard des besoins au cours de l'année afin d'adapter la
présence des personnels non médicaux à celle des personnels médicaux
Finaliser, diffuser et faire appliquer la charte de fonctionnement de la cellule de régulation des lits
(missions, liens fonctionnels et hiérarchiques)
Mettre en place une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences requis selon périmètre
d'action de la cellule de régulation des lits
Revoir modalités du circuit du dossier patient entre services de soins et bloc opératoire
Former les secrétaires et les agents administratifs aux bonnes pratiques d’identitovigilance
saisie des données patients
Créer une interface bi directionnelle entre CERNER et WEB PCP
lors de la
Former les IDE coordinatrices à l’utilisation du logiciel WEB PCP et au remplissage exhaustif de la
fiche annonce
Finaliser, valider et diffuser profil de poste du gestionnaire des lits
Développer la polycompétence et la polyvalence des équipes soignantes
Former les secrétaires à l’utilisation du logiciel WEB PCP pour création fiche annonce
Finaliser les modalités de transmission d’informations entre les différents acteurs intervenant dans le
processus de gestion centralisée des lits et des flux, concernant les modifications portant sur le séjour,
l'intervention et la fiche annonce à partir de J-8
Réaliser le diagnostic du système d’information existant et le diagnostic de son usage pour la gestion
des lits
Former les secrétaires à l’utilisation du logiciel CERNER
consultation privée
Créer une interface entre WEB PCP et OPTIM Bloc
pour création nouveau patient
Revoir les modalités pratiques de validation des fiches annonces et du programme opératoire à J-8
Engagement de l'établissement dans le programme d'accompagnement gestion des lits par l'ANAP
en
Valorisation des résultats
Si l’on regarde la nature des actions de réduction des risques
retenues en priorité, plusieurs axes de travail s’en dégagent :
 formation des professionnels,
 formalisation et ou mise à jour de documents,
 évolution des logiciels utilisés et réalisation du diagnostic du système
d’information existant,
 formalisation de règles de fonctionnement.
Valorisation des résultats
• Des actions efficientes en termes de rapport « coût de traitement/coût du
risque non traité »
Conclusion
• Identification des risques majeurs mais surtout des scénarios (causes
contacts et amorces)
• Validation de ces scénarios par des signalements réalisés dans dispositif de
déclaration des événements indésirables
• Soutien institutionnel / reprise champ d’activité de la cellule de gestion
centralisée des lits
• Constitue en grande partie état des lieux a réaliser dans dispositif
d’accompagnement par ANAP
• Présentation de cette étude au sein de l’établissement
• Mise en place d’une équipe projet/ certaines actions, champ et calendrier
de redéploiement du dispositif (en regard du calendrier ANAP)
Merci de votre attention.
« Le secret du changement consiste à concentrer son énergie
pour créer du nouveau, et non pas pour se battre contre l'ancien »
Citation de Dan Millman dans le « guerrier pacifique »
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