conception d`un manuel de procedures lie a la comptabilite des

Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion
Institut Supérieur de Comptabilité,
de Banque et de Finance
(ISCBF)
Master Professionnel
en Audit et Contrôle de Gestion
(MPACG)
Promotion 5
(2010-2012)
AG
ES
C
IB
-B
Mémoire de fin d’étude
THEME
O
LI
CONCEPTION D’UN MANUEL DE PROCEDURES LIES A
TH
LA COMPTABILITE MATIERES DE LA DIRECTION
E
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ET DES FINANCES DU SENEGAL
EQ
GENERALE DU PLAN DU MINISTERE DE L’ECONOMIE
Présenté par :
Dirigé par :
ABA.S Marie-Josée
M. Moussa YAZI
Directeur de l’ISCBF (CESAG)
Octobre 2012
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
DEDICACES
Je dédie ce mémoire à :
-
Dieu tout puissant par qui je puis tout, qui ne cesse de me couvrir de grâce,
d’intelligence et d’une grande sagesse ;
ma maman chérie VANGAH Akou Marie épouse ABA, pour tous ses sacrifices ;
-
mon père, feu M. NGUATTA Aba Saint Omer ;
-
ma jumelle, mes grandes sœurs et mon petit frère, pour leur soutien spirituel et moral ;
-
ma marraine, BALLO Hortense Léontine, pour son soutien financier ;
-
mes oncles, ELLOH Roger, ELLOH David, WOGNIN Ignace, et mon père adoptif
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-
AG
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AKHURST Cablan Louis Serges, pour leur soutien financier et moral.
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ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
i
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
REMERCIEMENTS
J’exprime toute ma gratitude et mes remerciements à l’endroit de :
-
Toute ma famille pour leur soutien moral et spirituel.
-
Monsieur Moussa YAZI, Directeur de l’Institut Supérieur de Comptabilité, de Banque
et de Finance (ISCBF) et professeur au CESAG pour la qualité de son enseignement,
ses conseils et son encadrement pour la rédaction de ce mémoire.
-
Monsieur Bertin CHABI, Chef de Département Master ISCBF au CESAG, pour la
qualité de son management et pour sa grande disponibilité.
Monsieur Samba DIALLO pour ses conseils.
-
Messieurs Hugues Oscar LOKOSSOU et Sikatin GNANSSOUNOU, pour leur grande
ES
C
-
disponibilité et leurs conseils.
L’ensemble du corps professoral du programme Master Audit et Contrôle de Gestion
AG
-
(MPACG) pour la qualité de la formation.
Monsieur Modou Bara NDIAYE, Directeur du Contrôle Interne de la DGP ;
-
Monsieur El Hadj Soumar SARR, et l’ensemble du personnel de la DGP pour leur
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-B
-
chaleureux accueil et leur disponibilité.
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Monsieur et Madame BOUABRE, mes tuteurs,
-
Messieurs Fabien BRIZOUABI et Leonard ANGORATCHI, mes grands frères,
-
Monsieur et Madame KAMBOU,
-
Tous mes amis pour leur esprit de famille et pour tous ces moments partagés ensemble
EQ
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-
en particulier (Alpha TOURE, Cynthia N DRI et Mariana KAMARA).
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La cinquième promotion du Programme MPACG, pour l’ambiance qui a prévalu
E
-
durant ces deux années de formation (Kynah AYITE, Ouamble FOFANA, Michel
AYIVI, Hermine MAMBEY et Diane BARRO)
-
L’Amicale des Ivoiriens du CESAG (AIC), pour l’esprit de famille et son soutien
moral.
-
Tous ceux qui, d’une manière ou d’une autre, ont contribué à la réalisation de ce
travail.
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
ii
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
LISTE DES ABREVIATIONS ET SIGLES
BC :
Bon de Commande
BE :
Bon d’Engagement
BL :
Bon de Livraison
BR :
Bon de Réception
BS :
Bon de Sortie
CESAG : Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion
Comptabilité Matière
COF :
Contrôleur des Opérations Financières
CR :
Commission de Réception
DA :
Demande d’Achat
DCI :
Direction du Contrôle Interne
DGP :
Direction Général du Plan
FEB :
Fiche d’Expression de Besoin
GM :
Gestion des Matières
IAS :
International Accounting Standards
IFACI :
Institut Français de l’Audit et du Contrôle Internes
IFRS:
International Financial Reporting Standards
IIA:
Institute of Internal Auditors
IPSAS:
International Public Sector Accounting Standards
ISCBF :
Institut Supérieur de Comptabilité, de Banque et de Finance
MEF :
Ministère de l’Economie et des Finances
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CM :
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MPACG : Master Professionnel en Audit et Contrôle de Gestion
OHADA : Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires
PVR :
Procès Verbal de Réception
QCI :
Questionnaire du Contrôle Interne
TFfA :
Tableau des Forces et faiblesses Apparentes
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
iii
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
LISTE DES TABLEAUX ET FIGURES
LISTE DES TABLEAUX
Tableau 1 : Similarité et dissemblance des deux matières ....................................................... 13
Tableau 2 : Identification des risques liés au processus de la comptabilité matière ................ 21
Tableau 3 : Dispositifs de maitrise des risques liés à la comptabilité matière ......................... 25
Tableau 4 : Synthèse des auteurs sur le processus d’élaboration du manuel de procédures .... 32
Tableau 5 : Identification des risques liés aux processus de la comptabilité matière .............. 55
Tableau 6 : Dispositifs de maitrise des risques liés à la comptabilité matière ......................... 56
C
Tableau 7 : Analyse de la matrice des risques.......................................................................... 58
AG
ES
Tableau 8 : Proposition de structure du manuel de procédures ................................................ 60
LISTES DES FIGURES
IB
-B
Figure 1 : Modèle d’analyse méthodologique .......................................................................... 38
Figure 2 : Organigramme du bureau de Gestion ...................................................................... 50
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Figure 3 : Matrice des risques opérationnels du processus de gestion des matières de la DGP
.................................................................................................................................................. 57
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ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
iv
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
LISTE DES ANNEXES
Annexe 1 : organigramme retracé de la DGP ........................................................................ 104
Annexe 2 : Questionnaire de contrôle interne ........................................................................ 105
Annexe 3 : Grille de séparation des tâches............................................................................. 112
Annexe 4 : Guide d’entretien ................................................................................................. 113
Annexe 5 : Fiche d’entrée d’immobilisations ........................................................................ 114
Annexe 6 : Demande d’ouverture dossier d’immobilisations ................................................ 115
Annexe 7 : Procès-verbal de réception ................................................................................... 116
Annexe 8 : Fiche d’affectation d’immobilisation .................................................................. 117
ES
C
Annexe 9 : Fiche de sortie d’immobilisations ........................................................................ 118
Annexe 10 : Fiche d’inventaire .............................................................................................. 119
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Annexe 11 : Bon de sortie ...................................................................................................... 120
Annexe 12 : Bon de commande ............................................................................................. 121
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-B
Annexe 13 : Bon d’entrée....................................................................................................... 122
Annexe 14 : Fiche d’imputation comptable ........................................................................... 123
Annexe 15 : Demande d’Achat .............................................................................................. 124
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ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
v
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
TABLE DES MATIERES
DEDICACES .............................................................................................................................. i
REMERCIEMENTS .................................................................................................................. ii
LISTE DES ABREVIATIONS ET SIGLES ............................................................................ iii
LISTE DES TABLEAUX ET FIGURES ................................................................................. iv
LISTE DES ANNEXES ............................................................................................................. v
TABLE DES MATIERES ........................................................................................................ vi
INTRODUCTION GENERALE................................................................................................ 1
PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE......................................................................... 5
ES
C
CHAPITRE 1 : CONTROLE INTERNE DU PROCESSUS DE LA COMPTABILITE
MATIERES ............................................................................................................................ 7
Définitions et Rôles de la comptabilité des matières ............................................. 7
AG
1.1.
Définition de la comptabilité matières .............................................................. 7
1.1.2.
Rôles de la comptabilité matières ...................................................................... 8
1.2.
IB
-B
1.1.1.
Les matières et leurs nomenclatures ....................................................................... 8
Définition des matières ....................................................................................... 8
1.2.2.
Nomenclature des matières ................................................................................ 8
O
LI
1.2.1.
1.2.2.1. Les matières du premier groupe ................................................................. 9
TH
1.2.2.2. Les matières du deuxième groupe .............................................................. 9
Processus de la comptabilité des matières ............................................................ 11
EQ
1.3.
Les acteurs de la comptabilité matières............................................................ 11
1.3.2.
Les documents comptables............................................................................... 12
1.3.3.
Les fonctions du processus de la comptabilité matière .................................... 12
E
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1.3.1.
1.3.3.1. Expression interne des besoins ................................................................. 13
1.3.3.2. Passation des commandes ......................................................................... 13
1.3.3.3. Réception des matières ............................................................................. 14
1.3.3.4. Gestion des matières ................................................................................. 14
1.3.3.5. Sortie des matières ................................................................................... 14
1.3.3.6. Cessions, destructions et mises au rebut ................................................... 15
1.3.3.7. Comptabilisation des matières .................................................................. 16
1.3.3.8. Inventaire physique................................................................................... 16
1.4.
les risques opérationnels liés au cycle immobilisations ....................................... 17
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
vi
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
1.4.1.
La notion du risque ........................................................................................... 17
1.4.1.1. Définition du risque .................................................................................. 18
1.4.1.2. Objectif de l’approche par les risques ...................................................... 19
1.4.1.3. Typologie des risques opérationnels......................................................... 19
1.4.2.
1.5.
Identification des risques liés au processus de la comptabilité matières ........ 21
Dispositifs de maitrise des risques opérationnels liés à la comptabilité matières 23
1.5.1.
Définition et composantes du risk management .............................................. 23
1.5.1.1. Définition du risk management ................................................................ 23
1.5.1.2. Les composantes du risk management .................................................... 23
1.5.2.
Les dispositifs de management des risques liés à la comptabilité matière..... 24
CHAPITRE 2 : DEMARCHE D’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURE
C
ES
DU PROCESSUS DE LA COMPTABILITE MATIERES ................................................. 28
2.1.
Notions sur le manuel de procédures ................................................................... 28
AG
2.1.1.
Définition et objectifs du manuel de procédures .............................................. 28
2.1.1.1. Définition du manuel de procédures ......................................................... 28
IB
-B
2.1.1.2. Objectifs du manuel de procédures .......................................................... 29
2.2.
Architecture du manuel de procédures ................................................................. 30
La première partie : sommaire et l’introduction générale ................................ 30
2.2.2.
La deuxième partie : les fiches de procédures proprement dites ...................... 30
2.2.3.
La troisième partie : les annexes et tables complémentaires ............................ 31
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LI
2.2.1.
TH
2.3.
Processus d’élaboration du manuel de procédures ............................................... 31
EQ
2.3.1.
Phase de préparation......................................................................................... 32
E
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2.3.1.1. Prise de connaissance générale ou travaux préliminaires ......................... 32
2.3.1.2. Inventaires des procédures existantes ....................................................... 33
2.3.1.3. Dossier par procédure ............................................................................... 33
2.3.2.
Phase de réalisation .......................................................................................... 34
2.3.2.1. L’évaluation des procédures existantes .................................................... 34
2.3.2.2. L’élaboration d’une cartographie des risques ........................................... 34
2.3.2.3. La conception du manuel de procédures .................................................. 36
2.3.3.
Finalisation de la mission ................................................................................. 37
2.3.3.1. Rédaction des procédures ......................................................................... 37
CHAPITRE 3 : METHODOLOGIE DE L’ETUDE ............................................................ 38
3.1.
Modèle d’analyse ................................................................................................. 38
3.2.
Outils de collecte et d’analyse des données ......................................................... 39
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
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« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
3.2.1.
Outils de collecte des données ......................................................................... 39
3.2.1.1. Analyse documentaire .............................................................................. 39
3.2.1.2. Interviews ................................................................................................. 39
3.2.1.3. L’observation ............................................................................................ 40
3.2.2.
Outils d’analyse des données ........................................................................... 40
3.2.2.1. Questionnaire de contrôle interne ............................................................. 40
3.2.2.2. Test de conformité .................................................................................... 40
3.2.2.3. Test de permanence .................................................................................. 41
3.2.2.4. Grille d’analyse des tâches ....................................................................... 41
3.2.2.5. Carte des risques ....................................................................................... 42
DEUXIEME PARTIE : CADRE PRATIQUE DE L’ETUDE ............................................... 44
C
ES
CHAPITRE 4 : PRESENTATION DE LA DIRECTION GENERALE DU PLAN ........... 46
Mission de la DGP ............................................................................................... 46
4.2.
Structure Organisationnelle de la DGP ................................................................ 46
AG
4.1.
La Direction des Stratégies de Développement (DSD) .................................... 47
4.2.2.
La Direction de la Planification Nationale (DPN) ........................................... 48
4.2.3.
La Direction de la Population et de la Planification du Développement Humain
IB
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4.2.1.
4.2.4.
O
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(DPPDH) ....................................................................................................................... 48
Le Bureau de Gestion ........................................................................................... 49
TH
4.3.
La Direction du Contrôle interne (DCI) ........................................................... 48
CHAPITRE 5 : DESCRIPTION ET EVALUATION DES PROCEDURES ACTUELLES ..
EQ
................................................................................................................................... 51
Description des procédures de la comptabilité des matières existantes ............... 51
E
U
5.1.
5.1.1.
Expression des besoins ..................................................................................... 51
5.1.2.
La vérification de l’existence des matières en stock ........................................ 52
5.1.3.
Passation des commandes ................................................................................ 52
5.1.4.
La réception des matières ................................................................................. 53
5.1.5.
Le stockage des matières .................................................................................. 53
5.1.6.
La vérification du Contrôleur des opérations financières (COF) ..................... 53
5.1.7.
L’enregistrement des mouvements................................................................... 53
5.1.8.
Inventaire Physique .......................................................................................... 54
5.2.
5.2.1.
Evaluation des procédures existantes .................................................................. 54
5.3.
Identification des risques ................................................................................. 54
Evaluation des risques .......................................................................................... 56
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
viii
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
5.4.
Elaboration de la cartographie des risques ........................................................... 57
5.4.1.
Présentation de la matrice des risques .............................................................. 57
5.4.2.
Analyse de la matrice des risques .................................................................... 58
5.5.
Orientation du manuel de procédures ................................................................... 59
5.5.1.
Objectifs du manuel de procédures .................................................................. 59
5.5.2.
Structure du manuel de procédures .................................................................. 60
5.5.3.
Mode d’utilisation du manuel ......................................................................... 60
5.5.4.
Mise à jour ........................................................................................................ 61
CHAPITRE 6 : PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE LA
COMPTABILITE DES MATIERES ................................................................................... 62
Présentation du Manuel de Procédures ................................................................ 63
6.2.
Recommandations ................................................................................................ 98
ES
C
6.1.
CONCLUSION GENERALE ................................................................................................ 100
AG
ANNEXES ............................................................................................................................. 103
BIBLIOGRAPHIE ................................................................................................................. 125
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ABA Soumalé Marie- Josée
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INTRODUCTION GENERALE
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TH
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
La gestion des ressources et des opérations est une tâche complexe en ce sens que l'entreprise
doit constamment ajuster ses méthodes de fonctionnement pour répondre à la rotation du
personnel et aux besoins d'informations rapides.
Dans un environnement en constante évolution, l'entreprise ne doit pas perdre de vue
l'importance et la fiabilité de l'information financière qui l'aide dans la prise de décisions. A
cette fin, l’article 16 du règlement relatif au droit comptable dans les pays de l’UEMOA fait
obligation aux entreprises de l’espace, de disposer d’un manuel de procédures. Cette
disposition vise à promouvoir la production d’informations comptables et financières fiables.
Cet outil qui est à la fois opérationnel et pédagogique pour la conduite des opérations a pour
objectif de situer les responsabilités et les pouvoirs. Il contribue à améliorer l'efficacité et
C
l'économie liées à certains processus décisionnels et permettent de minimiser les risques
ES
opérationnels pouvant compromettre le bon fonctionnement de l’entreprise.
AG
Une entreprise qui ne dispose pas d’un tel référentiel s’expose à plusieurs difficultés. En effet,
IB
-B
bon nombre de faillites d’entreprises découlent d’une mauvaise organisation.
La Direction Générale du Plan (DGP), qui est un détachement du Ministère de l’Economie et
O
LI
des Finances du Sénégal, est chargée de proposer les orientations stratégiques à moyen et long
terme de la politique économique et sociale du pays. Pour atteindre ses objectifs de manière
TH
efficiente, elle doit se doter d’un manuel de procédures en vue de rendre rigoureuse et efficace
la gestion de ses opérations. Cependant, force est de constater qu’elle ne dispose pas de
EQ
manuel de procédures.
U
E
La non formalisation des procédures de la comptabilité matières à la DGP, ne permet pas aux
opérationnels d’adopter une politique de gestion efficace. Cette situation entraine souvent des
omissions dans la comptabilisation des opérations et occasionne des ruptures ou des
détentions de stocks excessifs.
Cette absence de manuel de procédures à la DGP pourrait s’expliquer principalement par :
o l’absence des documents comptables ;
o le caractère informel de l’organisation de la DGP ;
o l’inexistence d’un système d’information dédié à la comptabilité des matières.
La gestion informelle des matières à la DGP peut avoir les conséquences suivantes :
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
2
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
o les détournements et le gaspillage ;
o l’inexistence d’un référentiel pour les missions d’audit ;
o la non-traçabilité de l’information financière.
En tenant compte de ces différentes conséquences, nous pouvons proposer les solutions
suivantes pour juguler le problème :
o mettre à la disposition du comptable des matières des documents comptables ;
o mettre en place un système d’information dédié à la comptabilité matières ;
o concevoir un manuel de procédures de la gestion des matières.
La dernière solution nous semble la plus complète pour répondre aux préoccupations de la
C
ES
DGP. En effet, le manuel de procédures va servir de mémoire permanente à l’organisation,
d’outil de formation, de communication interne et externe, d’analyse et d’optimisation des
AG
ressources afin d’asseoir une gestion saine et transparente des activités du cycle des matières.
IB
-B
Partant de ce fait, la question principale à laquelle nous tenterons d’apporter une réponse est
la suivante : Comment améliorer la gestion des matières de la direction générale du plan par la
mise en place d’un manuel de procédures afin d’assurer une plus grande efficacité du contrôle
O
LI
interne ?
TH
Plus spécifiquement il s’agira de trouver les réponses aux questions suivantes :
EQ
o qu’est-ce qu’un manuel de procédures ?
o quelle est l’efficacité des procédures existantes ?
E
U
o quelle démarche adopter pour la conception d’un manuel de procédures ?
o quels sont les dispositifs de contrôle interne à mettre en place par la DGP dans le cadre
des nouvelles procédures de la comptabilité matière ?
Autant de questions auxquelles nous tenterons de répondre à travers notre thème qui
s’intitule : « Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la
Direction Générale du Plan du Ministère de l’Economie et des Finances du Sénégal »
L’objectif principal de cette étude est d’élaborer un manuel de procédures de gestion des
matières qui puisse servir de cadre de référence pour la DGP et ce, conformément aux
exigences des normes comptables du secteur public. Pour cela, nous avons comme objectifs :
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
3
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
o définir le manuel de procédures ;
o définir une démarche d’élaboration du manuel de procédures ;
o décrire et évaluer les procédures existantes de la comptabilité matières ;
o identifier les forces et faiblesses qui en découlent ;
o enfin proposer et formaliser de nouvelles procédures de gestions des matières.
Dans le cadre de notre étude, nous traiterons de la comptabilité des matières suivantes : les
fournitures de bureau, les matériels informatiques, mobiliers de bureau, et matériels de
transports. L’intérêt de concevoir un manuel de procédures relatif à la gestion des matières se
trouve à deux niveaux :
ES
C
 pour la Direction Générale du Plan :
Elle lui permettra de se conformer aux dispositions de l’IPSAS. Le manuel de procédures est
AG
un élément important du contrôle interne de l’entreprise, pour cela il définira de façon précise,
le cadre de travail et permettra à chaque agent, de connaître les tâches qui lui sont dévolues.
IB
-B
En somme, la DGP disposera d’un manuel lui permettant d’améliorer ses procédures. Aussi le
manuel de procédures servira de référentiel pour les audits de l’entreprise ;
O
LI
 pour nous même :
TH
Ce sera une occasion de mettre en pratique nos connaissances théoriques, de les approfondir
et de maîtriser les outils, techniques et démarche d’élaboration d’un manuel de procédures de
EQ
qualité.
U
E
Pour mener à bien cette étude, nous allons, dans une première partie, présenter le cadre
théorique qui sera essentiellement consacré à la revue de la littérature et à la méthodologie du
travail. Elle nous permettra aussi d’appréhender la démarche d’élaboration du manuel de
procédures. La seconde partie portera dans un premier temps sur la présentation de la DGP,
ensuite sur les procédures existantes et sur celles de la comptabilité des matières et enfin nous
proposerons des recommandations idoines.
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
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AG
ES
C
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-B
PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE
O
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TH
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
La rédaction des procédures par les organisations s’est largement développée conformément
aux exigences règlementaires (article 16 de l’organisation comptable OHADA).
Dès lors, la formalisation des procédures et des méthodes de travail a pris un essor
considérable avec des conséquences positives, diverses telles que l’amélioration de la maîtrise
des activités formalisées et celle de la communication de l’entreprise.
Cependant, la formalisation des procédures nécessite au préalable d’identifier les risques liés à
chaque processus.
Nous allons, dans cette première partie, aborder les aspects théoriques. Elle se subdivise en
trois chapitres. Le premier sera consacré aux fondements théoriques du contrôle interne des
C
ES
matières, le deuxième mettra en exergue les éléments théoriques de l’élaboration du manuel
de procédures, et enfin le troisième présentera la méthodologie que nous avons adoptée dans
AG
le cadre de l’élaboration des procédures de la Direction Générale du Plan.
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ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
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« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
CHAPITRE 1 : CONTROLE INTERNE DU PROCESSUS DE LA COMPTABILITE
MATIERES
Selon BARRY (2009 :13), le contrôle interne est défini comme l’ensemble des sécurités qui
contribuent à assurer, d’une part, la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de
l’information, et d’autre part l’amélioration des performances. De ce point de vue, nous
pouvons dire que le contrôle interne veille au bon déroulement des processus de
comptabilisation et permet à l’organisation de détecter les erreurs liées à la comptabilisation, à
la gestion des matières et de faire des ajustements nécessaires.
Nous allons dans ce présent chapitre présenter la comptabilité matières et le processus de
C
gestion des matières dans un premier temps et dans un second temps traiter les différents
ES
aspects du contrôle interne de ce processus selon l’approche par les risques, les risques liés
aux procédures des matières et les dispositifs de maîtrise de ces risques.
AG
1.1. Définitions et Rôles de la comptabilité des matières
IB
-B
Souvent appelée comptabilité des magasins, la comptabilité des matières est régie par les
instructions générales du 23 avril 1974 au Sénégal aussi bien pour le compte de l’état, des
O
LI
collectivités locales que pour les établissements publics.
TH
1.1.1. Définition de la comptabilité matières
EQ
Selon la directive n°06 /97/CM /UEMOA portant règlement général sur la comptabilité
E
U
publique :
Article 3 : « la comptabilité matière est la comptabilité des biens immobiliers, biens mobiliers
et matières qui constituent le patrimoine de l’Etat et des autres organismes publics »
Selon les dispositions générales du recueil des textes sur les collectivités locales au Sénégal :
Article 1 : « la comptabilité matières est une comptabilité d’inventaire permanent des biens
immobiliers ou mobiliers autres que les dernières valeurs ou archives administratives
appartenant à l’Etat, les collectivités locales ou à un établissement public »
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
7
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Article 2 : « la comptabilité matières est une comptabilité des quantités avec mention sur tous
les documents et pièces justificatives de renseignements sur les qualités et caractéristiques de
bien comptabilisés »
Ces renseignements qui doivent permettre une identification rapide de chaque objet
concernent en général sa nature et ses caractéristiques, conformément à la pièce comptable
justificative de son acquisition.
1.1.2. Rôles de la comptabilité matières
La comptabilité matières permet :
C
o une traçabilité des fonds alloués ;
ES
o une tenue d’inventaire ;
AG
o une description permanente des mouvements des matières ;
o un suivi des matières jusqu'à leurs sorties définitives.
IB
-B
1.2. Les matières et leurs nomenclatures
O
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Nous allons, dans cette section, définir dans un premier temps les matières et ensuite donner
leurs nomenclatures.
EQ
TH
1.2.1. Définition des matières
Selon le dictionnaire Larousse (2000 :444), la matière est la substance qui compose tout corps
U
ayant une réalité tangible. Les quatre états les plus communs sont l’état solide, l’état liquide,
E
l’état gazeux et l’état plasma.
1.2.2. Nomenclature des matières
La nomenclature distingue deux groupes de comptes généraux à savoir celui des matières du
premier groupe et l’autre du deuxième groupe. Selon l’article 5 du recueil des textes de
collectivités locales au Sénégal.
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8
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
1.2.2.1.
Les matières du premier groupe
Ce premier groupe de comptes généraux est réservé au classement des objets destinés à un
usage de plusieurs années. Ces biens sont destinés à être utilisés de façon durable dans
l’entreprise.
Il faut noter que ces matières du premier groupe correspondent aux immobilisations dans le
secteur privé d’où les mêmes procédures de gestion.
Il existe trois types d’immobilisations à savoir les immobilisations incorporelles, corporelles
et financières. Pour notre cas, nous allons nous limiter aux corporelles.
C
Selon OBERT (2004 : 375) les immobilisations corporelles sont des actifs corporels,
ES
propriétés de l’entreprise. Cette dernière les utilise pour plus d’un exercice comptable soit :
AG
o pour la production des biens et services ;
IB
-B
o pour être loués où à des fins administratives.
Selon les normes comptables internationales du secteur public (IPSAS 17) « Les
O
LI
immobilisations corporelles sont des actifs corporels qui sont détenus par une entité soit pour
être utilisés dans la production ou la fourniture de biens ou de services, soit pour être loués à
EQ
d'une période de reporting »
TH
des tiers, soit à des fins administratives; et dont on s’attend à ce qu’ils soient utilisés sur plus
U
La norme IPSAS 17 impose qu’une entité applique le principe général de la comptabilisation
compris les coûts initiaux et les dépenses ultérieures.
E
des actifs à tous les coûts d’une immobilisation corporelle au moment où ils sont encourus, y
Souvent il y a des confusions entre immobilisations corporelles et stocks lors de la
comptabilisation des biens de l’entreprise. Cette confusion peut être levée par les critères de
durée de vie et de la valeur minimale, pour éviter les erreurs de comptabilisation.
1.2.2.2.
Les matières du deuxième groupe
Le deuxième groupe de comptes généraux est réservé aux fournitures, ingrédients et denrées
consommables au premier usage. Comme exemple nous pouvons citer : les fournitures de
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9
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
bureau, le carburant etc. A l’instar des matières du premier groupe, celles du deuxième groupe
correspondent aux stocks dans le secteur privé.
• Définition du stock
La notion de stock est rattachée au cycle d’exploitation de l’entreprise. Les stocks se
composent des marchandises, des matières premières et des matières consommables de
fournitures, de produits ayant atteint un stade déterminé d’élaboration des produits en cours,
produits finis) et d’emballages commerciaux. Ces stocks doivent être la propriété de
l’entreprise et sont destinés soit :
C
o à la vente en l’état ;
ES
o au processus de fabrication des produits finis ;
o à diverses utilisations permettant le fonctionnement normal des services (stocks
AG
d’imprimés, fournitures de bureau, stock de carburant) ou l’entretien des moyens de
production (stocks des pièces détachées, de lubrifiants, etc. selon BARRY (2009 :108)
IB
-B
Les objectifs de la mise en place des stocks est de parer à la pénurie en produits nécessaires à
la vie du cycle d’exploitation de l’entreprise. Mais selon ZERMATI (1997 : 13), « les stocks
O
LI
peuvent être constitués d’un but spéculatif ; on achète à la baisse pour revendre à la hausse ».
TH
Selon les normes internationales du secteur public (IPSAS 12), les stocks sont des actifs :
EQ
o sous forme de matières premières ou de fournitures devant être consommées dans le
processus de production;
E
U
o sous forme de matières premières ou de fournitures devant être consommées ou
distribuées dans le processus de prestation de services;
o détenus pour être vendus ou distribués dans le cours normal de l’activité; ou en cours
de production pour la vente ou la distribution.
Lorsque les stocks sont vendus, échangés ou distribués, la valeur comptable de ces stocks doit
être comptabilisée en charges de l'exercice au cours duquel les produits correspondants sont
comptabilisés. S’il n’y a pas de produits correspondants, la charge est comptabilisée au
moment de la distribution des biens ou de la fourniture du service correspondant.
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10
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Le montant de toute dépréciation des stocks ainsi que toutes les pertes de stocks doit être
comptabilisé en charges de l'exercice au cours duquel la dépréciation ou la perte se produit.
Le montant de toute reprise d'une dépréciation des stocks doit être comptabilisé comme une
réduction du montant des stocks comptabilisé en charges dans l'exercice au cours duquel la
reprise intervient.
1.3. Processus de la comptabilité des matières
Dans cette section, nous présenterons d’abord les acteurs de la comptabilité matière, ensuite
les documents comptables qui servent de base de travail et enfin nous décrirons les différentes
fonctions de ce processus.
C
ES
1.3.1. Les acteurs de la comptabilité matières
AG
Selon le recueil des textes sur les collectivités locales au Sénégal (l’article 10 ; 3) Décret
n°81-844 du 20-08-81, « sous le contrôle du ministre chargé des finances ordonnateur des
IB
-B
matières, l’exécution de la comptabilité des matières est assurée, par les administrateurs de
crédit en tant qu’administrateur des matières et par les comptables des matières secondés
éventuellement par les responsables de magasins »
O
LI
Les articles 11 et 12 nous définissent successivement le rôle de chaque acteur.
TH
EQ
« L’ordonnateur des matières a pour mission d’assurer l’application des règlements, de
contrôler les opérations des administrations des matières en vérifiant
E
U
concordance avec l existent chez le comptable des matières »
notamment la
« Les administrations des matières prennent des décisions des mouvements des matières et
sont responsables des certifications des mouvements qu’ils décrivent »
L’article 13 du même recueil édifie sur les responsabilités du comptable des matières, « les
comptables des matières enregistrent les entrées,
les sorties, réunissent les pièces
justificatives des opérations et sont chargés de l’entretien et conservation des matières qui
sont sous leur contrôle. »
En outre ils sont chargés de la tenue des inventaires généraux et doivent par conséquent
s’assurer de la concordance entre les écritures et l’existant.
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11
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
1.3.2. Les documents comptables
Selon l’article 18 du même recueil, tout comptable des matières est tenu d’enregistrer les faits
de sa gestion sur les documents ci-après :
o le livre- journal ;
o le grand -livre des comptes tenu;
o la balance générale des comptes.
a. Le livre-journal
Selon GOVOEI (2007 ; 42), « c’est un document comptable rendu obligatoire par la loi. Il est
C
constitué d’articles, un article étant considéré comme une opération réalisée au sein de
AG
ES
l’entreprise. »
L’entreprise peut procéder au regroupement de toutes les opérations de même nature, réalisées
IB
-B
en un même lieu au cours d’une même journée et ce, sur la base d’une pièce justificative
unique.
O
LI
b. Le grand-livre
TH
Selon SAMBE (2003 ; 110), le grand-livre est un document comptable regroupant l’ensemble
des comptes de l’entreprise avec les différents mouvements. Il se présente sous plusieurs
EQ
formes : listing informatique pour les entreprises informatisées, bac à fiches, feuilles mobiles
c. La balance générale des comptes
E
U
classés et registre à feuille. C’est un document rendu obligatoire par la loi.
Selon ERSA (2007 : 120), tous les comptes du grand-livre général sont présentés, après
sommation de chacun, dans un document comptable récapitulatif appelé balance générale des
comptes. Il existe des balances à plusieurs colonnes (2, 4,6 ou plus).
1.3.3. Les fonctions du processus de la comptabilité matière
Cette partie sera consacrée à la présentation des étapes du processus de la comptabilité
matière. Soulignons qu’il existe deux types de matières à savoir les matières du premier
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12
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
groupe et celles du deuxième groupe, qui présentent des points
de similarités et de
dissemblances que nous présenterons dans le tableau ci-après :
Tableau 1 : Similarité et dissemblance des deux matières
Matière du premier groupe
expression interne des besoins ;
-
passation de commandes ;
-
réception des matières ou entrée des matières ;
-
gestion des matières ;
-
sortie des matières ;
-
comptabilisation des matières ;
-
inventaire physique
-
constatation des .dépréciations
Dissemblances
-
travaux de régularisation ;
-
valorisation des stocks ;
IB
-B
-
AG
ES
-
C
Similarités
Matière du deuxième groupe
cession, les destructions et les
mises au rebut et à l’échange ;
O
LI
Source : Nous-mêmes à partir de BARRY (2009 :114-115) et AHOUANGANSI (2006 :448).
TH
Les fonctions citées ci-dessus seront développées dans les sections suivantes :
Expression interne des besoins
U
EQ
1.3.3.1.
Cette fonction est relative aux expressions formulées par les différents services ou
E
départements pour la satisfaction de leurs besoins en biens d'équipements et autres
immobilisations corporelles (Barry, 2004: 37). Ils sont en général exprimés par des demandes
d'achats ou demandes de démarrage des travaux
1.3.3.2.
Passation des commandes
Elle intervient après la sélection du fournisseur et relative aux opérations d'émission de bons
de commande ou de lettres de commande. Elle englobe aussi les opérations de relance de
fournisseurs en cas de retard constaté dans le processus commande (Barry, 2004 : 20).
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13
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
1.3.3.3.
Réception des matières
Elle regroupe les opérations de contrôles qualitatifs et quantitatifs des biens livrés par le
fournisseur. Elle est exercée par une personne ou par une commission de réception dans les
grandes entreprises (Barry, 2004 : 20). Elle est généralement matérialisée par un bordereau de
réception ou un procès-verbal de réception établi par la personne ou la commission qui reçoit.
1.3.3.4.
Gestion des matières
Selon BRUEL (2003 : 145), elle regroupe les procédures de suivi des immobilisations:
l'établissement des fichiers des immobilisations, les opérations d'entretien et de maintenance,
les opérations d'inventaire physique des biens ainsi que la couverture des biens par des polices
C
ES
d'assurance. Cette fonction est indispensable pour toute entreprise industrielle. Il s’agit ici
d’identifier des niveaux de stocks permettant a l’entreprise de prendre des décisions de
AG
gestion.
niveaux de stocks :
IB
-B
Aussi, afin d’éviter toute rupture de stock, l’entreprise doit porter son attention sur plusieurs
O
LI
o stock maximum : ce stock est celui qu’il ne faut pas dépasser afin d’éviter un sur
stockage.
TH
o stock minimum : il représente la consommation pendant le délai de livraison, c’est-à-
EQ
dire l’intervalle de temps entre la date d’une commande et sa date de livraison.
o stock de sécurité : il garantit l’entreprise contre une rupture de stock dans les cas :
E
U
• d’un retard de livraison ;
• d’une accélération de la consommation
o stock d’alerte : ce stock est aussi appelé stock de réapprovisionnement et permet de
faire face à la consommation pendant le délai de livraison et le délai de sécurité.
1.3.3.5.
Sortie des matières
Selon GUILLAUME (2002 :23), « l’absence totale de toute forme de contrôle est néfaste».
Cette étape de la gestion des matières consacre la sortie des biens du patrimoine et aussi les
articles en stockage pour satisfaire une demande de consommation.
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« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Pour les demandes de consommation, toute sortie d’un article devra faire l’objet de contrôles
de quantité et de qualité.
 Les contrôles quantité
D’après FAUTRAT (2002 :5), Cette tâche est exécutée au vu d’un document essentiel appelé
bon de sortie. Ce document qui précise la nature et les quantités des articles à sortir est
autorisé par les responsables désignés à cet effet par la Direction Générale. Mais une bonne
gestion des matières exige que le bon de sortie soit également revêtu de la signature du
service demandeur ; le non respect de cette dernière précaution
peut conduire à un
détournement de stocks.
C
ES
 Les contrôles qualité
AG
La qualité est un objectif pour toute entreprise quelle que soit la nature de son activité
(BILODEAU & al, 2002 :38)
IB
-B
Les articles ne sont pas à l’abri de dépréciation durant le stockage. Aussi, le contrôle de leur
qualité s’impose au moment de leur sortie. Dans tous les cas, la livraison d’un article
O
LI
défectueux est à la charge du fournisseur qui remet, en contrepartie, une facture d’avoir au
client.
TH
EQ
Pour les articles destinés à la propre consommation de l’entreprise, le contrôle de la qualité est
également de rigueur. En effet, une consommation d’articles de mauvaise qualité peut
E
U
endommager les outils de production, empêchant ainsi l’atteinte des objectifs de l’entreprise.
Selon CHEN (2006 : 15), «la qualité est une construction qui commence bien avant la
production et l’utilisation de l’objet, par sa conception et s’achève souvent longtemps après
qu’on a cessé d’utiliser le produit, par sa destruction et son recyclage ».
1.3.3.6.
Cessions, destructions et mises au rebut
Elle concerne les procédures suivantes:
o l'identification des immobilisations éligibles à la réforme, à la cession, à la mise au
rebut, ou à l échange ;
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15
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
o l'approbation préalable de ces opérations par les personnes ou organes habilités par
l’entreprise;
o l'information du service comptable (Lozato, 2001 : 27).
1.3.3.7.
Comptabilisation des matières
Selon MABUDU (2005 :7), « la comptabilité est, depuis longtemps, considérée comme une
connaissance utile. Elle est nécessaire à celui qui veut diriger une entreprise, exploiter un
commerce, administrer une collectivité ; même l’actionnaire, l’épargnant, le citoyen ne
peuvent l’ignorer. Exprimée en terme simple, elle peut être comprise par tous ».
Pour SAMBE & al (2008 :32), « la comptabilité peut être définie comme un système
C
ES
d’organisation de l’information financière permettant de :
AG
o saisir, classer enregistrer des données de base chiffrées ;
o fournir, après traitement approprié, un ensemble d’informations conformes aux
IB
-B
besoins de divers utilisateurs intéressés ».
Dans le souci d’obtenir des informations stables sur la gestion des stocks, les chefs
O
LI
d’entreprise s’orientent de plus en plus vers la gestion informatisée.
Inventaire physique
EQ
TH
1.3.3.8.
Les inventaires se caractérisent par des contrôles physiques. Pour COOPERS & al (1998 :73),
U
«le matériel, les stocks, les titres, les disponibilités et autres actifs font l’objet d’une protection
E
physique et d’inventaires périodiques dont les résultats sont comparés aux données figurant
sur les documents de contrôle ».
L’inventaire physique des stocks est obligatoire à la clôture de l’exercice : recensement et
valorisation des marchandises, matières premières, approvisionnements et produits fabriqués
qui sont la propriété de l’entreprise.
L’objectif poursuivi par l’inventaire physique est la confirmation de l’existence physique d’un
élément d’actif. Ce travail doit être conduit avec ordre, méthode et précision.
Selon BARRY (2009 :113), « cette fonction particulièrement importante comprend toutes les
opérations de recensement physique des stocks de l’entreprise, en vue de conforter ou, en cas
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16
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
d’écart, de rectifier les soldes comptables des stocks ». Le rapprochement des inventaires
physiques et des inventaires théoriques peut aboutir soit à des écarts positifs appelés bonis
d’inventaires, soit à des écarts négatifs appelés malis d’inventaires. Mais la qualité de
l’inventaire dépend de la bonne tenue des livres comptables obligatoires.
Il existe deux types d’inventaire :
o l’inventaire de fin d’année qui permet de valoriser les stocks nécessaires à
l’établissement du bilan de l’exercice ;
o l’inventaire tournant qui se déroule tout le long de l’année
Quel que soit le type d’inventaire utilisé, les prises d’inventaires nécessitent le respect
C
ES
rigoureux de la procédure ci-après :
AG
a) Préparation de l’inventaire :
IB
-B
o la nomination d’un responsable de l’inventaire et des intervenants ;
o les instructions à donner pour la prise d’inventaire ;
o l’intervention des équipes de comptage ;
EQ
o l’exploitation des résultats du comptage ;
TH
o le travail préparatoire ;
O
LI
b) Déroulement de l’inventaire :
1.4. les risques opérationnels liés au cycle immobilisations
E
U
o le contrôle du travail d’inventaire (SAMBE & al, 2008 :214-21).
Il s'agira pour nous dans cette section de faire dans un premier temps, un aperçu de la notion
de risque, des différents types de risques, et dans un second temps nous allons aborder les
risques opérationnels liés au processus de la comptabilité matière.
1.4.1. La notion du risque
La notion de risque est inhérente aux affaires commerciales (Nadeau, 2007 : 1). Il apparaît
essentiel pour tout manager, soucieux de l'atteinte des objectifs stratégiques, opérationnels et
financiers de son entreprise, d'avoir une vision large des événements susceptibles d'avoir des
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17
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
conséquences sur la réalisation de ceux-ci (objectifs). A partir de là, la notion de risque et de
sa gestion doit occuper une place de choix dans ses activités managériales.
En effet, les expériences relatées dans le domaine du management des risques, ont largement
témoigné des avantages pour l'entreprise de gérer ses risques .opérationnels (Pouliot &
Bilodeau, 2002 :35)3. Ainsi nous allons parcourir les définitions des risques données par les
auteurs et faire ressortir les points essentiels.
1.4.1.1.
Définition du risque
Comme précédemment annoncé, le risque a fait l'objet de plusieurs définitions dont quelques
unes seront revues.
ES
C
Un risque «est une situation (ensemble d’évènements simultanés ou consécutifs) dont
AG
l’occurrence est incertaine et dont la réalisation affecte les objectifs de l’entreprise qui le
subit», (Barthélemy, 2000 : 11).
IB
-B
Cette définition est très large et englobe non seulement les risques ayant un effet positifs (ou
risque spéculatif, ceux que l’entreprise recherche) mais aussi les risques à effets négatifs (ou
O
LI
risque purs, ceux que l’entreprise craint).
TH
Quant à HAMZAOUI, (2005 :98), il définit le risque comme étant « un ensemble d’aléas
EQ
susceptible d’avoir des conséquences négatives sur une entité et dont le contrôle interne et
l’audit ont notamment pour mission d’assurer autant que faire se peut la maîtrise ».
U
E
Nous pouvons ajouter à cette définition, le risque d’opportunité qui consiste à décider en
connaissance de cause de prendre un risque mais en se donnant les moyens de le maîtriser.
A travers ces définitions, nous pouvons faire ressortir les composantes du risque :
o la gravité, ou conséquence de l’impact ;
o la probabilité ou la fréquence probable de l’occurrence du risque.
Le risque se mesure par la combinaison de ces deux composantes, la criticité.
Le risque est donc une incertitude liée à toute action ou décision, ou évènement incertain qui
empêche l’entreprise de poursuivre ses objectifs.
ABA Soumalé Marie- Josée
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18
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
1.4.1.2.
Objectif de l’approche par les risques
L’approche par les risques a pour objectifs de prévenir l’entreprise des risques dont la
réalisation pourrait l’empêcher d’atteindre ses objectifs. Selon COOPERS & al (2000 : 257),
les objectifs de l’approche par les risques sont recherchés par les responsables , les dirigeants
et l’audit interne.
 Les objectifs recherchés par les responsables opérationnels
o disposer d’une vision détaillée des risques existant au niveau de chaque processus
d’activité ;
o analyser les risques dans le but de prendre des mesures correctives efficaces et
C
ES
d’assurer leur suivi.
AG
 Les objectifs recherchés par les dirigeants
IB
-B
o disposer d’une vision globalisée des risques existants, dans les différentes unités au
titre des différentes activités ;
o leur permettre d’être informés de la nature et des zones de risques, afin de définir les
O
LI
orientations générales susceptibles d’améliorer structurellement la maîtrise des risques
et de mieux superviser le management opérationnel.
EQ
TH
 Les objectifs recherchés par l’audit interne
E
titre des différentes activités ;
U
o disposer d’une vision globalisée des risques existants dans les différentes unités, au
o aider à la programmation pertinente des missions d’audit, en fonction de la nature et de
la gravité des risques existants.
1.4.1.3.
Typologie des risques opérationnels
Les risques existent partout ; l’important est de savoir les évaluer, les anticiper, les contrôler
et les gérer avec rigueur. La complexité et la diversité de l’environnement ne permettent pas
de dresser une liste exhaustive des risques. Les différentes définitions du risque ont montré
que leur détermination est énormément liée à l’expérience.
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
19
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
 Le risque inhérent ou risque brut
Selon BERNARD & al (2008 :68), c’est : « le risque évalué avant tout dispositif de maitrise
des risques, et correspond à l’exposition de l’organisation à son univers des risques
intrinsèques à ses activités »
 Le risque de non contrôle
Selon OBERT (1995;117), c’est le risque que le système de contrôle interne de l’entreprise ne
prévient pas ou ne détecte pas de telles erreurs. C’est le risque lié aux insuffisances du
dispositif de contrôle interne mis en place au sein d’une entreprise dans les états financiers).
C
ES
 Le risque résiduel
AG
Selon MOREAU (2000 : 98), le risque résiduel peut être défini comme étant : « Le risque
restant après une mesure de réponse ou d'atténuation des risques (mesures existantes et
 Risques opérationnels
IB
-B
stratégies incrémentales ou progressives) ».
O
LI
C’est le risque qui concerne le fonctionnement de l’entreprise, la continuité d’activité. Il est
TH
défini comme étant le risque de pertes résultant de l’inadaptation ou de la défaillance des
procédures internes, de personnes ou de systèmes ou résultant d’évènement extérieurs
EQ
(MADERS & al, 2006 : 258).
U
E
Nous pouvons ainsi dire que le risque peut se définir comme étant la probabilité qu'un
événement, de par sa survenance, ait une conséquence négative sur la réalisation des objectifs
de l'entreprise.
Une lecture de ces définitions fait ressortir deux éléments qui nous semblent fondamentaux
pour une cartographie des risques. Il s'agit de :
o l'impact ;
o la probabilité de survenance.
ABA Soumalé Marie- Josée
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20
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
a. Impact du risque
Il correspond à la conséquence liée à la survenance du risque. Il permet d'appréhender la
portée de celui-ci pour l'entreprise comme par exemple une catastrophe naturelle. En effet, un
risque peut paraître peu probable mais comportant de lourdes conséquences quant à son
impact.
b. Probabilité de survenance
Il s'agit de l'occurrence ou de la fréquence de réalisation d'un événement pouvant impacter
négativement les objectifs de l'entité (Renard, 2007 : 39).
C
1.4.2. Identification des risques liés au processus de la comptabilité matières
ES
AG
Pour une meilleure compréhension des risques liés au processus de la comptabilité matière,
nous allons identifier les risques liés à chaque processus et synthétisé dans le tableau suivant :
IB
-B
Tableau 2 : Identification des risques liés au processus de la comptabilité matière
Risques liés aux sous processus
-mauvaise description des besoins ;
-demande de matériel non nécessaire ou
inopportun ;
- demandes non autorisées.
-commande émise de façon désordonnée, en
dehors des prévisions
-risque de non-respect des termes de la
commande par le fournisseur.
-absence de transmission de PV de
réception ;
-omission ;
- réception tardive ;
-non codifications des immobilisations
reçues ;
-risque de réception frauduleuse au
détriment de l’entreprise.
- vols ou pertes des matières ;
-non-respect des contrats d’entretien et
maintenance pour les immobilisations ;
-absence de police
O
LI
Sous processus
Expression interne
des besoins
Insatisfaction de l’agent.
Détournement.
Réception des
matières
Gestion des matières
ABA Soumalé Marie- Josée
E
U
EQ
TH
Passation des
commandes
Impacts
Achat non conforme.
5ème Promotion MPACG- CESAG
-Entrave à l’efficacité
opérationnelle.
-Atteinte au patrimoine de
l’entreprise.
-Rupture des stocks.
-Baisse des performances.
21
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
-Panne fréquente.
-Dégradation des matières.
-Atteintes au patrimoine de
l’entreprise.
-Rupture de stock ;
-Atteintes au patrimoine de
l’entreprise.
-Perte d’efficacité.
-Pertes financières.
AG
ES
C
d’assurance pour les stocks ;
-insuffisance ou inadéquation des aires de
stockages ;
-utilisation des matières à des fins
personnelles.
Sortie des matières
-sortie anarchique des matières ou de
quantités disproportionnées au besoin réel ;
-livraison suite à des commandes non
autorisée,
- détournement des matières.
Cession, destruction -immobilisation cédée sans autorisation
des immobilisations hiérarchique ;
-cession inefficiente des immobilisations ;
-non comptabilisation des immobilisations
cédées ;
-destruction d’immobilisation non
autorisées.
Comptabilisation des -double comptabilisation ;
matières
-absence de comptabilisation ;
-matière comptabilisée sur le mauvais
exercice ;
- comptabilisation sans support ;
Inventaire Physique -inventaire non fiable, mal
organisé (difficulté de comptage) ;
- les stocks en comptabilité erronés ;
-non immatriculation des stocks ;
-inventaire non exhaustifs ;
-non mise à jour des fichiers après
l’inventaire ;
-non comptabilisation des écarts.
Travaux de
-non ajustement des comptes
régularisation
d’immobilisation ;
-base non fiable pour la détermination des
amortissements et provisions ;
-erreur de comptabilisation des
amortissements et provisions ;
Valorisation et
-Valorisation des stocks erronés ;
dépréciation des
-La surévaluation des stocks ;
stocks
- L’inexactitude du montant comptable des
stocks.
IB
-B
O
LI
-Atteinte au patrimoine.
-Non fiabilité des comptes
d’immobilisations et de
stocks,
-Situation non réelle des
arrêtés mensuels.
- Manque de visibilité réel
sur le patrimoine.
E
U
EQ
TH
-Suivi défaillant des
matières.
-Non fiabilité des comptes.
- Compte de résultat non
fiable,
-Redressement fiscaux.
Compte de résultat non
fiable
Source : Nous-mêmes à partir de Schick & al (2002 :52) et Angot & al (2004 : 144-145).
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22
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
L’analyse des sous processus qui composent le processus de la comptabilité matières nous a
permis d'identifier l'ensemble des risques opérationnels auxquels celui-ci est exposé.
Pour ces risques opérationnels décelés, il est important de rattacher des dispositifs de contrôle
interne pour les maitriser.
1.5. Dispositifs de maitrise des risques opérationnels liés à la comptabilité matières
RENARD (2010 :169), affirme que « les faiblesses, insuffisances, dysfonctionnement du
système de contrôle interne trouvent toujours leur cause première dans la défaillance d’un des
dispositifs de contrôle interne mis en place par les responsables (ou qui n’a pas été mis en
place) ». Cette affirmation montre qu’il est indispensable que les managers aient une
C
ES
connaissance précise sur ces dispositifs.
AG
1.5.1. Définition et composantes du risk management
IB
-B
La maitrise des risques au sein d’une entreprise passe par la mise en place de bons dispositifs
de management à l’image des pratiques d’organisation communément admises.
Définition du risk management
O
LI
1.5.1.1.
TH
Selon le COSO II (2007 ; 5), « le management des risques est un processus mis en œuvre par
le conseil d’administration, la direction générale, le management et l’ensemble des
U
EQ
collaborateurs de l’organisation.
Il est pris en compte dans l’élaboration de la stratégie ainsi que dans toutes les activités de
E
l’organisation. Il est conçu pour identifier les évènements potentiels susceptibles d’affecter
l’organisation et pour gérer les risques dans les limites de son appétence pour le risque. Il vise
à fournir une assurance raisonnable quant à l’atteinte des objectifs de l’organisation ».
1.5.1.2.
Les composantes du risk management
Le management des risques comprend huit éléments. Ces éléments résultent de la façon dont
l’organisation est gérée et sont intégrés au processus de management. Ces éléments sont les
suivants :
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23
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
o environnement interne ;
o fixation des objectifs ;
o identification des évènements ;
o évaluation des risques ;
o traitement des risques ;
o activités de contrôle ;
o information et communication ;
o pilotage.
Le management des risques n’est pas un processus séquentiel dans lequel un élément affecte
uniquement le suivant. C’est un processus multidirectionnel et itératif par lequel n’importe
C
quel élément a une influence immédiate et directe sur les autres.
ES
AG
1.5.2. Les dispositifs de management des risques liés à la comptabilité matière
Selon COSOII (2007 :5), le dispositif de management des risques :
IB
-B
o est un processus permanent qui irrigue toute l’organisation,
o est mis en œuvre par l’ensemble des collaborateurs, à tous les niveaux de
O
LI
l’organisation,
TH
o est pris en compte dans l’élaboration de la stratégie,
o est mis en œuvre à chaque unité de l’organisation et permet d’obtenir une vision
EQ
globale de son exposition aux risques,
U
o est destiné à identifier les évènements potentiels susceptibles d’affecter l’organisation
E
et à gérer les risques dans le cadre de l’appétence pour le risque,
o donne une assurance raisonnable (quant à la réalisation des objectifs de
l’organisation),
o est orienté vers l’atteinte des objectifs appartenant à une ou plusieurs catégories
indépendantes mais susceptibles de se recouper.
Pour une meilleure compréhension des dispositifs
liés au processus de la comptabilité
matière, nous allons les rattacher dans un tableau aux risques identifiés dans le paragraphe
précédent.
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24
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Tableau 3 : Dispositifs de maitrise des risques liés à la comptabilité matière
Sous processus
Expression
interne des
besoins
Passation des
commandes
Risques liés aux sous processus
-Mauvaise description des besoins ;
-Demande de matériel non
nécessaire ou inopportun ;
- Demandes non autorisées.
AG
Réception des
matières
ES
C
Dispositifs de maitrises de risques
L’expression des besoins doit donner
l’assurance que les demandes d’achats
émises par les services sont effectuées
par des responsables habilités ; et
qu’elles soient préalablement
budgétisées ou expressément
autorisées.
-Commande émise de façon
Les matières doivent garantir la
désordonnée, en dehors des
passation des commandes dans les
prévisions.
délais raisonnables.
-Risque de non-respect des termes
De même un suivi adéquat des
de la commande par le fournisseur. commandes non honorées et la relance
systématique des fournisseurs.
-absence de transmission de PV de Les réceptions doivent faire l’objet de
l’établissement des procès-verbaux de
réception ;
réception.
-omission ;
Les matières réceptionnées doivent
- réception tardive ;
-non
codifications
des donner l’assurance d’une identification
systématique.
immobilisations reçues ;
IB
-B
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E
-immobilisation cédée sans
autorisation hiérarchique ;
Système de protection contre les
incendies et inondations.
U
Cession,
destruction des
Assurance des locaux et matières ;
accès limité aux personnes autorisées.
EQ
Sortie des
matières
au détriment de l’entreprise ;
- vols ou pertes des matières ;
-non-respect des contrats
d’entretien et maintenance pour les
immobilisations ;
-absence de police d’assurance pour
les stocks ;
-insuffisance ou inadéquation des
aires de stockages ;
-utilisation des matières à des fins
personnelles.
-sortie anarchique des matières ou
de quantités disproportionnées au
besoin réel ;
-livraison suite à des commandes
non autorisée,
- détournement des matières.
TH
Gestion des
matières
O
LI
- risque de réception frauduleuse
Fixation du stock minimal.
Définir les modalités de sortie de
matières ;
Les sorties doivent faire l’objet
d’éditions de bon sortie provisoire
pour les entretiens ou réparation et
définitif pour les biens qui sortent du
stock.
Les cessions doivent faire l’objet
d’autorisations et être communiquées
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25
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
immobilisations
Comptabilisation
des matières
-cession inefficiente des
immobilisations ;
-non comptabilisation des
immobilisations cédées ;
-destruction d’immobilisation non
autorisées
-double comptabilisation ;
-absence de comptabilisation ;
-matière comptabilisée sur le
mauvais exercice ;
- comptabilisation sans support ;
-inventaire non fiable, mal
AG
Physique
ES
C
Inventaire
sans délai à la comptabilité.
Elles doivent être accompagnées de
factures de ventes ou d’avis de
destruction.
La comptabilité doit s’assurer :
Qu’elle reçoit tous les documents
comptables (bon de commande,
livraison etc.)
-qu’elle les comptabilise tous
- les procédures doivent définir les
supports de transmission de
l’information.
Mise à jour régulière des fiches au fur
et à mesure des mouvements.
-Des responsables désignés d’avance
par la direction générale.
- les stocks en comptabilité erroné ;
-Existence d’une procédure
-non immatriculation des stocks ;
d’inventaire exhaustif.
IB
-B
organisé (difficulté de comptage) ;
-inventaire non exhaustif ;
O
LI
-non mise à jour des fichiers après
l’inventaire ;
TH
-non comptabilisation des écarts.
Travaux de
-non ajustement des comptes
régularisation
d’immobilisation ;
EQ
Définir le mode de calculs de
-base non fiables pour la
amortissables.
l’amortissement et les biens
E
U
détermination des amortissements
et provisions ;
-erreur de comptabilisation des
amortissements et provisions ;
Valorisation et
-valorisation des stocks erronés ;
Définir la méthode de valorisation des
dépréciation des
-la surévaluation des stocks ;
stocks.
stocks
-l’inexactitude du montant
comptable des stocks.
Source : nous –même à partir d’AHOUANGANSI (2006 :448-449) et BARRY (2009 :114115)
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26
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Conclusion
Les matières et la comptabilité sont des domaines très sensibles au regard des conséquences
énormes que pourrait engendrer leur mauvaise gestion. Pour cela, elles doivent être gérées
avec une attention particulière. Dès lors, la gestion des risques qui leur sont inhérents
constitue des points capitaux pour la réussite de leur bonne gestion. La gestion de ces risques
nécessite un bon dispositif de contrôle interne, une culture du risque d’entreprise et une
organisation méthodologique.
AG
ES
C
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
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27
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
CHAPITRE 2 : DEMARCHE D’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURE
DU PROCESSUS DE LA COMPTABILITE MATIERES
Face à la complexité des opérations et à l’augmentation des risques de l’entreprise,
l’élaboration du manuel de procédures est devenue pour celles-ci une préoccupation
essentielle. Le manuel de procédures constitue pour l’entreprise le concentré de son
organisation, sa mémoire capitalisant les savoir-faire individuels et collectifs. Aussi, « la
formalisation des procédures apparaît comme un des axes principaux des démarches qualité »
d’après (HENRY & al, 2001 :7) «l’élaboration des procédures est une condition essentielle
pour garantir la qualité des opérations ».
C
Nous allons dans ce présent chapitre définir les notions sur le manuel de procédures et ses
AG
ES
objectifs et enfin aborder son processus d’élaboration.
2.1. Notions sur le manuel de procédures
IB
-B
La nécessité de formaliser les procédures n’est plus à démonter. En effet, les entreprises sont
appelées à exécuter des opérations dont les étapes à suivre pour leur réalisation doivent être
scrupuleusement respectées, de crainte que son fonctionnement normal ne soit désarticulé.
O
LI
Nous allons dans cette section, définir le manuel de procédures, faire ressortir les objectifs et
TH
enjeux de sa conception mais également montrer son importance pour l’entreprise.
EQ
2.1.1. Définition et objectifs du manuel de procédures
E
U
Toute entreprise soucieuse de sa survie doit disposer d’un manuel de procédures. C’est un
document de référence pour ce qui concerne le passé mais un bon repère pour traiter les
opérations.
2.1.1.1.
Définition du manuel de procédures
Avant de définir le manuel de procédure, il est important pour nous de définir la procédure.
Selon HENRY& al (2001 : 16), « une procédure est un enchainement de tâches élémentaires
standardisées ; déclenchées en amont par l’expression d’un besoin quelconque ; limitées en
aval par l’obtention d’un résultat attendu ». Aussi, PAOLO (2008 : 51) va dans le même sens
en disant que « la procédure est la manière spécifiée pour accomplir une activité ou un
ABA Soumalé Marie- Josée
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28
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
processus ». Nous pouvons dire simplement que la procédure est la démarche à suivre pour
réaliser une activité.
Selon MIKAËL (2009 : 132), « Le manuel de procédures peut être défini comme étant un
référentiel approuvé par la direction générale qui décrit de manière précise et détaillée les
circuits de flux de documents et d’informations, les procédures d’autorisation et
d’approbation, les différents niveaux de responsabilité et de délégation et enfin les dispositifs
de sécurité à respecter ».
Il s’adresse à tous les membres de l’entreprise et envisage, pour chaque cycle d’activité et
chaque niveau de responsabilité, l’ensemble des opérations de l’entreprise devant permettre
ES
C
de :
o assurer la sécurité des actifs ;
AG
o augmenter les performances de chacun par l’apport de celles des autres ;
o respecter les lois et règlementations en vigueur ;
IB
-B
o promouvoir une meilleure gouvernance en renforçant l’adéquation des rôles et
responsabilités ;
O
LI
o fiabiliser les informations comptables et financières.
TH
Le manuel de procédures prend ici l’aspect d’un référentiel à usage commun pour tous les
acteurs de l’entreprise. Il indique le circuit de traitement des opérations en spécifiant :
o les niveaux de responsabilité (qui) ;
E
o les différentes étapes de traitement (quand) ;
U
EQ
o les tâches à faire (quoi) ;
o les lieux de réalisation (ou) ;
o les modalités d’exécution (comment).
2.1.1.2.
Objectifs du manuel de procédures
Les objectifs du manuel des procédures sont les suivants :
o expliquer les modalités d’application des différentes procédures suivant les activités
ou cycles de l’entreprise : techniques, comptables, financiers et administratifs ;
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29
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
o assurer l’uniformité des modalités d’exécution en les formalisant. Ce qui exclut les
disparités dans la manière de traiter les opérations qui, en l’absence de manuel,
dépendent le plus souvent du style, de l’expression personnelle déjà acquise, mais
aussi de la culture des opérationnels ;
o sauvegarder les actifs de l’entreprise par des procédures de contrôle interne
performantes ;
o former le personnel ;
o favoriser l’assimilation rapide des techniques spécifiques de l’entreprise pour le
personnel nouvellement affecté à un poste de travail. Ce qui se traduit par un gain de
temps considérable notamment lors des passations de service ou lors de la phase
d’intérim pour le commissariat aux comptes ou les audits externes (HENRY & al
ES
C
2001: 10).
AG
2.2. Architecture du manuel de procédures
IB
-B
Le manuel de procédure est structuré en trois grandes parties : les généralités introductives,
les fiches de procédures proprement dites, et enfin les annexes et tables complémentaires.
O
LI
2.2.1. La première partie : sommaire et l’introduction générale
TH
Selon HENRY (2001 : 55), « cette partie permet de rappeler les objectifs qui ont conduit à la
mise en place de l’outil et explique la structure générale». Elle sert aussi à donner des
EQ
indications pratiques pour la consultation et la recherche d’information à l’intérieur du
E
des services, le contenu, le contrat éventuel d’assurance qualité.
U
manuel. Elle peut également reprendre divers point généraux, tels que l’organisation générale
2.2.2. La deuxième partie : les fiches de procédures proprement dites
Cette partie, qui est la plus volumineuse, en est le corps central. Elle regroupe toutes les fiches
de procédures classées. Pour chaque procédure, prise individuellement, on retrouve une même
structure logique : description synthétique de la procédure, diagramme de flux et fiches
descriptives des tâches (NGUYËN, 1999 : 310). Chaque fiche de procédure peut se
décomposer en une même séquence de partie.
Au premier niveau, on retrouve la présentation synthétique de la procédure. Cette présentation
fournit une vue générale, en rappelant sous forme succincte l’objectif de la procédure et ses
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30
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
principales caractéristiques (le cas échéant, son point de départ, sa fréquence d’application, les
acteurs concernés, le volume d’activités correspondant), les services émetteurs (rédacteur,
vérificateur, validation), la liste des destinataires et l’historique des mises à jour.
Le second niveau correspond au descriptif proprement dit de la procédure. Il se présente
généralement sous la forme conjointe d’un diagramme de flux et d’une fiche de tâches.
C’est à ce niveau que se retrouve l’essentiel des informations concernant la procédure : son
déroulement chronologique, les noms des intervenants (individus ou services), le contenu des
tâches, les consignes d’exécution et les indications de support utilisés.
Le troisième niveau sert à présenter de façon séparée la description détaillée des règles
C
ES
techniques (règles de gestion, description des processus). On y trouve des explications
complémentaires sur l’exécution concrète des tâches, en descendant à un niveau de détail
AG
encore plus approfondi (HENRY, 2001 : 56).
IB
-B
2.2.3. La troisième partie : les annexes et tables complémentaires
Cette partie peut fournir des documents annexes tels que des tables de données ou des
O
LI
illustrations complémentaires. Elle comprend surtout des listes de procédures. La structure de
ces listes peut obéir à diverses logiques. Elles peuvent être présentées selon leur ordre de
TH
classement ou par ordre alphabétique. Dans ce premier cas, une liste peut présenter des
EQ
regroupements thématiques, par objet ou par processus.
E
U
On entend par objet quelque chose qui existe physiquement pour l’entreprise, qui est
important pour son activité et qui est classable en individualités distinguables (par exemple :
client, bon de commande) (BERGER, 2007 : 71).
2.3. Processus d’élaboration du manuel de procédures
Selon NGÜYEN (1999 : 163), « la rédaction du manuel de procédure est un projet qui peut
parfois s’étendre sur plusieurs années selon la taille de l’entreprise et la complexité de son
organisation. En réalité, le travail n’est jamais achevé dans la mesure où l’entreprise comme
tout organisme vivant, se développe et adapte son mode de fonctionnement aux évolutions de
l’environnement. Pour son élaboration, l’entreprise doit disposer au préalable de plusieurs
documents à savoir l’organigramme détaillé, la description des postes, la délégation des
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31
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
pouvoirs, le diagramme des flux d’informations Il faudra aussi qu’elle définisse les objectifs
recherchés du manuel de procédures et le champ d’application des procédures à rédiger ».
Les étapes du processus d’élaboration du manuel de procédures sont synthétisées dans le
tableau ci-dessous :
Tableau 4 : Synthèse des auteurs sur le processus d’élaboration du manuel de
procédures
PHASES
Préparation
Travaux Préliminaires
Inventaires des procédures
Évaluation des procédures
actuelles
Élaboration d'une cartographie
des risques
Conception du manuel de
procédures
Conception des procédures
Validation des procédures et
du manuel
Diffusion du manuel
Suivi de la mise en œuvre et
recommandations
AG
ES
C
Réalisation
ETAPES
IB
-B
Finalisation
HENRY &
al
(2001)
X
X
X
BERGER
& al
(2007)
NGUYËN
(1999)
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
O
LI
X
X
X
X
X
X
EQ
TH
Suivi
X
X
X
X
Sources: nous même à partir de HENRY & al (2001 : 78-94) ; BERGER & al (2007 : 70-72) ;
U
NGUYÊN (1999 : 310-311).
E
2.3.1. Phase de préparation
Pour bien mener la mission d’élaboration du manuel de procédures, il est nécessaire de bien
comprendre le fonctionnement de l’entité afin d’assurer un parfait ordonnancement des
activités et le respect des délais imposés. La phase de préparation permet à l’auditeur de
connaître l’entreprise de façon générale.
2.3.1.1.
Prise de connaissance générale ou travaux préliminaires
Selon HENRY (2001 ; 78), la connaissance générale de l’entreprise nécessite la collecte des
informations dans les différents domaines et particulièrement la compréhension de son
ABA Soumalé Marie- Josée
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32
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
environnement qui porte le processus de gestion des immobilisations corporelles. Ces
différents domaines concernent entre autres :
o l’activité de l’entreprise, sa concurrence, ses principaux partenaires (clients, banque,
fournisseurs…) ;
o Son organisation et sa structure ;
o Son organisation administrative et comptable ainsi que ses politiques et méthodes
comptables ;
o Ses politiques en matière financière, de gestion et ses perspectives de développement.
Une fois, l’auditeur a recensé l’ensemble des informations désirées, il passe à l’inventaire des
2.3.1.2.
ES
C
procédures existantes.
Inventaires des procédures existantes
AG
Dans le cadre de la réalisation du projet de conception du manuel de procédures, l’auditeur
IB
-B
doit dans un premier temps dresser une liste des procédures existantes. Cette liste initiale est
nécessairement provisoire et évoluera à plusieurs reprises au fil des travaux. Selon HENRY
(2001 : 78), pour réussir cette étape, l’auditeur doit examiner les missions, les objectifs et les
O
LI
événements des fonctions achats et de la trésorerie.
Dossier par procédure
EQ
TH
2.3.1.3.
Une fois l’inventaire initial des procédures dressées, l’auditeur doit préparer un dossier par
E
U
procédure. Ce dossier est généralement un classeur ou une chemise dans lesquels toutes les
pièces d’enquête seront rassemblées. Selon HENRY (2001 : 84), ce dossier comporte les
points suivants :
o l’identification de la procédure (le nom, le numéro, la fréquence, événement
déclenchant) ;
o les éléments d’enquête (nom du rédacteur, date et état d’avancement) la liste des
pièces du dossier (documents rédigés, diagrammes, imprimés collectés, états
informatique, références techniques.
ABA Soumalé Marie- Josée
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33
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
2.3.2. Phase de réalisation
La phase de réalisation est très importante car la qualité des procédures en dépend. Les étapes
de la réalisation de manuel de procédure sont :
o l’évaluation des procédures existantes ;
o l’élaboration d’une cartographie des risques ;
o
la conception du manuel de procédures.
2.3.2.1.
L’évaluation des procédures existantes
L’évaluation des procédures actuelles est importante dans la mesure où elle permet de détecter
C
les forces et faiblesses de ces procédures ainsi que les risques afférents. Cette étape consiste à
ES
identifier des procédures existantes et à les analyser (NGUYËN, 1999 : 310-311 L’analyse
AG
des procédures précède leur rédaction définitive. Il peut s’avérer utile de hiérarchiser les
différentes actions : de même que l’on est parti initialement des missions et des processus
IB
-B
pour les décomposer en procédures, on peut aussi, à l’intérieur d’une procédure classer les
tâches, les opérations, voire les gestes. D’après HENRY (2001 : 89), l’analyse permet de
dérouler les enchaînements et de situer l’importance relative des tâches. Ainsi, à travers des
O
LI
tests de conformité et de permanence, l’auditeur s’assure qu’il a bien saisi le contrôle interne.
TH
Selon PIGE (2001 : 86), ces tests comprennent l’examen de l’application des contrôles et la
simulation de tout ou partie des tâches effectuées par les employés de l’entreprise.
EQ
2.3.2.2.
L’élaboration d’une cartographie des risques
E
U
D’après BERGER (2007 :71) l’élaboration d’une cartographie des risques peut se faire de
manière itérative. Elle peut être décomposée en trois étapes :
o l’identification et l’analyse des risques ;
o hiérarchisation et mesure des risques ;
o l’établissement de la matrice des risques.
2.3.2.2.1. Identification et analyse des risques
Selon SALVIAC & al. (2008 : 150), il s’agit, en s’appuyant sur les entretiens réalisés avec les
acteurs, d’être en mesure de déterminer les risques de l’organisation en rapport avec le
périmètre défini. HAMZAOUI (2002 : 34), abonde dans le même sens en disant que
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34
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
l’auditeur, tout en conservant son indépendance, est appelé à participer à l’identification des
zones de risques pouvant affecter la sécurité. La démarche d’identification des risques
implique l’utilisation d’outils et techniques qui varient selon les auteurs. L’identification peut
être soit :
o basée sur les Check-lists (liste exhaustive des risques) ;
o basée sur l’atteinte des objectifs de l’entité (risques compromettant l’atteinte des
objectifs) ;
o basée sur les actifs créateurs de valeur ;
o basée sur l’analyse historique (le passé) ;
o basée sur l’analyse de l’environnement (les menaces) ;
C
o basée sur l’analyse des activités (approche processus)
ES
En outre, l’auditeur apprécie l’aptitude des dispositifs de gestion et de contrôle mis en place
AG
pour atteindre les objectifs de contrôle interne. D’après MARESCHALL (2003 : 9), « le
IB
-B
risque est classiquement évalué sous forme d’une combinaison des facteurs de probabilité et
de gravité ». Cette étape s’appuie sur un ensemble de techniques quantitatives et qualitatives.
O
LI
2.3.2.2.2. Hiérarchisation
TH
La hiérarchisation des risques permet de les classer par ordre de gravité. Le classement des
risques se fait sur la base des scores obtenus lors de leur évaluation tout en faisant attention au
EQ
seuil de tolérance que l’organisation lui accorde. Les risques évalués et hiérarchisés,
2.3.2.2.3. Matrice des risques
E
U
l’auditeur doit pouvoir déterminer le traitement approprié à chaque risque.
La matrice des risques est une simple présentation des risques et leurs causes dans un tableau.
Elle est le résultat des étapes précédentes de l’élaboration de la cartographie des risques. La
matrice des risques met en évidence les risques et facilite la prise de décision pour leur prise
en charge (SALVIAC, 2008 : 158).
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
35
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
2.3.2.2.4. Traitement des risques
D’après RENARD (2010 : 161), les risques peuvent être traités de différentes façons :
o l’acceptation : l’on ne fait rien et on accepte de courir le risque (appétence pour le
risque);
o le partage : réduire le risque en souscrivant une assurance ou en mettant au point une
joint-venture avec un tiers ;
o l’évitement : l’on fait disparaître le risque en cessant l’activité qui le fait naître ;
o la réduction : l’on prend les mesures nécessaires pour réduire la probabilité ou
l’impact.
C
La conception du manuel de procédures
ES
2.3.2.3.
AG
Cette étape permet de définir les orientations du manuel de procédure à concevoir, c'est-à-dire
les objectifs, le contenu, la forme et le champ d’application du manuel.
IB
-B
2.3.2.3.1. Le contenu du manuel de procédures
O
LI
D’après NGÜYEN (1999 : 157), la réussite d’un manuel de procédures réside dans sa capacité
à divulguer quatre types d’information d’une procédure :
TH
o les éléments permanents que ce sont les obligations externes et internes auxquelles
EQ
l’entreprise doit satisfaire, l’organisation préalable qu’elle met en place pour assurer le
U
bon fonctionnement sans discontinuité de la procédure ;
E
o les éléments ponctuels, c'est-à-dire la liste des différentes instructions : qui fait quoi
quand et comment ?
o les éléments relatifs aux normes retenues qui abordent les aspects liés aux règles de
gestion à adopter ;
o et éléments de descriptions et de synthèse qui traduisent clairement les étapes de
l’exécution de la procédure.
2.3.2.3.2. Forme
Pour ce qui est de la forme, l’auditeur doit choisir celle qui est la plus appropriée au contexte
de l’entité auditée. HENRY & al. (1999 : 78) Suggèrent l’utilisation des classeurs à feuillets
mobiles afin de faciliter les mises à jour du manuel.
ABA Soumalé Marie- Josée
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36
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Le manuel qui est un document physique est constitué de plusieurs tomes selon la nature et
l’importance des cycles. Pour concevoir un manuel de procédures, l’auditeur peut choisir de
découper le manuel de procédure en cycle d’activités, affecter un code préférence alpha.
2.3.3. Finalisation de la mission
A cette phase, l’auditeur est en mesure d’émettre une opinion et rédiger les procédures qui
constituent le socle du manuel de procédures. Les étapes de cette phase sont : la rédaction des
procédures, la validation des procédures et du manuel ainsi que la diffusion du manuel
(BERGER 2007 : 72).
2.3.3.1.
Rédaction des procédures
ES
C
La rédaction des procédures précède le projet de manuel de procédures. Dans la pratique
AG
comme l’indique HENRY & al. (2001 : 92), L’analyse préalable de la tâche ou de l’activité
doit être faite avec minutie. Cela veut dire que l’auditeur doit avant la rédaction des
IB
-B
procédures, bien analyser la tâche ou l’activité avant de la décrire. Rédiger une procédure,
c’est la définir, décrire les tâches de chaque intervenant et en organiser la synchronisation
dans le temps avec des contrôles logiques.
O
LI
D’après HENRY & al. (2001 : 94-95), la rédaction des procédures s’effectue par la
TH
combinaison de description textuelle et graphique des tâches. D’autres comme BERGER &
EQ
al. (2007 : 123), affirment que la description des tâches d’une procédure doit être graphique ;
cela favorise la mémorisation des différentes étapes de réalisation de la tâche. En résumé, il
U
est important de soutenir la description textuelle par la description graphique.
E
Conclusion
Toute entreprise quel que soit sa taille a besoin des procédures pour mieux assainir sa gestion.
Le manuel de procédures permet à l’entreprise d’optimiser ses activités. Il est également un
outil qui permet aux opérationnels d’une entreprise de connaître facilement l’exécution d’une
tâche. Il sert aussi de référence lors de la revue des procédures du contrôle interne pour
s’assurer que les procédures mises en place par l’entreprise sont respectées. Son élaboration
nécessite l’engagement de tout le personnel de l’entreprise et une méthodologie rigoureuse.
Cette méthodologie fera l’objet du troisième chapitre.
ABA Soumalé Marie- Josée
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37
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
CHAPITRE 3 : METHODOLOGIE DE L’ETUDE
Après avoir présenté les éléments fondamentaux du processus de comptabilisation, gestion
des matières et les différents aspects relatifs à l’élaboration d’un manuel de procédures, nous
aborderons dans ce chapitre l’approche méthodologique de notre étude à travers un modèle
d’analyse et des outils de collecte et d’analyse des données qui nous ont permis de concevoir
le manuel de procédures.
3.1. Modèle d’analyse
Notre modèle d’analyse est une représentation schématique constituée de quatre phases et de
neuf étapes. Il est illustré à travers la figure n°1 présentée ci-dessous :
ES
C
Figure 1 : Modèle d’analyse méthodologique
AG
PHASES
OUTILS
ETAPES
IB
-B
Interview
Analyse
documentaire
Prise de connaissance
générale
O
LI
PREPARATION
Inventaire des
procédures existantes
QCI
Test de conformité
Test de permanence
Grille de séparation
E
Evaluation des
procédures actuelles
U
EQ
TH
-Interview
-observation
REALISATION
Elaboration d’une
cartographie des
risques
Rédaction du manuel
de procédures
FINALISATION
Recommandations
Cartographie
-QCI
Test de conformité
Grille de séparation
des taches.
Source : nous-même
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
38
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
3.2. Outils de collecte et d’analyse des données
La réussite d’une bonne comptabilité des matières nécessite des techniques et outils de
collecte de données. En effet, ces outils de collecte et d’analyse des données sont nombreux et
conçus par des spécialistes. Les premiers outils sont des méthodes et techniques utilisées en
vue d’obtenir l’information nécessaire sur la DGP, particulièrement sur la gestion des
matières. Le second intervient pour l’analyse à travers des tests, de questionnaire de contrôle
interne et grille de séparation.
3.2.1. Outils de collecte des données
Notre objectif étant de recueillir le maximum d’informations sur le fonctionnement et les
C
ES
procédures de gestion des achats et de la trésorerie, la collecte des données se fera auprès des
différents responsables de l’entreprise. Nous le ferons à travers l’analyse documentaire et les
AG
interviews.
Analyse documentaire
IB
-B
3.2.1.1.
Selon Blanquet (2004 : 2), l’analyse documentaire est une opération qui consiste à présenter
O
LI
sous forme concise et précise des données caractérisant l’information contenue dans un
ensemble de documents ou non. Elle est utilisée pour décrire et caractériser le contenu du
TH
document.
EQ
Nous allons étudier dans cette étape, la documentation existante relative au service
E
U
comptabilité des matières pour avoir une bonne connaissance de l’activité et de l’organisation
(organigramme, règlements intérieur ainsi que tout autre document interne (tels que le texte
de collectivités locales au Sénégal) L’objectif est de déterminer les écarts et de faire les
analyses et interprétations y afférentes.
3.2.1.2.
Interviews
LEMANT (1995 : 181) définit l’interview (annexe 3, page115), comme étant « un entretien
avec une personne en vue de l’interroger sur ses actes, ses idées, etc., et de divulguer la teneur
de l’entretien». L’interview est très importante pour une qualité des informations spécifiques
recherchées. En, effet les entretiens sont très utiles pour la description des processus sous
l’angle des risques et de son dispositif de contrôle interne.
ABA Soumalé Marie- Josée
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39
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Nous avons remis un guide d’entretien au Comptable des matières qui l’a rempli, après nous
avons eu à travailler ensemble sur les points assez confus pour lui, cet entretien avait pour but
de rassembler leurs points de vue, identifier les niveaux hiérarchiques, la façon dont les
contrôles sont conçus et effectués.
3.2.1.3.
L’observation
L’entretien étant insuffisant pour bien comprendre les procédures, l’observation va permettre
de mieux cerner les procédures mises en place par l’entreprise et même valider les entretiens
que l’auditeur a eus avec le personnel de l’entreprise.
Dans le cas de notre mission nous avons eu à faire une visite inopinée au comptable matière
C
ES
en vue de vérifier les réponses mentionnées dans le guide d’entretien.
AG
3.2.2. Outils d’analyse des données
synthèse générale de l’étude.
Questionnaire de contrôle interne
O
LI
3.2.2.1.
IB
-B
Les données ainsi collectées seront analysées par le moyen de certains outils en vue d’une
TH
Selon MADERS & al (2006 : 56), le questionnaire, (Annexe 2 ; page110) est un outil de
diagnostic qui a pour objectif de déterminer les forces et faiblesses apparentes du système. Du
EQ
fait de l’inexistence du manuel de procédures dans l’entreprise de construction générale, cet
U
outil nous permettra de corroborer les résultats de détection des forces et faiblesses des
processus de gestion des matières.
3.2.2.2.
E
pratiques actuelles du cycle de trésorerie. A cet effet, il sera adressé à tous les intervenants du
Test de conformité
Les tests de conformité sont importants pour s’assurer que les dispositifs de contrôle interne
ont été appliqués, ils permettent de remonter à la source en passant par les phases
intermédiaires. Pour ces tests nous nous attarderons sur les flux les plus significatifs ou
présentant les risques à forte incidence.
ABA Soumalé Marie- Josée
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40
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
3.2.2.3.
Test de permanence
Le test de permanence permet de s’assurer que les opérations sont toujours bien traitées
conformément à ce qui a été décrit lors des entretiens. Cet outil vient compléter les
descriptions obtenues lors des entretiens.
Dans le cadre notre mission, ces tests (conformité et permanence) ont portés sur un
échantillon de pièces (les fiches de consommation). La procédure d’échantillonnage a consisté
à nous rendre dans le bureau du comptable des matières et à relever, pour l’année 2011, les
fiches de consommation des matières du 2ème groupe, la situation du matériel de bureau (1er
groupe) et des consommations de carburant. Nous avons ensuite choisi de manière aléatoire
C
six fiches pour le matériel de bureau, six fiches de consommation de matières et trois dates
ES
auxquelles le carburant a été consommé. Le travail a consisté à vérifier, sur la période de
2011, les points de contrôle ci-dessous par rapport aux mouvements de stocks relatif à chaque
AG
matière :
IB
-B
o existence de l’expression de besoins (EEB) ;
o établissement de la fiche de consommation des stocks ou d’inventaire (Ets FCS/Inv.) ;
O
LI
o signature de l’agent sur la fiche d’inventaire concernée (SA) ;
o établissement du bon de sortie provisoire ou définitive (Ets BS) ;
TH
o existence de l’expression de besoins chez le comptable de deniers (EEB/ CD) ;
o désignation de la commission de réception (DCR) ;
EQ
o établissement du procès-verbal de réception (Ets PVR) ;
o établissement du bon de réception (Ets BR) ;
E
U
o signature du PVR par les membres de la commission de réception (SPVR) ;
o certification du bordereau de livraison (CBL) ;
o établissement du bon d’entrée (Ets BE).
3.2.2.4.
Grille d’analyse des tâches
C’est un outil de diagnostic qui permet de déceler sans erreurs possibles les manquements au
principe de séparation des tâches, d’analyser la charge de travail par agent, d’identifier sa
structuration et la manière dont elle est remplie. Selon RENARD (2006 : 347), elle est la
photographie à l'instant T de la répartition du travail. (Annexe 3 ; 117)
ABA Soumalé Marie- Josée
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41
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
3.2.2.5.
Carte des risques
La cartographie est un outil permettant de mesurer suivant une périodicité constante, la
progression de l’entité dans son niveau de maîtrise des risques. Selon HAMZAOUI (2005 :
35), il s’agit d’apprécier la manière dont la banque identifie, évalue, et contrôle l’incidence
des risques sur la réalisation des objectifs
Conclusion
Nous avons présenté dans ce chapitre la démarche que nous allons adopter dans le cadre de
l’élaboration du manuel de procédures de La Direction Générale du Plan. Cette démarche a
mis en évidence les différents outils d’analyses et de collectes de données qui seront utilisés
C
AG
ES
dans le cadre de nos travaux.
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
ABA Soumalé Marie- Josée
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42
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Conclusion de la première partie
Dans cette partie, nous avons mis en évidence l’importance du manuel de procédures comme
étant une garantie de la bonne exécution des opérations et des tâches au sein d’une entreprise.
La formalisation des procédures trouve son intérêt dans le fait qu’elle permet d’améliorer la
maîtrise des procédures de gestion des matières et l’amélioration de la communication au sein
de l’entreprise.
Nous avons abordé également les aspects théoriques relatifs au contrôle interne du processus
de la comptabilisation des matières.
C
Sachant que la réalisation des objectifs de l’entreprise est en partie fonction de la qualité de
ES
son dispositif de contrôle interne, nous avons jugé nécessaire de construire notre modèle
AG
d’analyse en tenant compte de l’évaluation du contrôle interne dans le but de détecter les
anomalies concernant le processus de gestion des matières.
IB
-B
La seconde partie de notre étude sera consacrée à la conception du manuel de procédures de la
Direction Générale du Plan.
O
LI
E
U
EQ
TH
ABA Soumalé Marie- Josée
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43
AG
ES
C
IB
-B
DEUXIEME PARTIE :
O
LI
CADRE PRATIQUE DE L’ETUDE
E
U
EQ
TH
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Ce cadre pratique est pour nous l’occasion de procéder à l’élaboration du manuel de
procédures lié à la comptabilité matières de la « Direction Générale du Plan ». Ce manuel
devra aider à améliorer la gestion des matières de cette entreprise.
Ainsi dans un premier chapitre, nous allons présenter la Direction générale du plan.
Le deuxième chapitre sera consacré à la description et à l’évaluation des procédures actuelles
de comptabilité matières.
Dans le troisième chapitre, nous présenterons le projet de manuel de procédures appliqué à la
comptabilité des matières et formulerons des recommandations afin d’améliorer le système
mis en place par la Direction Générale du Plan.
AG
ES
C
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
45
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
CHAPITRE 4 : PRESENTATION DE LA DIRECTION GENERALE DU PLAN
La Direction Générale du Plan a été créée par Décret N°2007-831 du 25 juin 2007, portant
répartition des Services de l’Etat et du contrôle des établissements publics, des sociétés
nationales et des sociétés à participation publique entre la Présidence de la République, la
Primature et les Ministères. La DGP est née suite à la suppression du Ministère du Plan et du
Développement Durable. Rattachée au Ministère de l’économie et des finances qui comprend
le Secrétariat général, le cabinet et les services rattachés et d’autres directions générales qui
sont :
o Direction Générale des Impôts et des Domaines (DGID) ;
C
o Direction Générale des Douanes (DGD) ;
ES
o Direction Générale de la Comptabilité et du Trésor Publique ;
o Direction Générale des Finances (DGF).
AG
Il faut noter que malgré son rattachement au MEF, la DGP est placée sous l’autorité du
4.1. Mission de la DGP
IB
-B
Directeur Général du Plan.
O
LI
D’après le décret N°2008-642 du 16 juin 2008, la DGP est chargée de proposer les
TH
orientations stratégiques à moyen et long terme de la politique économique et sociale et en
EQ
matière de population/ développement du pays. Elle explore les futurs possibles, suit
l’évolution des idées et paradigmes pouvant influencer la marche du pays et veille à la
U
durabilité des options de développement en tenant compte de la vision définie par les
E
autorités.
4.2. Structure Organisationnelle de la DGP
Au terme du même décret, la DGP comprend des services propres et des services rattachés ;
ce sont les suivants :
a) Les directions
o la Direction du Contrôle interne (DCI) ;
o la Direction des Stratégies de Développement (DSD);
o la Direction de la Planification Nationale (DPN);
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46
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
o la Direction de la Population et de la Planification du Développement Humain
(DPPDH).
b) Les Services Propres:
o le Service du Courrier Commun ;
o le Bureau de la Documentation et des Archives ;
o le Bureau Administratif et Financier.
c) Les Services rattachés:
o la Cellule de la Thématique multi pôles ;
C
o le Secrétariat de la Commission Nationale de la Population et des Ressources
ES
Humaines (CONAPORH);
(CNDD);
AG
o le Secrétariat technique de la Commission Nationale du Développement Durable
IB
-B
o le Centre d’Information et de Documentation sur la Population (CIDP).
4.2.1. La Direction des Stratégies de Développement (DSD)
O
LI
Elle est chargée de:
TH
o concevoir les stratégies du développement économique et social du pays à long
EQ
terme ;
E
o développer des modèles macro-économiques ;
U
o définir les équilibres globaux, en coordonnant tous les travaux de prospective ;
o mener des études et recherches susceptibles d’éclairer les décisions en matière de
politique économique et sociale ;
o apporter aux ministères et collectivités locales, un appui technique dans la formulation
de leurs stratégies sectorielles de développement à long terme.
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
47
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
4.2.2. La Direction de la Planification Nationale (DPN)
Elle est chargée de:
o élaborer et coordonner la politique économique et sociale à moyen terme du pays aux
niveaux national, régional et sectoriel, d’en évaluer les résultats et d’en dresser le
bilan;
o préparer le Plan d’Orientation pour le Développement Economique et Social, d’assurer
le suivi de sa mise en œuvre aux de faire l’évaluation des projets et programmes de
développement.
4.2.3. La Direction de la Population et de la Planification du Développement
C
Elle est chargée de:
AG
ES
Humain (DPPDH)
IB
-B
o concevoir la politique en matière de population/développement et de coordonner le
suivi et l’évaluation de sa mise en œuvre ;
o préparer les Programmes d’Actions et d’Investissements prioritaires en matière de
O
LI
population (PAIP),
o suivre l’impact social des politiques ;
TH
o élaborer les instruments et les outils d’aide à la décision en matière de planification
E
U
4.2.4. La Direction du Contrôle interne (DCI)
EQ
sociale.
Elle est chargée de:
o veiller à l’application des directives issues des rapports de l’Inspection générale des
finances ainsi que de celles des autres corps de contrôle ;
o veiller à l’application des instructions et directives présidentielles ;
o assister le Directeur Général dans le contrôle de la gestion du personnel, du matériel et
des crédits de l’ensemble des services placés sous sa responsabilité ;
o effectuer toute mission d’enquête, de vérification et de contrôle qui lui est confiée par
le Directeur général du Plan.
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
48
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
La DGP ne dispose pas d’organigramme formalisé, suite à la prise de connaissance du décret
portant organisation de ladite direction, nous avons formalisé un organigramme qui retrace
l’organisation même de la DGP (voir annexe N°1, page 107).
Notre stage a été effectué à la division comptabilité matière du service bureau de gestion, que
nous allons présenter dans la section suivante.
4.3. Le Bureau de Gestion
Le bureau de gestion comprend :
o le gestionnaire de deniers ou comptable des deniers ;
C
o le comptable matières;
ES
o l’assistante du gestionnaire de deniers.
AG
a. Le gestionnaire des deniers
IB
-B
Il est chargé de la partie finance du bureau de gestion. Il est aussi chargé de la sélection des
fournisseurs, de l’élaboration des états financiers et du budget du bureau de gestion.
O
LI
b. Le comptable matières
TH
Le comptable matières gère le patrimoine de la DGP, c’est à dire les fournitures de bureaux,
EQ
le mobilier de bureaux, matériels informatiques, transport etc. Il s’occupe de leur
comptabilisation, et est tenu aussi d’effectuer les inventaires.
E
U
c. L’assistante du gestionnaire de deniers
Elle est chargée de toute la saisie, d’établir les rapports et autres comptes rendus.
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
49
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Figure 2 : Organigramme du bureau de Gestion
Direction
Générale
Comptable
Matières
Gestionnaire des
deniers
Assistante
Gestionnaire
Source : nous-même (à partir de l’interview).
AG
ES
C
Conclusion
A travers ce chapitre, nous avons présenté la DGP, son historique, ses missions, son
IB
-B
organisation. Le but de notre étude étant l’élaboration d’un manuel de procédures relatif a la
comptabilité et gestion des matières, nous examinerons dans le chapitre suivant les procédures
actuelles afin de déceler d’éventuels risques qui pourraient survenir
O
LI
E
U
EQ
TH
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
50
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
CHAPITRE
5:
DESCRIPTION
ET
EVALUATION
DES
PROCEDURES
ACTUELLES
Dans ce chapitre, nous allons nous intéresser à la description et à l évaluation du processus de
la comptabilité des matières existant afin de déceler les forces et les faiblesses. Ensuite nous
identifierons les dispositifs adéquats permettant de maitriser les risques liés à la comptabilité
et à la gestion des matières.
5.1. Description des procédures de la comptabilité des matières existantes
A la Suite de nos différents entretiens effectués avec le comptable des matières, nous avons
pu décrire les procédures suivantes :
ES
C
l’expression des besoins ;
-
la vérification de l’existence des matières en stock ;
-
enregistrement des matières disponibles en sortie ;
-
transmission de l’expression des besoins au comptable des deniers si non disponibles en
AG
-
IB
-B
stock ;
la passation des commandes ;
-
la réception des matières ;
-
le stockage ;
-
la vérification du COF ;
-
enregistrement en entrée puis en sortie ;
O
LI
-
E
U
EQ
TH
5.1.1. Expression des besoins
L’agent demandeur exprime ses besoins et les transmet par écrit ou le plus souvent
verbalement au comptable des matières. Notons également qu’en début d’année, le comptable
des matières collecte toutes les demandes des agents de la Direction Générale du Plan pour en
faire une demande généralisée et plus précise des besoins ; puis il le transmet au comptable
de deniers pour acquisition des matières.
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
51
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
5.1.2. La vérification de l’existence des matières en stock
Le comptable des matières, dès réception de l’expression de besoins de l’agent, procède à une
vérification de l’existence des matières demandées au niveau du stock. Deux situations
peuvent se présenter : soit les matières sont disponibles, soit ne le sont pas.

Les matières sont disponibles en stock
Lorsque les matières demandées sont disponibles, le comptable des matières établit une fiche
de consommation de stock des matières pour le 2e groupe où il actualise la fiche d’inventaire
individuel contradictoire des matières du 1er groupe du service demandeur. Seule la fiche
d’inventaire des matières du 1er groupe est signée par l’agent et le comptable des matières
ES
C
avant classement.
AG
Ensuite, le comptable des matières remet les matières à l’agent et établit un bon de sortie qui
est signé par les deux parties présentes.
IB
-B
Périodiquement (mois ou trimestre), il fait le récapitulatif des fiches de consommation des
matières pour avoir une idée claire de l’existant.
O
LI

Les matières ne sont pas disponibles en stock
TH
Dans ce cas, le comptable des matières transmet l’expression de besoins au comptable de
5.1.3. Passation des commandes
E
U
EQ
deniers pour l’acquisition des matières.
Après l’approbation du besoin par le Directeur général, le comptable des deniers procède à la
sélection des fournisseurs. Il contacte les différents fournisseurs pour prendre des
renseignements sur les prix et les conditions de vente. Après la phase de consultation des
fournisseurs, il retient le fournisseur qui offre le meilleur produit avec les meilleures
conditions de vente. Enfin, il procède à la passation de la commande. Il faut noter que la
passation de commande ne se fait pas à l’aide d’un bon de commande. Elle se fait par simple
appel téléphonique au fournisseur sélectionné.
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
52
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
5.1.4. La réception des matières
Il existe une commission chargée de la réception des matières. Cette
commission de
réception est composée du comptable de deniers, du comptable matières et un autre membre
choisi par la direction générale. Elle procède à des vérifications lors de leur livraison par le
fournisseur. Au comptable des matières, membre de cette commission de réception, est remis
le bordereau de livraison. Il établit aussi le procès-verbal de réception qu’il fait signer aux
membres de la commission de réception.
5.1.5. Le stockage des matières
Le comptable des matières procède au stockage des articles dans son bureau. Il envoie,
C
ES
ensuite, un courrier d’information au COF qui est délégué par la Direction Générale des
Finances (DGF) pour constater la livraison effective des matières. Cette dernière tâche peut
AG
être exécutée par le comptable de deniers.
IB
-B
5.1.6. La vérification du Contrôleur des opérations financières (COF)
Le COF contrôle l’effectivité de la livraison des matières et appose sa signature sur le
O
LI
bordereau de livraison pour approbation. Il remet le bordereau signé au comptable des
matières pour archivage.
EQ
TH
5.1.7. L’enregistrement des mouvements
U
Le comptable des matières établit un bon d’entrée après la réception des matières et met à
E
jour le grand livre des comptes.
Ensuite, le comptable des matières remet les articles demandés à l’agent et établit un bon de
sortie provisoire ou définitive.
Périodiquement (mois ou trimestre), le comptable des matières fait le récapitulatif des fiches
de consommation des matières pour avoir une idée claire de l’existant.
En fin d’année, il prépare le relevé récapitulatif des matières pour constater le stock final.
ABA Soumalé Marie- Josée
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53
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Il n’y a pas de logiciel de comptabilité, la comptabilité se fait manuellement. Les
amortissements sur les matières du premier groupe ne sont pas calculés ; il n’y a pas de
méthodes de sortie des stocks ni de valorisations.
5.1.8. Inventaire Physique
L’inventaire se fait par le comptable de matières à l’aide des bons d’entrée et des fiches de
consommations.
Il fait une différence par articles entre les entrées et la consommation pour voir ce qui reste en
stock. Par exemple pour les stylos, s’il a reçu dix et que sur ses fiches de consommation sept
sont sortis donc sur la fiche de stock disponible il met trois stylos.
ES
C
5.2.
Evaluation des procédures existantes
AG
Cette évaluation a consisté à l’appréciation du système de contrôle interne existant, la finalité
IB
-B
étant de dégager les points forts et faibles des dispositifs mis en place pour maitriser les
risques liés au processus de la comptabilité matières. Les points forts sont des aspects du
système à maintenir, tandis que les points faibles sont des aspects à améliorer. Le résultat de
O
LI
l’évaluation se trouve dans la matrice des risques (Figure 3 ; 60)
EQ
TH
5.2.1. Identification des risques
L’utilisation d’outils d’analyse tels que le questionnaire de contrôle interne ,la grille d’analyse
E
liés au processus de la comptabilité matières.
U
des tâches ainsi que les différents entretiens réalisés nous ont permis d’identifier les risques
Pour une meilleure compréhension des risques liés au processus de la comptabilité matières,
nous allons identifier les risques liés à chaque processus et synthétisés dans le tableau
suivant :
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
54
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Tableau 5 : Identification des risques liés aux processus de la comptabilité matière
Sous processus
Risques liés aux sous processus
Expression interne
des besoins
-
Passation des
commandes
Réception des
matières
Sortie des matières
AG
ES
C
Gestion des
matières
mauvaise description des besoins ;
demande de matériel non nécessaire ou inopportun ;
demande non autorisée.
détournements ;
erreurs de commandes ;
commandes fictives.
absence de transmission de PV de réception ;
omission ;
réception tardive ;
non codification des immobilisations reçues.
vols ou pertes des matières ;
détérioration ;
absence de police ;
d’assurance pour les stocks ;
insuffisance ou inadéquation des aires de stockages ;
incendie ou inondation.
sortie anarchique des matières ou de quantités
disproportionnées au besoin réel ;
prélèvements exagérées ;
détournement des matières.
cession sans autorisation hiérarchique ;
cession inefficiente des immobilisations ;
non comptabilisation des immobilisations cédées ;
destruction d’immobilisation non autorisées.
omissions dans la comptabilisation ;
absence de comptabilisation ;
matière comptabilisée sur le mauvais exercice ;
comptabilisation sans support.
inventaire non fiable, mal organisé (difficulté de comptage);
stocks en comptabilité erroné ;
non immatriculation des stocks ;
inventaire non exhaustif ;
non mise à jour des fichiers après l’inventaire ;
non comptabilisation des écarts.
non ajustement des comptes d’immobilisation ;
base non fiables pour la détermination des amortissements et
provisions ;
erreur de comptabilisation des amortissements et provisions.
valorisation des stocks erronés ;
la surévaluation des stocks ;
l’inexactitude du montant comptable des stocks.
E
U
ABA Soumalé Marie- Josée
EQ
Inventaire Physique
TH
-
Comptabilisation des
matières
O
LI
Valorisation et
dépréciation des
stocks
Cession, destruction
des immobilisations
IB
-B
Travaux de
régularisation
-
5ème Promotion MPACG- CESAG
55
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
5.3. Evaluation des risques
Une fois les risques identifiés, il est nécessaire rattacher a chaque risque des dispositifs pour
leur maitrise.
Tableau 6 : Dispositifs de maitrise des risques liés à la comptabilité matière
Sous processus
Expression interne
des besoins
AG
ES
C
Dispositifs de maitrises de risques
L’expression des besoins doit donner l’assurance que les demandes d’achats
émises par les services sont effectuées par des responsables habilités ; et
qu’elle soit préalablement budgétisée ou expressément autorisée.
Passation des
Les matières doivent garantir la passation des commandes dans les délais
commandes
raisonnables.
De même, un suivi adéquat des commandes non honorées et la relance
systématique des fournisseurs.
Réception des
Les réceptions doivent faire l’objet de l’établissement des procès-verbaux de
matières
réception.
Les matières réceptionnées doivent donner l’assurance d’une identification
systématique.
Gestion des matières Assurance des locaux et matières ;
accès limité aux personnes autorisées ;
système de protection contre les incendies et inondations ;
fixation du stock minimal.
Sortie des matières
Définir les modalités de sortie de matières ;
Les sorties doivent faire l’objet d’éditions de bon sortie provisoire pour les
entretiens ou réparation et définitif pour les biens qui sortent du stock.
Cession, destruction Les cessions doivent faire l’objet d’autorisations et être communiquées sans
des immobilisations délai à la comptabilité.
Elles doivent être accompagnées de factures de ventes ou d’avis de
destruction.
Comptabilisation des La comptabilité doit s’assurer que:
matières
-elle reçoit tous les documents comptables (bon de commande, livraison, PV
de livraison signé) ;
-elle les comptabilise tous ;
Les procédures doivent définir les supports de transmission de l’information ;
Mise à jour régulière des fiches au fur et à mesure des mouvements.
Inventaire Physique -Des responsables désignés d’avance par la direction générale ;
-Existence d’une procédure d’inventaires exhaustifs.
Travaux de
-Définir le mode de calcul des amortissements ;
régularisation
-Définir les matières amortissables.
Valorisation et
Définir la méthode de valorisation et des détériorations des stocks
dépréciation des
stocks
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
56
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
5.4. Elaboration de la cartographie des risques
Cette phase d’évaluation assez longue n’étant pas le sujet de notre étude, nous allons juste
présenter la matrice des risques que nous avons obtenus à la fin de notre évaluation.
La matrice des risques permet de connaître les profils des risques identifiés. Son analyse
oriente le choix des actions à mettre en œuvre pour gérer convenablement ces risques.
5.4.1. Présentation de la matrice des risques
La présentation de la matrice des risques consiste à formaliser les risques sur une cartographie
afin d’en permettre une bonne lecture. Seuls les risques les plus significatifs, ceux dont la
C
criticité est supérieure ou égale à dix (10), seront formalisés sur la cartographie. La matrice
ES
des risques est présentée par la figure ci-dessous :
AG
Figure 3 : Matrice des risques opérationnels du processus de gestion des matières de la
IB
-B
DGP
- Demande non
Mauvaise
planification
besoins
des
autorisée
Absence de police
O
LI
Très forte
- Absence d’un bon
d’assurance
d’entrée
TH
Forte
Mauvaise description
Non stockage
des besoins
des matières
EQ
Sortie
Livraison
Moyenne
falsifiée
des
matières
E
U
tardive
Réception
Faible
frauduleuse
Très faible
Insignifiant
Mineur
Moyen
Majeur
Catastrophique
IMPACT DU RISQUE
SOURCE : Nous même
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
57
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
5.4.2. Analyse de la matrice des risques
L’analyse facilite la compréhension de la cartographie pour une meilleure gestion des risques.
A l’analyse, cette cartographie compte :
o les risques majeurs situés dans la zone rouge : ce sont des risques inacceptables
nécessitant des actions immédiates de la DGP afin de les mettre rapidement sous
contrôle. Ce profil de risques nécessite une surveillance accrue en renforçant l’audit et
le contrôle interne ;
o les risques moyens situés dans la zone jaune : ce sont des risques moins sévères que
les premiers. Quoique tolérable, ces risques doivent faire l’objet d’un suivi et d’une
C
ES
surveillance réguliers afin de les ramener à un niveau plus bas.
AG
Le résumé de l’analyse de la matrice se présente dans le tableau suivant :
Zone de risque
IB
-B
Tableau 7 : Analyse de la matrice des risques
Profil des Commentaires
Majeurs
O
LI
risques
Les risques ont un niveau élevé alors que le contrôle interne
TH
ne dispose pas d’outils pour les maîtriser. Il faut une action
Moyens
EQ
immédiate et forte pour traiter rapidement ces risques.
Les risques ont un niveau moyen. Leur maîtrise passe par une
Mineurs
E
U
amélioration du niveau du contrôle interne
Les risques ont un niveau faible, ils sont mis sous contrôle.
Cependant, un suivi périodique de ces risques serait le gage de
leur maîtrise complète.
Source : Nous même
L’analyse de la cartographie des risques faite, nous nous attèlerons à formuler quelques
orientations.
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
58
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
5.5. Orientation du manuel de procédures
Les orientations du manuel de procédures de la comptabilité matières ont été définies avec le
concours du comptable matières. Avec lui, nous avons définis les objectifs, le contenu, et la
forme du manuel de procédures. Quant au mode d’utilisation, les modalités de mise à jour et
la structuration, il les a laissés à notre appréciation.
5.5.1. Objectifs du manuel de procédures
Le présent manuel de procédures décrit de manière détaillée et explicite la nature et le contenu
des tâches qui doivent être exécutées pour chacune des opérations de gestions des matières. Il
s’agit de préciser pour chaque tâche, les principales actions à entreprendre, ainsi que les
C
suivants :
AG
ES
personnes concernées par l’exécution. Les objectifs visés par ce présent manuel sont les
o expliquer les modalités d’application des différentes procédures suivant les activités de
IB
-B
l’entreprise ;
o situer les différentes responsabilités ;
o
former le personnel ;
O
LI
o faciliter les opérations de contrôle.
TH
Par ailleurs le présent manuel doit permettre aux personnes nouvellement recrutées de
EQ
comprendre très rapidement l’organisation générale du travail et de disposer d’une source
d’information exhaustive, sur les procédures et outils internes.
E
U
Ce présent manuel doit aussi permettre à la DGP de maitriser ses risques avec tous les
dispositifs énumérés ci-dessus nous ne pouvons pas les intégrer tous; donc nous allons
prendre certains dispositifs qui nous permettrons de réduire les risques majeurs :
o souscription d’une police d’assurance pour les locaux ;
o formalisation des documents comptables ;
o mise en place d’une équipe d’inventaire ;
o supervision hiérarchique et contrôles permanents
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
59
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
5.5.2. Structure du manuel de procédures
Avant d’entamer des procédures, nous avons défini la structure du manuel. A ce niveau, notre
choix s’est porté sur un modèle de présentation qui permet à l’agent utilisateur d’identifier
rapidement la tâche à exécuter, les personnes qui interviennent pour la réalisation de la tâche,
la manière dont elle est réalisée ainsi que les supports permettant sa réalisation. La
structuration retenue est présentée comme suit :
Tableau 8 : Proposition de structure du manuel de procédures
Mise à jour :
DIRECTIONGENERALE
MANUEL DE PROCEDURES
C
DU PLAN
Septembre 2011
Support(s)
Tâches à exécuter
E
U
EQ
TH
Intervenants
N°
Page
O
LI
Opération
Référence :
Edition
IB
-B
SOUS PROCEDURE
AG
ES
PROCEDURE :
COMPTABILITE DES MATIERES
Source : nous même.
5.5.3. Mode d’utilisation du manuel
Pour faciliter l’utilisation de ce manuel, chaque procédure sera décrite dans un tableau réparti
en quatre colonnes : étapes, intervenants, tâches, référence du support.
o la colonne « étapes » indique le niveau de l’opération de la procédure ;
o la colonne « intervenants » permet d’identifier les différents agents impliqués dans
l’exécution de la procédure ;
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5ème Promotion MPACG- CESAG
60
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
o la colonne « tâches » décrit ce qui doit se faire à chaque étape de la procédure ;
o la colonne « référence support » indique les outils utilisés pour la matérialisation de la
tâche ;
Signalons que ce manuel peut faire l’objet de mises à jour en tenant compte de l’évolution de
l’organigramme de la DGP.
5.5.4. Mise à jour
Ce manuel de procédures mis en place et servant de système de gestion des matières pourrait
enregistrer des modifications pour les raisons suivantes :
C
o améliorations des procédures existantes décidées par la direction générale du plan ;
ES
o modifications des procédures décidées par la direction générale du plan en
AG
collaboration avec le ministère de l’économie et des finances
pour répondre à des
besoins d'informations nouveaux ;
les règles comptables.
IB
-B
o application de nouveaux textes et décrets concernant les lois sur les entreprises et
O
LI
E
U
EQ
TH
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
61
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
CHAPITRE 6 : PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE LA
COMPTABILITE DES MATIERES
Dans ce chapitre, nous ferons une proposition de manuel de procédures et des
recommandations relatives au contrôle interne, à la gestion de la comptabilité des matières et
à l’application du manuel des différentes procédures à savoir celles des matières du premier
groupe (immobilisations) et celles des matières du deuxième groupe (stocks).
Nous présenterons le manuel que nous avons conçu, nous mettrons en exergue pour chacune
des procédures son objet, son champ d’application, les règles de gestions et les objectifs du
contrôle interne.
C
ES
Nous présenterons deux procédures, à savoir celle relative à la gestion des matières du
premier groupe (immobilisations) et celle liée à la gestion des matières du deuxième groupe
AG
(stocks).
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
62
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
6.1. Présentation du Manuel de Procédures
Mise à jour :
DIRECTION
Septembre
MANUEL DE PROCEDURES DE LA
GENERALE
2011
DU PLAN
COMPTABILITE MATIERES
Référence
Edition
PROCEDURES : CYCLE DES MATIERES DU PREMIER GROUPE
Page
SOUS PROCEDURES ET INDEX
ES
C
SOUS PROCEDURES
INDEX
AG
ENTREE DES IMMOBILISATIONS
CM1-01
SUIVI DES IMMOBILISATIONS
CM1-02
IB
-B
CM1-03
INVENTAIRE PYSIQUE DES IMMOBILISATIONS
CM1-04
COMPTABILISATION DES IMMOBILISATIONS
CM1-05
O
LI
SORTIE DES IMMOBILISATIONS
E
U
EQ
TH
ABA Soumalé Marie- Josée
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« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
MANUEL DE PROCEDURES DE LA
DIRECTION
GENERALE
Mise à jour
Septembre
COMPTABILITE MATIERE
DU PLAN
2011
PROCEDURES : ENTREE DES IMMOBILISATIONS
SOUS PROCEDURES : RECEPTION DES IMMOBILISATIONS
Edition N°1
CM 1-01
Page :
1. Objectifs de la procédure
S’assurer que les entrées d’immobilisations sont traitées rapidement et correctement.
ES
C
2. Champ d’application
AG
La procédure s’applique à toutes les entrées des immobilisations dans le patrimoine de la
DGP.
IB
-B
3. Objectifs du contrôle interne
O
LI
La procédure mise en place doit donner l’assurance que :
TH
o les livraisons sont conformes aux commandes ;
EQ
o les livraisons effectuées par les fournisseurs sont réceptionnées rapidement et
o les entrées de stocks enregistrées sont réelles et exhaustives.
E
U
correctement ;
4. Règle de gestion
o Toute acquisition d'immobilisation doit se faire conformément à la procédure de
passation des marchés.
o Toutes les immobilisations doivent être codifiées dès leur réception par le responsable
magasin avant leur mise en service.
o Un dossier immobilisation et un fichier informatique d’immobilisation seront
respectivement tenus par le comptable des deniers et le comptable matière Ce système
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5ème Promotion MPACG- CESAG
64
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
permettra d'avoir deux sources pour les mêmes données et de garantir la fiabilité des
informations ;
o toute acquisition d'immobilisation doit être inscrite au budget de l'exercice en cours, à
défaut, elle doit être autorisée par le comité de direction en tenant compte des seuils de
signification.
5.
Liste des opérations
o réception des immobilisations ;
o affectation et mise en service des immobilisations ;
AG
ES
C
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
65
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
DIRECTION
Mise à jour
MANUEL DE PROCEDURES DE LA
GENERALE
Septembre 2011
COMPTABILITE MATIERE
DU PLAN
Edition N°1
PROCEDURES : ENTREE DES IMMOBILISATIONS
CM 1-01
SOUS PROCEDURES : RECEPTION DES IMMOBILISATIONS
Page
Intervenants
Documents
O
LI
E
U
EQ
TH
ABA Soumalé Marie- Josée
IB
-B
Commission de réception
La réception des immobilisations est effectuée conformément à la
commande (se munir du BC, valider le BL) ;
Si une immobilisation est réceptionnée, le magasinier établit en triple BC, BL
exemplaires un bon de réception, transmet un exemplaire au comptable
matière pour contrôle ultérieure de la facture.
Livraison non-conforme à la commande.
Biens non conformes ou défectueux dans leur totalité :
 refuser la livraison et mentionner le motif « refus »sur le bordereau
de livraison ;
 remettre le bordereau au livreur ;
 rendre compte au Secrétaire Exécutif et reprendre contact avec le
fournisseur pour régler les points litigieux.
Livraison partiellement conforme à la commande.
 Informer le Secrétaire Exécutif de la situation ;
 procéder ensemble avec le Responsable du bénéficiaire, au contrôle
du bien livré et décider soit de refuser la totalité de la livraison soit
d’accepter les biens conformes à la commande.
 dans l’hypothèse d’une acceptation partielle, mentionner les réserves
sur le bordereau de livraison et le signer.
 reprendre contact avec le fournisseur pour régler les points litigieux.
Biens en bon état et bordereau de livraison conforme au bon de
commande.
 Signer le bordereau de livraison du fournisseur ;
 garder un exemplaire du bordereau et remettre les autres
exemplaires au fournisseur.
AG
Responsable de la commission de réception
Comité de réception
ES
Réception des immobilisations
Tâches
C
Opération (1)
6. Description de la procédure
5ème Promotion MPACG- CESAG
66
Documents
Intervenants
Tâches
OUVERTURE DES DOSSIERS
Dès réception d’une copie du bon de commande, le comptable
matière ouvre un dossier d’immobilisation (une chemise cartonnée) ;
affecte un numéro au dossier d’immobilisation ouvert.
Ce numéro est sur 8 positions numériques :
 première position l’année d’acquisition ;
 positions suivante numéro d’ordre séquentiel
Exemple : Le numéro 2012 0003 correspond à la troisième
immobilisation de l’exercice2012.
MISE À JOUR DES DOSSIERS
Au fur et à mesure de la réception des documents concernant les
immobilisations (bon de réception, copie facture fournisseur etc.), le
responsable des magasins :
 classe les documents reçus dans le dossier immobilisation
correspondant ;
 renseigne la couverture du dossier au fur et à mesure de leur
disponibilité.
• libellé: de l’immobilisation ;
• quantité: nombre de l’immobilisation ;
• date d’entrée;
• date: de mise en service ;
• inventaire :
numéro
de
l’identification
de
l’immobilisation ;
• financement : sous de financement ;
• amortissable : si le bien est amortissable ou non.
 attribue à l’immobilisation un code unique d’identification au
moyen de plaques métalliques ou d’étiquettes.
NB : le code peut indiquer : la nature de l’immobilisation
Exemple : MIO2 (Matériel Informatique Ordinateur 2)
O
LI
Dossier des immobilisations
IB
-B
Le comptable matière
Le responsable du magasin
AG
ES
C
Gestion des dossiers d’immobilisation
Opération
(2)
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Le comptable
matière
Codification des
immobilisations
Codification des
immobilisations
E
U
EQ
TH
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5ème Promotion MPACG- CESAG
67
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
MANUEL DE PROCEDURES DE LA
DIRECTION
GENERALE
Mise à jour
Septembre
COMPTABILITE MATIERE
DU PLAN
2011
PROCEDURES : ENTREE DES IMMOBILISATIONS
SOUS PROCEDURES : AFFECTATION ET MISE EN SERVICE DES
IMMOBILISATIONS
Edition N°1
CM 1-01
Page :
1. Objectifs de la procédure
ES
C
S’assurer que le bien est affecté au bénéficiaire qui en a fait la demande après avoir respecté
AG
le processus de mise à disposition.
2. Champ d’application
IB
-B
La procédure s’applique à toutes les entrées des immobilisations dans le patrimoine de la
EQ
La procédure doit donner l’assurance :
TH
3. Objectifs du contrôle interne
O
LI
DGP.
E
o d’une identification systématique de ces utilisateurs.
U
o d’une affectation rapide des immobilisations réceptionnées ;
4. Règle de gestion
o affecter le bien au service demandeur avec une attestation de mise en service.
o une fiche individuelle doit accompagner toutes les mises en service.
o cette fiche doit comprendre la liste des immobilisations disponible dans ce service et
leurs codes.
5. Liste des opérations
Affectation et mise en service des immobilisations
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
68
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
DIRECTION
MANUEL DE PROCEDURES DE LA
Mise à jour
GENERALE DU
Septembre
COMPTABILITE MATIERE
PLAN
2011
Edition N°1
PROCEDURES : ENTREE DES IMMOBILISATIONS
CM 1-01
SOUS PROCEDURES : AFFECTATION ET MISE EN SERVICE DES
Page
IMMOBILISATIONS
Documents
IB
-B
 établit une attestation de mise en service en 2
exemplaires ;
 livre l’immobilisation au bénéficiaire après lui avoir fait
signer l’attestation ;
 remet un exemplaire de l’attestation à l’entité
bénéficiaire ;
 agrafe l’attestation de mise en service au BL
 remplit la fiche individuelle et le remettre à l’agent.
 inscrit l’immobilisation dans le registre des
immobilisations de l’entité concernée:
• type d’immobilisation
• date d’acquisition
• date de mise en service
• date de sortie
 saisit
l’immobilisation dans
le fichier
des
Immobilisation
O
LI
E
U
EQ
TH
ABA Soumalé Marie- Josée
Le dossier des immobilisations Attestation de mise en
service
Intervenants
AG
Le comptable matière
(3)
Tâches
ES
Mise en service des immobilisations et mise à jour du fichier
d’immobilisation
C
Opération
6. Description de la procédure
 assure le suivi du bien qui est sous sa responsabilité ;
 informe le responsable magasin en cas de détérioration,
transfert et perte.
5ème Promotion MPACG- CESAG
69
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
DIRECTION
Mise à jour
GENERALE
septembre
DU PLAN
MANUEL DE PROCEDURE DE LA COMPTABILITE
DES MATIERES
2011
Edition 2011
PROCEDURES : CYCLE DES IMMOBILISATIONS
SOUS PROCEDURES : SUIVI DES IMMOBILISATIONS
Edition N°1
CM 1-02
Page :
ES
C
1. Objectifs de la procédure
Cette procédure a pour objectif d’assurer une maintenance régulière et la réparation des
AG
immobilisations de la DGP.
IB
-B
2. Champ d’application
La procédure s’applique à toutes les entrées des immobilisations dans le patrimoine de la
Les procédures doivent donner la garantie :
EQ
TH
3. Objectifs du contrôle interne
O
LI
DGP.
o d’un suivi satisfaisant des entrées et retraits d’immobilisations par des mises à jour
E
U
régulières du fichier d’immobilisation ;
o d’une concordance stricte à la fin de chaque période, entre les totaux de ce fichier avec
les soldes comptables.
4. Règle de gestion
o l’entretien périodique et de réparation des immobilisations doit faire l’objet d’un
contrat d’entretien avec un prestataire de service ;
o l’Auditeur Interne doit s’assurer par tout moyen que l’entretien de ces immobilisations
se fait régulièrement et correctement de manière à permettre leur fonctionnement
optimal des immobilisations ;
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
70
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
o tout entretien et réparation d’immobilisation doit faire l’objet d’un bon de commande
établi sur la base d’un devis ;
o les immobilisations ne pouvant pas être réparées sur place feront l’objet d’un bon de
sortie.
5. Liste des opérations
Les opérations relatives à cette procédure sont les suivantes :
5.1. Entretien des immobilisations
o suivi de l’exécution du contrat d’entretien ;
C
o production du rapport Suivi ;
ES
o validation du rapport de suivi ;
AG
o règlement des litiges.
5.2. Réparation des immobilisations
IB
-B
o détection de l’anomalie ;
o entrée en contact avec le prestataire ;
O
LI
o établissement du bon de commande ;
o réception de la facture.
E
U
EQ
TH
o réception de l’immobilisation après la réparation ;
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
71
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
DIRECTION
MANUEL DE PROCEDURES DE
GENERALE DU PLAN
LA COMPTABILITE MATIERE
Mise à jour
Septembre 2011
Edition N°1
PROCEDURES : CYCLE DES IMMOBILISATIONS
CM 1-02
SOUS PROCEDURES : SUIVI DES IMMOBILISATIONS
Page
6. Description de la procédure
Documents
Intervenants
ES
C
Opération
(4)
Tâches
AG
Suivi de l’exécution du contrat d’entretien
normalement.
Production du rapport Suivi

dresse trimestriellement un rapport de suivi des contrats
d’entretiens.
TH

O
LI
Joint les justificatifs des travaux d’entretiens au rapport et
transmet l’ensemble au responsable administratif
Validation du rapport de suivi
U

EQ
Le comptable des matières
prestataire de service, que les entretiens périodiques sont effectués
IB
-B
Entretien des immobilisations
S’assure, conformément aux clauses du contrat liant la DGP au
apprécie le rapport de suivi, fait ses observations éventuelles ;
Le comptable
de deniers
E
vise le rapport définitif ;
conserve l’original du rapport définitif et transmet une copie du rapport
de suivi à l’entité bénéficiaire du bien.
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
72
Documents
Intervenants
(5)
Opération
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Tâches
Bon de réparation




signale la panne à l’Assistant Administratif ;
établit un bon de réparation et fait signer le bon par l’utilisateur ;
transmet le bon au responsable administratif ;
signe le bon en cas d’approbation et le transmet à l’assistant
administratif ;
 dans le cas contraire, retourne le bon à l’assistant administratif avec
mention du motif du refus.
AG
Bon de réparation
ES
C
Utilisateur, Agent
Détection de l’anomalie
Bon de réception
Établissement du bon de commande
TH
A la réception du diagnostic et du devis, établit une demande d’achat à
laquelle sont joints le devis et le diagnostic le transmet l’ensemble au
comptable des deniers pour l’établissement du BC.
U

Fiches de réparation et bon de livraison
EQ
Le comptable des matières
A la réception du bon approuvé par le responsable administratif, prend
contact avec le prestataire pour établir un devis et un diagnostic selon les
procédures de passation de marché adéquates.
O
LI
établit le BC sur présentation de la demande d’achat signé par
l’assistant administratif ou du bon de réparation ;
fait signer le BC par le Secrétaire Exécutif.
E
Le comptable des deniers
IB
-B
Réparation d’immobilisation
Entrée en contact avec le prestataire

Réception de l’immobilisation après la réparation
Si la réparation est satisfaisante, signe le bon de livraison du prestataire,
sinon fait reprendre la réparation par le prestataire ; établit une fiche de
réception ; remet le bien à l’utilisateur contre décharge de la fiche de
réception ; classe la fiche dans le dossier « entretien immobilisation »
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
73
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
DIRECTION GENERALE
MANUEL DE PROCEDURES DE LA
Mise à jour
COMPTABILITE MATIERE
Septembre
DU PLAN
2011
Edition N°1
1.
PROCEDURES : CYCLE DES IMMOBILISATIONS
CM 1-03
SOUS PROCEDURES : SORTIE DES IMMOBILISATIONS
Page
Objectifs de la procédure
La procédure de sortie des immobilisations vise à assurer la protection du patrimoine de la
ES
C
DGP par la maitrise des sorties d'immobilisations.
2.
Champ d’application
AG
La procédure s’applique à toutes les entrées des immobilisations dans le patrimoine de la
IB
-B
DGP.
3. Objectifs du contrôle interne
O
LI
La procédure doit donner l’assurance que :
TH
o les retraits d’immobilisations dans le patrimoine de la DGP ne peuvent être effectués
EQ
sans L’accord d’un responsable habilité ;
o les données relatives à ces retraits sont rapidement et correctement transmises à la
E
U
comptabilité pour réconciliation du solde.
4. Règle de gestion
o toute demande de sortie doit être faite par le responsable administratif par écrit.
o des fiches de sortie doivent être renseignées pour les sorties provisoires comme
définitive.
5. Liste des opérations
o vols, casse et perte ;
o dépréciation des immobilisations ;
o établissement d’un PV de retrait d’immobilisation.
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
74
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
DIRECTION
MANUEL DE PROCEDURES DE LA
GENERALE DU PLAN
COMPTABILITE MATIERE
Mise à jour
Septembre2011
Docum
ents
 mettent le PV à la disposition du responsable du suivi ;
 transmettent une copie du PV à la comptabilité pour prise en
compte.
Tableau d’amortissement
Responsable magasin
Le comptable matière
E
U
EQ
TH
Responsable
magasin
 élabore les tableaux d’amortissement des immobilisations ;
 prépare les fiches d’imputations comptables, budgétaires et
analytique des amortissements ;
 envoie au gestionnaire pour vérification et visa
 reçoit les tableaux d’amortissement et confronte avec la
situation des immobilisations détenue à son niveau ;
 procède à la vérification
des taux appliquées, des bases
amortissements et calculs.
 procède aux enregistrements de l’amortissement concerné dans
les comptes concernés ;
 retourne les tableaux et fiches d’imputations au comptable.
 reçoit les tableaux d’amortissement et les fiches d’imputation
provisoires ;
 procède à l’enregistrement des écritures.
Procèsverbal de
constat
Interve
nants
Utilisateurs,
le CM, le CD
Tâches
O
LI
Le CM
(6)
Page
IB
-B
Dépréciation des immobilisations
SOUS PROCEDURES : SORTIE DES IMMOBILISATIONS
AG
cessions
CM 1-03
ES
Etablissement du PV
du retrait inventaire
PROCEDURES : CYCLE DES IMMOBILISATIONS
C
Vols, casse et
perte
Opérat
ion
Edition N°1
 recense le matériel à transférer ou à léguer ;
 adresse une correspondance à la signature du responsable du
suivi avec la liste du matériel. Pour livraison.
après livraison des immobilisations cédées à titre onéreux ou
gratuit et des immobilisations mise au rebut le responsable du suivi
établit en trois exemplaires le PV.
toutes les colonnes du PV doivent être obligatoirement signées.
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
75
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
DIRECTION GENERALE
MANUEL DE PROCEDURES DE LA
Mise à jour
DU PLAN
COMPTABILITE MATIERE
Septembre
2011
Edition N°1
PROCEDURES : CYCLE DES IMMOBILISATIONS
CM 1-04
SOUS PROCEDURES : INVENTAIRE PHYSIQUE DES
Page
IMMOBILISATIONS
1.
Objectifs de la procédure
Inventorier physiquement tous les aspects de la DGP.
C
Champs d’application de la procédure
ES
2.
La procédure concerne toutes les immobilisations de la DGP.
AG
3.
Objectifs du contrôle interne
IB
-B
Les procédures de prise d’inventaire des immobilisations mises en place doivent assurer :
o un recensement fiable et exhaustif des quantités mises en service ;
Règle de gestion
TH
4.
O
LI
o une identification correcte des matériels qui doivent être mises au rebut.
o analyser et régulariser les écarts ;
U
EQ
o respecter les instructions d’avant prise d’inventaire ;
o transmettre au gérant les rapports de prise d’inventaire au plus tard 15 jours après
E
l’inventaire.
5.
Description des opérations
Les opérations relatives à cette procédure sont les suivantes :
o préparation de l’inventaire ;
o recensement physique des immobilisations ;
o identification des écarts ;
o analyse des écarts ;
o régularisation des écarts.
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5ème Promotion MPACG- CESAG
76
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
DIRECTION
MANUEL DE PROCEDURES DE LA
GENERALE DU
Mise à jour Septembre
2011
COMPTABILITE MATIERE
PLAN
Edition N°1
PROCEDURES : CYCLE DES IMMOBILISATIONS
CM 1-04
SOUS PROCEDURES : INVENTAIRE PHYSIQUE DES IMMOBILISATIONS
Documents
Intervenants
Description de la procédure
Tâches

appliquer les instructions d’avant inventaire
AG
ES
Equipe
d’inventaire
C
Préparation de
l’inventaire
Opérations (7)
6.
Page
IB
-B
 imprimer l’état des immobilisations théoriques ;
 apposer un identifiant (ticket ou marque quelconque
EQ
sur les matériels) au fur et à mesure des comptages ;
 remplir les fiches d’inventaire en trois exemplaires ;
• 1’exemplaire au gérant ;
• l’exemplaire à la comptabilité ;
E
U
 ventiler les fiches d’inventaire comme suit :
Etat du stock fiches d’inventaire
équipes différentes ;
TH
Equipe d’inventaire
 procéder à un double comptage des matériels par 2
O
LI
Recensement physique de stocks
 imprimer les fiches d’inventaire ;
• l’exemplaire au magasinier.
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5ème Promotion MPACG- CESAG
77
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
 rapprocher les données de l’inventaire physique
reproduites au niveau des fiches d’inventaires avec les
Le COF
Identifications des écarts
A l’issue de l’inventaire
états informatiques.
fiches
d’inventaires
état
 transmettre une copie de l’état des écarts au gérant qui
informatique
le transmet à son tour au magasinier pour justification
état des écarts
éventuelle.
Etat
• des sorties d’immobilisation de la période.
informatique
 Transmet
ES
Le magasinier
• des entrées d’immobilisation de la période ;
C
à
nouveau
au
gérant
l’état
des
immobilisations comportant tous les écarts justifiés ou
non,
avec
AG
Analyse des écarts
 A la réception de l’état des écarts :
éventuellement
des
propositions
de
Fiches
d’inventaire
corrections
 décide et approuve les régularisations à apporter aux
immobilisations ;
O
LI
 conserve l’original de l’état et ventile les copies :
écarts
• une copie au magasinier ;
COF
Etat des
TH
• une copie à l’assistante de direction ;
EQ
Régularisation des écarts
IB
-B
A la réception de l’état des écarts :
• une copie à la comptabilité.
utilisant la fonction « saisies des régularisations » du menu
Etat des écarts
E
Assistance
Assistante
saisit les écarts d’inventaire dans le logiciel comptable en
U

« Traitement » ;

imprime l’état définitif des stocks physiques en deux
Etat
d’inventaire
Responsable
magasin
exemplaires qu’elle remet au responsable magasin.

vise l’état définitif des stocks physiques après la mise en
œuvre des corrections ;

conserve un exemplaire et transmet le second à la
Etat
d’inventaire
comptabilité.
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78
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
MANUEL DE PROCEDURES DE LA
DIRECTION
GENERALE
Mise à jour
Septembre
COMPTABILITE MATIERE
DU PLAN
2011
Edition N°1
PROCEDURES : CYCLE DES IMMOBILISATIONS
CM 1-05
SOUS PROCEDURES : COMPTABILISATION DES IMMOBILISATIONS
1.
Page
Objectifs de la procédure
C
S’assurer que les enregistrements comptables relatifs aux immobilisations sont effectués
2.
AG
ES
correctement et aux périodes concernées.
Champ d’application de la procédure
IB
-B
La procédure s’applique à toutes les opérations de :
o comptabilisation des entrées et sorties des immobilisations ;
O
LI
o traitement de données d’inventaire ;
o comptabilisation des factures fournisseurs, des écritures de dépréciation des
3.
Objectifs du contrôle interne
E
Les procédures mise en place doivent donner l’assurance que :
U
EQ
TH
immobilisations.
o les entrées et sorties de stocks sont correctement valorisées et enregistrées ;
o les soldes des comptes de stocks concordent avec les soldes des supports extra
comptables ;
o les écarts d’inventaires sont correctement et rapidement enregistrés ;
o les dépréciations des stocks sont comptabilisées correctement et à la bonne date.
4.
Règle de gestion
Paramétrer correctement le logiciel de gestion comptable pour une bonne valorisation des
entrées et sorties des immobilisations.
ABA Soumalé Marie- Josée
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79
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
DIRECTION GENERALE
MANUEL DE PROCEDURES DE LA
DU PLAN
Mise à jour
Septembre
COMPTABILITE MATIERE
2011
Edition N°1
PROCEDURES : CYCLE DES IMMOBILISATIONS
CM1-05
SOUS PROCEDURES : COMPTABILISATION DES IMMOBILISATIONS
Docum
ents
Interve
nants
(8)
Tâches
A la réception des factures, du PV de réception, -Facture,
prépare sa fiche d’imputation pour la -Procès-verbal
de réception
comptabilisation, l’écriture suivante est passée :
D : compte immobilisation
C : compte d’investissement
Comptable
matières
AG
ES
IB
-B
Après réception du procès-verbal de retrait
d’inventaire,
de
fiche
individuelle
d’immobilisation,
d’état mensuel des
mouvements durement datés et visés, vérifie que
les documents
suivant figurent dans les
documents reçus :
 numéros de l’immobilisation cédée ou
mise au rebut ;
 date de retrait d’inventaire ;
 prix de cession.
S’assurer que le fichier d’immobilisation a été
mis à jour si le contrôle n’est pas satisfaisant.
Si le contrat est satisfaisant, le comptable prépare
les fiches d’écritures pour la comptabilisation
des sorties d’inventaire, passé les écritures
d’annulation de l’immobilisation cédée et
d’enregistrement du produit de cession.
O
LI
Comptable matières
E
U
ABA Soumalé Marie- Josée
EQ
TH
Comptabilisation des sorties d’immobilisation
Description des procédures
C
Comptabilisation
des
acquisitions
d’immobilisations
Opérat
ion
5.
Page
5ème Promotion MPACG- CESAG
PV d’inventaire
verbal de retrait ;
Fichier
d’immobilisation
80
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
comptable matière
-Il vérifie que chaque mouvement enregistré sur la
période est justifié par les documents (fiche
d’entrée d’immobilisation, fiche de mouvement
d’immobilisation et PV d’inventaire ;
-Il identifie les pièces manquantes et écritures
non comptabilisées ;
-Il effectue les recherches nécessaires et procède
au redressement après approbation du COF ;
ES
C
Il saisit les fiches d’écritures datées ou visées dans
le cadre de l’arrêté comptable mensuel ;
AG
IB
-B
Analyse et justification des comptes d’immobilisation
-L’analyse
des comptes, mensuellement, le
comptable chargé du fichier d’immobilisation
édite le grand livre des comptes d’immobilisation
et d’immobilisation en cours qui ont été
mouvementé ;
Il édite une balance générale de fin de mois et
s’assure, le cas échéant que les écritures de
redressement ont été prise en compte ;
O
LI
Il rapproche le solde du compte avec le fichier.
E
U
EQ
TH
ABA Soumalé Marie- Josée
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PLAN
Mise à jour
Septembre
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Edition N°1
PROCEDURES : CYCLE DES STOCKS
REF :
SOUS PROCEDURES :
Page
INDEX
EXPRESSION DES BESOINS
ES
CM 2-01
ENTREES DES STOCKS
CM2-02
AG
C
SOUS POCEDURES
IB
-B
SORTIESDES STOCKS
CM2-03
ELABORATION DES ETATS MENSUELS
CM2-04
O
LI
CM2-05
INVENTAIRE PHYSIQUE
CM 2-06
E
U
EQ
TH
CONTROLE ET PROTECTION DES STOCKS
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PROCEDURES : CYCLE DES STOCKS
CM2-01
SOUS PROCEDURES : EXPRESSION DES BESOINS
Page
1. Objet de la procédure
S’assurer que toutes les expressions des besoins ont été faites sur une fiche d’expression de
ES
C
besoin et garantissent une gestion saine et rigoureuse.
2. Le champ d’application
AG
Cette procédure s’applique à toutes les opérations d’achat de fournitures de bureau, de
IB
-B
carburant et de toutes les autres matières consommables.
3. Objectifs de contrôle interne
O
LI
La procédure doit donner l’assurance que la fiche d’expression des besoins établie par les
TH
agents exprime des besoins initialement prévus ou expressément acceptés par la Direction
E
U
4. Règles de gestion
EQ
Générale du Plan.
Le comptable des matières établit la fiche d’expression des besoins ou la demande d’achats à
chaque fois qu’un agent manifeste le besoin. La fiche d’expression de besoins ou la demande
d’achats doit être soumis à l’approbation du directeur du contrôle interne.
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MANUEL DE PROCEDURES DE LA
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Edition N°1
PROCEDURES : CYCLE DES STOCKS
CM2-01
SOUS PROCEDURES : EXPRESSION DES BESOINS
Page
numéroté
en
trois
faire signer les fiches d’expression des besoins
par le supérieur hiérarchique de l’agent qui fait
la demande.
d’une prévision ;
EQ
apposer sa signature après vérification puis
E
Général pour approbation;
U
remettre la demande d’achat au Directeur
viser la demande d’achats pour marquer son
ments
accord puis on procède à la sélection du
fournisseur. (1)
achats

TH
vérifier que la dépense demandée a fait l’objet
des Budget des achats

O
LI
Directeur du contrôle
interne
pré
exemplaires ;

Directeur
Général
d’achat
IB
-B
-Le comptable matières
-L’agent demandeur
-Le Supérieur
hiérarchique de l’agent
demandeur
AG
demande
Prévision des achats
établir une fiche d’expression des besoins ou
Budget


(1)
Docu
Interv
enant
s
Tâches
ES
Etablissement de la fiche
d’expression de besoin
ou demande d’achat
C
Opérat
ion(1)
5. Description de la procédure
La procédure de sélection des fournisseurs a été détaillée dans la première partie.
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Mise
à
jour
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PROCEDURES : CYCLE DES STOCKS
CM2-02
SOUS PROCEDURES :ENTREES DES STOCKS
Page
1. Objet de la procédure
La procédure a pour objet de garantir la conformité des actifs livrés par rapport au bon de
ES
C
commande.
2. Champ d’application de la procédure
AG
La procédure s’applique à toutes les matières reçues à la DGP conformément à la commande
IB
-B
effectuée.
3. Objectif du contrôle interne
O
LI
La procédure doit permettre de s’assurer que les livraisons effectuées par les fournisseurs sont
EQ
TH
correctement reçues dans les meilleurs délais.
Elle doit aussi permettre de s’assurer que les entrées en stock sont traitées de manière efficace
E
U
et prise en compte par la comptabilité à la bonne date.
4. Règles de gestion
Il convient de faire un rapprochement du bon de commande avec le bon de livraison ;
d’émettre systématiquement un bon de livraison pré numéroté ; de faire les réceptions des
livraisons à des lieux définis et de séparer les fonctions achat et réception.
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Edition N°1
PROCEDURES : CYCLE DES STOCKS
CM2-01
SOUS PROCEDURES : ENTREES DES STOCKS
Page
Interv
enant
Docu
ments
O
LI
Bon de commande
IB
-B
comptable deniers
A l’occasion de chaque commande, envoyer une copie du bon de
commande au responsable du magasin ;
inviter le représentant du service demandeur lorsqu’il s’agit
d’articles spécifiques.
AG
Préparation de l’aire
 préparer une aire de rangement, au magasin, dès réception du
bon de commande ;
 réunion de la commission de réception ;
 indiquer à l’auditeur interne chargé du contrôle de la qualité, la
date et l’heure de la livraison ;
 inviter le représentant du service demandeur lorsqu’il s’agit
d’articles spécifiques ;
E
U
EQ
ABA Soumalé Marie- Josée
TH
Préparation de l’aire de
rangement et réunion de la
commission de réception
Responsable magasin
Tâches
ES
Transmission du bon
de commande au CM
C
Opérat
ion(2)
5. Description de la procédure
5ème Promotion MPACG- CESAG
86

procéder au rapprochement du BC et du BL. Les quantités
livrées doivent rigoureusement correspondre aux quantités
mentionnées sur le BL ;
si les conditions précédentes sont remplies, s’assurer que la
livraison est de bonne qualité et valider le bordereau (cachet
« conforme », noms prénoms et signatures des membres de la
commission) ;
ranger les fournitures dans le magasin ;
lorsque la livraison n’est pas conforme à la commande :
• si elle est inférieure à la commande, prévenir La Direction
générale et, avec son accord, ranger les fournitures puis
informer la comptabilité en vue de la régularisation de la
facture
• si la quantité portée sur le BL est différente de la quantité
livrée, rejeter le BL et exiger un BL correctement rempli.
• si elle est défectueuse, la rejeter, puis informer le COF ;
 établir un bon de réception en trois exemplaire à l’occasion
de chaque entrée d’articles au magasin ;
(Les bons de réception sont numérotés)
 apposer le cachet « original » sur un exemplaire et
« duplicata » sur les deux autres ;
 mettre, dans le parapheur « bons de réception », la copie du
bon de commande, le bordereau de livraison correspondant,
les 3 exemplaires du bon de réception établi pour cette
livraison ;
Commission de réception


vérifier la cohérence des éléments figurant sur chaque bon de
commande, bordereau de livraison et bon de réception
correspondant ;
après vérification, envoyer le même jour, l’original de chaque
bon de réception à la comptabilité ;
conserver un duplicata de chaque bon de réception ;
renvoyer le parapheur au magasin pour classement des
pièces.
Comptable matière


Responsable
magasin

ABA Soumalé Marie- Josée
E
U
Responsable magasin
EQ
TH
Enregistrement de la livraison
O
LI
Validation et transmission
de l’information au CM
IB
-B
Classement
AG
ES
C

BL ET BC
Vérification de la livraison

Bon de commande(BC) et bon de livraison(BL)
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
 au retour du parapheur, agrafer à chaque copie de bon de
commande, le bordereau de livraison et le duplicata bon de
réception correspondants.
 classer dans le classeur « bons de réception.
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Edition N°1
PROCEDURES : CYCLE DES STOCKS
CM2-03
SOUS PROCEDURES : SORTIES DES STOCKS
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1. Objet de la procédure
S’assurer que les sorties se font correctement et rapidement.
ES
C
2. Champ d’application de la procédure
La procédure s’applique à toutes les fournitures sorties du magasin à la suite d’une demande
AG
3. Objectif du contrôle interne
IB
-B
La mise en place de cette procédure vise à obtenir les résultats suivants:
O
LI
o les sorties de magasin sont faites sur la base des demandes d’agents habilités ;
o les sorties de magasin font l’objet d’un traitement correct et rapide par le responsable
TH
du magasin ;
o les enregistrements comptables des sorties de magasin sont opérées à bonne date.
EQ
4. Règles de gestion
E
U
o traitement rapide des sorties de stocks ;
o désigner les personnes habilitées à approuver les bons de sortie ;
o établir des liasses de bons d’entrée et de sortie.
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Septembre
2011
Edition N°1
PROCEDURES : CYCLE DES STOCKS
CM2-03
SOUS PROCEDURES : SORTIES DES STOCKS
Page
Documents
Intervenants
ES
C
Tâches
AG

se rapprocher de tous les services de sa direction ou
IB
-B
Recensement des
besoins
Opération(3)
5. Description de la procédure
institut pour connaître leurs besoins courants ;

remplir le formulaire de demande de fournitures et
O
LI
l’envoyer au magasin.
(Les sorties de magasin se font deux fois par semaine).
Agents désignés
son supérieur hiérarchique ;
E
effectuer la sortie de magasin deux fois par semaine à partir des
demandes. (sauf pour la reprographie qui peut être servie).
Responsable Magasin
Enregistrement des
demandes
s’assurer que chaque demande est signée par l’agent habilité et
U
Etablissement des bons
de sorties de magasin
EQ
à les effectuer ;
TH
réunir les demandes de fournitures provenant des agents habilités
ABA Soumalé Marie- Josée
Un bon de sortie pour chaque demande de fourniture déposée ;
et pour cela :
-remplir le formulaire du bon de sortie à partir de la demande ;
-établir chaque bon numéroté de sortie en 4 exemplaires ;
-apposer la mention « original sur un exemplaire et duplicata »
sur les 3 autres.
5ème Promotion MPACG- CESAG
89
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
inviter l’agent habilité au retrait à prendre livraison des
fournitures demandées ;

à l’arrivée de l’agent, signer les bons de sortie (BS), lui
faire contresigner et lui remettre les fournitures avec un
duplicata de BS.
Responsable
Magasin

l’après-midi avant la descente, envoyer les originaux des
bons de sortie à la comptabilité ;

envoyer les duplicata (deuxième exemplaire) aux archives.

agrafer, à chaque demande de fourniture, le dernier
duplicata du bon de sortie correspondant ;

et mettre dans le classeur « bons de sortie »
AG
ES
C
Classement
Information du
comptable
matières
Livraison des
fournitures aux
services demandeurs

IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
ABA Soumalé Marie- Josée
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Septembre
2011
Edition N°1
PROCEDURES : CYCLE DES STOCKS
CM2-04
SOUS PROCEDURES : ELABORATION DES ETATS MENSUELS
Page
1. Objet de la procédure
ES
C
Assurer que les états mensuels sont faits correctement, exhaustivement et selon les normes.
2. Champ d’application de la procédure
AG
La procédure concerne les fournitures stockées au magasin ou affectées directement.
IB
-B
3. Objectif du contrôle interne
La mise en place de cette procédure vise à obtenir les résultats suivants :
O
LI
o disposer d’un état périodique du mouvement des stocks ;
TH
o disposer d’une base d’appréciation analytique ;
E
U
EQ
o disposer d’un outil de contrôle, à posteriori, des consommations.
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Septembre
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Edition N°1
PROCEDURES : CYCLE DES STOCKS
CM2-04
SOUS PROCEDURES : ELABORATION DES ETATS MENSUELS
Page
Documents
O
LI
Responsable
magasin
Ventilation
E
U
EQ
TH
Responsable magasin
 état récapitulatif mensuel des entrées et sorties de stocks :
sortir des classeurs « bons de réception » et « bons de sortie » puis
sortir les bons établis au cours du mois ;
remplir l’état des entrées et sorties en désignant les fournitures par
des noms génériques : fournitures de bureau,
fournitures
informatiques fournitures audiovisuelles
 état des fournitures dont le stock a varié par rapport stock
disponible :
tirer l’état pour le mois en cours (il est automatiquement généré par le
logiciel utilisé)
 état du contrôle des consommations sectorielles :
en faire une analyse régulière; Informer régulièrement chaque entité
de l’évolution de sa consommation par rapport à sa dotation
quantitative au budget.
tirer l’état mensuel des entrées et sorties et l’envoyer à la comptabilité
et aux archives puis classer un exemplaire ;
tirer l’état des articles mouvementés au cours du mois et l’envoyer à
la comptabilité et en conservant un exemplaire.
IB
-B
Elaboration des états
Tâches
AG
Opération(4)
ES
C
Intervenants
4. Description de la procédure
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PROCEDURES : CYCLE DES STOCKS
CM2-05
SOUS PROCEDURES : CONTROLE ET PROTECTION DES STOCKS
Page
1. Objet de la procédure
S’assurer que les existants sont contrôlés et correctement protégés.
C
2.
Champ d’application de la procédure
ES
La procédure regroupe toutes les opérations de protection et de sauvegarde des matières en
AG
stocks.
IB
-B
3.
Objectif du contrôle interne
Les procédures appliquées doivent donner l’assurance d’une protection suffisante des stocks
mise en place d’un système permettant un rangement convenable et une identification
EQ
-
Règles de gestion
TH
4.
O
LI
contre les risques de vol, de détérioration et de prélèvement exagéré.
rapide des catégories de stocks, définitions d’aires de stockages ; et regroupement des
U
E
stocks de même nature par aire, rangement des articles par lots facilement
comptables ;
-
protection des stocks exposés à l’entrée du magasin ;
-
limitation stricte de l’accès au magasin aux personnes autorisées ;
-
responsabilisation des magasiniers (en cas de manquants).
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Mise
à
jour
Septembre 2011
Edition N°1
PROCEDURES : CYCLE DES STOCKS
CM2-05
SOUS PROCEDURES : CONTROLE ET PROTECTION DES STOCKS
Documents
Intervenants
AG
- choisir une liste de référence d’articles ;
- se munir des fiches de stocks relatives à chaque article ;
- vérifier la validité des entrées et sorties portées sur les fiches de stocks
à l’aide du classeur bon de réception et bon de sortie ;
- s’assurer par un comptage physique que la quantité figurant sur la
fiche de stock est réelle ;
- demander une explication au responsable du magasin en cas d’écart
significatif ;
- s’assurer que le système de valorisation des entrées et sorties est
respecté ;
- vérifier que la transmission de l’information à la comptabilité est
respectée dans les délais ;
- vérifier que les états périodiques sont tirés et transmis dans les délais ;
- interdire strictement l’accès aux aires de stockage à toute personne
extérieure ;
- ranger convenablement les stocks par catégorie de manière pour
permettre une identification rapide ;
- interdire l’accès du magasin aux fumeurs ;
- pulvériser régulièrement les aires de stockage à l’aide de produits
contre les rongeurs ;
- rejeter toute demande de fournitures d’agents non habilités ;
- éviter toute sortie d’articles en dehors du jour habituel de sortie sauf
cas de force majeure ;
IB
-B
O
LI
Responsable de magasin
Protection des stocks
E
U
EQ
TH
Contrôleur interne
(5)
Tâches
ES
Contrôles périodiques
Description de la procédure
C
Opération
5.
Page
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Septembre
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Edition N°1
PROCEDURES : CYCLE DES STOCKS
CM2-06
SOUS PROCEDURES : INVENTAIRE DES STOCKS
1.
Page
Objet de la procédure
Inventorier physiquement tous les stocks de la DGP
C
Champ d’application de la procédure
ES
2.
3.
AG
La procédure de prise d’inventaire concerne le stock du magasin
Objectif du contrôle interne
IB
-B
L’objectif de la prise d’inventaire est de procéder à la reconnaissance physique des stocks en
4.
Règles de gestion
O
LI
vue de confirmer les soldes comptables ou de les rectifier.
TH
o Analyser et régulariser les écarts ;
U
EQ
o Identifier clairement les stocks internes détériorés ou obsolètes ;
o Transmettre au gérant les rapports de prise d’inventaire au plus tard 15jours après
E
l’inventaire.
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
95
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
DIRECTION GENERALE DU
MANUEL DE PROCEDURES DE LA
PLAN
COMPTABILITE MATIERE
Mise à jour
Septembre
2011
Edition N°1
PROCEDURES : CYCLE DES STOCKS
CM2-06
SOUS PROCEDURES : INVENTAIRE DES STOCKS
Intervenants
Documents
O
LI
Comptable matières
-sélectionner parmi le personnel, des agents non concernés par le
fonctionnement du magasin ;
-les repartir en équipes d’inventaire : équipes de comptage et une
équipe de contrôle en cas de divergence ;
-désigner un responsable par équipe ;
-informer chaque membre de sa sélection.
IB
-B
TH
E
ABA Soumalé Marie- Josée
U
Equipe
d‘inventaire
-se munir de l’ensemble des références d’articles disponibles au
magasin afin de mesurer la taille du stock ;
-fixer les dates de démarrage des opérations de comptage. On peut
opter soit pour un inventaire unique pour l’ensemble du stock en fin
d’exercice ou soit pour un inventaire graduel ;
-réunir tous les membres des équipes de comptage à l’approche de la
date d’inventaire
-leur expliquer les différentes méthodes de comptage et celles à choisir
selon les cas ;
-envoyer si possible deux équipes différentes au magasin pour le
comptage et une troisième équipe pour trancher en cas de divergences.
-s’assurer avant de démarrer le comptage que :
-les articles sont convenablement rangés ;
-les stocks regroupés par catégorie et facilement identifiables.
EQ
Comptable matières
Ford’inventoristes
Tâches
AG
Fixation de la date de
démarrage des comptages
ES
Comptage
Description de la procédure
C
Opération
(6)
5.
Page
5ème Promotion MPACG- CESAG
96
Documents
O
LI
Equipe de contrôle
d‘inventaire
IB
-B
Correction des
fiches de stock
AG
-vérifier parmi les derniers bons de réception, les cas de livraisons
non encore facturées ;
-effectuer le traitement comptable approprié. (rattachement à
l’exercice concerné).
E
U
EQ
TH
Valorisation, dépréciation et
validation finale
-se munir de la feuille d’inventaire remplie ;
-réclamer au magasinier les fiches de stocks par articles ;
-faire un rapprochement entre fiche de stocks, feuille d’inventaire et
le brouillard global ;
-noter les cas de divergences significatives sur la feuille d'inventaire
en face de l'article concerné ;
-envoyer la feuille d’inventaire au chef d’inventaire (le Sous –
Directeur de la comptabilité) après signatures des membres de
l’équipe et du responsable du magasin.
Une deuxième équipe d’inventaire peut faire un deuxième
comptage. Une 3ème équipe de contrôle peut intervenir en cas de
différence significative.
-à partir de la feuille d’inventaire, indiquer au responsable du
magasin les écarts entre la quantité réelle et celle portée sur fiche de
stock ;
-s’assurer que les corrections sont faites. Informer plus tard le
comptable des matières en cas de manquants significatifs.
ES
Identification des
articles livrés et
non encore facturés
Tâches
C
Détection des écarts d’inventaire
Opération (7)
Intervenants
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »

valoriser les quantités figurant sur la feuille d’inventaire ;
 comparer aux soldes comptables :
-si le montant réel est supérieur au solde comptable, enregistrer la
différence à titre de profit, dans le cas contraire, enregistré comme
perte;
-valoriser au coût de sortie suivant la méthode utilisée en cours
d’exercice, le stock dormant, obsolète ou détérioré ;
constituer une provision correspondante ;
 valider le montant des stocks devant figurer à l’actif du
bilan.
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
97
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
6.2. Recommandations
Nous ne pouvons pas terminer nos travaux sans adresser des recommandations aux principaux
acteurs du processus de la comptabilité des matières. Ces recommandations permettront
d’assurer une mise en œuvre effective du manuel.
Pour ce faire, nous recommandons à la Direction Générale du plan de renforcer son système
d’information à travers les notes d’informations et installer l’intranet afin d’assurer une
fluidité des informations entre les différents services, aussi, elle devra acquérir un logiciel de
gestion des matières et de la comptabilité.
C
Par ailleurs, la DGP doit veiller à ce que ces procédures soient constamment mises à jour. Ces
ES
mises à jour pourront être motivées par des changements dans la structure, des modifications
des situations nouvelles.
AG
des procédures et systèmes dans le but d’améliorer les procédures existantes pour faire face à
IB
-B
Aussi il faut séparer les tâches du comptable de matières de celles du magasinier pour éviter
le cumul de fonction qui est la source de plusieurs fraudes. Mettre à la disposition de ce
O
LI
dernier des documents comptables nécessaire pour une gestion selon les normes.
E
U
Conclusion
EQ
si les procédures sont appliquées.
TH
Concernant le contrôleur Interne, il effectue des contrôles permanents et inopinés, pour voir
La conception de manuel de procédures pour La Direction Générale du plan répond à un
besoin réel de réorganisation de l’Entreprise. Sa conception a été faite de telle sorte que sa
compréhension soit aisée pour tous les utilisateurs. De plus, ce manuel sera mise à jour pour
garantir la constance de son efficacité.
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
98
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Conclusion de la deuxième partie
La deuxième partie de notre étude consacrée à la présentation de la Direction Générale du
Plan et à la conception de son manuel de procédures de la comptabilité matières nous a
permis d’appréhender les différentes étapes de conception d’un manuel de procédures.
Nous avons identifié également dans cette partie les risques pouvant mettre en péril la survie
de l’entreprise.
En ce qui concerne, l’élaboration du manuel de procédures de la comptabilité matières, nous
avons procédé à la description, puis à l’évaluation des procédures existantes afin de déceler
les dysfonctionnements du système de contrôle interne. Nous avons enfin, proposé des
C
ES
dispositifs pour la résolution de ces dysfonctionnements.
AG
Nous avons proposé ensuite un manuel de procédures adapté à la comptabilité des matières.
Cet outil permettra à l’entreprise de mieux gérer ses procédures de gestion de matières.
IB
-B
Nous avons également insisté sur son application dans la mesure où ,il ne sert à rien de
disposer d’un manuel s’il n’est pas appliqué.
O
LI
E
U
EQ
TH
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
99
AG
ES
C
IB
-B
CONCLUSION GENERALE
O
LI
E
U
EQ
TH
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
La Direction Générale du Plan, comme toute autre structure, a besoin de moyens pour
atteindre ses objectifs et d’assurer sa pérennité. Pour se faire, plusieurs facteurs et acteurs sont
à considérer. Le préalable de ces facteurs est l’organisation de l’Entreprise.
En effet, l’organisation d’une Entreprise commence par le recensement des fonctions
nécessaires à son fonctionnement. L’absence d’une fonction se traduit par un
dysfonctionnement ; selon les circonstances, certaines sont plus importantes que d’autres,
mais toutes doivent être présentes. C’est du regroupement de ces fonctions au sein de
l’Entreprise que résulte l’organisation.
L’organisation consiste donc à combiner les ressources existantes de l’Entreprise (humaines,
ES
C
matérielles et financières) de façon à permettre l’obtention de la performance la plus élevée.
Toute Entreprise suit un mode de fonctionnement et d'organisation propre à elle. La stratégie,
AG
le métier, la taille, la maturité, l'histoire et la culture influencent l'organisation et le
fonctionnement de l’Entreprise.
IB
-B
Selon les théoriciens du management, la mise en place des procédures efficaces doit être une
préoccupation majeure, car elle est désormais nécessaire pour assurer la performance de
O
LI
l’entreprise. La négligence de celle-ci constitue une entrave pour son développement.
TH
C’est dans ce cadre que Peter Drucker dit : « la meilleure structure de l’entreprise ne garantira
EQ
pas les résultats et la performance. Mais une mauvaise structure est la garantie de la non
performance ». Tout ce qu'elle produit c'est de la friction et de la frustration. La mauvaise
U
structure met le projecteur sur les faux problèmes et aggrave les disputes non pertinentes. Elle
E
accentue les faiblesses de l’Entreprise et affaiblit plutôt que de renforcer sa performance. La
bonne structure organisationnelle est donc un pré requis à la performance.
Le manuel de procédures permet donc à l’entreprise un bon déroulement de ses activités et
facilite les travaux lors des contrôles des auditeurs.
Il peut contribuer de façon directe au développement de la Direction Générale du Plan. Seule
sa mise en pratique stricte est à la base d’un système organisationnel constructif. Les
procédures doivent être respectées ; même le Directeur, pour prendre une décision, doit suivre
les procédures car il en est le garant de l’application. Le non-respect de ces nouvelles
procédures peut perturber le fonctionnement normal de la structure et la mettra en danger.
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
101
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Cette étude avait pour objectif de montrer au dirigeant de l’Entreprise l’importance d’un
manuel de procédures et son utilité pour atteindre son objectif de pérennité. A l’issue de ce
travail, notre constat est que si l’entreprise arrive à faire respecter ce manuel de procédures,
les décisions de la direction seront appliquées ; les performances et l’efficacité opérationnelles
seront améliorées ; les comptes annuels seront réguliers, sincères et donneront une image
fidèle du résultat des opérations ; les actifs de l’entreprise seront sauvegardés. Il faut noter que
le manuel de procédures n’est pas figé, il doit être régulièrement mis à jour par des notes qui
les complètent ou modifie quelques aspects à partir de l’évolution de la structure et de ses
activités.
Pour la bonne exécution des procédures, il est recommandé de rendre disponible les moyens
C
d'action ; c’est pourquoi, le personnel de l’entreprise participera à des formations sur
ES
l’application de ces procédures car leur respect dépend de la compétence du personnel.
AG
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
102
AG
ES
C
IB
-B
ANNEXES
O
LI
E
U
EQ
TH
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Annexe 1 : organigramme retracé de la DGP
AG
ES
C
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
104
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Annexe 2 : Questionnaire de contrôle interne
QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE
Objectifs assignés :
1. S'assurer que les acquisitions ont fait l'objet d'une prévision;
2. S'assurer que les commandes sont émises dans le respect des règles en la matière;
3. S'assurer de la bonne réception des acquisitions faites;
4. S'assurer de la bonne réception, du bon contrôle et de la bonne comptabilisation des
pièces justificatives comptables;
5. S'assurer de la bonne gestion des matières ;
6. S'assurer de la tenue et de la mise à jour du fichier des matières;
C
7. S'assurer que les matières font l'objet d'un contrôle et d’une protection;
ES
8. S'assurer que les cessions, destructions ou mises au rebut sont correctement effectuées;
AG
9. S'assurer de la tenue permanente de l'inventaire physique des matières;
10. S’assurer que les amortissements sont correctement calculés et comptabilisés ;
IB
-B
11. S’assurer que les stocks sont correctement valorisés ;
O
LI
QUESTIONNNAIRE DU CONTROLE INTERNE
TH
1. Objectifs de contrôle : S'assurer que les acquisitions ont fait l'objet d'une prévision;
REPONSES
OUI
COMMENTAIRES
E
prévisions ?
NON
U
1. Les acquisitions ont-elles fait l'objet de X
EQ
QUESTIONS
2. Ces prévisions sont-elles consignées
dans un budget d'investissements?
3. Font-elles l'objet d'une présentation
détaillée?
4. Y a-t-il rapprochement entre prévisions
et réalisations?
5. Tous les dépassements font-ils l'objet
d'autorisation X systématique de la DG ?
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
105
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
QUESTIONNNAIRE DU CONTROLE INTERNE
2. Objectifs de contrôle : S'assurer que les commandes sont émises dans le respect des
règles en la matière;
QUESTIONS
REPONSES
OUI
x
x
x
AG
ES
C
1. Toutes les acquisitions font elles l'objet d'une
expression de besoins?
2. Cette expression est-elle formalisée dans un
document?
3. Si oui, est-il validé par le responsable
hiérarchique?
4. Chaque commande fait-elle l'objet de Be ou
Le pré numéroté
5. Est-il établi en nombre d'exemplaires
définis?
6. Fait-il l'objet d'une validation de la part du
responsable habilité du service demandeur?
7. Existe-t-il un délai d'envoi des BC
COMMENTAIRES
NON
IB
-B
8. Si oui, est-il toujours respecté?
Un délai n'est pas
indiqué fournisseurs?
N /A
N /A
O
LI
Tous les Be ou Le font-ils l'objet d'un
enregistrement informatisé ou manuel
TH
QUESTIONNNAIRE DU CONTROLE INTERNE
3. Objectifs de contrôle : S'assurer de la bonne réception des acquisitions faites
EQ
REPONSES
QUESTIONS
COMMENTAIRES
E
1. Toutes les immobilisations acquises font-elles
l’objet de réceptions formalisées ?
2. Si oui, existe-t-il une commission de
réception avec des responsabilités clairement
définies ?
3. Si oui, celle-ci comprend-elle un représentant
du service demandeur ?
4. Existe-t-il des procédures de contrôle
qualitatif et quantitatif des acquisitions
faites ?
5. Si oui, un BL ou PV est-il établi et signé en
cas de conformité, par tous les représentants?
6. Fait-il l’objet d’une comparaison au BC
NON
U
OUI
7. Les immobilisations à stocker font-elles
l’objet d’un stockage
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
106
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
8. Un BE est-il établi pour constater l’entrée
en stock de celle-ci
9. Un PV de réception est-il établi et validé
par les membres de la commission de
réception?
QUESTIONNNAIRE DU CONTROLE INTERNE
4. Objectifs de contrôle : S'assurer de la bonne réception, du bon contrôle et de la bonne
comptabilisation des pièces justificatives comptables
QUESTIONS
REPONSES
COMMENTAIRES
OUI
NON
1. Les factures font-elles l'objet de réceptions
formalisées ?
2. Si oui, existe-t-il une commission de
ES
C
réception?
3. Si oui, comprend-t-elle un agent du service
AG
comptabilité immobilisations?
4. Les factures sont-elles accompagnées du BC
IB
-B
du BL et/ou du PV de réception?
5. Font-elles l'objet d'un contrôle de fond à
O
LI
travers:
 la ligne budgétaire?
 la quantité (nombre)?
 les calculs arithmétiques (horizontaux et
des
procédures
de
E
6. Existe-t-il
U
verticaux) ?
EQ
TH
 la qualité (caractéristiques)?
comptabilisation bien définies à travers:
 une distinction entre immobilisations et
charges?
 des schémas de comptabilisation?
 une codification bien définie?
 un plan des comptes détaillé?
 un
mécanisme
de
validation
hiérarchique?
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
107
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
QUESTIONNNAIRE DU CONTROLE INTERNE
5. Objectifs de contrôle : S'assurer de la bonne gestion des matières
REPONSES
QUESTIONS
COMMENTAIRES
OUI
NON
1. Existe-t-i1 des procédures de gestion
clairement définies pour les matières?
2. Le service comptabilité des matières estil informé à temps des travaux sur les
matières de premier groupe
3. Une
mise
à
jour
du
fichier
des
immobilisations est-elle faite?
C
4. Comment sont rangées les matières ?
AG
ES
régulièrement mis à jour ?
IB
-B
QUESTIONNNAIRE DU CONTROLE INTERNE
6. Objectifs de contrôle : S'assurer de la tenue et de la mise à jour du fichier des matières;
QUESTIONS
REPONSES
COMMENTAIRES
OUI
NON
1. Les deux groupes de matières sont-ils
O
LI
2. Font-ils l'objet d'un rapprochement
3. Font-ils l'objet d'un rapprochement
E
U
EQ
régulier avec la comptabilité?
TH
régulier avec l'existant physique?
ABA Soumalé Marie- Josée
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108
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
QUESTIONNNAIRE DU CONTROLE INTERNE
7. Objectifs de contrôle : S'assurer que les matières font l'objet d'un contrôle et d’une
protection;
REPONSES
QUESTIONS
COMMENTAIRES
OUI
NON
1. Existe-t-il
de procédures formalisées pour la
protection et la maintenance des
matières?
2. Si oui, Sont-elles définies pour chaque type
de matières?
3. Existe-t-il des plannings d'entretien et de
maintenance des matières techniques?
4. Si oui font-ils l'objet d'un suivi régulier?
C
AG
ES
5. Les immobilisations techniques et les matériels
de transports font-ils l'objet de couvertures de
polices d'assurance?
6. Les parcs informatiques et automobiles font-ils
l'objet d'entretien régulier?
7. Pour les matières techniques (notamment les
centrales), existe-t-il de contrats d'entretien avec
les fournisseurs?
8. Chaque immobilisation est-elle mise sous la
responsabilité d'un service déterminé ?
9. Toutes les matières font-elles l'objet elles :
. codification?
. immatriculation?
. apposition d'étiquette?
10. Les immobilisations facilement déplaçables
(notamment les véhicules et outillages) font-elles
l'objet d'un suivi approprié?
13. Si oui, existe-t-il des procédures d'autorisation
de sortie?
14. Existe-t-il des procédures suffisantes pour
permettre le suivi des nantissements, hypothèques
et autres engagements limitant la propriété des
immobilisations?
IB
-B
O
LI
E
5ème Promotion MPACG- CESAG
U
EQ
TH
ABA Soumalé Marie- Josée
109
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
QUESTIONNNAIRE DU CONTROLE INTERNE
8. Objectifs de contrôle : S'assurer que les cessions, destructions ou mises au rebut sont
correctement effectuées
QUESTIONS
REPONSES
COMMENTAIRES
OUI
NON
AG
ES
C
1. Des procédures de cession et destruction des
immobilisations sont-elles définies?
2. Si oui, existe-t-il des critères d'admission
d'une immobilisation à la réforme?
3. Si oui, un document de réforme est-il émis
pour chaque sorite ?
4. Un responsable habilité est-il désigné pour
chaque service demandeur de réforme?
5. Une commission de réforme est-elle
constituée?
6. Si oui, chaque document de réforme fait-il
l'objet d'une validation de la part de cette
commission?
7. Pour les destructions, existe iI une
commission de destruction?
8. Si oui, comprend-t-elle un agent du service
demandeur?
9. Emet-elle un PY de destruction?
IB
-B
O
LI
E
5ème Promotion MPACG- CESAG
U
ABA Soumalé Marie- Josée
EQ
12. Si oui, les recettes de ces ventes sont-elles
payées à la caisse?
13. Si oui, les produits de cessions font-ils
l'objet d'une comptabilisation?
14. Les immobilisations reformées sont-elles
sorties de la comptabilité?
15. Les immobilisations reformées sont-elles
sorties du fichier des immobilisations?
16. Les plus ou moins values de cessions fontelles X l'objet d'une comptabilisation?
TH
10. Les immobilisations reformées font-elles
l'objet de ventes?
11. Font-elles l'objet de valorisation d'experte?
110
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
QUESTIONNNAIRE DU CONTROLE INTERNE
9. Objectifs de contrôle : S'assurer de la tenue permanente de l'inventaire physique des
matières;
REPONSES
QUESTIONS
OUI
NON
COMMENTAIRES
1. Existe-t-il des procédures immobilisations?
2. Si oui, définissent-elles les responsabilités de
chaque intervenant?
3. Est-il réalisé à chaque exercice?
AG
ES
C
4. Si oui, les résultats de l'inventaire font-ils
l'objet d'un rapprochement avec les données de la
comptabilité?
5. Si oui, les comptes d'immobilisations font-ils
l'objet d'une régularisation?
6. Le fichier des immobilisations est-il
renseigné?
IB
-B
QUESTIONNNAIRE DU CONTROLE INTERNE
10. Objectifs de contrôle : S’assurer que les amortissements sont correctement calculés et
REPONSES
TH
QUESTIONS
O
LI
comptabilisés
NON
COMMENTAIRES
E
U
EQ
.1. Les amortissements et les provisions sont-ils
régulièrement calculés?
2. Les dotations ainsi calculées sont-elles
correctement comptabilisées?
3. Le fichier des immobilisations est-il
OUI
renseigné?
5. Les immobilisations complètement amorties
sont- t elles sortie du fichier des
immobilisations?
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
111
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Annexe 3 : Grille de séparation des tâches
Objectifs du contrôle : S'assurer de la bonne séparation des tâches
Tâches
Nature
des Personnes concernées
taches
DG
DCI
CM
CD
CR COF
EX
2-réception des matières
EX
x
3- rapprochement BL /BC
C
x
4-autorisation des sorties
A
5-enregistrement des entrées
EN
X
6- enregistrement des sorties
EN
X
7- tenue des fiches de stocks EX
X
x
X
X
et immobilisations
AG
ES
C
1-émission de la commande
8-inventaire physique
X
9- rapprochement inventaire C
X
IB
-B
C
physique/inventaire
permanent
approbation A
d’ajustement
après
obsolètes, inutilisable
E
12- autorisation de cessions A
U
EQ
11- rapport sur les matières EX
TH
inventaire
O
LI
10-
ou reformes des matières
inutilisées
13- protection des matières
ABA Soumalé Marie- Josée
EX
5ème Promotion MPACG- CESAG
X
112
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Annexe 4 : Guide d’entretien
Ce guide nous a servir dans les entretiens avec les acteurs de la comptabilité matière
(comptable matière et le contrôleur interne).
I. L’Organisation de la CM
1.1 Quelle appréciation faites-vous de l’organisation de la comptabilité matière ?
1.2 En quels points vous la trouvez performante ? Et moins performante ?
1.3 Comment voyez – vous la structure de contrôle interne ?
II. Objectifs
C
ES
2.1 Quels sont les objectifs assignés à la comptabilité matière ?
document écrit ?
AG
2.2 Ces objectifs ont-ils été clairement indiqués par vos supérieurs hiérarchiques, dans un
IB
-B
III. Moyens de travail
3.1 De quels moyens disposez-vous pour atteindre vos objectifs ?
O
LI
3.3 Ces moyens vous semblent –ils suffisants ? Adaptés ?
TH
3.3 De quels moyens supplémentaires avez-vous besoin actuellement ?
3.4 Avez-vous un logiciel de gestion des matières ? si oui êtes vous satisfaits ?
EQ
IV. Méthodes et Procédures
E
U
4.1 Quelles sont les procédures de gestion des matières ?
4.2 Quelles sont les méthodes de valorisation des matières ?
4.3 Quels genres de contrôles effectuez-vous sur les stocks ?
4.4 Comment sont organisés les inventaires ? Qui les supervise ? A quelle périodicité sont ils
effectués ?
4.5 Qui autorise la dépréciation des matières ?
4.6 Quelles sont vos attentes par rapport à un manuel de procédures ?
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
113
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Annexe 5 : Fiche d’entrée d’immobilisations
Direction
Générale
du Plan
SERVICES GENERAUX
FICHE D'ENTREE D'IMMOBILISATION
AG
ES
C
Nature
Désignation
N° d'immatriculation
Localisation
Valeur d'acquisition
Date de mise en service
Date et référence Bon de réception
Fournisseur
s
Factures ou décomptes
N°………………………Date………………….Montant
IB
-B
taux d'amortissement
O
LI
TH
Date……………………………
signature du CSG
E
U
EQ
Mise à jour du fichier d'immobilisations
du site
Par :
Le :
Visa :
DUFFUSION : SERVICES GENERAUX
SOUS DIRECTION DE LA COMPTABILITE
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
114
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Annexe 6 : Demande d’ouverture dossier d’immobilisations
Direction
Générale
du Plan
SERVICES GENERAUX
DEMANDE D'OUVERTURE
DE DOSSIER D'IMMOBILISATION N° ….*
AG
ES
C
Désignation de l'immobilisation
:
Structure chargée de suivre les travaux
:
:
Localisation des travaux
:
Montant HTHD estimé des travaux
:
Superficie et valeur du terrain (1)
:
Date prévue pour le début des travaux
:
Date prévue pour la fin des travaux :
:
Identification des tiers chargés d'exécuter les
travaux
:
IB
-B
O
LI
Date …………………………………………
Signature du Responsable de la structure
chargé du patrimoine
E
U
Ouverture dossier d'immobilisation
par :
:
Le
:
N°
:
Visa
:
EQ
TH
SGRAUX
(1)
(pour
les
constructions
nouvelles)
* Numérotation chronologique
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
115
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Annexe 7 : Procès-verbal de réception
Direction
Générale
du Plan
SGRAUX
PROCES VERBAL DE RECEPTION (Provisoire ou définitive) N° …. *(1)
ES
C
Nous soussignés
AG
MM……………………………………………………..
……………………………………………………
………………………………………………….
IB
-B
Avons procédé à la réception définitive des travaux ci-dessus
exécutés par ………………………………………..
Observation……………………………………………
…………………………………………..
O
LI
U
EQ
TH
E
Date……………………………
Signature………………………
* Numérotation chronologique
(1) P.V.de réception indicatif
ABA Soumalé Marie- Josée
5ème Promotion MPACG- CESAG
116
« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
Annexe 8 : Fiche d’affectation d’immobilisation
Direction
Générale
du Plan
FICHE
MOBILIER
D'AFFECTATION
DU
MATERIEL
ET
DU
Situation du local ou n° matricule
AG
ES
C
Désignation
IB
-B
Nombre
Numéro
d'immatriculation
Observations
O
LI
E
U
EQ
TH
Signature services généraux
Signature de l'agent
Affectaire
DIFFUSION : - Structure affectaire
- Structure du patrimoine
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117
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Annexe 9 : Fiche de sortie d’immobilisations
Direction
Générale
du Plan
SERVICES GENERAUX
ES
C
PROPOSITION DE REFORME
Numéro
d'immatriculation
AG
Désignation
Immobilisation
motif
Rebut
Observation
Cession
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
Date………………………………………..
Signature du Responsable de la
structure chargée du Patrimoine
……………………………………………..
DUFFISION :
- Structure chargée du contrôle
- Structure chargée du patrimoine
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Annexe 10 : Fiche d’inventaire
AG
ES
C
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
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Annexe 11 : Bon de sortie
Bon de sortie
Nom :
Projet :
Client :
C
N° BL :
Réf. Gestion Com.
AG
ES
N° Affaire :
Date :
Désignation
Référence
Qté
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
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Annexe 12 : Bon de commande
Direction Générale du Plan
Date…………..
Tel………………………
Adresse………………….
BON DE COMMANDE N°
C
REF
ARTICLE
P.U.
Qté
Montant
ES

AG
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
Signature Client
ABA Soumalé Marie- Josée
Montant H.T
TVA
Montant TTC
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Annexe 13 : Bon d’entrée
Direction
Générale
du Plan
SGR
BON DE RECEPTION N°…..*
N° Bon de commande…………………..
Fournisseur…………………………………
Désignation
Nombre
prix unitaire
Montant total
AG
ES
C
Nature
IB
-B
Observation
s
O
LI
STRUCTURES (de réception)
Audit Interne
Nom :
Qualité :
Visa :
Nom :
Qualité :
Visa :
Structure affectataire (le cas
échéant)
Nom :
Qualité :
Visa :
U
EQ
TH
SERVICE GENERAUX
E
* Numérotation chronologique
DIFFUSION :
- Services Généraux
- Sous direction Comptabilité
- Audit Interne
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Annexe 14 : Fiche d’imputation comptable
Direction
Générale
du Plan
FICHE DE DECOMPTE
Localisation ……………………………………….
Date du décomptage……………………………
DESIGNATION DU LOCAL
Désignation
Numéro
d'immatriculation
Etats des
biens
Observations
AG
ES
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Quantité
C
N°
d'ordre
Nombre de lignes renseignés :
Affectataire :
Etablie par :
(membres de l'équipe du comptage)
Visa :
Visa :
ABA Soumalé Marie- Josée
Vérifiéé par :
(membres du comité)
Visa :
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Annexe 15 : Demande d’Achat
Direction Générale du Plan
Date…………….
Tel :……………………
Adresse…………………
ARTICLE(S)
QUANTITE
AG
ES
C
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
Signature de l’Agent
ABA Soumalé Marie- Josée
Signature du Comptable des matières
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124
AG
ES
C
IB
-B
BIBLIOGRAPHIE
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« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »
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