Microsoft Access 2003

Microsoft Access 2003
Perfectionnement

TABLE DES MATIERES
QU’EST-CE QU’UNE BASE DE DONNEES ? ....................................................................................... 1
QU’EST-CE QUE ACCESS ?.............................................................................................................. 1
RAPPEL SUR LA STRUCTURE D'UNE TABLE. .................................................................................... 2
QU'EST-CE QU'UNE CLE PRIMAIRE ? .............................................................................................. 2
QU'EST-CE QU'UN INDEX ? ............................................................................................................ 2
LE SCHEMA RELATIONNEL............................................................................................................. 3
1. LES RELATIONS 1-1 (UN A UN) ............................................................................................................ 3
2. LES RELATIONS 1-N (UN A PLUSIEURS) ................................................................................................. 3
3. LES RELATIONS N-N (PLUSIEURS A PLUSIEURS) ...................................................................................... 4
COMMENT LIER DES TABLES ......................................................................................................... 6
QU'EST-CE QUE L'INTEGRITE REFERENTIELLE ................................................................................. 7
DEFINITIONS : .......................................................................................................................................... 7
MISES A JOUR ET SUPPRESSIONS EN CASCADE................................................................................................ 8
TYPES DE JOINTURE .................................................................................................................................. 9
LES REQUETES. ............................................................................................................................10
REQUETE SELECTION .............................................................................................................................. 10
REQUETES ACTION. ................................................................................................................................ 10
REQUETES PARAMETREES ........................................................................................................................ 10
REQUETES ANALYSE CROISEE.................................................................................................................... 10
REQUETES SQL ...................................................................................................................................... 10
CREER UNE REQUETE SELECTION. ................................................................................................11
EN MODE CREATION. .............................................................................................................................. 11
A L'AIDE DE L'ASSISTANT.......................................................................................................................... 13
CALCUL DE TOTAUX DANS UNE REQUETE. ................................................................................................... 15
CREER UN CHAMP CALCULE DANS UNE REQUETE. ......................................................................................... 16
CREER UNE REQUETE AJOUT. .......................................................................................................17
CREER UNE REQUETE MISE A JOUR. .............................................................................................20
CREER UNE REQUETE SUPPRESSION. ............................................................................................23
CREER UNE REQUETE CREATION DE TABLE. ..................................................................................26

CREER UNE REQUETE PARAMETREE. ............................................................................................29
REQUETES ANALYSE CROISEE. ......................................................................................................31
EN MODE CREATION. .............................................................................................................................. 31
A L'AIDE DE L'ASSISTANT.......................................................................................................................... 34
REQUETES SQL. ...........................................................................................................................38
QU'EST-CE QUE SQL ? ............................................................................................................................ 40
COMMENT EST STRUCTURE SQL ? ............................................................................................................ 40
LES MOTS-CLES DU LANGAGE SQL. ........................................................................................................... 40
LES OPERATEURS DE CALCUL SQL. ............................................................................................................ 41
OPERATEURS DE CONDITION DE RECHERCHE. .............................................................................................. 41
LES CARACTERES GENERIQUES. ................................................................................................................. 41
L'OPERATEUR INTO. .............................................................................................................................. 42
LES PREDICATS ALL, DISTINCT, DISTINCTROW, TOP. ............................................................................. 42
SYNTAXE DES INSTRUCTIONS SQL. ............................................................................................................ 42
QUELQUES EXEMPLES SQL. ..........................................................................................................43
LES MACROS ...............................................................................................................................45
CREER UNE MACRO. ....................................................................................................................45
MACRO SIMPLE. .................................................................................................................................... 45
PLUSIEURS ACTIONS DANS UNE MEME MACRO. ........................................................................................... 47
LE GROUPE DE MACROS ........................................................................................................................... 48
LA MACRO CONDITIONNELLE .................................................................................................................... 50
EXEMPLES DE CONDITIONS DE MACRO ....................................................................................................... 52

Microsoft Access 2003 Définitions
Saint-Val G.
1
Qu’est-ce qu’une base de données ?
Une base de données est un ensemble de tables dans lequel se trouvent des informations.
En général, chaque table contient des informations de même nature.
Usuellement abrégée en BD, BDD ou SGBDR, elle est un ensemble structuré et organisé permettant le
stockage de grandes quantités d'informations afin d'en faciliter l'exploitation (ajout, mise à jour,
recherche de données).
Une base de données se traduit physiquement par un ensemble de fichiers présent sur une mémoire de
masse (bien souvent un disque dur).
Qu’est-ce que Access ?
Microsoft Access ou MS Access (officiellement Microsoft Office Access) est un système de gestion
de base de données relationnelles édité par Microsoft. MS Access fait partie de la suite bureautique
MS Office Pro. MS Access est donc un SGBDR présentant une approche bureautique et n'est pas
conçu pour supporter de très grandes bases de données opérationnelles sur de vastes réseaux, ces
utilisations étant confiées dans la gamme Microsoft à Microsoft SQL Server. Une base de données
Access ne peut dépasser deux Gigaoctets.
MS Access est un logiciel utilisant des fichiers au format Access (mdb - Microsoft DataBase). Il est
compatible avec les requêtes SQL (sous certaines restrictions) et dispose d'une interface graphique
pour saisir les requêtes (QBE - Query By Example). Il permet aussi de configurer, avec des assistants
ou librement, des formulaires et sous-formulaires de saisie, des états imprimables, (avec
regroupements de données selon divers critères et des totalisations, sous-totalisations, conditionnelles
ou non), des pages html liées aux données d'une base, des macros et des modules VBA.
Les onglets d'Access se subdivisent en 7 parties. Passons en revue les principaux.
 La table reprend les informations brutes (non traitées): les enregistrements et les champs.
 Le Formulaire permet d'afficher les tables et les requêtes d'une manière agréable.
 La requête permet diverses mises en forme des tables : le tri, le filtre, afficher ou non des
données, etc.
 L'état permet d'imprimer des données de tables et de requêtes avec si nécessaire des
regroupements et des calculs.
 Les macros permettent d'exécuter des fonctions à partir de requêtes ou de formulaires. Nous
ne rentrerons pas dans la programmation d'ACCESS dans cette formation mais utiliserons ces
fonctions pour créer un formulaire d'entrée.
 La Page permet de créer des pages Internet pour accéder à la base de données.

Microsoft Access 2003 Définitions
Saint-Val G.
2
Champ
Enregistrement
Rappel sur la structure d'une table.
Une table est une collection de données relatives à un sujet spécifique tel qu'un produit ou des
fournisseurs.
L'utilisation d'une table distincte pour chaque sujet signifie que vous ne stockez ces données qu'une
fois. Ceci renforce l'efficacité de votre base de données et réduit les erreurs de saisie.
Organisation des données dans les tables.
Dans une table, les données sont organisées en lignes et en colonnes.
Chaque ligne représente un Enregistrement et chaque colonne représente un Champ.
Qu'est-ce qu'une clé primaire ?
Dans une base de données relationnelle, une clé primaire est une contrainte d'unicité qui permet
d'identifier de manière unique un enregistrement dans une table. Une clé primaire peut être composée
d'un ou de plusieurs champs de la table. Deux lignes distinctes de la table ne peuvent pas avoir les
mêmes valeurs pour les champs définis au niveau de la clé primaire. Il est possible de définir pour une
même table plusieurs contraintes d'unicité, mais au plus une seule clé primaire.
Il n'est pas nécessaire de définir un index sur les colonnes définissant la clé primaire, car un index
implicite est associé à la clé primaire.
Qu'est-ce qu'un index ?
Fonctionnalité qui accélère la recherche et le tri dans une table basée sur des valeurs clés et qui peut
garantir l'unicité des lignes d'une table. La clé primaire d'une table est automatiquement indexée.
Certains champs ne peuvent pas être indexés en raison du type de données qu'ils contiennent.