CPS/CRGA 32 Document de travail 4.5 ORIGINAL : ANGLAIS

CPS/CRGA 32 Document de travail 4.5
ORIGINAL : ANGLAIS
SECRÉTARIAT GÉNÉRAL DE LA COMMUNAUTÉ DU PACIFIQUE
TRENTE-DEUXIÈME SESSION DU
COMITÉ DES REPRÉSENTANTS DES GOUVERNEMENTS ET ADMINISTRATIONS
(Nouméa, Nouvelle-Calédonie, 4-7 novembre 2002)
RAPPORT DES AUDITEURS ET ÉTATS FINANCIERS POUR L'EXERCICE 2001
(Document présenté par le Secrétariat général)
INTRODUCTION
1. Les dispositions du règlement financier de la CPS prévoient que le Secrétariat général soumette pour
examen au Comité des représentants des gouvernements et administrations les états financiers vérifiés pour
l'exercice 2001, accompagnés des rapports d'audit y afférents. La vérification des comptes de la CPS a été
effectuée par le cabinet Price Waterhouse Coopers de Nouvelle-Calédonie en août 2002; les rapports d'audit
et les états financiers sont ici soumis pour examen.
2. Le document de travail comporte deux pièces jointes :
a) les états financiers de la CPS accompagnés du rapport des auditeurs pour l'exercice clos le
31 décembre 2001; les états financiers de la Caisse de prévoyance accompagnés du rapport des
auditeurs y afférent pour ce même exercice, le tout rassemblé en un seul document;
b) les recommandations des auditeurs sur les procédures comptables et le contrôle financier interne de
la CPS et les observations du Secrétariat général portant sur ces recommandations.
3. Il est agréable de constater que les états financiers pour l'année 2001 ont été pleinement approuvés
par les commissaires aux comptes. Pour la cinquième année consécutive, le plan comptable de la CPS a été
accepté sans aucune réserve par les auditeurs.
S'agissant de l'évaluation des procédures de contrôle interne de la CPS, les auditeurs ont relevé deux
imperfections, dont le Secrétariat a pris acte. Il convient de souligner que, dans ses observations portant sur
les recommandations des auditeurs sur le contrôle financier interne de la CPS, le Secrétariat général indique
qu'il a déjà entrepris de faire les modifications nécessaires.
SUITE À DONNER
4. Le CRGA est invité à examiner et à approuver les états financiers vérifiés ci-joints, les
recommandations des auditeurs sur les procédures administratives et le contrôle financier interne de la CPS
et à prendre acte des observations du Secrétariat général portant sur ces mêmes recommandations.
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Le 28 août 2002

PIÈCE JOINTE B
PREMIÈRE PARTIE
[ORIGINAL : FRANÇAIS DU CABINET PRICEWATERHOUSE COOPERS:]
LETTRE DE RECOMMANDATIONS DES AUDITEURS
SUR LES PROCEDURES COMPTABLES ET LE CONTROLE INTERNE
DU SECRETARIAT GENERAL DE LA COMMUNAUTE DU PACIFIQUE
CES OBSERVATIONS CONCERNENT LE SIÈGE DE NOUMÉA ET L'ANTENNE DE SUVA
1. ENREGISTREMENT COMPTABLE DES IMMOBILISATIONS :
Description :
Une nouvelle méthode de comptabilisation des acquisitions d'immobilisations a été mise en place sur cet
exercice. Cette méthode implique l'enregistrement de toutes les charges "potentiellement" immobilisables
dans un compte #605 correspondant à la catégorie de l'immobilisation. Cette imputation a été décentralisée
vers les responsables de projet afin d'alléger la charge de travail du service financier. Les différents chefs de
projet n'ayant pas tous les connaissances comptables suffisantes, il serait nécessaire d'instaurer une révision
de ces comptes #605 par un membre du service financier, pour s'assurer d'une part de l'imputation dans le
bon compte et d'autre part du transfert de l'achat, le cas échéant, en immobilisation. Sur l'exercice 2001, cette
procédure de revue n'a pas été mise en place et plusieurs erreurs se sont produites .
Risque :
Le principal risque est l'oubli de constatation de nouvelles immobilisations et ainsi la sous évaluation de
l'actif du bilan et des dotations annuelles aux amortissements.
Recommandation :
Nous recommandons au Secrétariat général :
• d'assurer un meilleur suivi des comptes #605 par une revue régulière du grand livre de ces comptes
afin d'identifier et de corriger les éventuelles erreurs.
2. FAIBLESSES DU PROGICIEL COMPTABLE UTILISÉE PAR LA CPS
Description :
Malgré les nombreuses améliorations apportées par votre service informatique au progiciel comptable au
cours des dernières années, celui-ci ne nous paraît pas être entièrement satisfaisant pour répondre aux
besoins spécifiques de la CPS.
Nous avons pu relever les points suivants :
• Il n'est pas possible d'afficher en direct dans le grand livre d'un compte la contre-partie d'un
enregistrement comptable.
• La possibilité offerte par le progiciel comptable d'enregistrer une écriture sur l'exercice précédent
après que celui-ci ait été "clôturé", présente un risque important, car elle permet de modifier les
comptes validés l'année précédente par le commissaire aux comptes. Nous n'avons pas rencontré de
problèmes de ce type sur cette exercice mais nous attirons votre attention sur le fait que ceci est
possible.

• Le progiciel comptable ne permet pas d'accéder aux journaux comptables archivés (les journaux de
l'année sont archivés une fois la clôture de l'exercice réalisée) ; si une anomalie est constatée nous
n'avons pas la possibilité de remonter à l'écriture comptable correspondante et donc de vérifier son
origine.
• La réconciliation des états financiers avec la balance générale nécessite chaque année de nombreux
états de rapprochement extra-comptable. Cette situation est liée au fait que ces états financiers ne sont
pas issus directement de la balance générale mais de l'imputation analytique (code T0) des dépenses et
recettes de l'exercice. Ainsi une même rubrique des états financiers peut être la somme de plusieurs
"fragments" d'un compte de la balance générale et inversement.
• La réconciliation du résultat de l'exercice du budget principal avec la balance générale est rendu
difficile car il inclut divers éléments provenant d'exercices antérieurs (par exemple les surplus
antérieurs cumulés des programmes extra-budgétaires).
Risque
Les faiblesses de ce progiciel comptable identifiés par rapport aux besoins spécifiques de la CPS rendent
plus difficile le contrôle de la comptabilité.
Recommandation :
Nous recommandons au Secrétariat général :
• de réaliser les adaptations nécessaires au progiciel comptable afin d'éviter les inconvénients énoncés
ci-dessus.
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PIECE JOINTE B
DEUXIÈME PARTIE
OBSERVATIONS DU SECRÉTARIAT GÉNÉRAL SUR LE RAPPORT DES AUDITEURS
Après avoir terminé la vérification des comptes pour l'exercice clos en 2001, les auditeurs ont soumis un
rapport dans lequel ils signalent des imperfections des procédures administratives et de contrôle financier
interne suivies par le Secrétariat général (voir Première partie ).
Après examen des constatations et recommandations des auditeurs, le Secrétariat général formule les
observations ci-après :
OBSERVATIONS CONCERNANT LE SIÈGE DE NOUMÉA ET L'ANTENNE DE SUVA
1. Enregistrement comptable des immobilisations corporelles
i) Étant donné que la décentralisation de l'enregistrement des achats d'immobilisations, le
Secrétariat Général tiendra compte des remarques formulées, en s'engageant à poursuivre la
formation des divers agents qui enregistrent les opérations, et ce afin de garantir la bonne
comptabilisation des immobilisations par les divers départements et sections au moment d'un
achat.
ii) Le service des Finances est responsable de la vérification générale des écritures relatives aux
immobilisations réalisées par les divers agents, ainsi que de la bonne saisie des achats
d'immobilisations dans le tableau des immobilisations corporelles. Une procédure de revue par
le service des Finances a été mise en place au cours de l'exercice 2002.
2. Faiblesses du progiciel de gestion comptable utilisé à la CPS
i) Le Secrétariat général reconnaît que le logiciel ne permet pas l'affichage en direct dans le grand
livre d'un compte la contre-partie d'un enregistrement comptable.
ii) Le Secrétariat général note que le logiciel permet d'enregistrer une écriture sur l'exercice
précédent alors que les comptes ne sont théoriquement pas clos.
Selon la procédure normale, les comptes de l'exercice sont clos une fois la vérification des
comptes accomplie. L'on comprend aisément le point de vue des auditeurs, les comptes de
l'exercice étant vérifiés au cours de l'exercice suivant. Afin de garantir la validité des données
relatives à chaque exercice, le Secrétariat général doit s'assurer de la concordance des soldes de
clôture de l'année antérieure et des soldes d'ouverture du nouvel exercice.
iii) Bien que le logiciel ne permette pas l'accès direct aux journaux comptables archivés, le
Secrétariat général a développé les outils comptables nécessaires permettant d'extraire toutes les
données des grands livres archivés.
iv) S'agissant des quatrième et cinquième points, selon le Secrétariat général, le logiciel de gestion
comptable permet bien de faire le lien entre la balance générale et les états financiers.
Cependant, dans leur forme actuelle, les états financiers sont présentés parallèlement aux
budgets, qui mettent en exergue les sources de financement de l'organisation.

2
Il convient de souligner que le Secrétariat général prévoit une revue globale de ses
opérations financières; dans le cadre de cet exercice, le progiciel de comptabilité sera étudié
dans le détail. Les conclusions des auditeurs concernant le logiciel seront également prises
en compte. Cette étude doit débuter en octobre 2002.
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