fiche de poste RAC adjoint UFR ST - Université de Cergy

Année universitaire:
2016-2017
FICHE DE POSTE : Responsable Administratif Adjoint en charge du volet pédagogique de la composante
Périmètre: UCP
Rattachement: UFR Sciences et Techniques
Identification du poste
Catégorie: A
EMPLOI-TYPE (RIME / REFERENS) : J2C46 (REFERENS III)
BAP: J
Nature du recrutement : AENES / ITRF et /ou hors fonction publique
Localisation du poste : Site de Cergy Pontoise et de Cergy Neuville
Quotité du poste : 100%
Positionnement du poste dans l’organigramme : Sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif de composante (R.A.C.).
Lien fonctionnel avec le directeur et le directeur-adjoint de l’UFR.
Management: Equipe (nombre d’agents) : NC
Projet: NC
Descriptif du poste de travail
Contexte d’exercice :
L’université de Cergy Pontoise (UCP) est membre fondateur de la Comue Paris Seine comprenant 15 établissements dont l'ESSEC.
L'UCP accueille 18000 étudiants, 1700 personnels, elle est dotée d’un budget de 143,5 M € (dont 112 M€ de masse salariale).
Elle comprend 8 composantes dont un IUT, un IEP, l’ESPE de l’académie de Versailles et plus de 20 équipes de recherche.
Ses locaux sont répartis sur 10 sites, 3 départements (Yvelines, Hauts-de-Seine, Val d'Oise) et 8 communes.
Depuis plus d'une vingtaine d'années, l'UFR Sciences et Techniques de l'UCP forme des professionnels reconnus dans le monde de
l'entreprise et par la communauté scientifique dans tous les domaines qui relèvent de ses compétences: Mathématiques, Physique,
Chimie, Informatique, Biologie, Géosciences, Génie Civil, Génie Electrique. Avec ses 4400 étudiants, ses 8 départements
d’enseignement et ses 12 laboratoires de recherche dont un laboratoire d'excellence LabEx (interdisciplinaire avec l'UFR d'Economie),
elle est ouverte à l'international et est soutenue par de nombreux partenaires du monde de l'entreprise.
Le poste ouvert au recrutement est rattaché à cet UFR.
Missions:
Le (la) responsable administratif adjoint est chargé(e) de seconder le R.A.C. dans sa mission d’organisation du fonctionnement de
l’UFR, notamment sur le site de Neuville (avec une présence obligatoire sur ce site au moins 2 jours par semaine)
- Encadrer et coordonner le travail des secrétariats pédagogiques de l’UFR;
- Organiser des réunions de façon régulière avec l'ensemble des secrétaires pédagogiques;
- Coordonner les emplois du temps des formations de l’UFR.
Activités / tâches :
Activités de coordination:
- Coordonner les différents secrétariats de l'UFR
- Organiser la mise en oeuvre des actions relatives aux formations
- Organiser des réunions régulières avec les secrétaires pédagogiques des différents sites de l'UFR
- Assurer l'interface avec les directions de l’UCP en charge des questions liées aux étudiants et aux formations (vie
étudiante, scolarité, offre de formation, orientation et insertion professionnelle, SEFIAP)
Logiciels de Gestion (APOGEE, CELCAT, P-STAGE, ENT):
- Assurer la gestion administrative des logiciels;
- Suivre la mise en oeuvre du lien en étant le référent pour l'UFR de ces logiciels
Communication externe :
- Effectuer la mise à jour des pages des formations de l’UFR sur le site internet;
- Gérer les liens des pages de formations vers les pages des départements;
- Préparer et assurer la mise à jour des supports de communication sur les formations de l’UFR (plaquettes, kakémono) ;
- Assurer l'nterface avec les départements, le service de communication, la DOIP:
Manifestations:
- Journées "Portes Ouvertes" : Préparer les supports de communications à utiliser (plaquettes, Kakémono)
- Remise de diplômes : vérifier les conditions de délivrance des diplômes, les documents à utiliser lors de la remise des diplômes.
Compétences requises pour le poste
Connaissances (savoirs) :
- Connaître l'environnement de la recherche et de l'enseignement supérieur, l'organisation et le fonctionnement des établissements
publics
- Connaître les missions et les priorités de l'établissement, son organisation, le contrat de site
- Connaître plus particulièrement l’organisation de l’Administration Scolaire et Universitaire.
Compétences opérationnelles (savoir faire) :
- Maîtriser l'utilisation des outils bureautiques et informatiques, notamment les logiciels de gestion scolarité (APOGEE et CELCAT) et
de l'application P-Stage et AMETYS.
- Concevoir des tableaux de bord et réaliser des synthèses, suivre une activité
- Disposer d'aptitude au management (déléguer, animer)
- Savoir rendre compte et alerter sa hiérarchie
Compétences comportementales (savoir être) :
- Avoir le sens des relations humaines, de la communication
- Etre capable de travailler en équipe, en transversalité avec différents interlocuteurs / en mode projet
- Etre rigoureux et fiable
- Etre réactif et savoir s'adapter
- Savoir prendre des initiatives
Conditions d'embauche Poste à pourvoir immédiatement
Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et
autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi
Formations et diplômes requis : Pour le recrutement externe: diplôme de licence
Domaine de formation souhaité : gestion administrative
Ce profil de poste reste indicatif et les activités qui le composent sont susceptibles de varier en fonction de l’évolution des connaissances du métier et des nécessités de service
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