MANUEL UTILISATEUR

FICHE FONCTIONNALITE
– MODULE CANDIDATS –
R E C H E R C H E AV A N C E E D E C A N D I D A T S
INTRODUCTION :
Le présent document explique comment :

Effectuer des recherches avancées au sein de votre base de données candidats

Etablir une présélection parmi les résultats

Effectuer des actions sur cette présélection :
o
o
o
Affecter à un poste
Modifier les critères ou les attributs des candidats
Affecter les candidats à une liste de diffusion
DEFINIR UNE STRATEGIE DE GESTION DES DONNEES
En parallèle de ce manuel nous vous conseillons d’étudier en détail la gestion des
données stratégiques de votre base de données candidats.
OTYS propose différents emplacements et méthodes pour stocker ces précieuses
informations, présentant chacun leurs avantages et leurs inconvénients.
Une étude de chaque information clefs, de sa collecte, de son usage et de sa mise
à jour. Permet de faire les choix les plus pertinents
Rejoignez l’équipe la communauté OTYS sur Linkedin !
LES DONNEES CANDIDATS
Les informations collectées sur les candidats entrent dans 2 grandes catégories :
1. Les informations textuelles (ou Full Text) :
Ces peuvent être saisies librement par le candidat ou un membre de votre équipe.
Elles sont réputées non-structurées en raison de cette saisie libre.
Cela signifie que le choix de mots-clefs lors de votre recherche peu introduire un biais dans vos
résultats.
Par exemple :


une recherche sur la technologie AIX peut ainsi faire ressortir les villes d’Aix-en-provence, Aix-Les-Bains
et Aix-La-Chapelle
Une recherche sur HEC ne fera pas ressortir H.E.C
OTYS vous propose des outils pour limiter ces biais :



Ciblage d’une partie des informations
Recherche de synonymes
Recherche sur une partie du mot
Il vous appartient néanmoins d’être vigilent quant aux conséquences de vos choix de mots clefs en
fonction du contexte.
Par exemple :
Un candidat n’utilise pas nécessairement un mot et ses synonymes dans son document. Recherche
l’expression exacte « ingénieur d’affaire » exclut ceux qui se présentent comme des ingénieurs
commerciaux.
> Il faut dans un tel cas jouer avec les opérateurs logiques pour prendre en compte les 2 options
Exclure un mot a un impact souvent important. Ainsi exclure « Danone » d’une recherche dans les
pièces jointes exclut les candidats qui un jour ont travaillé chez ou avec compte de Danone, même
s’ils sont actuellement en poste ailleurs.
Dans OTYS : les informations textuelles sur les candidats peuvent se situer aux emplacements
suivants :





Dans les pièces jointes dont le CV
Dans les champs texte saisis manuellement ou bien extraits par TextKernel
Dans les notes liées au candidat
Dans les champs commentaires
Dans la description courte
Chaque emplacement a ses avantages et ses inconvénients : Une astuce consiste pour les membres
de votre équipe à définir un glossaire de mots clefs et de les saisir dans un emplacement réservé.
Vous avez ainsi des informations plus fiables (semi-structurées et émanent du travail de l’équipe) et
que vous pouvez isoler des autres informations.
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2. Les critères structurés
Ces informations sont généralement moins équivoques.
Vous choisissez une ou plusieurs valeurs précises et vous
obtenez un résultat exact.
Parmi les données structurées on trouve :

Les critères de matching : OTYS vous permet de
paramétrer jusqu’à 17 critères ayant chacun un nombre
illimité

de
valeurs
possibles
Les statuts (statut du candidat, statuts de
candidature)

Les dates (date d’entrée, date de dernier contact)

Les codes postaux

L’employeur : (module optionnel) : OTYS vous
permet
de
lier
les
candidats
à
des
relations
professionnelles.

Les
optionnel) :
informations
OTYS
vous
de
disponibilité
permet
de
(module
relancer
automatiquement les candidats pour savoir s’ils sont
disponibles et avec quelle probabilité. Plus le candidat
répond avec assiduité plus la probabilité est élevée.

Les compétences (module optionnel) : OTYS
vous permet de créer un arbre de compétences et de
qualifier candidats et missions en utilisant cet arbre. L’arbre
peut contenir un nombre illimité de compétences. Chaque
compétences peut être associée à un niveau et à un
diplôme.
L’ordonnancement et la qualité de vos informations auront
un impact direct sur l’efficacité et la pertinence de vos recherches. Si vous le souhaitez, nos
consultants peuvent effectuer des prestations d’accompagnement pour vous aider dans ces
démarches.
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LA RECHERCHE
1. Fonctions de recherche de base :
Lance la recherche
Annule les critères et réinitialise la recherche
Définit les critères et paramètres de recherche
comme valeurs par défaut :
A chaque accès à la recherche avancée ces
valeurs seront reprises automatiquement
Décide de la relation qui lie les mots clefs entre
eux :





Tous les mots :
Les mots sont tous obligatoires.
Expression exacte :
Tous les mots sont obligatoires et doivent
être trouvés dans l’ordre indiqué et contigus
les uns par rapport aux autres.
Un des mots :
Les mots ne sont pas obligatoires. Au moins
un des mots doit être trouvé
Exclure ces mots :
Les résultats trouvés ne doivent pas
contenir ces mots. S’utilise notamment en
combinaison avec des critères structurés
(voir ci-dessous)
Opérateurs Actonomy :
Cette option permet d’utiliser un langage de
recherche logique (Booléen) avancé. Voir cidessous
Combine la recherche par mots clefs et la
recherche par critères structurés
Active la recherche de synonymes sur les motsclefs
Définit le nombre de résultats de recherche affichés
par page
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Décide dans quelle partie du fichier candidat les
informations sont recherchées (voir section
« recherche par mots clefs » pour plus de détails.)

Informations Personnelles : Le nom, les
coordonnées la description courte,…

Formation : La section formation du CV
HTML du candidat saisi ou extrait par
TextKernel

Dernière expérience professionnelle :
L’expérience du candidat que vous aurez
marquée comme étant la dernière (voir cidessous)

Expérience professionnelle : La section
Expérience professionnelle du CV HTML du
candidat saisi ou extrait par TextKernel

Compétences : La section compétences du
CV HTML du candidat saisie par vos soins
ou extrait par TextKernel (NB la section
compétences est différente du module
compétences optionnel)

Centres d’intérêts : La rubrique centre
d’intérêts de la section « autre » du CV
HTML du candidat saisi ou extrait par
TextKernel

Remarques : La partie « Notes de la Vue 1
candidat »

Notes : L’ensemble des notes jointes au
dossier du candidat

Documents : L’ensemble des documents
joints au dossier du candidat (notamment le
CV d’origine)

Références : La rubrique références de la
section « autre » du CV HTML du candidat
saisi ou extrait par TextKernel
Rend tous les critères structurés obligatoires
Rend tous les critères structurés non-obligatoires
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2. Recherche par mots-clefs
 Le premier menu déroulant vous offre différentes options de
recherche. Par exemple : « un de ces mots »
 Le choix opérateurs d’Actonomy vous permet d’utiliser les
paramètres booléens d’Actonomy. (Voir ci-dessous)
 La case mots-clefs + critères vous permet d’activer et désactiver les
critères structurés sans avoir b esoin de les désélectionner.
 La case synonymes vous permet d’activer la recherche de
synonymes.
Attention : celle-ci n’est pas compatible avec les opérateurs Actonomy
 Le deuxième menu déroulant vous permet de déterminer dans quelle
partie du profil candidat vous souhaitez rechercher.
Attention : la dernière expérience doit être définie manuellement .
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3. Les opérateurs Actonomy
Opérateur
*
?
~
+
Description
Remplace une chaine
de caractères
quelconque à la fin
d’un mot
Remplace 1 caractère
unique
Recherche les
équivalents
syntaxiques
Rend le mot-clef ou la
sous-requête
obligatoire
Exemples
Admin*
Trouve administrateur, administration, administratrice,…
Scenari ?
Trouve scenario et scenarii
~manager
Trouve directeur, manager, etc
+anglais espagnol
Dans cette recherche anglais est obligatoire espagnol est
souhaitable
Directeur –assistant
-
Exclus le mot-clef ou
la sous-requête
Cette requête recherche les directeurs et exclut les assistants des
directeurs
« Ingénieur JAVA »
« »
Définit une expression
exacte
Recherche Ingénieur et Java dans cette séquence exacte
Ainsi cette recherche trouve ingénieur JAVA mais pas Ingénieur
développement JAVA
Proximité :
« »~
Suivi d’1 chiffre X cette
recherche trouve les
mots entre guillemets
distants de moins de X
mots les uns par
rapport aux autres
« Ingénieur Java »~3
Trouve aussi bien Ingénieur Java que Ingénieur projet Java que
Ingénieur développement JAVA ...
Délimite une sous-requête
Une bonne approche consiste à définir une sous-requête pour
chaque thème :
()
+(finance gestion comptabilité) +(ESCP HEC ESSEC EAP)
Trouve le TOP4 des écoles de commerce parisienne et le
domaine de la comptabilité-gestion-finance
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Le ou est implicite :
Développeur OR programmeur
est équivalent à :
OR
Définit une condition
de type OU. Un des de
mots clefs ou sous
requêtes doivent être
trouvés
Développeur Programmeur
Exemple avec des sous requêtes :
(anglais AND espagnol) OR (anglais AND italien)
Trouve soit Anglais Et Espagnol soit Anglais ET Italien
(par exemple pour un poste Europe du Sud)
(développeur programmeur) AND (JAVA J2E JEE J2EE)
AND
Définit une condition
de type ET. Les deux
mots clefs ou sousrequêtes sont
obligatoires
Trouve (développeurs OU programmeurs) ET (Java OU J2E OU
JEE OU J2EE)
+(développeur programmeur) +(JAVA J2E J2EE JEE)
Produit le même résultat
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Exemple de recherche
+ingénieur +(java J2EE) +(euriware capgemini sogeti steria) -logica anglais
Trouve les résultats contenant obligatoirement :



ingénieur
java OU J2EE
euriware OU capgemnini OU sogeti OU steria
Ne contenant pas :

logica
Contenant idéalement :

anglais (les résultats contenant anglais auront un meilleur score)
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CONSEIL OTYS : Recherches sauvegardées
Pensez à sauvegarder vos recherches ; Cela vous fera gagner en productivité et en performance :
Par exemple si vous recherchez sur Paris et petite couronne :
Enregistrez une requête en indiquant dans le champ code postal :
75 ??? OR 92??? OR 93??? OR 94???
Vous pourrez ensuite appeler cette requête et la modifier selon vos besoins.
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