La station de travail clinique (KWS): le GPS du moteur

Hospital Management
La station de travail clinique
(KWS): le GPS du moteur
économique de l’hôpital en
action
Entretien avec le Pr Dr Ir Rudi Van de Velde
CIO UZ Brussel, VUB
L
e Pr Dr Ir Rudi Van de Velde, CIO de l’Universitair Ziekenhuis Brussel
(UZB), est l’inspirateur de la station de travail clinique, qui mène
à bien tous les processus cliniques dans cet hôpital tertiaire très
fréquenté. À l’occasion de sa présentation sous le titre de «La Station
de Travail Clinique, le “GPS” du moteur économique de l'Hôpital», lors
de la conférence Med-e-Tel 2010 au Luxembourg le 15 avril 2010, nous
lui avons demandé d’expliquer les rapports entre les principales idées
de son invention.
HE0284F_2010
De quel point de vue le
KWS de l’UZB se
distingue-t-il le plus des
autres dossiers médicaux
électroniques?
pour le management, qui doit maintenir
constamment l’équilibre entre une santé
financière – de l’hôpital en tant qu’entreprise
– et la santé des patients.
Le KWS gère les flux d’informations des
processus clés d’un hôpital, à savoir ceux
dans lesquels le patient occupe une place
physique centrale, et est examiné, traité et
soigné par de nombreux médecins et
infirmiers, le personnel paramédical et des
techniciens. Seule une bonne orchestration
permet d’apporter un peu de quiétude dans
ce qui deviendrait rapidement une foire
d’empoigne. Au sein de ce chaos, le KWS
fournit une partition, les managers donnent
la mesure – chacun à son propre niveau et le
personnel sur le lieu de travail joue la portée
qui lui a été assignée.
Cette orchestration se base sur des modules
de planification et de commande au niveau
de l’hôpital. A chaque activité sont associés
des exécutants possibles, des services, des
pièces, des appareils et les heures possibles
«Les dossiers médicaux électroniques ont
connu toute une évolution. Alors que la
génération précédente de ces systèmes se
basait sur le dossier médical disponible en
version papier, comme une documentation
passive et post hoc des actes cliniques, les
applications modernes, comme le KWS
(Klinisch WerkStation) de l’UZB, s’inspirent
bien plus de la «dynamique» des processus
cliniques et de leur planification proactive.
Travailler dans un hôpital, et surtout à l’UZ
Brussel avec son service d’urgences
trépidant, donne parfois l’impression de
«combattre dans une zone de guerre». Peutêtre pas sur le lieu de travail même, où l’on
vise à calmer l’activité. Mais d’autant plus
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auxquelles elle peut être exécutée. La série
d’activités est fixée dans le temps pour
chaque patient, en fonction des
interdépendances entre les différentes
activités. Cela se traduit, dans chaque
service, par des agendas et des listes de
travail complétés, qui harmonisent, à leur
tour, le fonctionnement des services.
Et bien entendu, ces processus en cours
d’exécution génèrent toutes sortes
d’informations qui sont collectées par
rapports électroniques, “rich media data” et
formulaires électroniques afin de servir de
base aux décisions suivantes et donc, à la
série suivante d’activités à planifier. A
chaque instant, chacun sait ce qui s’est
passé, quels en étaient les résultats, quelles
sont les conclusions et ce qui est encore
planifié.
Voilà pourquoi je compare volontiers le KWS
de l’UZB à un GPS, plus précisément avec un
GPS de la médecine «en action».
Si la planification des
activités constitue le
noyau du KWS, comment
se traduit-elle du point
de vue technique?
«Le KWS est constitué de trois “couches”: la
couche utilisateur qui vise un accès
utilisateur cohérent et simple, la couche
d’application qui assure la cohérence de la
logique des différents actes et le stockage
de données pour une mise en mémoire
permanente et sûre des informations. Cette
cohérence offre également l’avantage que
grâce à l’uniformité, le cycle de formation
de tous les collaborateurs a pu être réduit au
maximum.
Au sein de cette architecture, une série de
composants a été élaborée, qui forment un
ensemble logique séparé et qui sont conçus
pour s’incorporer parfaitement avec d’autres
composants en un ensemble intégré. Nous
distinguons ainsi les composants pour le
patient, la planification des activités, les
commandes, les médicaments, les résultats,
les actes médicaux et les actes soignants.
Cela signifie que le KWS peut être utilisé
simultanément en intégration fondamentale,
et de façon modulaire, aussi longtemps qu’il
existe un raccord approprié entre les
composants du KWS et les applications
étrangères au KWS.»
Pr Dr Ir Rudi Van de Velde
Si le KWS est intégré du
point de vue technique
et utilisable de façon
modulaire, comment
cela se traduit-il dans
l’organisation des unités
de soins?
«Il est clair que le «raccord» avec les
personnes sur le lieu de travail constitue une
“proof of the pudding”, et surtout dans les
unités de soins où le travail manuel au
service du patient constitue l’activité
principale. Le défi est et reste ici d’effectuer
l’enregistrement des actes des soignants le
plus près possible du patient, sans trop de
retards ou de problèmes pratiques.
Idéalement, chaque soignant devrait
posséder une troisième main pour manier
l’ordinateur. Le progrès technologique est
incessant, mais jusqu’ici, notre personnel –
nonobstant des essais détaillés avec d’autres
outils – continue à préférer l’emploi de leurs
notebooks familiers, mais bien montés sur
des chariots ergonomiques de postes de
travail spécialement équipés dans ce but.
Il faut dire également que même avant
d’avoir installé le premier notebook, nous
avions déjà déchargé les unités de soins
d’une foule d’activités en automatisant
“simplement” la planification dans le reste
de l’hôpital. Cela a permis d’éliminer la
cascade classique de coups de fil entre les
services. Dans ce contexte, ils avaient
d’ailleurs déjà besoin d’une troisième main
– pour utiliser le téléphone portable.
En ce qui concerne la planification des
activités soignantes propres, on dispose de
la version électronique des grandes feuilles
de traitement classiques, avec tous les
perfectionnements pour les calculs
automatiques comme le bilan hydrique, la
planification des prescriptions en différents
moments d’administration, et – last but not
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least – l’enregistrement des soins mêmes.
Cet enregistrement fournit, à son tour, les
informations pour le suivi de la charge de
travail et pour les dérivations vers le MVG II.
Les aperçus de chaque patient, résumés du
point de vue problématique médicale et
soignante, les notes de jour de chacun qui a
traité le patient ou lui a administré des soins,
et la série des consultations effectuées ou
restant à effectuer forment ensemble le
“tableau blanc médical” à partir duquel
chaque équipe traite les patients qui lui sont
tement une organisation n’ayant pas
recours au papier, mais nous avons tout
de même remédié à la plupart des
problèmes pratiques du travail sur papier
dans le gros de l’organisation. Le but ultime
n’est pas un mode de travail totalement
exempt de papier, mais bien un support
maximal du processus de soins. Comme
tout le monde a actuellement une vue
instantanée du projet passé et futur des
patients, avec toute l’information qui
découle de ce trajet, et qu’il devient ainsi
beaucoup plus aisé de travailler de façon
plus dynamique, on peut dire que nous
travaillons de façon beaucoup moins “bête”
que par le passé.
Le défi consiste désormais à travailler de
manière “plus intelligente”, à éviter les
problèmes avant même qu’ils apparaissent,
et à exécuter des optimisations de routine.
Nous pouvons éviter les problèmes en
regardant littéralement par-dessus l’épaule
des médecins et en leur indiquant ce qui
pourrait poser un problème. Nous le faisons
dès à présent avec l’interaction entre
médicaments, et entre autres par le contrôle
attribués au cours des différentes rondes.
S’y ajoute encore le fait que, du point de vue
technique, le dossier médical et le dossier
soignant constituent deux représentations
différentes de données qui sont gérées par le
même composant. Ainsi, l’échange de
données est “intégré” dans le système, et
pas «collé dessus» comme dans la plupart
des autres applications, avec tous les
avantages que cela présente. Les médecins
peuvent consulter rapidement ce que les
soignants ont enregistré, et les instructions
des médecins sont intégrées automatiquement dans le contexte médical
des actes soignants, ce qui évite des
questions superflues à propos de plus
amples explications, étant donné que les
médecins et les soignants lisent la même
“portée” pour chaque patient.»
Comment le KWS va-t-il
évoluer?
«L’UZB est arrivé à un stade où nous
ne sommes peut-être pas encore complè-
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de la prescription des antibiotiques. Nous
étendons actuellement cette surveillance
vers d’autres interactions, comme les «panic
lab values» et similaires.
Les optimisations peuvent être intégrées
dans le flux de travail, et donc également
dans sa gestion. Sur cette base, nous
disposons déjà d’une application pour le
support de la fertilisation in vitro (IVF). Nous
avons développé dans ce but un véritable
système de gestion du flux de travail, fondé
sur les grands composants de base du KWS,
qui permet de contrôler la complexité
opérationnelle des traitements en vue de les
piloter avec un meilleur résultat et plus de
confort. Ce mode de travail «plus intelligent»
ne cessera de devenir plus important avec
l’augmentation systématique de la
multidisciplinarité des trajets de soins et
l’accroissement de la pluripathologie due
au vieillissement de la population.
Pour conclure, il faut relever également que
l’évolution vers une génération ultérieure du
KWS est possible uniquement grâce aux
fondations solides jetées par la génération
actuelle.»