RECHERCHE Recherche ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE L’AGENCE DES TELECOMMUNICATIONS DE COTE D’IVOIRE (ATCI) : CAS DE LA PROCEDURE DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR 19/07/2013 INGÉNIERIE DEDICACE REMERCIEMENTS AVANT PROPOS ABREVIATIONS INTRODUCTION GENERALE 1ère PARTIE : METHODOLOGIE D’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES CHAPITRE 1 : ANALYSE ORGANISATIONNELLE DE L’ATCI ET FONDAMENTAUX DU MANUEL DE PROCEDURES IANALYSE ORGANISATIONNELLE DE L’ATCI II- LES FONDAMENTAUX DU MANUEL DE PROCEDURES CHAPITRE 2 : DEMARCHE D’ELABORATION D’UN MANUEL I- DEMARCHE D’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES IIMETHODOLOGIE DE RECHERCHE 2ère PARTIE : FORMALISATION DES PROCEDURES DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR CHAPITRE 1 : ANALYSE ET EVALUATION DES PROCEDURES DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR IDESCRIPTION DE L’EXISTANT II- ASPECT OPERATIONNEL ET EVALUATION DES PROCEDURES DU CYCLE ACHATFOURNISSEUR CHAPITRE 2 : REDACTION DU MANUEL DE PROCEDURES DES ACHATS IPROJET DE PROCEDURES DES ACHATS IIRECOMMANDATIONS CONCLUSION GENERALE BIBLIOGRAPHIE Annexe 1 : Questionnaire de contrôle interne du cycle achat Annexe 2 : Grille de séparation des tâches des activités d’achat Annexes 3 : Flow chart Auteur : AKESSE Anet Améah Robert Année de publication : 2008 Directeur de Mémoire : M. BODOA Kaguembega Expert Comptable Diplômé, Consultant Formateur Maître de stage : M. LOGBO Roland – Yves, Sousdirecteur de l’Audit et du Contrôle de Gestion CONTACTER L’AUTEUR PUBLIER SON MEMOIRE ACTUALITÉS EMPLOI ESPACE ECOLES MÉMOIRES PARTENAIRES CONTACT CGU © 2013 Institut numerique. RECHERCHE Recherche INTRODUCTION GENERALE 19/07/2013 NON CLASSÉ Les besoins croissants des populations en matière de télécommunication ont entrainé un boom de ce secteur. Frappée par une évolution permanente et surtout devenue un secteur clé pour tous les opérateurs économiques, les télécommunications ont fait l’objet d’une régulation sur le plan mondial à partir des années 1990. L’Afrique, spécifiquement la Côte d’Ivoire n’est pas restée en marge de cette dynamique. Elle créa l’Agence des Télécommunications de Côte d’Ivoire (ATCI) pour répondre à ses exigences. Créée par la loi N°95-526 du 7 juillet 1995 portant code des télécommunications à l’effet de réguler le secteur des télécommunications en Côte d’Ivoire, l’ATCI (Agence des Télécommunications de Côte d’Ivoire) a vu la mouvance de son environnement s’accélérer avec l’émergence de nouveaux acteurs (Orange, Moov, Mtn, Green, Koz et Côte d’ivoire télécom) et de nouvelles technologies (3G). Pour accomplir sa mission, l’ATCI bénéficie de la subvention de l’Etat lui permettant de mettre en œuvre des moyens financiers et matériels dont la gestion requiert des ressources humaines hautement qualifiées. Le contexte de crise dans lequel évolue la Côte d’Ivoire depuis la guerre de 2002, affecte considérablement les activités de l’ATCI. Audelà des problèmes liés à la baisse de l’activité d’exploitation, l’on relève également des problèmes dans la gestion des achats dues à l’absence de suivi des commandes, à l’absence de mise en concurrence entre les fournisseurs, la réceptions des produits non conformes aux besoins exprimés , des achats anarchiques et non autorisés. Alors, le manque de procédures formalisées ne serait-il pas la cause de ces défaillances au sein de l’agence ? Face à cette situation, l’entreprise court un risque de dysfonctionnement de son processus d’approvisionnement. C’est pourquoi, la préoccupation majeure de la Direction Générale de l’ATCI est de disposer d’un manuel de procédures approprié. En effet, le manuel de procédures permettra à l’agence de responsabiliser le personnel dans l’accomplissement des tâches respectives par une définition claire des postes, augmenter la fiabilité des informations produites en réduisant la marge d’erreur et assurer la régularité des traitements des opérations. Ainsi, la question principale à laquelle l’on peut essayer de répondre est la suivante : « dans quelle mesure la mise en place d’un manuel de procédures peut-elle contribuer à améliorer le cycle achat ? » En d’autres termes : – La formalisation des procédures n’augmenterait-elle pas la fiabilité des informations produites ? – La mise en place du dispositif de contrôle interne ne permettraitelle pas d’assurer une gestion rigoureuse des achats de l’agence ? L’objet de notre mémoire est de concevoir un manuel de procédures du cycle achat de l’ATCI afin de maitriser les différents risques liés à l’activité et de répondre à l’une des exigences du SYSCOHADA. C’est dans cette logique que nous avons opté pour le thème suivant : « Elaboration du manuel de procédures de l’ATCI : cas de la procédure du cycle achat-fournisseur». Cet objectif général sera atteint à travers les objectifs spécifiques suivants : – analyser les procédures existantes du cycle achat de l’ATCI ; – évaluer ces risques liés à l’activité d’achat ; – identifier les risques liés à l’activité d’achat ; – proposer de nouvelles procédures. La réalisation de ces objectifs est rendue possible selon une approche méthodologique. Cette approche consiste au rappel de la nature de l’étude, à l’énoncé de nos hypothèses et à l’exposé des techniques de collecte des données qui ont permis de soutenir nos analyses. – Le type de recherche : La présente recherche qui porte sur l’élaboration du manuel des procédures du cycle achat-fournisseur est une étude de cas. – Les hypothèses : La recherche est faite sur la base des hypothèses suivantes : L’inexistence du manuel des procédures constituerait un obstacle à l’atteinte des objectifs de l’Agence. La mise en place du manuel des procédures augmenterait la fiabilité et la sincérité des informations produites. La mise en place du manuel des procédures contribuerait à la certification ISO 9001 de l’ATCI. – Les méthodologies de recueil d’informations : Deux principales sources de données nous ont permis d’étayer nos analyses. Des études documentaires et des entretiens (questionnaires) ont permis de collecter des informations afin de soutenir nos argumentations. Cette étude revêt un triple intérêt à notre sens. D’abord, permettre à l’ATCI de disposer d’un outil de gestion indispensable pour la maîtrise des risques liés à l’activité d’achat. Ensuite, cette étude sera pour le lecteur une source d’information théorique et pratique sur la conception du manuel de procédures. Et enfin, ce travail est pour nous, l’occasion d’appliquer la théorie à la pratique. La réalité du terrain est mieux appréhendée et les connaissances acquises plus approfondies. L’étude comprend deux parties en plus d’une introduction générale et d’une conclusion générale. Une première partie portant sur la méthodologie d’élaboration d’un manuel de procédures et une seconde relative à la formalisation des procédures d’achat et des frais généraux de l’ATCI. Page suivante : 1ère PARTIE : METHODOLOGIE D’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES Retour au menu : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE L’AGENCE DES TELECOMMUNICATIONS DE COTE D’IVOIRE (ATCI) : CAS DE LA PROCEDURE DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR PUBLIER SON MEMOIRE ACTUALITÉS EMPLOI ESPACE ECOLES MÉMOIRES PARTENAIRES CONTACT CGU © 2013 Institut numerique. RECHERCHE Recherche 1ère PARTIE : METHODOLOGIE D’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES 19/07/2013 NON CLASSÉ CHAPITRE 1 : ANALYSE ORGANISATIONNELLE DE L’ATCI ET FONDAMENTAUX DU MANUEL DE PROCEDURES IANALYSE ORGANISATIONNELLE DE L’ATCI II- LES FONDAMENTAUX DU MANUEL DE PROCEDURES CHAPITRE 2 : DEMARCHE D’ELABORATION D’UN MANUEL I- DEMARCHE D’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES II- METHODOLOGIE DE RECHERCHE Page suivante : CHAPITRE 1 : ANALYSE ORGANISATIONNELLE DE L’ATCI ET FONDAMENTAUX DU MANUEL DE PROCEDURES Retour au menu : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE L’AGENCE DES TELECOMMUNICATIONS DE COTE D’IVOIRE (ATCI) : CAS DE LA PROCEDURE DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR PUBLIER SON MEMOIRE ACTUALITÉS EMPLOI ESPACE ECOLES MÉMOIRES PARTENAIRES CONTACT CGU © 2013 Institut numerique. RECHERCHE Recherche CHAPITRE 1 : ANALYSE ORGANISATIONNELLE DE L’ATCI ET FONDAMENTAUX DU MANUEL DE PROCEDURES 19/07/2013 NON CLASSÉ IANALYSE ORGANISATIONNELLE DE L’ATCI II- LES FONDAMENTAUX DU MANUEL DE PROCEDURES Page suivante : I- ANALYSE ORGANISATIONNELLE DE L’ATCI Retour au menu : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE L’AGENCE DES TELECOMMUNICATIONS DE COTE D’IVOIRE (ATCI) : CAS DE LA PROCEDURE DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR PUBLIER SON MEMOIRE ACTUALITÉS EMPLOI ESPACE ECOLES MÉMOIRES PARTENAIRES CONTACT CGU © 2013 Institut numerique. RECHERCHE Recherche I- ANALYSE ORGANISATIONNELLE DE L’ATCI 19/07/2013 NON CLASSÉ 1- Historique de l’ATCI L’Agence des Télécommunications de Côte d’Ivoire (ATCI) est l’organe de régulation des télécommunications en Côte d’Ivoire. Elle a été créée par la loi N° 95-526 du 7 juillet 1995 portant code des télécommunications sous la forme d’un établissement public de catégorie particulière, puis transformée en société d’Etat depuis le 04 août 1998, par l’ordonnance N° 98-441 portant modification de l’article 51 du code des Télécommunications. 2- Mission et activité de l’ATCI 2.1. Mission de l’ATCI L’énoncé de la mission définit la raison d’être de l’ATCI, aujourd’hui et dans le futur. Cette mission qui est d’essence légale est prescrite par décret. Il s’agit de : « Réguler le secteur hautement stratégique des Télécommunications en Côte d’Ivoire ». Plus spécifiquement, cette mission consiste à : – faire appliquer les textes réglementaires en matière de télécommunications ; – définir les principes et autoriser la tarification des services qui sont fournis sous le régime du monopole ; – délivrer les autorisations d’exploitations des services de Télécommunications ; – accorder les agréments des équipements terminaux ; – assurer la gestion et le contrôle du spectre des fréquences radioélectriques ; – contribuer à l’exercice de toute autre mission d’intérêt public que pourrait lui confier le gouvernement pour le compte de l’Etat dans le secteur des Télécommunications ; – contribuer à l’exercice des missions de l’Etat en matière de défense et sécurité publique. 2.2. Activité de l’ATCI Le métier opérationnel de la régulation consiste à corriger les imperfections du marché en développant une concurrence effective ou potentielle, ou en identifiant et sanctionnant les abus de positions dominantes. Dans la conception et la mise en oeuvre du système de régulation, l’ATCI a le double choix : la régulation « ex ante » pour prévenir les entraves à la libre concurrence sectorielle ou la régulation « ex post » pour sanctionner les manquements au droit de la concurrence, ou encore opérer un choix entre la régulation des services ou la régulation des infrastructures. 3- Structure organisationnelle En vue de porter efficacement cette étude, la Direction Générale de l’ATCI définit la structure organisationnelle ci-dessous : Source : Direction Générale de l’ATCI Page suivante : II- LES FONDAMENTAUX DU MANUEL DE PROCEDURES Retour au menu : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE L’AGENCE DES TELECOMMUNICATIONS DE COTE D’IVOIRE (ATCI) : CAS DE LA PROCEDURE DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR PUBLIER SON MEMOIRE ACTUALITÉS EMPLOI ESPACE ECOLES MÉMOIRES PARTENAIRES CONTACT RECHERCHE Recherche II- LES FONDAMENTAUX DU MANUEL DE PROCEDURES 19/07/2013 NON CLASSÉ Le manuel de procédure est un outil du contrôle interne, la fonction principale du contrôle interne est de mettre en place des dispositions afin de maîtriser les différents risques de l’entreprise d’où le manuel de procédure. 1- Définition des concepts 1.1. Contrôle interne De nombreuses définitions ont été données par des auteurs pour cerner le concept de contrôle interne, mais nous nous limiterons à celles formulées par la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes (CNCC) en 1984 et le Committee of Sponsoring Organization (COSO) en 1992. Selon la CNCC, « le contrôle interne est constitué par l’ensemble des mesures de contrôle comptable et autres que la Direction définit, applique et surveille sous sa responsabilité afin d’assurer : – La protection du patrimoine ; – La régularité et la sincérité des enregistrements comptables et des comptes annuels qui en résultent ; – La conduite ordonnée et efficace des opérations de l’entreprise ; – La conformité des décisions avec la politique de la Direction ». En 1992, le COSO (Committee of Sponsoring Organization) retient que: le contrôle interne est un processus mis en oeuvre par le Conseil d’Administration, les dirigeants et le personnel d’une organisation destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs ».(1) (RENARD Jacques, 2002 : 121) Le contrôle interne s’analyse ainsi comme une discipline générale de gestion qui s’applique en permanence à tous les aspects de l’activité de l’entreprise (patrimoine, hommes, information) et dont les objectifs visent à assurer la pérennité de l’entreprise. C’est donc un processus mis en oeuvre par la Direction Générale, le personnel d’une entreprise et destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs entrant dans les catégories suivantes : – Réalisation et optimisation des opérations – Fiabilité des informations financières – La conformité aux lois et règlement en vigueur. ; ; L’exigence de contrôle se justifie à la fois par la nécessaire matrice du fonctionnement de l’entreprise et par le respect d’obligation imposée à celle-ci par son environnement.(2) (CHARPENTIER ; 2000 :322) En effet, le contrôle interne, aussi bien conçu et aussi bien appliqué soit-il, ne peut offrir aux dirigeants qu’une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs de l’organisation. 1.2. Manuel de procédures Le manuel de procédures est un document qui, sous la forme d’instructions claires et précises contient l’ensemble des opérations courantes de l’entreprise. Il constitue pour elle, le concentré de son organisation, sa mémoire capitalisant les savoir-faire individuels et collectifs.(3) (SOW Ngary 2004) C’est un référentiel à usage commun pour tous les acteurs au sein de l’entreprise. Le manuel des procédures indique le circuit de traitement des opérations tout en spécifiant : – La tâche à faire (quoi) – Le niveau de responsabilité (qui) – Les différentes étapes de traitement (quand) – Les lieux de réalisation (où) – Le mode d’exécution (comment). ; ; ; ; 2- Objectifs du manuel de procédures L’objet principal du manuel consiste à expliciter dans un langage directement accessible qui fait quoi, où, comment et à quelle fin ? Les objectifs généraux du manuel de procédures restent dans le cadre de ceux du contrôle interne, entre autre assurer la pérennité de l’entreprise. Comme le contrôle interne il permet : (SOW Ngary; 2004) – Expliquer les modalités d’application des différentes procédures suivant les activités de l’entreprise ; – Sauvegarder les actifs de l’entreprise par des procédures de contrôle interne permanent ; – Favoriser l’harmonisation des modes d’exécution des tâches en les formalisant. Ce qui exclut les disparités dans la manière de traiter les opérations qui en l’absence de manuel dépendent le plus souvent du style, de l’expression personnelle déjà acquise mais aussi de la nature des opérations ; – Former le personnel ; – Favoriser l’assimilation rapide des techniques spécifiques de l’entreprise pour le personnel nouvellement affecté à un poste de travail. Ce qui se traduit par un gain de temps considérable notamment lors des passations de service ou de la phase d’intérim pour le commissariat aux comptes ou les audits externes. 3- Fonctions du manuel des procédures Les fonctions assignées au manuel de procédures sont énumérées comme suit : 3.1. Outil de gestion Le manuel des procédures définit les modalités d’exécution des activités en codifiant les actes et les tâches de chaque intervenant aux procédures. Il aide à la compréhension et l’interprétation des procédures de contrôle concernant l’utilisation des fonds et des biens inscrits au patrimoine de l’entreprise. 3.2. Outil de planification Le manuel des procédures donne les normes de planification de l’utilisation et de l’affectation des biens mis à la disposition des services. Ces normes de planification sont exploitées dans l’élaboration du budget et sa répartition en programme d’activités annuelles. 3.3. Outil de communication Le manuel crée les conditions pour les différents intervenants d’agir en concert, suivant des normes et des codes communs. 3.4. Outil de formation Le manuel est un outil de formation, notamment pour les personnes nouvellement recrutées ou promues tout comme les intérimaires, qui y trouvent les réponses aux questions qu’ils se posent et peuvent facilement s’imprégner de leurs nouvelles responsabilités . Ce qui constitue un gain de temps énorme dans la réalisation efficace des objectifs de l’entreprise et la continuité dans l’application des procédures.(4) (THAI Nguyen Hong : 1999 P164) 3.5. Outil d’information de gestion Le manuel est outil d’information de gestion car il permet aux directeurs et responsables de services de mieux analyser les informations et les résultats qui leur sont soumis sous des formats standardisés. Sur le plan matériel, toutes les procédures doivent êtres regroupée à l’intérieur d’un même ensemble : le manuel des procédures. Pour cela, il doit être complet et cohérent. 4. Structure et présentation du manuel des procédures La présentation du manuel de procédures doit répondre aux critères de fond et de forme, mais aussi le support de diffusion doit être défini. 4.1. Forme et fond du manuel D’une façon générale, la facilité d’accès à une information est une des conditions de succès du système. Le contenu du manuel doit être fonction des objectifs principaux retenus. Il importe donc que la structure d’un manuel apparaisse clairement aux yeux des utilisateurs. Sa forme doit être adaptée à leurs habitudes ainsi qu’aux possibilités de l’entreprise. (5) (HENRY Alain et DAVERAT Ignace; 2001 : 35) Pour des besoins de mise à jour et les insertions ultérieures, il convient selon SOW Ngary (2004), d’utiliser des classeurs à feuilles amovibles.(6) Dans le manuel, l’ensemble des opérations traitées dans une entreprise est découpé de la façon suivante : – cycle : qui correspond aux activités de l’entreprise ; – procédures ou sous procédures : décrivent l’ensemble des opérations qui sont traitées dans un cycle. – Opérations : elles sont numérotées de 1 à N selon leur nature pour chaque procédure. Selon HENRY Alain et DAVERAT Ignace (2001 :55), le manuel comprend trois parties essentielles qui sont :(7) – Le sommaire et l’introduction générale qu’on retrouve en tête de chaque volume. L’introduction rappelle les objectifs qui ont conduit à la mise en place de l’outil et elle en explique la structure générale. Elle sert aussi à donner les indications pratiques pour la consultation et la recherche d’information à l’intérieur du manuel. – Le corps du manuel, c’est la partie la plus volumineuse. Elle regroupe toutes les fiches de procédures classées. Dans chaque procédure, on trouve une description synthétique, les diagrammes de flux et une fiche descriptive des tâches. – Dans la troisième partie, on y trouve des documents annexes tels que des tables de données ou des illustrations complémentaires. On peut ajouter dans cette partie, un glossaire général définissant les termes techniques utilisés. 4.2. Supports de présentation Comme supports de représentation, nous avons : La fiche de tâches : pour HENRY Alain et DAVERAT Ignace, c’est l’élément central du manuel. Elle contient la description narrative, relativement complète des circuits et des opérations à réaliser. Elles permettent de trouver au premier coup d’œil les intervenants ainsi que les services ou directions concernés. Les fiches de tâches facilitent la compréhension de l’enchaînement des travaux entre les différents intervenants tout en mettant en exergue ce qu’ils reçoivent et ce qu’ils transmettent. Tableau 1 : Exemple de fiche de tâches Source : Elaboré à partir de DAVERAT Ignace et HENRY Alain Conclusion Au terme de ce chapitre nous retenons que le manuel de procédures est un outil indispensable pour toute entreprise car il permet d’asseoir une gestion saine et efficace s’il est appliqué et régulièrement mis à jour. 1 RENARD Jacques (2002), théorie et pratique de l’audit interne 4ème édition, édition Dunod. P 121 2 CHARPENTIER (2000), Organisation et gestion de l’entreprise, Edition Nathan, Paris, P357 3 SOW Ngary (2004), Audit interne et procédures, codex 4 THAI Nguyen Hong (1999) ; Mettre hors risques l’entreprise, Edition l’ Harmattan, paris P164 5 Henry Alain & DAVERAT Ignace (2001), Rédiger les procédures de l’entreprise : guide pratiques, 3ème édition, édition d’Organisation, Paris, P 184 6 SOW Ngary (2004), Audit interne et procédures, codex 7 HENRY Alain & DAVERAT Ignace (2001), Rédiger les procédures de l’entreprise : guide pratiques, 3ème édition, édition d’organisation, Paris, P55 Page suivante : CHAPITRE 2 : DEMARCHE D’ELABORATION D’UN MANUEL Retour au menu : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE L’AGENCE DES TELECOMMUNICATIONS DE COTE D’IVOIRE (ATCI) : CAS DE LA PROCEDURE DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR PUBLIER SON MEMOIRE ACTUALITÉS EMPLOI ESPACE ECOLES MÉMOIRES PARTENAIRES CONTACT CGU © 2013 Institut numerique. CGU RECHERCHE Recherche CHAPITRE 2 : DEMARCHE D’ELABORATION D’UN MANUEL 19/07/2013 NON CLASSÉ La rédaction d’un manuel de procédures est un projet qui peut parfois s’étendre sur plusieurs années selon la taille de l’entreprise et la complexité de son organisation. Page suivante : I- DEMARCHE D’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES Retour au menu : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE L’AGENCE DES TELECOMMUNICATIONS DE COTE D’IVOIRE (ATCI) : CAS DE LA PROCEDURE DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR PUBLIER SON MEMOIRE ACTUALITÉS EMPLOI ESPACE ECOLES MÉMOIRES PARTENAIRES CONTACT CGU © 2013 Institut numerique. RECHERCHE Recherche I- DEMARCHE D’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES 19/07/2013 NON CLASSÉ Quatre (4) étapes essentielles sont à distinguer dans l’élaboration du manuel de procédures : l’étape de collecte des données, l’étape de traitement, l’étape de validation et de diffusion et enfin l’étape de suivi et évaluation. Les différentes phases du processus d’élaboration du manuel de procédures sont synthétisées dans le tableau cidessous selon différents auteurs : Tableau 2 : Tableau de synthèse des auteurs sur le processus d’élaboration d’un manuel de procédures. Sources: partir de HENRY Alain (2001 : 78-94) ; BERGER Cédric (2007 : 70- 72) ; THAI Nguyen Hong (1999 : 310-311). 1. Collecte des données La collecte d’information passe par une prise de connaissance de l’entreprise. Il s’agira d’identifier les sources d’informations et les outils qui serviront à effectuer ce recueil d’informations. Cette phase de collecte d’informations s’effectue généralement par l’examen des documents écrits (l’organigramme, les fiches de poste etc…) qui existent déjà au sein de l’entreprise, par des entretiens et des questionnaires menés avec les différents acteurs qui animent l’activité. 1.1. Prise de connaissance de l’entreprise Les premiers contacts avec l’entreprise permettent de s’accorder sur un programme de travail. Cette étape se résume simplement en des interviews réalisées auprès des différents acteurs. L’auditeur commence d’abord par rappeler l’objectif de l’entretien et par expliquer le déroulement. Les questions de l’interview portent généralement sur les acteurs, sur les supports, sur les faits et sur les délais : Qui fait quoi ? Comment et à quels moments ? 1.2. Inventaire des procédures existantes Cet inventaire consiste à collecter les procédures qui existent déjà au sein de l’entreprise et à les classer par direction ou service ou encore par type d’action. Cet inventaire a consisté à demander aux acteurs de nous décrire leurs activités par direction et à nous produire l’ensemble des documents liés à l’activité. 2. Traitement des données La phase de traitement des informations est importante dans la mesure où elle permet de déceler les forces et faiblesses comprises dans les procédures ainsi que les risques afférents. 2.1. Analyse des données collectées L’analyse des informations collectées permet de situer l’importance relative des tâches effectuées par les agents. Ainsi, à travers des tests de conformité et de permanence, l’auditeur s’assure qu’il a bien saisi le contrôle interne. 2.2. Cartographie des risques La cartographie des risques consiste à associer aux processus, les événements de risques qui peuvent entraîner une perte en donnant pour chaque couple ainsi recensé une vision des impacts possibles et le degré de maîtrise estimé. 2.2.1. Démarche d’élaboration de la cartographie des risques Les étapes de la démarche de cartographie des risques sont les suivantes : – identification de chaque processus/fonction/activité devant faire l’objet d’une estimation ; – estimation de chaque risque pour chacune des fonctions / activités ; – appréciation globale de chaque risque dans chaque activité. 2.2.2. Objectifs de la cartographie des risques La cartographie des risques permet d’atteindre trois objectifs à savoir : – inventorier, évaluer et classer les risques de l’organisation ; – informer les responsables afin que chacun soit en mesure d’y adapter le management de ses activités ; – permettre à la direction générale, et avec assistance de l’auditeur interne, d’élaborer une politique de risque qui va s’imposer à tous. 2.2.3. Matrice des risques La matrice des risques est une simple présentation des risques et leurs causes dans un tableau, elle met en évidence les risques et facilite la prise de décision pour leur prise en charge. 3. Validation et diffusion du manuel de procédures Le manuel de procédures pour qu’il soit efficace, nécessite une validation de la part des dirigeants mais aussi des opérationnels qui sont les premiers utilisateurs. Après cette validation, le manuel fera l’objet d’une large diffusion au sein de l’entreprise afin de permettre à tout le personnel de s’approprier l’outil. 3.1. Validation du manuel de procédures Les procédures, avant leurs diffusions subissent plusieurs phases de vérifications et de contrôles. On distingue principalement deux étapes de validations. Une première validation dite provisoire qui vise à faire approuver les restitutions écrites par les acteurs concernés. C’est le lieu des discussions qui permettent aux acteurs concernés et aux auditeurs de s’accorder sur le fond des procédures. Une seconde validation dite définitive est du ressort du Directeur Général. Cette dernière phase de validation sert à corriger certaines dérives, débattre des améliorations ou clarifier les règles en vigueur.(8) 3.2. Diffusion du manuel de procédures La direction générale en se servant des différents canaux de communication (le tableau d’affichage, l’intranet …) doit assurer une large diffusion du manuel de procédures au sein de l’entreprise. 4. Suivi et évaluation des procédures Au regard des imperfections que peuvent comporter les procédures rédigées, leurs applications doivent nécessairement faire l’objet d’un suivi minutieux. Le suivi de ces procédures consistera à effectuer des tests de conformités afin de s’assurer de leurs applicabilités. C’est à l’issue de ces tests que l’on lancera les mises à jour et les premières améliorations substantielles. La mise à jour est importante car le manuel de procédures perd tout son sens dès lors que l’on laisse en circulation des versions qui n’ont plus cours. Ci-dessous une fiche de suivi de la mise en oeuvre des procédures Tableau 3 : FICHE DE SUIVI DE LA MISE EN OEUVRE DES PROCEDURES SOURCE : nous même 5. Modification du manuel de procédure Les modifications du manuel de procédures peuvent être motivées par : – l’application de nouveaux textes – des changements dans les structures – des aménagements dans l’organisation et ou décrets activités Par ailleurs la responsabilité de la mise à jour du manuel des procédures incombe au Directeur Général. 8 HENRY Alain & DAVERAT Ignace (2001), Rédiger les procédures de l’entreprise : guide pratique. 3ème édition, Editions d’organisation, Paris, 184 P. Page suivante : II- METHODOLOGIE DE RECHERCHE Retour au menu : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE L’AGENCE DES TELECOMMUNICATIONS DE COTE D’IVOIRE (ATCI) : CAS DE LA PROCEDURE DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR PUBLIER SON MEMOIRE ACTUALITÉS EMPLOI ESPACE ECOLES MÉMOIRES PARTENAIRES CONTACT CGU © 2013 Institut numerique. RECHERCHE Recherche II- METHODOLOGIE DE RECHERCHE 19/07/2013 NON CLASSÉ 1- Elaboration du modèle d’analyse Le modèle d’analyse qui nous a permis de réaliser notre étude portant sur l’élaboration du manuel de procédures est : – La prise de connaissance – Evaluation du contrôle interne 1.1. Prise de connaissance de l’entreprise de l’entreprise La prise de connaissance de l’entreprise constitue un préalable à la réalisation de nos travaux. Elle nous a permis d’appréhender l’activité de l’entreprise et le contexte dans lequel elle évolue. Nous avons identifié les domaines concernés par le manuel ainsi que les intervenants et les postes et ensuite procéder aux interviews. 1.2. Evaluation du contrôle interne Après la description des tâches par les opérationnels, nous avons effectués des tests afin de nous assurer de la pertinence des propos recueillis : – Test de conformité Une fois les procédures décrites, nous avons procédé à des tests de conformité pour nous assurer de la conformité de ce qui a été décrit avec ce qui est effectivement réalisé par l’entreprise. – Evaluation préliminaire des procédures Cette première évaluation a porté sur la conception du système mis en place. Elle nous a permis de dégager les points forts du système et de déceler des points faibles. – Contrôle de permanence Le contrôle de permanence a porté sur les points supposés fort et nous a permis de vérifier si ces points sont réellement appliqués et cela de façon régulière. – Evaluation définitive Les résultats de ces différents contrôles nous ont permis de procéder à l’évaluation définitive des procédures. 2- Techniques et outils de collecte des données La description des procédures s’est effectuée au cours de plusieurs entrevues avec le personnel de la fonction concernée par le manuel. Plusieurs outils ont été utilisés à cet effet. 2.1. L’interview C’est l’outil le plus informel ; en ce sens qu’il nous a permis de nous faire décrire la procédure mise en place sans l’apport du moindre support. Il favorise une certaine souplesse dans le déroulement de la conversation, ce qui a permis aux interlocuteurs de se sentir moins contrôlés et d’être plus prolixes et plus coopératifs. L’interview a porté sur des questions ouvertes qui permettent de découvrir le sujet et des questions fermées pour obtenir certaines précisions. Les questions ont porté essentiellement sur les acteurs, sur les supports, sur les faits et sur les délais. 2.2. Questionnaire de contrôle interne Le questionnaire de contrôle interne (ANNEXE 1) a servi à évaluer le contrôle interne de l’entreprise. Il est conçu de telle sorte que les réponses aux différentes questions se font par « OUI » ou par « NON ». Les réponse « OUI » correspondent aux points forts et indiquent que l’entreprise dispose théoriquement des mesures appropriées propres à atteindre les objectifs du contrôle interne. Les réponses « NON » correspondent aux points faibles et concernent les failles des procédures. 2.3. Observation physique Nous avons observé quelques opérationnels dans l’accomplissement de leurs tâches afin de nous assurer de la pertinence des propos recueillis. 3- Outils d’évaluation des données 3.1. Flow-chart ou diagramme de circuit Le flow-chart ou le diagramme de circuit donne une vue globale de l’enchaînement d’une procédure. Au premier coup d’oeil, on y trouve : – les acteurs concernés – le point de départ (élément déclenchant) – les principales étapes – les documents circulant – et le résultat recherché. ; ; ; ; Comme le précisent DAVERAT Ignace et HENRY Alain (2001 : 67), il a pour avantage d’indiquer rapidement les éléments clés, les flux entrant et sortant de même que les principales phases. La complexité des opérations y est simplifiée, ce qui favorise la lecture et la mémorisation visuelle. 3.2. Test de conformité Les tests de conformité sont importants pour s’assurer que les dispositifs de contrôle interne ont été appliqués, ils permettent de remonter à la source en passant par les phases intermédiaires. Pour ces tests nous nous attarderons sur les flux les plus significatifs ou présentant les risques à forte incidence. 3.3. Grille de séparation des taches La grille de séparation des tâches (ANNEXE 2) est un tableau présentant les différentes opérations effectuées et classées par personne exécutante. C’est une technique d’analyse et d’évaluation du système de contrôle interne d’une entreprise. Cette grille a permis de déceler les incompatibilités dans la fonction achat, aussi, elle met en relief les faiblesses de contrôle au niveau de certaines tâches qui bien qu’elles soient de même nature fonctionnelle, devraient être divisées. 3.4. Test de permanence Le test de permanence permet de s’assurer que les opérations sont toujours bien traitées conformément à ce qui a été décrit lors des entretiens. Cet outil vient compléter les descriptions obtenues lors des entretiens. Ces tests se feront à l’aide d’un sondage. La méthodologie décrite ci-dessous peut se schématiser comme suit : Tableau 4 : Schéma d’élaboration du modèle d’analyse CONCLUSION Le manuel de procédures étant à ce jour un des principaux dispositifs du contrôle interne, la maîtrise de son élaboration ne pourra que renforcer sa position dans les organisations et aider à faire un élément de culture d’entreprise. Cependant, cette formalisation n’est pas facile à mettre en œuvre, notamment du fait de la rédaction qui nécessite une adhésion et une implication de l’ensemble du personnel de l’entreprise à tous les niveaux. Page suivante : 2ère PARTIE : FORMALISATION DES PROCEDURES DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR Retour au menu : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE L’AGENCE DES TELECOMMUNICATIONS DE COTE D’IVOIRE (ATCI) : CAS DE LA PROCEDURE DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR PUBLIER SON MEMOIRE ACTUALITÉS EMPLOI ESPACE ECOLES MÉMOIRES PARTENAIRES CONTACT CGU © 2013 Institut numerique. RECHERCHE Recherche 2ère PARTIE : FORMALISATION DES PROCEDURES DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR 19/07/2013 NON CLASSÉ CHAPITRE 1 : ANALYSE ET EVALUATION DES PROCEDURES DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR IDESCRIPTION DE L’EXISTANT II- ASPECT OPERATIONNEL ET EVALUATION DES PROCEDURES DU CYCLE ACHATFOURNISSEUR CHAPITRE 2 : REDACTION DU MANUEL DE PROCEDURES DES ACHATS IPROJET DE PROCEDURES DES ACHATS II- RECOMMANDATIONS Page suivante : CHAPITRE 1 : ANALYSE ET EVALUATION DES PROCEDURES DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR Retour au menu : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE L’AGENCE DES TELECOMMUNICATIONS DE COTE D’IVOIRE (ATCI) : CAS DE LA PROCEDURE DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR PUBLIER SON MEMOIRE ACTUALITÉS EMPLOI ESPACE ECOLES MÉMOIRES PARTENAIRES CONTACT CGU © 2013 Institut numerique. RECHERCHE Recherche CHAPITRE 1 : ANALYSE ET EVALUATION DES PROCEDURES DU CYCLE ACHATFOURNISSEUR 19/07/2013 NON CLASSÉ Le cycle achat est l’un des cycles de l’entreprise de plus important dans la mesure où la maîtrise des coûts d’approvisionnement peut accroître le profit de l’entreprise. Cependant, l’optimisation des coûts suppose au préalable l’existence des procédures qui décrivent le processus d’approvisionnement de l’entreprise en matériaux de qualité à des coûts compétitifs. Page suivante : I- DESCRIPTION DE L’EXISTANT Retour au menu : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE L’AGENCE DES TELECOMMUNICATIONS DE COTE D’IVOIRE (ATCI) : CAS DE LA PROCEDURE DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR PUBLIER SON MEMOIRE ACTUALITÉS EMPLOI ESPACE ECOLES MÉMOIRES PARTENAIRES CONTACT CGU © 2013 Institut numerique. RECHERCHE Recherche I- DESCRIPTION DE L’EXISTANT 19/07/2013 NON CLASSÉ 1- Prise de connaissance Cette phase nous a permis d’avoir une connaissance suffisante du cycle et de collecter les éléments et informations nécessaires à l’élaboration du manuel : – l’activité de l’agence – la structure juridique (secteur, produit, partenaires…) Nous avons identifié les domaines concernés par le manuel de procédures. Pour ce faire, des moyens ont été utilisés pour atteindre ces objectifs : – entretien formel avec la direction pour expliquer de façon globale les objectifs du manuel ; – établissement formel avec la direction pour expliquer de façon globale les objectifs du manuel – établissement de la liste des personnes intervenant dans le processus achat et ensuite procéder à leur interview. Les motifs de l’entretien et son mode de déroulement ont été préalablement expliqués aux interviewés et ceci dans le but de les rassurer. L’interview a porté sur des questions fermées et des questions ouvertes. Le questionnaire de contrôle interne a été utilisé, les questions étaient conçues de telle sorte que les réponses aux différentes questions se font par « oui » ou par « non ». Nous avons aussi utilisé une grille de séparation des tâches pour s’assurer du respect du principe de séparation des fonctions incompatibles. En fin d’entretien, nous avons bien compris la succession logique des tâches (flowchart) et recenser à cet effet les supports utilisés. 2- Fonction du cycle achat Les principales fonctions pour lesquelles nous aurons à décrire les procédures sont : – expression du besoin – traitement de la demande – sélection des fournisseurs – passation de la commande – réception des marchandises – règlement des factures fournisseurs – comptabilisation. ; ; ; ; ; ; 2.1. Expression du besoin Une fois que le besoin se fait sentir dans un service donné, le Sousdirecteur de l’entité concernée initie la demande d’achat qu’il transmet au Directeur du budget et du Patrimoine (DBP). Celui-ci vérifie la quantité, la qualité et le degré d’urgence du besoin. Si le besoin est réel et urgent, il l’approuve et procède à la sélection des fournisseurs. Il faut noter que la demande d’achat se fait sur un logiciel intégré Sage X3. 2.2. Traitement de la demande Le traitement de la Demande d’achat, consiste à vérifier que les mentions sont correctes, exhaustives et que l’autorisation est authentique. 2.3. Sélection des fournisseurs et passation de la commande Le Directeur du Budget et du Patrimoine, après avoir reçu les propositions de prix et les conditions de vente procède aux consultations des fournisseurs. L’Agence dispose d’une base de données fournisseurs. Pour cela le Directeur du budget et du Patrimoine consulte son fichier fournisseurs puis établit un tableau comparatif des prix/fournisseur. Il s’agit pour chaque bien demandé de dressé un tableau comportant les éléments suivants : – – – – nom quantité prix condition du de fournisseur demandée unitaire livraison ; ; ; ; – conditions de paiement – écart en valeur entre fournisseurs. offertes ; Le Directeur de Budget et du Patrimoine procède ensuite à une série d’appréciation sur l’opportunité, la régularité et sur l’aspect économique de la demande. Enfin, après cette phase de consultation des fournisseurs, il retient le fournisseur le mieux disant c’est-à-dire offrant des articles jugés de meilleure, ayant des délais de livraison rapide et accordant des modalités convenables à l’Agence. Une fois cette étape passée, le DBP procède à la passation de la commande. Il faut noter que la passation de commande se fait à l’aide de lettre de Commande c’est-à-dire des Bons de commande manuelle non issu du système intégré de gestion (SAGE X3). 2.4. Réception des marchandises Cette fonction regroupe toutes les opérations de réception physique, de contrôle des quantités et de la qualité des articles livrés par le fournisseur. La livraison a lieu sur le site de l’Agence. L’évaluation de la réception par le magasinier est réalisée sans les Bons de commande. Toutes ces opérations sont effectuées sans la supervision du DBP. Quelques problèmes de qualité visible sont dès le premier stade de la réception signalés pour éviter que toute réclamation ultérieure auprès du fournisseur soit vaine. En cas de non-conformité le magasinier notifie par écrit sur le bon de livraison du refus de la livraison. 2.5. Comptabilisation et règlement de la facture Elle concerne toutes les opérations de : – préparation des factures des fournisseurs admises au règlement ; – établissement des instruments de règlement ; – mise à la disposition du fournisseur de ces instruments de paiement ; – comptabilisation des règlements et de mise à jour des comptes concernés. Le chef comptable enregistre les factures dans l’échéancier fournisseurs puis les saisit dans le logiciel SAGE X3. Seul le Directeur Administratif et Financier autorise les paiements. Page suivante : II- ASPECT OPERATIONNEL ET EVALUATION DES PROCEDURES DU CYCLE ACHAT- FOURNISSEUR Retour au menu : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE L’AGENCE DES TELECOMMUNICATIONS DE COTE D’IVOIRE (ATCI) : CAS DE LA PROCEDURE DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR PUBLIER SON MEMOIRE ACTUALITÉS EMPLOI ESPACE ECOLES MÉMOIRES PARTENAIRES CONTACT CGU © 2013 Institut numerique. RECHERCHE Recherche II- ASPECT OPERATIONNEL ET EVALUATION DES PROCEDURES DU CYCLE ACHATFOURNISSEUR 19/07/2013 NON CLASSÉ 1- Aspect opérationnel du cycle achat 1.1. Objectif de la procédure L’objectif de la procédure est de fournir les matières et les services dont l’entreprise a besoin pour son fonctionnement dans les conditions les termes les plus avantageux et de s’assurer que les objectifs de contrôle interne énumérés ci-après sont atteints. Le cycle achat commence depuis qu’un demandeur habilité a exprimé une demande d’achat pour son activité et que celle-ci a fait l’objet de vérification au niveau du budget des achats. Le cycle prend fin lorsque la facture de fournisseur qui a livré le bien pour satisfaire la demande est réglée. 1.2. Description des objectifs du contrôle interne Nous consignerons dans le tableau ci-dessous les différents objectifs du contrôle interne appliqués aux fonctions d’achat. Tableau 5 : Principaux objectifs du contrôle interne appliqué aux fonctions d’achat Source : élaboré à partir de BARRY Mamadou (2004) et DIENE JB (2004) 2- EVALUATION DES PROCEDURES D’ACHAT Cette étape a consisté à rapprocher l’existant (procédure d’achat collectée) aux objectifs de contrôle du cycle achat-fournisseur afin de déceler les forces et faiblesses du système. 2.1. Objectifs de contrôle lié aux procédures du cycle achat Le contrôle interne désigne le système global de contrôles qui s’exercent au sein de l’entreprise, visant à assurer une bonne application de la réglementation et des procédures. A ce titre, ce cycle doit répondre aux principes suivants : – Tout achat doit correspondre à un besoin réel de l’Agence; – Les besoins doivent être correctement déterminés, doivent faire l’objet de prévision et autorisés par les personnes habilitées – Tous les avoirs doivent être enregistrés; – Les matières livrées doivent être conformes avec les bons de commande; – Les factures doivent être contrôlées avant leur mise en paiement, dument autorisée, et ne doivent être payées qu’une seule fois; – Toute livraison doit se faire sur la base d’un bordereau de livraison (BL); – Les dettes contractées doivent être enregistrées dans la bonne période et pour leur montant total; – Traiter équitablement tous les fournisseurs valides et comparer leurs offres de manières pertinentes. 2.2. Outils d’évaluation des données collectées Le flow-chart et la grille de séparation des tâches sont les deux outils qui nous servi d’évaluer les procédures collectées. 2.2.1. Grille de séparation des taches Elle fait ressortir les tâches par poste de travail dans un tableau à double entrée, effectuant ainsi l’inventaire des différentes opérations réalisées. Elle permet en outre de repérer les cumuls de fonctions incompatibles. (ANNEXE 2) 2.2.2. Flow-chart ou diagramme de circulation A partir des descriptions des procédures faites par les différents intervenants, nous avons élaboré des diagrammes (ANNEXE 3) pour avoir une vision globale de la circulation des documents ainsi que les tâches à exécuter. 2.3. Forces et faiblesses du système L’évaluation des procédures a consisté au rapprochement entre l’existant (procédure d’achat collectée) et les objectifs de contrôle du cycle achat-fournisseur. Cela nous a permis de mettre en évidence les principales forces et faiblesses du système. 2.3.1. Forces – Tout besoin exprimé au sein de l’agence fait l’objet d’une demande ; – Toutes les livraisons sont faites sur la base d’un Bon de livraison ; – L’agence dispose d’une base de données des fournisseurs agrées ; – Les personnes habilitées à valider les demandes d’achat sont bien identifier ; – Toutes les demandes d’achat sont générées par un logiciel de gestion intégré SAGE X3. 2.3.2. Faiblesses – Absence de mise en concurrence des fournisseurs ; – Absence de rapprochement entre les besoins exprimés et les prévisions ; – Base de données fournisseurs non actualisée ; – Elaboration des lettres de commande (Bon de commande manuel non issu du logiciel intégré) – Absence du suivi des commandes et des avoirs de l’Agence; 2.4. Identification des risques liés aux faiblesses Le cycle achat-fournisseur est par excellence l’un des cycles qui comporte des risques très importants et dont leur survenance peut porter préjudice à l’entreprise. Nous consignerons dans un tableau les différents risques liés aux faiblesses identifiées dans le processus des achats. Tableau 6 : IDENTIFICATION DES RISQUES LIES AUX FAIBLESSES IDENTIFICATION DES RISQUES LIES AUX FAIBLESSES Conclusion L’insuffisance du système de contrôle interne de l’Agence des Télécommunications de Côte d’Ivoire réduisait la fiabilité et la qualité des informations produites. Les dirigeants de l’ATCI, ayant pris conscience de ces faiblesses ont souhaités la mise en œuvre du manuel de procédures afin de responsabiliser le personnel dans l’accomplissement des tâches respectives par une définition claire des postes, réduire les marges d’erreurs et assurer la régularité des traitements des opérations. Page suivante : CHAPITRE 2 : REDACTION DU MANUEL DE PROCEDURES DES ACHATS Retour au menu : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE L’AGENCE DES TELECOMMUNICATIONS DE COTE D’IVOIRE (ATCI) : CAS DE LA PROCEDURE DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR PUBLIER SON MEMOIRE ACTUALITÉS EMPLOI ESPACE ECOLES MÉMOIRES PARTENAIRES CONTACT CGU © 2013 Institut numerique. RECHERCHE Recherche CHAPITRE 2 : REDACTION DU MANUEL DE PROCEDURES DES ACHATS 19/07/2013 NON CLASSÉ La formalisation par écrit des procédures du cycle achatsfournisseurs que nous allons proposer s’inspire de la méthodologie décrite dans le cadre théorique de notre étude. Ainsi à la section 1 nous ferons une proposition de manuel et à la section 2, nous proposerons des recommandations. Page suivante : I- PROJET DE PROCEDURES DES ACHATS Retour au menu : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE L’AGENCE DES TELECOMMUNICATIONS DE COTE D’IVOIRE (ATCI) : CAS DE LA PROCEDURE DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR PUBLIER SON MEMOIRE ACTUALITÉS EMPLOI ESPACE ECOLES MÉMOIRES PARTENAIRES CONTACT CGU © 2013 Institut numerique. RECHERCHE Recherche I- PROJET DE PROCEDURES DES ACHATS 19/07/2013 NON CLASSÉ LE LOGIGRAMME Le logigramme est un outil mis en place pour décrire un processus ou une activité. DESCRIPTION DETAILLEE DES TACHES La description de tâches est le profil que nous envisageons pour le travail qui a besoin d’être accompli et comment le travail s’insère au sein de l’agence. La description de tâches devra contenir les objectifs de l’emploi, les responsabilités, les tâches, les supports utilisés et les délais de réalisation. Page suivante : II- RECOMMANDATIONS Retour au menu : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE L’AGENCE DES TELECOMMUNICATIONS DE COTE D’IVOIRE (ATCI) : CAS DE LA PROCEDURE DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR PUBLIER SON MEMOIRE ACTUALITÉS EMPLOI ESPACE ECOLES MÉMOIRES PARTENAIRES CONTACT CGU © 2013 Institut numerique. RECHERCHE Recherche II- RECOMMANDATIONS 19/07/2013 NON CLASSÉ En appui à ce manuel de procédures, il nous a paru nécessaire de faire des recommandations dans le souci de rendre son utilisation plus efficace. 1- Recommandations sur le contrôle interne 1.1. Du point de vue l’absence de mise en concurrence entre les fournisseurs Dans le souci de mener une concurrence saine basée sur les critères qualité prix/produit, nous recommandons à l’ATCI de définir un seuil à partir duquel la mise en concurrence d’au moins cinq (5) fournisseurs sélectionnés dans sa base de données et qui offrent les meilleurs services soit obligatoire. 1.2. Du point de vue de l’élaboration des lettres de commandes Afin de s’assurer de la conformité des matières livrées aux besoins exprimés, nous recommandons à l’ATCI de centraliser l’émission de ses bons de commande et que tout achat soit précédé d’un bon de commande. 1.3. Du point de vue de l’absence de suivi des commandes et des avoirs fournisseurs Afin de mieux suivre les commandes et les avoirs, nous recommandons à l’ATCI : Concernant les commandes : – Disposer d’un dispositif qui alerte sur les délais de livraison; – Réaliser un contrôle qualité à la livraison du produit ou du service. Concernant les avoirs : La rédaction d’une procédure des avoirs (personne habilitée à autoriser les avoirs, comptabilisation des avoirs, contrôle des avoirs) ; 1.4. Du point de vue de l’absence de rapprochement entre les besoins exprimes et prévisions Dans le souci d’éviter des achats anarchiques, non autorisés et non conforme aux besoins de l’agence, nous recommandons que les tous les engagements de l’ATCI fassent l’objet d’un rapprochement avec le budget et qu’une procédure des engagements hors budget soit rédigée. 2- Recommandations sur le manuel de procédures 2.1. Du point de vue l’absence d’un organigramme actualisé Dans le souci de situer les responsabilités et de faciliter la mise en place du manuel de procédures nous recommandons à l’ATCI de mettre à jour son organigramme actuellement en vigueur. 2.2. Du point de vue de la diffusion du manuel de procédure Afin de permettre une diffusion efficace du manuel de procédures, nous recommandons à l’ATCI l’utilisation de son outil intranet comme moyen de communication. 2.3. Du point de vue de la commission de gestion des procédures Nous recommandons la mise en place un comité de gestion des procédures au sein de l’ATCI qui sera chargé : – réviser – arbitrer les différences – validation primaire les d’opinion entre procédures les acteurs Conclusion La conception du manuel de procédure pour l’ATCI répond à un besoin réel de réorganisation de l’Agence. Sa conception a été faite de telle sorte que sa compréhension soit facile pour les utilisateurs. De plus, sa mise à jour régulière garantira la constance de son efficacité. Page suivante : CONCLUSION GENERALE Retour au menu : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE L’AGENCE DES TELECOMMUNICATIONS DE COTE D’IVOIRE (ATCI) : CAS DE LA PROCEDURE DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR PUBLIER SON MEMOIRE ACTUALITÉS EMPLOI ESPACE ECOLES MÉMOIRES PARTENAIRES CONTACT CGU © 2013 Institut numerique. RECHERCHE Recherche CONCLUSION GENERALE 19/07/2013 NON CLASSÉ Fort du caractère obligatoire que lui confère le SYSCOA pour les entreprises, la rédaction du manuel de procédures ne devrait pas avoir pour but principal la satisfaction de cette règle. Sa rédaction doit plutôt répondre au souci de doter l’entreprise d’un outil efficace de gestion. La rédaction d’un manuel est un exercice minutieux et méthodique. Les procédures ne sont pas statiques ; elles doivent être mise à jour afin de s’adapter à l’évolution de l’organisation. Sa rédaction requiert l’adhésion totale de tout le personnel de l’entreprise. Cet engagement pourra être une source de motivation dans l’application des recommandations faites. Ainsi conçu, le manuel de procédures pourra non seulement assurer la transparence dans la gestion quotidienne de l’entreprise, assurer la sauvegarde du patrimoine, mais aussi favoriser l’autoformation du personnel exécutant. Pour l’auditeur externe, l’existence d’un manuel de procédures régulièrement mis à jour constitue une présomption de l’existence d’un contrôle interne efficace. Pour les dirigeants de l’entreprise, son existence et sa bonne application donne l’assurance raisonnable que les informations produites sont fiables et sincères. Cependant cette assurance ne devrait pas être un prétexte pour écarter toute possibilité de contrôle par des auditeurs externes qui sont mieux habilités à émettre de telles opinions. La présence d’un manuel de procédures ne permet pas à lui seul de porter un jugement de valeur définitif sur la qualité du contrôle interne, mais plutôt de faire son évaluation tout en faisant des recommandations sur les faiblesses relevées. Afin d’assurer l’efficacité de ce dispositif, la direction de l’ATCI devra tenir compte des recommandations faites dans ce présent manuel. A ce stade de notre étude nous pouvons penser que notre objectif de doter l’ATCI d’un manuel de procédure est satisfait. Cependant, le succès de cette opération, pour nous, résidera en la bonne application des procédures et recommandations et à la capacité de ces procédures à assurer la sauvegarde du patrimoine et la pérennité de l’exploitation de l’ATCI. A n’en point douter, cette étude a été pour nous une expérience fort enrichissante. Elle nous aura permis de mettre en pratique notre connaissance théorique et d’approfondir nos connaissances sur l’élaboration d’un manuel de procédures. Page suivante : BIBLIOGRAPHIE Retour au menu : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE L’AGENCE DES TELECOMMUNICATIONS DE COTE D’IVOIRE (ATCI) : CAS DE LA PROCEDURE DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR PUBLIER SON MEMOIRE ACTUALITÉS EMPLOI ESPACE ECOLES MÉMOIRES PARTENAIRES CONTACT CGU © 2013 Institut numerique. RECHERCHE Recherche BIBLIOGRAPHIE 19/07/2013 NON CLASSÉ Ouvrages 1- BERGER Cédric & GUILLARD Serge (2000), La rédaction graphique des procédures, édition AFNOR, Paris, 256 P. 2- CHARPENTIER (2000), Organisation et gestion de l’entreprise, Edition Nathan, Paris, 357 P. 3- HENRY Alain & DAVERAT Ignace (2001), Rédiger les procédures de l’entreprise ; guide pratiques, 3ème édition, édition d’organisation, Paris, 55 P ; 184 P 4- RENARD Jacques (2002), Théories et Pratiques de l’audit interne, 4ème éditions Dunod, 121P 5- SOW Ngary (2004), Audit interne et procédures, codex 6- THAI Nguyen Hong (1999), mettre hors risques l’entreprise, Edition l’Harmattan, Paris, 164 P Fascicule de cours Cours d’audit, promotion 2007-2008 de ZIAO Sounan. Sources internet 1- Fontugne, Muriel (2001), cartographie des risques : Quelle valeur ajoutée ? Quel processus, www.amrae.asso.fr consulté le 12 juin 2012 2www.atci.ci 3- www.ohada.com Page suivante : Annexe 1 : Questionnaire de contrôle interne du cycle achat Retour au menu : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE L’AGENCE DES TELECOMMUNICATIONS DE COTE D’IVOIRE (ATCI) : CAS DE LA PROCEDURE DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR PUBLIER SON MEMOIRE ACTUALITÉS EMPLOI ESPACE ECOLES MÉMOIRES PARTENAIRES CONTACT CGU © 2013 Institut numerique. RECHERCHE Recherche Annexe 1 : Questionnaire de contrôle interne du cycle achat 19/07/2013 NON CLASSÉ Objectif 1 : S’assurer que tous les achats sont dûment autorisés par l’ATCI. Objectif 2 : S’assurer que toutes les commandes sont dûment autorisées et que leur suivi permet de connaître les engagements par l’ATCI. Objectif 3 et 4: S’assurer que toutes les marchandises et les services reçus sont conformes aux commandes, quant à la qualité et la quantité et qu’ils sont enregistrés sans délais. S’assurer que toutes les marchandises retournées ainsi que les réclamations concernent les qualités ou délais de livraison, sont suivies de façon à obtenir des avoirs pour ces éléments ? Objectif 5 : S’assurer que les factures et les avoirs sont contrôlés avec les bons de réception ou de retour pour les quantités et la qualité, et avec les bons de commandes pour les prix et conditions de paiement ; et que ces factures et avoir sont approuvés avant d’être enregistrés dans les comptes fournisseur et dans les comptes de charges Objectif 6 : S’assurer que les paiements par caisse sont justifiés et dûment autorisés Page suivante : Annexe 2 : Grille de séparation des tâches des activités d'achat Retour au menu : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE L’AGENCE DES TELECOMMUNICATIONS DE COTE D’IVOIRE (ATCI) : CAS DE LA PROCEDURE DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR PUBLIER SON MEMOIRE ACTUALITÉS EMPLOI ESPACE ECOLES MÉMOIRES PARTENAIRES CONTACT CGU © 2013 Institut numerique. RECHERCHE Recherche Annexe 2 : Grille de séparation des tâches des activités d’achat 19/07/2013 NON CLASSÉ Page suivante : Annexes 3 : Flow chart Retour au menu : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE L’AGENCE DES TELECOMMUNICATIONS DE COTE D’IVOIRE (ATCI) : CAS DE LA PROCEDURE DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR PUBLIER SON MEMOIRE ACTUALITÉS EMPLOI ESPACE ECOLES MÉMOIRES PARTENAIRES CONTACT CGU © 2013 Institut numerique. RECHERCHE Recherche Annexes 3 : Flow chart 19/07/2013 NON CLASSÉ Retour au menu : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE L’AGENCE DES TELECOMMUNICATIONS DE COTE D’IVOIRE (ATCI) : CAS DE LA PROCEDURE DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR PUBLIER SON MEMOIRE ACTUALITÉS EMPLOI ESPACE ECOLES MÉMOIRES PARTENAIRES CONTACT CGU © 2013 Institut numerique.
