Fiche de produit DocuShare CPX Xerox DocuShare CPX – Gestionnaire de contenu d’entreprise et de processus d’affaires Intégrer le contenu, les personnes et le processus Les applications de la gestion de contenu d’entreprise (GCE) aident les organisations à contrôler leur information en automatisant les processus, en réduisant les copies de contenu et en s’assurant que les bonnes personnes reçoivent les bonnes données pour réagir plus vite et prendre les meilleures décisions. Cependant, arriver à contrôler de gigantesques volumes de documents, qu’ils soient papier ou numériques, ne contribue qu’en partie à l’accroissement de la productivité dans l’entreprise. L’atteinte du plus haut niveau de réactivité passe par l’automatisation de la circulation des documents au sein de l’organisation, de leurs interactions et de leurs modifications par les équipes et les gestionnaires de processus d’affaires. Des factures aux contrats en passant par les rapports, les approbations et les communications par courriel, l’information contenue dans les documents est la courroie de transmission des processus transactionnels de l’entreprise qui sont au coeur de ses fonctionnements quotidiens et de sa productivité. Automatiser, de façon proactive, cette information de valeur rend l’entreprise plus fluide, plus responsable et plus compétitive. Relever le prochain défi de la gestion de contenu d’entreprise Xerox DocuShare CPX est une application Web évolutive, basée sur le Web, qui offre un riche éventail fonctionnel pour mettre en oeuvre une gestion de processus d’affaires avec un minimum de formation et de soutien des services informatiques. Cette application d’avantgarde permet aux gestionnaires de processus d’automatiser facilement la gestion ou la révision du contenu passant au travers de processus d’affaires, ou généré par eux, parce qu’elle privilégie les règles de contenu intuitives à une programmation et une configuration informatique intensives. Ainsi, DocuShare CPX permet à l’entreprise de tirer profit du contenu qui alimente ses fonctions transactionnelles – contrats, factures, demandes et formulaires – et améliore son efficacité et sa flexibilité, comme jamais auparavant. DocuShare CPX va encore plus loin dans la gestion des processus d’affaires en fournissant une large palette d’interfaces pour télécharger en amont des images numérisées. Cela permet aux organisations de rapidement capturer des documents papier et de les intégrer dans des processus automatisés pour un contrôle de bout en bout de l’information. Ces fonctions avancées de gestion de contenu, d’imagerie et de processus permettent à ceux qui en ont la charge d’établir facilement les processus d’affaires centrés sur les documents et de les lier à la stratégie plus large de l’entreprise en matière de gestion de documents, de contenu et d’enregistrements. DocuShare CPX soutient l’automatisation d’un certain nombre de besoins critiques en matière de GCE, tels que capture d’image, gestion de document, travail collaboratif, automatisation de contenu, mais aussi gestion des enregistrements et de la conformité — faisant découvrir ainsi aux entreprises, pour un prix abordable, un nouveau niveau de flexibilité de GCE. Accélérer les processus d’affaires centrés sur les documents de valeur supérieure DocuShare CPX élargit le centre de technologie DocuShare à un ensemble de fonctions avancées qui permettent aux organisations de vite mettre en place un travail collaboratif plus rapide et plus efficace, de devenir plus efficientes et d’assurer le meilleur accès à l’information en tout point de l’entreprise. Services de contenu de base et gestion de contenu avancé DocuShare CPX offre les Services de contenu de base nécessaires au support et à l’accompagnement des travailleurs du savoir au sein de l’organisation, car ses fonctions évoluées de gestion de contenu permettent aux équipes de s’engager dans les fonctions de gestion de contenu plus sophistiquées qui leur sont demandées. DocuShare CPX s’enorgueillit d’une fonction BCS (Basic Content Management), leader sur le marché, capable de garantir, dès le premier jour de son installation, une plus grande productivité personnelle à chaque utilisateur. Accueil Plan du Site Quoi de Neuf Utilisateurs & Groupes Aide mmarcelet CPX | Déconnexion | Mon DocuShare | Mes Tâches Rechercher Vous êtes ici : Accueil » Mon DocuShare » Page d'Accueil de Notre Projet Propriétés Espace de collaboration d'équipe Ajouter à mes Favoris Réunion en ligne... Calendrier Editer Afficher Tous les Types ß Fonctionnalités de bibliothèque centrale de contenu telles que le contrôle de version, l’extraction/archivage, le routage et l’approbation pour une gestion de document et une collaboration ad-hoc plus facile ß Facilité d’accès et ergonomie pour l’utilisateur par n’importe quel navigateur Web standard sachant utiliser une simple connexion Internet — pas besoin de logiciel client spécialisé ß Incorporation rapide de contenu de sources variées grâce au gestionnaire d’ingestion de contenu qui supporte les divers types de contenu et les flux des travaux sophistiqués ß Archivage numérique de haute performance avec une capacité de plus de 350 images par minute en mode continu ß Accès « Invité » et « Lecture seule » ouvrant la publication d’information sur le Web aux éléments externes et internes ß Contrôle, requêtes et rapports pour une plus grande sécurité et une mise en conformité ß Indexation de haut niveau avec le moteur de recherche Autonomy pour une recherche et une récupération rapides ß Nouvelle option basée sur un serveur OCR pour convertir les documents contenant des images en fichiers indexés prêts à la recherche et à l’édition ß Recherches fédérées au travers de multiples serveurs DocuShare pour soutenir la capacité à évoluer et la croissance ß Conversion des fichiers TIFF en PDF ou en Microsoft Excel, et des autres documents MS Office en PDF, XML, ou HTML, pour conserver sa flexibilité à l’utilisation du contenu ß Gestion des enregistrements intégrée avec le module « Records Management » de Xerox DocuShare pour fournir la GCE et la gestion des enregistrements par une seule interface utilisateur facile à gérer Rechercher Ajouter Calendrier Il est possible de personnaliser DocuShare CPX pour l’adapter à la façon dont l’information circule dans son organisation, ce qui permet de rationaliser facilement les processus de circulation de documents. Ce qui l’illustre le mieux, c’est l’acceptation, la confirmation de bonne réception, l’examen et la recommandation en interne de candidatures spontanées ou de CV. DocuShare CPX peut automatiquement : • Accepter des candidatures accompagnées de CV en les numérisant vers une collection DocuShare désignée - que ce soit depuis des stations de numérisation, un serveur de télécopie, ou un courriel - et générer automatiquement un accusé de réception par courriel au postulant, et même lancer la reconnaissance optique de caractères (OCR) sur le contenu du CV pour que des recherches précises puissent être lancées et que des correspondances puissent être faites entre l’expérience du candidat et les demandes de poste. • Faire parvenir les candidatures aux départements en cours de multiples recrutements • Distribuer les candidatures au département et au personnel voulu pour qu’elles soient prises en considération, après révision et approbation • Résumer les objectifs, l’expérience, ou les études des nombreux candidats dans un seul et même rapport de présentation, mis à jour automatiquement • Placer la candidature et le CV dans une collection d’entretiens, si l’entretien est accordé • Déplacer la candidature et le CV dans une collection d’attente, en cas de rejet, et envoyer une réponse par courrier au candidat Rechercher Raccourcis Editer Afficher Tous les Types Rechercher Voir 1-5 de 5 Type Titre Propriétaire Édité Réunions pour Notre Projet pdelors 15/03/07 2 Calendrier de l'Espace de Travail pour Notre Projet mmarcelet 15/03/07 2 Design Produit pdelors 15/03/07 3 Taille Ressources Projet mmarcelet 15/03/07 2 Tests Faisabilité lmaître 15/03/07 0 Actions Voir 1-3 de 7 Design Gestionnaire Config Discussion Projet Calendrier DocuShare CPX en action — Automatiser les processus de recrutement Recherche avancée Dans: Cet Espacez de Travail Page d'Accueil de Notre Projet Specs Produit Membres Editer Afficher Tous les Calendriers Rechercher Réunion d'Equipe 14:00 PM - 16:00 Atelier Design Voir 1-4 de 12 Delors, Pierre CPX Lundi 16 avril 2007 11:00 AM - 12:00 Editer a|b|c|d|e|f|g|h|i|g|k|l|m|n|o|p|q|r|s|t|u| v|w|x|y|z|0-9|tous Kervern, Yann lecture seule lmaître mmarcelet Maître, Laura CPX Marcelet, Monique CPX ß DocuShare CPX simplifie le partage de l’information d’affaires ad hoc au jour le jour, en permettant aux organisations de réduire ou de supprimer le temps, le travail et le coût inhérents au maintien des dossiers papier. Les travailleurs du savoir peuvent rapidement déposer divers types de contenu dans un référentiel sécurisé, indexé et dans lequel pourront être faites des recherches; ils peuvent le partager avec d’autres et réellement gérer l’information pour une meilleure productivité personnelle et une plus grande efficience au sein de l’entreprise. Collaboration centrée sur les documents DocuShare CPX permet à tout utilisateur — indépendamment de ses compétences — de collaborer facilement sur du contenu, tandis que l’organisation sécurise et maintient le contenu pour en faire mention ou usage ultérieurement. Avec DocuShare CPX, les organisations peuvent fédérer l’information spécifique à une tâche, les employés et la documentation de référence au sein d’espaces de travail centralisés qui facilitent l’accès et augmentent l’attention portée aux activités et aux processus stratégiques de l’entreprise. Et DocuShare CPX donne toute sa puissance à la production de contenu collectif et à sa rapide dissémination au niveau de l’entreprise par le biais des blogues et des wikis. Cette fonctionalité inclut l’édition en WYSIWYG (tel-tel) pour une plus grande facilité d’utilisation. Traitement et numérisation d’image Résumé et soumission de contenu DocuShare CPX présente des performances de numérisation sensiblement plus élevées que celles de ses versions précédentes, en supportant un large choix d’interfaces de numérisation, parmi lesquelles la numérisation vers un courriel et le support du matériel multiconstructeur. Grâce aux pages de couverture de numérisation, il est possible de rapidement numériser de nombreux documents directement vers une collection DocuShare préexistante ou d’ajouter une version à un document existant. Ceci permet aussi bien aux documents photocopiés qu’aux documents électroniques d’être capturés et contrôlés par une console de gestion unifiée et d’être rapidement intégrés à des processus d’affaires plus larges. La numérisation est hautement sécurisée bien que totalement personnalisée ; chacun contrôle la création et la distribution de chaque page de couverture de numérisation et peut en révoquer l’usage à tout moment. La base de données extensible (XDB) de DocuShare CPX élargit les fonctionnalités traditionnelles de gestion de contenu, en permettant aux utilisateurs de travailler avec des données utilisant leurs applications standards comme Microsoft Excel, et enfin d’envoyer et de rechercher des données depuis ces applications. À la différence d’autres outils XML, XDB traduit automatiquement les données en une structure universelle, indépendante de l’application et du format d’origine. Cette traduction de contenu XML dynamique permet de s’affranchir de la structure initiale des données et permet l’ajout, la modification, l’analyse ou la mise à jour de contenu sans avoir à modifier la description XML sous-jacente, à chaque fois que se produit un changement. Automatisation des processus d’affaires DocuShare CPX permet aux gestionnaires de processus d’affaires d’établir des règles de contenu qui fixent la manière dont le contenu circule au sein d’une organisation. Par exemple, ces règles peuvent déclencher automatiquement une suite d’actions prédéfinies au moment de l’ajout ou de la modification de documents dans une collection DocuShare. Conjointement à la capture d’image, aux possibilités liées à la page de couverture de numérisation et à l’agent courriel intégré, ceci permet de déposer du contenu par une large palette d’interfaces de numérisation ou par courriel, et de faire de ce contenu le déclencheur d’un processus complexe. Les gestionnaires de processus peuvent même établir des règles pour l’export des documents en aval, la création de liens vers des applications tiers ou vers des processus qui ont besoin de ce contenu alors qu’ils se trouvent en dehors du coupe-feu. L’information stockée dans XDB est désormais disponible à la recherche et à son incorporation dans des documents composés d’information apparentée. En même temps, les documents initiaux sont maintenus dans leur format d’origine et en laissant intacts toutes les métadonnées, mots-clés, et permissions d’accès. Qu’il s’agisse d’un document texte, de diapositives de présentation ou de séries de données issues d’une feuille de calcul, XDB convertit l’information en composants XML réutilisables. Par exemple, DocuShare CPX peut capturer des sections communes à des milliers de contrats (date d’expiration, clauses de cession, pièces d’amendement, etc.) — indépendamment des différences de format ou du type de document — et créer un résumé de l’information. Ceci rend exceptionnellement facile aux travailleurs du savoir et aux gestionnaires de projet la compilation de rapports de présentation diligence raisonnable sur tous les contrats existants. S’engager dans la gestion de processus avec DocuShare CPX DocuShare CPX inclut la fonctionnalité GCE avancée nécessaire à l’intégration et à l’automatisation de contenu transactionnel et à l’application de collaboration sophistiquée et de gestion de processus d’affaires à des tâches spécifiques, faisant de lui un environnement idéal pour un nombre de processus de contenu répétitif, notamment : • Demandes d’emprunts hypothécaires • Formulaires d’assurance-vie • Traitement de réclamations • Prise en charge de diligence raisonnable • CV/candidatures spontanés • Formulaires confidentiels de santé • Dossiers scolaires pour des étudiants • Convocations pour un jury • Ordres/Contrats d’opération de courtage • Permis du gouvernement • Évaluations d’employés • Manuels/Guides SOP/ISO • Renouvellements de contrats • Comptes fournisseurs et comptes clients • Et plus encore ... Historique de traçabilité et de conformité DocuShare CPX prend en charge la conformité et l’obligation de rendre des comptes en rendant disponibles des fonctions de suivi et de compte-rendu capables de capturer toute l’activité de l’utilisateur et toutes leurs interventions, aussi bien visualisation, arrangement, modification du contenu DocuShare ou de ses descriptions (métadonnées). Cette information est capturée à tous les niveaux d’accès (Lecture seule, DocuShare, CPX), ce qui fait qu’une trace fiable de toutes les actions d’un utilisateur identifié sur le moindre élément de contenu est conservée. Règles de contenu en action Collection-17 DocuShare Scan to Collection-17 Une règle de contenu transfère les images soit directement vers un dossier de vérification ou vers un module optionnel OCR. Les documents prêts à être vérifiés sont automatiquement dirigés vers un éditeur pour un balisage particulier puis vers un vérificateur pour l'assurance qualité. Les éléments en cours de vérification sont placés pour approbation dans un dossier d'approbations provisoires pour être vus par l'approbateur Une fois approuvés, les éléments sont publiés et rendus publics. Les utilisateurs DocuShare CPX peuvent demander cette information d’audit et produire des rapports détaillés de l’activité par document, collection ou utilisateur. Ces rapports peuvent être visualisés dans un navigateur Web, imprimés ou exportés comme du XML pour être analysés et reformatés ultérieurement. De plus, DocuShare CPX s’intègre parfaitement avec le module de Records Management de Xerox DocuShare, point particulièrement crucial à la bonne prise en compte par les utilisateurs du suivi et du contrôle des documents liés aux réglementations de Sarbanes-Oxley et aux autres réglementations gouvernementales, tout comme à la gestion électronique des dossiers. Cela ne simplifie pas seulement la classifcation, la déclaration et l’administration des enregistrements, mais cela les intègre aussi aux tâches existantes. Résultat, les utilisateurs déclareront volontiers plus de documents comme enregistrements, menant ainsi à une meilleure conformité et efficience. Fonctionnalité puissante pour l’entreprise élargie Possibilité d’intégration dans des Portails. Intégration avec de nombreux systèmes de portails Web, parmi lesquels Microsoft Office SharePoint Server 2007 et les portails compatibles JSR/168 (JBOSS, BEA, WebSphere, Oracle Portal, etc.). Ceci garantit l’accès facile par un navigateur Web au contenu et aux processus aussi bien au travers d’interfaces portail d’entreprise que départementales. Utilisateurs multiniveaux. DocuShare CPX permet désormais de combiner sur un seul et même serveur tous les niveaux d’utilisateur – Invité, Lecture Seule, Complet DocuShare, et Complet CPX. Ce qui permet à DocuShare CPX de fournir des fonctionnalités de gestion de contenu ciblées, économiques et appropriées à toute l’entreprise. Tous les niveaux d’accès peuvent être harmonisés au sein d’une communauté d’utilisateurs tout en correspondant exactement aux exigences fonctionnelles et aux besoins opérationnels. Répondre aux besoins d’une gestion de contenu d’entreprise Gestion de contenu et de processus CPX • Flux des travaux documentaires • Intégration à des systèmes d'information • Espaces de travail et collaboration en équipe • Gestion de composant XML • Imagerie de production et • Rapport historique d'activité capture de document Gestion de documents et d'images • Stockage et mise à disposition du document • Numérisation ad hoc • Gestion de version • Contrôle d'accès, sécurité DocuShare • Circulation et approbation de documents • Simplicité et facilité d'usage • Accès par navigateur Web • Blogues, wikis, et intégration des courriels Plateforme de gestion de contenu • Support d'environnements • Recherche, base de données, informatiques et de systèmes et intégration d'un moteur d'exploitation hétérogènes de flux des travaux • Sécurité, suivi d'activité, • API et trousse à outils gestion des utilisateurs d'intégration pour développeurs Plateforme de Contenu contenu d'entreprise d'Entreprise La famille des produits Xerox DocuShare offre des solutions clés en main dont la flexibilité de déploiement répond aux nombreux défis de la gestion de contenu d’entreprise – le tout, sur une seule plateforme. Produits évolutifs, plateforme centrale, des possibilités infinies Xerox DocuShare CPX est une application flexible et hautement évolutive qui permet à l’entreprise de capturer, d’automatiser et de redonner tout l’avantage stratégique au contenu qui régit ses fonctions d’affaires cruciales. Tous les produits DocuShare sont construits sur la Plateforme de contenu d’entreprise de Xerox, une application Java 2EE, hautement évolutive, conçue pour supporter à grande échelle contenu, utilisateurs et trafic. Cette plateforme commune et facilement extensible permet aux organisations d’étendre rapidement leur installation DocuShare à l’installation conjointe de DocuShare et DocuShare CPX sur un même serveur, et d’ajouter un nombre illimité d’utilisateurs avec des niveaux d’accès flexibles. Pour faire passer les utilisateurs à des niveaux d’accès supérieurs ou les migrer d’une installation DocuShare à une installation DocuShare CPX une simple clé de licence suffit, sans devoir migrer le contenu, arrêter le système ou interrompre le service. Imaginez toutes les possibilités ... Xerox DocuShare est une technologie éprouvée qui a été déployée auprès de milliers d’utilisateurs à travers le monde. DocuShare fait partie de Services mondiaux de Xerox, leader dans la gestion de documents et d’images, et dont la longue expérience est reconnue par le biais de ses services, de son déploiement et de son support de classe mondiale. Pour plus d’information, composez le 1 800 735-7749 ou rendez-vous sur docushare.xerox.com ©2007 Xerox Corporation. Tous droits réservés. Xerox et DocuShare sont des marques déposées de Xerox Corporation. Toutes les autres marques déposées sont la propriété de leurs détenteurs respectifs et sont reconnues comme telles. 5/07 610C72636