DESCRIPTION DU SERVICE A FOURNIR SERVICE : RH IDENTIFICATION DU POSTE Intitulé du poste Assistant(e) RH Nature du poste Administratif PRESENTATION DU SERVICE Mission principale du service Composition du service (effectif) Mettre l'accent sur la gestion du potentiel humain d'une organisation. Mais à côté des fonctions de gestion, on ne saurait négliger les tâches d'administration, qui correspondraient plutôt dans le vocabulaire courant au champ des relations sociales ou relations industrielles, et les tâches de communication qui correspondraient plutôt aux domaines des relations humaines. C'est pourquoi la direction des ressources humaines oriente ses actions autour de trois axes : administrer, communiquer, gérer. 3 (1 directrice, 1 formateur, 1 assistant) LES MISSIONS DU POSTE Mission principale, raison d’être ou finalité du poste Missions et activités du poste Consiste à prendre en charge la partie gestion administrative et opérationnelle du service RH Réalise le suivi administratif de la gestion des prestataires (contrats, absences, visites médicales, ...), de la formation, et la politique des ressources humaines de la structure. Mission 1 : Gestion administrative A ce titre il doit :(activités) - - Gérer les dossiers administratifs des prestataires (enregistrement diverses pièces administratives, suivis aptitude médicale, suivis du contrat, intégrations…) Réaliser des actes administratifs, dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine des ressources humaines. Participer à la mise en œuvre des procédures liées à la gestion des ressources humaines Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers Saisir et mettre à jour des bases de données, des tableaux de bord, les dossiers des prestataires et des stagiaires Suivre et mettre à jour le gabarit avec les dates de 1er contrat, les dates de signatures du dernier contrat, le numéro de compte FBN, les dates de répits des prestataires à chaque entrée et modification DESCRIPTION DU SERVICE A FOURNIR - Missions et activités du poste - Suivre et mettre le gabarit avec les directeurs pour les absences entre le 20 et le 23 de chaque mois pour la paye Accueillir et informer les nouveaux stagiaires à la signature de la lettre de stage Rédiger des notes et des courriers administratifs Mettre à jour les avis à manifestations d’intérêts Participer à la réalisation de bilans d’activités Faire un rapport hebdomadaire des tâches effectuées Mettre à jour les process flow des RH Récolter les preuves des dépendants du prestataire pour la prise en charge des soins Suivre le traitement de mesures disciplinaires - Gérer les absences et retards Gérer les congés et les arrêts maladies Diverses tâches bureautiques selon les besoins de la direction Mission 2 : Recrutement A ce titre il doit : (activités) - Accompagner la DRH dans le sourcing et le filtrage des candidatures - Effectuer les entretiens téléphoniques - Placer les entretiens dans l’agenda du DRH Mission 3 : Formation A ce titre il doit : (activités) - Contraintes difficultés du poste Champ d’autonomie et de responsabilité Etre un support pour le formateur CMD Seconder le formateur dans les sessions de formations selon les besoins - Tenue au secret professionnel - Environnement informatisé Activités Degré d’autonomie Décide seul Entretiens téléphoniques Filtrage candidatures Seconde des le Décide après info Décide après aval Réalise X X X X DESCRIPTION DU SERVICE A FOURNIR formateur Gestion administrative Conditions de travail (horaires, en intérieur) X Travail en intérieur Horaires : 8/16h du lundi au vendredi et 8/13h le samedi ou 12/17h le samedi DESCRIPTION DU SERVICE A FOURNIR COMPETENCES REQUISES SUR LE POSTE Les « savoirs » : (de quelles connaissances principales a besoin le prestataire ?) Profil du poste - Avoir une bonne expression écrite et orale, bonne maîtrise en orthographe Maîtriser l’informatique (traitement de texte, tableaux, logiciels de dossier médical) bases en droit et en GRH Les « savoir-faire » : (que doit-il être capable de faire ?) - gérer son timing - coordonner les activités d’une équipe - gestion administrative Les « savoir-être » : (façons souhaitables d’agir, de se comporter ?) - Esprit d’équipe Avoir la volonté d’atteindre et de dépasser les objectifs fixés. Discrétion Résistance au stress et polyvalence Capacité d'écoute, rigueur et curiosité Autonomie et multitâches Sens de l'organisation et des responsabilités Qualités supérieures de communication et de relations interpersonnelles Bonne compréhension et reformulation des besoins Goût pour l’échange et l’apprentissage Conviction, Influence et sens de l’innovation Leadership
