fiche n° 1 sorties et voyages pedagogiques

SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES
ORGANISES PAR LES EPLE
Rectorat – DIBAPP5 – septembre 2009
SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES
ORGANISES PAR LES EPLE
FICHE N° 1 – Sorties et voyages pédagogiques : les grands principes
p2
FICHE N° 2 – Les associations au sein de l’E.P.L.E. et les voyages
p5
FICHE N° 3 – Conditions matérielles d’organisation – Responsabilité et
couverture des dommages
p7
FICHE N° 4 – Les modalités d’organisation budgétair e des sorties et voyages
pédagogiques gérés par l’E.P.L.E.
p 10
FICHE N° 5 – Les modalités de gestion comptable des sorties et voyages
pédagogiques gérés par l’E.P.L.E.
p 16
FICHE N° 6 – Les régies d’avances et les régies de recettes dans le cadre
des sorties et voyages gérés par l’E.P.L.E.
p 21
FICHE N° 7 – Voyages pédagogiques et marchés public s
p 33
FICHE N° 8 – Les agences de voyages
p 37
FICHE N° 9 – Organisation des sorties et voyages pé dagogiques :
Exemple d’un voyage facultatif en Italie
p 39
FICHE N° 10 – Sources et bibliographie
p 43
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FICHE N° 1
SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES
LES GRANDS PRINCIPES
Les sorties et voyages pédagogiques participent par nature à la mission de l’E.P.L.E. La présente
fiche a pour objet d’en préciser les modalités d’organisation, en alliant transparence de
l’organisation et respect de la réglementation.
La notion de sortie et de voyage pédagogique :
Une sortie ne porte que sur une journée.
Un voyage comprend nécessairement une nuitée.
Le caractère obligatoire ou facultatif des sorties ou voyages pédagogiques :
La sortie ou le voyage doit répondre à des critères éducatifs.
Leur organisation doit être arrêtée par le chef d’établissement qui en détermine le caractère,
obligatoire ou facultatif, en se référant aux programmes officiels, aux textes et au projet
d’établissement.
Cette distinction entre le caractère obligatoire ou facultatif est déterminante pour les modalités de
gestion financière et comptable de la sortie ou du voyage.
I - LES SORTIES ET LES VOYAGES PEDAGOGIQUES OBLIGATOIRES : PRINCIPE
DE GRATUITE
La circulaire 79-186 du 12 juin 1979 précise : « … afin d’aider à apprécier le caractère obligatoire
ou facultatif des sorties et voyages, il convient de préciser que toute sortie qui s’inscrit dans le
cadre des programmes officiels d’enseignement est à l’évidence obligatoire pour les élèves …
A cet égard, le caractère obligatoire d’une sortie ne peut être reconnu que si celle-ci s’inscrit dans
le cadre d’une action éducative organisée en période scolaire. » c'est-à-dire sur le temps
scolaire.
Toute action obligatoire fait donc partie intégrante de la mission de service public dévolue aux
E.P.L.E.
Elle est en conséquence gratuite et financée sur les ressources budgétaires de l’établissement. En
application du principe de gratuité (articles L132.2 et L551.1 du Code de l’Education), aucune
participation ne doit être demandée aux familles. Tous les élèves de la classe concernée doivent
participer.
II - LES SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES FACULTATIFS : POSSIBILITES DE
MULTIFINANCEMENT
Ces actions, réalisées en marge des programmes officiels d’enseignement, ne peuvent être
obligatoires pour les élèves.
Les élèves qui n’y participent pas restent dans l’établissement où l’enseignement doit être
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dispensé. Afin de limiter la gêne qui pourrait éventuellement être apportée dans le cursus
scolaire des élèves par des déplacements de durée trop longue, la circulaire 79.186 précise que
toute sortie ne pourra excéder une durée de cinq jours prise sur le temps scolaire.
Certains voyages font l’objet d’une réglementation particulière, tels les appariements, les classes
patrimoine, …
Les sorties peuvent être organisées entièrement ou partiellement sur le temps scolaire.
Une participation financière peut donc être demandée aux familles, le montant ne doit pas en être
discriminant.
Le principe et le montant de cette contribution volontaire des familles doivent être votés par le
conseil d’administration.
Le financement doit également être recherché par des participations de l’établissement sur
ressources propres, des subventions d’Etat (appariements, échanges), des aides des
collectivités territoriales et peut être complété par des dons (FSE, …).
N’entrent pas dans cette catégorie les séjours liés aux stages en entreprise.
III - LES SORTIES ET VOYAGES A CARACTERE NON PEDAGOGIQUE
D’autres types de sorties et de voyages, à caractère non pédagogique, peuvent être organisés.
Ils ne relèvent pas des missions de l’E.P.L.E. et ne peuvent donc être organisés que par une
association ayant son siège dans l’établissement (foyer socio-éducatif, association sportive…).
Les accompagnateurs et les élèves sont adhérents de l’association organisatrice et le voyage a
lieu hors temps scolaire. Les accompagnateurs exercent alors en dehors de leur temps de
travail. Les élèves sont hors temps scolaire.
Ces voyages organisés sans lien avec l’établissement sont placés sous la responsabilité
exclusive de leurs organisateurs.
****************
La comptabilité des sorties et voyages à caractère pédagogique, obligatoires ou
facultatifs, doit obligatoirement être retracée dans le budget de l’EPLE.
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SCHEMA RECAPITULATIF
Diagramme de décisions pour gérer un voyage
A titre indicatif, critères permettant de caractériser un voyage et d’en définir les modalités de gestion :
CARACTERISTIQUES
• Relevant ou non des programmes officiels
• éducatif ou non éducatif
• obligatoire ou facultatif
• gratuité ou participation des familles
VOYAGE
NON
Relevant des
programmes
officiels ?
En lien avec
l’action
éducative ?
OUI
OUI
Caractère éducatif
NON
Caractère éducatif
Temps scolaire
Temps
scolaire ?
NON
OUI
OBLIGATOIRE
FACULTATIF
Participation des familles
Gratuité pour les familles
Gestion par l’EPLE
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Gestion par une association
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FICHE N° 2
SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES
LES ASSOCIATIONS AU SEIN DE L’E.P.L.E. ET LES VOYAGES
I – GENERALITES SUR LES ASSOCIATIONS
Toute association fonctionnant et ayant son siège dans un établissement scolaire (foyer socioéducatif, maison des lycéens, association sportive,…) constitue une personne morale de droit
privé, autonome juridiquement, et distincte de l’établissement lui-même.
La convention de siège de l’association doit être votée en conseil d’administration. Les activités
effectuées par une telle association le sont en son nom, et pour son propre compte ; elles doivent
être conformes à son objet et compatibles avec le bon fonctionnement de l’E.P.L.E. (rôle de
contrôle du chef d’établissement).
L’organisation de sortie ou de voyage doit être expressément prévue dans les statuts de
l’association. Ces statuts doivent être transmis au chef d’établissement et l’association, comme
toute association dite « loi 1901 », doit être déclarée à la préfecture.
II – LES RELATIONS FINANCIERES ASSOCIATIONS – E.P.L.E.
1 – Eléments d’une bonne gestion
Une association peut en toute légalité verser un don à l’E.P.L.E., pour l’aider à financer des sorties
ou des voyages pédagogiques. Une telle décision est prise de manière souveraine par
l’association, en assemblée générale, conformément à son objet et dans le respect de ses statuts.
Elle prend la forme d’une notification écrite de l’association à l’E.P.L.E., qui en précise l’objet et
le montant.
Ce don doit faire l’objet d’une délibération du conseil d’administration autorisant son acceptation
(article R421.20 du Code de l’Education), acte immédiatement exécutoire.
Le don vient abonder le budget global du voyage : en vertu du principe d’égalité de traitement des
usagers du service public, il doit bénéficier à tous les élèves inscrits au voyage organisé par
l’établissement et non aux seuls élèves membres du F.S.E.
Le F.S.E. peut organiser des opérations internes telles la vente d’objets non publicitaires si ce type
d’activités est prévu dans ses statuts et autorisé par le chef d’établissement.
A noter : les collectes sur la voie publique, tombolas….requièrent une autorisation préfectorale.
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2 – La gestion de fait : une démarche à proscrire
« Les associations ne sauraient gérer de fait des activités qui relèvent de la mission de
l’E.P.L.E. » (circulaire n° 96-249 du 25 octobre 1996).
Ainsi, une association ne peut pas :
•
•
encaisser des recettes à la place de l’E.P.L.E. : participation des familles, subventions diverses
destinées aux voyages pédagogiques (Etat, Région – ELBE-, Département, …)
prendre en charge tout ou partie des dépenses relatives à un voyage pédagogique.
Les conventions de mandat sont proscrites au motif que la participation de l’association est
limitée aux activités qui, de par ses statuts, relèvent de ses missions. Cette participation n’équivaut
pas à une prise en charge en lieu et place de l’E.P.L.E.
Ces opérations relèvent de la seule compétence de l’E.P.L.E. (gestionnaire, régisseur et agent
comptable). Toute immixtion de personnes n’ayant pas la qualité de comptable public constitue
une gestion de fait et engage la responsabilité de celles-ci. Sont ainsi visés le recouvrement de
recettes, la prise en charge, même provisoire, de dépenses ou la simple détention de sommes
d’argent destinées à un voyage ou une sortie.
L’agent comptable est tenu de dénoncer ces pratiques au juge des comptes. A défaut, sa
responsabilité pourra être mise en cause s’il apparaît qu’il en avait connaissance.
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FICHE N° 3
SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES
CONDITIONS MATERIELLES D’ORGANISATION
RESPONSABILITE ET COUVERTURE DES DOMMAGES
La définition de ces conditions relève de la responsabilité exclusive du Chef d’établissement, en sa
qualité de représentant de l’État et de garant de la sécurité des personnes (article R421.10
du Code de l’Education).
Le Chef d’établissement accorde l’autorisation d’effectuer la sortie ou le voyage après avoir
soumis la programmation et les modalités de financement des voyages scolaires au vote du
conseil d’administration. Sa responsabilité se trouve engagée.
Il conserve l’entière responsabilité de l’opération et des engagements qu’elle exige. Il doit réunir
les documents nécessaires et arrêter les conditions d’encadrement et de transport adéquates.
I - LES DOCUMENTS EXIGIBLES
1 - AUTORISATIONS
•
Autorisation parentale : la participation des élèves mineurs est subordonnée à la production
d’une autorisation parentale. Cette autorisation doit être écrite, et donnée pour chaque voyage.
•
Fiche médicale : il convient d’établir en lien avec l’infirmière de l’établissement une fiche
médicale individuelle pour chaque élève participant au voyage.
•
Autorisation de sortie du territoire : Elle peut être collective, dès lors que le nombre d’élèves
concernés est compris entre 10 et 100. La liste est établie par le Chef d’établissement, qui la
fait authentifier par la Préfecture ou la Sous Préfecture territorialement compétente, et n'est
valable que pour le voyage mentionné (pré-imprimé à demander à la Préfecture suffisamment
à l’avance).
Pour les élèves mineurs ressortissants d’États tiers à l’Union Européenne, scolarisés
régulièrement dans un établissement, un document de voyage collectif, qui tient lieu à la fois de
passeport collectif et de visa d’entrée sur le territoire de la plupart des autres Etats membres de
l’Union peut être délivré par la Préfecture, à la demande du chef d’établissement (cf. circulaire du
ministère de l’Intérieur du 02 janvier 1996, et note du 16 octobre 1996 – BO n° 38 du 24 octobre
1996).
Seuls le Royaume Uni et l’Irlande continuent d’exiger un passeport individuel pour les élèves
voyageant sous couvert du document collectif de circulation.
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2 - ASSURANCE « RESPONSABILITE CIVILE »
Dans le cadre des sorties et voyages obligatoires, le principe général selon lequel l’Etat est son
propre assureur s’applique.
Dans le cadre des sorties et voyages facultatifs, il est vivement conseillé à l'E.P.L.E. de souscrire
une assurance couvrant les risques liés aux activités collectives facultatives.
De même, une assurance couvrant la participation d’élèves doit obligatoirement être souscrite par
les familles pour les dommages subis ou causés par les élèves. Il est recommandé aux Chefs
d’établissement de refuser la participation d’un élève non couvert par une assurance de
responsabilité civile.
3 - ASSURANCE « ANNULATION »
Il est vivement recommandé à l’E.P.L.E. de souscrire auprès des voyagistes ou d’une compagnie
d’assurance une assurance annulation, individuelle et collective.
Dans tous les cas, il convient de préciser, sur l’engagement écrit des familles, les modalités de
remboursement en cas d’annulation (cas limitativement énumérés par l’assurance annulation), et
notamment l'absence de remboursement en cas de désistement de la famille.
II - LES ACCOMPAGNATEURS
Selon les termes de la circulaire n°76.260 du 20 ao ût 1976 relative aux sorties et voyages collectifs
d’élèves (R.L.R. 554-1), il appartient au chef d’établissement d’évaluer le nombre
d’accompagnateurs nécessaires, compte tenu notamment du nombre d’élèves concernés, de leur
âge, et des risques particuliers que peuvent comporter les excursions prévues.
Sans lui donner de valeur de référence, on peut indiquer un ratio d'un accompagnateur pour 8 à 12
élèves en plus du professeur organisateur.
Un ordre de mission est délivré par le chef d’établissement aux personnels d’enseignement,
d’éducation et de surveillance accompagnateurs et, plus généralement, à tous les fonctionnaires
de l'E.P.L.E. auxquels serait confiée cette mission (ou un ordre de service pour les voyages à
l’étranger).
Dans le cas de sorties sportives notamment, l’ordre de mission doit mentionner si
l’accompagnateur est chargé de l’encadrement sportif (à condition qu’il possède les diplômes
requis). Cette précision est importante et peut permettre le cas échéant la qualification en tant
qu’accident de service : en effet, seul un accident survenant à un fonctionnaire à l’occasion de la
mission qui lui est strictement confiée est reconnu comme accident de service.
La responsabilité du fonctionnaire accompagnateur vis-à-vis des élèves doit être clairement
définie par le chef d’établissement. En effet, la responsabilité de l'Etat se substitue à celle des
membres de l'enseignement public et des collaborateurs bénévoles dans tous les cas où leur
responsabilité est engagée à la suite de faits causés ou subis par les élèves qui leur sont confiés.
Cependant l'Etat peut, s'il y a faute détachable du service, c'est-à-dire faute personnelle, exercer
une action récursoire à l'encontre de l'accompagnateur fautif.
Le cas fortuit, la force majeure, le fait de la victime ou le fait d'un tiers peuvent exonérer en totalité
ou en partie l'Etat de sa responsabilité.
Les assistants d’éducation ne pourront encadrer un voyage scolaire que dans la mesure où leur
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contrat de recrutement le prévoit expressément.
Ils ne peuvent, en aucun cas, assurer seuls l’encadrement des élèves.
Les parents d’élèves - accompagnateurs sont quant à eux, considérés comme des
collaborateurs bénévoles du service public : les dommages qu’ils pourraient subir seront, hors les
cas de force majeure ou de faute de leur part, couverts par l’État.
III - LES MOYENS DE TRANSPORT
Le chef d’établissement fait appel à un transporteur professionnel soumis à une obligation de
résultat.
Les établissements disposant d’un minibus répondant aux conditions d’aménagement
réglementaires (Cf. R.L.R. – 571-0), et satisfaisant aux contrôles techniques, peuvent l’utiliser sous
réserve de faire appel à un chauffeur professionnel.
L’utilisation des véhicules personnels est proscrite.
Ce n'est qu'à titre exceptionnel (nécessité absolue, urgence,...) qu'un fonctionnaire peut être
autorisé à transporter des élèves dans son véhicule personnel ou dans un véhicule de location ou
de service. Les parents devront être avertis, même s’il s’agit d’activités obligatoires.
Il n'entre pas dans les obligations statutaires des fonctionnaires de conduire des véhicules et cette
fonction doit normalement être assurée par un professionnel soumis aux contrôles propres à sa
profession.
L’autorisation d’utiliser un véhicule personnel n’ouvre aucun droit en matière d’indemnisation
matérielle suite à accident, puisque, réglementairement, seuls les dommages corporels sont pris
en charge par l’administration.
IV - LES REGLES D'HYGIENE
Les règles HACCP s'appliquent et doivent être respectées, notamment en matière de conservation
des repas. Il convient donc d'être attentif à la composition des paniers-repas.
En cas d'intoxication alimentaire, la responsabilité du chef d'établissement est susceptible d'être
engagée.
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FICHE N° 4
SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES
LES MODALITES D’ORGANISATION BUDGETAIRE
DES SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES
GERES PAR L’E.P.L.E.
I – LE ROLE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le Code de l’Education précise en son article R421.20 que le conseil d’administration donne son
accord sur la programmation et les modalités de financement des voyages pédagogiques.
Il convient donc de soumettre au conseil d’administration, ou à la commission permanente si elle a
délégation, les projets de sorties et voyages. Ce vote doit intervenir en temps utile afin que les
financements soient intégrés dans le budget initial de l’établissement.
Les projets qui n’auraient pu être intégrés au budget initial devront faire l’objet d’une décision
budgétaire modificative pour information lorsque les actes du conseil d’administration relatifs à ces
projets auront été rendus exécutoires.
Sur l’acte du conseil d’administration relatif à l’organisation et au financement d’une sortie ou d’un
voyage pédagogique doivent figurer :
•
•
•
•
•
la période et la destination du voyage,
le nombre prévisionnel maximum de participants au voyage, élèves et accompagnateurs,
la prévision d’un montant maximum pour la participation des familles pour le voyage concerné
(pas de blanc seing pour tous les voyages) ainsi que pour la participation des
accompagnateurs si tel est le cas. Pour les sorties liées à l’actualité (cinéma, expositions,…),
le montant de la participation des familles peut être remplacé par les modalités de calcul de
cette participation (ex : prix coûtant d’une visite justifié par un devis). Un budget prévisionnel
est joint à l’acte,
l’autorisation donnée au chef d’établissement de signer les contrats et conventions afférents à
l’organisation du voyage concerné,
les modalités de gestion des reliquats.
Un exemple d’acte de conseil d’administration est proposé en fin de fiche.
Les délibérations du conseil d’administration relatives au financement des voyages pédagogiques
sont des actes relatifs au fonctionnement de l’établissement soumis à transmission à l’autorité
académique par délégation du préfet.
Ils sont exécutoires 15 jours après réception (si le budget du voyage figure au budget initial de
l’établissement, il est exécutoire 30 jours après réception).
C’est seulement à l’expiration de ce délai que la signature des bons de commandes et du contrat
avec l’organisme de voyage peut intervenir.
Ces actes peuvent également être transmis pour information à la collectivité de rattachement si
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celle-ci en a fait la demande expresse auprès de l’établissement.
Un voyage pédagogique peut concerner plusieurs établissements. Une convention inter
établissements adoptée par le conseil d’administration des établissements concernés définit alors
les modalités de gestion du voyage.
II – LES SORTIES ET VOYAGES OBLIGATOIRES
1 - Caractère obligatoire : gratuité
Les sorties obligatoires sont financées exclusivement par le budget de l’établissement, des
subventions spécifiques de l’Etat, ou des collectivités territoriales.
Le financement ne peut être que public, ce qui exclut le F.S.E.
Ces sorties qui relèvent des missions de l’E.P.L.E. et qui répondent à des exigences
pédagogiques sont gratuites pour les familles et les accompagnateurs. En vertu du principe de
gratuité de l’enseignement, il ne peut être demandé de participation des familles, et le recours aux
fonds sociaux ou à la caisse de solidarité est proscrit.
2 - Les imputations budgétaires
Les sorties obligatoires sont réalisées dans le cadre de l’exécution budgétaire et doivent donc être
prévues au budget.
1 Le chapitre A1 ou le service spécial J1
Les sorties obligatoires sont gérées directement au chapitre A1 (ex: sorties géologiques) ou au
service spécial J1 (ex : visite d’une usine ou d’une entreprise prévue dans les programmes
officiels), en fonction de leur nature.
2 Le service spécial J38
Le projet d’établissement peut contenir des fiches actions sur les sorties pédagogiques en
particulier. Dans ce cas, le J38 peut financer tout ou partie d’une sortie.
III - LES SORTIES ET VOYAGES FACULTATIFS
1 - Caractère facultatif : possibilité de participation des familles
Du fait du caractère facultatif de ces voyages, qui ne sont pas inscrits dans les programmes
officiels, il est possible de demander une participation financière volontaire des familles. Dans ce
cas, afin d’éviter une discrimination des élèves en fonction des ressources de leur famille, les
fonds sociaux ainsi que la caisse de solidarité pourront aider les familles nécessiteuses. Il convient
en effet de veiller à ne pas exclure d’élèves de ces activités pour des raisons financières. La
circulaire 76.620 du 20 août 1976 précise d’ailleurs que « le coût du voyage ne doit en aucun
cas avoir pour conséquence une ségrégation des élèves en fonction des ressources
financières de leur famille ».
Il est à noter que le montant de la participation volontaire des familles ne doit pas être supérieur au
coût de la prestation. Les familles ne doivent pas supporter le coût du voyage des
accompagnateurs.
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Avec l’accord avec l’agent comptable, il est recommandé de proposer aux familles le
fractionnement du coût du voyage en plusieurs mensualités, et si nécessaire sur deux exercices
comptables. L’échéancier sera fixé en fonction des dates de paiement des acomptes au voyagiste.
Dans tous les cas, le versement total sera demandé avant le départ.
La note de service n° 2005-205 du 30 novembre 2005 permet aux E.P.L.E. d’obtenir, avec l’accord
de leur conseil d’administration, l’agrément de l’A.N.C.V. (Agence Nationale des Chèques
Vacances) permettant aux familles de payer par chèques vacances. Les frais de gestion seront
imputés au chapitre D, compte 627 – services bancaires.
Les remises d’ordre relèvent actuellement du règlement de l’E.P.L.E. relatif à la restauration et à
l’hébergement voté par le conseil d’administration (décret 2000.992 du 06 octobre 2000).
2 - Les imputations budgétaires
Un service spécial unique a été créé pour comptabiliser l’ensemble des sorties et voyages
facultatifs, le chapitre N3 – appariements, voyages, échanges.
C’est un service spécial sans réserves, équilibré en recettes et en dépenses, géré en tant que
ressources affectées.
Une recette dite "affectée" a une affectation précise (réalisation d'un voyage autorisé par le conseil
d’administration et clairement défini, tant au niveau des dépenses que des recettes, par un budget
prévisionnel). Le montant de la recette doit toujours être égal au montant de la dépense mandatée
ce qui explique que la recette ne soit définitivement acquise à l'établissement que lorsque la
dépense correspondante a été effectuée.
Il est indispensable de suivre chaque voyage en comptabilité budgétaire à l’aide d’un code de
gestion spécifique. La création de codes de gestion doit précéder tout mouvement du compte
concerné.
3 - Les sources de financements
Les voyages facultatifs peuvent être financés, en tout ou partie :
•
•
•
•
•
•
par des subventions publiques : Etat, Collectivités territoriales (ELBE), fonds européens
(OFAJ, SOCRATES,…)
par prélèvement sur fonds disponibles : le service spécial N3 ne disposant pas de réserves, il
faut procéder à une ouverture de crédit au service général (chapitre A1 ou D, compte 6588 –
contribution entre services de l’établissement, pour ordre), une prévision de recettes au service
spécial (chapitre N3 compte 7588 – contribution entre services de l’établissement, pour ordre)
et une ouverture de crédit aux comptes de charges du chapitre N3 sur lesquels seront imputés
les mandats
par dons du F.S.E.
par dons d’autres organismes privés, (le don d’un voyagiste qui conditionnerait la signature
d’un contrat avec celui-ci ne peut être admis)
par la participation volontaire des accompagnateurs,
par la contribution volontaire des familles.
Aucun engagement (bon de commande, bon de réservation..) ne peut être pris si les recettes ne
sont pas inscrites au budget et dans la pratique on veillera à la réalisation des recettes à hauteur
au moins des paiements à effectuer (premier versement des familles notamment).
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Précision concernant les fonds sociaux :
Les fonds sociaux ne sont pas une recette. Le mandat se fait au chapitre F. Le compte est soldé
par le compte de classe 4 correspondant.
Afin de ne pas adresser, à tort, ou pour des montants erronés, des demandes de versement aux
familles, la créance peut être modifiée par l’agent comptable dès que la notification d’aide à un
élève a été signée par l’ordonnateur, sous réserve d’émission rapide du mandat.
Précision concernant la prise en charge des frais d’encadrement :
Les frais des accompagnateurs ne doivent pas être supportés par les contributions volontaires des
familles.
Une lettre d'observation de la Chambre Régionale des Comptes de Lorraine en date du 1er février
2001 rappelle que "l'encadrement des voyages qui relèvent d'une mission de service public
ne saurait être mis, même indirectement, à la charge des familles et ce, en vertu du principe
de gratuité de l'enseignement (article L 132-2 du Code de l'Education).
Par ailleurs, le ministère (bureau DAF A3) dans un message du 21 mai 2002 précise que les frais
de transport des accompagnateurs, qui exercent une mission au service de l'établissement, n'ont
pas à être mis à leur charge.
De manière générale, les frais d'encadrement peuvent être couverts par le budget de
l'établissement (fonds de réserves si nécessaire), par les subventions des collectivités territoriales,
de l'Etat, et les dons.
4 – La gestion des reliquats
Le bilan financier de chaque voyage doit être établi dès que l'ensemble des charges (dépenses
avant ordonnancement incluses) est comptabilisé et que l'ensemble des recettes est arrêté
(encaissement des subventions).
Les reliquats éventuels sont inscrits en classe 4.
En cas de reliquat significatif, le montant sera reversé aux familles en distinguant, aux termes de la
loi de finances 66.948 du 22 décembre 1966 modifiée :
• les reliquats inférieurs ou égaux à 8 € par participant : les familles sont informées par courrier
de la possibilité qu'elles ont d'en demander le remboursement dans un délai de 3 mois. Si la
famille ne répond pas, le compte de classe 4 est soldé par l'émission d'un ordre de recette
exceptionnelle.
• les reliquats supérieurs à 8 € par participant : ils doivent être obligatoirement reversés aux
familles, ou, avec leur accord, affectés aux créances de demi pension ou d’internat ou virés sur
le compte"restauration" de leur enfant en cas de repas payés à la prestation.
L’établissement ne peut pas utiliser le reliquat d’un voyage pour la réalisation d’un autre voyage,
sauf si les mêmes élèves sont concernés. En effet, il n'est pas acceptable d'utiliser, même
partiellement, la participation de familles pour une destination autre que celle pour laquelle cette
participation a été autorisée par le conseil d’administration.
En revanche, les reliquats des participations des familles concernant les appariements peuvent
être conservés pour le retour de l’échange.
Les reliquats de faible importance pourront être affectés à la couverture des charges
administratives telles les photocopies, le téléphone...
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IV – LES POSSIBILITES DE PAIEMENT DES DEPENSES AVANT SERVICE FAIT
Les arrhes et les acomptes sont des sommes versés à l’occasion d’une commande ou d’un contrat
de vente.
1 - Versement d’arrhes
Sauf dispositions contraires prévues au contrat, l’annulation d’une commande ou un désistement à
l’initiative de l’E.P.L.E. entraîne leur perte. Si le voyagiste se dédit, il doit rembourser à
l’établissement le double du montant des arrhes.
La circulaire n°88-079 du 28 mars 1988 (paragraphe 4222), complétée par l’instruction 08-021-M9
du 23 juillet 2008 sur la modernisation des procédures de dépenses, prévoit certains
assouplissements à la règle du paiement après service fait et notamment la possibilité de verser
des arrhes en vue de prestations de voyages, réservation de salles de réunions ou de chambres
d’hôtel.
2 - Versement d’acompte
Il s’agit d’un paiement partiel à valoir sur le montant d’une somme due qui interdit ensuite le dédit.
L’engagement entre l’établissement et le fournisseur est réciproque : si le contrat est rompu, il peut
y avoir paiement de dommages et intérêts.
La réglementation permet, aux EPLE, de verser des acomptes dans deux cas :
- le recours à des agences de voyages
- le recours à des associations à but non lucratif justifiant de l’agrément tourisme
L’acompte versé ne doit en aucun cas dépasser 70% du montant de la facture. Cette règle est
d’application stricte et ne pourra donner lieu à aucune dérogation. Le solde de 30% est versé au
fournisseur lors de la remise des documents permettant de réaliser le voyage ou le séjour, tels des
billets de train, des billets d’entrée de musée,… (article 98, 10ème alinéa du décret n°94.490 du 15
juin 1994).
Dans la pratique, il convient d’être attentif à la date de la dernière échéance compte tenu des
délais de mandatement et de virements. Il est rappelé que le paiement par virement est
obligatoire pour toute dépense supérieure à 750 € TTC.
V – PAIEMENT PAR L’AGENT COMPTABLE DES FACTURES EMANANT DE
L’ETRANGER
Les factures d’origine étrangère, rédigées en monnaie étrangère, ou en euros hors France,
donnent lieu à l’émission d’un ordre de virement international (imprimé ou logiciel DVINT de
création des fichiers d’ordre de virements internationaux à se procurer auprès de la Trésorerie
Générale), à transmettre à la Trésorerie Générale, accompagné d’une copie de la facture.
Le virement sera ensuite effectué et débité du compte trésor en fonction du taux en vigueur le jour
de la transaction.
Les délais de cette procédure sont variables et parfois assez longs, 2 semaines pour les virements
en euros, de 3 à 4 semaines pour les virements effectués dans une autre monnaie.
Les taux de change sont consultables sur le site du ministère des finances, à l’adresse suivante :
http://www.minefi.gouv.fr
Rubrique accueil – Europe – international : données chiffrées, taux de chancellerie.
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MODELE
Voyage facultatif
Exemple d’acte du conseil d’administration et de budget prévisionnel
Acte relatif au fonctionnement de l’établissement
Le conseil d’administration (ou la commission permanente) donne son accord sur la
programmation du voyage XXXXX et approuve le budget prévisionnel afférent.
Le montant de la participation des familles est fixé à ………....€ maximum
Le montant de la participation des accompagnateurs est fixé à ……….. € maximum (le cas
échéant)
Les reliquats éventuels seront reversés aux familles, les trop perçus inférieurs ou égaux à 8€ étant
apurés 3 mois après notification aux familles.
Il autorise le chef d’établissement à signer les contrats afférents à ce voyage (si ces voyages ne
sont pas inscrits dans l’Etat Prévisionnel de la Commande Publique).
Destination :
Nombre maximum de participants :
Elèves : ………………… :
Accompagnateurs
:
DEPENSES
Frais de transport
- aller-retour
- circuit sur site
- transports locaux (bus, métro)
Hébergement
Repas
Visites, spectacles, conférences
Documentation
et
fournitures
pédagogiques
Frais divers de gestion :
- fournitures administratives
- frais de téléphone
- assurances (annulation, responsabilité
civile)
Divers : menues dépenses
ex: pourboires (chauffeurs, guides)
RECETTES
Subventions spécifiques des collectivités
locales
Subventions
spécifiques
de
l’Etat
(Ministère de l’Education Nationale, Ministère
de la Culture, Ministère de la Jeunesse et des
Sports…)
Subventions spécifiques d’organismes
internationaux (hors fonds européens)
Participation de l’établissement :
- dans le cadre du projet d’établissement
- participation du A1 ou d’autres chapitres
Participations
éventuelles
des
associations type FSE ou sponsoring sous
forme de dons à l’EPLE. Ce don a un
caractère certain d’affectation qu’il doit
conserver.
Participation volontaire des familles et, le
cas échéant, des accompagnateurs
TOTAL DES DEPENSES
=
TOTAL DES RECETTES
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FICHE N° 5
SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES
LES MODALITES DE GESTIONCOMPTABLE DES SORTIES
ET VOYAGES PEDAGOGIQUES GERES PAR L’E.P.L.E.
La nature du voyage, obligatoire ou facultatif, induit les modalités de comptabilisation des
opérations.
Les sorties obligatoires, financées par le budget de l’établissement, sont comptabilisées en
charge, comme toutes les dépenses pédagogiques ordinaires, sur le chapitre A1 ou sur les
services spéciaux J1 ou J38.
Les sorties ou voyages facultatifs, dont les sources de financement peuvent être multiples, sont
comptabilisés au chapitre N3 en charges et en produits, en tant que ressources affectées.
I – ECRITURES EN COMPTABILITE BUDGETAIRE
OUVERTURE
CREDITS
DE MONTANT
Chapitre N3
Divers
comptes
de
classe 6 par nature et 150
codes de gestion
Ex :
* compte 6245 transports
pour voyages d’études,
visites, sorties ;
* compte 6248 transports
divers ;
* compte 6284 sorties
pédagogiques
(hors
transport) ;
…
total
150
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PREVISIONS DE RECETTES MONTANT
Chapitre N3
7067 Contribution des familles
aux voyages scolaires
70888
Contribution
des
accompagnateurs
74118 : subventions diverses
de l’Etat
74428 ou 74438 : autre
subvention de la collectivité
territoriale,
7588 : contribution d’un autre
service
total
50
10
30
40
20
150
16
II – ECRITURES EN COMPTABILITE GENERALE
Cas d’un voyage facultatif autorisé et réalisé sur l’exercice n.
Le ministère ne recommande plus l’utilisation systématique des comptes 468263 – produits
à recevoir appariements voyages et 468663 – charges à payer appariements voyages. En
effet, ces comptes fonctionnent sur conventions et autres ressources affectées, ce qui limite leur
utilisation. Or, les participations des familles n’ont pas le caractère de ressources affectées.
Néanmoins si la technique des produits à recevoir et des charges à payer était utilisée, elle devrait
concerner l’ensemble du projet, et comporter une subdivision par voyage.
1 – Encaissement des contributions et subventions
Encaissement contribution des familles (contribution directe ou chèques vacances)
D classe 5 C
D 4118 C
50
50
Encaissement contribution des accompagnateurs
D classe 5 C
D 4632 C
10
10
Encaissement subvention de l’Etat
D classe 5 C
D 44118 C
30
30
Encaissement subvention de la collectivité
D classe 5 C
D 44128 ou 44138 C
40
40
2 - Mandatement
Prise en charge du mandatement
D N3 6. C
D 4012 C
140
140
Paiement du mandatement
D 4012 C
140
140
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D classe 5 C
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3 – Ordre de recettes
Prise en charge ordres de recettes (le montant de la participation des familles inclut les
éventuelles aides au titre des fonds sociaux et des chèques vacances)
D N3 7067 C
D 4118 C
40
40
D N3 70888 C
10
D 4632 C
10
30
D 44118 C
30
D N3 74118 C
D N3 74428 ou 74438 C
40
D 44128 ou 44138 C
40
D N3 7588 C
D 4662 C
20
20
Dans cet exemple, le bilan du voyage fait apparaître un solde créditeur du compte 4118, à
rembourser aux familles selon l’acte du conseil d’administration pris en application des dispositions
de la loi de finances 2001-1276 du 28.12.01.
4 – Contribution entre services de l’établissement
Prise en charge du mandat pour ordre du montant de la recette émise au N3 7588
D 6588 C
D 4662 C
20
20
5 – Gestion des trop perçus
Constatation et reversement des trop perçus
D 4118 C
D 4664 C
10
10
Emission de l’ordre de paiement
D 4664 C
D classe 5 C
10
10
III – ECRITURES EN COMPTABILITE GENERALE
Cas d’un voyage facultatif autorisé et faisant l’objet d’un acompte versé au voyagiste sur l’exercice
n, mais réalisé sur l’exercice n+1 :
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18
Paiement de l’acompte sur l’exercice n au chapitre N3 6245 ou 6….
D 6245 ou 6 C
X
D
4012 C
D 5159 C
X
X
X
Etablir un ordre de reversement au N3 6245 ou 6….
D 6245 ou 6 C
X
D
X
486 C
Au début de l’exercice n+1, mandater à nouveau pour ordre l’acompte au N3 6245 ou
6….:
D 6245 ou 6 C
X
D
486 C
X
La charge, sur l’exercice n, figurera au débit du compte 486 – charges constatées d’avance, au
compte financier, mais ne figurera pas en comptabilité budgétaire, puisqu’elle aura été annulée par
l’ordre de reversement, alors qu’elle figurera bien dans la comptabilité budgétaire de l’exercice
n+1.
IV – ECRITURES EN COMPTABILITE GENERALE
Voyage autorisé et faisant l’objet d’une avance versée par les familles sur l’exercice n, mais réalisé
sur l’exercice n+1 :
D
X
Encaissement de l’avance sur l’exercice n
5151/531 C
D 419 C
X
En fin d’exercice n, solde du compte d’avance par le compte 487
D 419 C
X
D
487 C
X
Au début de l’exercice n+1, ordre de recette du montant de l’avance au N3 7067
D 7067 C
X
D
X
487 C
Le produit, sur l’exercice n, figurera au crédit du compte 487 – produits comptabilisés d’avance,
au compte financier, mais ne figurera pas en comptabilité budgétaire, il figurera dans la
comptabilité budgétaire de l’exercice n+1.
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19
V – GESTION DES CREANCES VOYAGES OU SORTIES PEDAGOGIQUES (INFORMATION)
La prochaine version de l’application de gestion financière des élèves (Sconet Gestion
Financière des Elèves) permettra aux établissements de disposer d’une gestion automatisée des
créances relatives aux voyages et sorties pédagogiques en lien avec le module de comptabilité
générale de l’application GFC.
Dans l’application Sconet GFE, un menu « gestion des voyages » permettra de saisir les éléments
nécessaires : dates du voyage, nature, montant et référence de la délibération du conseil
d’administration. Une créance « voyage – sortie scolaire » sera affectée au responsable financier
de l’élève.
Cette saisie sera suivie d’un transfert, par voyage, des créances vers le module de comptabilité
générale de GFC, transfert accompagné de l’édition d’avis aux familles spécifiques.
Dans l’application GFC, la réception de ce nouveau type de créance se fera par le menu
encaissement – créances – créances automatiques, pour l’origine « élèves ».
Le transfert contiendra par créance un libellé décrivant un intitulé de sortie ou voyage. Le
comptable pourra ainsi déterminer le compte de classe 4 de préférence subdivisé qui sera affecté
à l’ensemble des créances générées par la réception.
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20
FICHE N° 6
SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES
LES REGIES D’AVANCES ET DE RECETTES DANS LE CADRE DES
SORTIES ET VOYAGES GERES PAR L’E.P.L.E.
Seul un comptable public a qualité pour manier les deniers publics.
Or les impératifs de la gestion d’un voyage pédagogique peuvent amener d’autres personnes que
l’agent comptable de l’établissement à recouvrer les recettes et payer les dépenses afférentes à ce
type d’opération.
Des avances peuvent être confiées à des personnels pour le règlement au comptant de menues
dépenses de faible montant, inférieur à 300 €. Ces avances constituent un mode de règlement des
dépenses confiées à un tiers sous la responsabilité de l’agent comptable.
Pour des dépenses plus importantes, et afin d’éviter toute gestion de fait, il est nécessaire
d’instaurer une régie définissant le cadre légal dans lequel le régisseur est chargé d’effectuer des
opérations pour le compte du comptable public. L’ensemble de ces opérations concernant les
régies peut être traité à l’aide du logiciel GFC-régie.
La régie peut être permanente ou temporaire.
La régie permanente a pour avantage de simplifier les procédures : il suffit au chef d’établissement
de nommer à chaque nouveau voyage un régisseur, sachant que sur une période donnée, il ne
peut y avoir plusieurs régisseurs sur une même régie.
Une régie temporaire est a contrario créée pour chaque voyage et pour sa durée. C’est la solution
privilégiée par les trésoreries générales de l’Académie.
Les arrêtés de création de régie et de nomination du régisseur ne sont pas soumis à l’approbation
du conseil d’administration. En revanche, ils constituent des actes administratifs soumis aux règles
d’affichage pour revêtir un caractère exécutoire.
I – CREATION DES REGIES
Le chef d’établissement est habilité à instituer des régies (arrêté du 10 septembre 1998). Il ne
s’agit pas d’un acte du conseil d’administration, mais d’un acte du chef d’établissement non soumis
à transmission à l’autorité académique pour devenir exécutoire.
Conformément à l’arrêté du 11 octobre 1993 modifié, les décisions de création de régies sont
exécutoires dans un délai de 15 jours après leur transmission au comptable supérieur du Trésor.
En application de l'arrêté du 21 novembre 2005, l'accord du comptable supérieur du Trésor sera
réputé acquis à l'issue d'un délai de 15 jours, en l'absence d'observation de sa part (annexe 1).
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21
1 - Régie de recettes
La création d’une régie de recettes ne se justifie que rarement puisque l’agent comptable ou le
gestionnaire (régisseur) de l’établissement sont à même d’encaisser directement les recettes
autorisées pour les voyages.
Dans le cas, exceptionnel, de création d’une régie temporaire de recettes, l’acte constitutif de la
régie devra préciser :
•
•
•
•
•
•
•
les visas constitutifs de la régie
le nom de l’établissement auprès duquel est la régie instituée
l’objet et la nature des recettes à encaisser
les types d’encaissements autorisés (chèques, numéraire) : les recettes doivent avoir été
approuvées par le conseil d’administration
le montant des recettes à encaisser
les modalités de versement de ces fonds à la caisse de l’agent comptable : les recettes
encaissées en numéraire, dès qu’elles atteignent 1 000 €, doivent être remises au comptable.
Le régisseur remet les chèques à l’encaissement le lendemain, au plus tard, de leur réception.
Il justifiera ses encaissements par un état récapitulatif des versements reçus
le cas échéant, le cautionnement.
2 - Régie d’avances
La création d’une régie d’avances pour le paiement des dépenses courantes lors des séjours n’est
à envisager que pour les dépenses qui n’auraient pas pu être prises en charge dans le cadre de la
procédure normale des bons de commande et de paiement par mandat administratif après service
fait.
L’acte constitutif de régie d’avance devra préciser :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
les visas : l’acte constitutif doit viser les textes généraux concernant les régies. Ces visas
devront être actualisés lors des modifications réglementaires
le nom de l’établissement auprès duquel est instituée la régie
l’objet de la régie
le montant de l’avance : il s’agit du montant total de l’avance accordée au régisseur
le montant maximum des dépenses par opération : il s’agit du montant maximum par opération
des dépenses à effectuer par le régisseur durant le voyage.
Il doit être inférieur ou égal à 1 500 €. Le fractionnement d’une facture est illégal
le lieu et la durée du voyage (ajouter quelques jours avant et après les dates du voyage pour
permettre le rendu des comptes)
le délai de remise des pièces justificatives au comptable assignataire
le cautionnement : la dispense de cautionnement doit figurer dans l’acte constitutif de la régie
la suppléance du régisseur titulaire
la prise d’effet de la décision et les conditions dans lesquelles elle sera exécutoire.
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22
II – NOMINATION ET RESPONSABILITE DU REGISSEUR
1 – Nomination du régisseur
Le chef d’établissement désigne par arrêté le régisseur avec l’agrément de l’agent comptable
(annexe 2) et peut désigner nominativement un régisseur suppléant. L’arrêté prévoit les modalités
de cautionnement et d’indemnités.
2 – Cautionnement et indemnité de responsabilité
Les modalités de cautionnement sont déterminées par l’arrêté du 28 mai 1993 modifié. Il n’est
obligatoire que pour les régies permanentes d’avances ou de recettes, et seulement à partir d’un
seuil de 1 220 € (2 440 € pour une régie d’avances et de recettes). Il permet de couvrir tout ou
partie de la responsabilité personnelle du régisseur.
La demande d’adhésion doit être faite auprès de l’Association Française de Cautionnement Mutuel
(A.F.C.M. : 36, avenue Marceau 75381 PARIS cedex 08) en joignant à la demande les copies de
l’arrêté de création de régie ainsi que de l’arrêté de nomination en tant que régisseur.
L’indemnité de responsabilité est due trimestriellement en fonction du montant moyen des
recettes ou du montant de l’avance consentie (barème fixé par l’arrêté du 28 mai 1993 modifié). Le
montant à allouer à un régisseur temporaire doit être notifié au service de gestion du personnel
concerné du rectorat pour mise en paiement.
NB : la modicité des avances ne justifie généralement pas le versement de cette indemnité.
Les régisseurs temporaires étant souvent peu familiarisés avec le dispositif financier des régies,
les explications nécessaires doivent leur être dispensées par le gestionnaire ou le comptable et
une fiche d’informations, précisant la nature de la responsabilité et des obligations afférentes,
remise (annexe 3).
Dans la pratique, il peut être utile également de formaliser la demande d’avance de fonds du
régisseur (annexe 4).
III – FONCTIONNEMENT DE LA REGIE
Les opérations effectuées par le régisseur sont imputées sur la caisse de l’agent comptable de
l’établissement s’il s’agit d’opérations en numéraire, sur le compte Trésor propre à l’établissement
s’il s’agit de chèques ou sur un compte Trésor spécifique « voyage » ouvert à la demande de
l’agent comptable.
Dans le cadre d’une régie de recettes, une quittance doit être remise en contrepartie d’un
encaissement en espèces (voir fiche d’aide à la gestion sur les régies). Les chèques doivent être
libellés à l’ordre de l’établissement titulaire du compte Trésor. Dans le cas de chèques sans
provision, il appartient au comptable d’engager la procédure de recouvrement.
Les régies d’avances sont en principe créées pour effectuer des paiements en numéraire.
Toutefois les régisseurs peuvent également effectuer le paiement des dépenses par carte de
paiement ou travellers chèques.
Rectorat – DIBAPP5 – septembre 2009
23
1 - Avance en numéraire
Cette avance est consentie par l’agent comptable.
Il convient d’appeler l’attention des régisseurs sur les risques de vol ou de perte.
2 - Carte bancaire
Après ouverture d’un compte de dépôt spécifique « voyage pédagogique » au Trésor Public,
l’agent comptable peut souscrire un contrat d’attribution d’une carte bleue professionnelle délivrée
au nom patronymique du régisseur.
Cette dernière peut être nationale ou internationale.
Lors de la demande de carte, le futur titulaire doit préciser, en accord avec l'agent comptable, si
cette carte sera utilisée
- uniquement chez les commerçants,
- uniquement dans les distributeurs automatiques de billets,
- ou devra avoir les deux fonctionnalités.
La carte bleue donne lieu à une cotisation dont le montant est fixé par instruction de la Direction du
Trésor.
Si les montants maxima de retrait et/ou de paiement par CB sont insuffisants, l'agent comptable
peut demander à la Trésorerie générale de les augmenter sur une période définie.
Le compte de dépôts spécifique « voyages pédagogiques » ne peut être résilié avant le terme de
la régie.
Le régisseur est entièrement responsable de l’utilisation et de la conservation de la carte
bleue dont il est le seul à en détenir le code confidentiel.
Elle est strictement personnelle, ne peut être utilisée que par son titulaire et doit impérativement
être restituée à la fin de la nomination du régisseur au comptable du Trésor teneur du compte.
3 - Travellers chèques (ou « chèques voyage »)
Les Travellers chèques sont libellés au nom du régisseur avec l’autorisation de l’agent comptable.
Ils ne nécessitent pas l’ouverture d’un compte bancaire puisqu’ils sont débités du compte courant
du comptable. Ils sont établis en euros ou en devises.
Ils doivent être commandés et retirés auprès d'un organisme bancaire (la Trésorerie Générale n'en
délivre pas). Il convient d’être vigilant sur les délais d’émission qui peuvent aller jusqu’à une
dizaine de jours.
Des frais bancaires sont comptabilisés pour les travellers chèques.
Le régisseur ne doit pas accepter à l’étranger de remboursement sous forme de travellers. Ceux-ci
ne sont pas échangés en France (dans ce cas exceptionnel demander un chèque).
IV – CLOTURE DE LA REGIE D’AVANCE
A son retour, le régisseur remettra le bordereau récapitulatif des dépenses (annexe 5) ainsi que
toutes les pièces justificatives (tickets de caisse, billets d’entrée, etc...) et l’éventuel reliquat de sa
régie. Les facturettes de carte bleue ne constituent pas des pièces justificatives de la dépense.
Rectorat – DIBAPP5 – septembre 2009
24
Elles constituent une preuve de paiement mais n’en justifient pas la nature. Le régisseur doit
obtenir un acquit sur les factures.
Les dépenses exécutées dans des circonstances particulières et exceptionnelles -comme un
pourboire accordé au chauffeur du car - pourront être justifiées par une attestation du régisseur,
avec mention de la nature de la dépense, de la date, du lieu d’exécution et du montant, attestation
approuvée par l’ordonnateur.
Lors des déplacements à l’étranger, le régisseur d’avances est autorisé à effectuer les opérations
de change : les justificatifs doivent être remis au comptable.
Il est à noter que ces pièces seront produites à l’appui du compte financier.
Le régisseur pourra obtenir du comptable assignataire, à sa demande, un certificat de libération
définitive de ses obligations s’il a justifié de l’emploi de l’avance mise à sa disposition et si le
comptable a accepté ses justifications.
V - REGIE MIXTE
Il s’agit d’une régie qui permet au régisseur d’effectuer les dépenses et d’encaisser les recettes.
L’intérêt de l’institution d’une régie mixte est très limité, la création d’une régie de recettes étant
généralement injustifiée.
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ANNEXE 1
DECISION PORTANT INSTITUTION
D'UNE REGIE D'AVANCES TEMPORAIRE AUPRES DE (DESIGNATION ETABLISSEMENT)
Le chef d’établissement du ............................................, ordonnateur,
Vu le décret n° 62-1587 du 29.12.1962 modifié, port ant règlement général de la comptabilité publique, et
notamment l'article 18
Vu la loi n° 63-156 du 23.02.1963 modifiée, sur la responsabilité des comptables ;
Vu le décret n° 66-850 du 15.11.1966, relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs,
modifié par le décret n° 76-70 du 15.01.1976 ;
Vu le décret n° 85-924 du 30.08.1985 repris au code de l’éducation ;
Vu le décret n° 92-681 du 20.07.1992, relatif aux r égies de recettes et aux régies d'avances des organismes
publics modifié par les décrets n° 92-1368 du 23.12 .1992 et 97-33 du 13.01.1997 ;
Vu l'arrêté du 20.07.1992 relatif au seuil de dispense de cautionnement des régisseurs d'avances et des
régisseurs de recettes ;
Vu l'arrêté du 28.05.1993 fixant le taux de l'indemnité susceptible d'être allouée aux régisseurs d'avances et
aux régisseurs de recettes et le montant du cautionnement imposé éventuellement à ces agents modifié par
l'arrêté du 03.09.2001 ;
Vu l'arrêté du 11.10.1993 habilitant les Chefs d'EPLE à instituer des régies d'avances et de recettes modifié
par l'arrêté du 10.09.1998 et l'arrêté du 21.11.2001;
Vu l’arrêté du 04.06.1996 relatif au montant par opération des dépenses de matériel et de fonctionnement
payables par l’intermédiaire d’un régisseur d’avances modifié par l’arrêté du 28.01.2002 ;
DECIDE
Article 1
Il est institué auprès du (établissement) une régie d'avances temporaire pour le règlement des frais exposés
lors des voyages pédagogiques et des appariements autorisés par le conseil d'administration en date du
............................................
Article 2
Le montant de l'avance accordée au régisseur est fixé à ............ €.
Le montant maximal des dépenses par opération est fixé à .................€. (1 500 € au maximum)
Article 3
La régie d'avances temporaire est instituée du ……....... au ................................ .
Les pièces justificatives des dépenses payées au moyen de cette avance doivent être remises au comptable
assignataire dans le délai maximum de …………….…….. jours après la date du retour.
Article 4
Le régisseur sera dispensé de cautionnement sur décision du Chef d'établissement avec l'agrément de
l'Agent Comptable, et ne percevra pas d'indemnité de responsabilité.
Article 5
Le régisseur titulaire, en cas d’empêchement, pourra être suppléé dans ses fonctions par un régisseur
suppléant.
Article 6
La présente décision ne prendra effet qu'en l’absence d’observation du Comptable supérieur du Trésor
territorialement compétent et sera rendue exécutoire dans la forme prévue pour les actes du Chef
d'établissement.
Transmis le……………………………
au Trésorier Payeur Général,
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Fait à…………….., le ...........................
Le Chef d’établissement,
26
ANNEXE 2
DECISION PORTANT NOMINATION
D'UN REGISSEUR D'AVANCES A TITRE TEMPORAIRE
Le Chef d’établissement du ......................................................, ordonnateur des dépenses,
Vu le décret n° 62-1587 du 29.12.1962 portant règle ment général de la comptabilité publique, et notamment
l'article 18 ;
Vu le décret n° 66-850 du 15.11.1966 relatif à la r esponsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs,
modifié par le décret n° 76-70 du 15.01.1976 ;
Vu le décret n° 85.924 du 30.08.1985 repris au code de l’éducation ;
Vu le décret n° 92-681 du 20.07.1992 relatif aux ré gies d'avances et aux régies de recettes, modifié par les
décrets n° 92-1368 du 23.12.1992 et 97-33 du 13.01. 1997 ;
Vu l'arrêté du 20.07.1992 relatif au seuil de dispense de cautionnement des régisseurs d'avances ;
Vu l'arrêté du 28.05.1993 fixant le taux de l'indemnité susceptible d'être allouée aux régisses d'avances ;
Vu l'arrêté du 11.10.1993 modifié habilitant les Chefs d'EPLE à instituer des régies d'avances ;
Vu l’arrêté du……………, instituant une régie d'avances temporaire auprès du ..................................... pour
la durée du voyage pédagogique à...................................................du.........................au ……........
DECIDE
Article 1 :
M............................................., grade.............................................................................
est nommé régisseur de la régie d'avances temporaire pour la durée du voyage.
Article 2 :
Le montant de l’avance accordée au régisseur est fixé à .......................................................
Article 3 :
M............................................ est responsable de la garde et de la conservation des fonds qui lui sont
avancés par le comptable assignataire, du maniement des fonds, de la conservation des pièces
justificatives, ainsi que de la tenue de la comptabilité des opérations conformément aux dispositions du
décret.
Les pièces justificatives des dépenses seront remises à l’Agent Comptable du ...........................................
dans le délai fixé par celui-ci sur la fiche d’information à l’attention du régisseur.
Article 4 :
M............................................ est dispensé de cautionnement et ne percevra pas d'indemnité de
responsabilité.
Article 5 :
En cas d’empêchement de M................................., régisseur titulaire, les articles 2 à 4 s’appliqueront à
M.................................., régisseur suppléant.
Pour agrément,
L'Agent comptable,
Le titulaire
Vu pour acceptation
Fait à …………..……., le…………………
Le Chef d’établissement,
Le suppléant
Vu pour acceptation
P.J. : Décision de création de régie d’avance temporaire transmise à M. le Trésorier Payeur Général
(département) en date du..........................
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ANNEXE 3
Fiche d’information à l’attention du régisseur temporaire
ETENDUE DE LA RESPONSABILITE DU REGISSEUR
Pendant le voyage il est indispensable d’EXIGER et de CONSERVER TOUS LES
JUSTIFICATIFS DE DEPENSES Y COMPRIS LES TICKETS DE CAISSE.
Les points suivants doivent être précisés spécifiquement à l’occasion de chaque création de régie :
Nature des dépenses : Frais exposés lors du voyage pédagogique et prévus au budget ci-joint.
Montant de l’avance :…………………………………………………. €
Montant maximum par opération :……………………………………€
Délai de production des pièces justificatives ………………………., soit au plus tard le ………...
Contrôle à effectuer par le régisseur :
• justification du service fait : le paiement n’est à effectuer qu’après service fait (repas,
hébergement) ou en contrepartie d’un droit acquis (tickets d’entrée...)
• vérification de l’exactitude matérielle des décomptes et des calculs de liquidation.
Les pièces justificatives ne doivent comporter ni rature, ni altération ou surcharge.
Les mémoires et factures doivent être établis sur du papier à « en-tête » comportant le nom du
fournisseur et l’adresse commerciale. Le créancier doit porter sur la facture la mention « facture
acquittée ». La production de facture n’est pas obligatoire pour les dépenses inférieures à 230 €,
cependant une pièce justificative doit être produite (tickets de caisse...)
ATTENTION :
TOUTE DEPENSE IRREGULIERE OU INJUSTIFIEE SELON LES REGLES DE
COMPTABILITE PUBLIQUE RESTERA A LA CHARGE PERSONNELLE DU REGISSEUR.
LA
Extrait de l’instruction codificatrice n° 93-75-A-B -K-O-P-R du 29 juin 1993
L’étendue de la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs est fixée par les articles 1
et 3 du décret du 15 novembre 1966.
Aux termes de l’article 1er de ce décret :
« Les régisseurs chargés pour le compte de comptables publics d’opérations d’encaissement
(régisseurs de recettes) ou de paiement (régisseurs d’avances) sont personnellement et
pécuniairement responsables de la garde et de la conservation des fonds et valeurs qu’ils
recueillent, ou qui leur sont avancés par les comptables publics, du maniement des fonds et des
mouvements de comptes de disponibilités, de la conservation des pièces justificatives ainsi que de
la tenue de la comptabilité des opérations ».
La responsabilité pécuniaire des régisseurs s’étend à toutes les opérations de la régie depuis la
date de leur installation jusqu’à la date de cessation des fonctions.
Responsables en cas de perte, vol ou disparition, pour un motif quelconque, des fonds, valeurs et
pièces justificatives, les régisseurs sont tenus de prendre toutes dispositions utiles pour assurer la
sécurité de ces fonds, valeurs, pièces justificatives, et d’une manière générale de tous les
documents comptables.
Rectorat – DIBAPP5 – septembre 2009
28
En outre, il leur est interdit de confondre les fonds et valeurs de la régie avec ceux qu’ils possèdent
à titre personnel, ainsi que de verser sur un compte personnel tout ou partie des fonds détenus ès
qualités. En cas d’infraction, ils seraient présumés coupables de malversation.
Enfin, responsables de toutes les opérations de la régie pendant la durée de leur gestion, les
régisseurs sont responsables non seulement des opérations qu’ils ont exécutées personnellement,
mais également de celles exécutées par les agents placés sous leurs ordres ; de plus, cette
responsabilité court de l’installation du régisseur à la clôture de la régie.
ASSURANCE : Le régisseur peut contracter une assurance en vue de couvrir tout ou partie de sa
responsabilité pécuniaire.
Les dépenses qui en résultent pour le régisseur sont à sa charge et ne peuvent en aucun cas être
imputées au budget de l’établissement.
Jusqu’à concurrence de 1 600€, sa responsabilité est couverte par la MAIF si l’établissement de
scolarisation des élèves a souscrit auprès de cet organisme un contrat établissement.
Rectorat – DIBAPP5 – septembre 2009
29
ANNEXE 4
DESIGNATION DE L’ETABLISSEMENT
...................................................................
...................................................................
DEMANDE D’AVANCE DE FONDS A DEPOSER AVANT LE :
Nom, Prénom, grade .................................................................. soussigné(e), chargé(e) de la régie
d’avance temporaire instituée par arrêté du ........................................ pour les dépenses relatives
au voyage pédagogique en ........................................................, du ...........................au
......................... demande l’attribution d’une avance de................................................€ (montant en
toutes lettres) se répartissant comme suit, dans le chapitre N3 « Voyages scolaires et
appariements » :
NUMERO
COMPTES
DES INTITULE DES COMPTES
MONTANT
Total égal au montant de l’avance demandée
Nature de l’avance (barrer les mentions inutiles) :
• Numéraire
Valeurs des coupures :
• Devises (à préciser)
Valeurs des coupures :
• Chèques voyages
A ............................., le........................
Signature du Régisseur,
____________________________________________________________________
L’ordonnateur de (EPLE) ................................................................................autorise le versement
de l’avance demandée
A ............, le ...............................
____________________________________________________________________
Date du versement de l’avance au régisseur …………………………………………………
(à compléter par le comptable )
RECU la somme de ……………………………………………………………………………….€
Le Régisseur,
Rectorat – DIBAPP5 – septembre 2009
30
ANNEXE 5
AGENCE COMPTABLE DU
Etablissement organisateur :
REGIE D’AVANCES TEMPORAIRE VOYAGE : lieu.............................................................
Régisseur :.Nom Prénom............................................ Grade : ....................................................
BORDEREAU RECAPITULATIF des dépenses payées par le régisseur d’avances pendant la
période du............................................................ au.........................................................
Montant de l’avance :............................................ ¹ Euros
¹ Devises (à préciser).................................
Montant maximum par opération :............................... €
N°
Fournisseur
d’inscription
au bordereau
Date
paiement
Taux de conversion :...................
Montant
Désignation des pièces
produites à l’appui de
l’acquit
TOTAUX GENERAUX (A)
A................................., le..............................................................
Le Régisseur d’avances
Rectorat – DIBAPP5 – septembre 2009
31
N°
Fournisseur
Date
d’inscription
paiement
au bordereau
PIECES REJETEES PAR L’ORDONNATEUR
Montant
Désignation
des
pièces produites à
l’appui de l’acquit
Montant des rejets (B) :
Montant des dépenses ordonnancées (C = A-B) :
=
A………………………….., le……………………..
L’ordonnateur,
PIECES REJETEES PAR LE COMPTABLE
Montant des rejets (D) :
Montant des dépenses admises (C-D) :
=
A……………………………….., le…………………
Le Comptable,
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32
FICHE N° 7
SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES
LE RESPECT DU CODE DES MARCHES PUBLICS
I – GENERALITES
Les marchés publics sont des contrats conclus à titre onéreux entre des pouvoirs
adjudicateurs et des opérateurs économiques publics ou privés, pour satisfaire les besoins de
l’établissement en matière de travaux, fournitures et services.
Le domaine des sorties et voyages pédagogiques comprend une grande diversité de
prestations, dont la plupart entrent dans le champ d’application du code des marchés
publics (C.M.P.).
Quel que soit leur montant, les marchés doivent respecter les principes fondamentaux du code. Ils
exigent une définition préalable des besoins, le respect des obligations de publicité et de mise en
concurrence et le choix de l’offre économiquement la plus avantageuse, permettant d’assurer
l’efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics. Il est de la
responsabilité des ordonnateurs de s’assurer du respect de ces obligations.
II – DEFINITION DES BESOINS
La programmation des voyages pédagogiques, si possible, au cours du premier trimestre de
l’année scolaire, doit permettre de recenser les besoins de l’établissement afin que la passation
des marchés s’en trouve facilitée.
Il y a lieu de prendre en compte toutes les dépenses se rapportant à tous les voyages envisagés
(sorties à la journée, voyages sur le temps scolaire et en dehors, appariements …).
Le gestionnaire doit évaluer avec un maximum de précision la valeur totale des fournitures et des
services considérés comme homogènes, soit en raison de leurs caractéristiques, soit parce qu’ils
constituent une unité fonctionnelle.
L’acheteur public définit cette notion d’homogénéité en élaborant une classification propre de ses
achats, selon une typologie cohérente de son activité, ou par référence à la nomenclature fixée par
l’arrêté du 13 décembre 2001. A titre d’exemple, cette nomenclature comprend notamment les
familles suivantes : transports ferroviaires de personnes (60.01), transports aériens (60.02),
transports routiers et urbains (60.04), agences de voyages (60.07), hébergement (68.01), services
de restauration (68.02), services concernant les actions éducatives péri et postscolaires (77.21).
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33
III – CHOIX DES PROCEDURES
La nomenclature ainsi établie et toutes les dépenses évaluées sont comparées aux seuils fixés par
le C.M.P. et inscrites dans les colonnes de l’état prévisionnel de la commande publique (E.P.C.P.)
en fonction du mode de procédure d’achat retenu (marché à procédure adaptée, appel d’offres,
groupement de commandes …).
L’E.P.C.P. permet donc d’une part, de recenser les besoins et de définir la politique d’achat de
l’établissement, et d’autre part de passer les marchés prévus sans avoir à réunir spécifiquement le
conseil d’administration pour avoir son accord préalable.
Il est soumis au conseil d’administration, et annexé au budget ou à une décision budgétaire
modificative en cours d’année.
Deux cas de figure peuvent se présenter :
Si l’établissement dispose d’un programme comprenant plusieurs voyages clairement
identifiés, il est possible de faire un lot par voyage. Chaque lot donne lieu à l’attribution d’un
marché séparé. Plusieurs lots peuvent être attribués à un même candidat, voire la totalité.
Si plusieurs voyages sont envisagés, mais ne sont pas clairement identifiés, il est possible
d’effectuer un appel à candidature unique pour l’ensemble des marchés.
1 - Choix de la publicité
Le C.M.P. fixe précisément les modalités de publicité en fonction de seuils :
entre 20 000,00 et 90 000,00 euros hors taxes, le pouvoir adjudicateur choisit librement
les modalités de publicité adaptées au montant et à la prestation concernée.
Trois supports peuvent être envisagés :
- la presse écrite
- l’affichage
- l’internet
Le recours à l’affichage ou à l’internet est envisageable lorsque le coût de la publicité dans la
presse écrite constitue une charge financière importante au regard du montant du marché
envisagé.
Une plate-forme de dématérialisation des marchés peut être un recours satisfaisant.
Les E.P.L.E. de l’académie de Dijon qui ont signé une convention avec le GIP e-Bourgogne
peuvent en utiliser la plate-forme.
entre 90 000,00 et 206 000,00 € H.T. pour les fournitures et les services, il convient de
publier un avis d’appel public à la concurrence, soit dans le bulletin officiel des annonces
des marchés publics, soit dans un journal d’annonces légales.
Quel que soit le montant du marché, l’acheteur public devra, le cas échéant à l’occasion de
contrôles, prouver que les modalités de publicité retenues ont permis de respecter les principes
fondamentaux de la commande publique et ont suscité une mise en concurrence suffisante.
Rectorat – DIBAPP5 – septembre 2009
34
2 - Choix de la procédure
Le C.M.P. définit plusieurs types de procédures de marchés en fonction de seuils.
L’appel d’offres est la règle de droit commun pour les marchés formalisés.
Toutefois les marchés peuvent être passés selon une procédure adaptée lorsque le montant
estimé du besoin est inférieur à 206 000,00 € H.T. pour les fournitures et services.
Cette procédure convient bien aux dépenses liées aux voyages scolaires. Les modalités de
procédure sont librement fixées par l’acheteur public en fonction de la nature et des
caractéristiques du besoin à satisfaire.
Le pouvoir adjudicateur peut s’inspirer des procédures formalisées, sans pour autant que le
marché en cause ne soit soumis aux règles formelles applicables à ces procédures.
IV – PRINCIPAUX DOCUMENTS A ETABLIR
1 – L’avis d’appel public à la concurrence (A.A.P.C.)
L’A.A.P.C. doit mentionner au moins l’identification de l’établissement, l’objet du marché et ses
principales caractéristiques, la procédure de passation, les critères de choix des offres …
2 – Le cahier des clauses particulières (C.C.P.)
Le C.C.P. détermine les conditions dans lesquelles le marché est exécuté. Les dispositions
administratives, financières et techniques du marché peuvent être regroupées dans un seul
document qui retrace les spécifications du marché.
Il doit préciser les caractéristiques du marché :
- organisation d’un voyage scolaire précis ou de plusieurs voyages au cours de l’année
- définition des lots
- lieu de destination, dates, public concerné, effectifs
- mode de transport, d’hébergement
- objectifs du voyage, activités pédagogiques
- conditions de sécurité
Ce document doit être rédigé avec beaucoup de soin, en lien avec le gestionnaire et les
professeurs organisateurs, sous couvert du chef d’établissement.
3 – L’acte d’engagement (A.E.)
L’acte d’engagement, pièce essentielle du marché, est d’abord signé par le soumissionnaire. Dans
ce document, celui-ci présente son offre et accepte les clauses rédigées par la personne publique.
Lorsque le candidat est retenu après examen des offres, l’acte d’engagement est ensuite signé par
le représentant du pouvoir adjudicateur.
L’intérêt d’une programmation des voyages apparaît de toute évidence afin de les organiser dans
les meilleures conditions. Néanmoins les sorties imprévues peuvent être envisagées lors de
l’A.A.P.C portant sur un marché de voyages organisés dans l’année.
Rectorat – DIBAPP5 – septembre 2009
35
Vous trouverez sur le site du ministère de l’éducation nationale à l’adresse
http://idaf.pleiade.education.fr
menu EPLE, rubrique commande publique, puis CCAP/CCTP des modèles de documents
concernant les marchés de voyages scolaires. Ces documents pourront vous servir de base, mais
devront être adaptés au cas particulier de chaque établissement et mis à jour conformément à
l’évolution de la réglementation sur l’achat public.
Rectorat – DIBAPP5 – septembre 2009
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FICHE N° 8
SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES
LES AGENCES DE VOYAGES
L’activité des agences de voyage est régie par les dispositions du Code du Tourisme (articles
L211.1 à L212.11).
Ces dispositions s’appliquent aux personnes physiques ou morales qui se livrent ou apportent
leur concours, quelles que soient les modalités de leur rémunération :
1
- aux « opérations consistant en l’organisation ou la vente :
o de voyages ou de séjours individuels ou collectifs ;
o de services pouvant être fournis à l’occasion de voyages ou de séjours, notamment la
délivrance de titres de transport, la réservation de chambres dans des établissements
hôteliers ou dans des locaux d’hébergement touristique, la délivrance de bons
d’hébergement ou de restauration ;
o de services liés à l’accueil touristique, notamment l’organisation de visites de musées ou de
monuments historiques» ;
2
- aux « opérations de production ou de vente de forfaits touristiques ».
Elles encadrent lesdites opérations et apportent des garanties aux acheteurs, qu’ils soient privés
ou publics.
Au nombre de ces garanties, figure en premier lieu l’obligation d’information préalable à laquelle
est tenu le vendeur.
Il incombe en effet à ce dernier d’« informer les intéressés, par écrit, préalablement à la conclusion
du contrat, du contenu des prestations proposées relatives au transport et au séjour, du prix et des
modalités de paiement, des conditions d’annulation du contrat ainsi que des conditions de
franchissement des frontières ».
L’établissement veillera à ce que cette obligation d’information soit respectée et établira, sur cette
base, un contrat comportant « (…) toutes indications relatives aux noms et adresses de
l’organisateur, du vendeur, du garant et de l’assureur, à la description des prestations fournies, aux
droits et obligations réciproques des parties en matière notamment de prix, de calendrier, de
modalités de paiement et de révision éventuelle des prix, d’annulation ou de cession du contrat,
d’information de l’acheteur avant le début du voyage ou du séjour ».
Il convient d’être attentif, en particulier, aux prix et aux éventuelles conditions de révision des tarifs,
ainsi qu’aux modalités d’annulation du contrat.
I – LES PRIX
Prévus au contrat, ils revêtent un caractère ferme, sauf à ce que ledit contrat en aménage la
révision.
Une clause de révision de prix, à la hausse comme à la baisse, peut en effet figurer au contrat
Rectorat – DIBAPP5 – septembre 2009
37
conclu avec l’agence mais « uniquement pour tenir compte des variations :
a) du coût des transports, lié notamment au coût du carburant ;
b) des redevances et taxes afférentes aux prestations offertes, telles que les taxes
d’atterrissage, d’embarquement, de débarquement dans les ports et les aéroports ;
c) des taux de change appliqués au voyage ou au séjour considéré ».
La loi, au surplus, interdit toute majoration des prix fixés au contrat « au cours des trente jours qui
précèdent la date de départ prévue ».
II – LES MODALITES D’ANNULATION DU CONTRAT
La loi protège l’acheteur en prévoyant, outre l’obligation pour le vendeur de justifier d’une garantie
financière, que :
- « lorsque, avant le départ, le respect d’un des éléments essentiels du contrat est rendu
impossible par suite d’un événement extérieur qui s’impose au vendeur, celui-ci doit le plus
rapidement possible en avertir l’acheteur et informer ce dernier de la faculté dont il dispose soit de
résilier le contrat, soit d’accepter la modification proposée par le vendeur ».
- « lorsque, avant le départ, le vendeur résilie le contrat en l’absence de faute de l’acheteur, la
totalité des sommes versées par ce dernier lui sont restituées sans préjudice des dommages et
intérêts auxquels celui-ci pourrait prétendre ».
- « lorsque, après le départ, un des éléments essentiels du contrat ne peut être exécuté, le
vendeur doit, sauf impossibilité dûment justifiée, proposer à l’acheteur des prestations en
remplacement de celles qui ne sont pas fournies ».
Une vigilance accrue sur l’ensemble des points sus évoqués devrait permettre de contracter dans
de meilleures conditions de sécurité.
xxxxxxxxxx
L’attention est tout particulièrement appelée sur deux types de pratiques proposées par certains
organismes dans le cadre de l’organisation de voyages scolaires :
- Certains organismes ou agences de voyages proposent un système de bourses dont l’attribution
s’effectue sur la base de critères liés aux revenus des familles et au mérite des élèves, la sélection
étant directement opérée par l’agence.
Ces informations, de caractère personnel ne sauraient en aucun cas, être communiquées à
une entreprise.
- Certaines agences proposent des primes aux enseignants faisant preuve de fidélité à un
organisme particulier. Cette pratique est susceptible d’être qualifiée de corruption passive
commise par une personne exerçant une fonction publique et d’être sanctionné, selon les
termes de l’article 432.11 du code pénal par une peine d’emprisonnement et une amende.
Ces pratiques doivent faire l’objet d’un refus immédiat.
Rectorat – DIBAPP5 – septembre 2009
38
FICHE N° 9
SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES
CAS PRATIQUE :
EXEMPLE D’UN VOYAGE FACULTATIF EN ITALIE
Le professeur présente son projet de voyage en Italie au chef d’établissement.
Le chef d’établissement considère que ce voyage ne s’inscrit pas dans le cadre des programmes
officiels d’enseignement : il sera donc facultatif.
En revanche, ce voyage a lieu sur le temps scolaire, il a un intérêt éducatif et pédagogique : il sera
donc géré par l’EPLE.
Le professeur doit avec le gestionnaire élaborer un projet de budget, le plus précis possible, afin
notamment de fixer le montant prévisible de la participation financière des familles. Ce projet de
budget sera réactualisé par la suite, chaque fois qu’il pourra être affiné.
Dépenses
Recettes
Transport
2 000 euros
Visites
1 500 euros
Hébergement
3 000 euros
---------------6 500 euros
Familles 30 élèves x 150 4 500 euros
Subvention de l’Etat
800 euros
Participation de l’EPLE 900 euros
(par prélèvement sur réserve)
Don du FSE 300 euros
------------6 500 euros
I – AUTORISATION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le chef d’établissement soumet le projet de voyage au vote du Conseil d’Administration. Cet acte,
accompagné du budget prévisionnel, est transmis à l’autorité académique et sera exécutoire 15
jours après réception (si le budget du voyage figure au budget initial de l’établissement, il est
exécutoire 30 jours après réception).
« Le conseil d’administration autorise le chef d’établissement à organiser un voyage en Italie au
mois de mai pour environ 30 élèves et 3 accompagnateurs. Le montant maximum de la
participation des familles est de 150 euros. Le conseil d’administration accepte que le foyer socioéducatif verse un don au lycée pour financer une partie de ce voyage.
Les reliquats éventuels seront reversés aux familles, les trop perçus inférieurs ou égaux à 8€ étant
apurés 3 mois après notification aux familles.
Le chef d’établissement est autorisé à signer les contrats et conventions afférents à l’organisation
Rectorat – DIBAPP5 – septembre 2009
39
de ce voyage. »
Remarques :
L’organisation de ces voyages, quelque soit leur catégorie, peut, en effet, donner lieu à des
conventions d’adhésion à des associations ayant l’agrément tourisme ou à des contrats avec les
agences de voyages.
Ces documents doivent faire l’objet d’un examen attentif, notamment en ce qui concerne les
prestations fournies, les assurances et les clauses d’annulation. Un contrat type peut être
corrigé. Ces contrats et ces conventions doivent être autorisés par le conseil d’administration, soit
dans le cadre de l’Etat Prévisionnel de la Commande Publique, soit par décision expresse et
préalable.
Cette autorisation du conseil d’administration donne lieu à une ouverture de crédits et une
prévision de recettes, soit dès le budget si cela est possible, soit par une décision budgétaire
modificative.
Dans ce dernier cas, il faudra prévoir deux décisions budgétaires modificatives :
• une décision budgétaire modificative pour information du conseil d’administration, pour le
montant global de la participation des familles, de la subvention et du don du foyer socio-éducatif :
N3 6. « Italie » 5 600 €
N3 7. « Italie » 5 600 €
• une décision budgétaire modificative pour vote du conseil d’administration pour la
participation de l’établissement :
DBM 32 - A1 6588
900 €
DBM 38 - N3 7588
900 €
N3 6. « Italie » 900 €
II – COMPTABILITE GENERALE
Le suivi des créances peut être fait avec GFC dans le module « encaissement », en créant des
créances, ou par Sconet à l’avenir.
L’agent comptable, à qui le gestionnaire aura transmis le budget du voyage et la liste des
participants, arrêtée par l’ordonnateur, suit les encaissements des familles, de la subvention et du
don :
D 5 C
X
D 4118 C
D 5 C
X
D 44118 C
D 5 C
X
D 4632 C
Rectorat – DIBAPP5 – septembre 2009
X
X
X
40
III – COMPTABILITE BUDGETAIRE
1 - mandats
* mandats au chapitre N3, selon la nature de la dépense : comptes 6245 – transports pour
voyages d’études, visites et sorties pédagogiques, 6284 - sorties pédagogiques (hors transport),
62855 – hébergements, …
N3 6.
X
4012
Classe 5
X
X
X
* une aide du fonds social collégien ou lycéen de 80 € pour deux élèves se traduit par un mandat
de 160 € au F 65762.
65762
160
4662
4118
160
160
160
2 - ordres de recette
* ordre de recette de 160 € au 74117 : les aides sociales viennent éteindre ou réduire les
créances. Elles ne font pas l’objet d’un ordre de recette spécifique au chapitre N3 mais sont
intégrées dans l’ordre de recette établi sur les familles.
* ordres de recettes au chapitre N3 du montant de la dépense.
- Participation des familles (fonds sociaux inclus) N3 7067
La liste des élèves et le montant définitif dû par les familles doivent figurer sur la pièce justificative
de l’ordre de recettes relatif au N3 7067. Ce montant doit être identique pour tous les élèves.
- Subvention Etat
N3 74118
- Financement par l’EPLE
N3 7588
- Don du FSE
N3 7468
D 7067 C
X
D 4118 C
X
X
D 44118 C
X
X
D 4662 C
X
X
D 4632 C
X
D 74118 C
D 7588 C
D 7468 C
3 – contribution entre services
mandat au compte A1 6588 pour la participation de l’établissement
Rectorat – DIBAPP5 – septembre 2009
41
4 – gestion des reliquats
S’il subsiste un reliquat, l’agent comptable devra rembourser les familles par un ordre de paiement.
4118
300
4664
5159
300
300
300
NB : La procédure est identique, quelque soit l’origine du financement du reliquat.
Rectorat – DIBAPP5 – septembre 2009
42
FICHE N° 10
SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES
REFERENCES REGLEMENTAIRES ET BIBLIOGRAPHIE
I – REFERENCES LEGISLATIVES ET REGLEMENTAIRES
1 - Relatives aux régies et à la gestion financière et comptable des sorties et voyages
dans les établissements publics locaux d’enseignement.
•
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•
•
•
•
•
•
•
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•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Loi n°63-156 du 23 février 1963 (2ème partie) sur la responsabilité des comptables.
Loi n° 66.948 du 22 décembre 1966 modifiée portant loi de finances
Code du Tourisme
Décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 (article 16 et 18) portant règlement général sur la comptabilité
publique
Décret n°65-97 du 4 février 1965 modifié par le décret n° 90-1071 du 30 novembre 19 90 relatif aux
modes et aux procédures de règlement des dépenses des organismes publics.
Décret n° 2008-227 du 05 mars 2008 relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs
Décret n° 85-924 du 30 août 1985 modifié relatif aux E.P.L.E. repris au Code de l’Education
Décret n°92-681 du 20 juillet 1992 relatif aux régies de recettes et aux régies d’avances des
organismes publics modifié par les décrets n°92-1368 du 23 décembre 1992 et n°97-33 du 13 janvier
1997
Décret n° 2006-975 du 01 août 2006 modifié portant Code des Marchés Publics.
Arrêté du 11 octobre 1993 habilitant les chefs d’EPLE à instituer des régies des recettes et des régies
d’avances, modifié par l’arrêté du 10 septembre 1998.
Note de service n°93-293 du 11 octobre 1993 .
Instruction codificatrice n°93-75-A-B-K-O-P-R du 29 juin 1993 du Ministère du Budget.
Instruction codificatrice n°98-065-M9-R du 4 mai 1998 du Ministère du Budget.
Arrêté du 28 mai 1993 fixant le taux de l’indemnité de responsabilité susceptible d’être allouée aux
régisseurs et le montant du cautionnement imposé à ces agents.
Circulaire 88.254 du 06 octobre 1988 relative à la déconcentration de la délivrance des autorisations de
sorties et voyages collectifs d’élèves du second degré
Circulaire du 27 mai 1997 sur la « dérogation à la règle du paiement après service fait pour les
établissements publics locaux d’enseignement (E.P.L.E.) ayant recours à des agents de voyage ».
Circulaire DAF A3 n° 98-273 du 23 décembre 1998 relative à la « participation des foyers socioéducatifs au financement des voyages scolaires ».
Circulaire DAF A3 n° 99-053 du 23 février 1999 adressée à Monsieur le Recteur de l’Académie de
Créteil sur « les voyages scolaires des établissements publics locaux d’enseignement – Gestion du
service spécial N3 – Régies d’avances temporaires ». Circulaire DRIC B3 N° 99-064 du 5 mai 1999 sur
« les voyages collectifs d’élèves dans les pays soumis à visa ».
Circulaire DAF –A3 n°99-180 du 18 mai 1999 adressée à Madame le Recteur de l’Académie de Dijon
sur le « budget des établissements publics locaux d’enseignement (E.P.L.E.) – règles comptables
applicables à certains financements ».
Circulaire du Ministère de l’Economie et des Finances – Direction de la Comptabilité Publique – n° 12
948 du 8 mars 2000 relative à la « dérogation à la règle du paiement après service fait – Voyages
scolaires organisés par des associations à but non lucratif ».
Note de service n° 2005-205 du 30 novembre 2005 re lative à l’agrément des EPLE auprès de l’ANCV
Rectorat – DIBAPP5 – septembre 2009
43
2 - Relatives à l’organisation des sorties et voyages scolaires
•
•
•
•
•
RLR 554-1
Circulaire n°76-260 du 20 août 1976 sur les « sorties et voyages collectifs d’élèves ».
Circulaire n°79-186 du 12 juin 1979 sur les « sorties et voyages collectifs d’élèves à caractère
facultatif ».
Note de service n°85-229 du 21 juin 1985 relative aux assurances dans les établissements publics
d’enseignement général.
Circulaire n° 86-317 du 22 octobre 1986 sur la « déconcentration de la délivrance des autorisations de
sorties et voyages collectifs d’élèves ».
II – JURISPRUDENCE ET DEBATS PARLEMENTAIRES
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Conseil d’Etat statuant au contentieux, Jurisprudence MAUROU n°191.405 – Séance du 8 février 1999
sur la gratuité et les sorties scolaires.
Tribunal administratif de Caen, jurisprudence EMERAS, n° 96-1393 du 10 mars 1998 sur le principe de
gratuité de l’enseignement.
Journal Officiel – Débats parlementaires du Sénat – Séance du mardi 9 février 1999 – Journal du 10
février 1999 – Extrait sur l’organisation des voyages scolaires. Question à Madame la Ministre déléguée
à l’enseignement scolaire.
Réponse JO du Sénat n°13 du 01 avril 1999 sur les sorties scolaires et la gratuité de l’enseignement.
Journal Officiel – Question 95072 publiée au JO le 23 mai 2006, réponse publiée au JO le 29 août 2006,
sur la prise en charge des frais des accompagnateurs de voyages scolaires
Journal Officiel – Question 118 publiée au JO le 22 janvier 2008, réponse publiée au JO le 23 janvier
2008 sur la prise en charge des frais de déplacement des enseignants accompagnant des sorties
scolaires
III – BIBLIOGRAPHIE
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Flash Achats Publics, n° 31 de juin 1999 , « E.P.L.E. en voyages », pp. 17-18.
Guide juridique du Chef d’Etablissement – Fiche n° 37 : sorties et voyages scolaires.
Rectorat – DIBAPP5 – septembre 2009
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