Directives concernant la gestion des fichiers de candidats

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Directives concernant la gestion des fichiers
de candidats
I. Introduction
1. Le système Galaxy s’est récemment enrichi d’un module conçu pour
faciliter la mise en correspondance des nouveaux avis de vacance de poste
avec des candidats inscrits au fichier des personnes retenues pour exercer
des fonctions analogues à celles des postes annoncés. Ce module répond
aux critères exposés dans l’instruction administrative ST/AI/2006/3/Rev.1
[annulée et remplacée par ST/AI/2010/3]. On trouvera dans le présent
document des renseignements sur les aspects techniques et sur la marche à
suivre pour utiliser le nouveau module.
2. Le module de gestion des fichiers de candidats permet de porter à
l’attention du chef du service concerné, c’est-à-dire le responsable du poste
à pourvoir, les dossiers d’un plus grand nombre de candidats qualifiés et
disponibles et, partant, d’accélérer la procédure de sélection. L’ajout de ce
module signifie que le spécialiste des ressources humaines chargé du poste
à pourvoir et le responsable du poste à pourvoir sont appelés à s’acquitter
de certaines tâches. Ce module a aussi une incidence sur les étapes ayant
trait à la gestion des avis de vacance et à la sélection.
3. Pour activer le module de gestion des fichiers et lancer l’extraction des
dossiers des candidats inscrits au fichier aux fins d’examen et de sélection,
le spécialiste des ressources humaines doit cliquer sur le bouton Roster
Management, faute de quoi il ne recevra pas pour l’avis de vacance dont il a
la charge une liste de candidats qualifiés inscrits au fichier. Une fois que le
module de gestion du fichier a achevé le traitement des différentes
opérations, le spécialiste des ressources humaines sélectionne le bouton
permettant de publier l’avis de vacance.
II. Conséquences pour les utilisateurs du système
et les candidats
4. Les candidats recommandés peuvent être inscrits à un fichier
spécifique, à un fichier général, voire les deux. Ils y restent inscrits pendant
un an à compter du 1
er
du mois qui suit la décision qui est prise pour
pourvoir le poste annoncé. Par exemple, si la sélection intervient le 21 juin
2005, le fichier créé pour l’avis de vacance est valable du 1
er
juillet 2005 au
30 juin 2006 (ST/AI/2006/3/Rev.1, sect. 10.1) [annulée et remplacée par
ST/AI/2010/3]. . La période d’un an pour laquelle les candidats inscrits au
fichier peuvent être pris en compte pour une affectation à un emploi
équivalant à celui auquel ils avaient postulé est calculée rétroactivement à
partir de la date de publication du nouvel avis de vacance de poste.
5. Lorsque les dossiers des candidats recommandés ont été examinés et
approuvés par les organes centraux de contrôle mais que les intéressés

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n’ont finalement pas été sélectionnés pour l’emploi auquel ils ont postulé, ces
candidats sont placés sur une liste informatisée de candidats retenus
1
propre à l’avis de vacance de poste, c’est-à-dire un fichier spécifique. Si la
personne qui a finalement été choisie quitte son poste moins d’un an après
sa prise de fonctions, le chef de département ou de bureau concerné peut
choisir l’un des candidats inscrits à ce fichier sans en référer aux organes
centraux de contrôle.
6. Lorsqu’un candidat recommandé a indiqué dans son dossier qu’il serait
intéressé par un poste équivalent, il est inscrit au fichier général. Si un avis
de vacance concernant un poste équivalent est publié dans l’année qui suit
l’inscription, le spécialiste des ressources humaines ajoute le nom de
l’intéressé, au moyen du module de gestion des fichiers, à la liste de
l’ensemble des personnes qui ont postulé. L’intéressé y est clairement
identifié comme un candidat inscrit au fichier.
7. L’intéressé est automatiquement averti par message électronique que
son nom a été ajouté à la liste des candidats qui postulent à un emploi
vacant et invité à présenter un nouveau dossier s’il juge nécessaire de
fournir un complément d’information. Le message électronique est envoyé à
titre d’information et l’intéressé n’est pas tenu de faire de nouveau acte de
candidature puisque son dossier sera de toute façon pris en compte.
L’intéressé est cependant encouragé à informer le service des ressources
humaines concerné s’il ne souhaite pas postuler à l’emploi considéré, auquel
cas le spécialiste des ressources humaines le retire de la liste de l’ensemble
des personnes qui ont fait acte de candidature. De même, si l’intéressé est
sélectionné pour un autre poste dans le cadre d’une procédure de sélection
parallèle, le spécialiste des ressources humaines le retire de la liste.
8. Si, à l’issue de l’évaluation, le candidat inscrit au fichier est
recommandé et sélectionné, il est inutile de transmettre de nouveau son
dossier aux organes centraux de contrôle. Une fois examiné par le
responsable du poste à pourvoir, le dossier est directement transmis au chef
de département ou de bureau chargé de la sélection.
III. Présentation du module de gestion des fichiers de candidats
A. Détermination des points communs
9. Le Bureau de la gestion des ressources humaines ou le service du
personnel local détermine, par l’intermédiaire du spécialiste des ressources
humaines chargé du poste à pourvoir, les points communs entre des
fonctions décrites dans différents avis de vacance de poste. Le spécialiste
des ressources humaines est encouragé à demander l’aide du service
organique concerné pour savoir quels sont les aspects techniques et autres
propres au poste annoncé et établir les points communs avec d’autres avis.
10. Le module de gestion des fichiers recense automatiquement les avis de
vacance de poste qui correspondent au même groupe professionnel et à la
même classe et pour lesquels il y a des candidats inscrits au fichier depuis
__________________
1
Voir l’annexe I, par. 2.3, pour plus de précisions sur la notion de « candidats retenus ».

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moins d’un an. Il permet au spécialiste des ressources humaines de lancer
des recherches sur les avis ainsi recensés en se servant de mots clefs et de
critères arrêtés pour le nouvel avis en concertation avec le responsable du
poste à pourvoir. Le spécialiste des ressources humaines est invité à
s’entretenir avec le responsable du poste à pourvoir afin d’affiner les critères
de recherche et d’obtenir les résultats les plus proches possible.
11. Afin de déterminer la période d’une année pendant laquelle le fichier
est valable, le spécialiste des ressources humaines doit sélectionner la date
de publication du nouvel avis de vacance de poste avant de lancer le
module de gestion des fichiers, sachant qu’il doit attendre que celui-ci ait
achevé les opérations décrites ci-dessous avant de publier effectivement
l’avis. Comme indiqué plus haut, la date de publication sert à choisir les avis
qui correspondent au même groupe professionnel et à la même classe
publiés depuis un an au plus à compter de cette date.
12. Le responsable du poste à pourvoir et le spécialiste des ressources
humaines sont encouragés à garder à l’esprit les procédures liées à la
gestion du fichier au moment où ils rédigent un nouvel avis de vacance de
poste et à prévoir des mots clefs et un titre qui permettront d’extraire les avis
publiés antérieurement qui font référence à des fonctions analogues. Ainsi,
un fonctionnaire d’administration et un spécialiste des ressources humaines
n’appartiennent pas au même groupe professionnel même si leurs fonctions
sont proches. Les avis de vacance correspondants ne seront donc pas
automatiquement recensés comme appartenant à des catégories analogues.
En pareil cas, le responsable du poste à pourvoir peut envisager d’ajouter
des mots clefs dans le texte de l’avis qui seront communs aux deux groupes
professionnels.

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13. Selon l’instruction administrative ST/AI/2006/3/Rev.1 [annulée et
remplacée par ST/AI/2010/3]., les fonctions attachées aux postes sur le
point d’être annoncés doivent être décrites dans les mêmes termes que
celles de postes analogues approuvés antérieurement. Bien que ce soient
les fonctions et responsabilités qui doivent être analogues, il faut également
tenir compte des compétences, de la formation, de l’expérience
professionnelle, des connaissances linguistiques et autres du fait qu’il s’agit
de critères essentiels pour l’exercice des fonctions et responsabilités. Il faut
également noter que ce sont les fonctions associées au poste qui sont
comparées et non les candidats ni leurs qualifications. Cela explique que le
spécialiste des ressources humaines ne puisse pas consulter les notices
personnelles des candidats inscrits au fichier au stade de la comparaison
des avis dans Galaxy.
14. Il faut prêter une attention particulière à certains points, notamment
dans le cas des postes linguistiques où les fonctions sont presque toujours
identiques si l’on fait exception de la langue cible. En effet, cela ne servirait
à rien d’associer un avis de vacance de poste pour un traducteur de langue
russe à un avis pour un traducteur de langue chinoise, alors même que les
fonctions qui y sont décrites sont semblables.
15. Certains groupes professionnels couvrent une vaste gamme de
fonctions. Par exemple, les économistes peuvent être spécialisés dans des
domaines très différents. En pareil cas, le spécialiste des ressources
humaines doit décider quels sont les points communs, en étroite coopération
avec le responsable du poste à pourvoir, en tenant compte des fonctions
fondamentales attachées au poste et du secteur envisagé (commerce,
énergie, environnement, par exemple). Il faut également garder à l’esprit que
s’il est relativement aisé de mettre en correspondance les avis établis à
partir des mêmes profils d’emploi types, dans le cas d’avis élaborés à partir
de définitions d’emploi classées, il faut procéder à une analyse des avis et à
des consultations avec les responsables des postes à pourvoir et les
spécialistes des ressources humaines des autres lieux d’affectation avant de
procéder à une comparaison aux fins de la sélection des candidats inscrits
au fichier.
16. On trouvera ci-dessous une brève description des principaux critères
de recherche des avis de vacance de poste :
o Le champ Keyword search permet au spécialiste des ressources
humaines de taper des mots clefs. Si la case Use word variants
est cochée, le système recherche le mot clef et ses variantes; par
exemple, si le terme « gouvernemental » est choisi comme mot
clef, le système extrait également les avis dans lesquels apparaît

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le mot « intergouvernemental ».
o L’option Duty Station permet de limiter la recherche à un lieu
d’affectation particulier. Lorsque le bouton « No » est sélectionné,
la recherche porte sur tous les lieux d’affectation. Cette option est
spécialement conçue pour rechercher les avis portant sur des
postes de la catégorie des agents des services généraux et des
catégories apparentées qui sont limités à un seul lieu d’affectation.
La valeur « No » est sélectionnée par défaut.
o L’option Match Language permet de choisir des avis analogues
établis dans la même langue. Il est recommandé de conserver la
valeur par défaut « No », qui équivaut à toutes les langues.
17. D’autres critères de recherche sont également disponibles, mais
comme il s’agit de filtres génériques, il convient de les utiliser avec
discernement pour éviter de limiter par trop la liste des candidats dont les
noms sont extraits du fichier. Bien que leur utilité soit limitée pour le
moment, ils pourraient jouer un rôle plus important dans les futures versions
de Galaxy.
o L’option Gender permet de faire une recherche en fonction
du sexe des candidats (il est recommandé de s’en tenir à la valeur
par défaut, « Both »).
o L’option Nationality permet de limiter la recherche aux
candidats qui sont des nationaux d’États Membres non
représentés ou sous-représentés (il est recommandé de conserver
la valeur par défaut, « All »).
18. Le spécialiste des ressources humaines peut lancer plusieurs
recherches pour un même avis de vacance de poste afin d’exploiter au
mieux le fichier des candidats. Deux colonnes s’affichent en regard de
chaque avis trouvé par le système. Le chiffre dans la colonne « Rost. »
correspond au nombre de candidats inscrits au fichier pour l’avis considéré.
Le chiffre dans la colonne « Sel. » indique le nombre de candidats ajoutés à
la liste de candidats pour le nouvel avis à l’occasion d’une recherche
précédente. Si le nombre dans la colonne de gauche est égal au nombre
dans la colonne de droite, cela signifie que tous les candidats inscrits au
fichier ont déjà été associés au nouvel avis, comme illustré ci-après.