Informations pratiques Le point sur l’archivage du dossier médical  Archiver, oui mais pourquoi ? Les informations présentes dans le dossier médical doivent être facilement et rapidement accessibles dans le cadre de la continuité des soins. Tout patient ou ses ayant droits doit pouvoir accéder à son dossier médical. En cas d’action en justice, un certain nombre de documents peuvent être utilisés.  Quelle durée de conservation des archives ? Faute de durée de conservation des archives des médecins libéraux, il était d’usage de se référer au délai de prescription en matière civile, soit 30 ans. A noter. Le délai de prescription est le délai maximal durant lequel un patient est en droit de déposer plainte contre un médecin. Cependant, depuis la loi du 4 mars 2002, le délai de prescription en matière de responsabilité médicale est de 10 ans, à compter de la consolidation du dommage, pour tous les actes et préjudices postérieurs au 5 mars 2002 1 . Attention ! Lorsque le patient est mineur, le délai commence à courir à compter de sa majorité.  Vous devez donc conserver vos dossiers médicaux pendant une durée au moins égale à 10 ans. A l’instar du Conseil national de l’ordre des médecins (CNOM), nous vous recommandons de les conserver pour une durée de 20 ans minimum, délai applicable aux établissements de santé 2 . 1 2 Art. L. 1142-28 du Code de la santé publique. Art. R. 1112-7 du Code de la santé publique. V. également CNOM, Dématérialisation des documents médicaux, juin 2010. Source : Pôle Juridique URPS médecins Nord-Pas-de-Calais  Comment archiver ? Quelles que soient les modalités d’archivage, celles-ci doivent permettre d’assurer la confidentialité et la pérennité des dossiers médicaux. L’archivage « papier » peut être fait par le médecin lui-même ou par une société privée d’archivage. Le contrat conclu avec cette société doit préciser les conditions et la durée de conservation ainsi que les modalités d’accès aux dossiers médicaux archivés.  N’oubliez pas de communiquer ce contrat au Conseil départemental de l’ordre des médecins (CDOM). L’archivage informatique est possible sous conditions. Le médecin libéral doit obligatoirement informer : X La CNIL : l’archivage informatique doit faire l’objet d’une déclaration simplifiée de traitements automatisés de données personnelles. Y Les patients : le traitement informatisé doit faire l’objet d’une information (affiches dans la salle d’attente...). Y A noter. Le CNOM recommande un système de stockage horodaté permettant de garantir l’intégrité des documents numériques.  Un dossier médical informatique a-t-il valeur de preuve ? Oui, le dossier médical a valeur de preuve lorsqu’il répond à certaines conditions, énumérées par la Cour de cassation, le 4 décembre 2008 : « L’écrit sous forme électronique ne vaut preuve qu’à condition que son auteur puisse être dûment identifié et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité et porte la date de création du document » 3 . Retrouvez sur notre site internet : www.urps5962ml.fr rubrique « JURIDIQUE » Fiche BIBLIO’URPS F23. L’archivage du dossier médical Pauline Maurin, juin 2012 3 Cass. 1 ère civ., 4 décembre 2008, n°07-17.622. Source : Pôle Juridique URPS médecins Nord-Pas-de-Calais