documentaliste multi

Direction des Ressources Humaines – Département Emploi et Formation
Fiche de Poste Le 27 octobre 2010
Direction : Bibliothèque des sciences et industrie
Département : Cité des métiers, Cité de la santé / Service Cité de la santé
Intitulé du poste : secrétaire de direction
Mission :
La Cité de la santé est une offre de services personnalisés fondée sur l’intégration des ressources
documentaires d’une bibliothèque médicale et de compétences de médiation multi partenariales.
Sous l’autorité du responsable de la Cité de la santé, vous assurez des tâches de secrétariat classique.
Activités :
A ce titre, vous avez notamment en charge :
Activités tournées vers la gestion des ressources humaines de l’équipe CDS et des partenaires :
- transmission d’informations, interlocutrice pivot de l’équipe,
- saisie des plannings hebdomadaires, suivi des EMA, suivi des soldes de CP, RC, RTT…
- report et mise à jour des changements d’horaires sur les plannings affichés et suivi et mise à jour des
comptes Gestor, pré-saisie des rapports d’absence,
- préparation des missions (établissement des ordres de mission, réservations de billets et d’hôtels, états de
frais),
- logistique des conseillers (commande de tickets parking, suivi des badges et des Pass Universcience…)
Fonctions de soutien des activités de l’équipe :
- photocopies et travaux de reprographie
- commandes et gestion des fournitures
- réservation de salles
- prise de rendez-vous, logistique des réunions (préparation des cafés d’accueil, mise en place du mobilier
et équipements informatique…
- compte-rendu de certaines réunions, rédaction de courriers
- suivi des demandes de gratuité (dont rapports de présentation)
- gestion des fichiers VIP et des contacts pour mailings électroniques et papier et commande de brochures
d’information santé
Compétences et aptitudes requises :
- bonne connaissance des logiciels Word et Excel,
- bonne capacité à travailler en équipe,
- bonne capacité d’organisation,
- Rigueur et efficience,
- Bonne qualité d’écoute et de synthèse,
- Sens du service public et de la communication.
Formation et expérience professionnelle :
- formation Bac professionnel à BTS Assistante de direction
Conditions de travail :
CDD d’un an
Temps partiel (mi-temps)
Merci d'adresser votre candidature, à :
Sylvie TRIBOUT - Direction des Ressources Humaines : [e-mail]