Gérer des projets complexes

Résumé des discussions Série ConnEXions de l’APEX Gérer des projets complexes 7 avril 2016 L'Association professionnelle des cadres supérieurs de la fonction publique du Canada (APEX) se réjouit d’avoir lancé une nouvelle série de discussions intitulée ConnEXions. L’une des priorités de l’APEX est de fournir à ses membres des occasions ponctuelles de vous réunir comme collectivité, en personne ou virtuellement, pour partager des informations et des expériences, d'apprendre les uns des autres et d'élargir votre réseau. Ainsi, l’APEX offre une série de discussions interactives de 90 minutes intitulées ConnEXions de l’APEX. Chaque séance informelle commence par une brève présentation de hauts fonctionnaires, suivie d’un débat libre avec 20 à 25 participants. Notre objectif est de donner aux membres de l’APEX l'occasion de prendre part à un dialogue réfléchi et dynamique sur un sujet qui tient à cœur aux participants, et nous espérons que vous en retirerez de nouvelles idées et que vous nouerez peut‐être quelques nouveaux contacts pour poursuivre le dialogue. Contexte De plus en plus, les hauts dirigeants sont tenus de livrer des projets horizontaux qui recoupent leur secteur de responsabilités fonctionnelles. Des grands projets de construction et des initiatives de TI au modèle de prestation de services, les dirigeants sont aujourd'hui confrontés à des défis et des occasions qui découlent de la gestion de projets très complexes. Cette compétence est en outre illustrée au moyen de la compétence clé en leadership qui appelle les dirigeants à mobiliser et à gérer les ressources afin de réaliser les priorités du gouvernement, d’améliorer les résultats et d’apporter une valeur ajoutée. L’APEX a organisé cette discussion interactive sur les défis et occasions en matière de gestion de projets complexes, et permis à ses membres d’apprendre ce que d’autres ont à dire sur leurs approches, leurs succès et leurs enseignements. Pour aider à animer la discussion, l’APEX avait invité :  Jane Pearse, vice‐présidente, Politiques stratégiques et investissement, Parcs Canada  Peter Bruce, sous‐ministre adjoint principal, Services partagés Canada  Pat Finn, sous‐ministre adjoint (Matériels), ministère de la Défense nationale Faits saillants  Tout d'abord, les objectifs du projet doivent être déterminés tôt et être clairement énoncés.  Veiller à fixer le moment opportun pour lancer votre projet : lancer un projet trop tôt ou avant d'avoir déterminé les échéanciers, la portée et les coûts du projet de façon appropriée peut entraver le projet à long terme.  La détermination de la portée, du budget, de la gestion du cycle de vie et des résultats escomptés tôt est essentielle pour assurer la réussite dès le début de la planification du projet.  Une communication claire de votre programme est essentielle. La simplicité et la clarté permettront d'éviter des problèmes à long terme.  Une charte de projet est un excellent outil pour établir et communiquer les objectifs du projet. En outre, les indicateurs de rendement devraient être déterminés dès le début pour gérer les jalons du projet en cours de route et permettre les ajustements le cas échéant.  La colocalisation des membres de l'équipe contribue à faciliter une meilleure communication ainsi qu’à une productivité accrue des collègues au cours de la réalisation du projet.  La détermination des jalons et des indicateurs de rendement pour chaque partenaire contribue à maintenir le cap et permet d’apporter des correctifs le cas échéant.  Réunir les intervenants et les organismes centraux le plus tôt possible. Démontrer au moyen de visites sur place et des séances d'information ce que vous tentez de réaliser de sorte que tous y souscrivent et qu’ils ont une bonne compréhension du travail à réaliser.  Gérer les risques et connaître votre tolérance au risque pour chaque composante du projet. Un suivi continu des secteurs de risque (vert, jaune, rouge) permet au gestionnaire de projet d’adopter des stratégies précoce d’atténuation des risques (solide discipline de gestion des risques).  La détermination de la structure de gouvernance appropriée contribue au respect des délais et des approbations. Le fait de veiller à ce que tous les membres de la structure de gouvernance et de l’équipe de projet aient une 
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compréhension claire de leurs rôles et responsabilités est également fondamental. Une pratique exemplaire consiste à déterminer dans le mandat du projet les moyens de mesurer les avantages pour les clients afin de les harmoniser aux résultats du projet à la fin du projet. Gérer les résultats du projet et non les activités. Planifier la mobilisation des gens de façon continue. La mise en place de projets complexes signifie souvent un changement de culture au sein d'une organisation. La communication avec vos employés et les intervenants est essentielle et devrait être assurée de façon continue. Une lacune à cet égard constitue le risque d’échec le plus élevé. Dès le départ, il faut être clair quant aux compétences requises pour chaque composante du projet et fournir des outils et les cadres pour aider les membres de l'équipe à assumer leurs fonctions.