Project Charter

Arrêté de projet pour un
programme de travaux
(Projets financés par d’autres ministères)
entre
Client : [ministère client]
et
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
concernant
[Un programme de travaux (divers projets)]
Système national de gestion de projet
Phase de planification
Numéro de projet de TPSGC : [000000]
Version no : [00]
Date : Le [jour mois 2012]
Arrêté de projet – Programme de travaux
Projets financés par d’autres ministères
Table des matières
1.0
Introduction...................................................................................... 2
2.0
Objectif du projet ............................................................................. 2
3.0
2.1
Date d’achèvement du plan de projet ................................... 2
2.2
Coût du plan de projet ............................................................ 2
Rôles et responsabilités.................................................................. 3
3.1
Rôle du chef de projet ............................................................ 3
3.2
Rôle du gestionnaire de projet .............................................. 4
4.0
Responsabilité ................................................................................. 5
5.0
Règlement des différends ............................................................... 6
6.0
Approbation ..................................................................................... 6
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matières comme suit : cliquez dans la partie grise de la Table des matières avec le
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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
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Arrêté de projet – Programme de travaux
Projets financés par d’autres ministères
1.0
Introduction
Le présent arrêté de projet définit la relation entre le chef de projet du client et le
gestionnaire de projet de TPSGC en ce qui concerne la réalisation de divers projets.
Les objectifs propres à chaque projet seront indiqués dans les plans de projet
respectifs. Les modalités et les services requis pour réaliser le projet seront
explicitement décrits dans le plan de projet et répartis en fonction des domaines de
connaissances définis par le Système national de gestion de projet (SNGP). Le plan de
projet fournit des détails sur la portée du projet, les échéanciers, le financement, les
risques, ainsi que sur d’autres stratégies de gestion qui serviront à définir et à réaliser le
projet, et il fera partie intégrante du présent arrêté de projet.
L’arrêté de projet et le plan de projet seront modifiés conformément à la politique du
Conseil du Trésor (CT) chaque fois que l’on apportera des changements importants à la
portée, aux échéanciers et au financement du projet ou lors de tout autre changement
significatif.
2.0
Objectif du projet
L’arrêté de projet autorise le gestionnaire de projet de TPSGC à préparer divers projets
en vue d’élaborer [fournir un énoncé sommaire décrivant les résultats attendus,
l’emplacement, le coût total du projet ainsi qu’une date de mise en service et
d’achèvement]. Des détails sur la portée, le calendrier et les coûts de réalisation de
chaque projet seront confirmés dans le plan de projet.
2.1
Date d’achèvement du plan de projet
Une ébauche du plan de projet sera préparée d’ici [inscrire le délai] après la
réception d’une demande écrite du chef de projet du client concernant un projet
particulier, aux fins d’examen par le client, et le plan de projet sera préparé d’ici
[inscrire le délai] après la réception des commentaires du client relatifs à
l’examen, aux fins de signature et d’approbation du client.
2.2
Coût du plan de projet
Après approbation du présent arrêté de projet et le versement de fonds dans le
cadre d’une convention particulière de services (CPS), TPSGC procédera à
l’élaboration de plans de projet pour divers projets, après une demande écrite du
chef de projet du client, en se servant des fonds [inscrire le montant] établis pour
l’arrêté de projet (programme de travaux) à titre de flottant. Comme des projets
particuliers sont demandés, les numéros secondaires de projet seront établis
dans le Système de gestion de projet et des activités (SIGMA) sous le numéro
principal de projet du programme de travaux de l’arrêté de projet. Les niveaux de
financement et les dépenses approuvés seront consignés dans SIGMA, qui en
assurera le suivi.
Après examen et approbation du plan de projet et de la demande de financement
par l’intermédiaire d’une CPS, un nouveau numéro principal de projet sera établi
dans SIGMA.
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Arrêté de projet – Programme de travaux
Projets financés par d’autres ministères
3.0
Rôles et responsabilités [nota : cette section ne doit pas être modifiée]
3.1
Rôle du chef de projet
Le chef de projet, qui relève du sous-ministre (voie hiérarchique habituelle) et, en
conformité avec les politiques de TPSGC [relever la politique clé p. ex. politique
relative au SNGP, politique de la Direction générale des biens immobiliers
(DGBI) sur la gestion des risques, etc.], est chargé de ce qui suit :

tous les aspects externes, y compris l’interprétation continue des besoins
opérationnels et des objectifs plus larges de l’État ainsi que la validation dans
ce contexte du produit final prévu du projet;

des relations avec la haute direction du ministère parrain et des ministères
participants; il est également le porte-parole pour tout ce qui concerne le
projet;

tous les aspects internes du projet, y compris la supervision générale du
cadre de gestion de projet, pour veiller à ce que le gestionnaire de projet soit
en mesure d’atteindre tous les objectifs approuvés du projet;

préparer les documents d’approbation du projet;

examiner en détail les propositions visant à modifier les objectifs en raison de
facteurs externes ou internes modifiés; assumer le rôle de responsable pour
la présentation de telles modifications et des rapports d’étape destinés aux
autorités chargées d’approuver le projet;

définir la portée complète du projet, y compris les intérêts supérieurs de l’État;

cerner les risques potentiels associés au projet;

établir un cadre de gestion de projet adéquat, qui servira à définir le projet en
détail et à le mener à bien;

voir à ce que les gestionnaires de projet fassent une bonne planification de
projet et tiennent compte des besoins relatifs à la taille, à la portée, à la
complexité, aux risques, à la visibilité et à l’administration de projets
particuliers;

aviser les autres ministères ou organismes fédéraux qui peuvent être touchés
par un projet particulier et les inviter à assumer un rôle actif ou de
coordination, selon le cas. Le chef de projet doit également veiller à ce que
toutes les présentations de projet pertinentes soient faites et que les
approbations soient obtenues avant de mettre en œuvre le projet. Cela
comprend la présentation de renseignements actualisés sur le projet aux
responsables appropriés lorsque des changements importants qui dépassent
les paramètres approuvés sont apportés au projet;
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Arrêté de projet – Programme de travaux
Projets financés par d’autres ministères

déterminer si un examen environnemental préalable doit être effectué
conformément à la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale. S’il y a
lieu, voir à l’achèvement de l’examen préalable avant de lancer l’appel
d’offres pour le marché de construction;

établir le contexte d’un projet particulier et y affecter les ressources
nécessaires, ainsi qu’agir à titre d’intermédiaire entre l’équipe de projet et la
haute direction du ministère parrain, les ministères participants et le
Secrétariat du Conseil du Trésor. Pour ce faire, le chef de projet doit
s’assurer que toutes les présentations de projet pertinentes sont faites et que
les approbations sont obtenues avant de mettre en œuvre le projet;

consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor le plus rapidement possible, en
particulier pour ce qui est des grands projets présentant un haut niveau de
risque et de complexité et proposer un cadre de gestion approprié;

voir à ce que le projet précis soit géré conformément au cadre de gestion
approuvé par le Conseil du Trésor.
3.2
Rôle du gestionnaire de projet
Le gestionnaire de projet s’occupe de la gestion quotidienne d’un projet, à
savoir :

établir une structure organisationnelle adéquate fondée sur la portée du projet
qui a été acceptée;

gérer le projet, attribuer des rôles et des responsabilités et définir ceux-ci en
fonction des termes énoncés dans les accords internes et interministériels
pertinents;

négocier et obtenir des accords écrits avec les ministères participants si des
activités ou des engagements particuliers visant les ressources nécessaires
dans le cadre d’un projet doivent être étayés par des documents pour assurer
la gestion efficace du projet;

utiliser le Système national de gestion de projet (SNGP) de TPSGC pour
gérer le projet; cela comprend notamment :

élaborer le plan de projet, en collaboration avec le chef de projet;

organiser le projet en utilisant des outils de planification et d’analyse pour
répartir les travaux, attribuer les responsabilités et préparer le calendrier;

analyser les avantages et les coûts concernant les solutions de rechange
d’un projet;

évaluer les risques et en faire le suivi et prévoir des mesures d’atténuation
des risques en appliquant systématiquement l’approche et la méthodologie
commune de TPSGC en matière de gestion des risques;
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Arrêté de projet – Programme de travaux
Projets financés par d’autres ministères
4.0

planifier les étapes du projet, au besoin;

inscrire le projet dans le Système de gestion de projet et des activités
(SIGMA) de TPSGC;

assurer le suivi des progrès réalisés dans la réalisation du projet pour que ce
dernier soit conforme au plan de projet et faire la mise à jour du plan de
projet, le cas échéant;

présenter des rapports d’étape à la direction interne (et au Conseil du Trésor,
s’il y a lieu);

formuler des commentaires pour l’élaboration de notes d’information, de
présentations au Conseil du Trésor et d’autres documents, le cas échéant,
afin d’offrir du soutien au chef de projet;

dans le plan de projet, indiquer les jalons relatifs au rendement qui
permettront au Ministère d’abandonner un projet ou d’y mettre fin si, en cours
de route, ce dernier n’est plus viable.
Responsabilité [nota : cette section ne doit pas être modifiée]
TPSGC offre des services aux autres ministères en vertu d’ANS à titre d’organisme de
services communs et, par conséquent, n’est pas autorisé à financer des réclamations ni
des responsabilités (Politique sur la prise de décisions concernant la limitation de la
responsabilité des entrepreneurs dans les marchés de l’État du Conseil du Trésor,
septembre 2003). La présence de TPSGC dans ce processus ne dégage pas le
ministère client de ses responsabilités financières. Autrement dit, c’est au client, non à
TPSGC, qu’il incombe de financer tous les coûts associés au projet. Selon la politique
du CT, toutes les dettes découlant des activités de passation de marchés sont la
responsabilité du ministère d’origine.
Advenant une erreur ou une omission commise par un expertconseil, TPSGC agira à
titre d’agent du client et demandera un dédommagement à cet expertconseil. Lorsque
TPSGC agit à titre d’agent du client, il incombe à ce dernier de financer les frais
assumés par TPSGC, les dépenses juridiques ainsi que tout règlement découlant de la
résolution des réclamations.
Si des erreurs ou des omissions sont commises par le personnel de la DGBI lorsque
des services de conception en architecture et génie sont offerts aux clients, et que ces
erreurs ou omissions engendrent des dépenses qui n’ajoutent aucune valeur à l’État ou
aux projets, TPSGC a comme politique de garantir que les clients n’assumeront pas
injustement les coûts de correction de ces erreurs ou omissions.
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Arrêté de projet – Programme de travaux
Projets financés par d’autres ministères
5.0
Règlement des différends
Dans la mesure du possible, les différends soulevés entre le client (rôle du chef
de projet) et TPSGC (rôle du gestionnaire de projet) doivent être réglés par les
parties. Les problèmes qui ne pourront pas être résolus à ce niveau dans
[inscrire le délai] seront simultanément portés au prochain niveau de gestion des
organisations respectives de chacune des parties.
Les mécanismes de règlement pour toutes les autres questions soulevées au
sein de l’équipe de projet seront définis dans le plan de projet.
6.0
Approbation
Les soussignés acceptent par la présente d’entreprendre ce projet conformément à cet
arrêté de projet et à toute révision subséquente du présent document.
SIGNATURE DU CLIENT
Approuvé par :
Signature
(représentant autorisé du client qui détient le pouvoir
de signer des documents financiers)
En caractères
d’imprimerie :
Nom
Titre
Date
SIGNATURE DE TPSGC
Approuvé par :
Signature
(TPSGC)
En caractères
d’imprimerie :
Nom
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Titre
Date
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