Application de la méthodologie du records - Cnam-INTD

CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS
INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA DOCUMENTATION
MEMOIRE pour obtenir le
Titre professionnel "Chef de projet en ingénierie documentaire" INTD
niveau I
présenté et soutenu par
Soizic d’ESPINAY SAINT LUC
le 18 octobre 2006
APPLICATION DE LA METHODOLOGIE
DU RECORDS MANAGEMENT A L’IDENTIFICATION DE LA VALEUR
PROBANTE DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES
Cas d’un établissement de santé dans un contexte
d’accréditation
Membres du jury : Marie-Anne CHABIN
Marie-Hélène PAINCHAUD
Cycle supérieur Promotion XXXVI
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A Yves CHOLLET...
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Remerciements
Je tiens à exprimer mes remerciements,
A Danielle SARDA, directrice de la communication à la Fondation Hôpital Saint Joseph, qui m’a
permis d’entreprendre la formation à l’INTD. Votre contribution attentive et active à mon
projet professionnel n’est pas des moindres. Soyez assurée de ma reconnaissance.
A Marie Hélène PAINCHAUD, chargée de mission réglementation et documentation à la
Fondation Hôpital Saint Joseph, de m’avoir introduite et instruite dans la gestion documentaire
de l’hôpital. Vous avez accepté sans hésiter de m’accompagner dans mon mémoire malgré un
emploi du temps très chargé. Cela a été l’occasion d’échanges enrichissants.
A Marie Anne CHABIN, présidente de la société Archive 17, qui m’a aidée et orientée dans la
réalisation de ce mémoire. Votre écoute et votre disponibilité ont été particulièrement
précieuses.
Aux professionnels et futurs professionnels de l’information et de la documentation rencontrés
à l’INTD. Un merci tout particulier à Florence STENUIT HAUDIDIER et Corinne JOUYS
BARBELIN. Votre collaboration stimulante et toujours amicale dans nos différents travaux a
largement contribué à tenir la distance dans le marathon de ces deux années de formation !
A mes proches et amis, pour leur soutien inconditionné… avec également toutes mes excuses
pour mes manques de disponibilité durant quelques mois. Oui, Catherine, c’est noté, rendez-
vous pris prochainement dans les Caraïbes !
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Notice
Notice : D’ESPINAY SAINT LUC Soizic
. Application de la méthodologie du records management à
l’identification de la valeur probante des documents électroniques : cas d’un établissement de santé
dans un contexte d’accréditation.
Mémoire en vue d’obtenir le titre professionnel « Chef de projet en
ingénierie documentaire », Paris, INTD, 2006, 151 p.
Résumé : La croissance exponentielle de l’information numérique dans l’entreprise rend la question
de l’archivage électronique impérative. La principale exigence est de garantir l’authenticité, l’intégrité
et la traçabilité des documents dont l’entreprise a besoin pour satisfaire et témoigner de ses activités.
Le mémoire propose, dans le cadre d’un établissement de santé accrédité, d’inscrire une recherche de
la valeur probante des documents électroniques dans la méthode du records management définie par
la norme internationale ISO 15489. L’analyse des documents électroniques contenus dans un serveur
de fichiers de la Fondation Hôpital Saint Joseph sert d’objet d’étude pour vérifier les apports du
records management sur la maîtrise des archives électroniques de leur création à leur sort final. A la
suite des premiers résultats obtenus, constitution d’un plan de classement et évaluation de la valeur
probante des documents sur la base de leurs métadonnées, des préconisations sont formulées pour
permettre à l’hôpital de s’engager plus avant dans un projet d’archivage électronique avec l’implication
de tous les acteurs concernés.
Mots-clés : archivage électronique, records management, document électronique, cycle de vie,
preuve, hôpital, accréditation, plan de classement, métadonnée.
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Table des matières
Introduction ...............................................................................................................................12
Première partie LE RECORDS MANAGEMENT, UNE METHODOLOGIE PERTINENTE POUR LA GESTION DES
DOCUMENTS ELECTRONIQUES D’UN ETABLISSEMENT DE SANTE......................................................... 15
1 Le contexte d’accréditation des établissements de santé ...............................................................16
1.1 Une procédure d’évaluation pour les établissements de santé................................................. 16
A. L’accréditation............................................................................................................ 16
B. L’accréditation à la Fondation Hôpital Saint Joseph ............................................................19
1.2 La place de la gestion documentaire dans l’accréditation......................................................20
A. La gestion documentaire inscrite dans le référentiel d’accréditation ........................................20
B. Une démarche elle-même largement documentée................................................................ 21
2 Les documents électroniques dans l’entreprise........................................................................... 22
2.1 Une typologie des documents électroniques.......................................................................22
2.2 Les caractéristiques du document électronique................................................................... 23
A. La forme....................................................................................................................23
B. Le contenu.................................................................................................................26
C. La structuration...........................................................................................................26
D. L’identité...................................................................................................................27
2.3 Les conséquences de l’environnement numérique sur l’exploitation et la conservation des documents
………………………………………………………………………………………………………………………………27
A. Les conséquences en termes d’exploitation du document......................................................27
B. Les conséquences en termes de conservation du document....................................................28
2.4 Les aspects juridiques des documents électroniques ............................................................ 29
A. Le droit d’auteur.......................................................................................................... 30
B. La protection des personnes...........................................................................................30
C. Le droit de la preuve ....................................................................................................30
3 La valeur probante des documents électroniques appuyée sur la méthodologie du records management33
3.1 De l’intérêt du records management................................................................................. 33
A. Définition ..................................................................................................................33
B. La gestion du cycle de vie de l’information ...................................................................... 38
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