instruction codificatrice m9.6 - Académie de Clermont

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INSTRUCTION
CODIFICATRICE M9.6
CADRE BUDGETAIRE ET
COMPTABLE DES
ETABLISSEMENTS PUBLICS
LOCAUX D’ENSEIGNEMENT
TOME 1 - BUDGET
TOME 2 - CADRE COMPTABLE
TOME 3 – COMPTE FINANCIER
ANNEXES

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Texte Instruction
1. TOME 1 : LE CADRE BUDGÉTAIRE
11. TITRE 1 : ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DES ÉTABLISSEMENTS PUBLICS
LOCAUX D’ENSEIGNEMENT ......................................................................................................................... 17
111. Statut et missions des établissements publics locaux d’enseignement ................................................... 17
112. Les acteurs de l’administration financière .............................................................................................. 17
1121. Le conseil d’administration ................................................................................................................................. 17
11211. Le président du conseil d’administration ...................................................................................................... 17
11212. Les membres du conseil d’administration .................................................................................................... 18
11213. Les attributions du conseil d’administration ................................................................................................. 18
112131. Les attributions décisionnelles du conseil d’administration ................................................................... 18
112132. Les attributions consultatives du conseil d‘administration .................................................................... 19
1122. La commission permanente ................................................................................................................................. 19
1123. Le rôle du chef d’établissement, ordonnateur de l’établissement public local d’enseignement ......................... 20
11231. Les compétences du chef d’établissement .................................................................................................... 20
112311. Le chef d’établissement est ordonnateur des recettes et des dépenses ................................................... 20
112312. Le chef d’établissement prépare les travaux et exécute les délibérations du conseil d’administration .. 20
112313. Le chef d’établissement transmet les actes de l’établissement ............................................................... 21
112314. Les relations du chef d’établissement avec la collectivité de rattachement ........................................... 21
112315. Le chef d’établissement assure le bon fonctionnement du service public .............................................. 22
11232. Les modalités de délégation de signature du chef d’établissement .............................................................. 22
1124. Le gestionnaire .................................................................................................................................................... 23
11241. La gestion matérielle ..................................................................................................................................... 23
11242. La gestion financière ..................................................................................................................................... 24
11243. La gestion administrative .............................................................................................................................. 25
1125. L’agent comptable ............................................................................................................................................... 25
11251. La nomination de l’agent comptable ............................................................................................................. 25
112511. Le cautionnement ................................................................................................................................... 26
1125111. Constitution ...................................................................................................................................... 26
1125112. Libération ......................................................................................................................................... 26
112512. La prestation de serment ......................................................................................................................... 26
112513. L’installation ........................................................................................................................................... 27
11252. La fonction de comptable public ................................................................................................................... 27
11253. les mandataires de l’agent comptable ........................................................................................................... 28
11254. l’intérim comptable ....................................................................................................................................... 29
11255. La responsabilité personnelle et pécuniaire de l’agent comptable ................................................................ 29
112551. Le champ de la responsabilité ................................................................................................................ 29
112552. les circonstances de la force majeure ..................................................................................................... 30
112553. La mise en jeu de la responsabilité ......................................................................................................... 30
1126. Les régisseurs ...................................................................................................................................................... 30
113. Les contrôles administratifs et financiers ............................................................................................... 31
1131. Le contrôle des actes ........................................................................................................................................... 31
11311. Les actes budgétaires .................................................................................................................................... 32
113111. Les délais de transmission ...................................................................................................................... 32
113112. Le contrôle du préfet .............................................................................................................................. 32
11312. Les actes portant sur le contenu ou l'organisation de l'action éducatrice ...................................................... 32
11313. Les autres actes ............................................................................................................................................. 33
113131. Les marchés publics ............................................................................................................................... 33
113132. Les actes relatifs aux personnels liés par contrat à l’établissement ........................................................ 34
113133. Les autres contrats ou conventions ......................................................................................................... 34
1132. La maîtrise des risques comptables et financiers ................................................................................................ 34
1133. Les contrôles externes en cours de gestion .......................................................................................................... 35
11331. Les contrôles de l’IGAENR .......................................................................................................................... 35
11332. Les contrôles de la direction régionale ou départementale des finances publiques ...................................... 35
1134. Les contrôles des chambres régionales et territoriales des comptes .................................................................... 36
11341. Apurement administratif ou contrôle juridictionnel des comptes ................................................................. 36
113411. apurement administratif .......................................................................................................................... 36
113412. contrôle juridictionnel ............................................................................................................................ 37
11342. Notion de gestion de fait ............................................................................................................................... 38
11343. Le contrôle de la gestion ............................................................................................................................... 38
11344. Le contrôle budgétaire .................................................................................................................................. 38
1135. Les autres contrôles ............................................................................................................................................. 38
114. La coopération entre établissements ....................................................................................................... 39
1141. Les règles générales de coopération .................................................................................................................... 39
1142. Les groupements comptables .............................................................................................................................. 39
1143. Les groupements de services ............................................................................................................................... 39
11431. Cas particulier du service de restauration et d’hébergement ........................................................................ 40
114311. Fonctionnement ...................................................................................................................................... 40
114312. Constatation des droits ........................................................................................................................... 40
1144. Formation par l’apprentissage et formation continue .......................................................................................... 41

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1145. Les ensembles immobiliers ................................................................................................................................. 41
11451. Le chef d’établissement ................................................................................................................................ 42
11452. Le conseil d’administration ........................................................................................................................... 42
1146. Les groupements d’établissements ...................................................................................................................... 42
1147. La paie à façon .................................................................................................................................................... 42
115. Les groupements d’intérêt public (GIP) ................................................................................................. 42
116. Les associations ...................................................................................................................................... 43
12. TITRE 2 : LE BUDGET ................................................................................................................................ 44
121. Les principes budgétaires ....................................................................................................................... 44
1211. L’annualité ........................................................................................................................................................... 44
1212. L’unité ................................................................................................................................................................. 44
1213. L’universalité (ressources spécifiques / ressources affectées) ............................................................................ 45
12131. La non-contraction ........................................................................................................................................ 45
12132. La non-affectation ......................................................................................................................................... 45
12133. Les ressources spécifiques : principes généraux ........................................................................................... 45
121331. Les critères des "ressources affectées" ................................................................................................... 45
121332. Les caractéristiques des opérations en ressources affectées ................................................................... 46
1214. La spécialité ......................................................................................................................................................... 46
1215. L’équilibre budgétaire ......................................................................................................................................... 46
12151. L'équilibre de la section de fonctionnement ................................................................................................. 47
121511. Le résultat prévisionnel .......................................................................................................................... 47
121512. La capacité d’autofinancement ............................................................................................................... 47
12152. L'équilibre de la section des opérations en capital ........................................................................................ 47
122. Définition du budget ............................................................................................................................... 47
1221. La contexture du budget ...................................................................................................................................... 47
12211. Les sections ................................................................................................................................................... 48
12212. Les services ................................................................................................................................................... 48
12213. Les budgets annexes ..................................................................................................................................... 48
12214. La valorisation des emplois .......................................................................................................................... 49
1222. La nomenclature budgétaire ................................................................................................................................ 49
12221. La section de fonctionnement ....................................................................................................................... 49
122211. Les services généraux ............................................................................................................................. 49
122212. Les services spéciaux ............................................................................................................................. 49
12222. Le contenu des services ................................................................................................................................ 49
12223. La section d’investissement .......................................................................................................................... 50
1223. Les Budgets annexes ........................................................................................................................................... 50
1224. Dispositions spécifiques applicables aux mutualisations .................................................................................... 51
1225. Le service de restauration et d’hébergement ....................................................................................................... 51
12251. Détermination du crédit nourriture ............................................................................................................... 51
12252. Modification des crédits ouverts ................................................................................................................... 51
12253. Pièces annexes au budget .............................................................................................................................. 51
123. La procédure budgétaire ......................................................................................................................... 52
1231. Le calendrier budgétaire ...................................................................................................................................... 53
1232. Le vote et l’approbation du budget ...................................................................................................................... 55
1233. Caractère exécutoire et publicité du budget ........................................................................................................ 56
1234. L’absence de budget exécutoire au 1er janvier ................................................................................................... 56
1235. La modification du budget .................................................................................................................................. 56
1236. Le contrôle des actes budgétaires ........................................................................................................................ 56
13. TITRE 3 : L’EXECUTION DES RECETTES ............................................................................................ 58
131. Les principes de l’exécution des recettes ............................................................................................... 58
1311. La liquidation ...................................................................................................................................................... 58
13111. La constatation des droits .............................................................................................................................. 58
13112. La liquidation proprement dite ...................................................................................................................... 59
1312. Les recettes - seuil de recouvrement ................................................................................................................... 59
1313. Les recettes perçues avant émission des titres de recettes ................................................................................... 59
1314. Les dons et legs : cas particulier des dons et legs faits à l'établissement (art. R 421-66 du code de l’éducation).
....................................................................................................................................................................................... 59
13141. Les effets de la délivrance ou de l'envoi en possession ................................................................................ 60
13142. Les recettes provenant des dons et legs ........................................................................................................ 60
13143. Cas d'un excédent de revenu restant disponible au 31 décembre ................................................................. 60
13144. Cas où le montant des revenus de libéralité ne correspond plus aux charges imposées ............................... 60
13145. Modification de la périodicité des attributions prévues par le disposant ou groupement en une seule
attribution des revenus provenant de libéralités assorties de charges analogues ...................................................... 60
132. Les titres de recettes ............................................................................................................................... 60
1321. Les délais d’émission .......................................................................................................................................... 60
1322. La prescription ..................................................................................................................................................... 61
1323. Le contenu et la présentation des titres ................................................................................................................ 61
13231. La formule exécutoire des titres de recettes .................................................................................................. 61
13232. La présentation formelle des titres de recettes .............................................................................................. 61
13233. Contenu du titre exécutoire ........................................................................................................................... 62

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133. Rectification, réduction et annulation de recettes .................................................................................. 62
1331. Réimputation ....................................................................................................................................................... 62
1332. Régularisation au cours de l’exercice : les ordres de réduction ou d’annulation de recettes .............................. 63
1333. Régularisation au titre des exercices antérieurs ................................................................................................... 63
134. Prise en charge et recouvrement des produits ........................................................................................ 63
1341. Les contrôles incombant à l’agent comptable ..................................................................................................... 63
13411. Les contrôles de l’agent comptable ............................................................................................................... 63
134111. Le contrôle de l’autorisation de percevoir des recettes .......................................................................... 63
134112. Le contrôle de la mise en recouvrement des créances ............................................................................ 64
134113. Le contrôle de la régularité des réductions et des annulations ............................................................... 64
13412. Les suites des contrôles effectués par l’agent comptable ............................................................................. 64
134121. Le rejet des titres de recettes .................................................................................................................. 64
134122. La prise en charge des titres de recettes ................................................................................................. 64
1342. les moyens de règlement ..................................................................................................................................... 65
13421. Le versement d’espèces ................................................................................................................................ 65
13422. La remise de chèques bancaires .................................................................................................................... 65
134221. Les vérifications lors de la remise de chèques ....................................................................................... 65
134222. Le suivi des chèques ............................................................................................................................... 65
134223. Le suivi des chèques impayés ................................................................................................................. 66
13423. Le versement ou le virement au compte de disponibilités de l’EPLE .......................................................... 66
13424. L’encaissement de recettes par prélèvement automatique ............................................................................ 66
134241. La gestion du mandat de prélèvement SEPA incombe au créancier ...................................................... 66
134242. L'attribution d'un numéro Identifiant Créancier SEPA (ICS) ................................................................ 67
134243. L'information des débiteurs ................................................................................................................... 67
134244 La constitution des prélèvements ........................................................................................................... 67
134245 les cas de rejet des prélèvements ............................................................................................................. 67
13425. Les « mandats cash » .................................................................................................................................... 67
13426. Les chèques vacances ................................................................................................................................... 68
13427. La monétique ................................................................................................................................................ 68
134271. L’encaissement de recettes par carte bancaire ........................................................................................ 68
134272. L’encaissement des recettes par porte-monnaie électronique MONEO ................................................. 68
134273. La carte services ..................................................................................................................................... 69
13428. Les effets de commerce ................................................................................................................................ 69
13429. L’imputation du règlement ........................................................................................................................... 69
134210. Le recouvrement amiable par l’agent comptable ........................................................................................ 70
1342101. Les personnes habilitées à encaisser les recettes .................................................................................. 70
1342102. Le recouvrement amiable par un régisseur de recettes ......................................................................... 70
1343. La compensation légale ....................................................................................................................................... 70
13431. Les conditions de la compensation légale ..................................................................................................... 70
13432. Les obstacles à la compensation ................................................................................................................... 71
13433. L’exercice de la compensation ...................................................................................................................... 71
13434. La date d’effet de la compensation ............................................................................................................... 71
1344. Le recouvrement contentieux .............................................................................................................................. 71
13441. L’obligation de détenir un titre exécutoire .................................................................................................... 72
13442. L’application des procédures de droit commun ............................................................................................ 72
13443. Le principe de proportionnalité des mesures d’exécution forcée ................................................................. 72
13444. Les mesures d’exécution forcée par voie d’huissier de justice ..................................................................... 72
134441. La responsabilité de l’huissier ................................................................................................................ 72
134442. La procédure ........................................................................................................................................... 73
134443. La rémunération de l’huissier ................................................................................................................. 73
1344431. La nature et la répartition de la rémunération de l’huissier ............................................................. 73
1344432. Le paiement de la rémunération de l’huissier .................................................................................. 73
13445. Les mesures conservatoires ........................................................................................................................... 74
13446. Les mesures d’exécution ............................................................................................................................... 74
134461. Les principales mesures d’exécution nécessitant l’intervention d’un huissier de justice ....................... 74
134462. La saisie des rémunérations (articles L3252-1 et R3252-1 et suivants du code du travail) ................... 74
134463. la saisie des comptes bancaires ............................................................................................................... 75
13447. La suspension des mesures d’exécution forcée ............................................................................................. 75
134471. La suspension des mesures d’exécution forcée à l’initiative de l’établissement .................................... 75
134472. L’opposition formée par le débiteur devant la juridiction compétente .................................................. 75
1344721. L’opposition à exécution : le recours contre le bien fondé même de la créance ............................. 75
1344722. L’opposition à l’exécution forcée : le recours contre les mesures de l’exécution forcée ................ 75
1344723. Les effets communs aux deux types de recours ............................................................................... 76
1345. Les procédures particulières de recouvrement contentieux ................................................................................. 76
13451. Le recouvrement des créances sur des personnes morales de droit public ................................................... 76
134511. Le recouvrement des créances à l’encontre de l’État et de ses établissements publics nationaux ......... 76
134512. Le recouvrement des créances à l’encontre d’un EPSCP ....................................................................... 76
134513. Le recouvrement des créances à l’encontre d’une collectivité territoriale ............................................. 77
134514. Le recouvrement des créances à l’encontre des établissements publics locaux d’enseignement (EPLE)
.............................................................................................................................................................................. 77
134515. Le recouvrement des créances à l’encontre des établissements publics de santé ................................... 77

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134516. Le recouvrement des créances à l’encontre des personnes morales de droit public dans le cadre de la
loi n° 80-539 du 16 juillet 1980 ............................................................................................................................ 77
13452. La procédure d’exécution des décisions de justice condamnant l’État ......................................................... 77
13453. La procédure d’exécution des décisions de justice condamnant un établissement public (national ou local)
ou une collectivité locale .......................................................................................................................................... 78
13454. Recouvrement à l’encontre de débiteurs en procédure de sauvegarde, de redressement judiciaire ou de
liquidation judiciaire ................................................................................................................................................. 78
13455. Le recouvrement à l’encontre des particuliers et des familles en état de surendettement ............................ 78
134551. La procédure devant la commission de surendettement ......................................................................... 78
134552. La procédure de rétablissement personnel .............................................................................................. 80
13456. Le recouvrement contentieux à l’étranger .................................................................................................... 81
134561. La procédure de l’exequatur ................................................................................................................... 81
134562. Les sociétés spécialisées ......................................................................................................................... 81
1346. La transaction ...................................................................................................................................................... 82
13461. Les conditions de validité de la transaction .................................................................................................. 82
13462. La procédure ................................................................................................................................................. 82
13463. Les effets de la transaction ............................................................................................................................ 83
13464. Le rôle de l’agent comptable ......................................................................................................................... 83
1347. L’admission en non valeur et la remise gracieuse ............................................................................................... 83
13471. La remise gracieuse ....................................................................................................................................... 83
13472. L’admission en non valeur ............................................................................................................................ 84
134721. Justifications à produire .......................................................................................................................... 84
1347211. À l’EPLE .......................................................................................................................................... 84
1347212. Au juge des comptes ........................................................................................................................ 84
1348. La notion jurisprudentielle de diligences ............................................................................................................ 84
13481. Des diligences adéquates .............................................................................................................................. 85
13482. Des diligences complètes .............................................................................................................................. 85
13483. Des diligences rapides ................................................................................................................................... 85
1349. Conditions de mise en œuvre de la responsabilité du comptable ........................................................................ 85
13491. Recouvrement définitivement compromis et diligences du comptable ........................................................ 85
13492. Responsabilité des agents comptables successifs ......................................................................................... 86
134921. Responsabilité de l’agent comptable sous la gestion duquel la créance est devenue irrécouvrable ...... 86
134922. La portée relative des réserves ................................................................................................................ 87
13493. Justifications à apporter au juge des comptes ............................................................................................... 87
14. TITRE 4 : L’EXÉCUTION DES DÉPENSES ............................................................................................. 88
141. Les principes de l’exécution des dépenses ............................................................................................. 88
142. L’engagement ......................................................................................................................................... 88
1421. Définition ............................................................................................................................................................. 88
14211. L’engagement juridique ................................................................................................................................ 88
14212. L’engagement comptable .............................................................................................................................. 88
1422. Limites de la période d’engagement .................................................................................................................... 89
14221. Début de la période d’engagement ................................................................................................................ 89
14222. Fin de la période d’engagement .................................................................................................................... 89
1423. Forme de l’acte d’engagement juridique ............................................................................................................. 89
143. La liquidation ......................................................................................................................................... 89
1431. La constatation du service fait ............................................................................................................................. 90
14311. Les dérogations en vertu d’un texte réglementaire ....................................................................................... 90
14312. Les aménagements au principe ..................................................................................................................... 90
1432. Les modalités de liquidation ................................................................................................................................ 91
14321. Le pouvoir de liquider les dépenses .............................................................................................................. 91
14322. Les modalités de la procédure de liquidation ................................................................................................ 91
143221. La liquidation à la clôture de l’exercice ................................................................................................. 91
143222. La production des pièces justificatives ................................................................................................... 91
1433. Les procédures spécifiques .................................................................................................................................. 91
14331. Dépenses de personnel .................................................................................................................................. 91
14332. Frais de déplacement ..................................................................................................................................... 92
144. L’ordonnancement .................................................................................................................................. 92
1441. Principes .............................................................................................................................................................. 92
1442. Les dépenses payables sans ordonnancement préalable (extrait instruction M10-003-M9) ............................... 92
14421. Certaines dépenses urgentes, notamment : ................................................................................................... 92
14422. Certaines dépenses qui s'engagent automatiquement, qui découlent de contrats ou qui sont récurrentes ne
nécessitent donc pas une décision spéciale et préalable de l'ordonnateur : ............................................................. 92
1443. Les limites de l’ordonnancement ........................................................................................................................ 93
14431. Du 1er Janvier au 31 décembre de l’année N ............................................................................................... 93
14432. A partir du 1er Janvier de l’année N+1, la période d’inventaire .................................................................. 93
1444. Forme et contenu des mandats de paiement ........................................................................................................ 93
14441. Mentions obligatoires des mandats ............................................................................................................... 93
14442. Arrêté du mandat ........................................................................................................................................... 94
1445. Les pièces justificatives ....................................................................................................................................... 94
14451. Signature de l’ordonnateur et certification du service fait ............................................................................ 94
14452. Ratures et surcharges .................................................................................................................................... 95