MARCHES PUBLICS pièces justificatives

Les pièces justificatives et les
contrôles du comptable
Le support de séance est disponible sur le
site internet de l’Association des Maires
1
Cadre général


articles D1617-19 à 1617-21
du CGCT
instruction n°07-024 MO du
30 mars 2007 - Pièces
justificatives des dépenses
du secteur public local
2
3 principes fondamentaux

Neutralité de la liste

Exhaustivité

Caractère obligatoire
3
NEUTRALITÉ


La liste des pièces justificatives
prend en compte les différentes
réglementations afférentes aux
dépenses locales
La liste est complexe quand la
réglementation est elle-même
complexe
4
EXHAUSTIVITÉ


La liste des PJ est présentée par
rubriques
En cas de dépense non expressément
prévue, se référer à la catégorie de
dépenses qui s’en approche le plus
5
CARACTÈRE OBLIGATOIRE



l’ordonnateur doit produire au comptable toutes
les pièces prévues par la liste des PJ : pas
d’arbitraire
le comptable doit exiger toutes les pièces
prévues par la liste des PJ et uniquement ces
pièces
la liste des pièces est opposable au juge des
comptes qui ne peut exiger que les contrôles
des comptables soient effectués à partir de
pièces non énumérées par cette liste
6
Forme des PJ
La seule signature du bordereau des mandats
par l’ordonnateur a comme signification et
portée juridique :
- validation de tous les mandats de dépenses
compris dans le bordereau
- justification du service fait pour toutes les
dépenses résultant de ces mêmes mandats
- certification du caractère exécutoire de
l’ensemble des PJ aux mêmes mandats
7
Forme des PJ
•La production de copie peut être admise
•La certification conforme des copies délivrées
par l’ordonnateur n’est plus obligatoire.
•La dématérialisation des PJ est possible
(D.1617-23 du CGCT)
8
Forme des PJ
•La signature du bordereau de mandat par
l’ordonnateur ou son délégataire ne peut qu’être
manuscrite ou électronique (article D1617-23 du
CGCT)
POINT DE VIGILANCE
Vérifier la compétence du signataire des
bordereaux pour attester du service fait et du
caractère exécutoire
9
Contrôles du comptable
(sous peine d’engager sa responsabilité personnelle et pécuniaire)
Il doit:
1. s’assurer de la production de la PJ
2. s’assurer de la régularité en la forme des PJ
transmises, en vérifiant la compétence de son
auteur et en s’assurant de son caractère exécutoire
3. opérer un contrôle de la cohérence des pièces et
les interpréter dans le cadre de la réglementation en
10
vigueur
Contrôles du comptable
La sanction des contrôles des PJ par le comptable
est:
- le paiement
- la suspension de paiement
- la possibilité de réquisition du comptable
- le rejet
11
Les pièces justificatives des
dépenses :
Convention
Subvention
Frais de personnel
Marchés publics
12
PJ pour convention ou contrat
1. Délibération autorisant le maire à signer le contrat
ou la convention
2. Le contrat ou la convention
3. L’avis de paiement
13
PJ pour convention ou contrat
Lorsqu’un contrat doit être produit, il ne l’est qu’à
l’appui du premier mandat. Les mandats suivants
rappelleront le numéro de mandat auquel le contrat
ou la convention a été joint
Tout contrat mentionné dans une pièce justificative
(facture par exemple) doit être produit à l’appui du
mandat
14
PJ pour subventions
Décision du Conseil Municipal adoptée à l’occasion
du vote du budget de la collectivité (L 2311-7 du
CGCT)
Autres cas : décision arrêtant le bénéficiaire et le
montant ainsi que l’objet et, le cas échéant, les
conditions d’octroi de la subvention et ses charges
d’emploi
15
PJ pour subventions
Le cas échéant : convention entre le bénéficiaire et
la collectivité
Rappels:
-Convention obligatoire pour les subventions de plus
de 23 000 €
-Droit de regard du Juge des Comptes sur les
comptes des associations bénéficiaires de
subvention versée par une collectivité supérieure à
1 500 €
16
LES DÉPENSES DE PERSONNEL
pièces justificatives
•Le tableau des effectifs
•Rémunération du personnel
•Les pièces spécifiques
17
LES DÉPENSES DE PERSONNEL
pièces justificatives
Le tableau des effectifs:
• liste des emplois susceptibles d ’être ouverts dans une collectivité
• Toute évolution, toute décision de création d’un emploi quel que
soit son statut doit faire l’objet d’une DELIBERATION de
l ’assemblée délibérante.
•Le recrutement effectif suppose la production d’une décision et ou
de pièces spécifiques qui précisent l’ensemble des conditions
administratives et financières de l ’embauche
•Toute évolution dans la situation administrative d’un personnel
repose sur une décision qui définit le pourquoi et le comment du
changement intervenu.
18
LES DÉPENSES DE PERSONNEL
premier paiement
•acte d ’engagement
•qui fait référence à la délibération créant l ’emploi,
titulaire, vacataires, contrat aidé ,
•qui identifie la personne recrutée et fixe les
conditions de son recrutement
•cet acte d ’engagement prend selon le cas la forme
d ’un arrêté de nomination ou d ’un contrat.
19
LES DÉPENSES DE PERSONNEL
paiements ultérieurs
• Un état nominatif valant décompte individuel =
feuille de paye
• Un état récapitulatif global par chapitre et article
d ’imputation budgétaire
• Toute modification de la situation administrative
entraînant une modification de la rémunération doit
faire l ’objet d ’une décision … arrêté de nomination
avenant au contrat...
20
LES DÉPENSES DE PERSONNEL
PJ spécifiques
• Le supplément familial de traitement : Un état nominatif
global indiquant pour chacun des personnels concernés les
conditions de l’octroi de la prestation : nombre d ’enfants,
date de naissance, position scolaire. Etat à fournir 1 fois par
an
• Nouvelle bonification indiciaire : lors la première
attribution, décision de l ’autorité ayant le pouvoir de
nomination fixant le nombre de points attribués
• Primes et indemnités : Le régime indemnitaire est fixé par
délibération dont la référence doit figurer sur la décision fixant
le taux applicable à chaque agent
21
LES DÉPENSES DE PERSONNEL
PJ spécifiques
• Indemnités horaires pour travaux supplémentaires : Une
délibération fixe les emplois susceptibles de réaliser des
heures supplémentaires, lors du paiement décompte par
agent et par taux d ’indemnisation des heures effectuées
• Astreintes et permanences : Au delà de la délibération qui
fixe le principe du recours aux astreintes et la liste des
emplois concernés, état liquidatif précisant l ’emploi de
l ’agent, taux applicable et nombre d’heures effectuées
22
MARCHES PUBLICS
•Les délégations
•Seuils et procédures
•Seuils et publicité
•Contrôle de légalité
•Caractère exécutoire
•Pièces justificatives
23
MARCHES PUBLICS
délégation au maire
L 2122-22 4°du CGCT
Le maire peut désormais bénéficier d’une délégation
permanente pour conclure tout type de marchés,
quel que soit leur montant, ainsi que pour signer
tous les avenants, quelle que soit l’augmentation
qu’ils induisent […] « lorsque les crédits sont
inscrits au budget… ».
24
MARCHES PUBLICS
délégations
Il appartient donc au conseil municipal de définir
clairement l’étendue de la délégation qu’il
consent au maire.
25
MARCHES PUBLICS
Subdélégations
L2122-23 du CGCT
Faculté pour le maire de subdéléguer à un élu les
attributions qui lui sont confiées par délégation du
conseil municipal
Rappel :
Les actes pris par délégation de l’organe délibérant
sont assujettis aux mêmes conditions de contrôle et
de publicité que les délibérations (transmission au
contrôle de légalité, affichage, publication…).
26
MARCHES PUBLICS
seuils et procédures
Marchés de faible montant : jusqu’à 15 000 € HT
- dispense de procédure en respectant toutefois
les principes fondamentaux de la commande
publique
- dispense de forme écrite
27
MARCHES PUBLICS
seuils et procédures
Marchés à procédure adaptée (MAPA):
< 200 000 € HT (fournitures et services)
< 5 000 000 € HT (travaux)
Les modalités de mise en concurrence et de
publicité déterminées par l’acheteur public
28
MARCHES PUBLICS
seuils et procédures
Marchés à procédure formalisée : modalités
fixées par le CMP
- procédure d’appel d’offres :
pour les marchés de travaux : >5 M € HT
pour les marchés de fournitures ou services:
> 200 000 € HT
- autres procédures:
la procédure négociée, le dialogue compétitif
29
MARCHES PUBLICS
seuils et publicité
• de 0 à 15 000 € HT:
Dispense de publicité

de 15 000 à 90 000 € HT:
Choix définis par l’acheteur, pour autant
que la publicité soit adaptée au montant et
à l’objet du marché
30
MARCHES PUBLICS
seuils et publicité
marchés de fournitures et services

de 90 000 à 200 000 € HT:
BOAMP ou journal des annonces légales
+ profil d’acheteur

au-delà de 200 000 € HT:
BOAMP et JOUE
+ profil d’acheteur
31
MARCHES PUBLICS
seuils et publicité
marchés de travaux

de 90 000 à 5 000 000 € HT:
BOAMP ou journal des annonces légales
+ profil d’acheteur

au-delà de 5 000 000 € HT:
BOAMP et JOUE
+ profil d’acheteur
32
MARCHES PUBLICS
contrôle de légalité
Transmission des actes au contrôle de légalité
Les délibérations des assemblées délibérantes (ou
les décisions prises par délégation) sont
transmissibles.
Les conventions relatives à certains marchés et
accords-cadres d’un montant inférieur à 200 000€
HT ne sont pas transmissibles.
33
MARCHES PUBLICS
contrôle de légalité
Le seuil de transmission des marchés publics
au contrôle de légalité est déconnecté de la
procédure de passation des marchés
Dès lors, les marchés de travaux, quand bien même ils feraient l’objet d’une
procédure adaptée en raison d’un montant inférieur au seuil de 5 M € HT doivent
être transmis au contrôle de légalité si leur montant dépasse le seuil de
200000€HT.
Les avenants portant sur des marchés
transmissibles, sont eux-mêmes transmissibles
34
MARCHES PUBLICS
caractère exécutoire
Tous les actes et délibérations dispensés de
l’obligation de transmission sont exécutoires de
plein droit dès qu’il a été procédé à leur
publication, affichage ou notification.
En cas de dématérialisation, la seule production de
l’accusé, de réception émis par ACTES ne saurait attester
son caractère exécutoire.
35
MARCHES PUBLICS
caractère exécutoire
Deux modalités de certification sont offertes à
l’ordonnateur:
- soit l’ordonnateur atteste du caractère
exécutoire d’un acte soumis au contrôle de légalité,
par une simple mention signée;
- soit la pièce signée transmise au comptable
comporte l’indication, par l’ordonnateur et sous sa
responsabilité, des dates de publication (ou de
notification pour un arrêté) et de réception par le
représentant de l’État.
36
MARCHES PUBLICS
pièces justificatives
Le décret n°2007-450 du 25 mars 2007
(rubrique 4 et annexes C, D, E et G )
L’instruction codificatrice n°07-024-MO du 30
mars 2007
Les CCAG qui, ne définissant pas expressément les pièces
justificatives qu’il convient de transmettre au comptable, et ne
s’appliquant qu’aux marchés qui s’y réfèrent, n’en fixent pas moins les
dispositions contractuelles, particulièrement celles à caractère financier.
37
MARCHES PUBLICS
Paiement sur simple facture
Les paiements relatifs à des achats (fournitures, services,
travaux) doivent être effectués par le comptable au vu du
contrat ou marché correspondant.
Si règlement sur simple facture (marché inférieur à
15000€HT) le comptable est habilité à régler au vu des
seules factures.
Tout contrat auquel fait référence la facture, doit être
produit au comptable.
38
MARCHES PUBLICS
pièces justificatives
Les mentions prévues à l’annexe C:
1. Le nom ou la raison sociale du créancier
2. La référence d'inscription au répertoire du commerce ou
au répertoire des métiers
3. Le numéro de SIREN ou de SIRET
4. Date d'exécution des services ou de livraison des
fournitures et désignation de la collectivité débitrice
5. Pour chacune des prestations rendues, la dénomination
précise, selon le cas les prix unitaires et les quantités ou
bien les prix forfaitaires
6. Le montant et le taux de taxe sur la valeur ajoutée
7. Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes
39
MARCHES PUBLICS
pièces justificatives
MARCHES PUBLICS A PROCEDURE ADAPTEE
La sous-rubrique 42 regroupe:
- les marchés de maîtrise d’œuvre
- les prestations dont le paiement donne lieu à avance,
acompte ou retenue de garantie
- les prestations fixées par contrat.
40
MARCHES PUBLICS
pièces justificatives
Paragraphe A de l’annexe G de la liste des PJ.
1. Identification des parties contractantes ;
2. Référence à la délibération autorisant la
personne publique à passer le marché;
3. Définition de l’objet du marché ;
4. Prix ou modalités de sa détermination ;
5. Conditions de règlement.
41
MARCHES PUBLICS
pièces justificatives
Le comptable doit alors s’assurer que le mandat est appuyé
des PJ prévues par la nomenclature applicable aux
dépenses de l’espèce:
- contrat ou document encadrant l’avance, l’acompte ou
la retenue de garantie
- mémoire ou facture
- fiche de recensement des marchés
Le contrat doit comporter les signatures et date requises,
ainsi qu’un ensemble de mentions énoncées soit par le CMP,
soit par le décret du 25 mars 2007 (annexe G).
42
MARCHES PUBLICS
pièces justificatives
ACHATS pouvant faire l’objet d’un MAPA, mais passés
expressément selon une PROCEDURE FORMALISEE (article 26 du
CMP):
= sous-rubrique 424
PJ prévues à la rubrique 43 (cf. infra)
MAPA et CCAG
L’acheteur public doit porter un regard attentif à la rédaction du
contrat ou marché, quel qu’en soit son montant.
Les CCAG acquièrent notamment valeur contractuelle lorsque
les pièces particulières du marché (CCAP) y font référence.
43
MARCHES PUBLICS
pièces justificatives
Des aménagements ou dérogations au CCAG peuvent être
énoncés dans le CCAP.
Trois exemples:
1. Les règles relatives aux formes des notifications et au
décompte des délais
De nombreux délais sont susceptibles de s’imposer aux
cocontractants, pour la fourniture de prestations ou travaux,
ou encore pour la présentation de documents ou de
réclamations.
Les modalités de calcul de ces délais sont fixés, sauf
stipulations contraires du CCAP, par les art. 3.2 du CCAGTravaux, 3.2 du CCAG-PI, et 3.2 du CCAG-FCS.
44
MARCHES PUBLICS
pièces justificatives
2.Les pénalités de retard
Les entreprises titulaires de marchés se référant
aux CCAG sont susceptibles de se voir appliquer,
même lorsque le CCAP est silencieux sur ce
sujet, des pénalités pour retard dans l’exécution de
leurs travaux ou prestations.
Le taux et les modalités de ces pénalités sont fixés
par les CCAG (CCAG Travaux, art. 20).
45
MARCHES PUBLICS
pièces justificatives
3. Les modalités de constatation et de réception
des prestations ou travaux (art. 41 et s. du
CCAG Travaux);
Des procédures très précises sont ainsi décrites par les
CCAG, et de multiples délais sont prévus et sanctionnés à
défaut de diligence des contractants en temps utile.
Le CCAG devient dès lors une pièce « maîtresse », qui
détermine notamment la nature des PJ à joindre aux
mandats, par référence à la rubrique 43.
46
MARCHES PUBLICS
pièces justificatives
MARCHES PUBLICS A PROCEDURE FORMALISEE (article 26 du
CMP): sous-rubrique 43
Les caractéristiques formelles d’un tel marché sont décrites à l’annexe G du
décret.
Le comptable est tenu d ’exiger de l ’ordonnateur, à
l ’appui du 1er paiement (ou avenant) des pièces
générales. Il s’agit notamment des pièces liées à la
procédure suivie par l ’ordonnateur, et de pièces
générales permettant au comptable de contrôler la
validité de la créance du ou des titulaires, et
d ’effectuer le contrôle de l ’exacte liquidation des
acomptes ou avances, puis du solde du marché . 47
MARCHES PUBLICS
pièces justificatives
MARCHES PUBLICS A PROCEDURE FORMALISEE (article 26 du CMP):
sous-rubrique 43
La nomenclature énumère ensuite les pièces particulières
à produire, au regard de la nature même de la dépense.
Ainsi, sont notamment répertoriées les pièces à produire,
lorsque le paiement correspond à une avance, un
acompte, au paiement du solde du marché ou au
remboursement de la retenue de garantie (sous-rubrique
432) .
La liste ayant un caractère exhaustif, le comptable n’a
pas, en principe, à exiger des pièces non prévues .
48
MARCHES PUBLICS
pièces justificatives
MARCHES PUBLICS A PROCEDURE FORMALISEE (article 26 du CMP):
sous-rubrique 43
Une pièce énumérée par la liste peut toutefois, être
constituée d’un ensemble indissoluble de documents .
De même, lorsque des pièces renvoient à d’autres
pièces, indispensables au contrôle du comptable, ces
dernières doivent également être produites à l’appui du
mandat.
Le comptable ne saurait enfin, ignorer une pièce non
répertoriée par la liste, mais transmise par
l’ordonnateur.
49
MARCHES PUBLICS
pièces justificatives
SOUS-TRAITANCE et PAIEMENT DIRECT: sous-rubrique 45
La sous-traitance est soumise à certaines conditions et
s’accompagne de formalités particulières.
Son régime juridique, tout comme la nomenclature des PJ
visent ainsi à prémunir l’acheteur public contre tout
risque de sous-traitance occulte ou de défaillance du
sous-traitant (acceptation, agrément du paiement, non
mise en cause de la responsabilité contractuelle du
pouvoir adjudicateur du fait du sous-traitant...).
50
MARCHES PUBLICS
pièces justificatives
SOUS-TRAITANCE et PAIEMENT DIRECT: sous-rubrique 45
Le renforcement, en contrepartie, des obligations du pouvoir
adjudicateur assure la protection du sous-traitant (paiement direct
et l’action directe).
COORDINATION, GROUPEMENTS DE COMMANDES et
CENTRALE D ’ACHATS: sous-rubrique 46
Les divers mécanismes de coordination des achats (art. 7 à 9 du
CMP) visent à rechercher les économies d’échelle et à mutualiser
les procédures de marchés.
Les PJ qui s’y rapportent sont réglementées
51
MARCHES PUBLICS
pièces justificatives
PAIEMENTS A DES TIERS SUBSTITUES AU CREANCIER
INITIAL: sous-rubrique 47
Une entreprise retenue dans le cadre d’un marché public
doit pouvoir recourir aux financements bancaires
traditionnels (facilités de caisse, cession et nantissement
de créances, affacturage…) (art. 106 à 110 du CMP) ou
aux financements spécifiques d’OSEO aux côtés des
banques (avance de trésorerie) (art. 111 du CMP).
Ces financements sont rigoureusement réglementés, et
donnent lieu à un large développement dans le décret du 25
mars 2007, relatif aux PJ.
52
MARCHES PUBLICS
pièces justificatives
PAIEMENTS EN SITUATION EXCEPTIONNELLE:
sous-rubrique 48
Cette rubrique regroupe:
- le paiement en situation d’urgence
- le paiement dans le cadre de transactions
- les paiements en cas de mise en régie
La situation d’urgence revêt deux formes:
- la réquisition d’une entreprise, (défaillance du
titulaire)
- l’urgence impérieuse; notion très restrictivement
définie, elle résulte de « circonstances imprévisibles pour le
pouvoir adjudicateur et n’étant pas de son fait ».
53
MARCHES PUBLICS
pièces justificatives
PAIEMENTS EN SITUATION EXCEPTIONNELLE:
sous-rubrique 48
La transaction, régie par les art. 2044 et suivants. du
code civil, et par l’art. 128 du CMP, doit se distinguer de la
procédure d’arbitrage et de celle faisant intervenir les
comités consultatifs de règlement amiable des différends ou
des litiges (CCRA).
La transaction n’a notamment pas le pouvoir de créer a
posteriori l’équivalent d’un marché valable dans tous ses
effets, y compris ses clauses de garanties.
54
MARCHES PUBLICS
pièces justificatives
PAIEMENTS EN SITUATION EXCEPTIONNELLE:
sous-rubrique 48
La mise en régie consiste pour une collectivité,
face à la défaillance du titulaire du marché dans
l’exécution des prestations, de procéder à son
remplacement par une autre entreprise ou
d’effectuer la prestation directement par ses
services.
Les conditions de sa mise en œuvre sont
strictement encadrées
55
MARCHES PUBLICS
pièces justificatives
AUTRES MARCHES PUBLICS SPECIFIQUES: sous-rubrique
49
Sont répertoriés ici:
- les transports scolaires
- le marché public de crédit-bail
- les marchés publics d’assurance
- le paiement d’opérations réalisées sous mandat
-le remboursement des débours nécessite notamment,
lorsque le mandataire est un organisme doté d’un
comptable public, que soit produit au comptable, le
décompte des opérations accompagné d’une attestation
du comptable certifiant que les paiements effectués par lui
sont appuyés des PJ correspondantes et qu’il est en
possession de toutes les pièces afférentes à ces opérations.
56
Les pièces justificatives des
recettes :
Décompte liquidatif
Avis des sommes à payer
Désignation du redevable
Réduction ou annulation de titre
57
DÉCOMPTE LIQUIDATIF
Fondement juridique de l’autorisation de percevoir la
recette :
Contrat, convention, bail, le cas échéant décision ou
référence à la décision ayant institué la redevance
Les PJ de caractère « permanent » ( création d’une
redevance, fixation d’un tarif ) doivent être produite une
seule fois, en deux exemplaires.
Pour les titres ultérieurs, ces justificatifs doivent seulement
mais obligatoirement être cités par une mention du type
« Tarifs fixés par la délibération du Conseil municipal du
xx/xx/xxxx, jointe au titre de recette n° xxx du xx/xx/xxxx »
58
Avis des sommes à payer
Ces avis comportent des mentions obligatoires :
-Décompte liquidatif et base juridique de la
facturation ( = pièces justificatives )
-Voies de recours
-Qualité et identité de l’autorité administrative ayant
émis le titre de recettes ( signataire du bordereau de
titres )
59
DÉSIGNATION DU REDEVABLE
PERSONNES PHYSIQUES :
Nom, Prénom, n° de voirie, nom de la voie, code
postal , commune
Si co-responsabilité entre plusieurs redevables :
-Couples mariés, civilité = M. ou Mme
-Couples pacsés ou en union libre : citer les 2
avec leurs noms et prénoms
-Co-location : citer tous les co-locataires
signataires du bail
-Divorcés : cantine et garderie péri scolaire,
facturer à celui qui a la garde des enfants
( = allocataire auprès de la CAF )
60
DÉSIGNATION DU REDEVABLE
PERSONNES MORALES :
Consulter préalablement le registre des sociétés,
Préciser le SIRET lorsque le redevable est crée dans
le fichier informatique communal
NE JAMAIS FACTURER AU NOM D’UNE
ENSEIGNE COMMERCIALE
( l’enseigne peut seulement être saisie dans la
rubrique « complément du nom »)
61
DÉSIGNATION DU REDEVABLE
COLLECTIVITES LOCALES :
Nom : éviter « Commune de », « Mairie de » , « M. le
Maire de » et préférer : le nom suivi de la nature de
la collectivité , exemple : « LAXOU, Commune de » ,
ce qui facilitera les recherches alphabétiques dans
les listes de redevables.
62
DÉSIGNATION DU REDEVABLE
Rappel :
Les relations financières entre deux collectivités
doivent toujours être fondées sur une convention
préalable.
63
REDUCTION OU ANNULATION DE TITRE
Elle doit toujours être justifiée
par autre chose qu’un « Certificat administratif »
document sans valeur, d’autant plus qu’il « oublie »
généralement de préciser le motif ( erreur de
décompte, erreur d’identification du redevable,
réduction de l’utilisation prévisionnelle initiale, etc )
64
Merci de votre attention
65