Administrateur des bases de données Dernière mise à jour : avril

Administrateur des bases de données
Dernière mise à jour : avril 2017
DESCRIPTION DE POSTE
Titre : Administrateur des bases de données
Département : Finance, technologie de l'information et administration
Supérieur hiérarchique : Responsable des technologies de l'information
Statut du poste : Temps plein, permanent
Lieu de travail : Toronto
Salaire : 62 176$ per anuum
CONTEXTE :
Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation mondiale indépendante d'aide médicale
et humanitaire qui fournit des soins médicaux d'urgence aux personnes touchées par les conflits
armés, les épidémies, les catastrophes naturelles ou qui sont privées d'accès aux soins de
santé. MSF offre de l'aide aux personnes en fonction de leurs besoins, indépendamment de
leur race, de leur religion, de leur sexe ou de leur appartenance politique.
Le personnel de MSF au Canada recrute du personnel médical et logistique pour des missions
sur le terrain; sensibilise le public au sort des populations auxquelles MSF vient en aide; et
finance des projets internationaux de MSF en collectant des fonds auprès du grand public.
OBJECTIFS DU POSTE :
Se rapportant au responsable des technologies de l'information, l'administrateur des bases de
données a comme rôle de soutenir l'intégration et l'intégrité des données, et d'assurer la qualité
dans l'ensemble des systèmes critiques. Il sera responsable d'administrer les opérations
quotidiennes des principaux systèmes que sont le système de gestion de la relation client
(CRM) du département de Collecte de fonds, Blackbaud Raiser's Edge (RE) et Luminate Online
(LO), en plus de soutenir le traitement des données dans le Système d'information sur les
ressources humaines (HRIS) - SAP RH (GCH 7.4, Portail de recrutement électronique).
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS :
L'administrateur des bases de données est responsable de soutenir les équipes de la Collecte
de fonds (FR) et des Ressources humaines (RH) en offrant divers services reliés aux
données, y compris la gestion, l'intégration et les rapports de données, l'administration des
bases de données du CRM et du HRIS, et le soutien à la formation et la gestion des
fournisseurs.
Soutien à l'équipe de la Collecte de fonds
MSF Canada
Ressources humaines internes
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Appuyer tous les membres de l'équipe de la Collecte de fonds en fournissant des
services liés aux données RE et LO, et en répondant aux demandes de données
reçues de la Collecte de fonds.
Soutien à l'équipe RH
 Appuyer l'équipe des Ressources humaines et le système HRIS avec des tâches liées
aux données (intégration, qualité, transformation, automatisation et rapports).
Gestion des données et rapports :
 Faire en sorte que les reçus fiscaux et les accusés de réception sont envoyés par
courrier (ou par courrier électronique) en temps opportun à partir de RE.
 Soutenir la finalisation des ajustements apportés aux dons et émettre des reçus
fiscaux corrigés ou des duplicatas, selon les besoins.
 Effectuer des rapprochements mensuels et de fin d'année avec le département des
Finances. Appuyer le département des Finances pour remplir les exigences annuelles
en matière d'audit.
 À l'aide des logiciels d'importation Omatic, RE import et autres, importer les
informations sur les dons et les donateurs provenant de sources en ligne et d'autres
bases de données vers la base de données RE.
 Soutenir les processus d'affaires en lien avec le traitement des transactions par cartes
de crédit et de débit en utilisant la base de données RE et LO ou des programmes en
ligne spécialisés, au besoin.
 Générer des rapports de donateurs et de bénévoles, des listes de publipostage
segmentées, des listes de distribution pour les bulletins et effectuer d'autres requêtes
pour le compte de l'équipe de Collecte de fonds.
 Effectuer des actions globales dans le système RE pour suivre les communications
avec les donateurs.
 Générer des rapports détaillés et signaler de potentiels risques financiers à la Collecte
de fonds et aux Finances : liste des donateurs potentiels, analyse des campagnes et
rapports d'encaisse sur une base hebdomadaire/mensuelle/bimensuelle, et autres, au
besoin.
 Participer aux séances de planification, d'analyse et de stratégie de l'équipe de la
Collecte de fonds.
 Soutenir l'intégration entre le système HRIS et tous les autres systèmes au sein de
MSF Canada (paie, finances, CRM, Greenhouse et SharePoint)
 Coordonner l'intégration du système HRIS avec ceux des fournisseurs externes pour
l'échange et le suivi des données, et faciliter l'exportation des données pour les
initiatives d'analyse des données sur les ressources humaines.
 Autres tâches attribuées par le responsable des technologies de l'information.
Administration des bases de données :
 Effectuer régulièrement une vérification de l'intégrité des données et un contrôle des
doublons, et travailler avec le personnel pour minimiser les erreurs au niveau de la
saisie des données.
 Mettre à jour, éditer et gérer toutes les informations des donateurs afin d'assurer
l'exactitude et l'intégrité des données sur les dons et les donateurs; apporter des
modifications aux données historiques sur les donateurs, les dons et
l'information/architecture des campagnes, au besoin.
 Gérer l'intégration des bases de données et/ou les importations de données entre le
système RE et les outils de collecte de fonds en ligne et d'autres sources de données.
MSF Canada
Ressources humaines internes
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Gérer et vérifier la sécurité, le transfert et l'intégrité de toutes les données sur les
donateurs et les employés.
Si nécessaire, recommander des modifications à apporter aux politiques et aux
procédures de gestion des données, et s'assurer que les nouvelles politiques et
procédures sont communiquées et respectées.
Travailler avec des fournisseurs externes à l'intégration et au chargement des
données, et en assurer la qualité et la vérifiabilité.
Créer et exécuter des requêtes, des rapports standard et des rapports avec Crystal
Reports et autres logiciels de rédaction de rapports, au besoin.
Documenter les principaux processus d'affaires, y compris les processus relatifs à la
base de données RE, afin d'assurer la cohérence de l'entrée et de la gestion des
données.
Offrir des suggestions et des recommandations dans le but de mettre en place et de
réviser les procédures de gestion des informations sur les donateurs, les dons et les
employés, notamment définir les besoins du personnel et analyser les méthodes
actuelles.
En collaboration avec les collègues de la Collecte de fonds, développer et coder la
segmentation des listes pour toutes les campagnes de financement.
Participer à la formation de tout le personnel qui utilise RE et LO; assurer le respect
des règles opérationnelles du système.
Agir en tant que spécialiste SAP en ce qui a trait aux règles d'entrée des données.
Vérifier les rapports de conformité et fournir des formations complémentaires, le cas
échéant, sur les corrections de données.
Soutenir la migration des données dans les modules RH de SAP Gestion de
l'organisation et Administration du personnel, et tenir des activités d'essai pour
favoriser l'acceptation des utilisateurs.
Gestion des données des fournisseurs :
 Travailler avec des fournisseurs externes pour s'assurer que les données des
donateurs/employés sont respectées et que le rapprochement de toutes les
transactions de dons provenant de fournisseurs externes est fait à tous les niveaux et
est vérifiable.
Formation :
 Rester à l'affût des mises à jour des systèmes RE/LO, des nouveaux produits de
bases de données et des techniques de gestion, et s'assurer de transmettre cette
information de manière appropriée aux autres utilisateurs de RE/LO (fournir une
formation, si nécessaire).
 Les tâches peuvent être modifiées à l'occasion.
QUALIFICATIONS/EXIGENCES DU POSTE
Formation et expérience
 Diplôme d'études postsecondaires ou expérience équivalente
 Minimum de 5 années d'expérience en administration des bases de données, avec
haut niveau d'efficacité, de précision et de rapidité. 2 années d'expérience de la base
de données Raiser's Edge et capacité à développer des rapports simples utilisant des
requêtes de bases de données -- une exigence
MSF Canada
Ressources humaines internes
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Expérience avec le mappage et la fusion de sources de données distinctes dans
Raiser's Edge.
Connaissance pratique d'Import-OMatic -- un atout.
Connaissance pratique de Luminate Online et de Teamraiser -- un atout.
Expérience de travail pratique avec les outils et technologies SAP en gestion du
capital humain -- un atout.
Aptitudes et compétences
 Excellentes aptitudes au service à la clientèle et aisance à transiger avec le personnel
et les fournisseurs techniques et non techniques.
 La maîtrise de l'anglais est essentielle; la maîtrise du français est un atout (oral et
écrit).
 Habile solutionneur de problèmes et expert pour anticiper et atténuer les difficultés.
 Analytique, soucieux des détails et axé sur les résultats. Capable de prévoir les
activités, les tendances, les possibilités et les problèmes futurs.
 Excellent communicateur, capacité à distiller des processus/défis complexes et de
recommander des solutions de façon claire.
 Solides aptitudes interpersonnelles éprouvées et capacité à gérer des situations
difficiles avec tact et diplomatie.
 Expérience à former du personnel et des bénévoles sur les logiciels de base de
données -- un atout.
 Responsable, éthique, sociable, tourné vers le client et consciencieux.
 Grandes compétences organisationnelles et capacité à prioriser le travail et les tâches
multiples très efficacement.
 Maîtrise des logiciels MS Office, y compris Word et Excel.
 Compréhension élémentaire des méthodes de collecte de fonds, de la comptabilité et
des principes de RH.
 Capacité éprouvée à travailler de manière dirigée et autodirigée, et capacité
démontrée à collaborer avec d'autres membres du personnel et des bénévoles.
 Affinité avec les valeurs de MSF et intérêt pour les solutions technologiques
émergentes rentables et efficaces destinées au secteur des ONG.
CONTACTS :
Interne :
 Personnel du bureau de MSF Canada, stagiaires, bénévoles, membres du conseil
d'administration
 Collègues dans d'autres bureaux de MSF à l'international
Externe :
 Fournisseurs de services, contractuels, fournisseurs informatiques
MSF Canada
Ressources humaines internes
CONDITIONS DE TRAVAIL :
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Les horaires de travail sont généralement du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h, mais cela
peut varier. Parfois, il est nécessaire de travailler des soirées, des week-ends ou des
jours fériés - dans ces cas, le temps sera accumulé selon la politique des heures
supplémentaires de MSF Canada.
Des voyages occasionnels vers d'autres bureaux de MSF en Amérique du Nord ou en
Europe pourraient être nécessaires.
Les fonctions exigent de passer de longues heures devant un écran d’ordinateur.
INFORMATION ET DÉPÔT DES CANDIDATURES :
 Seules les candidatures soumises électroniquement seront acceptées.
 Veuillez vous assurer de joindre des références et une lettre de motivation à votre
candidature.
 Les candidatures seront acceptées en continu, jusqu'à ce que le poste soit comblé.
 Pour toute question concernant les accommodements potentiels et l’accessibilité,
contactez le 1 800 982-7903, poste 3454.
N.B. Le masculin est utilisé dans le but d’alléger le texte, mais le poste est aussi bien offert aux femmes qu’aux
hommes
MSF Canada
Ressources humaines internes