Application de la méthodologie du records - Cnam-INTD

CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS
INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA DOCUMENTATION
MEMOIRE pour obtenir le
Titre professionnel "Chef de projet en ingénierie documentaire" INTD
niveau I
présenté et soutenu par
Soizic d’ESPINAY SAINT LUC
le 18 octobre 2006
APPLICATION DE LA METHODOLOGIE
DU RECORDS MANAGEMENT A L’IDENTIFICATION DE LA VALEUR
PROBANTE DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES
Cas d’un établissement de santé dans un contexte
d’accréditation
Membres du jury :
Marie-Anne CHABIN
Marie-Hélène PAINCHAUD
Cycle supérieur Promotion XXXVI
1
A Yves CHOLLET...
2
Remerciements
Je tiens à exprimer mes remerciements,
A Danielle SARDA, directrice de la communication à la Fondation Hôpital Saint Joseph, qui m’a
permis d’entreprendre la formation à l’INTD. Votre contribution attentive et active à mon
projet professionnel n’est pas des moindres. Soyez assurée de ma reconnaissance.
A Marie Hélène PAINCHAUD, chargée de mission réglementation et documentation à la
Fondation Hôpital Saint Joseph, de m’avoir introduite et instruite dans la gestion documentaire
de l’hôpital. Vous avez accepté sans hésiter de m’accompagner dans mon mémoire malgré un
emploi du temps très chargé. Cela a été l’occasion d’échanges enrichissants.
A Marie Anne CHABIN, présidente de la société Archive 17, qui m’a aidée et orientée dans la
réalisation de ce mémoire. Votre écoute et votre disponibilité ont été particulièrement
précieuses.
Aux professionnels et futurs professionnels de l’information et de la documentation rencontrés
à l’INTD. Un merci tout particulier à Florence STENUIT HAUDIDIER et Corinne JOUYS
BARBELIN. Votre collaboration stimulante et toujours amicale dans nos différents travaux a
largement contribué à tenir la distance dans le marathon de ces deux années de formation !
A mes proches et amis, pour leur soutien inconditionné… avec également toutes mes excuses
pour mes manques de disponibilité durant quelques mois. Oui, Catherine, c’est noté, rendezvous pris prochainement dans les Caraïbes !
3
Notice
Notice : D’ESPINAY SAINT LUC Soizic. Application de la méthodologie du records management à
l’identification de la valeur probante des documents électroniques : cas d’un établissement de santé
dans un contexte d’accréditation. Mémoire en vue d’obtenir le titre professionnel « Chef de projet en
ingénierie documentaire », Paris, INTD, 2006, 151 p.
Résumé : La croissance exponentielle de l’information numérique dans l’entreprise rend la question
de l’archivage électronique impérative. La principale exigence est de garantir l’authenticité, l’intégrité
et la traçabilité des documents dont l’entreprise a besoin pour satisfaire et témoigner de ses activités.
Le mémoire propose, dans le cadre d’un établissement de santé accrédité, d’inscrire une recherche de
la valeur probante des documents électroniques dans la méthode du records management définie par
la norme internationale ISO 15489. L’analyse des documents électroniques contenus dans un serveur
de fichiers de la Fondation Hôpital Saint Joseph sert d’objet d’étude pour vérifier les apports du
records management sur la maîtrise des archives électroniques de leur création à leur sort final. A la
suite des premiers résultats obtenus, constitution d’un plan de classement et évaluation de la valeur
probante des documents sur la base de leurs métadonnées, des préconisations sont formulées pour
permettre à l’hôpital de s’engager plus avant dans un projet d’archivage électronique avec l’implication
de tous les acteurs concernés.
Mots-clés : archivage électronique, records management, document électronique, cycle de vie,
preuve, hôpital, accréditation, plan de classement, métadonnée.
4
Table des matières
Introduction ............................................................................................................................... 12
Première partie
LE
RECORDS MANAGEMENT, UNE METHODOLOGIE PERTINENTE POUR LA GESTION DES
DOCUMENTS ELECTRONIQUES D’UN ETABLISSEMENT DE SANTE .........................................................
1
Le contexte d’accréditation des établissements de santé ............................................................... 16
1.1
Une procédure d’évaluation pour les établissements de santé................................................. 16
A.
L’accréditation............................................................................................................ 16
B.
L’accréditation à la Fondation Hôpital Saint Joseph ............................................................ 19
1.2
2
15
La place de la gestion documentaire dans l’accréditation ...................................................... 20
A.
La gestion documentaire inscrite dans le référentiel d’accréditation ........................................ 20
B.
Une démarche elle-même largement documentée................................................................ 21
Les documents électroniques dans l’entreprise ........................................................................... 22
2.1
Une typologie des documents électroniques....................................................................... 22
2.2
Les caractéristiques du document électronique ................................................................... 23
A.
La forme.................................................................................................................... 23
B.
Le contenu ................................................................................................................. 26
C.
La structuration ........................................................................................................... 26
D.
L’identité................................................................................................................... 27
2.3
Les conséquences de l’environnement numérique sur l’exploitation et la conservation des documents
………………………………………………………………………………………………………………………………27
A.
Les conséquences en termes d’exploitation du document...................................................... 27
B.
Les conséquences en termes de conservation du document.................................................... 28
2.4
3
Les aspects juridiques des documents électroniques ............................................................ 29
A.
Le droit d’auteur.......................................................................................................... 30
B.
La protection des personnes ........................................................................................... 30
C.
Le droit de la preuve .................................................................................................... 30
La valeur probante des documents électroniques appuyée sur la méthodologie du records management 33
3.1
De l’intérêt du records management................................................................................. 33
A.
Définition .................................................................................................................. 33
B.
La gestion du cycle de vie de l’information ...................................................................... 38
5
C.
3.2
Les besoins et enjeux de l’archivage électronique pour l’entreprise......................................... 40
A la recherche de la valeur probante des documents
électroniques ................................... 42
A.
Présentation des normes et spécifications .......................................................................... 43
B.
Les exigences archivistiques déterminant la valeur probante des documents électroniques .......... 44
Seconde partie LA GESTION DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES DE LA FONDATION HOPITAL SAINT JOSEPH :
ANALYSE DE L’EXISTANT ...........................................................................................................
1
48
Le contexte et l’objet de l’étude.............................................................................................. 49
1.1
La gestion documentaire à la Fondation Hôpital Saint Joseph : le contexte de l’étude ................. 49
A.
Les flux d’information et les réservoirs de documents à l’hôpital............................................ 49
B.
Un projet « Gestion documentaire »................................................................................. 50
C.
Un groupe de travail « Documents et terminologie » ........................................................... 50
D.
Une procédure « Gestion documentaire » .......................................................................... 51
E.
Les avancées et l’amélioration continue de la qualité de la gestion documentaire ...................... 51
1.2
La gestion des documents électroniques à la Fondation Hôpital Saint Joseph : l’objet de l’étude ... 52
A.
Le constat et la nature des problèmes rencontrés dans la gestion des documents électroniques ...... 52
B.
Une proposition de résolution : initiation d’un système de gestion des documents électroniques fondé
sur une méthode de records management .................................................................................. 54
2
L’analyse de l’activité de l’hôpital Saint Joseph ......................................................................... 56
2.1
A.
Ce que dit la norme ISO 15489 sur le Records management.................................................. 56
B.
Explication de texte...................................................................................................... 56
2.2
3
Le pourquoi d’une analyse de l’activité ............................................................................ 56
La mise en place d’une analyse de l’activité à la Fondation Hôpital Saint Joseph ....................... 57
A.
Méthode employée....................................................................................................... 57
B.
Les documents officiels internes et externes à l’hôpital ........................................................ 57
C.
La participation aux réunions du groupe « Documents et terminologie » .................................. 59
L’analyse des documents électroniques contenus dans le fichier partagé ADAGIO ............................ 60
3.1
Les métadonnées ......................................................................................................... 60
A.
Définition des métadonnées ........................................................................................... 60
B.
Les apports des métadonnées ......................................................................................... 62
3.2
L’analyse du fichier partagé ADAGIO ............................................................................. 63
A.
Choix des métadonnées pour l’analyse du fichier ADAGIO .................................................. 63
B.
Présentation générale chiffrée du fichier ADAGIO ............................................................. 64
C.
Tableau d’analyse détaillée du fichier partagé ADAGIO ...................................................... 68
6
Troisième partie L’IDENTIFICATION
DE LA VALEUR PROBANTE DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES DE LA
FONDATION HOPITAL SAINT JOSEPH : RESULTATS ET PRECONISATIONS ............................................. 85
1
Les résultats ....................................................................................................................... 87
1.1
L’élaboration d’un plan de classement.............................................................................. 87
A.
Les apports théoriques pour la construction d’un plan de classement....................................... 87
B.
La description du plan de classement pour les documents électroniques de l’hôpital Saint Joseph.. 89
C.
Analyse critique du plan de classement : apports, contraintes et limites.................................... 92
1.2
L’évaluation de la valeur probante des documents électroniques au regard des exigences
archivistiques ......................................................................................................................... 93
2
A.
Résultats globaux ........................................................................................................ 94
B.
Résultats détaillés des documents ayant une valeur probante ................................................. 94
Les préconisations ............................................................................................................. 100
2.1
Compléter l’inventaire du fichier partagé ADAGIO par une enquête auprès des utilisateurs de
l’hôpital .............................................................................................................................. 100
A.
Les méthodes d’enquête .............................................................................................. 100
B.
La méthode privilégiée dans le cadre de l’hôpital Saint Joseph : l’entretien semi-directif ........... 101
2.2
Inscrire la démarche initiée dans un programme de records management............................... 103
A.
Une politique de records management ........................................................................... 103
B.
Les responsabilités..................................................................................................... 104
C.
L’accompagnement au changement ............................................................................... 104
Conclusion .............................................................................................................................. 106
Bibliographie analytique ............................................................................................................. 109
Glossaire ................................................................................................................................. 124
Annexe 1 Organigramme de la Fondation Hôpital Saint Joseph établi le 6 janvier 2005........................... 135
Annexe 2
Les circuits de l’information et les outils de communication de la Fondation Hôpital Saint Joseph,
septembre 2006......................................................................................................................... 136
Annexe 3 Procédure « Gestion documentaire », AAQ, septembre 2004............................................... 137
Annexe 4 Copies d’écrans commentées du fichier partagé ADAGIO sur le réseau de l’hôpital.................. 150
7
Liste des figures
Figure 1 : (Source : Anaes. A propos de l'accréditation, juin 2003) ........................................................ 18
Figure 2 : Situation du Records management par rapport à la gestion des archives ..................................... 35
Figure 3 : (Source : Records management et archivage : guide pratique, Archimag, 2005) ........................... 37
Figure 4 : (Source : Lettre M, décembre 2005-janvier 2006) ................................................................. 39
Figure 5 : Répartition des DOSSIERS du fichier ADAGIO (juillet 2006)................................................ 65
Figure 6 : Répartition des documents électroniques du fichier ADAGIO par ANNEE (juillet 2006)............... 65
Figure 7 : Volume annuel par format (juillet 2006) ............................................................................. 65
Figure 8 : Répartition par services producteurs (juillet 2006)................................................................. 66
Figure 9 : Répartition des documents électroniques et copies papier (juillet 2006) ..................................... 66
Figure 10 : Répartition des documents internes et externes (juillet 2006) ................................................. 67
Figure 11 : Répartition des documents internes par format (juillet 2006).................................................. 67
Figure 12 : PROTECTION des documents électroniques du fichier ADAGIO (juillet 2006) ........................ 67
Figure 13 : Protection des documents par format (juillet 2006) .............................................................. 68
Figure 14 : Rapport des documents entre leur poids et leur volume (juillet 2006)....................................... 68
Figure 15 : Extrait de structure des dossiers sur le fichier ADAGIO calquée sur le plan de classement ........... 91
Figure 16 : Répartition des séries de documents du fichier ADAGIO selon l'identification de leur valeur probante
(septembre 2006)................................................................................................................. 94
8
Liste des annexes
Annexe 1 :
Annexe 2 :
Organigramme de la Fondation Hôpital Saint Joseph établi au 6 janvier 2005
Les circuits de l’information et les outils de communication de la Fondation
Hôpital Saint Joseph, septembre 2006
Annexe 3 :
Procédure « Gestion documentaire », AAQ, septembre 2004
Annexe 4 :
Copies d’écrans commentées du fichier partagé ADAGIO sur le réseau de l’hôpital
9
Liste des sigles et abréviations
Liste des sigles et abréviations employés et leurs développés, classés par ordre alphabétique.
AAF
Association des Archivistes Français
ADAE
Agence pour le Développement de l’Administration Electronique
ADBS
Association des professionnels de l’information et de la documentation
AFNOR
Association Française de Normalisation
ANAES
Agence Nationale d’Accréditation et d’Evaluation
APROGED
Association des Professionnels de la Gestion Electronique de Documents
ARH
Agence Régionale d’Hospitalisation
CIA
Conseil International des Archives
CNIL
Commission Nationale Informatique et Liberté
HAS
Haute Autorité de Santé
ISO
International Standard Organisation
W3C
World Wide Web Consortium
10
Note préliminaire
Les sigles et abréviations :
Tous les sigles utilisés dans le mémoire sont développés dans le corps du texte.
Les sigles d’organismes font l’objet d’une liste.
Bibliographie :
Le mémoire est référencé. Les références notées (n°, auteur) renvoient à la bibliographie analytique.
11
Introduction
12
Face à un environnement complexe et mouvant – internationalisation des marchés, agressivité
concurrentielle, accélération des échanges de biens et de services-, l’entreprise doit être capable de
mobiliser à tout instant toutes ses ressources informationnelles. En effet, pour être performante, elle
doit pouvoir disposer de ses connaissances, de son expertise et de sa mémoire sans toutefois se
perdre dans les méandres de l’information. La règle d’or énoncée par Michaël E. Porter de Harvard
Business School « Donner la bonne information, à la bonne personne, au bon moment, pour prendre
la bonne décision » est l’exigence de toute entreprise consciente de l’enjeu stratégique de
l’information maîtrisée au sein de son organisation.
Les documents, vecteurs primordiaux de l’information interne et externe, sont omniprésents dans la
gestion quotidienne de l’activité de l’entreprise. Les documents numériques côtoient les documents sur
support papier, voire les supplantent en volume grâce à des moyens technologiques qui en facilitent la
création, l’exploitation et la conservation.
A côté de leur valeur informationnelle, les documents d’entreprise ont également une valeur de
preuve. Ils sont les témoins de l’activité de l’entreprise. La législation française (loi du 13 mars 2000
sur la signature électronique, la dématérialisation de la passation des marchés à partir du 1er janvier
2005) a récemment étendu la valeur probante de l’information aux documents numériques. Mais il
existe une condition sine qua non pour que l’information électronique ait valeur de preuve : son
authenticité doit être reconnue tout au long de son cycle de vie, de sa création à son archivage.
Les deux facteurs conjugués de l’explosion du volume des documents électroniques et de l’évolution
de la législation sur la dématérialisation de la preuve, rendent donc la question de l’archivage
incontournable.
L’objet de notre étude portera sur l’identification de la valeur probante des documents électroniques
dans le cadre d’un établissement de santé, la Fondation Hôpital Saint Joseph.
Les hôpitaux français sont engagés dans une démarche d’amélioration continue de la qualité et de la
sécurité des soins au travers d’une procédure d’accréditation, obligation légale depuis la promulgation
de l’Ordonnance du 24 avril 1996 portant réforme de l’hospitalisation publique et privée. Dans cette
démarche d’accréditation, il est demandé aux établissements de santé d’avoir une gestion organisée
et maîtrisée de leurs documents internes et externes.
L’hôpital Saint Joseph, établissement accrédité, a formalisé sa préoccupation de la gestion
documentaire avec la création, en 2000, d’un groupe dédié à cette activité.
La gestion documentaire se poursuit aujourd’hui par une réflexion sur l’organisation des documents
électroniques produits par l’hôpital et stockés sur des serveurs de fichiers partagés.
13
Ce mémoire s’inscrit au cœur de cette réflexion. Dans une première partie, nous exposerons la
méthode du records management appliquée à la gestion des documents électroniques d’un
établissement de santé. Après avoir rappelé le contexte d’accréditation des établissements de santé,
et en particulier celui de la Fondation Hôpital Saint Joseph, nous analyserons les caractéristiques et
aspects juridiques des documents électroniques. Ceci nous permettra d’aborder à la suite la recherche
de la valeur probante des documents électroniques appuyée sur la méthodologie du records
management.
Après avoir jeté les bases théoriques des principaux concepts du records management et de la valeur
probante des documents électroniques, nous nous appuierons dans une seconde partie sur une
double analyse : celle de l’activité de l’hôpital Saint Joseph et celle des documents électroniques
contenus dans un serveur de fichiers partagé ADAGIO.
Ces analyses nous conduiront, dans une dernière partie, à identifier la valeur probante des documents
électroniques de la Fondation Hôpital Saint Joseph. Nous achèverons notre étude par des
préconisations pour inscrire plus avant notre démarche dans un programme de records management
certifiant un archivage électronique pérenne.
14
Première partie
LE RECORDS MANAGEMENT, UNE
METHODOLOGIE PERTINENTE POUR LA
GESTION DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES
D’UN ETABLISSEMENT DE SANTE
15
1 Le contexte d’accréditation des établissements de
santé
Nous allons, dans cette première partie, poser les fondements et les principales étapes de
la
procédure d’accréditation. L’objectif est d’analyser dans ce contexte d’accréditation, la place de la
gestion documentaire dans les établissements de santé.
1.1 Une procédure d’évaluation pour les établissements de
santé
A. L’accréditation
a. Les fondements et principes
L’Ordonnance n° 96-346 du 24 avril 1996 1 portant réforme de l’hospitalisation publique et privée
introduit la notion d’accréditation de la manière suivante :
« Art. L 710-5. - Afin d'assurer l'amélioration continue de la qualité et de la sécurité des soins, tous
les établissements de santé publics et privés doivent faire l'objet d'une procédure externe d'évaluation
dénommée accréditation.
Cette procédure, conduite par l'Agence nationale d'accréditation et d'évaluation en santé, vise à porter
une appréciation indépendante sur la qualité d'un établissement ou, le cas échéant, d'un ou plusieurs
services ou activités d'un établissement, à l'aide d'indicateurs 2 , de critères 3 et de référentiels 4 portant
sur les procédures, les bonnes pratiques cliniques et les résultats des différents services et activités de
l'établissement. »
On retiendra deux éléments :
•
Une définition de l’accréditation (51, Matillon) : une procédure d’évaluation externe à un
établissement de santé, effectuée par des professionnels, qui vise à assurer la sécurité et la
qualité des soins et à promouvoir une politique de progrès continu au sein de l’établissement.
1 Ordonnance parue au Journal Officiel du 25 avril 1996
2 Indicateur : donnée objective qui décrit une situation d’un point de vue quantitatif. Un indicateur n’a de réelle signification que s’il permet de caractériser
une situation et d’effectuer des comparaisons dans le temps ou dans l’espace (Source : le site de l’HAS : www.anaes.fr)
3 Critère : énoncé d’un moyen ou d’un élément plus précis permettant de satisfaire la référence d’accréditation. Il doit pouvoir être mesurable, objectif et
réalisable. (Source : le site de l’HAS : www.anaes.fr)
4 Référentiel : C’est l’ensemble des références, c’est-à-dire des attentes ou exigences permettant de satisfaire la délivrance de soins ou de prestations de
qualité, couvrant un domaine d’activité d’un établissement de santé. (Source : le site de l’HAS : www.anaes.fr)
16
•
La création de l’Agence nationale d’accréditation et d’évaluation en santé –Anaes-. (50,
Matillon) Elle a pour mission de permettre aux professionnels de santé de s’engager dans des
démarches d’amélioration de la qualité des soins quotidiens délivrés aux patients. Pour ce
faire, l’Anaes (51, Matillon) est chargée de la mise en œuvre de l’accréditation ; elle établit,
avec les acteurs du système de santé, des référentiels conçus pour apprécier l’organisation,
les procédures et les résultats attendus en termes de gain de santé et de satisfaction du
patient.
•
Le 1er janvier 2005, la Haute Autorité de Santé 5 –HAS- est mise en place. Elle reprend, entre
autres, les missions de l’Anaes. A partir de cette date, les procédures d’accréditation en santé
se déroulent sous l’autorité de l’HAS.
Trois grands principes sont définis et retenus dans la démarche d’accréditation : (51, Matillon)
•
La place centrale du patient : l’accréditation s’intéresse en premier lieu au parcours du patient
et à la coordination des soins au sein de l’établissement de santé et du réseau de soins.
L’accréditation est une évaluation multi-professionnelle de l’organisation et des résultats,
transversale à l’établissement ;
•
L’amélioration de la sécurité des soins : la sécurité est l’une des dimensions majeures de la
qualité des soins. Les soins hospitaliers s’accompagnent en contrepartie de risques pour les
personnes. La prévention des risques repose sur plusieurs éléments, dont le respect de la
réglementation en matière de sécurité, le respect des bonnes pratiques et la mise en place
d’un système d’évaluation et d’amélioration ;
•
L’amélioration continue de la qualité : elle repose sur l’existence d’un système reconnu de
gestion de la qualité. Elle est obtenue grâce à l’amélioration systématique des processus, la
réduction des dysfonctionnements et l’implication des personnes.
Les acteurs concernés par la démarche d’accréditation (47, Burnel) :
•
L’HAS, comme nous l’avons vu précédemment ;
•
Les établissements de santé : en France, tous les établissements de santé doivent s’engager
dans cette démarche. Elle est conçue par et pour des professionnels de santé.
•
Les pouvoirs publics : dans leur rôle de régulateur, les pouvoirs publics sont conduits à faire
de la qualité un axe important de leur action. A ce titre, ils sont demandeurs d’informations
fiables sur la qualité des prestations délivrées par les établissements de santé ;
•
Les usagers : ils réclament davantage de transparence sur les conditions de fonctionnement
des établissements de santé et sur la qualité des soins délivrés.
5 L’HAS a été créée par la loi n° 2004-810 du 13 août 2004 relative à l’assurance maladie. Son organisation et son fonctionnement sont fixés par le décret
n°2004-1139 du 26 octobre 2004.
17
b. Les étapes de la démarche d’accréditation
Etape 1
Etape 2
Etape 3
Etape 4
Etape 5
Etape 6
Etape 7
Etape 8
Etape 9
Etape 10
Etape 11
Figure 1 : (Source : Anaes. A propos de l'accréditation, juin 2003)
Compléments d’information sur le schéma de la procédure d’accréditation :
•
Dans l’étape 2, les outils et documents transmis par l’Anaes : il s’agit essentiellement du
manuel d’accréditation ;
•
Dans l’étape 4, les experts-visiteurs sont des professionnels issus des différents métiers de la
santé, en exercice, recrutés par l’Anaes ;
•
Dans l’étape 8, le Collège d’accréditation est une instance rattachée à l’HAS ;
18
•
Dans l’étape 9, le rapport d’accréditation rapporte la décision finale de la procédure selon un
barème à 4 niveaux : accréditation ; accréditation avec suivi ; accréditation conditionnelle ou
non-accréditation ;
•
Dans l’étape 10, les Agences Régionales d’Hospitalisation – ARH- : créées par l’Ordonnance
du 24 avril 1996, elles sont chargées de mettre en œuvre, au niveau régional, la politique
hospitalière définie par le Gouvernement, d’analyser et de coordonner l’activité des
établissements de santé publics et privés, de conclure avec eux des contrats pluriannuels
d’objectifs et de moyens et de déterminer leurs ressources.
c. Une démarche soutenue par un référentiel, le manuel d’accréditation 6 (51, Matillon),
(49, Anaes) :
Le manuel d’accréditation constitue pour tous les établissements hospitaliers qui poursuivent une
procédure d’évaluation, le document de référence rassemblant les objectifs de qualité à atteindre. Il
va permettre, notamment dans la phase d’auto-évaluation de l’établissement de santé, d’évaluer la
qualité de l’ensemble de l’organisation sur des thèmes prédéfinis. Il comporte d’une part une partie
explicative relative aux principes et aux différentes étapes de la procédure, et d’autre part l’ensemble
des référentiels. Ces référentiels se déclinent en références et critères regroupés en 4 chapitres qui
couvrent l’ensemble des activités des établissements de santé : politique et qualité du management ;
ressources transversales ; prise en charge du patient ; évaluation et dynamiques d’amélioration.
Une première version du manuel d’accréditation est parue en 1999 et a servi de référentiel pour la
première procédure d’accréditation (v1) des établissements de santé. Depuis 2004, une seconde
procédure d’accréditation (v2) est en cours, accompagnée d’une deuxième version du manuel.
B. L’accréditation à la Fondation Hôpital Saint Joseph
a. Carte d’identité 7 de la Fondation Hôpital Saint Joseph 8
Nom de l’établissement
Fondation Hôpital Saint Joseph
Statut
Privé participant au service public hospitalier
Nombre de lits et de places
467 lits et places d’hôpital de jour (médecine, chirurgie,
et activités principales
obstétrique)
30 lits (soins de suite et de réadaptation)
Sites
Hôpital Saint Joseph (75)
Maison de convalescence de Saint Brice (95)
6 Le manuel d’accréditation est téléchargeable sur le site de l’HAS (www.anaes.fr)
7 D’après le « Rapport de certification de la Fondation Hôpital Saint Joseph », mai 2006
8 Voir aussi ANNEXE 1 : Organigramme de la Fondation Hôpital Saint Joseph
19
Coopération avec d’autres
Clinique Bizet (75)
établissements
Centre de santé Marie Thérèse (92)
Actualité
Installation du Centre de rééducation fonctionnelle SainteMarie sur le site de l’hôpital Saint Joseph ; ouverture prévue
en 2006
Au 1er janvier 2006, les hôpitaux Saint Joseph, Saint Michel et
Notre Dame de Bon Secours regroupent leurs activités pour ne
former qu’un seul hôpital. L’activité répartie sur les trois sites
jusqu’en 2010, sera regroupée sur le site de l’hôpital Saint
Joseph à cette date.
b. Le programme accréditation qualité de l’hôpital Saint Joseph :
En octobre 1999, la Fondation Hôpital Saint Joseph s’est engagée dans la procédure d’accréditation.
Cette première accréditation a donné lieu à un compte rendu publié en novembre 2000.
Un programme accréditation qualité a été formalisé et intégré au projet d’établissement 2004 – 2008 9 ,
écrit signalant les grandes orientations poursuivies par l’hôpital. 25 projets « qualité » transversaux
ont été identifiés à partir des priorités relevées lors de l’auto-évaluation et des recommandations du
compte-rendu de l’accréditation de 2000.
En 2005, une seconde démarche d’accréditation a été réalisée à la Fondation Hôpital Saint Joseph. Un
« rapport de certification » 10 a été publié en mai 2006.
1.2 La place de la gestion documentaire dans l’accréditation
A. La gestion documentaire inscrite dans le référentiel
d’accréditation
La seconde version du manuel d’accréditation (48, Direction de l’accréditation) introduit l’organisation
de la gestion documentaire dans les établissements de santé dans le chapitre 2 « les ressources
transversales ». La référence 13 « un système de management de la qualité est en place » énonce le
critère 13 f : « la gestion documentaire est organisée ». Un cartouche explicatif complète le critère en
ces termes :
9 FONDATION HOPITAL SAINT JOSEPH. Projet d’établissement 2004-2008, février 2004
10 Le « rapport de certification » dans l’accréditation version 2 correspond au « compte-rendu d’accréditation » dans la version 1.
20
« La formalisation des pratiques et de l’organisation contribue à la maîtrise et à l’amélioration de la
qualité. Elle doit cependant être utilisée à bon escient en fonction des enjeux de qualité (variabilité
des pratiques, nécessité de maîtriser un processus) et des risques liés au thème y afférent.
La gestion documentaire a pour but de maîtriser la production des documents (conception,
approbation, validation, diffusion, archivage, destruction) et d’assurer l’accès aux documents utiles et
à jour aux professionnels de l’établissement.
La gestion documentaire s’applique également aux documents externes à l’établissement comme les
textes réglementaires ou les recommandations de pratique. »
Il est également mentionné, plus loin dans le manuel, au chapitre 4 « Evaluations et dynamique
d’amélioration » que « la maîtrise de la documentation est évaluée » (critère 50 c). Enfin, la référence
21 « le recueil et la mise à disposition de l’information sont organisés dans l’établissement » se
rapporte elle aussi à l’organisation documentaire. Un cartouche apporte la précision suivante :
« l’organisation d’une fonction documentaire contribue à la mise en place des bases de
connaissances ».
B. Une démarche elle-même largement documentée (51, Matillon)
L’établissement de santé engagé dans une démarche d’accréditation doit, tout au long de celle-ci,
fournir des documents validant son activité, l’organisation et la dynamique engagées pour la gestion
de la qualité. Avant la visite des experts-visiteurs, de nombreux documents sont à préparer de types
procédures, évaluations, rapport d’audit, comptes-rendus de réunions, résultats d’enquête de
satisfaction, programme d’activités. Lors de la visite, tous ces documents sont consultables sur place.
Ils doivent donc être répertoriés et organisés pour être mis à la disposition des experts-visiteurs.
21
2 Les documents électroniques dans l’entreprise
Lorsque l’on cherche à définir et voir ce qui caractérise un document électronique, il est fréquent de le
comparer au document analogique. Qu’a-t-il de plus ? Qu’a-t-il de moins ? Quels sont ses avantages ?
Quels sont ses inconvénients ? A ce comparatif document numérique / document analogique, nous
pouvons adjoindre une analyse de la typologie du document numérique permettant d’en saisir les
spécificités.
Les caractéristiques du document électronique et leurs conséquences seront abordées selon quatre
approches : le support, le contenu, la structure et l’identification du document.
Nous verrons, sur la base de ces caractéristiques, s’il est possible de dégager une définition du
document électronique.
Enfin nous analyserons les questions juridiques relatives au document électronique : la valeur
juridique ; le droit de la preuve ; le droit d’auteur ; la Commission Nationale Informatique et Liberté –
CNIL- et la protection des personnes.
2.1 Une typologie des documents électroniques
Parler de document électronique, c’est parler de document produit sur la base d’une technologie
apparue à la fin du XXe siècle : le numérique. L’environnement numérique a fait naître de nouvelles
typologies. (16, Chabin), (26, Direction des Archives de France)
•
Les bases de données 11 : réservoirs de données structurées parfois volumineux, dynamiques
et mises à jour périodiquement. Le principal atout de la base de données est de permettre de
manipuler des informations selon des traitements globaux et automatisés, mais aussi des tris
et des modes de recherches très précis ;
•
Les documents multimédias et les pages web : la notion de « multimédia » renvoie à la
possibilité, grâce à la technologie numérique, de combiner du texte, du son et de l’image fixe
ou animée dans un même document. En outre, ce type de documents peut être composé
d’éléments statiques et dynamiques et contient des liens prédéfinis, « hypermédias », entre
des données internes ou externes au document. Enfin, une troisième modalité vient se
greffer, l’ « interactivité », qui rend compte de la possibilité pour l’utilisateur d’accéder au
document de manière non linéaire ;
11 « Les bases de données qui gèrent des informations mouvantes ne peuvent être définies comme des documents que par raccroc. La notion de document
exige en effet quelque chose de fini » (M.A. CHABIN. Le management de l’archive, p. 126)
22
•
Les courriers électroniques – E-mails- et les forums de discussion : il s’agit de messageries
électroniques à titre individuel ou collectif, lieux d’échanges d’information et de documents.
Cette typologie laisse entrevoir ce que l’univers du numérique offre comme possibilités. Il permet :
•
d’accroître la production de données et de documents, faciles à manipuler, dupliquer et
transférer ;
•
de multiplier les liens et relations entre les documents ;
•
de jouer sur la présentation et l’utilisation des données du document en offrant un accès
souple, non linéaire.
2.2 Les caractéristiques du document électronique
Entrons maintenant plus avant dans les spécificités du document électronique au travers de quatre
approches : la forme, le contenu, la structure et l’identité
12
(11, Stern), (28, Chabin), (10, Pédauque)
A. La forme
Le document est appréhendé comme un objet visuel et physique, autrement dit l’analyse porte sur la
matérialité du document.
Contrairement au document analogique où les données et leur mise en forme sont intrinsèquement
reliées entre elles par l’intermédiaire du support directement accessible, dans l’environnement
numérique, les deux sont séparées (09, Zeller).
De plus,
l’accès au document numérique sera
indirect puisqu’il est indispensable de recourir à des outils technologiques pour les exploiter et les lire
(26, Direction des Archives de France).
L’approche selon la forme du document numérique fait appel à plusieurs aspects : les supports de
l’information ; les langages d’encodage ; les formats.
a. Le support
L’ère du numérique a opéré une véritable mutation de la notion de support du document (08, Chabin).
A la dimension physique du support du document analogique s’est substituée l’idée de
dématérialisation du support numérique. La matière, telle que le papier par exemple, a laissé la place
12 Soulignons que ces quatre dimensions permettent de décrire, de prendre en compte un document, qu’il soit analogique ou numérique.
23
à une chaîne matérielle et logicielle qui supporte et transmet le contenu : outils d’écriture, formats
d’encodage, support de stockage, matériel de restitution.
Il existe deux grandes familles de supports numériques (14, Roberge) :
•
Les supports magnétiques :
Dans cette catégorie, on trouve, par exemple, le disque dur ou le disque souple ou encore la
clé USB. Le support magnétique est utilisé pour fixer des informations de textes, d’images et
de sons. Les ressources technologiques nécessaires pour produire ou consulter des documents
sur ce type de support sont l’ordinateur, les réseaux informatiques, le magnétophone, le
système vidéo. L’information emmagasinée ne peut être consultée qu’à l’aide d’un appareil de
lecture. Les capacités de stockage de données peuvent être très importantes. Ces supports
peuvent être reproduits aisément par des procédés électroniques et mécaniques (reproduction
sur papier, sur un autre support magnétique, sur un support optique numérique) et il est
facile d’en modifier le contenu. C’est à la fois un avantage pour la mise à jour de l’information
et un inconvénient, si aucun archivage n’est effectué.
•
Les supports optiques numériques :
Cette famille de support comprend les CD-ROM et les DVD. Ils servent à la fois à
l’emmagasinage
photographique
de
ou
l’information
textuelle,
cinématographique)
et
de
de
l’information
l’information
visuelle
sonore.
Les
(graphique,
ressources
technologiques nécessaires pour enregistrer ou consulter des documents sur supports
optiques numériques sont les lecteurs graveurs et les numériseurs. L’information fixée sur ces
supports ne peut être consultée qu’à l’aide d’un appareil de lecture. Les capacités de stockage
sont de plus en plus importantes et les supports optiques numériques peuvent être reproduits
facilement par des procédés électroniques et mécaniques (reproduction sur papier, sur
support magnétique, sur un autre support optique numérique). La relative nouveauté de ces
supports laisse encore des interrogations quant à leur utilisation pour la conservation
permanente ou à long terme des documents.
b. Les formats d’encodage (26, Direction des Archives de France)
Au sein d’un système informatique, la donnée, unité élémentaire d’information, est représentée sous
forme d’un code binaire composé de 0 et de 1 (les bits). Pour présenter l’information sous forme de
texte, d’image, de son, il est nécessaire d’avoir recours à un langage d’encodage : codage numérique,
alphanumérique, graphique, sonore, audiovisuel. Pour rendre le document lisible, il faudra l’interaction
du format de l’encodage avec un logiciel et du matériel informatique permettant de l’interpréter.
24
Les formats d’encodage peuvent être ouverts ; fermés, si les spécifications sont tenues secrètes par le
propriétaire ; propriétaires, c’est-à-dire définis par une entreprise privée et soumis à des droits ;
standards, c’est-à-dire produits par un organisme de normalisation (ISO, AFNOR, W3C), ils sont alors
ouverts et non propriétaires.
c. Les formats textuels, image et mixtes (26, Direction des Archives de France)
•
Le format textuel :
Leur encodage repose sur un format «texte » qui gère les caractères alphanumériques.
•
Le format image :
L’encodage de l’image prise par un appareil photo numérique ou par un scanner, se fait selon
un quadrillage de pixels, points lumineux, dont la densité définit la résolution de l’image. Il
existe de nombreux formats image, les plus connus étant TIFF (Tagged Image File Format) ;
PNG (Portable Network Graphics) ; JPEG (Joint Photographic Experts Group).
•
Le format mixte (texte et image) :
Le plus connu est le format PDF (Portable Document Format).
Pour terminer cette première approche du document numérique selon la forme, nous prolongeons
notre discours en abordant les notions de numérité et de numérisation. Elles participent aussi à la
constitution de matière numérique.
•
La numérité (16, Chabin) :
Ce terme de « numérité » désigne les documents conçus exclusivement sous forme
numérique. La numérité correspond aujourd’hui à environ 80 % des documents produits dans
les entreprises.
•
La numérisation (16, Chabin), (14, Roberge) :
Contrairement à la numérité, la numérisation suppose que le document existe au préalable sur
un autre support, par exemple sur papier, et qu’il va y avoir un transfert de support ou de
format d’information.
25
B. Le contenu
L’Afnor définit le document, qu’il soit analogique ou numérique, comme « un ensemble composé d’une
information et de son support ». La dimension de contenu recouvre donc la partie information du
document. C’est le discours, le message produit par un auteur. Le document numérique permet une
gestion du contenu, tant au niveau de la production que de la consultation, très différente par rapport
au document analogique. L’accès non linéaire à l’information offre une souplesse et une malléabilité
sans précédent pour ajouter, modifier, ôter des données.
C. La structuration
Cette dimension s’intéresse à la manière dont les différents éléments d’informations contenus dans le
document sont organisés et articulés entre eux.
La structuration d’un document numérique peut être réalisée à l’aide de différentes règles et outils, à
différents niveaux :
•
La structure logique (10, Pédauque) : c’est la construction d’un document en parties et sousparties articulées entre elles. Cette structure est codée en ce que l’on appelle une DTD –
Document Type Definition ; Définition de type de document-.
•
La représentation formelle de la présentation avec l’utilisation des feuilles de styles des
traitements de texte (10, Pédauque) : pour le texte, ce sera, par exemple, les choix
typographiques ;
•
Les métalangages et langages de balisage (26, Direction des Archives de France) :
Le SGML (Standard Generalized Markup Language) est à l’origine des langages de balisage et
de structuration de l’information, adopté par une norme ISO. Ce métalangage étant lourd et
complexe, le W3C 13 a développé deux langages dérivés, le HTML (Hyper Text Markup
Langage) et, plus récemment le XML (eXtensible Style Langage), mettant l’accent sur la
structuration des documents sur le web.
13 W3C pour World Wide Web Consortium ou Consortium du Web. Cette instance regroupe des industriels fournisseurs des technologies informatiques sur
lesquelles se fondent Internet et le web, ainsi que les grands utilisateurs publics et privés de celui-ci. Elle produit toutes les recommandations, comme celle
qui compose les métalangages HTLM et XML.
26
D. L’identité
Cette quatrième dimension retient les modes d’identification du document permettant de connaître le
degré de pertinence du document lui-même et de valider si l’information qui y est attachée est fiable
et originale. L’appréciation se fera tant au niveau de la forme que du contenu. Ici entrent en jeu les
métadonnées, informations liées au document numérique dont les buts principaux sont de le décrire,
de le localiser et de faciliter sa gestion. Nous aurons l’occasion de parler plus en détail dans notre
propos des métadonnées, mais l’on peut, d’ores et déjà en indiquer une typologie (09, Zeller) :
•
Les métadonnées intrinsèques, d’identification : elles se rapportent à des informations
factuelles qui permettent de différencier un document d’un autre (numéro, version, auteur,
date, etc). La plupart du temps elles sont intégrées au document lui-même à sa création ;
•
Les métadonnées extrinsèques, de description : ce sont celles qui décrivent les contenus
conceptuels du document, ou leurs liens avec des modèles de description pré-établis
(dictionnaire, indexation, classification, etc) afin d’en documenter le contexte.
2.3 Les conséquences de l’environnement numérique
l’exploitation et la conservation des documents
sur
Nous avons pu voir au travers des quatre approches précédemment étudiées que la technologie du
numérique a profondément bouleversé les caractéristiques du document, notamment au niveau de
son support et de sa structuration. Nous allons maintenant en étudier plus particulièrement les
incidences en termes d’exploitation et de conservation.
A. Les conséquences en termes d’exploitation du document
L’usage des technologies numériques apporte sans conteste de larges facilités de création et de
production de documents (16, Chabin). Il n’est plus à démontrer les avantages en termes de rapidité
et de qualité dans la conception des documents électroniques. Ces gains sont acquis par les multiples
possibilités qu’offrent les logiciels : facilités de composition, de retouche et de correction automatique,
mise en page, usage du gras, de la couleur, etc. Le coût des équipements informatiques (ordinateurs,
périphériques, logiciels, supports magnétiques et optiques, imprimantes et consommables) baisse
avec un rapport qualité / prix qui s’améliore. Enfin, la rapidité de transmission du document
numérique grâce à des réseaux de télécommunication performants joue un rôle primordial dans
l’usage exponentiel de ces documents dans l’entreprise.
27
Forts de tous ces bénéfices, les documents numériques sont largement exploités dans l’exercice
quotidien des activités de l’entreprise.
Toutefois l’utilisation du document électronique au sein de l’entreprise pose aussi quelques difficultés
conditionnées par les modes d’acquisition et de production des documents électroniques. En effet les
documents viennent de sources différentes, soit produits en interne par les salariés de l’entreprise,
soit acquis en externe (clients, fournisseurs, partenaires, etc).
Citons à titre d’exemples, deux
principaux problèmes rencontrés (07, Bahloul) :
•
Une hétérogénéité des structures et des formats :
Elle se traduit par des différences sur le plan de la présentation des informations et des
modèles qui varie selon les activités de l’entreprise. La diversité des structures et des formats
est due à un manque de normalisation de la chaîne de production et de diffusion ;
•
Un éparpillement des documents dans le système d’information de l’entreprise :
Les quantités considérables de documents électroniques imposent le plus souvent qu’ils soient
répartis sur plusieurs serveurs et bases de données, distribués et localisés dans différentes
sources d’informations. Il est par conséquent très difficile, voire quasi impossible, pour
l’utilisateur d’avoir une vue globale de toutes les ressources stockées dans le système
d’information de l’entreprise. Le problème sera particulièrement accentué lors de la recherche
documentaire.
B. Les conséquences en termes de conservation du document
La technologie numérique offre des possibilités de stockage de l’information impressionnantes avec
des gains de place importants tant pour le texte que pour l’image et le multimédia (16, Chabin).
Toutefois les supports numériques, magnétiques ou optiques, semblent avoir une faible durée dans le
temps (3, 15, peut être 30 ans au plus). La numérisation apporte des solutions en matière de
sauvegarde, que ce soit la copie du document original ou le cas échéant la reconstitution d’un original
endommagé. La rapidité de recopie et de transmission s’ajoute aux avantages du numérique pour la
conservation des documents.
Toutefois, dans le domaine de la conservation de l’information numérique, certaines interrogations
demeurent pour garantir des documents fiables, intègres et pérennes selon les règles archivistiques
(27, Lupovici).
28
•
Le vieillissement du support :
Sa préservation est complexe car étroitement liée à ses différentes composantes techniques. Il
apparaît que le support dans le domaine de l’information numérique a une durée de vie
limitée. Pour pallier cet inconvénient, des solutions sont trouvées tel que le rafraîchissement
du support de l’information en recopiant périodiquement les données d’un support sur un
autre. Mais cela entraîne d’autres difficultés en termes de coûts, de risques de dégradation
des données, etc.
•
L’obsolescence des technologies informatiques :
Autre point d’achoppement, les périphériques, les programmes informatiques, les méthodes
de traitement de l’information disparaissent au profit de nouvelles techniques. On estime que
le cycle de validité des technologies informatiques est de l’ordre d’une durée de 2 à 5 ans.
Deux techniques sont proposées en réponse à l’obsolescence des technologies :
-
La migration des données : c’est le transfert périodique d’une ressource électronique
d’un environnement matériel et/ou logiciel à un autre, ou d’une génération de
technologie informatique à une autre. La migration inclut implicitement un
rafraîchissement du support ;
-
L’émulation
des
environnements
informatiques :
elle
consiste
à
reproduire
l’environnement technique requis pour manipuler des objets numériques anciens. Elle
permet ainsi de simuler avec un ordinateur récent des fonctionnalités d’un ordinateur
passé. L’émulation est très onéreuse.
2.4 Les aspects juridiques des documents électroniques
Le document numérique, au même titre que n’importe quel document, est soumis à un certain
nombre de règles du droit. Il pose d’ailleurs de nombreuses questions en matière juridique. Nous
verrons quels sont ses rapports avec le droit d’auteur, la protection des personnes et le droit de la
preuve.
29
A. Le droit d’auteur 14
Le droit d’auteur appartient à une des deux branches 15 de la propriété intellectuelle 16 : la propriété
littéraire et artistique.
La propriété intellectuelle définit les conditions dans lesquelles les différentes formes de créations,
littéraires et artistiques mais aussi techniques et commerciales, peuvent faire l’objet d’une
appropriation par leurs créateurs destinée à leur assurer un profit et à les protéger contre les usages
non autorisés.
Le droit d’auteur protège toute création de forme –les idées ne sont pas protégeables en soi- pourvu
qu’elle soit originale, c’est-à-dire qu’elle porte l’empreinte de la personnalité de l’auteur. La protection
s’étend à tous types de créations appelées « œuvres de l’esprit ». Elle naît sans formalité ni dépôt.
Dans le domaine électronique, la protection des droits d’auteur est très difficile en raison de
l’immatérialité du document ainsi que de l’impossibilité de contrôler tous les réseaux.
B. La protection des personnes
La loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des
traitements de données à caractère personnel et modifiant la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à
l’informatique, aux fichiers et aux libertés impose la déclaration spontanée, auprès de la Commission
Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) de tout fichier, base de données, traitant des
informations personnelles et nominatives.
C. Le droit de la preuve
Le droit de la preuve organise la protection des parties et des moyens dont elles disposent pour
authentifier un fait, un acte ou un écrit.
14 Les rappels en matière de droit d’auteur s’appuient sur l’intervention d’Arabelle BAUDETTE à l’INTD : « Le droit du document électronique », janvier 2006.
15 La seconde branche de la propriété intellectuelle est la propriété industrielle.
16 La propriété intellectuelle est placée en France sous le régime du Code de la propriété intellectuelle adopté en 1992. Ce code retient des lois, telle celle de
1994 protégeant les logiciels, la loi de 1997 modifiant les durées de protection, ou en 1998, la loi protégeant les créateurs de bases de données.
30
Quelle est la distinction entre un fait et un acte juridique ? (19, Chabin), (32, Records management et
archivage)
•
Un fait juridique :
Tout type de fait de la vie courante auquel le droit va s’intéresser. Il s’agit d’un événement qui
n’a pas nécessairement été recherché par l’auteur du fait et qui aura des effets de droit, tel
que par exemple un accident.
•
Un acte juridique :
Il a pour origine la volonté d’une ou plusieurs personnes et a pour objet et pour effet de
produire une conséquence juridique, tel que par exemple l’achat d’un bien de consommation.
Le document écrit original est, à de rares exceptions, la seule preuve valable pour la loi française.
Les textes juridiques définissent la preuve écrite selon cinq critères principaux :
•
son objectivité : le sens du message doit être en rapport objectif et direct avec l’objet du
conflit ;
•
sa matérialité : la preuve doit être intelligible par tous ; ainsi une écriture codée ne peut être
retenue comme preuve ;
•
son autonomie ;
•
son opposabilité : la preuve doit comporter une date et la marque, la signature de son
émetteur.
Au regard de ces critères, le document électronique constitue difficilement une preuve. De plus, il ne
remplit pas les conditions d’irréversibilité, de non-reproductibilité et de localisation caractérisant le
« document original ».
Toutefois, la dimension numérique des documents a été petit à petit assimilée dans les textes
juridiques. Ainsi les premières exceptions prévues par la législation ont concerné les documents de
comptabilité 17 . Le 11 février 1994, la loi « Simplification de formalités administratives imposées aux
entreprises », dite loi Madelin, offre la possibilité de dématérialiser des documents administratifs à la
seule condition de demander une autorisation à l’administration et de faire l’objet d’une convention
particulière et d’une obligation de sécurité.
Mais le grand pas franchi est la réforme du droit de la preuve dans le Code civil avec la loi n° 2000230 du 13 mars 2000 18 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et
17 Décret de 1983
18 Loi parue au Journal Officiel du 14 mars 2000
31
relative à la signature électronique et son décret d’application n° 2001-272 du 30 mars 2001 (24,
Fleisch).
•
Les documents électroniques comme mode de preuve :
L’article 1316 stipule que l’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit
sur support papier. Pour ce faire, certaines conditions doivent être assurées pour garantir
l’identification certaine de la personne et l’intégrité du document établi et conservé.
•
La signature électronique (32, Record management et archivage) :
Elle a la même force probante que la signature sur support papier si « elle consiste en l’usage
d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ». Ce
procédé fiable d’identification est obtenu à partir de la cryptographie. Cette technologie
repose sur un système de chiffrement et de clés asymétriques : deux clés, l’une publique et
l’autre privée permettent respectivement d’encrypter et de décrypter des données. Lors de la
signature d’un document, l’émetteur signe avec sa clé privée et le destinataire décrypte la
signature avec la clé publique intégrée au document. Les deux clés sont incluses dans des
certificats de signature électronique délivrés après vérification de l’identité du demandeur par
des Prestataires de services de certification (PSC).
•
Toutefois, le procédé d’authentification de la signature électronique n’est pas encore pérenne
dans le temps. En effet, les techniques de migration utilisées pour assurer la lisibilité des
documents à long terme font échouer les mécanismes de vérification des signatures.
32
3 La valeur probante des documents électroniques
appuyée sur la méthodologie du records
management
Le records management propose une méthode rationnelle permettant aux entreprises de mettre en
place des dispositifs en vue de la production, l’organisation, la gestion, la conservation et l’accès des
informations produites et reçues par une organisation dans le cadre de ses activités. (33, Ferchaud)
Nous présenterons dans cette partie ce qu’est le records management en cherchant à en définir son
champ, son objet, ses objectifs et quelques notions afférentes : les records, la valeur de l’information
et le respect du fonds. A la suite, nous mesurerons la portée d’un système de records management
sur les différents stades du cycle de vie de l’information. Enfin, nous analyserons les besoins et enjeux
que représentent pour l’entreprise la gestion organisée et maîtrisée de ses documents électroniques et
l’intérêt particulier de faire appel à la méthode du records management pour déterminer la valeur
probante des documents électroniques.
3.1 De l’intérêt du records management
A. Définition
L’expression a été officialisée aux Etats-Unis au début des années 1950. En effet, une définition légale
était donnée au Records management conçu comme un ensemble de méthodes destinées à améliorer
la gestion des documents, depuis leur création jusqu’à leur transfert dans les services d’archives ou à
leur destruction.
La norme internationale ISO n° 15489 parue en 2001, à la fois document de référence et guide
pratique consacré au records management, donne la définition « officielle » suivante : « Champ de
l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la
réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes
de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents. »
Une autre définition issue d’une norme américaine 19 , très explicite, complète bien cette première
définition en insistant sur l’aspect méthodologique du records management : « Planification, contrôle,
direction, organisation, formation, mise en valeur et autres activités de gestion impliquant le cycle de
19 Extrait de la norme DoD 5015.2 « Design criteria standard for electronic records management software applications », 2002, [traduction Marie-Anne
Chabin]
33
vie de l’information, c’est-à-dire la création, la maintenance (utilisation, stockage, recherche) et la
destruction, quel que soit le support. Les procédures de Records management servent à constituer
une documentation correcte et pertinente des directives et de l’activité fédérale, ainsi qu’une gestion
efficace et économe de l’Administration et des opérations d’organisation. »
a. Le concept de « records » : problème linguistique ou disciplinaire ? (30, Ducharme)
Au regard des définitions sur le Records management, nous voyons bien qu’une première explication
de texte s’impose autour du terme « records ». Que signifie-t-il et que recouvre-t-il ?
Au sens littéral,
« record » se traduit en français par enregistrement, ce qui signifie d’après le
dictionnaire Le Robert « action de consigner par écrit, de noter comme réel ou authentique ». (39,
Martin)
Cette première précision nous indique donc déjà que le records management s’occupe de la gestion
de documents sur support papier tout autant que de documents électroniques. La définition
américaine le confirme « quel que soit le support ».
Toutefois, les records sont-ils des documents ?
Un document est défini selon l’ISO comme « l’ensemble d’un support d’informations et des données
enregistrées sur celui-ci sous forme en générale permanente et lisible par l’homme ».
La norme ISO 15489 sur le records management signifie les records de « documents créés, reçus et
préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de
ses obligations légales ou la conduite de son activité ».
En résumé, la notion de records va au-delà de la définition du document dans le sens où le document
n’a qu’une valeur informative alors que le record recouvre en plus une valeur de preuve. (43, Boutoux
d’Hautefeuille).
Alors, peut-on dire que les records correspondent au terme français « archives » ?
La loi française sur les archives du 3 janvier 1979 20 stipule que « les archives sont l’ensemble des
documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute
personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur
activité. La conservation de ces documents est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de
la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées,
que pour la documentation historique de la recherche ».
20 Loi du 3 janvier 1979 dans le Code du patrimoine, Titre II, 2004
34
La proximité des deux définitions, celle des records et celle des archives, est évidente. En fait le mot
français « archives » correspond à deux termes anglais : « records », qui désigne les documents en
cours de création ou utilisés quotidiennement et « archives », qui s’applique uniquement aux
documents qui ne sont plus nécessaires au travail courant mais dont la valeur historique est reconnue
(18, Niezkowska). Le préambule de la norme sur le records management introduit ce problème
terminologique dans ce sens, en faisant remarquer que le terme anglais « records » désigne les
documents considérés dans leur dimension de preuve, par opposition à « archives », qui vise leur
portée historique. (34, Hare)
Cette différence terminologique est importante pour comprendre les deux approches : (18,
Niezkowska), (30, Ducharme)
•
Dans le monde francophone, la définition des archives ne se limite pas aux documents
anciens ; autrement dit le terme « archives » englobe la notion de « records » ;
•
La division anglo-saxonne de « records » et « archives » a permis
le développement de
méthodes spécifiques, D. Ducharme parle même «d’une discipline nouvelle», adaptée à la
gestion des documents d’usage quotidien et ayant valeur de preuve.
Figure 2 : Situation du Records management par rapport à la gestion des archives
(Source :
Intervention de M.A. Chabin à l'INTD, mars 2006, le records management)
35
b. Un point sur le terme « archivage » (17, Chabin)
Bien qu’il n’existe pas de définition officielle, la notion d’ « archivage » est signalée comme étant
« l’ensemble des actions, outils et méthodes mises en œuvre pour conserver à moyen et long terme
des informations dans le but de les exploiter. » 21
En fait le terme d’ « archivage » est associé au monde du numérique. On parle d’archivage
électronique. M.A Chabin nous fournit une explication et par là une définition de l’archivage
électronique : « En fait on parle beaucoup d’archivage électronique et beaucoup moins d’archives
électroniques. Ceci est révélateur de la primauté de la technique sur le concept de mémoire.
L’archivage électronique est d’abord une invention des informaticiens. La mémoire des ordinateurs
étant limitée et le nombre de documents produits allant croissant, il fallait bien en assurer la
conservation. Archivage signifie sauvegarde sur un disque. C’est avant tout une opération physique.
En résumé, avant on avait des archives et on les archivait ; aujourd’hui on procède à l’archivage
(électronique) et donc on a des archives. Cette définition, ou plutôt cette constatation, étend
considérablement le champ des archives. Elle va en effet dans le sens de la loi qui prend en compte
les archives dès leur conception.» 22
Notre étude portant exclusivement sur l’analyse des documents numériques, nous privilégierons le
terme d’archivage électronique dans notre discours.
c. Notions afférentes au records management
-
La notion de respect des fonds : (28, Chabin)
Nous avons vu que le document supposait quatre caractéristiques : le support, le contenu, la
structuration et l’identité. Pour qu’il acquière sa dimension de document d’archives, il doit
impérativement être rattaché à un fonds d’archives dont le producteur –personne physique ou moraledoit être clairement identifié.
Le records management permet d’avoir une vue globale des documents créés dans l’organisme, et de
prendre en compte un ensemble de documents relatifs aux activités de travail et non des documents
isolés. Cela introduit donc l’idée que les documents seront traités par groupes de records, identifiés
comme une seule entité. Une série de records réunit des records qui ont été créés pour remplir la
même fonction ou le même objectif sur une durée continue. (34, Hare)
21 Définition issue du Dictionnaire multimédia, Afnor, 1995)
22 CHABIN M.A. Je pense donc j’archive, 1999, p. 53-54.
36
-
Les classes de records : (34, Hare)
Au-delà des valeurs informatives et de preuve que possèdent les records, ils peuvent être classés
selon l’importance des informations contenues :
•
Records vitaux : records indispensables à la pérennité du fonctionnement de
l’organisation et qui sont uniques et irremplaçables ;
•
Records
importants :
records
qui
sont
importants
pour
la
pérennité
du
fonctionnement de l’organisation, mais qui sont remplaçables, même si le coût est
important ;
•
Records utiles : records dont la perte entraînerait des anomalies dans les opérations
de l’organisation mais qui sont remplaçables ;
De cette échelle d’importance, il ressort que les archives vitales, dont la disparition (perte ou
destruction) empêcherait l’entreprise de continuer normalement sa mission, doivent impérativement
être identifiées et protégées. (37, Drouhet)
Une autre catégorie de records, les archives sensibles, devra faire l’objet d’une attention particulière.
Les archives sensibles sont celles dont les informations ont un caractère confidentiel.
d. En guise de conclusion, le records management inclus dans le système d’information
d’un organisme
Figure 3 : (Source : Records management et archivage : guide pratique, Archimag, 2005)
37
Comme le montre le schéma, le records management revêt un caractère systémique intégré dans une
politique des documents, elle-même incluse dans la politique générale de l’entreprise. (37, Drouhet)
Le « système de records management » doit avoir les fonctions principales suivantes :
•
veiller à ce que le document essentiel à l’organisme existe ;
•
prendre en charge le document depuis sa création jusqu’à son sort final ;
•
conserver le document dans son contexte ;
•
prendre en compte le document dans sa version finie, non modifiable et validée ;
•
garantir la conservation des documents et leur restitution dans les délais et sur des supports
adaptés ;
•
assurer la traçabilité du document ;
•
communiquer le document selon les droits d’accès associés ;
B. La gestion du cycle de vie de l’information
Le records management est une méthode qui permet de repérer le document dès sa création,
d’intervenir sur cette création, puis de le suivre dans un système de conservation adapté jusqu’à son
sort final. (37, Drouhet)
Ainsi, le records management s’appuie sur la notion de cycle de vie qui conçoit que les records ont
une vie clairement définie depuis leur création jusqu’à leur sort final. Ce concept est basé sur l’idée
que : « L’information enregistrée a une « vie » semblable à celle d’un organisme biologique, dans la
mesure où elle naît (phase de création), vit (phase d’actualisation et d’utilisation), et meurt » 23
Dans le concept de cycle de vie du document, la valeur de l’information est au cœur de cette notion,
et cette valeur est amenée à varier selon les étapes de son utilisation : valeur de preuve, valeur de
mémoire. (36, Domas)
23 Extrait de PENN I.A. [et al.]. Records management handbook, 2ème éd., Gower, 1994
38
Figure 4 : (Source : Lettre M, décembre 2005-janvier 2006)
Nous allons aborder chacune des phases constitutives du cycle de vie du document selon quatre
grandes étapes : la création ; la gestion et la maintenance ; la diffusion et la phase du sort final. (22,
ADAE), (40, Barry)
a. La création (34, Hare)
Bien que souvent sous-estimée, la création est une phase très importante car c’est à ce moment-là
que le plan de vie du record s’établit, en fonction du fonds d’archives auquel il appartient. Il est de la
responsabilité du producteur de mesurer l’importance du document créé. A cette étape un certain
nombre de questions doivent être prises en compte : convient-il de créer le record ? Quelle est sa
finalité ? Quelle est sa valeur ? Est-ce un record vital ? Pendant combien de temps sera-t-il conservé ?
Le support convient-il au record créé ? A qui est-il accessible ?
Lors de cette étape sont inclus :
•
L’enregistrement du document : il peut répondre à deux besoins, celui de la mémorisation du
document pour des utilisations ultérieures et celui du déclenchement de la validation du
document ;
•
Le classement des records. Cela consiste à ranger les documents dans des dossiers et sousdossiers (support papier), répertoires et sous-répertoires (support numérique). Cette
opération s’appuie sur le plan de classement, outil conçu en tenant compte des activités de
l’organisme ;
•
L’indexation : elle consiste à déterminer et attribuer des termes qui serviront de clés d’accès
pour retrouver le document. Cette indexation peut s’appuyer sur les métadonnées du
document.
39
b. La gestion et la maintenance
Cette phase assure à l’organisation des opérations quotidiennes de stockage des données, de sécurité
et droits d’accès à l’information (protection des records vitaux, accessibilité des records,
confidentialité, etc), de gestion des évolutions (traçabilité, gestion des versions). La gestion et la
maintenance des records s’effectuent selon des procédures de conservation et de protection établies.
c. La diffusion (22, ADAE)
L’information et les documents sont accessibles et transmis aux services qui en ont besoin pour la
conduite de leurs activités. Un certain nombre de choix sera à opérer : choix d’une diffusion restreinte
ou non ; choix des modes d’accès : le mode pull où les documents sont accessibles à l’initiative de la
personne qui les cherche ou le mode push où les documents sont systématiquement transmis à des
destinataires selon des profils pré-établis ; choix des modes de conditionnement.
d. Le sort final (22, ADAE)
Au terme de la période où le record à valeur de preuve, il entre dans une phase où il aura valeur de
mémoire pour l’entreprise. Deux options s’offrent alors, soit la conservation permanente, soit
l’élimination. Il convient alors de mettre en place des procédures de versement et de destruction et
d’utiliser respectivement des outils, bordereaux de versement et d’élimination. Le processus de
conservation repose également sur des outils techniques visant à garantir la pérennité, l’intégrité, la
sécurité, la traçabilité et la lisibilité des données.
C. Les besoins et enjeux de l’archivage électronique pour l’entreprise
a. L’information comme atout dans l’entreprise (34, Hare)
L’information constitue la 4ème ressource dans l’entreprise, après les ressources humaines, le capital
et les matières premières.
Les records, qu’ils soient sur support papier ou électroniques, constituent les « atouts d’information »
d’une organisation.
b. La valeur des records (18, Niezkowsa)
Deux valeurs essentielles sont attribuées aux archives :
•
Une valeur opérationnelle ou valeur primaire : chaque document d’archives est utile à la
gestion courante des affaires de toute organisation. Cette valeur peut être de trois ordres (34,
Hare) :
40
-
Valeur administrative par rapport aux activités quotidiennes de l’organisme ;
-
Valeur fiscale par rapport aux activités financières ;
-
Valeur judiciaire en tant que preuve par rapport aux exigences réglementaires et/ou
légales.
•
Une valeur de témoignage ou valeur secondaire : les archives portent la trace des activités
d’une personne physique ou morale et peuvent donc être potentiellement utilisées pour
reconstituer l’avenir. Elles peuvent être de deux types :
-
Valeur probante ;
-
Valeur de mémoire ou historique.
c. Les besoins d’archivage électronique pour l’entreprise (19, Chabin)
La croissance toujours exponentielle des documents électroniques et les contraintes réglementaires de
plus en plus fortes au sein des entreprises nécessitent la mise en place d’un archivage électronique
maîtrisé, répondant à trois besoins :
•
Le besoin pour l’entreprise de prouver ce qu’elle fait, son activité et ceci aussi bien en interne
que vis-à-vis des autorités extérieures ;
•
Le besoin de réutiliser des données dans le cadre de ses activités et pour servir d’aide à la
décision ;
•
Le besoin de préserver la mémoire de l’entreprise.
d. Les enjeux de l’archivage électronique pour l’entreprise (03, Afnor), (22, ADAE), (19,
Chabin)
La norme ISO 15489 énumère un certain nombre de propositions présentant les avantages de la mise
en place d’une méthode systématique d’organisation et de gestion des documents d’archives. Elles
répondent à des enjeux pour l’entreprise d’ordre juridique, logistique, sécuritaire, technique et
financier.
•
Enjeux juridiques : nous avons déjà eu l’occasion de les aborder, ce sont ceux relatifs à la
preuve. Il s’agit tout à la fois de fournir la preuve des activités professionnelles de
l’entreprise, mais également de fournir une protection en cas de litige et de répondre aux
exigences légales et réglementaires ;
41
•
Enjeux logistiques : l’archivage électronique doit offrir la capacité d’une communication
interne et externe efficace et fiable reposant sur un système d’information documentaire
opérationnel et immédiat ;
•
Enjeux sécuritaires : il est question à ce niveau de soutenir une gestion des risques maîtrisée
grâce à une information critique protégée efficacement ;
•
Enjeux techniques : dans un contexte où les évolutions technologiques sont très rapides, les
choix de solutions techniques d’archivage doivent faire l’objet d’une veille soutenue pour
pallier les difficultés de conservation et de pérennité des données ;
•
Enjeux financiers : les masses de documents à traiter deviennent très importantes et les coûts
associés augmentent fortement. Les coûts d’accès à l’information entrent également en ligne
de compte, ainsi que les investissements en ressources humaines et matérielles.
Catherine Hare (34, Hare) énumère précisément les conséquences négatives d’une non-gestion des
records électroniques :
•
Mauvaises prises de décisions par manque d’informations ;
•
Double de temps passé à recréer des informations quand le record d’origine ne peut être
retrouvé ;
•
Dégradation de l’environnement de travail ;
•
Perte de temps dans la recherche de l’information ;
•
Perte de procès ;
•
Perte d’espace, donc d’argent.
3.2 A la recherche de la valeur probante des documents
électroniques
La recherche de la valeur probante du document électronique est déjà apparue en filigrane à plusieurs
reprises dans notre discours. Nous avons eu l’occasion d’évoquer différents aspects autour de la
notion de preuve : le droit de la preuve, le besoin pour l’entreprise d’apporter des preuves de son
activité.
Maintenant, entrons plus avant dans l’analyse de la valeur probante des documents électroniques. Les
quatre exigences archivistiques, que sont l’authenticité, la fiabilité, l’intégrité et l’exploitabilité,
permettent de déterminer la valeur probante des documents électroniques pendant toute leur durée
de vie.
42
En nous appuyant sur ce que disent les normes ISO 15489 (03, Afnor) et NF Z 42-013 (05, Afnor),
ainsi que les spécifications MoReq (01, Commission européenne), nous étudierons chacune des
exigences.
A. Présentation des normes et spécifications
a. La norme ISO 15489 information et documentation « Records management »
Nous en avons déjà parlé très brièvement lors de la définition du records management. Rappelons ici
qu’il s’agit d’une norme de l’Organisation Internationale de Normalisation (ISO), parue en 2001,
constituée de deux parties, l’une édictant les principes directeurs et l’autre étant le guide pratique du
records management. La norme définit les fonctions, les méthodes et les composantes de la gestion
des archives électroniques (33, Ferchaud). Elle vise à ce que les valeurs de preuve et d’information
des documents soient assurées efficacement et systématiquement grâce à des procédures
normalisées d’organisation et de gestion des documents. La norme s’adresse aux dirigeants
d’organismes, aux professionnels de l’information et à toute personne ayant la responsabilité de créer
et d’archiver des documents.
b. La norme AFNOR NF Z 42-013 « Archivage électronique : spécifications relatives à la
conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la
conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes »
Norme française publiée en 2001, elle énonce un ensemble de spécifications de l’Afnor concernant les
mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la
restitution des documents électroniques afin d’en assurer la conservation et l’intégrité. Elle est
destinée aux organismes ou entreprises, aux sociétés de services informatiques et aux entreprises de
service assurant le stockage de documents électroniques.
c. MoReq Spécification –Model requirements for the management of electronic records 24
Parallèlement à la norme ISO 15489 sur le records management, le référentiel MoReq réalisé par la
Commission européenne en 2001 décrit « les exigences pour l’organisation de l’archivage
électronique. Il insiste principalement sur les exigences fonctionnelles pour l’archivage électronique à
des fins de preuve à l’aide d’un système d’archivage électronique (SAE). » 25
MoReq propose un certain nombre de recommandations sur les documents relatives :
•
à leur contrôle et à leur sécurité ;
•
à leur conservation et à leur sort final ;
24 Référentiel traduit en français par M.A. Chabin en 2004 : Spécifications MoReq –Modèle d’exigences pour l’organisation de l’archivage électronique.
Disponible en ligne à l’adresse <http://www.archive17.fr/MoReq_en_francais.pdf>
25 Extrait de l’introduction des Spécifications MoReq, p.1
43
•
à leur capture (intégration des documents au système) ;
•
à leur identification.
Ce référentiel s’adresse aux utilisateurs d’un système d’archivage électronique, aux fournisseurs et
développeurs de systèmes d’archivage et aux prestataires en archivage.
B. Les exigences archivistiques déterminant la valeur probante des
documents électroniques (25, The National Archives), (24,
Fleisch)
a. L’authenticité
•
Définition du concept d’authenticité (23, Verachten)
En français, il existe plusieurs définitions du mot « authenticité ». D’abord, l’authenticité se réfère à un
acte public, notarié. L’authenticité confère à l’acte une valeur probante particulière.
La deuxième définition se rapporte au caractère authentique d’un écrit, d’un discours, d’une œuvre,
d’un objet. Dans ce sens, le mot « authenticité » est synonyme de véracité.
Enfin le terme « authenticité » est lié au concept d’originalité.
Selon la définition du Robert, un original est « un ouvrage humain dont il est fait des reproductions ».
« Original » est donc tout ce qui, émanant directement de l’auteur, est l’origine et la source première
des reproductions qui en sont faites.
•
Problème de l’original pour les documents numériques
Le document électronique n’est qu’une visualisation faite par une personne à un certain moment, à un
certain endroit et à l’aide de certains instruments.
Au moment de la création du fichier, celui-ci se compose de deux éléments : le contenu et le support.
En raison de cette possibilité de dissociation physique du support et du contenu et du fait de
l’existence de différents facteurs qui peuvent compromettre le contenu, on comprend aisément que
l’authenticité d’un fichier électronique soit très précaire.
En fait, l’authenticité ne peut exister que si les trois autres caractéristiques, fiabilité, intégrité et
exploitabilité sont présentes. Le concept de la présomption d’authenticité est utilisé et repose sur le
nombre de conditions remplies et la mesure dans laquelle chacune d’elles a été remplie. Chaque
manipulation doit être accompagnée de preuves garantissant le fait que les dangers de modification
sont négligeables ainsi que l’identification et l’intégrité des données.
L’identité d’un document renvoie aux attributs, comme le contexte et la provenance, qui le
caractérisent de façon unique et le distinguent des autres documents ; l’intégrité renvoie à son
caractère complet et à son exactitude.
44
•
Ce que dit la norme ISO 15489 :
« Un document authentique est un document dont on peut prouver 26 :
a) qu’il est bien ce qu’il prétend être ;
b) qu’il a été effectivement produit ou reçu par la personne qui prétend l’avoir produit ou
reçu ;
c) qu’il a été produit ou reçu au moment où il prétend l’avoir été. »
La norme précise à la suite que « pour garantir l’authenticité des documents, les organismes mettent
en place des politiques et des procédures de contrôle de la création, de la réception, de la
transmission, de la préservation et du sort final des documents, afin de s’assurer que les créateurs de
documents sont autorisés et identifiés, et que les documents sont protégés contre des ajouts, des
suppressions, des altérations, une exploitation ou une dissimulation abusifs. »
•
Ce que dit le référentiel MoReq :
« Les documents doivent être conservés dans une forme non modifiable et protégés contre des
changements intentionnels ou accidentels de leur contenu, de leur contexte, de leur structure ou de
leur apparence et ce toute leur vie afin de maintenir leur authenticité. » 27
b. La fiabilité
•
Ce que dit la norme ISO 15489 :
« Un document fiable est un document dont le contenu peut être considéré comme la représentation
complète et exacte des opérations, des activités ou des faits qu’il atteste, et sur lequel on peut
s’appuyer lors d’opérations, d’activités ou de faits ultérieurs. Il est recommandé que les documents
soient créés au moment de l’opération ou du fait qu’ils relatent ou juste après, par des personnes qui
ont une connaissance directe des faits ou par des outils courants dans la conduite des affaires. » 28
La norme précise par ailleurs qu’« il est recommandé que tout système d’organisation et de gestion
des documents d’archives fonctionne de manière continue et régulière.
Il convient qu’un système d’archivage :
a) intègre automatiquement tous les documents d’archives relevant du champ d’activité ;
b) organise les documents d’une manière telle qu’elle reflète les opérations du
producteur des documents ;
c) protège les documents contre une altération ou une élimination abusive
d) fournisse un accès immédiat à tous les documents pertinents et à leurs
métadonnées »
26 Extrait de la norme ISO 15489, partie 1– 2001, p. 7
27 Extrait des Spécification MoReq, 2004, p. 28
28 Extrait de la norme ISO 15489, partie 1 – 2001, p. 8 et 9
45
Il y a trois sous-éléments de la fiabilité :
-
La confiance : élément critique de la fiabilité ;
-
La relation / contexte : elle renvoie à l’aptitude de l’utilisateur à placer les documents
dans leur contexte opérationnel et que les liens avec d’autres documents concernés soient
clairs et transparents ;
-
La longévité : il s’agit de la durée au cours de laquelle l’activité est tributaire des
documents.
•
Ce que disent la norme NF Z 42-013 et le référentiel MoReq :
Les spécifications de ces deux documents posent les mesures à mettre en œuvre pour s’assurer de la
fiabilité des documents électroniques : processus de capture des documents, plan de classement,
métadonnées, contrôle et sécurité, sauvegardes.
c. L’intégrité
•
Ce que dit la norme ISO 15489 :
« L’intégrité d’un document renvoie au caractère complet et non altéré de son état. »
[…]
« Il est recommandé que des mesures de contrôle visant le droit d’accès, l’identité de l’utilisateur, le
droit de procéder à des éliminations et la sécurité soient mises en œuvre afin de prévenir tout accès,
toute élimination, toute altération ou tout déplacement abusifs des documents » 29
•
Ce que disent la norme NF Z 42-013 et le référentiel MoReq :
Toutes les mesures de contrôle énoncées dans la norme ISO 15489 sont prises en compte et
détaillées au niveau fonctionnel dans la mise en œuvre de systèmes d’archivage électronique.
d. L’exploitabilité
•
Ce que dit la norme ISO 15489 :
« Un document utilisable est un document qui peut être localisé, récupéré, communiqué et interprété.
Il convient qu’à chaque communication, le document soit relié à l’activité ou à l’opération qui l’a
produit. Il convient que les liens contextuels des documents portent les informations nécessaires à la
compréhension des opérations qui les ont créés et utilisés. » 30
29 Extrait de la norme ISO 15489, partie 1 – 2001, p. 8 et 9
30 Extrait de la norme ISO 15489, partie 1 – 2001, p. 8
46
•
Ce que disent la norme NF Z 42-013 et le référentiel MoReq :
En matière d’exploitabilité du document électronique, la norme et le référentiel offrent toutes les
spécifications nécessaires pour la recherche, le repérage et la restitution des documents.
47
Seconde partie
LA GESTION DES DOCUMENTS
ELECTRONIQUES DE LA FONDATION HOPITAL
SAINT JOSEPH : ANALYSE DE L’EXISTANT
48
1 Le contexte et l’objet de l’étude
1.1 La gestion documentaire à la Fondation Hôpital Saint
Joseph : le contexte de l’étude
A. Les flux d’information et les réservoirs de documents à l’hôpital
L’impérative nécessité d’une organisation stricte et soutenue des documents produits ou reçus et
nécessaires au fonctionnement de l’hôpital trouve son fondement dans l’abondance et la complexité
des flux d’information 31 de l’établissement.
Trois types de flux d’information s’entrecroisent au cœur des sphères médico-chirurgicale, médicoadministrative, PLEF (Patrimoine, Logistique, Economique et Financier) et de pilotage : flux de la prise
en charge du patient ; flux administratif et flux de pilotage. Les flux sont très transversaux avec la
volonté d’une forte circulation de l’information. Leur complexité est liée à la diversité des activités d’un
établissement hospitalier et entraîne la mise en circulation d’une multitude de documents. Pour ce
faire, la mise en place et le déploiement d’outils informatiques et de réseau facilitent le partage de
l’information.
A côté d’une multitude de documents sous format papier répartis dans les différents pôles et services
de l’hôpital, il existe également une masse de documents électroniques. Ceux-ci sont dispersés dans
différentes applications et serveurs informatiques, dont les principaux sont les suivants :
•
L’application ARISTOTE, référentiel de documents de l’hôpital accessible à l’ensemble du
personnel de l’hôpital via le portail d’entreprise Intra Saint Jo (estimation à 189 documents en
2006) ;
•
Des serveurs de fichiers : R, répertoire de documents partagés par l’ensemble de l’hôpital
(estimation à 13.504 en 2006) ; S, répertoire des documents individuels ; W, répertoire des
documents partagés au niveau d’un service (estimation à environ 2 millions de documents en
2006). Dans ces fichiers, les documents sont accessibles en permanence. Notons aussi le
répertoire U d’échanges de documents au niveau de l’hôpital. Dans celui-ci, les documents
sont présents à titre temporaire sur le principe d’une élimination automatique hebdomadaire.
Il est important de noter que de nombreux documents sont présents sous les deux formats papier et
électronique.
31 Voir aussi ANNEXE 2 : Les circuits de l’information et les outils, S. d’Espinay Saint Luc, septembre 2006
49
B. Un projet « Gestion documentaire »
Parmi les 25 projets « qualité » mentionnés dans le projet d’établissement 2004-2008 figure celui de
la gestion documentaire, en ces termes : « Ce projet a pour objectifs d’identifier, classer, indexer et
mettre à jour les différents documents utilisés par les pôles et secteurs de l’hôpital en intégrant les
démarches d’assurance qualité ».
Le projet « Gestion documentaire », rédigé en 2002, a été élaboré par la responsable, chargée de
mission gestion documentaire et réglementation. Le rédacteur s’est inspiré de lectures sur les thèmes
de la qualité et de la gestion documentaire, telle que par exemple la norme FD S 99-131 (06, Afnor) :
concepts et recommandations pour la mise en place et l’amélioration d’un système documentaire dans
les établissements de santé, Afnor, 2000. Il s’est également appuyé sur des rencontres de
professionnels de divers établissements de santé au sein d’un groupe « gestion documentaire interhospitalier ». Ce groupe, qui s’est réuni quatre fois, d’octobre 2000 à juin 2001, a permis de
confronter l’approche de chacun en matière de gestion documentaire.
En 2005, le projet « Gestion documentaire » évolue vers un rapprochement avec le projet SIRIUS
(Système Intégré en Réseau pour l’Informatisation des Unités de Soins) 32 pour une réflexion globale
sur les circuits de l’information de l’hôpital et la mise en œuvre à venir d’une GED (Gestion
électronique des documents).
C. Un groupe de travail « Documents et terminologie »
Ce groupe existe depuis 2000 et réunit autour de la responsable de la gestion documentaire, des
référents identifiés dans chaque pôle transversal et médico-chirurgical et dans chaque secteur
d’activité. Ces référents forment un binôme constitué d’un cadre infirmier et d’une secrétaire. Ils sont
garants de la gestion documentaire de leur pôle ou secteur.
Initialement créé pour réaliser un recensement des documents opérationnels des pôles et secteurs et
assurer un suivi de la bonne gestion des documents utiles et actualisés, le groupe « Documents et
terminologie » a également joué un rôle consultatif dans l’élaboration de la procédure « Gestion
documentaire ».
32 Le projet SIRIUS : Mise en œuvre sur la période 2005-2007, le projet a pour vocation l’informatisation de la production des soins et du dossier du patient,
incluant le circuit du médicament et les urgences.
50
D. Une procédure « Gestion documentaire » 33
Une procédure a été présentée en 2004 en vue de formaliser l’organisation de la gestion
documentaire au sein de la Fondation Hôpital Saint Joseph. Elle concerne tous les documents émis par
tous les services de l’hôpital et pose les règles suivantes :
•
Le cycle de validation des documents ;
•
La classification des documents : enregistrement, information, procédure, protocole
•
La distinction des documents selon leurs destinataires : document externe, document interne,
document transversal
•
L’indexation 34
•
La charte graphique des documents
•
L’édition et la reproduction, l’organisation du service de reproduction.
E. Les avancées et l’amélioration continue de la qualité de la gestion
documentaire
L’auto-évaluation réalisée en juin-juillet 2005 dans le cadre de la procédure d’accréditation a estimé
que l’hôpital Saint Joseph satisfaisait aux critères 13 f, 21 et 50 c relatifs à l’organisation de la
gestion documentaire. Il a été retenu que des avancées avaient été réalisées dans ce domaine 35 :
•
Une volonté de respecter les procédures (indexation ; charte graphique) ;
•
Une formation de l’ensemble des professionnels à l’utilisation du système de gestion
documentaire ;
•
Un accès facile à l’information grâce à un système documentaire organisé ;
•
Une surveillance régulière de l’application des modalités de gestion documentaire définies et
de la satisfaction des utilisateurs.
A ces éléments, on peut ajouter que la politique de gestion documentaire de l’hôpital est largement
soutenue par le groupe de travail « Documents et terminologie ». L’organisation de ce groupe a
permis un travail notable pour l’inventaire et la maîtrise des documents des pôles et secteurs
d’activité. La constitution de binômes fournit des interlocuteurs privilégiés entre la responsable du
projet « Gestion documentaire » et les personnels des pôles et secteurs. Le dynamisme du groupe se
révèle également dans les réunions à échéances régulières ; ces réunions permettent à chaque
33 Voir aussi ANNEXE 3 : Procédure « Gestion documentaire », AAQ, septembre 2004.
34 Il s’agit en fait de la mise en place d’une côte apposée au document
35 D’après le « Rapport de certification de la Fondation Hôpital Saint Joseph », mai 2006
51
binôme de faire remonter les difficultés rencontrées dans la gestion documentaire quotidienne de leur
service et de partager les solutions envisageables.
Dans l’ordre davantage du constat que des avancées, il est à souligner qu’un certain nombre de
secteurs d’activité a mis en place une gestion documentaire personnalisée selon leur spécificité ou une
démarche qualité propre. C’est le cas, par exemple, de la stérilisation, la restauration, la Direction des
Systèmes d’Information et d’Organisation – DSIO-.
1.2 La gestion des documents électroniques à la Fondation
Hôpital Saint Joseph : l’objet de l’étude
A. Le constat et la nature des problèmes rencontrés dans la gestion
des documents électroniques
Le bilan globalement positif de l’organisation de la gestion documentaire à l’hôpital Saint Joseph
concerne en grande majorité les documents sur support papier. Pour ce qui est des documents
électroniques, la maîtrise de leur gestion doit être renforcée. En effet, quelques difficultés sont
apparues quant au repérage et à la localisation sur les serveurs de fichiers des documents
électroniques ; cela entraîne des insatisfactions de la part des utilisateurs qui réalisent trop
fréquemment des recherches infructueuses de tel ou tel document ou information. Il a également été
relevé un manque d’harmonisation et de cohérence entre la gestion des documents papier et celle des
documents électroniques.
Forte de mon expérience en documentation complétée par une formation en ingénierie documentaire
à l’Institut National des Techniques Documentaires –INTD-, j’ai reçu pour mission en 2004 de travailler
en collaboration avec la responsable de la gestion documentaire de l’hôpital pour organiser et
structurer les documents électroniques.
a. Choix du périmètre de l’étude : le fichier partagé ADAGIO du répertoire R
En raison du nombre important de fichiers informatiques partagés, soit au niveau de tout l’hôpital,
soit au niveau des pôles d’activités ou encore au niveau des services, il n’était pas possible d’envisager
d’emblée une étude sur l’ensemble des fichiers et des documents qu’ils contiennent. Il a été choisi de
démarrer l’analyse de la gestion des documents électroniques à partir du fichier ADAGIO du répertoire
R. La raison essentielle qui a prévalu à ce choix est qu’il s’agit d’un fichier transversal de documents
électroniques, c’est-à-dire partagé par l’ensemble du personnel et qu’il touche toutes les activités de
l’hôpital.
52
b. Un état des lieux du fichier partagé ADAGIO
Une première analyse de la structure et du contenu du fichier partagé ADAGIO a été réalisée fin 2005.
L’objectif était double :
•
Relever les principaux problèmes rencontrés par les utilisateurs du fichier lors de leur
recherche de documents ;
•
Déterminer un choix méthodologique pour l’organisation et la maîtrise de la gestion des
documents électroniques de l’hôpital.
Le résultat de cette approche a permis de dégager les points suivants :
•
•
au niveau des dossiers 36 :
-
classement thématique
-
certains dossiers ne sont pas accessibles
-
certains dossiers sont vides
-
problèmes de dénominations non explicites de certains dossiers
au niveau des documents :
-
Environ 10.000 documents (estimation faite fin 2005)
-
Format des documents : texte (Word, Text, PDF, HTML) ; tableau (Excel) ; diaporama
(Power Point) et images (JPEG, GIF)
-
Nature et caractéristiques générales des documents : documents qui s’adressent au
personnel de l’hôpital Saint Joseph ; documents transversaux et non-transversaux ;
documents courants et documents d’archives
-
Typologie
des
documents 37 :
Documents
« Information »
(85
%) ;
Documents
« Enregistrement » (10 %) ; Documents « Procédure » (7 %) ; Documents « Protocoles »
(3 %)
-
Constats :
¾
¾
¾
Des documents en double, identiques, plusieurs versions
Des documents illisibles, inachevés, impossibles à ouvrir ou vides
Difficultés de repérer l’auteur et/ou l’intitulé pour certains documents
36 Voir aussi ANNEXE 4 : Copies d’écran commentées du fichier partagé ADAGIO sur le réseau de l’hôpital
37 Selon la classification des documents de la Fondation Hôpital Saint Joseph établie dans la Procédure « Gestion documentaire », AAQ, septembre 2004 :
Enregistrement (ENR), document permettant d’enregistrer des informations (ex : bon de demande de réparation) ; Information (INF), documents présentant
une information destinée aux professionnels et/ou patients (ex : Document d’information sur l’anesthésie, guide de bonne pratique) ; Procédure (PROC),
document présentant une manière spécifiée d’accomplir une activité ; Protocole (PROC) ou Mode Opératoire (MO) ou Fiche Technique (FT), documents
présentant un descriptif des techniques à appliquer et/ou de consignes à observer.
53
B. Une proposition de résolution : initiation d’un système de gestion
des documents électroniques fondé sur une méthode de records
management
A partir de février 2005, une réflexion a été menée pour déterminer quelle méthode serait la plus
adaptée pour restructurer le fichier partagé « ADAGIO ». Il est apparu clairement qu’il était
indispensable de maîtriser en premier lieu la gestion des documents électroniques importants pour le
fonctionnement de l’hôpital. Celui-ci est de plus en plus soumis à un devoir de justification de ses
activités. Cela vaut aussi bien vis-à-vis des instances de l’Etat, comme nous avons pu le voir avec
l’accréditation des établissements de santé par la Haute Autorité de Santé, que vis-à-vis des patients –
droit d’information, gestion des risques, etc-, mais également auprès des instances consultatives
hospitalières et du personnel de l’établissement. Il est donc nécessaire à l’hôpital d’avoir les
informations et documents à sa disposition pour pouvoir fournir les preuves nécessaires de ses
activités dans un environnement légal, réglementaire, économique et politique très prégnant.
La ligne de mire visée fut alors de mettre en place un système pour une gestion des documents
électroniques qui garantisse que le document existe, que l’on sait où le trouver, qu’il est accessible,
qu’il est traçable et pérenne.
Le choix, fondé sur des lectures et des rencontres avec des professionnels de l’informationdocumentation, s’est porté sur une gestion documentaire selon une approche de Records
management. Des présentations orale et écrite de la méthode du Records management a été faite
auprès de la responsable de la gestion documentaire de l’hôpital Saint Joseph, qui en a accepté le
principe.
Voici une synthèse des apports d’une application du « Records management » pour la gestion des
documents électroniques de la Fondation Hôpital Saint Joseph :
La gestion des documents électroniques de
Réponses apportées par une approche de
l’hôpital (questions rencontrées lors de
Records management
l’inventaire des fichiers permanent « R »
Au niveau des documents des fichiers électroniques
-
Impossibilité de vérifier si tous les
documents qui doivent être présents dans
les fichiers le sont réellement.
Ö la systématisation : s’assure que tout
document qui doit exister est créé et qu’il
est gardé aussi longtemps qu’il est utile.
Ö L’authenticité : le document est en
conformité avec toutes exigences légales
et réglementaires
54
-
Problème de documents en doublons,
vides, illisibles
Ö La maîtrise de la production, de la
conservation et de la gestion
documentaire
-
Pas de validation et de contrôle des
documents à l’entrée et à la sortie des
fichiers
-
Difficulté de repérer les documents
d’usage courant, des documents d’archive
Ö Le cycle de vie du document est intégré
-
Difficulté à repérer l’auteur et les éléments
d’identification du document (titre,
date,…)
Ö L’exploitabilité : le document est identifié,
localisé, repéré, décrit et analysé
Ö La sécurité et le contrôle des documents
intégrés dans le système sont assurés
ainsi que les opérations effectuées sur les
documents. Suivi d’une procédure et mise
en place d’outils de gestion
Au niveau des dossiers électroniques
-
Des dossiers non accessibles en mode
lecture
Ö L’intégrité : mise en place de mesures de
contrôle d’accès
-
Une organisation des dossiers aléatoire +
des intitulés de dossiers pas toujours
explicites
Ö L’organisation et la gestion des dossiers se
basent sur l’activité de l’hôpital et assurent
un accès efficace, rapide et transparent à
la bonne information au bon moment. La
priorité est donnée à l’identification de la
valeur probante des documents
Au niveau de la gestion documentaire globale de l’hôpital
-
la gestion des documents électroniques
n’est pas en conformité avec la gestion
documentaire des documents papier mise
en place à l’hôpital
Ö Le records management offre une
approche globale et transversale pour
l’organisation, la gestion, la
communication et la maîtrise des
documents électroniques et les autres
supports
-
La gestion des documents électroniques
ne répond pas actuellement au critère de
qualité tel qu’énoncé dans la référence 13f
du manuel d’accréditation (version 2) :
« la gestion documentaire est organisée :
elle a pour but de maîtriser la production
des documents (conception, approbation,
validation, diffusion, archivage,
destruction) et d’assurer l’accès aux
documents utiles et à jour aux
professionnels de l’établissement »
Ö Le records management est régi par une
norme internationale : la norme ISO
15489 garantit que les documents d’une
organisation sont créés et maintenus dans
un système de gestion documentaire
fiable et pérenne. Cette norme pose le
records management comme le soutien
d’une démarche qualité
Notre étude portera sur deux étapes de la méthodologie du Records management : l’analyse des
activités et l’évaluation des systèmes existants.
55
2 L’analyse de l’activité de l’hôpital Saint Joseph
2.1 Le pourquoi d’une analyse de l’activité
A. Ce que dit la norme ISO 15489 sur le Records management
Comme le préconise la norme ISO 15489 (03, Afnor), dans la partie des principes directeurs, au
chapitre 8 « Méthodologie de conception et de mise en œuvre », il s’agit d’ « identifier et documenter
toutes les fonctions, activités et opérations et les hiérarchiser dans un plan de classement des
activités » 38 .
Le rapport technique de la norme ISO 15489 (04, Afnor) complète cette préconisation de la manière
suivante :
« Etape B : analyse de l’activité.
La finalité de cette étape est de développer un modèle conceptuel de ce que fait un
organisme et comment il le fait. Elle montrera comment les documents se rattachent à la fois
aux activités de l’organisme et à ses méthodes de travail.
Une analyse des activités et des méthodes de travail permettra une bonne compréhension des
relations entre les activités de l’organisme et ses documents d’archives.
Cette étape peut donner lieu aux résultats suivants :
a) une documentation descriptive des activités de l’organisme et des méthodes de travail
b) un plan de classement des activités qui présente les relations hiérarchiques entre les
fonctions, les actions et les opérations au sein de l’entreprise
c) une cartographie des méthodes de travail qui montre à quels moments du processus les
documents sont créés ou reçus en tant que produits d’une activité. » 39
B. Explication de texte (37, Drouhet), (43, Boudoux d’Hautefeuille),
(46, Fournier)
Le système de Records management doit être conçu de façon à s’intégrer dans la conduite et au plus
près des processus et actions quotidiennes de l’entreprise. Les documents créés ou reçus par les
services producteurs sont à la fois le produit et le reflet des activités de l’organisme. L’objectif est
d’organiser et de répartir les documents d’archives au regard de ces fonctions. L’ensemble des
activités de l’entreprise sera décliné et organisé de manière hiérarchique dans un plan de classement
et à chacune des fonctions répertoriées sera associée les documents correspondants.
38 Extrait de la norme ISO 15489, partie 1 – 2001, p. 11
39 Extrait de la norme ISO 15489, partie 2 – 2001, p. 4
56
Il est recommandé de s’appuyer sur les activités plutôt que sur les structures de l’organigramme de
l’organisme. Cette préférence vaut du fait que les activités ont un caractère stable et invariable alors
que les structures sont modulables au fil du temps. L’instabilité des structures est due à différentes
contingences de l’entreprise :
•
des phases de restructuration de tout ou partie de l’organisme ;
•
des passages d’organisations pyramidales avec des flux d’information verticaux entre la base
et la hiérarchie à des organisations
davantage orientées « projets » avec des flux
horizontaux. Dans ce cas, différentes structures interviennent de près ou de loin dans tel ou
tel projet.
2.2 La mise en place d’une analyse de l’activité à la Fondation
Hôpital Saint Joseph
A. Méthode employée
L’analyse de l’activité à l’hôpital s’est appuyée sur plusieurs sources : documents officiels internes et
externes et participation aux réunions du groupe « Documents et terminologie». Cette multiplicité des
sources a permis de croiser les données recueillies, d’extraire une vue globale des activités de l’hôpital
et d’établir un plan de classement.
Passons en revue chacune des sources explorées.
B. Les documents officiels internes et externes à l’hôpital
a. Les documents internes à l’hôpital
Ce sont deux documents relatifs au projet d’établissement de l’hôpital :
•
Le projet d’établissement 1993 – 2003 : bilan de 10 ans de mise en œuvre
•
Le projet d’établissement 2004 – 2008
Qu’est-ce qu’un projet d’établissement dans un hôpital ?
•
Une obligation légale depuis la loi du 31 juillet 1991 qui exige que « tout établissement de
santé définisse ses orientations dans un projet d’établissement, pour une durée maximale de
5 ans ». 40
40 Extrait de l’article L. 714-11 de la loi n° 91-748 du 31 juillet 1991 portant réforme hospitalière.
57
•
Il est arrêté par le Conseil d’administration de l’hôpital et soumis à l’approbation de l’Agence
Régionale d’Hospitalisation –ARH- 41 et donne lieu à la signature d’un contrat d’objectifs et de
moyens.
•
C’est une volonté et un engagement de l’ensemble de la communauté hospitalière de
l’établissement de santé de s’inscrire dans une dynamique de progrès.
•
Au niveau de sa structure, le projet d’établissement comporte plusieurs projets : médical,
social, de soins infirmiers, de management, de gestion, hôtelier et logistique, de système
d’information, de qualité, de communication et culturel.
b. Les documents externes à l’hôpital
-
Le manuel d’accréditation :
Nous avons déjà eu l’occasion de le présenter en première partie, à propos de l’accréditation des
établissements de santé. Rappelons seulement ici que ce référentiel 42 décrit l’ensemble des activités
de l’hôpital en quatre chapitres : politique et qualité du management ; ressources transversales
(ressources humaines, fonctions hôtelières et logistiques, organisation de la qualité et de la gestion
des risques, qualité et sécurité de l’environnement, système d’information) ; prise en charge du
patient ; évaluation et dynamiques d’amélioration.
-
Les lignes directrices pour la mise en œuvre d’un système qualité dans un établissement de santé
Cette norme FD S 99-130 (02, Afnor) parue en novembre 2002 propose une typologie des processus 43
de l’établissement de santé intéressante pour l’analyse des activités. Elle distingue trois types de
processus :
1. Les processus de réalisation (ou processus opérationnels). Ce sont les activités directement
liées à la prise en charge des patients et aux soins ; ils couvrent l’ensemble du séjour du
patient dans l’établissement de son entrée à sa sortie.
2. Les processus de support (ou processus transversaux). Ils ne créent pas de valeur ajoutée
directement perceptible par les clients mais ils sont indispensables au bon fonctionnement de
l’établissement et à sa pérennité (logistique, maintenance, maîtrise de l’information, achats et
approvisionnement, formations professionnelles, qualité…). Ils concourent à l’efficacité et au
succès des processus de réalisation et leurs fournissent les moyens de leur bon déroulement.
3. Les processus de pilotage (ou processus de direction). Ce sont les processus de management
qui agissent directement sur le fonctionnement de l’établissement. Ils permettent d’orienter et
d’assurer la cohérence des processus de réalisation et de support. Ils sont placés sous la
responsabilité de l’équipe dirigeante et sont connus de l’ensemble des personnels de
l’établissement. Citons par exemple, l’élaboration de la stratégie, le management de la qualité,
41 L’ARH a pour rôle de définir et mettre en œuvre la politique régionale d’offre de soins hospitaliers.
42 ANAES. Manuel d’accréditation : deuxième procédure d’accréditation, septembre 2004, 131 p. Disponible sur le site de l’HAS (http://www.anaes.fr)
43 Selon la norme NF EN ISO 9000 : 2000 sur la qualité, un processus est un « ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments
d’entrée en éléments de sortie ».
58
l’audit interne, la communication interne, le management des ressources humaines, le
management des ressources financières.
C. La participation
terminologie »
aux
réunions
du
groupe
« Documents
et
En 2005, le groupe a étroitement collaboré, dans la phase d’auto-évaluation de la seconde procédure
d’accréditation, au repérage des documents nécessaires pour la visite des experts-visiteurs.
Au cours de quatre réunions, les membres du groupe ont fait une lecture intégrale du manuel
d’accréditation. Pour chaque référence énoncée, un tour de table a été proposé pour identifier et
localiser les documents existants à l’hôpital et susceptibles de répondre à la référence. Cela a permis
également de repérer si les documents cités existaient sur support papier et/ou électronique.
A l’issu de ces quatre séances, une liste de tous les documents mentionnés a été établie. La
responsable de la gestion documentaire a pris contact avec certains producteurs ou services
détenteurs de documents pour compléter la liste et valider un certain nombre d’informations non
déterminées lors des réunions. Cette liste a été très précieuse pour faire le lien entre les activités de
l’hôpital et les documents correspondants.
59
3 L’analyse des documents électroniques contenus dans
le fichier partagé ADAGIO
Une première analyse de la structure et du contenu du fichier partagé ADAGIO avait permis de faire
un état des lieux afin de déterminer une méthode adaptée à la gestion maîtrisée des documents
électroniques.
Un second inventaire a été réalisé, à l’aide des caractéristiques de forme des documents
(métadonnées de fait telles que auteur, destinataire, support, date), et dont la finalité a été de
repérer, dans ce fichier, quels documents électroniques ont une valeur probante.
Nous allons, dans un premier temps, étudier de plus près ce que sont les métadonnées et leur utilité.
A partir d’un choix justifié de métadonnées, nous présenterons, dans un second temps, un inventaire
des documents électroniques du fichier partagé ADAGIO.
3.1 Les métadonnées
A. Définition des métadonnées
a. La norme ISO 15489 sur le Records management (03, Afnor), (32, Records
management et archivage)
La norme ISO 15489 donne la définition suivante : « Données décrivant le contexte, le contenu et la
structure des documents ainsi que leur gestion dans le temps »
Elle énumère les métadonnées minimales d’identification d’un enregistrement, à savoir :
•
un identifiant unique attribué par le système
•
l’horodatage (date et heure de création) de l’enregistrement
•
le titre du document et/ou une brève description
•
l’auteur, l’expéditeur ou le destinataire (personne physique ou morale)
Certaines métadonnées peuvent être fournies automatiquement par le logiciel qui crée le document,
comme l’horodatage, la taille, ou le type de document, d’autres peuvent être saisies manuellement par
l’utilisateur, comme par exemple avec le logiciel Microsoft, le titre, l’auteur, les mots-clés, le résumé.
A ces métadonnées minimales, la norme ISO 15489 préconise des métadonnées plus détaillées
apportant au document électronique des descriptions de son contenu, de son contexte et de sa
structure.
60
A titre d’exemples, nous pouvons énumérer les métadonnées suivantes : 44
•
Le titre ou intitulé du document
•
La description ou résumé du contenu et du contexte de création
•
La date de création
•
La date et l’heure de la communication et de la réception
•
Le mouvement (document reçu, expédié ou interne)
•
L’auteur
•
L’expéditeur
•
Le destinataire
•
La forme physique
•
La référence au plan de classement
•
La relation avec d’autres documents procédant de la même activité, ou concernant du même
dossier
•
Le système de production de production d’information (ou système d’exploitation) dont le
document provient
•
Le logiciel (et la version du logiciel)
•
La durée de conservation
•
Les droits d’accès
•
Toute autre information structurelle ou contextuelle utile à la gestion
b. Les spécifications MoReq : (01, Commission européenne)
Les métadonnées sont définies de la manière suivante : « Informations structurées ou semi-
structurées qui permettent la création, la gestion et l’utilisation des documents archivés au cours du
temps, au sein du domaine d’activité qui les a créés. »
Ce référentiel réserve tout un chapitre aux métadonnées et décline de nombreuses listes de
métadonnées pour les mises en œuvre de système d’archivage électronique (SAE) selon les besoins
différents et spécifiques des organismes. Ainsi il propose les classes de métadonnées suivantes :
•
des métadonnées du plan de classement : nom, classement, identifiant, description,
métadonnées définies par les utilisateurs ;
44 Extrait de la norme ISO 15489, partie 1 – 2001, p. 17
61
•
des métadonnées des séries et dossiers : identifiant, nom, mots-clés descriptifs, date
d’ouverture, date de clôture, personne ou service responsable de la maintenance, droit
d’accès des utilisateurs, indice de sécurité (indice, date de modification, motif de modification,
utilisateur responsable de la modification), critère(s) de clôture des sous-dossiers,
métadonnées définies par les utilisateurs, date de suppression, auteur de la suppression,
durée de la conservation, historique des reclassements, motif de reclassement, mention des
dossiers liés, autres informations concernant l’accès ;
•
des métadonnées des dossiers et sous-dossiers : durée de conservation, date
d’ouverture, date de clôture, lorsque le transfert à une autre institution est prévu, identifiant
de l’institution, statut du transfert, mention de dossier physique ou mixte, statut de
destruction, date et auteur de la destruction, commentaire de révision, métadonnées définies
par les utilisateurs, suppression logique ou déplacement du dossier ;
•
des métadonnées des documents : identifiant, objet, auteur, personne ou service
responsable de la maintenance du document dans le SAE, date (et heure éventuellement de
la constitution du document), destinataire(s), type de document, date et heure
d’enregistrement, droits d’accès des utilisateurs, indice de sécurité, historique de l’indice de
sécurité (date de modification, motif de modification, utilisateur responsable de la
modification),
métadonnées
de
conservation,
mention
d’archives
vitales,
durée
de
conservation, état du transfert, métadonnées définies par l’utilisateur ;
•
des métadonnées pour les documents électroniques : date de révision de l’indice de
sécurité, signature électronique, authentification de la signature électronique, date d’envoi,
date de réception, mention des documents liés, restrictions dues à la propriété intellectuelle,
version du document, langue, mention de cryptage, mention de filigrane électronique ;
•
des métadonnées concernant les utilisateurs : identifiant de l’utilisateur, profil de
l’utilisateur, rattachement à des groupes, droit d’accès de l’utilisateur, date d’expiration des
droits d’accès, niveau d’habilitation, date d’expiration de l’habilitation, métadonnées définies
par les utilisateurs.
B. Les apports des métadonnées (12, McLoad)
Dans un environnement numérique et dans un contexte de records management, les métadonnées
permettent de décrire, contextualiser et faciliter la gestion des documents d’archives. Plus en détail,
les métadonnées permettent :
•
d’identifier les documents, les personnes ou groupes de travail qui les créent et les utilisent ;
•
d’établir des relations entre les documents, entre les documents et les producteurs et/ou
utilisateurs, entre les documents et les activités qu’ils documentent ;
62
•
d’aider à la maîtrise et à la préservation des contenus, structures et accessibilités des
documents ;
•
d’administrer les conditions d’accès, d’utilisation et d’élimination des documents ;
•
de faciliter la recherche des documents ;
•
d’apporter la preuve de l’authenticité des documents.
Nous avons vu qu’il existait de nombreux standards de métadonnées. L’essentiel est de choisir celui le
plus adapté aux besoins de l’organisme.
3.2 L’analyse du fichier partagé ADAGIO
A. Choix des critères pour l’analyse du fichier ADAGIO
Le choix des critères s’est effectué sur la base des recommandations de la norme ISO 15489 et des
Spécifications MoReq.
Nous avons privilégié comme sources pour le recueil des critères :
•
Les métadonnées fournies automatiquement et manuellement dans la fenêtre « Propriétés »
des dossiers et documents électroniques. Il est à noter que les métadonnées ne sont presque
jamais remplies par les auteurs des documents ;
•
L’analyse des contenus de documents électronique ;
•
L’analyse du rattachement des documents aux dossiers et sous-dossiers du fichier ADAGIO ;
•
L’analyse et les connaissances des services et activités de la Fondation Hôpital Saint Joseph.
Ainsi, nous avons retenu le renseignement des critères suivants :
•
Le fichier : repérage de l’intitulé du dossier
•
Le type de document : l’analyse du contenu a permis de repérer et d’introduire une
typologie des documents (rapports, compte-rendus, procédures, liste des personnels, etc)
•
Le titre du document
•
La série de documents : les documents d’une même activité et d’une même typologie ont
été regroupés ensemble
•
L’auteur du document : le service producteur
•
Le destinataire du document : le service destinataire
63
•
La date du document : date de création du document fournie automatiquement par le
logiciel
•
Le nombre de pages du document
•
Le poids du document
•
Le format du document
•
La protection du document : selon les indications fournies dans les attributs des
« Propriétés » du document
•
La version du document
•
L’impression papier du document : existence du document sur support papier
•
La validation du document : la validation peut être indiquée explicitement sur le document
(ex : les procédures), ou implicitement auquel cas les éléments suivants ont été vérifiés :
document complet et non modifiable, auteur mentionné
B. Présentation générale chiffrée du fichier ADAGIO
45
a. Tableau général
Serveur de fichiers (ADAGIO) – permanent R
-
Type lecteur réseau
-
Système de fichier NTFS 46
Taille totale
401 Go
Espace utilisé
109 Go
Espace libre
292 Go
Nombre de dossiers
115
Taille des dossiers
-
Le plus petit dossier
141 octets
-
Le plus gros dossier
2,12 Go
Nombre de sous-dossiers
Nombre
de
niveaux
(arborescence)
Nombre de documents
1 307
maximum
de
sous
dossiers
7
13 504
45 Les chiffres ont été relevés en juillet 2006
46 Le système de fichier NTFS (New Technology File System) : il s’agit du système de fichiers conçu pour Windows NT (et ses successeurs chez Microsoft)
pour stocker des données sur disque dur.
64
b. Graphiques de répartitions
8
Nbre de dossiers
accessibles
8
Nbre de dossiers
accès limité
Nbre de dossiers
vides
64
35
Nbre de dossiers
illisibles
Figure 5 : Répartition des DOSSIERS du fichier ADAGIO (juillet 2006)
1%
3%
1%
5%
Avant 2000
Année 2000
16%
44%
Année 2001
Année 2002
Année 2003
Année 2004
30%
Année 2005
Figure 6 : Répartition des documents électroniques du fichier ADAGIO par ANNEE (juillet 2006)
46% 45%
50%
34%
40%
32%
26%26%
30%
21%
21% 21%
16%17%
8%
7%
1%
26%
Word
Excel
Ppt
20%
10%
23%
3%
4%
11%
PDF
6%
5%
1%
0%
Avant 2000
2000
2001
2002
2003
2004
2005
Figure 7 : Volume annuel par format (juillet 2006)
Commentaires :
65
-
-
La majeure partie des documents avant 2000 appartient au fichier « AN 2000 » relatif au
projet du passage à l’an 2000. Ce projet étant définitivement clos, le fichier n’a plus sa raison
d’être sur le serveur ADAGIO et doit être supprimé définitivement.
On note la part importante des documents et leur accroissement annuel sur les 2 dernières
années : 2004 (30 %) et 2005 (44 %)
A partir de 2002 :
o Un usage constant du format Word (environ 24 %)
o Un accroissement notable d’utilisation des formats Excel (de 8 % en 2002 à 46 % en
2005) ; PDF (de 5 % en 2003 à 45 % en 2005) et Ppt (de 11 % en 2002 à 26 % en
2005)
53%
60%
50%
40%
30%
20%
13%
20%
10%
2%
1%
1%
3%
7%
D
ir.
de
D
ire
ct
io
n
f in
an
sr
ci
es
èr
so
e
ur
ce
sh
um
D
ai
ire
ne
ct
s
io
n
te
ch
ni
D
qu
ire
e
c
t
D
i
o
ir.
n
lo
sy
gi
stè
st
m
iq
ue
es
d'i
nf
or
m
at
D
io
ire
n
ct
io
n
gé
né
ra
le
in
ist
ra
dm
éd
ic
oa
sm
vi
ce
Se
r
Se
r
vi
ce
sm
éd
ic
oc
hi
ru
rg
ic
a
...
ux
0%
Figure 8 : Répartition par services producteurs (juillet 2006)
Commentaires :
On note une répartition très hétérogène des producteurs de document avec :
-
un très gros producteur : la DSIO (53 %) ;
3 services producteurs qui se partagent 40 % de la production : services médicoadministratifs (20 %), Service technique (13 %) et Direction générale (7 %)
4 très petits producteurs, à savoir les services médico-chirurgicaux et les directions financière,
des ressources humaines et logistique, qui n’alimentent le fichier qu’à hauteur d’une moyenne
de 2 %.
42%
58%
Documents
électroniques
Documents
électroniques + version
papier
Figure 9 : Répartition des documents électroniques et copies papier (juillet 2006)
66
15%
Documents internes
Documents externes
85%
Figure 10 : Répartition des documents internes et externes (juillet 2006)
50%
44%
45%
40%
35%
33%
30%
25%
20%
20%
15%
10%
10%
2%
5%
0%
0%
Word
Excel
Ppt
PDF
Images (Jpg,
Gif, Png)
HTML-XML
Figure 11 : Répartition des documents internes par format (juillet 2006)
6%
Oui
Non
94%
Figure 12 : PROTECTION des documents électroniques du fichier ADAGIO (juillet 2006)
67
90%
90%
80%
70%
60%
61%
55%
57%
45%
50%
43%
39%
40%
Documents protégés
Documents non
protégés
30%
20%
10%
10%
0%
Word
Excel
PDF
Ppt
Figure 13 : Protection des documents par format (juillet 2006)
HTML -XML
5%
16%
2%
2%
Images (Jpg, Gif, Png)
PDF
20%
1%
Ppt
Word
34%
3%
Excel
9%
4%
Poids
Volume
24%
80%
0%
100%
Figure 14 : Rapport des documents entre leur poids et leur volume (juillet 2006)
Commentaire :
On remarque la dissymétrie systématique (à l’exception du format image) entre le poids et le volume
des documents. Seuls les documents sous format Word ont un très faible poids (4 %) par rapport à
leur volume (80 %). Dans les autres cas (Excel, Ppt et PDF), la proportion est inversée.
C. Tableau d’analyse détaillée du fichier partagé ADAGIO
68
69
Série
de
docs
Fichier
Type doc.
Titre du document
Auteur
Aaatest
Rapport
Microsoft Word - volume sauvegard\351
DSIO
Aaatest
Rapport
volume sauvegardé
DSIO
Accreditation
Compte rendu
saintjoseph
ANAES
Accreditation
Compte rendu
StJO_compte_rendu_accreditation_nov_2000
revu
Accreditation V2
Planning
Accreditation V2
Destinataire
47
Nbre de Poids en
Version Impression
Protection
Validation
pages
Ko
(oui /
papier (oui
Format
(oui / non)
(oui/non)
(cumulé) (cumulé)
non)
/ non)
2006
1
18,5
PDF
Non
Non
Non
Non
2006
1
1
Word
Non
Non
Non
Non
FHSJ
2001
14
54
PDF
Oui
Non
Oui
Oui
FHSJ
FHSJ
2001
9
43
Word
Oui
Non
Oui
Oui
cadrage planning viste d accréditation 3 au 710-05
FHSJ
FHSJ
2005
2
67
PDF
Oui
Oui
Non
Non
Planning
planning visite accréditation 3 au 7-10-05
FHSJ
FHSJ
2005
9
134
PDF
Non
Oui
Non
Oui
Accreditation V2
Présentation
présentation sept 05 instances et pôles
FHSJ
Instances
consultatives
; Pôles de
soins
2005
17
160
PDF
Oui
Non
Non
Oui
Accreditation V2
Grille d'auto
évaluation
FHSJ
HAS ; FHSJ
2005
279
2 108
PDF
Oui
Oui
Non
Oui
Accreditation V2
Compte rendu
rapport de certification FHSJ V2
HAS
FHSJ
2006
126
452
PDF
Oui
Non
Oui
Oui
Activité
Compte rendu
Rapport d'activité 2003
DF
FHSJ
2004
37
1 420
Excel
Non
Non
ND
Oui
Activité
Tableau de
l'activité
20
docs
DF
FHSJ
De
2003
à
2006
133
11 475
Excel
Non
ND
Non
Oui
Activité
Tableau de
conjoncture
2 docs
DF
FHSJ
2004
12
142
Word
Non
Non
ND
Oui
AN2000
Tableau de suivi
ND
1999
1
99
Excel
Non
ND
ND
Non
AN2000
Liste fournisseurs
5 docs
ND
1999
5
2 094
Excel
Non
ND
ND
Non
AN2000
Travaux
préparatoires
7 docs
Groupe "projet
An 2000"
Groupe "projet
An 2000"
Groupe "projet
An 2000"
ND
1999
168
213
Word
Non
Non
ND
Non
4 docs
Tableau Suivi des Contacts Fournisseurs
ND
Date
47 ND = Non Défini
70
Série
de
docs
Auteur
Destinataire
Date
Présentation
Projet An 2000
6 docs
CNEH ; FHSJ
FHSJ
1999
100
1 810
Ppt ;
Word
Non
Non
Non
Oui
AN2000
Note de service
2 docs
DG ; DRH
FHSJ
1999
5
131
Word
Non
Non
Oui
Oui
AN2000
Tableau des
effectifs
Effectifs de garde et lits ouverts StJo
DSIO
ND
1999
4
156
Excel
Non
Non
Non
Oui
AN2000
Synthèse
Texte pour la direction des communications
DSIO
1999
4
30
Word
Non
Non
ND
Oui
AN2000
Formulaire
vérification
équipements
2 docs
Externe
1999
4
39
Word
Non
Non
ND
Oui
AN2000
Guide méthodo
Inter-CHU
2 docs
Externe
1999
59
330
Word
Non
Non
ND
Oui
AN2000
Guide méthodo.
CIGREF
2 docs
Externe
1999
205
948
Word ;
PDF
Non
Non
ND
Oui
15
docs
Groupe "projet
An 2000"
Groupe "Projet
An 2000"
DSIO
1999
15
9 775
Excel
Non
Non
ND
Oui
FHSJ
1999
1
64
Excel
Non
Oui
ND
Oui
Fichier
Type doc.
AN2000
AN2000
AN2000
Liste des
inventaires
Tableau de
structure
Titre du document
Structure StJo
Service
comm.
Groupe
"projet An
2000"
Groupe
"projet An
2000"
Groupe
"projet An
2000"
Nbre de Poids en
Version Impression
Protection
Validation
pages
Ko
(oui /
papier (oui
Format
(oui / non)
(oui/non)
(cumulé) (cumulé)
non)
/ non)
AN2000
Compte rendu
5 docs
Groupe "projet
An 2000"
Groupe
"projet An
2000"
1999
15
196
Word
Non
Non
ND
Oui
AN2000
Courrier
fournisseurs
8 docs
Groupe "projet
An 2000"
Fournisseurs
matériel
informatique
1999
50
1 293
Word
Non
Non
Oui
Oui
AN2000
Liste des
événements
6 docs
Groupe "projet
An 2000"
FHSJ
1999
13
82
Word
Non
Non
Oui
Oui
AN2000
Liste des
personnels
28
docs
Groupe "projet
An 2000"
FHSJ
1999
312
1 239
Word
Non
ND
ND
Oui
AN2000
Liste groupe projet
2 docs
Groupe "projet
An 2000"
ND
1999
25
25
Word
Non
Non
ND
Oui
AN2000
Formulaire
Groupe "projet
An 2000"
FHSJ
1999
1
37
Word
Non
Non
Oui
Oui
AN2000
Courrier
Groupe "projet
An 2000"
Fournisseurs
matériel
informatique
1999
4
88
Word
Non
Non
Non
Oui
fichier intervention An 2000 - Anne Pernet
4 docs
71
Fichier
Type doc.
Titre du document
AN2000
Synthèse
Diminution Activité et Mobilisation personnels
- v9
AN2000
Synthèse
AN2000
Série
de
docs
Nbre de Poids en
Version Impression
Protection
Validation
pages
Ko
(oui /
papier (oui
Format
(oui / non)
(oui/non)
(cumulé) (cumulé)
non)
/ non)
Auteur
Destinataire
Date
Groupe "Projet
An 2000"
CME
1999
6
31
Word
Non
Oui
ND
Oui
14
docs
Groupe "Projet
An 2000"
FHSJ
1999
41
136
Word
Non
Oui
Oui
Oui
Guide méthodo
Ministère
2 docs
Externe
1999
120
653
PDF
Oui
Non
ND
Oui
AN2000
Guide méthodo.
AXA
4 docs
Externe
1999
79
737
PDF
Oui
Non
ND
Oui
AN2000
Guide méthodo;
France Télécom
4 docs
Externe
1999
179
1 086
PDF
Oui
Non
ND
Oui
AN2000
Guides méthodo
3 docs
Externe
1999
132
856
PDF ;
Word
Oui (PDF)
; Non
(Word)
Non
ND
Oui
AN2000
Articles de presse
4 docs
Externe
1999
ND
700
PDF ;
HTML
Non
ND
Oui
Annuaire téléphonique
Formulaire
Feuille de déménagement
DSIO
FHSJ
2006
1
15
Excel
Oui
Non
Oui
Non
Annuaire téléphonique
Annuaire
Annuaire téléphonique interne
Resp. annuaire
tél.
FHSJ
2003
50
633
Word
Oui
Oui
Non
Oui
Annuaire téléphonique
Formulaire
Demande de modification téléphone
Resp. annuaire
tél.
FHSJ
2004
1
63
Word
Oui
Non
Non
Oui
Axya Etiquettes
Planning
2005
2
177
Excel
Non
Non
ND
Non
Axya Etiquettes
Formulaire
lisblocv
DSIO
2006
1
20
Word
Non
Non
ND
Non
Axya Etiquettes
Liste personnes
AXYAPRESENT
ND
ND
Bloc chir
vasc
ND
1
81
Word
Non
Non
ND
Non
Bilan Social
Tableau
2 docs
DRH
ND
2
2 080
Excel
Oui
Oui
Oui
Oui
Bilan Social
Présentation
2 docs
DRH
CE
100
4 844
Ppt
Oui
Non
Non
Oui
Chimio
Etiquettes
ND
ND
2006
2002
et
2003
2002
et
2003
2005
32
569
ND
Oui
Non
Guide
9 docs
Externe
2005
139
4 661
Oui
Oui
ND
Oui
Chimio
Fiche
3 docs
Externe
2005
82
2 289
PDF
PDF,
Word
PDF
Oui
Chimio
Oui
ND
ND
Oui
2 docs
Fiche fabrication
DSIO
Groupe
"projet An
2000"
Groupe
"projet An
2000"
Groupe
"projet An
2000"
Groupe
"projet An
2000"
Groupe
"projet An
2000"
72
Fichier
Type doc.
Titre du document
CME
Liste personnes
covoiturage
Série
de
docs
Nbre de Poids en
Version Impression
Protection
Validation
pages
Ko
(oui /
papier (oui
Format
(oui / non)
(oui/non)
(cumulé) (cumulé)
non)
/ non)
Auteur
Destinataire
Date
Composition de la CME - janvier 2006
SSIM
FHSJ
2006
1
30
Excel
Non
Non
ND
Oui
Liste
Liste des volontaires pour le covoiturage
DRH
FHSJ
2006
1
19
Excel
Non
Non
ND
Oui
DF-AASP
Liste organismes
CMU
ND
ND
2005
ET
2006
3
767
Excel
Oui
Non
ND
Non
DG
Rapport
Surmortalité liée à la canicule d'août 2003 Rapport d'étape
INSERM
FHSJ
2003
57
258
PDF
Oui
Non
ND
Oui
DG
Rapport
Mission d'expertise et d'évaluation du
système de santé pendant la canicule 2003
Ministère santé
FHSJ
2003
168
25 042
PDF
Oui
Non
ND
Oui
DG
Rapport
Plan urgences 30-09-03
Ministère santé
FHSJ
2003
18
1 120
PDF
Oui
Non
ND
Oui
DG
Dossier de presse
Discours JF Mattei Plan Urgences
Ministère santé
FHSJ
2003
3
40
Word
Non
Non
ND
Oui
DG
Article
Résumé rapport surmortalité liée à la canicule
d'août 2003
Externe
FHSJ
2003
1
9
PDF
Oui
Non
ND
Oui
Documentation
nouvelle version
qualiac
Manuel
9463
docs
Externe
FHSJ
De
2002
à
2005
3 454
216 000
Word ;
Html
Oui
Oui
Non
Oui
Dossier Patient
Procédure
12
docs
Chef projet
DMU
Services
soins
2005
33
972
Word
Oui
Oui
Oui
Oui
Dossier Patient
Etiquettes
32
docs
Services
soins
2005
19
608
Word
Non
Non
Oui
Oui
EQUIPEMENTS
EQUIPEMENTS
Base de données
de maintenance
EQUIPEMENTS
Bilan maintenance
préventive
EQUIPEMENTS
Liste
2 docs
Classes Qualiac
Service
biomédical
ND
2004
24
948
Word
Non
Non
ND
Non
RecherchesV8
Service
biomédical
Service
biomédical
2006
32
26 015
Excel
Non
Non
Non
Oui
Service
biomédical
Service
biomédical
2006
9
4 038
Excel
Non
Non
ND
Oui
Service
biomédical
ND
2006
1
19
Excel
Non
Non
ND
Oui
Liste des coordonnateurs
73
Fichier
Type doc.
Titre du document
Série
de
docs
Auteur
ND
Destinataire
EQUIPEMENTS
Liste
4 docs
Service
biomédical
EQUIPEMENTS
Planning
maintenance
préventive
6 docs
Service
biomédical
Service
biomédical
EQUIPEMENTS
Formulaire
d'intervention
124
docs
Service
biomédical
Services
soins
EQUIPEMENTS
Compte rendu de
maintenance
préventive
92
docs
Service
biomédical
Service
biomédical
EQUIPEMENTS
Présentation du
service biomédical
2 docs
Service
biomédical
Externe
EQUIPEMENTS
Rapport
d'intervention
35
docs
Société externe
Service
biomédical
Etat_des lits_urgences
Formulaire
2 docs
ND
Services
soins
Etiquettes adresses
Liste
10
docs
ND
FHSJ
Etiquettes adresses
Note de service
IMPORTANTv95
Communication
Examens Extérieurs
Courrier
Lettre Referent EE2005
Examens Extérieurs
Référentiel
Refer2005
Date
De
2002
à
2005
De
2002
à
2006
De
2004
à
2006
De
2005
à
2006
Nbre de Poids en
Version Impression
Protection
Validation
Format
pages
Ko
(oui /
papier (oui
(oui / non)
(oui/non)
(cumulé) (cumulé)
non)
/ non)
6
10 153
Excel
Non
Non
ND
Oui
12
6 093
Excel
Non
Non
ND
Oui
124
2 356
Excel
Non
Non
Oui
Oui
184
7 427
Excel
Non
Non
ND
Oui
16
588
Ppt
Non
Non
Non
Oui
35
840
PDF
Non
ND
Oui
2
49
Excel
Non
Oui
Oui
Oui
2006
40
385
Word
Oui
Non
Oui
Non
FHSJ
2006
2
28
Word
Non
Oui
Oui
Oui
Service
logistique
Médecins et
cadres
2005
1
40
Word
Non
Non
Oui
Oui
Service
logistique
Médecins et
cadres
2005
24
396
Word
Non
Non
ND
Oui
9
245
Excel
Non
Non
ND
Non
2
51
Word
Non
Non
ND
Non
fermeture des lits
Planning
5 docs
ND
Services
soins
Fichiers CA
Liste personnes
2 docs
ND
FHSJ
2006
De
2005
à
2006
2004
et
2006
De
2004
à
2006
2006
74
Série
de
docs
Fichier
Type doc.
Titre du document
Formation
Planning
Formation
Présentation
Formation
Procédure
Formation
Guide
Mouvement JAVANHPS
Externe
Formation Audit
Préparation Opéré
Liste inscription
Tableau inscription formation audit
formation prise de
commande repas
Protocole
formation prise de
commande repas
Nbre de Poids en
Version Impression
Protection
Validation
pages
Ko
(oui /
papier (oui
Format
(oui / non)
(oui/non)
(cumulé) (cumulé)
non)
/ non)
Auteur
Destinataire
Date
programmation visites
DSIO
ND
2006
1
21
Excel
Non
Non
ND
Non
ecran panther
ND
2006
1
1984
Word
Non
Non
ND
Non
2006
6
576
Word
Non
Non
Oui
Non
ND
2006
15
1435
Word
Oui
Oui
ND
Oui
Service Bloc
opératoire
Cadres inf.
2006
1
85
Excel
Non
Non
ND
Oui
3
ND
ND
2004
2
22
Word
Non
Non
ND
Non
Planning
Planning Formation UTILISATION
PORTABLE POUR PRISE DE COMMANDE
DE REPAS
Service
formation
Service
soins
2004
1
26
Excel
Non
Non
ND
Oui
Forum Aspaljo
Planning
Planning FORUM ASPALJO
Service
formation
Personnel
médical et
soignant
2006
1
26
Excel
Non
Non
ND
Oui
FORUM DYNAMIQUE
QUALITE
Présentation
FHSJ
FHSJ
2006
321
40 996
Ppt
Oui
Non
Non
Oui
Forum Leve-malade
Planning
Planning FORUM LEVE MALADE
Service
Formation
Personnel
soignant
2006
1
33
Excel
Oui
Non
Non
Oui
Forum SIRIUS
Planning
Planning FORUM SIRIUS
Service
formation
FHSJ
2006
1
34
Excel
Oui
Non
Non
Oui
Forum tube et
dispositif prélèvement
BD
Planning
Planning FORUM TUBES ET DISPOSITIF
DE PRELEVEMENTS BD
Service
formation
Personnel
soignant et
médecins
2006
2
31
Excel
Oui
Non
Non
Oui
Gardes et astreintes
Planning
ND
Médecins
De
2004
à
2006
111
8 235
Excel
Oui
Non
Oui
Non
2 docs
22
docs
108
docs
AASP
Services
soins /
service
admission
Services
soins /
service
admission
75
Fichier
Type doc.
Titre du document
Série
de
docs
108
docs
Auteur
Nbre de Poids en
Version Impression
Protection
Validation
Format
pages
Ko
(oui /
papier (oui
(oui / non)
(oui/non)
(cumulé) (cumulé)
non)
/ non)
Destinataire
Date
ND
ND
De
2004
à
2006
111
8 860
Excel
Oui
Non
ND
Non
Gardes et astreintes
Planning
GEF
Liste
CALI achat janfev
ND
ND
1999
1
189
Excel
Non
Non
ND
Non
GEF
Tableau
comptabilité
Tvcc19990319
ND
ND
1999
1
533
Word
Non
Non
ND
Non
GEF
Présentation
Qualiac_IFRS_mise_en_place_finances
Externe
Utilisateurs
Qualiac
2004
11
222
Ppt
Oui
Non
Non
Oui
GEF
Guide
Externe
Utilisateurs
Qualiac
De
2002à
2005
76
2944
Word
Oui
Oui
ND
Oui
GEF
Formulaire
Service finance
ND
1999
1
17
Excel
Oui
Non
ND
Oui
GEF
Liste Hotline
2 docs
Service finance
Utilisateurs
Qualiac
GEF
Guide
8 docs
Service finance
Utilisateurs
Qualiac
geriatrie
Synthèse
3 docs
ND
ND
5 docs
Création fournisseurs
Groupe de Travail
Contrat de Service
Restauration
Liste personnes
4 docs
ND
HACCP SOINS
Formulaire
5 docs
Restauration
HACCP SOINS
Planning
2 docs
Restauration
Groupe de
travail
"Contrat de
service
restauration
Service
soins
(personnel
hôtelier)
Service
soins
(personnel
hôtelier)
1999
et
2001
De
1999
à
2004
2005
et
2006
2
51
Excel
Oui
Non
Non
Oui
76
88 844
Word
Oui
Oui
Oui
Oui
9
1 180
Excel
Oui
Non
ND
Non
2006
7
111
Excel
Non
Non
ND
Non
2005
et
2006
55
287
Excel
Oui
Non
ND
Oui
2005
et
2006
2
46
Excel
Oui
Non
Oui
Oui
76
Fichier
Type doc.
Titre du document
HACCP SOINS
Présentation
Module de formation services de soins
Série
de
docs
Nbre de Poids en
Version Impression
Protection
Validation
pages
Ko
(oui /
papier (oui
Format
(oui / non)
(oui/non)
(cumulé) (cumulé)
non)
/ non)
Auteur
Destinataire
Date
Restauration
Service
soins
(personnel
hôtelier)
2006
51
105 340
Ppt
Oui
Non
Non
Non
Service
soins
(personnel
hôtelier)
Service
soins
(personnel
hôtelier)
Service
soins
(personnel
hôtelier)
2005
et
2006
1
293
Ppt
Oui
Non
Oui
Oui
2005
27
24 334
Word
Oui
Oui
Oui
Oui
2006
2
1 883
Word
Oui
Non
ND
Oui
DSIO
FHSJ
2006
15
6 255
Word
Oui
Non
ND
Non
DSIO
FHSJ
2006
1
2 160
Word
Oui
Non
ND
Non
2006
850
19 099
PDF
Oui
Non
Non
Oui
HACCP SOINS
Affiche
2 docs
Restauration
HACCP SOINS
Procédure
12
docs
Restauration
HACCP SOINS
Liste produits
Produits d'entretien
imprimante
Guide
Consignes utilisation
imprimante
Procédure
HL5150D-Procédure recto-verso
imprimante
Guide
Logo
logo
logo vert pour diapo.ppt
FHSJ
FHSJ
2002
1
32
Ppt
Oui
Non
Oui
Oui
Logo
logo
modèle filet noir-pied de page
FHSJ
FHSJ
2001
1
58
Word
Oui
Non
Oui
Oui
MAGASIN CENTRAL
Planning
LIVRAISONS MAGASIN 2004
Magasin
central
FHSJ
2006
4
51
Excel
Oui
Non
Non
Oui
MAGASIN CENTRAL
Liste produits
5 docs
Magasin
central
FHSJ
5
203
Excel
Oui
Non
ND
Oui
MAGASIN CENTRAL
Bon commande
9 docs
Magasin
central
FHSJ
12
608
Excel
Oui
Non
Oui
Oui
MAGASIN CENTRAL
Procédure
Service
logistique /
Pharmacie
FHSJ
4
51
Word
Oui
Oui
Oui
Oui
Restauration
9 docs
8 docs
procédure approvisionnement magasin
central 28 11 02
Externe
2004
et
2006
2005
et
2006
2002
77
Série
de
docs
Auteur
Destinataire
Date
Compte-rendu
réunion
4 docs
Stérilisation
Participants
réunion
2005
et
2006
14
322
Word
Oui
Non
Non
Oui
Contrat
maintenancesécurité /
stérilisation
2 docs
Stérilisation /
service sécurité
Stérilisation /
Service
sécurité
2006
7
148
Word
Oui
Non
ND
Oui
Oui
Oui
Non
Oui
Fichier
Type doc.
Maint_Ste_Centrale
Maint_Ste_Centrale
Titre du document
Nbre de Poids en
Version Impression
Protection
Validation
pages
Ko
(oui /
papier (oui
Format
(oui / non)
(oui/non)
(cumulé) (cumulé)
non)
/ non)
Manuels procédures
Qualiac
Manuel
1727
docs
Externe
FHSJ
2006
1 727
77 000
Word,
Excel,
Html,
Xml,
png,
Ppt
membres_CE_CHSCT
Liste personnes
4 docs
DRH
FHSJ
2005
8
104
Word
Oui
Non
Non
Oui
OSQ
Présentation
DS-NHPS-Coordu 15-05
OSQ
ND
2006
34
987
Ppt
Oui
Non
Non
Oui
Papeterie test produit
Liste produits
Tableau produits test
Service
logistique
ND
2005
1
1 499
Excel
Oui
Non
Non
Oui
Papeterie-2006
Liste
Mise à jour des adresses n° comptes Lyréco
Service
logistique
FHSJ
2006
1
65
Excel
Oui
Non
Non
Oui
Papeterie-2006
Bon commande
Service
logistique
FHSJ
2006
3
45
Excel
Oui
Non
Oui
Oui
Papeterie-2006
Liste
Inventaire parc informatique MAJ 07 07 06
Service
logistique
FHSJ
2006
4
140
Excel
Oui
Non
Non
Oui
Papeterie-2006
Liste produits
correspondances cartouches 2006
Service
logistique
FHSJ
2006
4
356
Excel
Oui
Non
Non
Oui
Papeterie-2006
Recommandations
Trucs et astuces imprimantes
Service
logistique
FHSJ
2006
1
71
Word
Oui
Non
Oui
Oui
PGR
Rapport (Plan du
ministère santé)
De
2004
à
2006
3 621
17 085
PDF,
Word,
HTML
Oui
Oui
ND
Oui
2 docs
21
docs
Ministère santé
78
Fichier
Type doc.
Titre du document
Série
de
docs
Auteur
Destinataire
Date
Nbre de Poids en
Version Impression
Protection
Validation
Format
pages
Ko
(oui /
papier (oui
(oui / non)
(oui/non)
(cumulé) (cumulé)
non)
/ non)
De
2004
à
2006
130
12 251
PDF,
HTML
Oui
Non
ND
Oui
2006
13
547
World
Oui
Non
ND
Non
167
1 750
Ppt
Non
Non
Non
Oui
1 905
9 389
PDF,
Word,
Oui
Non
ND
Oui
108
17 305
Excel
Oui
Non
ND
Non
32
879
PDF,
Word
Oui
Non
ND
Oui
3
1 343
Excel
Oui
Non
ND
Oui
PGR
Dossier de presse
37
docs
PGR
Procédure
Document unique
14
docs
Groupe PGR
PGR
Présentation
vigilances
10
docs
Groupe
Vigilance
PGR
Bulletin
88
docs
ARHIF
PGR
Tableau
12
docs
ND
PGR
Doc. Divers
ARHIF
4 docs
ARHIF
PGR
Tableau
évenements
indésirables
4 docs
Groupe PGR
FHSJ
PGR
Présentation
Groupe PGR
Groupe PGR
2004
42
270
Ppt
Non
Non
Non
Oui
PGR
Liste groupe PRG
Groupe PGR
FHSJ
2004
1
23
Excel
Oui
Non
ND
Oui
PGR
Planning
vaccination
3 docs
Coordonnateur
pôle bloc
FHSJ
2006
7
123
Word
Oui
Non
Oui
Oui
PGR
Courrier cas
tuberuclose
3 docs
DG
Patients
2005
3
68
Word
Non
Non
Oui
Oui
PGR
Compte-rendu cas
tuberculose
2 docs
Groupe PGR
Groupe PGR
2005
5
100
Word
Non
Non
ND
Oui
PGR
Guide
2003
110
342
PDF
Oui
Non
ND
Oui
PGR diaporama réunion 07-04-04
Guide gestion_risques.pdf ANAES 2003
Externe
ANAES
FHSJ
FHSJ
De
2003
à
2005
2004
et
2006
2004
et
2005
De
2004
à
2006
2004
et
2005
79
Série
de
docs
Auteur
Destinataire
Date
Procédure SRAS
6 docs
Groupe PGR
Services
soins
2006
7
383
Word
Oui
Oui
Oui
Oui
PGR
Guide dépistage
tuberculose
6 docs
Groupe PGR
Cellule
tuberculose
2005
38
325
Word ;
Excel
Oui
Non
Oui
Oui
Planning Nuit
Planning
5 docs
Coordonnateur
soins nuit
Personnel
infirmier
2005
40
1 572
Excel
Non
Non
Oui
Oui
Planning Nuit
Procédure
3 docs
Coordonnateur
soins nuit
Personnel
infirmier
2005
6
237
Word
Non
ND
ND
Non
Planning Nuit
Note de service
Coordonnateur
soins nuit
Personnel
infirmier
2006
1
39
Word
Non
ND
Oui
Oui
Portail-GEIDE
Cahier des
charges
DSIO
Externe
2006
61
2 489
Word ;
Excel
Oui
Oui
Oui
Oui
Programme
Planning
ND
Médecins
2006
1
26
Excel
Oui
Non
ND
Non
Programme
Présentation
Projet NHPS
45
docs
Groupe Projet
NHPS
FHSJ ;
NDBS ; St
Michel
2006
638
70 252
Ppt
Oui
Non
Non
Oui
Projet de
restructuration de la
Fondation Hôpital
Saint Joseph
Rapport
26
docs
Groupe Projet
NHPS
FHSJ
2006
255
125 505
PDF
Oui
Non
Oui
Oui
10
213
Excel
Oui
Non
ND
Non
1
67
Word
Oui
Non
ND
Oui
Fichier
Type doc.
PGR
Projet CPS
Liste personnes
Projet CPS
Protocole
Projet CPS
Courrier
Projet CPS
Bon commande
Titre du document
Règles de bon fonctionnement avec les
vacataires de nuit
2 docs
présence médesins dans la semaine
Nbre de Poids en
Version Impression
Protection
Validation
pages
Ko
(oui /
papier (oui
Format
(oui / non)
(oui/non)
(cumulé) (cumulé)
non)
/ non)
ND
ND
Protocole CPE
DRH
FHSJ
De
2001
à
2003
2000
courrier CPE provisoire 17-07-02
DRH
Externe
2002
1
21
Word
Oui
Non
Oui
Oui
Externe
FHSJ
2002
9
200
Excel
Oui
Non
Oui
Oui
6 docs
4 docs
80
Fichier
Type doc.
Titre du document
Projet CPS
Guide de
procédure
Projet CPS
Compte rendu
réunion
Projet CPS
Guide formation
Projet CPS
Série
de
docs
Nbre de Poids en
Version Impression
Protection
Validation
pages
Ko
(oui /
papier (oui
Format
(oui / non)
(oui/non)
(cumulé) (cumulé)
non)
/ non)
Auteur
Destinataire
Date
N° 2 - Médecins V1.4.Etablissement
Externe
FHSJ
2003
8
99
Word
Oui
Oui
ND
Oui
CRR 27-10-00
Groupe projet
"cps"
Participants
réunion
2000
4
89
Word
Oui
Non
ND
Oui
3 docs
Groupe projet
"cps"
ND
2000
9
8 986
Word
Oui
Non
ND
Oui
Images
10
docs
ND
ND
2000
10
98
JPG;
GIF
Oui
Non
ND
Projet établissement
Rapport
2 docs
FHSJ
FHSJ ;
Instances
CME, CE,
CA
2004
et
2005
55
1 282
Word
Oui
Non
ND
Oui
Projet GTA
Liste
ND
ND
2006
1
588
Excel
Oui
Non
ND
Non
Projet SRI
Rapport d'édition
DSIO
ND
2002
9
2 110
Excel
Oui
Non
ND
Non
Projet SRI
Tableau de report
9 docs
10
docs
DSIO
ND
2002
31
6 780
Excel
Oui
Oui
ND
Non
Laboratoires
2002
7
212
Word
Oui
Non
ND
Oui
FHSJ
2003
19
1516
Word
Oui
Oui
ND
Oui
2005
33
1 639
Excel
Oui
Non
ND
Oui
2005
443
1 475
PDF
Oui
Non
ND
Oui
2005
117
3 467
Excel
Oui
Oui
ND
Oui
163
20 081
Excel
Oui
Non
Non
Oui
Gestion des codifications
Compte rendu
réunion
Guide utilisateur
2 docs
DSIO
2 docs
DSIO
PSIM
Liste des actes
médicaux
30
docs
PSIM
Guide CCAM
PSIM
Liste CCAM
tarifiante
Projet SRI
Projet SRI
PSIM
Statistiques
séjours
PSIM
Liste personnes
PSIM
Guide
SSIM
Externe
39
docs
SSIM
Services
soins
Services
soins
Services
soins
SSIM
ND
De
1999
à
2005
Liste des utilisateurs qui travaillent sur Sim
SSIM
ND
2004
1
59
Excel
Oui
Non
ND
Oui
Nomenclature des Actes médicaux NGAP par
DP
Externe
2002
17
36 873
Excel
Oui
Non
ND
Oui
163
docs
81
Série
de
docs
Auteur
Destinataire
Date
Guide
12
docs
Groupe Projet
SIRIUS
Utilisateurs
SIRIUS
2006
148
7 580
PDF
Oui
Non
Oui
Oui
SA-axya
Procédure dossier
médical unique
2 docs
AAQ
FHSJ
2005
17
337
Word
Oui
Oui
Oui
Oui
SA-axya
Etiquettes
(modèle)
6 docs
FHSJ
Service
soins
2005
6
177
Word
Oui
Oui
Oui
Oui
SA-axya
Formulaire
(modèle)
11
docs
FHSJ
Patients
De
2001
à
2006
11
780
Word
Oui
Oui
Oui
Oui
12
309
Word
Oui
Oui
Oui
Oui
Fichier
Type doc.
Référent de service
SIRIUS
Titre du document
Nbre de Poids en
Version Impression
Protection
Validation
pages
Ko
(oui /
papier (oui
Format
(oui / non)
(oui/non)
(cumulé) (cumulé)
non)
/ non)
SA-axya
Courrier (modèle)
8 docs
FHSJ
Patients
De
2002
à
2005
SA-axya
Compte rendu
hospitalisation
(modèle)
36
docs
FHSJ
Patients
De
2004
à
2005
142
1 249
Word
Oui
Oui
Oui
Oui
SA-axya
Liste (modèle)
23
docs
FHSJ
Service
soins
De
2004
à
2006
23
496
Word
Oui
Oui
Oui
Oui
Salon Infirmiers
Octobre 2005
Planning
3 docs
ND
ND
2005
3
61
Excel
Oui
Non
ND
Non
Solutés massifs
Bon commande
Pharmacie
Services
soins
2006
1
42
Excel
Oui
Non
Oui
Oui
LISTE DE COMMANDE DES SOLUTES
MASSIFS
82
Série
de
docs
Auteur
Destinataire
Date
Etiquettes
704
docs
DSIO
FHSJ
2004
704
16 760
Word
Oui
Oui
Oui
Oui
Structure
Liste structure
24
docs
FHSJ
FHSJ
De
2004
à
2006
67
3 190
Excel
Oui
Oui
Non
Oui
T2A
Liste médecins
(Cora)
5 docs
ND
Médecins
2005
et
2006
6
836
Excel
Oui
Oui
ND
Non
T2A
Courrier Cora
4 docs
DSIO
Médecins
2005
204
1 923
Word
Oui
Non
Oui
Oui
Uhlin
Liste
patients sous ATB 2006
ND
ND
2006
2
209
Excel
Oui
Non
ND
Non
Uhlin
Formulaire
Maladie de Creutzfeldt-Jakob : gestion des
futs d'élimination du linge et des déchets
Unité d'hygiène
ND
2002
1
80
Excel
Oui
Non
Oui
Non
Vaccination Grippe
Planning
permanences
ND
FHSJ
2005
1
20
Excel
Oui
Non
ND
Non
Xplore
ND
ERROR.LOG
ND
ND
2004
1
211
Word
Non
Non
ND
Non
Fichier
Type doc.
Structure
Titre du document
Nbre de Poids en
Version Impression
Protection
Validation
pages
Ko
(oui /
papier (oui
Format
(oui / non)
(oui/non)
(cumulé) (cumulé)
non)
/ non)
83
Fichier
Type doc.
Titre du document
Xplore
ND
Xplore
ND
Série
de
docs
Nbre de Poids en
Version Impression
Protection
Validation
Format
pages
Ko
(oui /
papier (oui
(oui / non)
(oui/non)
(cumulé) (cumulé)
non)
/ non)
Auteur
Destinataire
Date
Format_zebra Xplore
ND
ND
2003
2
591
Word
Non
Non
ND
Non
Erreur-91-Xplo
ND
ND
2004
1
267
Word
Non
Non
ND
Non
84
Troisième partie
L’IDENTIFICATION DE LA VALEUR PROBANTE
DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES
DE LA FONDATION HOPITAL SAINT JOSEPH
:
RESULTATS ET PRECONISATIONS
85
Dans cette dernière partie, nous allons présenter les premiers résultats d’une maîtrise de la gestion
des documents électroniques et de leur archivage fondée sur la méthodologie du Records
management. Ces résultats sont de deux ordres : la construction d’un outil de gestion, le plan de
classement, et une évaluation de la valeur probante des documents électroniques analysés dans le
fichier partagé ADAGIO. Nous nous essayerons également à l’analyse critique de ces résultats. Ceci
nous conduira à formuler des préconisations en vue d’aller plus loin dans la démarche initiée d’une
mise en œuvre d’un système de Records management.
86
1 Les résultats
1.1 L’élaboration d’un plan de classement
A. Les apports théoriques pour la construction d’un plan de
classement
a. Intérêt du plan de classement des activités
Comme nous l’avons déjà évoqué dans l’analyse des activités de l’hôpital, la norme ISO 15489 (03,
Afnor) souligne que « les systèmes de classement reflètent l’activité de l’organisme ». Elle insiste sur
l’importance de la mise en œuvre d’un classement des activités, « un outil efficace pour aider à la
conduite des affaires et qui intervient dans la plupart des étapes de l’organisation et de la gestion des
documents, notamment pour :
a) créer des liens entre des documents individualisés dont le regroupement fournit une trace
continue de l’activité,
b) s’assurer que les intitulés des documents archivés sont cohérents sur le long terme,
c) aider au repérage de tous les documents relatifs à une fonction ou à une activité donnée,
d) définir les niveaux de protection et d’accès pertinents pour les différents lots de documents,
e) attribuer des droits d’accès et de modification aux différents types de documents,
f)
répartir les responsabilités de gestion des différents lots de documents,
g) diffuser les documents pour action
h) définir des délais de conservation, d’élimination ou de transfert pertinents pour les
documents » 48
Dans son rapport technique (04, Afnor), la norme sur le Records management ajoute trois raisons à
l’élaboration d’un plan de classement :
a) organiser, décrire et articuler les documents,
b) relier et partager les documents communs à plusieurs entités
c) améliorer l’accès, la recherche, l’utilisation et la diffusion des documents de la manière la plus
appropriée 49 .
Les Spécifications MoReq (01, Commission européenne) vont aussi dans le sens de ce qu’énonce la
norme en soulignant que « le plan de classement se situe au cœur de tout système d’archivage
électronique –SAE-. Il définit la façon dont les documents électroniques seront organisés en dossiers
48 Extrait de la norme ISO 15489 – partie 1, 2001, p. 14
49 Extrait de la norme ISO 15489 – partie 2, 2001, p. 9
87
électroniques, ainsi que les relations entre les dossiers » 50 . A la suite, le chapitre 3 « Plan de
classement » énumère d’une part les exigences pour l’élaboration d’un plan de classement, puis les
exigences liées à sa maintenance.
b. Structure et représentation du plan de classement
La partie « Guide pratique » de la norme ISO 15489 (04, Afnor) indique que le système de
classification est de structure hiérarchique avec les niveaux suivants :
a) Le premier niveau reflète habituellement la fonction
b) Le deuxième niveau est basé sur les activités constitutives de la fonction
c) Le troisième niveau et les suivants détaillent davantage les activités ou les ensembles
d’actions qui composent chaque activité 51
G. Drouhet (37, Drouhet) précise à propos des niveaux d’arborescence, qu’il est recommandé de les
limiter à 5 ou 6. De plus, afin de faciliter l’identification et le regroupement des documents sur des
sujets donnés, on peut associer des codes, en général alphabétiques ou numériques ou alphanumériques, à chaque niveau du plan de classement. (14, Roberge)
Les documents électroniques sont rattachés au plan de classement selon les activités qu’ils
recouvrent.
c. Qualités requises et règles de construction d’un plan de classement
Deux règles d’or doivent être poursuivies tout au long de l’élaboration du plan de classement :
simplicité et flexibilité.
-
Simplicité du plan de classement :
Le plan de classement doit être pensé en fonction de ses utilisateurs, les producteurs qui auront à
insérer leurs documents dans le schéma de classification et toutes les personnes qui auront besoin
d’avoir accès aux documents. Il doit donc être facilement mémorisable par l’ensemble des usagers.
(14, Roberge)
La principale difficulté dans l’élaboration d’un plan de classement réside dans le niveau de précision
qu’il convient d’adopter. Trop sommaire, le plan devient inefficace et trop détaillé, il est inutilisable.
(18, Niezkowska). Le plus sûr moyen d’obtenir un plan de classement adapté et reflet de l’activité de
l’organisme est de définir avec chaque service le niveau approprié d’arborescence en fonction de ses
activités.
50 Extrait des Spécifications MoReq, Trad. MA Chabin, 2004, p. 15
51 Extrait de la norme ISO 15489 – partie 2, p. 10
88
La simplicité doit également transparaître dans le choix d’un vocabulaire normé, contrôlé et adapté à
l’entreprise (37, Drouhet). Pour atteindre cet objectif, des règles d’écriture doivent être respectées,
comme par exemple :
•
la terminologie utilisée doit être dépourvue de toute ambiguïté ; certains termes pourront être
précisés dans une note explicative ;
•
l’usage du singulier sera préféré au pluriel ;
•
pour une activité donnée, un terme préférentiel doit être retenu ;
•
des relations d’équivalence seront établies entre le terme préférentiel et les termes
synonymes ou proches ;
•
lorsqu’une activité a une relation avec une autre activité, il est possible d’établir une relation
de voisinage permettant de naviguer de l’une à l’autre.
-
Flexibilité du plan de classement :
La seconde qualité d’un plan de classement réside dans sa souplesse d’application. Il doit pouvoir
évoluer dans le temps et être actualisé, mis à jour facilement et rapidement. (14, Roberge), (18,
Niezkowska)
B. La description du plan de classement pour les documents
électroniques de l’hôpital Saint Joseph
Le plan de classement a été élaboré selon une méthode déductive. C’est une démarche basée sur
l’observation des activités de la Fondation Hôpital Saint Joseph.
a. Structuration d’un plan de classement version 1.0
L’analyse des activités de l’hôpital a conduit à
déterminer 11 grandes classes représentatives et
capables de regrouper toutes les fonctions exercées dans l’établissement :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Management de l’hôpital
Prise en charge du patient
Management des secteurs d’activité
Gestion des ressources humaines
Gestion financière
Gestion des fonctions logistiques
Gestion des fonctions techniques
Management de la qualité
Gestion des risques
Hygiène
Gestion du système d’information
A l’intérieur de chacune de ces classes, les activités ont été réparties sur deux niveaux, apportant des
précisions à la fonction. A titre d’exemple, on aura le schéma suivant :
89
6. Gestion des fonctions logistiques
6.1. Fonction hôtelière
6.1.1. Hébergement
6.1.2. Restauration
6.1.3. Lingerie
6.1.4. Entretien et nettoyage
6.1.5. Traitement des déchets
6.1.6. Transport et courrier
6.2. Evaluation des prestations logistiques
Nous avons intégré un code numérique (cf exemple précédent), identifiant unique,
pour chaque
classe et sous-classe. Ce code est composé d’un chiffre pour le premier niveau, de deux chiffres pour
le second niveau et trois chiffres pour le troisième niveau. Il permet de rattacher chaque sous-classe à
sa classe par le 1er chiffre qui le compose.
Cette codification nous est apparue comme la plus facile à adopter et à mettre en place tant pour le
gestionnaire du plan de classement que pour les utilisateurs.
b. Les règles d’écriture
Nous avons été vigilants à privilégier les termes et les expressions communément admis et employés
dans le milieu hospitalier, exempts de toute ambiguïté.
-
Les notes d’application :
Certaines expressions sont explicitées par une note d’application. Cette dernière indique dans quelle
acceptation l’expression a été retenue et comment elle doit être utilisée.
Voici quelques exemples de notes d’application :
Plan de classement
2.3.1. Politique du dossier du patient
Notes d’application
Envisage les règles de constitution et contenu,
communication et conservation du dossier du
patient
3.5. Fonctionnement des secteurs d’activité de
Ce
sont
la
rééducation
l’orthophonie,
kinésithérapie,
la
l’ergothérapie,
psychothérapie,
la
psychomotricité, etc.
9.4.3. Sécurité des biens et des personnes
Le terme « personne » couvre les patients, les
visiteurs et les professionnels
90
-
Les renvois de voisinage et d’exclusivité :
Le renvoi de voisinage, symbolisé VA (Voir Aussi) dans le plan de classement, met en rapport une
expression avec une autre qui couvre un autre aspect du même concept ou qui est susceptible
d’évoquer une association d’idée.
Exemples :
2.6. Evaluation de la prise en charge VA 8.3. Evaluation et audit qualité
8.3.2. Evaluation des risques VA 9. Gestion des risques
Les renvois d’exclusivité, symbolisé EP (Employé Pour) dans le plan de classement, indique pour une
expression choisie, une expression non retenue.
Exemple :
4. Gestion des ressources humaines EP Gestion du personnel
c. Le plan de classement et le fichier partagé ADAGIO
Nous avions soulevé les difficultés rencontrées dans l’actuelle structuration du fichier partagé ADAGIO,
avec entre autres le manque de normalisation des noms de dossiers et sous-dossiers.
Le plan de classement doit permettre de restructurer l’ensemble du fichier ADAGIO.
Figure 15 : Extrait de structure des dossiers sur le fichier ADAGIO calquée sur le plan de classement
91
d. Validation du plan de classement version 1.0
Le plan de classement a été présenté à la responsable de la gestion documentaire et au groupe
« Documents et terminologie ». Il a reçu leur approbation pour servir par la suite de base pour classer
les documents électroniques.
A l’occasion d’une rencontre avec la responsable des achats de l’hôpital Saint Joseph, nous lui avons
soumis la partie du plan de classement correspondant à son activité. Ses remarques et suggestions
nous ont amené à rectifier certaines classes et expressions du plan.
Plan de classement version 1.0
Plan de classement version 1.1
6. Gestion des fonctions logistiques
6. Gestion des fonctions logistiques
6.1. Fonction hôtelière
6.1. Fonction hôtelière
6.2. Gestion des consommables
6.2. Evaluation des prestations logistiques
6.2.1. Achats et approvisionnement
6.2.2. Distribution et gestion des stocks
6.3. Evaluation des prestations logistiques
7. Gestion des fonctions techniques
7. Gestion des achats et des équipements
7.1 Activité biomédicale
7.1. Gestion des achats
7.1.1. Achats
7.1.2. Contrats
7.1.3. Stocks
7.2. Gestion des locaux
7.2. Gestion des équipements
7.2.1. Conduite des travaux neufs
7.2.1. Activité biomédicale
7.2.2. Entretien des locaux
7.2.2. Gestion des locaux
7.2.3. Gestion des équipements non médicaux
7.2.3. Entretien des espaces
7.3. Entretien des espaces
C. Analyse critique du plan de classement : apports, contraintes et
limites
a. Les apports
•
Une structure hiérarchisée, normalisée, contrôlée et adaptée ;
•
Un système de classement cohérent où toutes les activités de l’hôpital sont représentées et
mises en relation les unes par rapport aux autres ;
•
Des classes reconnaissables avec des formulations explicites.
92
b. Les limites et contraintes
-
Au niveau de la construction du plan de classement :
•
L’élaboration d’un plan de classement à partir d’une démarche déductive basée sur
l’analyse des activités montre quelques limites dans la mesure où il peut y avoir des
écarts entre l’analyse et la réalité des pratiques. La démonstration en a été faite
lorsque nous avons interrogé la responsable des achats. A cette démarche, il est donc
nécessaire d’associer une approche inductive basée sur une enquête auprès des
usagers ;
•
Le plan de classement a été construit sur trois niveaux. Il sera sans doute nécessaire
de développer d’autres niveaux selon les besoins et les spécificités de telle ou telle
activité. Là encore, il est nécessaire d’interviewer les acteurs.
•
Une réflexion doit être poursuivie pour rendre cohérent et compatible le plan de
classement des dossiers électroniques et la classification déjà adoptée par l’hôpital
dans sa procédure « Gestion documentaire » pour les documents sur support papier
(Cf note n° 37, p. 53).
-
Au niveau de la maintenance du plan de classement :
•
L’adoption d’un plan de classement nécessite que les usagers se plient à certaines
règles de structuration et d’écriture. Ceci induit une rupture avec les habitudes prises
qui consistaient jusqu’ici à ce que toute personne qui désirait créer un dossier dans le
fichier ADAGIO était en mesure de le faire et de l’intituler comme bon lui semblait ;
•
La nécessité d’informer et de former les utilisateurs sur les règles du plan de
classement ;
•
La nécessité d’une supervision régulière du plan de classement pour le maintien et la
conservation de sa cohérence.
1.2 L’évaluation de la valeur probante des documents
électroniques au regard des exigences archivistiques
A partir de l’analyse des métadonnées des documents électroniques du fichier partagé ADAGIO, un
repérage des documents susceptibles de répondre aux exigences archivistiques (authenticité, fiabilité,
intégrité et exploitabilité) a été établi.
93
A. Résultats globaux
21%
29%
Valeur probante à
vérifier
Sans valeur probante
Valeur probante
50%
Figure 16 : Répartition des séries de documents du fichier ADAGIO selon l'identification de leur valeur
probante (septembre 2006)
Cette répartition a été validée par la responsable de la gestion documentaire. Les documents dont la
valeur probante est à vérifier correspondent à ceux dont certaines métadonnées ne sont pas
conformes, tels que par exemple, auteur non identifié, protection non assurée, validation non faite. La
vérification devra être réalisée ultérieurement, avec le producteur du document afin de s’assurer que
toutes les métadonnées soient remplies correctement.
B. Résultats détaillés des documents ayant une valeur probante
94
Auteur
Destinataire
Date
Nbre de
pages
(cumulé)
Poids en
Ko
(cumulé)
Format
Protection
(oui / non)
Version
(oui /
non)
Impression
papier (oui
/ non)
Validation
(oui/non)
saintjoseph
ANAES
FHSJ
2001
14
54
PDF
Oui
Non
Oui
Oui
Compte rendu
StJO_compte_rendu_accreditation_nov_2000
revu
FHSJ
FHSJ
2001
9
43
Word
Oui
Non
Oui
Oui
Accreditation V2
Présentation
présentation sept 05 instances et pôles
FHSJ
Instances
consultatives
; Pôles de
soins
2005
17
160
PDF
Oui
Non
Non
Oui
Accreditation V2
Grille d'auto
évaluation
FHSJ
HAS ; FHSJ
2005
279
2 108
PDF
Oui
Oui
Non
Oui
Accreditation V2
Compte rendu
rapport de certification FHSJ V2
HAS
FHSJ
2006
126
452
PDF
Oui
Non
Oui
Oui
Annuaire téléphonique
Formulaire
Feuille de déménagement
DSIO
FHSJ
2006
1
15
Excel
Oui
Non
Non
Oui
Annuaire téléphonique
Annuaire
Annuaire téléphonique interne
Resp.
annuaire tél.
FHSJ
2003
50
633
Word
Oui
Oui
Non
Oui
Annuaire téléphonique
Formulaire
Demande de modification téléphone
Resp.
annuaire tél.
FHSJ
2004
1
63
Word
Oui
Non
Non
Oui
Bilan Social
Présentation
DRH
CE
2002
et
2003
100
4 844
Ppt
Oui
Non
Non
Oui
DG
Rapport
Surmortalité liée à la canicule d'août 2003 Rapport d'étape
INSERM
FHSJ
2003
57
258
PDF
Oui
Non
ND
Oui
DG
Rapport
Mission d'expertise et d'évaluation du
système de santé pendant la canicule 2003
Ministère
santé
FHSJ
2003
168
25 042
PDF
Oui
Non
ND
Oui
Fichier
Type doc.
Titre du document
Accreditation
Compte rendu
Accreditation
Série
de
docs
4
docs
2
docs
95
Auteur
Destinataire
Date
Nbre de
pages
(cumulé)
Poids en
Ko
(cumulé)
Format
Protection
(oui / non)
Version
(oui /
non)
Plan urgences 30-09-03
Ministère
santé
FHSJ
2003
18
1 120
PDF
Oui
Non
Résumé rapport surmortalité liée à la canicule
d'août 2003
Externe
FHSJ
2003
1
9
PDF
Oui
Non
ND
Oui
3 454
216 000
Word ;
Html
Oui
Oui
Non
Oui
Fichier
Type doc.
Titre du document
DG
Rapport
DG
Article
Série
de
docs
Impression
papier (oui
/ non)
ND
52
Validation
(oui/non)
Oui
Manuel
9463
docs
Externe
FHSJ
De
2002
à
2005
Dossier Patient
Procédure
12
docs
Chef projet
DMU
Services
soins
2005
33
972
Word
Oui
Oui
Oui
Oui
FORUM DYNAMIQUE
QUALITE
Présentation
22
docs
FHSJ
FHSJ
2006
321
40 996
Ppt
Oui
Non
Non
Oui
HACCP SOINS
Formulaire
5
docs
Restauration
2005
et
2006
55
287
Excel
Oui
Non
ND
Oui
HACCP SOINS
Planning
2
docs
Restauration
2005
et
2006
2
46
Excel
Oui
Non
Oui
Oui
HACCP SOINS
Affiche
2
docs
Restauration
2005
et
2006
1
293
Ppt
Oui
Non
Oui
Oui
HACCP SOINS
Procédure
12
docs
Restauration
2005
27
24 334
Word
Oui
Oui
Oui
Oui
HACCP SOINS
Liste produits
2006
2
1 883
Word
Oui
Non
ND
Oui
imprimante
Guide
2006
850
19 099
PDF
Oui
Non
Non
Oui
Logo
logo
2002
1
32
Ppt
Oui
Non
Oui
Oui
Documentation
nouvelle version
qualiac
Produits d'entretien
Restauration
8
docs
logo vert pour diapo.ppt
Service
soins
(personnel
hôtelier)
Service
soins
(personnel
hôtelier)
Service
soins
(personnel
hôtelier)
Service
soins
(personnel
hôtelier)
Service
soins
(personnel
hôtelier)
Externe
FHSJ
FHSJ
52 ND = Non défini
96
Auteur
Destinataire
Date
Nbre de
pages
(cumulé)
Poids en
Ko
(cumulé)
Format
Protection
(oui / non)
Version
(oui /
non)
Impression
papier (oui
/ non)
Validation
(oui/non)
modèle filet noir-pied de page
FHSJ
FHSJ
2001
1
58
Word
Oui
Non
Oui
Oui
LIVRAISONS MAGASIN 2004
Magasin
central
FHSJ
2006
4
51
Excel
Oui
Non
Non
Oui
5
docs
Magasin
central
FHSJ
5
203
Excel
Oui
Non
ND
Oui
9
docs
Magasin
central
FHSJ
12
608
Excel
Oui
Non
Oui
Oui
Service
logistique /
Pharmacie
FHSJ
4
51
Word
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Non
Oui
Fichier
Type doc.
Titre du document
Logo
logo
MAGASIN CENTRAL
Planning
MAGASIN CENTRAL
Liste produits
MAGASIN CENTRAL
Bon commande
MAGASIN CENTRAL
Procédure
Série
de
docs
procédure approvisionnement magasin
central 28 11 02
2004
et
2006
2005
et
2006
2002
Manuel
1727
docs
Externe
FHSJ
2006
1 727
77 000
Word,
Excel,
Html,
Xml,
png, Ppt
membres_CE_CHSCT
Liste personnes
4
docs
DRH
FHSJ
2005
8
104
Word
Oui
Non
Non
Oui
OSQ
Présentation
DS-NHPS-Coordu 15-05
OSQ
ND
2006
34
987
Ppt
Oui
Non
Non
Oui
Papeterie test produit
Liste produits
Tableau produits test
Service
logistique
ND
2005
1
1 499
Excel
Oui
Non
Non
Oui
Papeterie-2006
Liste
Mise à jour des adresses n° comptes Lyréco
Service
logistique
FHSJ
2006
1
65
Excel
Oui
Non
Non
Oui
Papeterie-2006
Bon commande
Service
logistique
FHSJ
2006
3
45
Excel
Oui
Non
Oui
Oui
Papeterie-2006
Liste
Service
logistique
FHSJ
2006
4
140
Excel
Oui
Non
Non
Oui
Manuels procédures
Qualiac
2
docs
Inventaire parc informatique MAJ 07 07 06
97
Auteur
Destinataire
Date
Nbre de
pages
(cumulé)
Poids en
Ko
(cumulé)
Format
Protection
(oui / non)
Version
(oui /
non)
Impression
papier (oui
/ non)
Validation
(oui/non)
correspondances cartouches 2006
Service
logistique
FHSJ
2006
4
356
Excel
Oui
Non
Non
Oui
Trucs et astuces imprimantes
Service
logistique
FHSJ
2006
1
71
Word
Oui
Non
Oui
Oui
Groupe PGR
FHSJ
2004
et
2005
3
1 343
Excel
Oui
Non
ND
Oui
Groupe PGR
FHSJ
2004
1
23
Excel
Oui
Non
ND
Oui
3
docs
Coordonnateur
pôle bloc
FHSJ
2006
7
123
Word
Oui
Non
Oui
Oui
Procédure SRAS
6
docs
Groupe PGR
Services
soins
2006
7
383
Word
Oui
Oui
Oui
Oui
PGR
Guide dépistage
tuberculose
6
docs
Groupe PGR
Cellule
tuberculose
2005
38
325
Word ;
Excel
Oui
Non
Oui
Oui
Portail-GEIDE
Cahier des
charges
2
docs
DSIO
Externe
2006
61
2 489
Word ;
Excel
Oui
Oui
Oui
Oui
Programme
Présentation
Projet NHPS
45
docs
Groupe Projet
NHPS
FHSJ ;
NDBS ; St
Michel
2006
638
70 252
Ppt
Oui
Non
Non
Oui
Projet de
restructuration de la
Fondation Hôpital
Saint Joseph
Rapport
26
docs
Groupe Projet
NHPS
FHSJ
2006
255
125 505
PDF
Oui
Non
Oui
Oui
Projet établissement
Rapport
2
docs
FHSJ
FHSJ ;
Instances
CME, CE,
CA
2004
et
2005
55
1 282
Word
Oui
Non
ND
Oui
PSIM
Liste des actes
médicaux
30
docs
SSIM
Services
soins
2005
33
1 639
Excel
Oui
Non
ND
Oui
Fichier
Type doc.
Titre du document
Papeterie-2006
Liste produits
Papeterie-2006
Recommandations
PGR
Tableau
évenements
indésirables
PGR
Liste groupe PRG
PGR
Planning
vaccination
PGR
Série
de
docs
4
docs
98
Fichier
Type doc.
PSIM
Guide CCAM
PSIM
Liste CCAM
tarifiante
Référent de service
SIRIUS
Guide
Solutés massifs
Bon commande
Structure
Etiquettes
Structure
Liste structure
Titre du document
Série
de
docs
Auteur
Destinataire
Date
Nbre de
pages
(cumulé)
Poids en
Ko
(cumulé)
Format
Protection
(oui / non)
Version
(oui /
non)
Impression
papier (oui
/ non)
Validation
(oui/non)
Externe
Services
soins
2005
443
1 475
PDF
Oui
Non
ND
Oui
39
docs
SSIM
Services
soins
2005
117
3 467
Excel
Oui
Oui
ND
Oui
12
docs
Groupe Projet
SIRIUS
Utilisateurs
SIRIUS
2006
148
7 580
PDF
Oui
Non
Oui
Oui
Pharmacie
Services
soins
2006
1
42
Excel
Oui
Non
Oui
Oui
DSIO
FHSJ
2004
704
16 760
Word
Oui
Oui
Oui
Oui
FHSJ
De
2004
à
2006
67
3 190
Excel
Oui
Oui
Non
Oui
LISTE DE COMMANDE DES SOLUTES
MASSIFS
704
docs
24
docs
FHSJ
99
2 Les préconisations
Nous terminerons notre étude par une présentation de deux préconisations majeures. La première a
été évoquée précédemment mais mérite d’être approfondie ; il s’agit d’insister sur l’importance
d’associer plus étroitement les personnes de l’hôpital à la gestion et la maîtrise des documents
électroniques pour en assurer le succès. Nous identifierons les modalités envisageables pour s’assurer
de cette collaboration avec les utilisateurs. La seconde préconisation vise à démontrer l’enjeu d’une
réussite de mise en place d’un système d’archivage électronique lorsque celui-ci est pleinement
intégré dans une politique globale de l’information de l’hôpital.
2.1 Compléter l’inventaire du fichier partagé ADAGIO par une
enquête auprès des utilisateurs de l’hôpital
Nous avons vu que l’analyse des activités de l’hôpital Saint Joseph et l’analyse des documents du
fichier partagé ADAGIO doivent être complétées par l’étude fine des besoins du personnel, créateurs
et/ou utilisateurs d’information. Le seul moyen est de mettre en place une enquête qualitative auprès
des utilisateurs (34, Hare).
A. Les méthodes d’enquête 53
Contrairement aux études quantitatives, l’objectif des enquêtes qualitatives n’est pas de mesurer mais
de comprendre les enchaînements, les logiques, l’expérience des individus, les interprétations qu’ils
font d’une situation.
Il existe deux méthodes principales d’enquête ou d’audit : le questionnaire et l’entretien. Dans les
deux cas, il faut prévoir un échantillonnage des personnes enquêtées et également l’exploitation qui
sera faite des données recueillies et ceci dès le début de la mise en œuvre de l’enquête.
53 D’après l’intervention de Brigitte GUYOT à l’INTD : « L’information dans les organisations », janvier 2006 et l’intervention de Sophie RANJARD à l’INTD :
« Méthodologie d’enquêtes quantitatives », mars 2006
100
a. Le questionnaire :
Il nécessite une construction en quatre phases :
•
définition des objectifs
•
choix des critères
•
recensement des idées claires
•
formulation des questions ouvertes et fermées. Les questions ouvertes permettront d’obtenir
des indications de tendances ; les questions fermées fournissent des renseignements factuels.
Le questionnaire n’est efficace que s’il existe une forte implication des membres de l’organisation
b. L’entretien :
Cette méthode est réputée plus efficace mais elle demande en revanche plus de temps, pendant
l’entretien et lors de son exploitation.
Les entretiens peuvent être directifs, non directifs ou semi-directifs et ils peuvent être menés
individuellement ou en groupe, en face-à-face ou par téléphone.
L’entretien semi-directif est structuré en fonction de thèmes précis que l’interviewer souhaite
approfondir. Il utilise une grille d’entretien où sont répertoriées et classées des questions précises.
B. La méthode privilégiée dans le cadre de l’hôpital Saint Joseph :
l’entretien semi-directif
Nous préconisons en complément de l’analyse d’observation réalisée sur les documents électroniques
du fichier ADAGIO la mise en place d’un entretien semi-directif avec un ou deux représentants de
chaque service de l’hôpital.
Cet entretien permettra de répondre à des objectifs précis :
•
d’évaluer les besoins et pratiques des utilisateurs ;
•
de compléter le repérage des documents électroniques à conserver ;
•
de déterminer les délais de conservation et les documents vitaux ;
•
de sensibiliser les personnes aux questions d’archivage électronique.
101
Le but de notre démarche est toujours de déterminer la valeur probante des documents électroniques
de l’hôpital. Aussi nous proposons de construire un guide d’entretien axé sur les exigences
archivistiques de fiabilité, intégrité et exploitabilité.
Voici, à titre d’exemple, une guide d’entretien envisageable :
Identifier le besoin professionnel
Dans quelle mesure le document est-il nécessaire pour documenter l’activité / les décisions prises /
les actions menées ?
Quelle est l’importance du besoin de l’utilisateur / du créateur pour cette information ?
Dans
quelle
mesure
ces
documents
sont-il
nécessaires
pour
satisfaire
des
obligations
réglementaires ?
Identification de la fiabilité
Qui est le producteur et comment est-il identifié ?
Quelles dates ont été capturées concernant la création et la modification des documents ?
Quels autres documents importants ont été produits en conjonction avec les documents de l’activité ?
Pendant combien de temps les documents sont-ils utilisés par le service qui produit et gère les
documents ?
Les documents sont-ils souvent mis à jour ?
Une fois le document clos, qui les consulte, avec quelle fréquence et dans quel but ?
Identification de l’intégrité
Quels sont les besoins de conservation de ces documents ? Quelle durée ?
Comment est déterminée la période conservation ?
Quels problèmes potentiels peuvent survenir si les documents ne sont pas disponibles ?
Quels problèmes potentiels peuvent survenir si les contrôles et autorisation d’accès ne sont pas
correctement maintenus ?
Quelles sont les conséquences potentielles d’une information inexacte ?
Quels sont les documents considérés comme vitaux ?
Identification de l’exploitabilité
Comment sont intitulés les documents ?
Quelle méthode est utilisée pour montrer l’emplacement des documents dans le schéma de
classification ?
102
2.2 Inscrire la démarche initiée dans un programme de records
management
L’adhésion du personnel de l’hôpital ne pourra se réaliser que dans la mesure où la démarche est
intégrée dans une politique globale de l’information à l’intérieur de l’hôpital, soutenue par une
implication de la part de la direction.
A. Une politique de records management (41, Emmerson)
La norme ISO 15489 positionne le records management comme une politique de l’entreprise.
« Il est recommandé que les organismes définissent et documentent une politique en matière de
« Records management ». Il convient que cette politique vise à la production et à l’organisation de
documents authentiques, fiables et exploitables, propres à confronter l’activité aussi longtemps que
nécessaire. Il est recommandé que les organismes s’assurent que cette politique est connue et mise
en œuvre à tous les niveaux. »
54
Rappelons que les enjeux du records management pour l’entreprise sont de quatre ordres (36,
Domas) :
•
qualitatif : le records management permet la cohérence du système d’information tout en
répondant à des exigences juridiques et réglementaires ;
•
stratégique : il participe à la prise de décision ;
•
économique : une meilleure gestion de l’archivage électronique entraîne une maîtrise des
coûts ;
•
participatif : le records management répond aux besoins des divers acteurs et les met en
relation
La politique du records management doit donc s’intégrer à la politique globale de l’hôpital et être
cohérente avec les autres politiques : des systèmes d’information, de sécurité, de gestion des risques,
d’investissement, d’équipement, de communication, de qualité, etc (29, AAF-ADBS).
54 Extrait de la norme ISO 15489 – partie 1, 2001, p. 5
103
B. Les responsabilités
Le records management est un système transversal qui intègre la collaboration de nombreux
professionnels à tous les niveaux hiérarchiques de l’entreprise (36, Domas), (37, Drouhet), (34, Hare).
•
La direction : elle est l’initiatrice de la politique de records management et veille à la
conformité de sa mise en place avec les activités et l’environnement législatif et règlementaire
de l’organisme. Elle soutient la démarche en la dotant des moyens humains et financiers
nécessaires ;
•
Les professionnels de l’information : ils ont à charge la mise en œuvre et le suivi de la gestion
des records tout au long de leur cycle de vie. Ils mettent en place les outils procéduraux et
accompagnent les utilisateurs ;
•
Les informaticiens : ils mettent en place des moyens matériels et logiciels adaptés et assurent
leur maintenance ;
•
Les collaborateurs : cette catégorie inclut toutes les personnes productrices ou utilisatrices de
documents. Ils devront respecter les procédures et règles mises en place. Leur responsabilité
est particulièrement importante dans la mesure où ils sont les mieux placés pour déterminer
l’usage et la conservation appropriée des documents.
C. L’accompagnement au changement
La mise en place d’une démarche de records management peut rencontrer des difficultés de trois
ordres (38, Borde).
•
Des problèmes culturels : la volonté de mettre en place une nouvelle organisation et gestion
des documents peut être confrontée à des résistances de la part des différents acteurs. A cet
effort pour modifier l’état actuel en vue d’un état futur peut s’opposer la force de l’inertie. Dès
les premières modifications, une tentative de retour à l’état initial se mettra en œuvre ;
•
Des problèmes logistiques : inhérents à tout projet, des moyens humains et matériels sont à
prévoir. Leur manque ou insuffisance pénalise d’autant le succès de la mise en place d’une
démarche du records management ;
•
Une démarche contraignante : nous l’avons vu, le système de records management impose le
jeu de règles et de procédures très strictes, qui peuvent se révéler très contraignantes en
termes de méthode de travail et de temps passé pour l’ensemble des acteurs concernés.
104
Le succès d’une gestion maîtrisée et adaptée des documents électroniques de l’hôpital passe par une
conduite du changement réussie (52, Pastor), (53, Dukan), (54, Coffineau). Elle aura deux objectifs :
la réduction la plus grande possible de toutes les résistances et l’accroissement constant de l’appui
apporté aux personnes engagées dans le processus de changement.
A l’hôpital Saint Joseph, il ne s’agit pas de mener un changement radical dans la gestion des
documents électroniques. Nous partons sur la base d’une organisation, imparfaite certes, mais déjà
existante dans le fichier partagé ADAGIO. D’autre part, une structure est déjà mise en place avec ses
procédures et acteurs définis au niveau de la gestion des documents papier des différents services de
l’hôpital. Nous ne sommes donc pas dans un contexte de rupture totale avec le passé mais davantage
dans une dynamique d’amélioration d’un système.
Pierre Pastor propose « cinq voies du changement » pour en assurer son succès :
•
la responsabilisation des équipes ;
•
l’implication des acteurs
•
l’information et la communication
•
le développement des compétences et la reconnaissance des compétences acquises
•
l’accompagnement
105
Conclusion
102
L’objectif visé dans ce mémoire a été de saisir l’opportunité d’une réflexion sur la restructuration des
documents électroniques du fichier partagé ADAGIO pour soulever la question de l’archivage
électronique, de son rôle déterminant dans le déroulement des activités de l’hôpital et de l’importance
primordiale de sa maîtrise.
Cela a également l’occasion de présenter et d’approfondir notre
investigation sur la méthode du records management, d’en présenter les principes et d’en prouver le
bien fondé.
Rappelons ici que l’analyse des documents électroniques du fichier ADAGIO nous a permis de dégager
les résultats suivants en matière d’identification de leur valeur probante (cf p. 94):
-
50 % des documents n’ont pas de valeur probante ;
29 % des documents ont une valeur probante ;
21 % des documents ont une valeur probante non déterminée.
Sur la base de cette répartition, trois actions seront à mettre en place.
La première consistera à vérifier, avec la collaboration de leur producteur, la valeur probante ou non
des 21 % de documents restant non identifiée.
La seconde action touche les documents reconnus comme n’ayant pas de valeur probante. Il faudra
alors envisager leur destruction physique du fichier. Les modalités de destruction seront à envisager
en partenariat avec les producteurs de documents.
Le troisième axe d’action concerne les documents qui ont une valeur probante. Il sera nécessaire de
mettre en place des règles et délais de conservation de ces documents. Afin de garantir un archivage
pérenne des documents électroniques, nous nous appuierons sur les observations relevées (cf
graphiques p.65 et ss.) et nous pourrons être vigilants sur les points suivants :
•
La direction du système d’information et d’organisation (DSIO) est le principal
producteur de documents (53 %). C’est donc avec ce service en premier lieu qu’il
conviendra d’établir les règles et délais de conservation des documents qu’il produit ;
•
58 % des documents électroniques ont une copie au format papier. Il conviendra lors
de la conservation définitive des documents électroniques de supprimer la version
papier pour ne garder que l’original ;
•
En matière de protection des documents, à part les documents au format PDF qui
sont à 90 % protégés, dans les autres formats (Word, Excel et Ppt), les documents
sont en moyenne pour moitié non protégés.
Il faut rapprocher ce constat du graphique sur la répartition des documents internes
par format. On note le format PDF est surtout utilisé pour des documents produits en
externe (98 %) ; les documents produits en interne sont pour l’essentiel aux formats
Word (33 %), Excel (44 %) et dans une moindre mesure Ppt (20 %). Il en résulte
107
donc qu’il faut mener une action pour sensibiliser les producteurs à protéger de
manière systématique à la création de leur document.
L’automatisation de la conservation des documents électroniques sera assurée avec la mise en place
d’un tableau signalant pour tous les documents leur délai de conservation et leur sort final
(conservation définitive ou destruction physique).
Nous finirons en soulignant qu’un archivage des documents électroniques suivant une méthodologie
de records management lui garantit des chances de succès dans sa mise en place. Le records
management offre à l’hôpital de s’appuyer sur une méthode sûre, validée par une norme
internationale. Il assure les exigences de traçabilité et de récupération rapide et pertinente d’une
information authentique et fiable dont l’entreprise a besoin pour assurer son activité. Dans ce sens, le
records management rejoint une démarche qualité.
Il n’en demeure pas moins que la mise en œuvre d’un archivage électronique pérenne exige
l’introduction de procédures strictes et rigoureuses, pouvant se révéler contraignantes dans leur
application par les producteurs et utilisateurs de documents. Nous en avons vu l’exemple avec la mise
en place du plan de classement qui nécessite l’adoption de règles d’écriture et d’organisation
acceptées et respectées par tous pour être efficient.
Ceci pose la question suivante dont le débat reste ouvert : l’hôpital Saint Joseph, dans son
organisation actuelle et avec les moyens dont il dispose aujourd’hui, est-il en mesure de mettre en
place une démarche de records management à tout ou partie de sa production documentaire ?
108
Bibliographie analytique
109
La collecte des documents a été arrêtée le 25 septembre 2006.
La rédaction des références bibliographiques se fonde sur les normes AFNOR Z 44-005 (de décembre
1987) pour les monographies, Z 44078 (de décembre 1994) pour les parties composantes et de la NF
ISO 690-2 (de février 1998) pour les documents électroniques.
Les notices sont classées selon un ordre thématique puis par ordre chronologique de parution
décroissant puis par type de document.
Toutes les références sont précédées d’un numéro entre crochets. Ce numéro sert de renvoi à la
référence utilisée dans le corps du mémoire.
Chaque référence est accompagnée d’un court résumé en italique. Quelques uns sont des résumés
d’auteur. La précision est mentionnée à la suite du résumé.
Légende :
Typologie des documents :
Ouvrage
"
Mémoire
Article
Document électronique
Langue :
Anglais
110
NORMES ET REFERENTIELS
[01]
COMMISSION
EUROPEENNE.
Modèle
d’exigences
pour
l’organisation
de
l’archivage
électronique : spécifications MoReq [en ligne] ; traduit de l’anglais par Marie-Anne Chabin.
2004. 140 p. [consulté le 15 juillet 2005]. - <www.archive17.fr/MoReq_en_francais.pdf> Ces exigences s’articulent autour des principales fonctionnalités d’un système d’archivage
électronique : plan de classement, contrôles et sécurité, conservation et sort final, capture des
documents, identification, recherche et restitution, fonctionnalités administratives. Un chapitre
particulier aborde les métadonnées. Un glossaire sur les mots-clés de l’archivage électronique
complète ces spécifications.
[02]
AFNOR. Norme FD S 99-130 : lignes directrices pour la mise en œuvre d’un système qualité
dans un établissement de santé. La Plaine Saint Denis : AFNOR, 2002. 45 p. Ce document définit les principes d’élaboration d’un système qualité. Il couvre l’ensemble des
activités des établissements de santé, publics ou privés. Une partie de la norme est réservée à
la mise en place du système documentaire.
[03]
AFNOR. Norme ISO 15489-1 : 2001 : information et documentation – Records management,
partie 1 : principes directeurs. Genève : ISO, 2001. 19 p. La première partie présente des recommandations internationales pour l’organisation et la
maîtrise de la gestion de l’archivage des documents que l’entreprise doit conserver, depuis
leur création jusqu’à la fin de leur intérêt pour l’entreprise.
[04]
AFNOR. Norme ISO 15489-2 : 2001 : information et documentation– Records management,
partie 2 : guide pratique. Genève : ISO, 2001. 39 p. La partie 2 vient en complément des principes directeurs et apporte des réponses
méthodologiques et techniques à la mise en place d’une gestion des archives au sein d’un
organisme.
[05]
AFNOR. Norme NF Z 42-013 : Archivage électronique : spécifications relatives à la conception
et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des
documents stockés dans ces systèmes. – Saint-Denis La Plaine : Afnor, 2001. 33 p. La norme NF Z 42-013 énonce un ensemble de spécifications de l'AFNOR concernant les
mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l'enregistrement, le
stockage et la restitution de documents électroniques afin d'en assurer la conservation et
l'intégrité.
111
[06]
AFNOR. Norme FD S 99-131 : concepts et recommandations pour la mise en place et
l’amélioration d’un système documentaire dans un établissement de santé. La Plaine Saint
Denis : AFNOR, 2000. 29 p. Cette norme vient en appui de celle relative au système qualité dans un établissement de
santé (FD S 99-130). Elle reprend et détaille les éléments de construction d’un système
documentaire au sein d’un établissement de santé.
DOCUMENT ELECTRONIQUE
[07]
BAHLOUL D. Vers une approche de réorganisation des documents numériques au sein de
l’entreprise. Revue maghrébine de documentation, 2005, n° 13-15, p. 119 – 140 
Cet article nous intéresse tout particulièrement dans sa première partie où il rend compte des
caractéristiques spécifiques au document électronique de l’entreprise. Ces caractéristiques,
hétérogénéité et disparité, rendent leur exploitation souvent difficile.
[08]
CHABIN MA. Document trace et document source : la technologie numérique change-t-elle la
notion du document ? Information-Interaction-Intelligence, 2004, vol. 4, n° 1, p. 141 à 157

Le mot « document » s’emploie ordinairement pour désigner deux choses : d’un côté la trace
volontaire qui résulte d’une activité humaine d’administration ou de communication,
matérialisée grâce à l’écriture ; de l’autre, une source d’information où l’on peut puiser des
connaissances. A l’ère numérique, en dépit d’une redéfinition radicale de la notion de support
qui passe d’un morceau de matière à une chaîne matérielle et logicielle, le document garde
cette double fonction d’enregistrement des faits et du discours, et d’offre au questionnement
du lecteur, pour peu toutefois que les contraintes du numérique que sont la fixation de
l’information et la maintenance des objets d’information soient respectées. (Résumé d’auteur)
[09]
ZELLER JD. Documents numériques : à la recherche d’une typologie perdue…
Document
numérique, 2004, vol. 8, n° 2, p. 101 à 116 
J. D. Zeller propose une typologie des documents numériques à partir de leurs composantes :
données, forme de codage, structure, forme de validation et métadonnées. En conclusion,
l’auteur reconnaît la difficulté d’établir une typologie, difficulté liée à un manque de précision
de la définition du document numérique.
112
[10]
PEDAUQUE RT. Document : forme, signe et médium, les re-formulation du numérique. STICCNRS, 2003, 26 p. [consulté le 20 juillet 2006] <http://archivesic.ccsd.cnrs.fr> Ce texte présente un travail collectif de réflexion en cours au sein du réseau thématique
pluridisciplinaire 33 du département STIC du CNRS. Il se propose de préciser la notion de
document dans son passage au numérique à partir de recherches qui privilégient plutôt la
forme (comme un objet matériel ou immatériel), le signe (comme un porteur de sens) ou le
médium (comme un vecteur de communication). (Résumé d’auteur)
[11]
STERN Y. Les quatre dimensions du document électroniques. Document numérique, 1997, vol.
1, n° 1, p. 55 – 60 
Ce texte décrit les quatre approches différentes d’un document : la forme, le contenu, la
structure et l’identité. Il développe aussi l’impact de la transition de l’analogique au numérique
sur ces quatre dimensions.
GESTION DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES
[12]
MCLOAD J., HARE C. Managing electronic records. London : Facet publishing, 2005. 202 p.
ISBN 1-85604-550-1 Ouvrage collectif qui regroupe les points de vue, expertises et expériences de spécialistes et
professionnels de la gestion des documents électroniques. Il aborde un état de l’art des
aspects organisationnel, technique et légal du records management et le complète par trois
études de cas issues des secteurs public et privé.
[13]
BEAUPRE L. La gestion électronique des documents : véritable catalyseur vers un changement
de paradigmes. Revue maghrébine de documentation, 2005, n° 13-15, p. 141 –154 
L’auteur décrit la mise en place d’une gestion électronique des documents au sein de la Sûreté
du Québec. Il expose les objectifs, les orientations et les principes directeurs retenus pour
l’implantation de ce projet.
[14]
ROBERGE M. L’essentiel de la gestion documentaire : système intégré de gestion des
documents analogiques et des documents numériques. 2e éd. - Québec : Ed. Gestar, 2004.
370 p. ISBN 2-921571-08-0 L’ouvrage commence par la description de ce que sont les documents administratifs et leur
conception. A la suite, l’auteur explique le développement et la mise en œuvre d’un système
de gestion des documents administratifs analogiques et numériques. Sont en particulier
développés les points suivants : les classifications, la conservation, l’enregistrement, la
113
description et le repérage, le stockage. Une dernière partie est consacrée à la numérisation
des documents.
[15]
DJAOUZI S., HASSANALY P. Un système de gestion électronique des documents pour maîtriser
l’environnement informationnel de l’entreprise. Cahiers de la documentation, 1999, vol. 53, n°
2, p. 72 à 80 
Après une description de l’environnement informationnel de l’entreprise, l’auteur s’attache à la
définition et à l’analyse du système d’information, reflet de l’organisation de l’entreprise.
ARCHIVES / Généralités
[16]
CHABIN MA. Le management de l’archive. Paris : Hermes, 2000. 246 p. Outre les fondamentaux de l’archivage, l’ouvrage nous intéresse particulièrement dans son
développement dans la 3ème partie sur l’environnement numérique et l’incidence de cette
technologie sur les documents archivés.
[17]
CHABIN MA. Je pense donc j’archive : l’archive dans la société de l’information.
Paris :
L’Harmattan, 1999. 207 p. Cet ouvrage nous offre une définition précise de l’archivage électronique.
[18]
NIEZKOWSKA E. Technique documentaire : guide pratique pour la technique et la recherche
documentaire. Paris : Ed Weka. – Chap. 1, Gestion et traitement des archives, 1999, [31 p.]
Une première partie pose les principes généraux des archives. Elle met en perspective la
notion d’archives selon l’approche en France et dans les pays anglo-saxons et fait le point sur
la théorie des trois âges. Une seconde partie relève les raisons justifiant la conservation des
archives. Enfin, une troisième partie récapitule les outils et méthodes de gestion des archives.
ARCHIVES / Archives électroniques
[19]
CHABIN MA., CAPRIOLI E., RIETSCH JM. L’archivage électronique à l’usage du dirigeant.
Paris : Cigref, 2006. 40 p. Après une présentation des enjeux de l’archivage électronique, 12 fiches pratiques
récapitulent les principaux thèmes de l’archivage : les besoins d’archivage, les contraintes
légales, spécifiques et techniques, les risques, les outils et les coûts.
114
[20]
LE MOAL JC., MASSE C. L’archivage électronique : démarche d’entreprise. DocumentatisteSciences de l’information, 2006, vol. 43, n° 1, p. 36-42 
Cette synthèse de Journée d’étude ADBS met en avant une réflexion avancée sur l’importance
croissante et les conditions de mise en place de l’archivage électronique dans l’entreprise. Elle
s’appuie sur un exemple de mise en œuvre chez le groupe Total.
[21]
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. Electronic records : a book for archivists. Paris :
ICA, 2005. – 80 p. (ICA Studies ; 16) Cette étude adopte une approche pratique sur la gestion et les documents d’archives
électroniques tout au long de la chaîne du document.
[22]
GROUPE DE TRAVAIL ADAE – APROGED. La maîtrise du cycle de vie du document
numérique : rapport [en ligne]. 2005. 40 p. [consulté le 17 octobre 2005]. - <http://rtpdoc.enssib.fr/IMG/pdf/ADAE-Aproged_Cycle_de_vie_securise-1.pdf> Ce rapport explique les enjeux stratégiques, tactiques et opérationnels du document
numérique. Il apporte également à partir d’une approche des différentes étapes, les
recommandations nécessaires à la mise en œuvre de solutions du cycle de vie des documents
électroniques. Il comporte enfin des annexes intéressantes sur les normes et standards, les
métadonnées et la signature électronique.
[23]
VERACHTEN L. L’authenticité : un défi. In : Les archives électroniques : quels défis pour
l’avenir / Véronique Fillieux, Evelyne Vandevoorde.
Louvain-la-neuve : Bruylant-Academia,
2004. P. 97-108. ISBN 2-87209-757-0 L’auteur s’attache à définir le concept d’authenticité. Il pose ensuite la question du problème
de l’orignal dans un contexte d’archives électroniques.
[24]
FLEISCH F. Etude préalable à la maîtrise de l’archivage électronique : le cas de l’Agence
nationale d’accréditation et d’évaluation en santé (Anaes). Mémoire pour obtenir le DESS en
sciences de l’information et de la documentation spécialisées, Paris, INTD, 2004, 167 p. "
L’archivage électronique pose la question de l’archive en tant qu’objet d’information constitué
d’un message et de son contexte de création. Face à l’importance croissante de l’information
électronique, il n’est plus possible d’attendre la fin de l’utilisation courante des archives pour
se préoccuper de leur archivage. Ainsi, l’objet d’information doit être pris en charge dans un
système d’archivage électronique dès sa création, en intégrant, notamment, les notions de
valeur probante et de pérennité de l’information. La pérennité d’un tel système demande la
mise en place de procédures rigoureuses et repositionne de fait le rôle de l’archiviste plus en
amont des procédures documentaires. (Extrait de résumé d’auteur)
115
[25]
THE NATIONAL ARCHIVES. Conditions génériques de pérennisation de l’information
électronique
[en
ligne].
2002
[consulté
le
1er
août
2006].
4
vol.
<http://www.nationalarchives.gov.uk/interactivity/pdf/fr_generic_requirements_vol1.pdf > Ce document est formé de 4 volumes , dont le premier « Définition des caractéristiques des
documents authentiques » nous intéresse particulièrement. Il décrit les principes permettant
d’attester qu’un document électronique est considéré comme authentique selon la norme ISO
15489 sur le records management.
[26]
DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE. Les archives électroniques : manuel pratique. Paris :
La Documentation française, 2002. 101 p. ISBN 2-11005131-0 Cet ouvrage présente les principes généraux à retenir pour assurer la préservation et
l’accessibilité à long terme des documents et des données électroniques. Il est
particulièrement intéressant pour les conseils qu’il offre en matière d’archivage à partir de
systèmes informatiques déjà existants.
[27]
LUPOVICI C. Les stratégies de gestion et de conservation préventive des documents
électroniques. BBF, 2000, vol. 45, n° 4, p. 43 – 54 
Cet article pose la question de la conservation des documents numériques pour laquelle il faut
tenir compte des problèmes liés au vieillissement du support et à l’obsolescence des
technologies informatiques. Il faut, par ailleurs, connaître les caractéristiques du document
électronique : l’information contenue, la fixité, la référence, la provenance et le contexte.
[28]
CHABIN M.A. La cinquième dimension de l’archive numérique. Document numérique, 1997,
vol. 1, n° 2, p. 205 – 216 
Le document numérique détient quatre dimensions : le support, le contenu, le contexte et la
pertinence. Une cinquième dimension s’ajoute, celle d’appartenance à un fonds d’archives,
lorsque l’on aborde l’archive électronique.
116
RECORDS MANAGEMENT / Commentaires sur la
norme ISO 15489
[29]
GROUPE METIER AAF-ADBS “RECORDS MANAGEMENT”. Comprendre et pratiquer le records
management : analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques
françaises. Documentaliste – Sciences de l’information, 2005, vol. 42, n° 2, p. 106-116 
L’article est une explication de texte de la norme ISO 15489 sur le records management. Il
rappelle les caractéristiques essentielles d’une telle démarche, chacun des grands concepts
faisant l’objet d’interprétations de la part des auteurs et illustrées d’exemples pris sur le
terrain.
[30]
DUCHARME D. Technologies et normes archivistiques : la norme ISO 15489 sur le records
management. RESSI – Revue électronique suisse de science de l’information, 2005, n° 2, p.
2 -6 
A partir d’un bref historique du records management, l’auteur démontre la nécessité,
aujourd’hui d’adopter des normes et procédures pour la gestion des dossiers. Cette
normalisation assure le respect des exigences archivistiques : fiabilité, intégrité, conformité et
systématisation.
RECORDS MANAGEMENT /Méthodologie
[31]
FUZEAU P. Mise en oeuvre du RM : la maîtrise de l’information. Archimag, 2006, n° 190, p.
44 – 46 
L’article énonce les actions pour adopter une démarche de records management : définir une
politique ; étudier les plans d’action ; mettre en œuvre au plan technique et au niveau des
utilisateurs et mesurer les résultats.
[32]
Records management et archivage : guide pratique. Archimag, 2005, n° spécial, 96 p. 
Ce guide rassemble des articles relatifs à des aspects spécifiques de l’archivage et du records
management : articulation archives / records management ; la conservation et les questions
juridiques des archives électroniques ; l’archivage des courriers électroniques ; les solutions et
offres de logiciels dédiés aux archives.
117
[33]
FERCHAUD B. Records management : principes et réalisations, Journée d’étude AAF-ADBS.
Documentaliste – Sciences de l’information, 2003, vol. 40, n° 1, p. 33 – 36 
L’article fait le point sur les évolutions de la démarche de records management et présente
des exemples de réalisations en France dans les secteurs public et privé.
[34]
HARE C., MC LOAD J. Mettre en place le records management dans son organisation : guide
pratique. Archimag, 2003, 47 p. 
Ce dossier rassemble toutes les recommandations pour mener à bien la mise en place d’un
records management. Il aborde tour à tour les aspects historiques, méthodologiques, de mise
en œuvre et de déploiement d’un programme de records management au sein d’une
organisation.
[35]
Donnez de l’élan à vos records : dossier. Archimag, 2003, n° 163, p. 17 – 22 
Ce dossier est constitué d’un article qui rappelle dans les grandes lignes les enjeux et étapes
de mise en place du records management. Il est suivi d’une interview de 4 spécialistes de
l’information quant à leur point de vue sur le positionnement des professionnels par rapport
au records management.
[36]
DOMAS A. Le records management : synthèse [en ligne]. Villeurbanne : ENSSIB, 2003. 103
p. [Consulté le 18 juin 2005]. <www.cepid.com/cepid2003/recordsmanagement.pdf> Le records management réfère à la gestion administrative des processus de création,
organisation, maintenance, utilisation, recherche et élimination des documents produits par
l’entreprise. En assurant la maintenance, disponibilité des informations au sein du système et
leur régulation, il participe à la réduction des coûts, à la productivité de l’organisation et à la
démarche qualité. Il détermine entre autres les documents à conserver pour assurer le
fonctionnement et la traçabilité des activités, les durées de conservation pour des raisons
administratives, légales et financières, les responsabilités des services producteurs, le sort
final (destruction ou transfert au service des archives). Le records management rejoint donc le
management de l’information. (Résumé d’auteur)
[37]
DROUHET G., KESLASSY G., MORINEAU E. Records management : mode d’emploi. Paris :
ADBS, 2000. 125 p. ISBN 2-8436-5040-2 Ouvrage, qui au-delà de notions théoriques, offre des modèles pratiques pour la mise en place
d’une démarche de records management. Il donne ainsi aux acteurs de sa mise en place la
méthodologie et les outils applicables pour la gestion des documents d’un organisme quel
qu’il soit.
118
[38]
BORDE A. Records management : approches et pratiques. Mémoire présenté en vue d’obtenir
le DESS en sciences de l’information et de la documentation spécialisée, Paris, INTD, 2000,
100 p. "
Ce mémoire présente un panorama de l’historique et des approches théoriques du records
management en France et dans les pays anglo-saxons ; les principes et caractéristiques
généraux du records management ; un état des pratiques dans quelques entreprises en
France.
[39]
MARTIN PH. Le records management : concept nouveau ? pratique ancienne ? Documentaliste
– Sciences de l’information, 1998, vol 35, n° 1, p. 37 – 42 
Le records management se situe au carrefour de trois activités : la gestion des archives
(description par lots, détermination de la durée de conservation) ; la gestion de l’information
documentaire (description unitaire des documents et analyse de contenu) et la gestion de la
qualité (enregistrement des informations sur la qualité et traçabilité).
[40]
BARRY RE. Electronic document and records management systems : towards a methodology
for requirements definition /. Information management & technology, 1994, vol. 27, n° 6, p.
251 – 256 
L’auteur définit quatre étapes dans le cycle de vie d’un document : sa creation et son
identification ; son évaluation qui détermine sa valeur et les dispositions concernant son
utilisation, sa conservation ou sa destruction ; son contrôle et son utilisation ; sa mise à
disposition.
[41]
EMMERSON P. Developping a records management policy and programme. Information
management & technology, 1992, vol. 25, n° 5, p. 203 – 205 
La gestion des documents électroniques doit faire l’objet d’une analyse préalable. Une
politique de gestion des documents électroniques doit être définie au sein de l’organisme avec
des objectifs détaillés et des responsabilités déterminées. Les questions techniques pourront à
partir de là être abordées.
119
RECORDS MANAGEMENT / Mises en oeuvre
[42]
BALASY A. de. Observation de l’activité d’un bureau de réglementation selon une
problématique de records management : cas du Bureau d’Etudes et de Documentation
Direction de la Circulation des Transports et du Commerce Préfecture de Police. Mémoire pour
obtenir le DESS en sciences de l’information et de la documentation spécialisées, Paris, INTD,
2004, 75 p. "
Ce mémoire propose, à travers un cas pratique, deux étapes essentielles de la mise en place
d’un système de records management selon la définition officielle de la norme ISO 15489. Il
propose l’analyse de l’existant de la documentation d’un bureau de réglementation de la
Préfecture de Police, et la création d’un nouveau plan de classement unique et commun à tout
le bureau. Le travail montre que la réflexion du records management repose sur l’étude de
pratiques et d’outils documentaires déjà en place et que son introduction ne peut se faire sans
la participation et l’adhésion du personnel. (Résumé d’auteur)
[43]
BOUDOUX D’HAUTEFEUILLE M. Le records management en milieu associatif : le cas de Terre
des Hommes. Mémoire présenté en vue d’obtenir le DESS en sciences de l’information et de la
documentation spécialisées, Paris, INTD, 2003, 72 p. "
Les contraintes et spécificités organisationnelles, techniques et humaines du milieu associatif
obligent une mise en place du records management adaptée à ces exigences.
[44]
WEBSTER BM., HARE C., MCLEOD J. Records management practices in small and mediumsized enterprises : a study in North-East England. Journal of information science, 1999, vol.
25, n° 4, p. 283 – 294 
Une enquête a été réalisée auprès de 300 petites et moyennes entreprises anglaises sur la
place du records management au sein de ces structures. Les résultats indiquent une prise de
conscience de l’importance du records management, sans que toutefois il y ait toujours une
réelle volonté politique et organisationnelle dans la mise en œuvre.
120
RECORDS MANAGEMENT / Outils
[45]
MONTFORT J. Un module de RM pour compléter sa Ged. Archimag, 2004, n° 173, p. 31 – 33

L’article passe en revue les principales fonctionnalités offertent par un logiciel de records
management, ainsi que les distinctions et complémentarités entre un outil de GED et un outil
de records management.
[46]
FOURNIER D. Les tableaux de gestion de documents : l’une des clés du records management.
Documentaliste – Sciences de l’information, 1999, vol. 36, n° 2, p. 83 – 96 
Instrument de travail pour la gestion des archives, l’article explique la fonction et l’élaboration
du tableau de gestion de documents.
ACCREDITATION
[47]
BURNEL PH. Accréditation 2ème version. Gestions hospitalières, octobre 2004, n° 439, p. 594 –
595 
Article qui actualise les principes et modalités mises en place dans la version 2 du manuel
d’accréditation.
[48]
DIRECTION DE L’ACCREDITATION. Manuel d’accréditation des établissements de santé :
deuxième procédure d’accréditation. Saint-Denis La Plaine : Anaes, 2004. – 17 p. 
La procédure d'accréditation des établissements de santé a pour objectif de s'assurer que les
établissements de santé développent une démarche d'amélioration continue de la qualité et de
la sécurité des soins délivrés aux patients.
A l'issue de la démarche, le collège de l'accréditation valide un rapport comportant notamment
le délai au terme duquel l'établissement doit avoir engagé une nouvelle procédure
d'accréditation.
Forte de son expérience issue de la première procédure d'accréditation, l'Agence Nationale
d'Accréditation et d'Evaluation en Santé (Anaes) propose et met en place la 2ème procédure
d'accréditation.
Elle place la qualité des pratiques médicales au centre de la démarche d'accréditation et
valorise la qualité pour en faire un instrument essentiel de régulation du système de santé.
Cette nouvelle procédure s'articule autour de trois grands axes stratégiques : l'appréciation du
service médical rendu au patient ; le renforcement de l'évaluation de la politique et de la
qualité du management ; l'accent mis sur la gestion des risques.
121
[49]
ANAES. A propos de l’accréditation. Saint-Denis La Plaine : Anaes, 2003. 142 p. 
Ce document a pour objet de préciser les objectifs et les principes de mise en œuvre de la
procédure d’accréditation des établissements de santé publics et privés et de dresser l’état de
la mise en œuvre de la procédure d’accréditation conduite par l’Anaes.
[50]
MATILLON Y. Les rôles de l’Anaes dans la régulation du système de santé français.
ADSP,
décembre 2001, n° 37, p. 46 - 49 
Article intéressant quant à la présentation historique de la mise en place du système
d’accréditation dans les établissements de santé en France. Il offre, en outre, une définition
de l’accréditation et ses objectifs.
[51]
MATILLON Y. L’accréditation en France. ADSP, juin 2001, n° 35, p. 44 – 55 
Article qui retrace la mise en place de la procédure d’accréditation dans les établissements de
santé en France, son champ d’application et ses limites, ses fondements et principes.
CONDUITE DU CHANGEMENT
[52]
PASTOR P. Gestion du changement. Rueil-Malmaison : Ed. Liaisons, 2005. 182 p. ISBN 287880-626-3 Cet ouvrage étudie la notion du changement en apportant des éléments sur ses approches, sa
conduite, ses démarches et ses mécanismes, ses étapes et ses outils.
[53]
DUKAN L. NTIC et psychologie du changement [en ligne]. In : Site de la bibliothèque de
l’Université de Lille.
Lille, 2003 [consulté le 02 juin 2006].
<www.univ-lille1.fr/bustl-
grisemine/pdf/colloque/G2003-38.pdf> La psychologie laisse voir que tout changement se réalise à trois niveaux : affectif, cognitif et
comportemental. Le développement des TIC –technologies de l’information et de la
communication- au sein des organisations nécessite de la part des individus d’adopter une
capacité au changement. La mise en réseau, le partage du savoir, l’accès à l’information
demandent de raisonner en termes de système et d’interaction.
[54]
COFFINEAU A. Conduire le changement par les projets.
Revue des élèves des arts et
métiers, juin 2001, 5 p. 
La démarche de conduite de changement enrichie la conduite de projet. Au trois phases
classiques – définition du projet, recherche de solution et mise en œuvre- de la conduite de
projet, la méthode de changement intègre des objectifs d’évolution des comportements des
personnes impliquées dans le projet.
122
En complément d’information
Un certain nombre de sites a été consulté pour complément d’information sur les archives en général
et le records management en particulier. Nous indiquons à la suite de la bibliographie les sites
consultés.
AAF – Association des archivists français
www.archivistes.org
Contient de nombreuses informations sur le records management et quelques documents et
publications sur les archives, ainsi que des comptes-rendus de colloques.
ARMA – American Records Management Association
www.arma.org
Site d’une association professionnelle internationale fournissant des informations sur la législation et
les normes, les meilleures pratiques, les applications technologiques et la tendance et l’analyse du
marché.
ICA – International Council of Archives
www.ica.org
Le Conseil international des archives est une organisation professionnelle internationale dont les buts
sont de promouvoir la préservation, le développement et l’utilisation du patrimoine archivistique.
PIAF – Portail International Archivistique Francophone
www.piaf-archives.org
Ce portail diffuse et rend accessible les textes sur les archives en français. L’intérêt réside aussi dans
la mise en ligne de modules de formation.
Records Management Groupe interassociatif AAF-ADBS
Accessible à partir du site de l’ADBS :
www.adbs.fr/secteurs/rubrique.php3?id_rubrique=63
Ce groupe a réalisé une bibliographie signalétique et un panorama des groupes français travaillant sur
le records management très intéressants.
123
Glossaire
124
Chaque terme est suivi de la source dans laquelle la définition a été extraite.
Certains termes possèdent plusieurs définitions qu’il a semblé intéressant de relever. Ces définitions
sont alors numérotées.
Accès :
Droit, modalités et moyens de rechercher, d’exploiter ou de retrouver l’information (Source : Norme
ISO 15489-1, Information et documentation – records management : Partie 1 : principes directeurs,
septembre 2001)
Activité :
Concerne ce qui peut être décrit par un verbe d’action dans la vie de l’établissement de santé :
accueillir un patient, délivrer un soin, préparer un budget, émettre une facture, etc. Une activité est
constituée d’une succession de tâches élémentaires. (Source : Norme FD S 99-131 Concepts et
recommandations pour la mise en place et l’amélioration d’un système documentaire dans les
établissements de santé, novembre 2000)
Archivage électronique :
1 – En archives, mode d’organisation d’archives électroniques sous une forme et dans une disposition
qui permettent leur exploitation directe par des outils informatiques (Source : INTD-ER. Vocabulaire
de la documentation. Paris : ADBS éd, 2004. 334 p. – ISBN 2-84365-071-2. – (coll. Science et
technique de l’information)
2 – En informatique, fonction d’un système de gestion électronique de documents correspondant au
stockage des documents sur un support électronique, magnétique ou optique. (Source : INTD-ER.
Vocabulaire de la documentation. Paris : ADBS éd, 2004. 334 p. – ISBN 2-84365-071-2. – (coll.
Science et technique de l’information)
Archives :
Ensemble de documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel (imprimé,
audiovisuel, sonore ou électronique), produits ou reçus et conservés par toute personne physique ou
morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité. (Source :
INTD-ER. Vocabulaire de la documentation. Paris : ADBS éd, 2004. 334 p. – ISBN 2-84365-071-2. –
(coll. Science et technique de l’information)
125
Archives électroniques :
Documents d’archives produits et conservés par un organisme dans l’exercice de ses activités, sous
forme d’enregistrements électroniques et dans une disposition telle qu’elle en permette l’exploitation
directe par des outils informatiques. (Source : INTD-ER. Vocabulaire de la documentation. Paris :
ADBS éd, 2004. 334 p. – ISBN 2-84365-071-2. – (coll. Science et technique de l’information)
Audit des records :
Enquête dont l’objet est de recueillir des informations sur les séries de records produits et reçus par
une organisation, leur emplacement, leur fréquence d’utilisation, et leur condition de conservation
(Source : HARE Catherine. MC LEOD Julie. Guide pratique : mettre en place le records management
dans son organisation. ARCHIMAG, 2003, 47 p.)
Classement :
Identification systématique et classement des activités et/ou des documents d’archives en catégories
suivant l’organisation logique d’un système de classification et en accord avec ses principes, ses
méthodes et ses règles l’information (Source : Norme ISO 15489-1, Information et documentation –
records management : Partie 1 : principes directeurs, septembre 2001)
Conservation :
Actions et tâches concourant à la pérennité technique et intellectuelle des documents authentiques
l’information (Source : Norme ISO 15489-1, Information et documentation – records management :
Partie 1 : principes directeurs, septembre 2001)
Cote :
Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) servant à identifier, classer, ranger et localiser un
document dans un fonds de bibliothèque ou dans un fonds ou une série d’archives. (Source : INTD-
ER. Vocabulaire de la documentation. Paris : ADBS éd, 2004. 334 p. – ISBN 2-84365-071-2. – (coll.
Science et technique de l’information)
Cycle de vie :
Succession des différentes phases de traitements appliqués à un document, de la création de celui-ci
à son sort final (destruction ou conservation). La probabilité d’accès à un document diminue avec le
temps et constitue un critère de choix du type et du support d’archivage. (Source : INTD-ER.
Vocabulaire de la documentation. Paris : ADBS éd, 2004. 334 p. – ISBN 2-84365-071-2. – (coll.
Science et technique de l’information)
126
Délai de conservation :
Durée pendant laquelle un document ou un ensemble de documents doit être conservé en application
de dispositions légales ou pour répondre à des impératifs de gestion, et au terme de laquelle il peut
être détruit. (Source : INTD-ER. Vocabulaire de la documentation. Paris : ADBS éd, 2004. 334 p. –
ISBN 2-84365-071-2. – (coll. Science et technique de l’information)
Destruction :
Action d’éliminer ou de supprimer des documents, de façon irréversible l’information (Source : Norme
ISO 15489-1, Information et documentation – records management : Partie 1 : principes directeurs,
septembre 2001)
Document :
1 - Support qui permet de décrire ou de consigner une (des) information(s). Ce support peut prendre
différentes formes : papier, informatique, électronique, optique (Source : Norme FD S 99-131
Concepts et recommandations pour la mise en place et l’amélioration d’un système documentaire dans
les établissements de santé, novembre 2000)
2 - Tout écrit ou renseignement considéré comme une unité l’information (Source : Norme ISO 15489-
1, Information et documentation – records management : Partie 1 : principes directeurs, septembre
2001)
Document électronique :
Document qui peut résulter, soit d’un processus de numérisation de l’information initialement sur
papier ou sur microforme, soit d’un processus informatique. (Source : Norme NF Z 42-013, Archivage
électronique, spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en
vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes, décembre 2001)
Document numérique Voir à Document électronique
Documents d’archive :
Documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou
morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité. (Source : Norme ISO
15489-1, Information et documentation – records management : Partie 1 : principes directeurs,
septembre 2001)
Dossier :
Ensemble de documents analogiques ou numériques, quel que soit le support d’information, portant
sur un sujet donné (Source : INTD-ER. Vocabulaire de la documentation. Paris : ADBS éd, 2004. 334
p. – ISBN 2-84365-071-2. – (coll. Science et technique de l’information)
127
Droit d’accès :
Droit de consulter, de reproduire et d’utiliser des informations ou des données contenues dans des
documents analogiques ou numériques à l’exclusion de ceux pour lesquels des réserves ou des
limitations ont été prévues par une loi ou des règlements. (Source : ROBERGE Michel, L’essentiel de la
gestion documentaire : système intégré de gestion des documents analogiques et des documents
numériques, Ed. Gestar, 2004, 370 p.)
Enregistrement :
1 - Document présentant des résultats obtenus ou la preuve de la réalisation d’une activité. Ex : fiche
d’ouverture d’une salle d’opération, compte rendu opératoire, bon d’intervention de maintenance, bon
d’examen, fiche de maintenance d’un équipement, feuille de température patient, le dossier de soins
et les éléments qui le composent… organisme (Source : Norme NF ISO 9000 : 2000, Systèmes de
management de la qualité)
2 – Action de donner un identifiant unique à un document au moment de son archivage l’information
(Source : Norme ISO 15489-1, Information et documentation – records management : Partie 1 :
principes directeurs, septembre 2001)
Etablissement de soins :
Organisation du dispositif hospitalier, de court, moyen ou long séjour, public, privé à but lucratif et
privé participant au service public hospitalier responsable de la prise en charge d’un patient. (Source :
Norme FD S 99-130 Lignes directrice pour la mise en œuvre d’un système qualité dans un
établissement de santé, novembre 2002)
Format :
Agencement structuré des données numériques sur un support lors de leur production, leur affichage,
leur stockage sur ce support, leur compression, impression ou diffusion. Il existe les formats se
rapportant : a) au codage interne des fichiers : mode caractère, mode image ou mode vectoriel ; b)
au codage externe des fichiers, lors de leur enregistrement en fonction du support de stockage, ou
lors de leur visualisation en fonction du mode de consultation ; c) au contenu : format de description
bibliographique, format de stockage sur support informatique des références de documents, format de
structure des documents électroniques. (Source : INTD-ER. Vocabulaire de la documentation. Paris :
ADBS éd, 2004. 334 p. – ISBN 2-84365-071-2. – (coll. Science et technique de l’information)
GED voir à Gestion électronique de documents
128
Gestion électronique de documents (GED) :
Système informatique composé de matériels et logiciels permettant la production, le traitement, la
consultation, la diffusion et l’archivage de documents électroniques. (Source : INTD-ER. Vocabulaire
de la documentation. Paris : ADBS éd, 2004. 334 p. – ISBN 2-84365-071-2. – (coll. Science et
technique de l’information)
Guide de bonnes pratiques :
Document qui expose les notions essentielles d’une science, d’une technique, d’un état de l’art, etc.
(Source : Norme FD S 99-131 Concepts et recommandations pour la mise en place et l’amélioration
d’un système documentaire dans les établissements de santé, novembre 2000)
Indexation :
Action de définir des points d’accès pour faciliter le repérage des documents et/ou des informations
l’information (Source : Norme ISO 15489-1, Information et documentation – records management :
Partie 1 : principes directeurs, septembre 2001)
Intégrité :
Caractéristique d’un document électronique qui n’a subi aucune destruction, altération ou modification
(Source : Norme NF Z 42-013, Archivage électronique, spécifications relatives à la conception et à
l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents
stockés dans ces systèmes, décembre 2001)
Manuel qualité :
Document décrivant le système de management de la qualité d’un organisme (Source : Norme NF ISO
9000 : 2000, Systèmes de management de la qualité)
129
Métadonnées :
1- Données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents ainsi que leur gestion
dans le temps l’information (Source : Norme ISO 15489-1, Information et documentation – records
management : Partie 1 : principes directeurs, septembre 2001)
2 – Ensemble structuré de données créées pour fournir des informations sur des ressources
électroniques. Elles peuvent remplir différentes fonctions : a) gestion des ressources décrites (suivi du
cycle de vie : création, modification, archivage) ; b) information sur le contenu de la ressource pour
en faciliter la découverte, la localisation, l’accès ; c) suivi de l’utilisation et du respect des droits et
conditions d’utilisation associés à la ressource. Elles peuvent être exprimées dans le même format
technique de codage que celui de la ressource qu’elles accompagnent et être disponibles en même
temps qu’elle. Les métadonnées peuvent être écrites selon plusieurs standards : RDF (Ressource
Description Framework), syntaxe « meta » HTML et Dublin Core, DTD EAD (Encoding Archival
Description), etc. (Source : INTD-ER. Vocabulaire de la documentation. Paris : ADBS éd, 2004. 334 p.
– ISBN 2-84365-071-2. – (coll. Science et technique de l’information)
Migration :
Action de transférer des documents d’un système à un autre en préservant leur authenticité, leur
intégrité, leur fiabilité et leur exploitabilité (Source : Norme ISO 15489-1, Information et
documentation – records management : Partie 1 : principes directeurs, septembre 2001)
Numériseur :
Appareil servant à convertir un document sur support papier (texte, graphique ou image) en
document en mode image. Il existe deux grandes familles de numériseurs : les caméras numériques
et les scanneurs. Leurs caractéristiques techniques sont la résolution, la vitesse en nombre de page
par minute, le type d’acquisition (couleur, etc), le support (papier, diapositives, etc), le format et le
type d’introduction des documents, l’interface de connexion (SCSI, interface vidéo spéciale, etc).
(Source : INTD-ER. Vocabulaire de la documentation. Paris : ADBS éd, 2004. 334 p. – ISBN 2-84365071-2. – (coll. Science et technique de l’information)
Patient :
Usager bénéficiaire de soins préventif, curatif et palliatif (Source : Norme FD S 99-130 Lignes
directrice pour la mise en œuvre d’un système qualité dans un établissement de santé, novembre
2002)
130
Plan de classement :
Document qui représente une classification de manière ordonnée, en faisant apparaître la signification
donnée à chaque indice et, le cas échéant, les relations entre les classes. (Source : INTD-ER.
Vocabulaire de la documentation. Paris : ADBS éd, 2004. 334 p. – ISBN 2-84365-071-2. – (coll.
Science et technique de l’information)
Programme de records management :
Plan d’action pour réussir à contrôler les records d’une organisation (Source : KENNEDY J., SCHAUDER
C. Records management : a guide for students and practitioners of records and information
management with exercices and case studies. Longman Cheshire, 1995)
Protocole (instruction de travail, mode opératoire) :
Document qualité intégré au système documentaire, décrivant comment doit être effectuée une tâche
donnée, à un poste déterminé. Ex. : protocole de soins, protocole diagnostique (Source : Norme FD S
99-131 Concepts et recommandations pour la mise en place et l’amélioration d’un système
documentaire dans les établissements de santé, novembre 2000)
Records management :
Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle
efficace et systématique de la
création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents, y compris
des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des
documents. (Source : Norme ISO 15489-1, Information et documentation – records management :
Partie 1 : principes directeurs, septembre 2001)
Records vitaux :
Records qui sont essentiels à la pérennité du fonctionnement d’une organisation à la suite d’un
sinistre. (Source : HARE Catherine. MC
LEOD Julie. Guide pratique : mettre en place le records
management dans son organisation. ARCHIMAG, 2003, 47 p.)
Référentiel de conservation :
Liste des séries de records conservées par une organisation, complétée des exigences de délais de
conservation appropriés aux différents stades de leur vie et, dans certains cas, de la justification des
délais déterminés. (Source : HARE Catherine. MC LEOD Julie. Guide pratique : mettre en place le
records management dans son organisation. ARCHIMAG, 2003, 47 p.)
Scanner voir à Numériseur
131
Série de records :
Groupe de records identiques et liés entre eux qui, normalement, sont utilisés, classés et stockés
comme une seule entité et qui peuvent être évalués comme une entité pour les besoins du référentiel
de conservation. (Source: ROBEK M.F., BROWN G.F., MAEDKE W.O. Information and records
management. 3e éd. Glencoe, 1987)
Sort final :
1 - Destination diversifiée des documents correspondant à la mise en œuvre des décisions de
conservation, de destruction ou de transfert des documents, telles qu’elles sont explicitées dans la
charte d’archivage ou tout autre outil de référence. (Source : Norme ISO 15489-1, Information et
documentation – records management : Partie 1 : principes directeurs, septembre 2001)
2 – Phase finale du cycle de vie qui aboutit soit à l’élimination soit à la conservation dans un dépôt
d’archives définitives (Source : HARE Catherine. MC LEOD Julie. Guide pratique : mettre en place le
records management dans son organisation. ARCHIMAG, 2003, 47 p.)
Système d’archivage :
Système d’information qui intègre les documents, les organise, les gère et les rend accessible à terme
l’information (Source : Norme ISO 15489-1, Information et documentation – records management :
Partie 1 : principes directeurs, septembre 2001)
Système documentaire :
Ensemble structuré et organisé de documents de natures différentes (Source : Norme FD S 99-131
Concepts et recommandations pour la mise en place et l’amélioration d’un système documentaire dans
les établissements de santé, novembre 2000)
Traçabilité :
Fait de créer, d’enregistrer et de préserver les données relatives aux mouvements et à l’utilisation des
documents l’information (Source : Norme ISO 15489-1, Information et documentation – records
management : Partie 1 : principes directeurs, septembre 2001)
Transfert :
Action de changer la localisation des documents (Source : Norme ISO 15489-1, Information et
documentation – records management : Partie 1 : principes directeurs, septembre 2001)
Valeur administrative :
Valeur d’un record du point de vue de sa contribution aux opérations et activités d’une organisation
(Source : HARE Catherine. MC LEOD Julie. Guide pratique : mettre en place le records management
dans son organisation. ARCHIMAG, 2003, 47 p.)
132
Valeur fiscale :
Valeur d’un record du point de vue fiscal de son implication dans les affaires financières. (Source :
HARE Catherine. MC LEOD Julie. Guide pratique : mettre en place le records management dans son
organisation. ARCHIMAG, 2003, 47 p.)
Valeur d’information :
Valeur d’un record du point de vue de l’information factuelle qu’il contient sur une personne physique
ou morale ou un événement. (Source : HARE Catherine. MC LEOD Julie. Guide pratique : mettre en
place le records management dans son organisation. ARCHIMAG, 2003, 47 p.)
Valeur juridique :
Valeur d’un record en tant que preuve de conformité avec des exigences réglementaires et / ou
légales (Source : HARE Catherine. MC
LEOD Julie. Guide pratique : mettre en place le records
management dans son organisation. ARCHIMAG, 2003, 47 p.)
Valeur de mémoire (ou patrimoniale) :
Valeur d’un record du point de vue de son intérêt potentiel pour l’historien. (Source : HARE Catherine.
MC LEOD Julie. Guide pratique : mettre en place le records management dans son organisation.
ARCHIMAG, 2003, 47 p.)
Valeur primaire :
Est relative au motif pour lequel un record est créé, et correspond à une valeur administrative, fiscale
ou légale ou une combinaison de celles-ci. (Source : HARE Catherine. MC LEOD Julie. Guide pratique
: mettre en place le records management dans son organisation. ARCHIMAG, 2003, 47 p.)
Valeur probante :
Valeur d’un record en tant que preuve produite par une organisation sur sa manière de fonctionner.
(Source : HARE Catherine. MC LEOD Julie. Guide pratique : mettre en place le records management
dans son organisation. ARCHIMAG, 2003, 47 p.)
Valeur secondaire :
Valeur d’un record du point de vue de son utilisation future soit comme témoignage historique soit
comme information. (Source : HARE Catherine. MC LEOD Julie. Guide pratique : mettre en place le
records management dans son organisation. ARCHIMAG, 2003, 47 p.)
133
Annexes
134
Annexe 1
Organigramme de la Fondation Hôpital Saint Joseph
établi le 6 janvier 2005
135
Annexe 2
Les circuits de l’information et les outils de
communication de la Fondation Hôpital Saint Joseph,
septembre 2006
136
Annexe 3
Procédure « Gestion documentaire », AAQ,
septembre 2004
GESTION DOCUMENTAIRE
AAQ/T/PROC-001/01-09-04
Emetteur : Accréditation Audit Qualité
Nombre de pages : 10
manuel d’accréditation :
Date : 01-09-2004
QPR 3f
rédigée par MH Painchaud (documentation réglementation) signature : MHP
p.3819
validée par D. Sarda (communication)
signature : DS
approuvée par A. Laurin-Inizan (directeur général adjoint)
signature : ALI
INFORMATIONS GENERALES :
Manuel d’accréditation (gestion de la Qualité et Prévention des Risques réf. 3 f) : La gestion
des documents internes (procédures, protocoles) et externes (textes réglementaires,
recommandations professionnelles, etc.) est organisée.
Objet : organisation de la gestion documentaire au sein de la FHSJ avec notamment la charte
graphique, l’édition et la reproduction de documents.
Domaines d’application : cette procédure concerne tous les documents émis par tous les services de
l’hôpital.
Vocabulaire :
-
Cycle de validation : étapes de rédaction, d’approbation et de validation du document à respecter
avant de le diffuser.
-
Classification des documents : regroupement de documents répondant à une fonction similaire.
On distingue à la FHSJ les 4 classes de documents suivants :
137
• Enregistrement (ENR) : document permettant d’enregistrer des informations.
Exemples : prescription, bon de demande de réparation, etc...
• Information (INFO) : document présentant une information destinée aux
professionnels et/ou aux patients. Exemples : document d’information sur
l’anesthésie, régimes diététiques, guide de bonne pratiques, etc...
• Procédure (PROC) : document présentant une manière spécifiée d’accomplir
une activité.
• Protocole (PROT) ou Mode Opératoire (MO) ou Fiche Technique (FT) :
document présentant un descriptif de techniques à appliquer et/ou de consignes à
observer
Les enregistrements, les documents d’information, les procédures et les protocoles ou
modes opératoires ou fiches techniques sont des documents internes, externes ou
transversaux au sein de l’hôpital selon leurs destinataires :
•
Document externe (E) : document émis par un pôle ou secteur pour être remis
aux patients, à un médecin extérieur de l’hôpital ou à tout autre interlocuteur
extérieur à l’hôpital. Ex : papier à lettres, documents d’informations remis aux
patients.
•
Document interne (I) : document utilisé seulement au sein d’un pôle ou secteur
pour son propre fonctionnement interne. Ex : procédure spécifique à un service,
pôle ou secteur.
•
Document transversal (T) : document rédigé par un pôle ou secteur et utilisé
par un ou plusieurs pôles ou secteurs de l’hôpital. Ex : le bon de demande
d’examen.
-
L’indexation permet d’identifier et de suivre un document. Il s’agit d’un code permettant de
connaître l’émetteur du document sous forme d’abréviation du pôle ou secteur, le destinataire
externe (E), interne (I) ou transversal (T), la classe de document (ENR, INFO, PROC, PROT ou
MO ou FT), le numéro de ce document, la date de création ou de mise à jour du document
(jr/mm/an).
Ex : AAQ/T/PROC-001/27-08-03
-
Le numéro d’identification du magasin central ou code Qualiac : il est remis par la personne
chargée des achats de produits hôteliers du magasin central et sert à identifier le document sur la
matrice de commande mensuelle de la papeterie. Il est indispensable pour tous les documents
transversaux qui sont commandés et distribués mensuellement par le magasin central. Ex : Code
Qualiac : D0013156
138
-
Répertoire permanent sur « R » : répertoire informatique disponible pour tout utilisateur des
postes informatiques de l’hôpital. Les fichiers qu’il propose sont permanents.
SOMMAIRE
1
2
3
CONDUITE A TENIR POUR ORGANISER VOTRE GESTION DOCUMENTAIRE :.....................139
1.1
Documents existants : ......................................................................................................................139
1.2
Document à créer :...........................................................................................................................142
Charte graphique .....................................................................................................................................143
2.1
Pour un document destiné à l’utilisation Interne(I) ou Transversale (T) à l’hôpital........................143
2.2
Pour un document destiné à l’utilisation externe (E) : document remis aux patients ......................143
2.3
Pour les têtes de lettres.....................................................................................................................144
2.4
Modèle de compte-rendu .................................................................................................................144
2.5
Modèle de procédure .......................................................................................................................145
2.6
Modèle de note de service ...............................................................................................................146
Edition et reproduction de documents.....................................................................................................147
3.1
Les 5 commandements à prendre en compte pour éditer ou reproduire les documents...................147
3.2
Fonctionnement de l’offset Repro. ..................................................................................................148
1 CONDUITE A TENIR POUR ORGANISER VOTRE GESTION DOCUMENTAIRE :
Un groupe de travail « gestion documentaire » existe depuis 2000. Ce groupe réunit les référents
gestion doc identifiés pour chaque pôle ou secteur. Ces référents forment pour la plupart des pôles ou
secteurs, un binôme constitué d’un cadre et d’une secrétaire. Ils sont les garants de la gestion
documentaire de votre pôle ou secteur.
1.1 Documents existants :
Identifier et classer les documents selon la classification proposée.
Cette étape permet d’organiser le classement des documents qui existent déjà dans votre service.
Elle doit prendre en compte les documents internes, externes et transversaux qui peuvent
comprendre les procédures, les protocoles ou mode opératoires ou fiches techniques, les
enregistrements et les informations.
139
Indexer les documents
Cette étape a pour objectif d’attribuer un code à chaque document que vous souhaitez
pouvoir retrouver et suivre dans le temps. Le code ou indexation attribué doit également
permettre à tout professionnel de l’hôpital de connaître l’émetteur, la destination interne,
externe ou transversale, la classe et la date de ce document.
L’indexation doit comprendre 4 types d’information séparées par des « / » :
- l’identification du pôle ou du secteur et de l’unité fonctionnelle émetteur sous
forme abrégée, séparée par un «-».
Exemple pour un document émis par le service de rhumato : LOCO – RHUMATO.
Après ces 2 identifications de pôle et d’unités fonctionnelles, chaque pôle ou secteur a
la possibilité d’ajouter une identification spécifique à son domaine d’activité. Exemple
pour un document émis par l’équipe applicative de la DSIO : DSIO-EQ
APPLICATIVE-projet X.
L’identification peut comporter seulement le nom abrégé du pôle ou du secteur.
- la destination interne (I), externe (E) ou transversal (T),
- la classe de document sous forme abrégée suivi d’un numéro à 3 chiffres (numéro
d’ordre attribué par vous par classe de documents) :
• Procédure : PROC-001
• Protocole : PROT-001 ou Mode Opératoire : MO-001 ou Fiche Technique :
FT-001
• Enregistrement : ENR-001
• Information : INFO-001
- la date de mise en circulation du document sous forme de jr-mm-an.
L’indexation des documents d’un pôle ou secteur doit être sous la responsabilité des
référents gestion doc du pôle ou secteur.
140
Exemple d’indexation pour un document de pré-admission :
Nom du pôle
destinataire interne,
externe ou transversal
classe de
numéro
document
et
Date
AASP/T/ENR-001/04-04-00
Pôle accueil
administratif et social
des patients
Document transversal émis
par le pôle AASP vers
d’autres services de l’hôpital
Document
d’enregistrement numéro 1
: pré-admission
Mis à jour le
04
avril
2000
Autre exemple d’indexation :
CVM-ECHO DOPPLER/I/PROC-002/15-03-01
Document émis par l’unité d’écho doppler du pôle cardio vasculaire et métabolique utilisé uniquement
en interne par ce service. Il s’agit de la procédure numéro 2. La date de mise à jour de ce document
est le 15 mars 2001.
Autre exemple d’indexation :
BIOLOGIE-HEMATO-coag/I/FT-010/01-02-03
Document émis par le secteur de coagulation du laboratoire d’hématologie du pôle biologie médicale
utilisé en interne par ce laboratoire. Il s’agit de la fiche technique numéro 10. La date de mise à jour de
ce document est le 01 février 2003.
Mettre à jour les documents en respectant les étapes définies ci-après pour les documents à créer
141
1. 2 Document à créer :
Identifier le document selon la classification proposée pour les documents existants
-
enregistrement,
information,
procédure,
protocole ou mode opératoire ou fiche technique.
Créer le document en respectant la charte graphique définie ci après
Indexer le document de la manière décrite pour les documents existants
Définir le cycle de validation du document et le mettre en œuvre
Le cycle de validation garantit l’implication des personnes compétentes dans les
étapes de rédaction, de validation et d’approbation du document.
Le rédacteur est la personne compétente sur le sujet, il apporte son expertise pour
expliquer la conduite à tenir, les informations à donner, les éléments à recueillir
pour un document d’enregistrement, les étapes techniques à respecter pour un
protocole ou un mode opératoire, etc...
Le valideur est la personne compétente qui garantit que le contenu du document
correspond à l’organisation définie et devant être respectée.
L’approbateur est la personne compétente qui garantit la cohérence du document
avec l’ensemble de l’organisation. Elle est également garante du respect de la
charte graphique et de l’indexation du document.
Diffuser le document
La diffusion du document est fonction de sa destination interne, externe ou
transversale. Le nombre d’exemplaires de documents mis en circulation doit être
précisé ainsi que leur localisation pour faciliter la mise à jour.
142
La diffusion des documents émis par chaque pôle ou secteur est gérée par le pôle
ou le secteur lui même en lien avec les référents gestion doc, sauf pour les
procédures, les protocoles, modes opératoires ou fiches techniques transversaux.
La diffusion des procédures, des protocoles, modes opératoires ou fiches
techniques transversaux est assurée par l’accréditation audit qualité.
Mettre à jour le document
La mise à jour d’un document doit être faite à chaque fois qu’une information est
modifiée ou nouvelle. L’indexation du document prend alors en compte la date de
mise à jour mais le numéro chronologique du document reste le même. La
suppression d’un document entraîne la suppression du numéro.
Les versions antérieures sont retirées et détruites sauf une qui est archivée pour
mémoire par les référents gestion doc.
2. CHARTE GRAPHIQUE
2.1 Pour un document destiné à l’utilisation Interne(I) ou Transversale (T) à l’hôpital
« Logo noir »
Ö le logo filet noir disponible sur le répertoire permanent“ R ”
dossier « gestion doc » puis « logo »
Ö le titre du document,
Ö l’indexation du document en Times New Roman taille 6
en bas à droite du document :
Ö le code du magasin central si nécessaire, en dessous de l’indexation.
titre
AASP/I/PROC-001/04-04-00
Code Qualiac : D0013156
2.2 Pour un document destiné à l’utilisation externe (E) : document remis aux patients
Ö le logo vert + pied de page vert imprimés à l’offset
(les caractéristiques logo sont fournies par la communication à
l’offset ou à l’imprimeur si besoin),
Ö le titre du document,
Ö l’indexation du document en Times New Roman taille 6,
en bas à droite du document :
« Logo vert »
titre
Ö le code du magasin central si nécessaire, à la suite de l’indexation.
MEDECINE/E/INFO-001/04-04-00
Pied de page vert
143
La validation des informations est réalisée par le coordonnateur du pôle
ou secteur.
La maquette et la mise en page sont réalisées à la communication.
Pour les têtes de lettres
« Logo vert »
Pour ces documents destinés aux fournisseurs, médecins traitants, etc :
Logo et pied de page verts.
Pas d’indexation.
Intitulé pôle service, unité ou secteur
La validation des informations est réalisée par le coordonnateur du pôle
ou secteur.
La maquette et la mise en page sont réalisées à la communication.
Modèle de compte-rendu
Le fichier correspondant à ce modèle est disponible sur le répertoire permanent sur « R » dans le
dossier « gestion doc » puis « modèles ».
nom du projet ou objet de la réunion
Compte rendu de la réunion n°
du
(date)
Participants :
Destinataires du CR :
Rédaction du cr :
144
Modèle de procédure
Le fichier correspondant à ce modèle est disponible sur le répertoire permanent sur « R » dans le
dossier « gestion doc » puis « modèles ».
Titre de la procédure
Indexation :
Emetteur :
Nombre de pages :
Date de création :
Nombre d’exemplaires :
manuel d’accréditation :
rédigée
signature :
validée par
signature :
approuvée par
signature :
INFORMATIONS GENERALES :
Manuel d’accréditation.
Objet :
Domaines d’application :
Vocabulaire :
Documents associés :
CONDUITE A TENIR :
145
Modèle de note de service
Le fichier correspondant à ce modèle est disponible sur le répertoire permanent sur « R » dans le
dossier « gestion doc » puis « modèles ».
La note de service est destinée à faire connaître, en interne, une disposition, une décision ou une
information, temporaire ou permanente, de nature à modifier le fonctionnement ou l’organisation d’un
ou plusieurs services de l’hôpital.
Un exemplaire de chaque note de service doit obligatoirement être adressé au secrétariat de la
direction générale.
Toutes les notes de service doivent être identifiées par :
• un numéro d’ordre délivré par le secrétariat de la direction générale,
• la date d’envoi,
• le nom de la direction émettrice, celui du cadre émetteur et sa signature,
• les destinataires ,
• l’objet,
• la référence issue du manuel d’accréditation.
A
NOTE DE SERVICE
NUM ERO
64/2004
DATE
8 avril 2004
par
sélectionner
l’émetteur
DESTINATAIRES
chefs de service
coordonnateurs
cadres
infirmiers et
médico-techniques
cadres infirmiers et médicotechniques
responsables
techniques
logistiques
et administratifs
organisations
syndicales
et
secrétariat du CE
Direction / pôle / secteur émetteur
146
Objet :
Signature du cadre
Manuel d’accréditation :
EDITION ET REPRODUCTION DE DOCUMENTS
Cette partie vise à décrire les étapes à respecter avant de lancer une commande d’édition ou de
reproduction d’un document, ainsi que le fonctionnement de l’offset repro.
Les 5 commandements à prendre en compte pour éditer ou reproduire les documents
c Contrôler régulièrement vos stocks, pour déclencher votre commande avant d’utiliser la dernière
feuille.
d Vérifier la validité du document auprès de l’émetteur et/ou auprès des référents gestion doc de
votre secteur, avant ré-édition ou reproduction.
e Respecter la charte graphique de l’hôpital pour les nouveaux documents et les mises à jour.
f Demander la validation et le visa de reproduction
La validation est à 2 niveaux :
• Le contenu du document doit être validé selon le cycle de validation du document. Le cadre de
l’unité doit valider la commande de reproduction ou d’édition (quantité).
• La communication doit valider le respect de la charte graphique pour toutes modifications ou
nouvelles éditions et délivrer le visa de reproduction.
147
g Fournir une maquette de bonne qualité pour obtenir un résultat satisfaisant :
•
Pour une reproduction ou photocopie de moins de 1000 exemplaires/an : fournir une sortie
papier originale d’imprimante noir et blanc
•
Pour une impression de plus de 1000 exemplaires/an : fournir le document au secrétariat de la
direction générale sur disquette ou par messagerie pour la mise en page et la création des calques
d’offset.
Fonctionnement de l’offset Repro.
•
horaires d’ouverture :
L’offset-repro est ouvert du lundi au vendredi de 8h15 à 16h15.
• organisation de la production :
-
Les commandes de travaux doivent être déposées à l’offset ou dans le casier courrier de
l’offset repro à la direction générale, ou dans la case N°20 du service postal. Elles sont
relevées tous les jours.
-
Les commandes doivent être accompagnées d’une description précise du travail à réaliser,
d’une maquette du document souhaité, et respecter “ les 5 commandements de l’éditionreproduction de documents ”.
-
Toutes les commandes doivent être signées et validées lisiblement par le cadre responsable du
pôle ou secteur concerné.
-
L’agent de l’offset ne se déplace pas dans les services. Les documents réalisés doivent être
retirés à l’offset par les services demandeurs ou sont livrés dans les services par le
brancardage central.
• calendrier de production :
-
Le délai de réalisation des commandes est au minimum de 3 ou 4 jours (ex : les commandes
passées le mardi seront réalisées pour le vendredi).
-
Si le délai excède 4 jours, les demandeurs en seront informés par l’offset-repro.
-
Les commandes de travaux complexes doivent être faites 2 semaines à l’avance pour que
l’approvisionnement de l’offset en matériel nécessaire puisse s’intégrer au calendrier de la
logistique - papeterie.
148
• l’offset-repro réalise les documents suivants :
-
les travaux simples de photocopie :
Plus de 50 exemplaires, 1 ou plusieurs feuilles en recto ou recto verso, encre noire, agrafage,
reliures.
Note : Les tirages inférieurs à 50 exemplaires sont réalisés par les demandeurs eux mêmes, sur
les photocopieurs qui sont à leur disposition dans les services.
-
les travaux complexes d’impression ou de photocopies
- dossiers reliés,
- formats A3,
- papiers de couleur,
- impressions en 2 couleurs,
- couvertures cartonnées,
- transparents,…
-
un conseil d’impression ou de reproduction ? « 3155
149
Annexe 4
Copies d’écrans commentées du fichier partagé
ADAGIO sur le réseau de l’hôpital
Serveur « R » dédié au partage de l’information au
sein de l’Hôpital Saint Joseph
1er écran à l’ouverture du serveur :
Dossiers Windows thématiques
On note que les intitulés ne sont pas
toujours explicites et qu’il n’y
pas
150
Le fichier regroupe des documents
de différents formats (ex : html,
Word, etc)
On notera une arborescence très
développée des dossiers qui ne rend
pas
toujours le document
rapidement accessible
Certains dossiers ont un accès
limité à une catégorie d’usagers
151