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NOTE TECHNIQUE
le 27 juinmise
2005
Création 12 juilletGrenoble,
2005 - Dernière
à jour : 30/09/05
Affaires Générales
Cellule achats-marchés
Destinataires : Acheteurs, Engageurs, Directeurs de Laboratoire, Directeurs de Composante
Emetteur : Secrétariat Général / Service des Affaires Générales
Objet : MISE
EN CONCURRENCE A L’OCCASION D’UN ACHAT
Nature de l’achat ?
marché existant ?
oui
non
Quelle famille d’achat ?
Familles classées par
montant
Montant annuel de la
famille
Achat au
fournisseur du
marché
Procédure
Vous rencontrez un problème ?
N’hésitez pas à contacter la cellule achats-marchés par mail à :
[email protected]
Fichiers à télécharger :
Tableau des procédures :
http://intranet.inpg.fr/AFG/dossiers/Cellule_achats-marches/doc_pdf/Tableau_montant.pdf)
Familles classées par montant :
http://www.inpg.fr/INPG/fr_entre.html
LES PRINCIPES
Le Nouveau Code des Marchés Publics (CMP) impose la mise en concurrence préalable entre les fournisseurs. Il
nous appartiendra donc de prouver ultérieurement que cette mise en concurrence a bien été réalisée.
La Personne Responsable du Marché est en général le Président de l’INP Grenoble. Les Directeurs d’école sont
« PRM secondaire » pour les catégories suivantes : matériel à usage scientifique, hôtellerie, restauration, services
d’imprimerie, maintenance et pièces détachées informatiques. Pour ces achats, c’est le Directeur de la composante
qui a la responsabilité du respect de la réglementation du CMP.
Le C.A. a adopté le 17/12/2004 une procédure fonction de la nature des montants annuels d’achat par familles
homogènes de produits et services
La Cellule achats-marchés effectue en début d’année une publicité globale et tient à votre disposition un fichier
référençant les fournisseurs nous ayant déjà adressé des devis valables pour une certaine durée. Ces devis sont
imprimables et utilisables par l’ensemble de l’INP Grenoble.
PROCEDURES A SUIVRE
SEUIL ANNUEL famille d'achat
=> 3 999 €
Publicité
Documents
Délais
de 4000 à
14 999 €
consultation
pas de mise en
de catalogue
concurrence ni
ou demande de
de publicité
3 devis
de 15 000 à 89 999 €
de 90 000 à 149 999 €
les Affiches (ou autre au choix)
BOAMP obligatoire
avis rédigé et envoyé par Cellule achats-marchés
facture reçue par la cellule achats-marchés et transmise à la composante pour
paiement
Cahier des clauses particulières fait par l'acheteur (voir modèle type)
à compter de la publicité :
par l'acheteur
Réception des offres
Analyse des
propositions
Rapport d'analyse
30 jours
Analyse faites par l'acheteur
Facultatif, établi par l'acheteur
Obligatoire, établi par l'acheteur (voir modèle type)
et signé par le Directeur de l'Ecole
Lettres de refus
Envoyées par l'acheteur (voir modèle type) signées par le Directeur de l'Ecole
Notification par :
Bon de commande établi et envoyée par l'acheteur
* dans tous ces cas, il n'y a pas de création de marché dans Nabuco, sauf à la demande expresse de l'acheteur
Si vous l'estimez nécessaire, selon la complexité de l'achat, il est toujours possible de passer un marché formalisé
mêm si le montant est inférieur à 150 000 €. Pour cela, prendre contact avec la Cellule Achats-Marchés
La Personne Responsable du Marché est le Président de l’INP Grenoble. Toutefois les Directeurs de composante
sont PRM secondaires pour les catégories d’achats suivantes : matériel à usage scientifique, hôtellerie,
restauration, services d’imprimerie, maintenance et pièces détachées informatiques. Pour ces catégories, c’est le
Directeur de la composante qui a la responsabilité du respect de la réglementation du CMP.
LEXIQUE
Catalogue
Pour la consultation de catalogue, une photocopie de la page des différents catalogues indiquant le prix et le nom
du fournisseur suffit à prouver qu’une mise en concurrence a été faite.
Certificats administratifs
Un certificat administratif signé de l’acheteur et du signataire du bon de commande sera demandé dans les cas
suivants :
- caractère d’urgence (voir modèle A)
- fournisseur unique (voir modèle B)
- continuité d’opération
Contrôle
Les contrôles seront faits a posteriori, au cours des années suivantes. Il est donc nécessaire de garder toute
trace de mise en concurrence et de décision de choix du fournisseur, jusqu’au prochain contrôle de la Chambre
Régionale des Comptes : demande de devis, devis, catalogue, mail, fiche récapitulative des propositions,
décision de choix…
Dépannage
1er cas
Le dépannage est urgent car le non-fonctionnement de l’appareil entraîne des conséquences graves sur le
fonctionnement d’une unité. Le choix du réparateur se fera sur le délai de rapidité d’intervention – Il faudra fournir
un certificat précisant le caractère d’urgence (voir modèle B).
2ème cas
Il s’agit de dépannages qui ont lieu tout au long de l’année. Une mise en concurrence pour une période donnée
peut être faite en demandant le tarif horaire, le montant de prise en charge et les délais d’intervention, critères qui
départageront les fournisseurs et permettront de choisir un fournisseur pour la période définie.
Devis
Lors de votre demande de devis (voir modèle), bien indiquer une date limite de réponse et une durée de validité
du devis (si possible 6 mois, voire un an). L’important est la preuve de la demande de devis, même si le
fournisseur ne répond pas. Une demande de devis par téléphone sera impossible à prouver ultérieurement. Il
faudra donc privilégier la demande par fax ou par mail, avec accusé de réception qui servira de preuve d’envoi.
Le fait de recevoir ou non une réponse avant la date demandée ne remet pas en cause la mise en concurrence.
Si le devis est valable 6 mois, vous n’aurez à faire que deux mise en concurrence dans l’année pour cette famille
d’achat.
Les mandatements seront faits normalement sans fournir les devis, mais ces derniers seront conservés pour être
fournis au contrôle des comptes.
Fichier référencement fournisseurs
Sur le site intranet de l’INP Grenoble (http://intranet.inpg.fr/AFG/dossiers/Cellule_achats-marches/Fournisseurs.htm)
a été mis en place un fichier référençant les fournisseurs ayant déjà adressé des devis valables pour une certaine
durée. Ces devis sont imprimables et utilisables par l’ensemble de l’INP Grenoble. Ce fichier est alimenté par
l’ensemble des composantes et des services qui voudront bien adresser les devis qu’ils ont obtenus à la Cellule
achats-marchés. Cette centralisation évitera à chaque composante/service d’établir son propre tableau et permet de
faire profiter du travail à tous.
Formulaires
Vous trouverez tous les formulaires qui vous sont nécessaires sur le site:
http://www.colloc.minefi.gouv.fr/colo_struct_marc_publ/form_tele.html
Fournitures
Chaque personne qui commande doit pouvoir fournir les catalogues ou les pages Internet des fournisseurs
indiquant leurs prix. Ceux-ci doivent être au nombre de trois minimum. Aucune demande orale n’est admise
comme preuve.
Noter au bas du double du bon de commande les fournisseurs mis en concurrence. Conserver une copie de la
page des catalogues avec le double du bon de commande.
1er cas
Dans votre liste de commande les articles ne sont pas tous moins chers chez un même fournisseur  c’est le
montant total de la commande par fournisseur qu’il faut prendre en compte.
2ème cas
La famille d’achat à utiliser pour passer votre commande a un montant hors taxe supérieur ou égal à 15 000 € 
cf tableau des procédures.
3ème cas
Un seul fournisseur peut répondre à votre demande (cas exceptionnel).  La personne qui passe la commande,
c’est-à-dire l’enseignant, le chercheur ou le technicien, devra établir un certificat administratif qu’il signera et qui
sera contresigné par le Directeur de la Composante, spécifiant que seul ce fournisseur est capable de fournir un
produit répondant aux critères techniques et spécifiques recherchés (voir modèle).
Marque
Imposer une marque par écrit dans une demande n’est pas conforme au CMP. C’est le fournisseur qui indique la
(les) marque(s) qu’il propose et les réponses différentes pourront interférer dans le choix définitif. Si les réponses
ne sont pas satisfaisantes pour effectuer correctement le choix, l’acheteur a la possibilité de demander un
complément d’information aux fournisseurs.
Notification et refus
Modèles fournis par le Minefi, à compléter directement : pour cocher une case, cliquer deux fois sur celle-ci
Lettre relative aux candidatures ou offres non retenues - Lettre de notification du marché au titulaire :
http://www.minefi.gouv.fr/formulaires/daj/daj_noti.htm
Offre infructueuse :
Extrait de l'art. 76: " La personne responsable du marché doit informer également, dans les plus brefs délais, les
candidats des motifs qui l'ont conduite à ne pas attribuer ou notifier le marché ou à recommencer la procédure. Sur
demande écrite des candidats, la réponse est écrite."
Sur le formulaire fourni en annexe, que vous compléterez vous cocherez , en cliquant deux fois la case " votre offre
n’a pas été retenue." et ajouterez le cas échéant dessous la mention " Pour le(s) lot(s) n° xxxx le(s) marché(s) est
(sont) déclaré(s ) infructueu(x)
Conseil pratique: vous envoyez ce formulaire rempli aux entreprises qui ont soumissionnée à ces lots par courrier
simple (c'est moins cher) et vous DOUBLEZ cela par un courriel qui comporte le même document en pièce jointe
avec accusé de réception courriel.
Preuve
Les preuves de mise en concurrence devront être gardées par la composante avec le double de la facture et le
double du bon de commande.
PRM
La Personne Responsable du Marché est le Président de l’INP Grenoble. Toutefois les Directeurs de composante
sont PRM secondaires pour les catégories d’achats suivantes : matériel à usage scientifique, hôtellerie,
restauration, services d’imprimerie, maintenance et pièces détachées informatiques. Pour ces catégories, c’est le
Directeur de la composante qui a la responsabilité du respect de la réglementation du CMP.
Procédures
http://intranet.inpg.fr/AFG/dossiers/Cellule_achats-marches/doc_pdf/Tableau_montant.pdf
Restaurant
Pas de devis jusqu’à 4000 € annuels pour la clé CSA X6802
Pour l’organisation d’une journée à l’extérieur avec réservation de salle et de repas, faire une demande de trois
devis.
Seuils
L’analyse des familles de produit est faite au niveau de la Cellule achats marchés et peut vous être communiquée
concernant toutes les familles utilisées par votre composante, sur simple demande.
Urgence
Le caractère d’urgence doit être exceptionnel et ne pas résulter d’un mauvais entretien du matériel. La pratique
consiste à ne pas dériver vers un achat d’urgence systématique, mais bien à anticiper autant que faire se peut.
De plus, il faut juger du caractère urgent avec précision. Par exemple, le changement d’un climatiseur sera urgent
dans un local informatique et ne le sera pas dans un bureau.
LES DOCUMENTS TYPES
Voir pages suivantes
DEMANDE DE DEVIS
ENSXX
TELECOPIE
N° 04.76.xx.xx.xx
EXPEDITEUR :
DESTINATAIRE :
Date d’envoi :
Nombre de pages y compris celle-ci :
Fax :
Message
Objet : demande de devis
Madame, Monsieur,
Je vous remercie de me faire parvenir un devis estimatif pour :
-
quantité désirée :
-
prix unitaire H.T. :
-
taux horaire H.T. :
-
délai de livraison :
Je vous demande de bien vouloir :
-
préciser sur votre proposition le maintien des prix indiqués sans majoration pour une durée de
… mois, soit jusqu’au ……………..
-
m’envoyer votre devis avant le ………………………….
Merci de votre réponse
Sincères salutations
MODELE A
ENSXX
CERTIFICAT ADMINISTRATIF
Je soussigné, .............................................................…... Directeur de l’E.N.S.X.X. , certifie que la
commande n° …………………………
au fournisseur …………………………………..

A été faite dans un caractère d’urgence dû à : ………………………………………………..
Fait à Grenoble, le …………………………….
Signature :
MODELE B
ENSXX
CERTIFICAT ADMINISTRATIF
Je soussigné, .............................................................…...
Agissant en qualité de : ……………………………………..
certifie que la commande n° …………………………
au fournisseur …………………………………..

A été faite auprès de ce fournisseur qui est le seul capable de répondre à cette
demande, du fait de son caractère technique spécifique
Fait à Grenoble, le …………………………….
Signature :
Signature du Directeur de
la composante :
LIBELLE DE L’ACHAT
Cellule Achats-Marchés
CAHIER DES CLAUSES PARTICULIÈRES
Article 1 – Objet
Le présent marché concerne :
pour : (au choix selon le cas) :
- le Laboratoire XXXXX de l’Institut National Polytechnique de Grenoble - ENSXXX –
Adresse.
- L’E.N.S.XXXXX de l’Institut National Polytechnique de Grenoble - ENSXXX – Adresse.
- l’Institut National Polytechnique de Grenoble – 46 avenue Félix Viallet 38031 GRENOBLE
Cedex 1.
Article 2 – Description technique
Description technique la plus détaillée possible de la fourniture/la prestation dont vous avez
besoin. Attention, ne pas mentionner de marque ou de modèle spécifique.
Article 3 – Pièces à fournir
Les pièces à fournir sont :
 la proposition de prix établie sur papier entête et signée,
 le présent cahier des clauses particulières à accepter sans modification par signature sur
chacune des pages
Article 4 – Proposition de prix
Le prix indiqué dans la proposition sera exprimé en euro hors taxes.
Le prix hors taxe est ferme.
Les prix doivent comprendre :
 toutes charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement la prestation,
 tous les frais afférents au conditionnement, à l’emballage, à la manutention, à
l’assurance, au stockage, au transport jusqu’en lieu de livraison et à l’installation,
 les frais éventuels de douane,
 la mise en service, les essais de vérifications, la documentation.
Article 5 – Assurance du matériel
Pendant la durée du transport du matériel jusqu’à la date du transfert de propriété, le titulaire
dégage l’Administration, sauf faute lourde de sa part, de toute responsabilité à raison de
dommages subis par ce dernier conformément à l’article 39 du CCAG/FCS. Dès le transfert de
propriété, les risques de pertes et de dommages sont à la charge de l’Administration.
Toutefois, l’acheteur assume la responsabilité du dépositaire entre la livraison et l’admission du
matériel.
Article 6 – Délai d’exécution et livraison
Le titulaire devra s’assurer des lieux et condition d’accès pour la livraison.
Les matériels faisant l’objet du marché seront livrés à :
Adresse de livraison précise
Personne à contacter lors de la livraison :
Nom, téléphone, adresse mail
Délais de livraison : Suite à adapter en fonction
-
Le délai de livraison ne devra pas excéder …………… à compter de la date de
notification.
-
Le délai de livraison ne devra pas dépasser le ………………………….
Réception provisoire
Le matériel est transporté aux frais et aux risques du fournisseur.
A réception du matériel sur site, un procès-verbal de réception provisoire sera établi. Le
fournisseur installera le matériel, fera la mise en service et assurera les vérifications
nécessaires.
Réception définitive
Matériels et accessoires seront testés pendant une période de deux mois à l’issue de
laquelle les réserves éventuelles notées lors de la réception provisoire devront avoir été
levées. Un procès verbal de réception définitive après installation et vérification du matériel
sera alors signé, conditionnant le versement du solde de la commande.
La propriété du matériel sera transférée à l'Administration lors de la notification au titulaire
de la décision de réception définitive.
Article 7 – installation et vérification
Les matériels seront installés et mis en ordre de marche par les soins du titulaire le jour de la
livraison / dans un délai de XXX semaine(s) à compter de la livraison.
La vérification de la conformité des matériels aux cahiers des charges sera réalisée par le
personnel du laboratoire/del’école/de l’INPGrenoble.
Article 8 – Pénalités de retard
Dans le cas où le délai contractuel de livraison ne serait pas respecté, le titulaire encourt, sans
mise en demeure préalable, une pénalité calculée par application de la formule suivante :
P
V R
dans laquelle :
500
P = montant des pénalités,
V = la valeur des prestations sur laquelle est calculée la pénalité, cette valeur étant égale à la
valeur des prestations en retard,
R = le nombre de jours de retard.
Article 9 – Garantie
La garantie de l’ensemble de l’installation de …………………. sur site prendra effet à compter de
la réception définitive du matériel.
Cette garantie sera totale contre tout vice de construction ou défaut de matière, pièces, transport,
main d’œuvre et déplacements compris à compter de la date de réception/livraison par
l’acheteur.
L’acheteur a droit à des dommages et intérêts au cas où pendant la remise en état, la privation
de jouissance entraînerait pour elle un préjudice.
Le délai dont dispose le fournisseur pour effectuer une mise au point ou une réparation est fixé à
…… jours.
Article 10 – Modalités de règlement
La facture établie en un seul original et deux copies portera outre les mentions légales, les
indications suivantes :







le nom, et l'adresse complète de l'entité de l'INP Grenoble,
la nature de la prestation,
le montant H.T,
le taux et le montant de la T.V.A,
le montant T.T.C,
la date de facturation,
le numéro du compte bancaire ou postal
L’absence d’une des mentions obligatoires et plus particulièrement les références du
marché entraînent le renvoi de la facture.
Paiement
Facultatif :
Le règlement sera effectué de la manière suivante :
- 90% à la réception provisoire.
- le solde, soit 10 % à la réception définitive de l’équipement. (Par exemple)
Les sommes dues seront payées dans un délai de 45 jours maximum à compter de la réception
de la facture ou de la date de livraison des fournitures ou d’exécution des prestations lorsqu’elle
est postérieure à la date de réception de facture.
Règlement
Le règlement est effectué par virement au compte ouvert au nom du titulaire.
Le titulaire devra fournir une domiciliation bancaire en France.
Article 11 – Adresse de facturation
La facture sera envoyée à :
Adresse de facturation précise
Article 12 – Documentation
Le titulaire s’engage à fournir à la livraison toute documentation nécessaire à une utilisation et à
un fonctionnement correct du matériel livré.
Article 13 – Litiges
En cas de litige, le droit français est seul applicable. Les tribunaux français sont seuls
compétents.
Les litiges pouvant survenir à l’occasion de l’exécution du présent marché sont soumis au
tribunal administratif de Grenoble.
Article 14 – Dérogation au CCAG
L’article 8 déroge à l’article 11 du CCAG fournitures courantes et services.
Fait à Grenoble, le (date)
Cachet commercial et signature du titulaire
Président
précédés de la mention
« Lu et approuvé »
le Directeur de l’Ecole/le
de l’INPGrenoble