Faire un audit en 3 clics avec un logiciel d’analyse de données Question 1: Pouvez-vous nous présenter la solution CaseWare IDEA ? Comment fonctionne l’outil ? La solution Idea est un produit de Caseware. Nous sommes le spécialiste du développement, de la distribution et de la mise en place de progiciels d’extraction et d’analyse de données destinés aux auditeurs internes et externes, aux commissaires aux comptes, aux experts – comptables ou encore aux professionnels de la finance. Notre mission depuis 20 ans avec cet outil unique est d’aider les professionnels de l’audit à détecter facilement des erreurs, des anomalies, voire des indices de fraude. L’outil est traduit en 16 langues et compte à ce jour plus de 160 000 utilisateurs dans 150 pays. La force de notre solution est qu’elle permet d’effectuer des extractions et des analyses de données exhaustives. Vous pouvez ainsi intégrer une diversité de fichiers sources pour effectuer vos contrôles (fichiers text « .txt », Excel « .xls », Base de données « .xml », .pdf). Ces formats sont généralement présents dans les ERP. IDEA permet également d’analyser les fichiers FEC (Fichier des Ecritures Comptables). L’outil permet surtout de cibler rapidement d’éventuelles incohérences. Un Service d’audit ou de contrôle interne peut donc y voir une opportunité pour optimiser ses coûts en ciblant mieux ses missions et ses questions et se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée en permettant de passer plus de temps sur l’élaboration de solutions et recommandations. Question 2: Concrètement, avez-vous des exemples types d’utilisation de l’outil IDEA permettant d’identifier des anomalies (défaillance de contrôle interne, fraude ?) Les fonctionnalités d’analyse de l’outil sont très étendues : • effectuer des réconciliations entre fichiers, • lancer des recherches de doublons, • identifier des ruptures de séquences, • analyses statistiques, • Revues de balances âgées, • Analyse digitale selon la Loi de Benford, • Automatisation des contrôles – Piste d’audit. Plus concrètement, IDEA vous permet par exemple de réconcilier 2 fichiers à l’aide d’une clé commune. Imaginons que vous souhaitiez détecter des « employés fictifs ». Dans ce cas de figure, il vous suffit de réconcilier votre fichier master «employés » et votre fichier master « paiement salaire ». En quelques clics, IDEA vous permettra d’identifier et d’analyser les employés qui continuent à percevoir une paye mais qui ne font plus partie de la société. Contrairement à une utilisation classique des tableurs (comme Excel), IDEA présente les avantages suivants : • Vous n’êtes pas limité en nombre de lignes analysables contrairement à des fichiers Excel. • Vous évitez l’usine à gaz des tableaux croisés dynamiques (pivot-table) qui partent dans tous les sens et qui vous exposent vous-même à des erreurs d’analyse. • La solution intuitive permet d’avoir plusieurs personnes dans vos équipes capables d’effectuer les contrôles et analyses. La connaissance de vos tableaux Excel et autres matrices et bases de données ne sont donc pas dépendantes d’une seule personne dans vos équipes. • Vous bénéficiez d’une piste d’audit complète de vos tests et contrôles. Voilà pour un cas concret. Et de manière plus générale, la solution permet également d’effectuer des contrôles sur les principaux cycles/processus de l’entreprise : Par exemple : Ventes : • Recherche des factures en double (soit un numéro de facture, un numéro d’expédition, ou un montant ou une description en double). • Rapprocher les flux physiques et les flux comptables. • Sélection des comptes qui n’ont fait l’objet d’aucun mouvement au cours d’une période donnée. Achats/Fournisseurs : • Sondage pour relever les fragmentations de facture, en particulier en dessous des niveaux autorisés. • Récapitulation par type de paiement (fournisseur ordinaire, paiement unique, chèque, versement électronique, et ainsi de suite). • Comparaison des comptes bancaires et du fichier du personnel (comparer RIB client et RIB salariés). Fraude : • Recherche de doubles paiements. • Comparer les adresses des salariés avec celles des clients et fournisseurs. • Recherche de fournisseurs ayant une adresse ou des caractéristiques similaires (n°RCS, coordonnées bancaires, …). Question 3: Je suis Directeur Audit Interne ou Contrôle Interne, Directeur Financier, expert-comptable, et souhaite utiliser votre solution . Combien de temps est nécessaire pour la déployer? IDEA est très intuitif et permet donc une prise en main très facile. Il n’est pas nécessaire d’être informaticien pour l’utiliser. Caseware-IDEA organise des formations sur 2 jours, soit à Paris ou sur site client via la Caseware Academy. Trois niveaux sont proposés : « IDEA Appliqué à l’audit », « Détecter la fraude à l’aide d’IDEA » et « L’automatisation des analyses avec IDEA Script ». Conclusion : J’espère que ces informations sur les possibilités offertes par un logiciel d’analyse de données pourront vous être utiles. Selon la complexité des processus et des transactions que vous êtes amenés à analyser, il pourra être intéressant d’envisager cette solution, Excel étant un excellent outil mais se transformant parfois en usine à gaz avec de multiples fichiers et formules qui ne sont souvent maîtrisés que par un nombre réduit de personnes dans vos équipes.
