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FICHES REFLEXES TELEPHONIQUES
QUOI ? : Outil qui permet de recueillir les données nécessaires à une vision des lits vacants en temps réel
de l’établissement.
QUI ? : Fiche support à destination de l’Agent de Régulation de la Cellule d’Ordonnancement.
COMMENT ? : Support téléphonique. Néanmoins, l’Agent de Régulation est invité à se déplacer auprès de
l’encadrement des services dans les premiers temps de mise en place pour faciliter la démarche et
apporter les éventuels ajustements.
QUAND ? : Les moments clés pour passer les appels sont définis ci-dessous.
Le matin à 09h:
 Appel auprès du cadre de santé du SU:
 Quels sont les souhaits d’orientations idéales validées pour les patients d’UHCD ou du plateau
technique ?
 En cas d’absence de solution idéale, souhaitez-vous une autre information pour une orientation
raisonnée ?
 Je vous rappelle dès que je suis en possession de ces informations.
 Je viendrai vous déposer l’état des lits vacants de l’établissement vers 11h mais je reste à votre
disposition pour des besoins en lit supplémentaires dès que vous connaissez les orientations des patients.
Mon poste est le 3639.
 Appel auprès des cadres de santé des unités d’hospitalisation (hors UHCD) :
 Le service des urgences m’a exprimé le besoin d’un lit dans votre service pour un
Homme/Femme/Mineur/Patient à isoler…. Avez-vous possibilité d’accueillir ce patient ? Si oui, à quel
moment de la journée et dans quelle chambre ? Je préviens le cadre des urgences qui entrera en contact
avec vous pour finaliser la mutation du patient.
 Je vous rappelle vers 11h00 pour faire le point avec vous des lits qui seront vacants ce jour. Je reste à
votre disposition en cas de besoin. Mon poste est le 3639.
Le matin vers 11h00 :
 Appel auprès des cadres de santé des unités d’hospitalisation (hors UHCD) :
 Sur la base du logiciel Qlickview, je confirme auprès de vous que les chambres n° …. sont libres. Est-ce
bien le cas ? Les chambres suivantes ….. vont se libérer dans la journée. Est-ce également exact ? Les lits
suivants sont indisponibles pour les raisons suivantes…. Est-ce que vous validez ceci ?
CA 11/08/2014
 Avez-vous pu remplir le tableau excel de gestion des lits de votre secteur ?
Si Oui, la situation que je vous ai citée à l’instant est donc juste.
Si Non :
- Avez-vous des sorties prévues ce jour que je pourrais valider sur ce tableau ? Dans quelles
chambres ? A quelle heure ?
- Avez-vous d’autres dates prévisionnelles de sorties connues pour des patients que je pourrais
valider dans ce tableau ? En l’absence de DPS, vous savez que ce sera la DMS du service qui
sera prise en compte pour estimer la date prévisionnelle de sortie des patients.
- Vous attendez une entrée directe ce jour à (heure) dans la chambre … Pouvez-vous me le
confirmer ? Avez-vous d’autres entrées directes, dans quelle chambre, pouvez-vous me donner
leur IEP ?
- Avez-vous des changements de chambres de patients à envisager sur la journée ?
- Y-a-t-il des patients à isoler nécessitant de bloquer des lits ?
- Y-a-t-il d’autres lits bloqués ? Pour quelle raison ?
 J’ai bien pris note de tous ces éléments. Je les transmets au service des urgences pour les patients non
programmés. Ils seront également à disposition du Directeur de garde en cas de situation tendue en
matière de places.
 Je reste à votre disposition pour tout changement par rapport à cet état. Vous pouvez m’appeler au
3639. Je communiquerai alors la nouvelle situation au service des urgences. Sinon, je vous appelle vers
16h pour un nouveau point.
L’après-midi vers 16h00 :
 Appel auprès des cadres de santé des unités d’hospitalisation (hors UHCD) :
 Je reviens vers vous pour faire l’état des places vacantes.
 Avez-vous mis à jour votre tableau excel de gestion des lits ?
Si oui :
- Vos places vacantes sont donc les suivantes sur la base du logiciel Qlickview :………
- Les sorties de demain seront les suivantes :…….
- Les entrées directes seront les suivantes :……..
- Les lits ……….sont indisponibles pour les raisons suivantes :…………….
- Dans les chambres……… Vous êtes en attente d’entrées des urgences.
o Je transmets donc cet état au Directeur de garde, au Directeur de soins et au Cadre de
santé du SU.
Si non :
- Peut-on voir ensemble les éléments suivants : lits vacants, bloqués, patients en attente des
urgences, entrées et sorties de demain ?
o Je me propose de réajuster votre tableau avant de transmettre cet état au Directeur de
garde, au Directeur de soins et au Cadre de santé du SU.
 N’hésitez à transmettre aux IDE de votre secteur de communiquer tout changement par rapport à cet
état des lieux au cadre de santé ou à l’IOA du service des urgences.
CA 11/08/2014