CODE D`ETHIQUE FÉDÉRATION SOCCER DU QUÉBEC
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POLITIQUE SUR L'ETHIQUE L'ETHIQUE, FÉDÉRATION SOCCER DU QUÉBEC POLITIQUE SUR L’ÉTHIQUE TABLE DES MATIÈRES PRÉAMBULE 1. TERMINOLOGIE 1.1 1.2 2. .………………………………………………………………………………….. ..………………………………………………………………………. 3 Distinction entre Morale et Éthique ………………………………………. 3 1.1.1 Morale………………………………………………………………………… 1.1.2 Éthique …………………………………………………………….. 3 4 Déontologie 5 .……………………………………………………………. VISION – MISSION - VALEURS – OBJECTIFS STRATÉGIQUES 2.1 2.2 2.3 2.4 2 ……. 6 Vision ……………………………………………………………………………………. Mission ………………………………………………………………………… Valeurs ………………………………………………………………………… Objectifs stratégiques …………………………………………………. 6 6 6 6 3. GOUVERNANCE ET ÉTHIQUE AU SEIN DE NOTRE FÉDÉRATION …… 7 4. LE CODE D’ÉTHIQUE ……………………………………………………………………….. 8 4.1 4.2 4.3 8 9 14 Éléments de contenu ……………………………………………………………. Le texte du Code ……………………………………………………………. Les Annexes au Code ………………………………………….................... 4.3.1 Déclaration de confidentialité et Divulgation des intérêts des administrateurs; …………………………. 4.3.2 Déclaration de confidentialité et Divulgation des intérêts des employés; …………………………………….. ANNEXE À LA POLITIQUE : Extrait des Règles de fonctionnement de notre Fédération : « Politique sur la vérification des antécédents judiciaires » …………………………. 16 17 18 Doc 5.1 et 5.2 C.A. 21 mars 2015 1 L'ETHIQUE, FÉDÉRATION SOCCER DU QUÉBEC POLITIQUE SUR L’ÉTHIQUE PRÉAMBULE Au fil de son histoire, notre Fédération s’est dotée d’outils qui allaient lui permettre de pouvoir structurer sa gouvernance en vue de maximiser son efficience et faire en sorte que ses relations internes – externes allaient respecter en toutes circonstances les règles de l’Éthique. Ainsi, relativement aux questions d’éthique, notre Fédération a adopté les « Politiques particulières » suivantes : - Politique sur la vérification des antécédents judiciaires; (Règles de fonctionnement, paragraphes 70 à 70.27 inclusivement) - Politique sur les conflits d’intérêts et Code d’Éthique; (Règles de fonctionnement, paragraphes 71 à 71.8 Inclusivement; et annexes à cette Politique : Déclaration d’engagement; et Déclaration de divulgation relative aux situations de conflits d’intérêts) Depuis l’adoption de ces Politiques particulières par notre Fédération, nos lois ont considérablement changé en cette matière, d’où la nécessité d’actualiser ces politiques et les rendre conformes aux lois actuelles. Mais il y a plus. Avec cette nécessité de revoir ces textes pour fins légales, s’ajoute une préoccupation sociale qui ne cesse de grandir : s’assurer qu’un organisme comme le nôtre soit gouverné dans le respect de la protection de nos membres et de tous ses intervenants, et ce, à tous les niveaux. Cependant, il ne suffit pas d’adopter des règles d’éthique pour qu’immédiatement celles-ci soient bien comprises et appliquées par tous les intervenants. Il faut parfois expliquer ce qui ne devrait pas l’être et insister sur des principes de base qui devraient être connus de tous… et c’est là l’objet d’une Politique. C’est-à-dire, au-delà des règles de gouvernance qui en font partie (Le Code et ses Annexes), la Politique explique aux assujettis le pourquoi de ces règles. Aussi, si la « Morale », « l’Éthique » et la « Déontologie » ont un sens commun et constituent l’objet global de cette « Politique sur l’Éthique » ( la « Politique ») de notre Fédération, celle-ci est aussi complétée par des valeurs à la base même de notre Fédération, et à lesquelles tous nos membres et intervenants adhérent, à savoir : notre vision, notre mission, nos valeurs et nos objectifs stratégiques. Doc 5.1 et 5.2 C.A. 21 mars 2015 2 L'ETHIQUE, FÉDÉRATION SOCCER DU QUÉBEC 1. TERMINOLOGIE 1.1 Distinction entre « Morale » et « Éthique » 1.1.2 Morale Généralement, on attribue à la morale quatre caractéristiques principales : a) La morale vise l'intériorité et fait appel aux convictions propres à chaque individu; b) La morale a une visée universelle; c) La morale concerne le long terme, elle vise le futur de l'humanité; d) La morale enfin est idéaliste. Ces caractéristiques de la morale, même si elles ne sont pas toujours présentes, n’en établissent pas moins la perspective. Ainsi, la morale, au sens large du terme, n'est pas réservée à des spécialistes (des philosophes ou des théologiens), elle constitue le fondement éthique à chaque humain, homme et femme, adulte et enfant. Mais au-delà de ces quatre caractéristiques principales, comment définir la morale? Pour certains, il s’agit d’un code de loi, une doctrine, un système de règles ou de normes de conduite. En d’autres termes, on peut la définir comme un ensemble organisé, systématisé, hiérarchisé de règles ou de valeurs. Tout dépendant du point de vue, elle peut être perçue négativement ou positivement. En effet, elle peut être perçue comme un ensemble clos et étouffant de normes ou, à l’opposée, comme un ensemble bien organisé de règles et de valeurs. La morale est dite soit personnelle ou sociale. La morale personnelle est l'ensemble plus ou moins organisé et cohérent des valeurs, des règles, des orientations de vie qui habitent un individu. Doc 5.1 et 5.2 C.A. 21 mars 2015 3 L'ETHIQUE, FÉDÉRATION SOCCER DU QUÉBEC La morale dite sociale réfère, elle, aux exigences, aux valeurs, aux principes qui servent de base et de justification au comportement d'un groupe ou d'une société. La corrélation entre la morale personnelle et sociale est évidente : le système que chacun constitue lui est propre et personnel, mais ce sont les points communs plus ou moins nombreux avec les autres qui constituent la morale d’une société. Enfin, la « pratique morale » n’est rien d’autre que la mise en application pratique de ces règles au quotidien par tout individu dans la société. Mais comment cela se passe-t-il concrètement ? La pratique morale est, d'une part, l'effort fait pour appliquer des principes de vie, pour mettre en œuvre des valeurs; et d'autre part, l'exhortation faite à autrui en vue de vivre de telle ou telle manière. Encore ici, la pratique morale peut être vue de façon négative ou positive : « être moralisant, moralisateur » ou, à l’inverse, « être sincère, être authentique, être cohérent avec soi-même ». Aussi, bien qu’il puisse y avoir souvent une différence entre la morale proposée et la morale vécue, entre l'idéal et la réalité, la morale est tout de même le reflet de la condition humaine existentielle : besoin d'un idéal qui interpelle et propulse vers l’avant. Notre Fédération considère les règles de la morale d’un point de vue positif et en fait la promotion en toutes circonstances auprès de ses membres et intervenants. 1.1.2 Éthique Le mot « éthique » désigne les mœurs, la conduite de la vie, les règles de comportement. Étymologiquement il désigne donc la même réalité que le mot morale avec, toutefois, la différence suivante : Les règles d’éthique sont des dispositions morales qui découlent de la convergence des valeurs fondamentales et des valeurs individuelles, qui guident le comportement d'une personne. Alors que la morale doive être considérée d’un point de vue global, l’Éthique, elle, est toujours considérée d’un point de vue individuel. Doc 5.1 et 5.2 C.A. 21 mars 2015 4 L'ETHIQUE, FÉDÉRATION SOCCER DU QUÉBEC En d’autres mots, les règles d’éthique regroupent les éléments suivants : a) recherche des normes ou des règles de conduite; b) analyse des valeurs; c) réflexion sur les fondements de l'obligation ou des valeurs. L'éthique n’est donc rien d’autre que l’application pratique au quotidien des principes de la morale, et ce, d’un point de vue strictement individuel. Notre Fédération, par la présente Politique sur l’Éthique, édicte donc des règles morales mises en valeur par un Code d’éthique auquel tous ses membres et intervenants sont assujettis individuellement. 1.2 Déontologie Le mot « déontologie » désigne lui aussi des règles : devoir, obligation, ce qu'il faut faire. Étymologiquement il apparaît dans le même groupe que les mots précédents « morale » et « éthique ». Historiquement, cependant, ce mot fut rapidement lié à l'exercice des professions libérales traditionnelles : médecine, droit, notariat; puis étendu à quelques autres : ingénierie, sciences de la santé, architecture etc… Il désigne alors l'ensemble des devoirs liés à l'exercice d'une profession. De manière plus précise, la déontologie est donc la recherche des exigences éthiques liées à l'exercice d'une profession. Les fruits de cette réflexion sont rassemblés sous forme de règles, lesquelles sont édictées dans un « code de déontologie » adopté officiellement par un corps professionnel et s'imposant, sous peine de sanction, aux membres de la corporation. Le plus souvent, les codes de déontologie contiennent, à côté de véritables normes éthiques ou morales, des règles administratives visant à assurer la qualité de l'exercice de la profession et la bonne renommée de la corporation et de leurs membres. D'un autre côté, leur existence suppose que ces règles ont été adoptées officiellement par une autorité et qu'elles rejoignent un certain consensus des membres. Doc 5.1 et 5.2 C.A. 21 mars 2015 5 L'ETHIQUE, FÉDÉRATION SOCCER DU QUÉBEC La présente Politique sur l’Éthique ne constitue pas un « Code de déontologie » au sens propre du terme, mais les principes véhiculés par la déontologie (conflit d’intérêts – chaîne d’autorité – confidentialité – relations internes et externes) se retrouvent tous dans le Code d’Éthique contenu à la présente Politique et notre Fédération s’engage fermement à faire respecter les dispositions dudit Code par tous ses membres et intervenants. 2. VISION, MISSION, VALEURS ET OBJECTIFS STRATÉGIQUES Ainsi, cette volonté exprimée par la Fédération de Soccer du Québec à l’égard des principes de morale et d’éthique, fait écho à celle déjà exprimée dans ses documents constitutifs et de gestion dont les principaux éléments sont ci-après reproduits. 2.1 Vision de notre Fédération Être un modèle de leadership pour nos partenaires dans la promotion et le développement à long terme du soccer en insufflant la passion. 2.2 Mission de notre Fédération Promouvoir, développer et régir le soccer sous toutes ses formes au Québec; soutenir les Associations Régionales de Soccer (ARS) par des actions concertées et coordonnées; favoriser l'accès à ses programmes en harmonie avec ses partenaires. 2.3 Valeurs de notre Fédération a) Respect (suivre les valeurs, les règlements et s'ouvrir aux différences); b) Intégrité (en tout temps, tant sur le terrain qu'à l'extérieur, être un modèle digne de confiance); c) Excellence (donner le meilleur de soi, toujours viser à se dépasser); d) Équité (en toutes circonstances, faire preuve d'impartialité et de justice); e) Unité (tous solidaires, sans discrimination de la race et de la diversité); f) Accessibilité (du soccer pour tous et toutes, sous toutes ses formes, pour toutes les conditions sociales). Doc 5.1 et 5.2 C.A. 21 mars 2015 6 L'ETHIQUE, FÉDÉRATION SOCCER DU QUÉBEC 2.4 Objectifs stratégiques en lien avec les principes d’éthique a) Élaborer un plan de communication pour augmenter la visibilité du soccer et définir un processus de communication à l'interne avec ses membres; b) Maximiser le développement organisationnel des Associations Régionales de Soccer (ARS). 3. GOUVERNANCE ET ÉTHIQUE AU SEIN DE NOTRE FÉDÉRATION En juin 2010, était mis en place le « Comité de révision et de restructuration de la gouvernance », lequel avait pour mandat et objectif principal de : - réviser les Règlements généraux; - mettre à jour et actualiser les règles de la gouvernance; - revoir les rôles et liens internes et externes de la structure organisationnelle; - proposer un nouveau modèle de gouvernance s’il y a lieu; - identifier dans un organigramme les liens d’autorité entre les administrateurs et la Direction générale; - définir les rôles et responsabilités des administrateurs, des comités et de la Direction générale; - et enfin formuler les recommandations appropriées à l’égard de tous les éléments qui précèdent. En octobre 2013, notre Fédération procédait à la mise en place de sa nouvelle gouvernance, par l’adoption notamment de nouveaux Règlements généraux et des Termes de référence de plusieurs comités et instances de la Fédération, reflets des travaux amorcés trois années plus tôt par le Comité de révision et de restructuration de la gouvernance. Dans le cadre de la nouvelle gouvernance de notre Fédération, était créé le Comité de Gouvernance et Éthique (« CGE »), lequel agit sous l’autorité du Conseil d’Administration de notre Fédération, ses rôles et responsabilités étant définis aux Termes de référence dudit comité. Parmi les mandats confiés au CGE : « Établir une Politique sur l’Éthique y incluant un Code d’éthique ». Doc 5.1 et 5.2 C.A. 21 mars 2015 7 L'ETHIQUE, FÉDÉRATION SOCCER DU QUÉBEC Par l’adoption de la présente Politique, sur recommandation du CGE, notre Fédération fait en sorte que les principes moraux, éthiques et déontologiques qu’elle défend se retrouvent au cœur de ses préoccupations quotidiennes clairement ici exprimées dans le Code d’éthique qui suit. 4. LE CODE D’ÉTHIQUE 4.1 Éléments de contenu Les éléments fondamentaux constituant la base du Code d’Éthique de notre Fédération sont ci-après résumés : - identification des personnes assujetties aux dispositions du Code; identification des situations potentielles et réelles de conflit d’intérêts; mention des principes d’intégrité et de confidentialité; mention des principes liés à l’exercice au quotidien des relations internes et externes; fiabilité des informations véhiculées; engagements des personnes assujetties aux dispositions du Code; sanctions pour non-respect des dispositions du Code; application pratique des dispositions du Code. Doc 5.1 et 5.2 C.A. 21 mars 2015 8 L'ETHIQUE, FÉDÉRATION SOCCER DU QUÉBEC 4.2 Le texte du Code CODE D’ÉTHIQUE DE LA FÉDÉRATION DE SOCCER DU QUÉBEC 1. Buts et portée du Code d’éthique Le présent Code d’éthique (« le Code ») a pour but de clarifier les devoirs et pouvoirs des Administrateurs et Employés de la Fédération ainsi que les relations qui doivent exister tant au sein de la Fédération qu’auprès de ses partenaires. Le présent Code vise tant les Administrateurs que les Employés de la Fédération. 2. Définitions Les mots utilisés dans le Code ont le sens qui leur est attribué à la Section 1 des Règlements Généraux de la Fédération. Les mots suivants, qui ne sont pas définis dans lesdits Règlements Généraux, ont le sens ci-après exprimé : Administrateurs : a) Les personnes élues ou nommées pour siéger avec droit de parole et droit de vote au Conseil d’administration de la Fédération; et, b) Les Responsables de secteur qui ne seraient pas, par ailleurs, membres du Conseil d’administration; et, c) toutes les personnes siégeant à l’une ou l’autre des instances organisationnelles de la Fédération, qu’elle soit bénévole ou rémunérée; Code : Le présent Code d’éthique ainsi que ses Annexes; Employés : Toutes les personnes à l’emploi de la Fédération, quel que soit leur statut d’emploi; Conflit d’intérêts : Situation en vertu de laquelle une personne prend avantage en sa faveur ou celle d’un tiers, et pouvant porter atteinte à la Doc 5.1 et 5.2 C.A. 21 mars 2015 9 L'ETHIQUE, FÉDÉRATION SOCCER DU QUÉBEC Fédération, à ses membres, à ses Administrateurs ou à ses Employés, en raison de son emploi ou de ses fonctions auprès de la Fédération et de ses partenaires. Sans restreindre la généralité de ce qui précède, le fait de prendre avantage d’une situation, quelle qu’elle soit, et pouvant porter atteinte à la Fédération, peut notamment se traduire par les situations suivantes : - Le fait de porter atteinte à la réputation de la Fédération; - Le fait d’exercer son rôle ou ses fonctions en se plaçant en position incompatible avec la protection des intérêts de la Fédération ou en plaçant ses intérêts personnels ou ceux d’un tiers, voire partenaires, au-dessus de ceux de la Fédération; - Le fait d’exercer son rôle ou ses fonctions en faisant preuve de mauvaise foi ou par un manquement à son obligation de loyauté, de confidentialité ou d’intégrité envers la Fédération; - Le fait d’avoir accepté d’être élu ou nommé pour siéger au Conseil d’administration de la Fédération, alors qu’il occupe un poste ou une fonction rémunéré au sein d’une entité traitant avec la Fédération et ses membres. 3. Respect du Code Les Administrateurs et les Employés de la Fédération exercent leurs fonctions en respectant en toutes circonstances les dispositions du Code. 4. Respect de la Loi Les Administrateurs et les Employés de la Fédération ont une conduite conforme aux lois et aux règlements en vigueur. 5. Conflit d’intérêts Nul Administrateur ou Employé de la Fédération ne doit se retrouver en situation de conflit d’intérêts réel ou potentiel ou encore en situation d’apparence de conflit d’intérêts, sans le divulguer de la manière prévue au Code. Doc 5.1 et 5.2 C.A. 21 mars 2015 10 L'ETHIQUE, FÉDÉRATION SOCCER DU QUÉBEC 6. Communications Les Administrateurs et les Employés de la Fédération veillent à ce que toute communication écrite ou verbale soit faite de façon à ce qu’elle véhicule des informations vérifiables et vérifiées. 7. Respect de la personne Les Administrateurs et les Employés de la Fédération entretiennent des relations courtoises et de bonne foi avec les personnes avec lesquelles ils sont en contact dans l’exercice de leurs fonctions à la Fédération. 8. Intégrité et loyauté Les Administrateurs ainsi que le Employés de la Fédération doivent exercer leurs fonctions avec intégrité et loyauté envers la Fédération. 9. Confidentialité Les Administrateurs ainsi que les Employés de la Fédération doivent préserver le caractère confidentiel des informations qu’ils détiennent concernant la Fédération, et les discussions qui ont lieu tant au Conseil d’administration qu’à tout autre comité et/ou réunion de la Fédération, lorsque ces informations ont un caractère confidentiel, et ce, tel que dûment convenu entre les participants à toute réunion du Conseil d’administration ou d’un comité. 10. Activités externes Les Employés de la Fédération peuvent participer à des activités externes soit à titre d’Employés, de bénévoles ou autres dans la mesure où cette participation ne va pas à l’encontre des buts, des objectifs et des politiques de la Fédération et respecte les dispositions du Code. Doc 5.1 et 5.2 C.A. 21 mars 2015 11 L'ETHIQUE, FÉDÉRATION SOCCER DU QUÉBEC 11. Relations avec les membres et les partenaires (Chaîne d’autorité) Toute communication avec les membres et les partenaires de la Fédération, ainsi qu’avec les médias d’information sont faites par l’intermédiaire du Président ou du Directeur Général selon les règles qui suivent : a) Les interventions de la Fédération auprès de tout intervenant politique sont faites par le biais du Président du Conseil d’administration de la Fédération ou son représentant dûment désigné; b) Les interventions de la Fédération auprès de tout intervenant autre que politique sont faites par le biais du Directeur Général de la Fédération ou son représentant dûment désigné; c) Les interventions de la Fédération auprès des médias d’information sont faites selon les dispositions du Plan de communication de la Fédération (« le Plan »), ou à défaut d’indication au Plan, par le Directeur Général de la Fédération ou son représentant dûment désigné 12. Relations avec les Employés (Chaîne d’autorité) Toute communication entre les Administrateurs et les Employés de la Fédération sont faites selon les règles qui suivent : a) Sauf autorisation expresse du Directeur Général de la Fédération, les interventions auprès des Employés de la Fédération sont faites par le biais du Directeur Général de la Fédération; b) Sauf autorisation expresse du Président du Conseil d’administration de la Fédération, les interventions auprès du Directeur Général de la Fédération sont faites par le Président du Conseil d’administration de la Fédération; c) Les interventions des Employés de la Fédération relativement à leur emploi et/ ou à l’exécution de leurs fonctions, sont faites avec le Directeur Général de la Fédération. Doc 5.1 et 5.2 C.A. 21 mars 2015 12 L'ETHIQUE, FÉDÉRATION SOCCER DU QUÉBEC 13. Intérêt individuel -vs- intérêts de la Fédération Aucun Administrateur ou Employé de la Fédération ne doit, dans le cadre de l’exécution de ses fonctions, prendre action de façon à ce qu’il lui en résulte un intérêt personnel au détriment de ceux de la Fédération. 14. Représentations de la Fédération Toute représentation de la Fédération : a) Par le Président du Conseil d’administration ou le Directeur Général : est autorisée d’office selon entente entre eux; b) Par un Employé : doit être spécifiquement prévue dans sa description de tâches ou autorisée par le Directeur Général de la Fédération; c) Par un Administrateur autre que le Président du Conseil d’administration : doit avoir été dûment mandaté par le Conseil d’administration, par le Président du Conseil d’administration ou par le Directeur Général à cet égard, selon le cas. 15. Responsabilités des Administrateurs 15.1 Par rapport à leurs pairs Tout Administrateur peut émettre son opinion relativement à une question débattue au Conseil d’administration. Cependant, une fois ladite question tranchée, chacun des Administrateurs, qu’ils aient été présents ou absents lors des discussions sur la question, sont solidaires de la décision du Conseil d’administration. 15.2 Par rapport aux Employés Les Administrateurs ne peuvent émettre d’opinion ou commentaire relativement à un Employé de la Fédération sauf en ce qui concerne le poste de Directeur Général et seulement lorsqu’ils sont invités à le faire lors de la tenue d’une discussion formelle à cet égard, tenue à huis clos. Doc 5.1 et 5.2 C.A. 21 mars 2015 13 L'ETHIQUE, FÉDÉRATION SOCCER DU QUÉBEC 16. Déclaration de confidentialité et Divulgation d’intérêts Tous les Administrateurs et Employés de la Fédération doivent s’engager à respecter les valeurs et missions de la Fédération ainsi que toutes les dispositions du Code en signant le ou les Formulaires appropriés, lesquels sont joints en Annexes au Code. Le défaut ou le refus d’un Administrateur ou d’un Employé de signer de tels engagements constitue un motif suffisant pour expulser l’Administrateur fautif ou récalcitrant; ou congédier l’Employé fautif ou récalcitrant. 17. Divulgation d’intérêts Tout Administrateur ou Employé de la Fédération pouvant se retrouver en situation de conflit d’intérêts réel ou potentiel ou encore en situation d’apparence de conflit d’intérêts, doit respecter ce qui suit : a) Administrateur : - - de le DIVULGUER expressément aux membres desdites instances et/ou comités AVANT que ne soit tenue toute discussion en rapport avec l’affaire pour laquelle il se retrouve en situation de conflit d’intérêts; ou potentielle de conflit d’intérêts; ou apparente de conflit d’intérêts; de se RETIRER à l’extérieur de la salle de réunion lors de toutes discussions à l’égard de ladite affaire; de s’ABSTENIR de participer et même d’être présent lors de tout vote exprimé par les membres desdites instance et/ou comités relativement à ladite affaire. b) Employé : - de le DIVULGUER expressément au Directeur Général de la Fédération AVANT qu’il ne soit impliqué dans l’affaire pour laquelle il se retrouve en situation de conflit d’intérêts; ou potentielle de conflit d’intérêts; ou apparente de conflit d’intérêts; de s’ABSTENIR DE PARTICIPER dans cette affaire si demande lui en est faite par le Directeur Général de la Fédération. Doc 5.1 et 5.2 C.A. 21 mars 2015 14 L'ETHIQUE, FÉDÉRATION SOCCER DU QUÉBEC 18. Omission de divulgation L’omission, volontaire ou non, ou le refus d’un Administrateur ou d’un Employé de divulguer sa situation de conflit d’intérêts; ou potentielle de conflit d’intérêts; ou apparente de conflit d’intérêts constitue un motif suffisant pour expulser l’Administrateur fautif ou récalcitrant; ou pour congédier l’Employé fautif ou récalcitrant. 19. Responsabilité relative à l’application du Code Le Comité de Gouvernance et Éthique (« CGE ») de la Fédération est responsable de veiller à l’application du Code par les Administrateurs et Employés de la Fédération. Lorsque le CGE identifie une situation de conflit d’intérêts; ou potentielle de conflit d’intérêts; ou apparente de conflit d’intérêts; ou de non respect de l’une ou l’autre des dispositions du Code, il doit en faire rapport au Directeur Général et au Conseil d’administration de la Fédération sans délai. Ce qui précède ne confère cependant pas au CGE quelque pouvoir d’enquête que ce soit à cet égard. ____________________________________ 4.3 Les Annexes du Code 4.3.1 Annexe « A » : Déclaration de confidentialité et Divulgation d’intérêts des administrateurs (voir document ci-après annexé). 4.3.2 Annexe « B » : Déclaration de confidentialité et Divulgation d’intérêts des employés (voir document ci-après annexé). Doc 5.1 et 5.2 C.A. 21 mars 2015 15 L'ETHIQUE, FÉDÉRATION SOCCER DU QUÉBEC ANNEXE « A » DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ ET DIVULGATION D’INTÉRÊTS DES ADMINISTRATEURS NOM : ________________________________________ MEMBRE DU : DÉBUT DU MANDAT : □ CONSEIL D’ADMINISTRATION □ COMITÉ ___________________________________ ___è jour de __________________201__ DURÉE RESTANTE DU MANDAT : □ 1 AN □ 2 ANS AUTRE : _________ ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITÉ Je m’engage à ne divulguer aucune information qui me serait communiquée lors d’une rencontre de travail et/ ou d’une réunion à laquelle je participe lorsque ladite information a été strictement divulguée sous le sceau de la confidentialité et que celle-ci a fait l’objet d’un procès-verbal spécial ou compte-rendu spécial séparé conservé par le secrétaire du conseil ou du comité avec mention « confidentiel aux membres du conseil d’administration » ou « confidentiel aux membres du comité ». ____________________________________________ (signature requise) DÉCLARATION D’ABSENCE DE CONFLIT D’INTÉRÊT Je déclare par la présente, n’être en aucun cas en conflit d’intérêt relativement à toutes les affaires discutées par l’une ou l’autre des instances et comités sur lesquels je siège au sein de la Fédération de Soccer du Québec. Toutefois, si je devais me retrouver en situation potentielle de conflit d’intérêt relativement à l’une quelconque des affaires discutées par ces instances et/ou comités, j’accepte : de le DIVULGUER expressément aux membres desdites instances et/ou comités AVANT que ne soit tenue toute discussion en rapport avec telle affaire; de me RETIRER à l’extérieur de la salle de réunion lors de toutes discussions à l’égard de ladite affaire; de m’ABSTENIR de participer et même d’être présent lors de tout vote exprimé par les membres desdites instance et/ou comités relativement à ladite affaire. Date : ____è jour de ____________________ 201___ _____________________________________________ (signature requise) Doc 5.1 et 5.2 C.A. 21 mars 2015 16 L'ETHIQUE, FÉDÉRATION SOCCER DU QUÉBEC ANNEXE « B » DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ ET DIVULGATION D’INTÉRÊTS DES EMPLOYÉS NOM : _________________________________________________ FONCTIONS : _________________________________________________ ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITÉ Je m’engage à ne divulguer aucune information qui me serait communiquée lors d’une rencontre de travail et/ ou d’une réunion à laquelle je participe lorsque ladite information a été strictement divulguée sous le sceau de la confidentialité et que celle-ci a fait l’objet d’un procès-verbal spécial ou compte-rendu spécial séparé conservé par le secrétaire du conseil ou du comité avec mention « confidentiel aux membres du conseil d’administration » ou « confidentiel aux membres du comité ». ____________________________________________ (signature requise) DÉCLARATION D’ABSENCE DE CONFLIT D’INTÉRÊT Je déclare par la présente, n’être en aucun cas en conflit d’intérêt relativement à tous les fournisseurs de produits et services avec lesquels la Fédération de Soccer du Québec fait affaires. Toutefois, si je devais me retrouver en situation potentielle de conflit d’intérêt relativement à l’un quelconque desdits fournisseurs de services et/ ou de produits, j’accepte : - - Date : de le DIVULGUER expressément au Directeur Général de la Fédération AVANT que je ne sois impliqué dans l’affaire pour laquelle je me retrouve en situation de conflit d’intérêts; ou potentielle de conflit d’intérêts; ou apparente de conflit d’intérêts; de m’ABSTENIR DE PARTICIPER dans cette affaire si demande m’en est faite par le Directeur Général de la Fédération. ____è jour de ____________________ 201___ _____________________________________________ (signature requise) Doc 5.1 et 5.2 C.A. 21 mars 2015 17 L'ETHIQUE, FÉDÉRATION SOCCER DU QUÉBEC ANNEXE À LA POLITIQUE : 70. Extrait des Règles de fonctionnement de notre Fédération : POLITIQUE SUR LA VÉRIFICATION DES ANTÉCÉDENTS JUDICIAIRES La politique sur la vérification des antécédents judiciaires s’adresse aux Associations régionales, aux clubs, ligues et à la Fédération. 70.1 Toute personne désirant s’affilier pour occuper un des postes décrits à l’article 70.4 doit au préalable accepter qu’une vérification sur ses antécédents judiciaires ait lieu selon les dispositions prévues à la présente politique. 70.2 La politique et la procédure de vérification des antécédents judiciaires doivent être intégrées à l’ensemble des politiques mises en vigueur par les Associations régionales, les ligues et les clubs. 70.3 Les clubs, les ligues et les Associations régionales ont les obligations suivantes : 70.4 a) prendre toutes les mesures pour s’assurer de la santé, de la sécurité et du bien-être de ses membres; b) prendre toutes les mesures raisonnables afin de protéger ses membres des préjudices auxquels leur vulnérabilité les expose; c) prendre toutes les mesures pour s’assurer que les personnes en contact avec les membres ne représentent pas un danger pour eux ou une menace à leur intégrité physique ou morale; d) agir avec éthique et dans le respect des droits des membres. Sont sujettes au processus de vérification des antécédents judiciaires, les personnes suivantes : a) Tous les entraîneurs-cadre, le personnel du programme Sport-Études, le personnel des Équipes du Québec et tout le personnel des entraîneurs des équipes inscrites à la Ligue de soccer élite du Québec ; Doc 5.1 et 5.2 C.A. 21 mars 2015 18 L'ETHIQUE, FÉDÉRATION SOCCER DU QUÉBEC b) Tout membre du personnel inscrit sur la feuille de match officielle d’une équipe des sélections qui prend part au Championnat canadien ; c) Tout le personnel d’encadrement (entraîneurs, entraîneurs adjoints, physiothérapeutes, gérants) œuvrant auprès des clubs ou équipes de moins de 18 ans dans toutes les régions du Québec, peu importe la classe des équipes ; d) Tout membre du personnel inscrit sur la feuille de match officielle d’une équipe de club qui prend part au Championnat canadien. 70.5 La vérification des antécédents judiciaires se fait dès que la première demande d’affiliation est présentée. 70.6 La vérification doit être refaite au moins tous les trois (3) ans. 70.7 Lors de la demande d’affiliation, le candidat s’engage à signer un formulaire autorisant le club, la ligue ou l’Association régionale à faire la demande de recherche des antécédents judiciaires, à un corps policier ou toute autre agence autorisée à faire une recherche judiciaire. 70.8 Lors de la demande d’affiliation, le candidat s’engage à signer un formulaire autorisant le club, la ligue ou l’Association régionale à procéder en tout temps à la révision de la vérification des antécédents judiciaires. 70.9 Lors de la demande d’affiliation, le candidat s’engage à signer un formulaire autorisant le club, la ligue ou l’Association régionale à demander à toute personne désirant s’affilier comme membre, qu’elle fasse elle-même une demande auprès d’un corps policier afin d’obtenir un document certifiant qu’elle n’a pas d’antécédents judiciaires. Il est de la responsabilité de cette personne de déposer le certificat attestant qu’elle ne possède pas d’antécédents judiciaires. Si elle possède des antécédents judiciaires, la personne doit déposer une copie du plumitif afin de vérifier si les infractions qui lui sont reprochées sont incompatibles avec la fonction qu’elle exerce ou qu’elle désire exercer au sein du club, de la ligue ou de l’Association régionale. 70.10 Un club, une ligue ou une Association peut décider de procéder par ses propres moyens à la vérification des antécédents judiciaires en autant qu’elle possède les autorisations décrites ci-haut et par l’intermédiaire d’une entente cadre convenue entre la Fédération et un service de police ou une firme autorisée à procéder aux recherches des antécédents judiciaires. La recherche des Doc 5.1 et 5.2 C.A. 21 mars 2015 19 L'ETHIQUE, FÉDÉRATION SOCCER DU QUÉBEC antécédents judiciaires se limite aux infractions décrites ci-après : - violence infraction à caractère sexuel - drogue et stupéfiants - crimes économiques (administrateurs seulement). 70.11 Lorsqu’un candidat possède des antécédents judiciaires semblables à ceux décrits aux présentes, la demande d’affiliation est automatiquement rejetée. 70.12 Lorsque l’on découvre qu’un membre possède des antécédents judiciaires identiques à ceux décrits aux présentes, son dossier est transmis au comité de discipline de la Fédération ou au comité de discipline de l’Association régionale conformément aux règlements de discipline. 70.13 Nonobstant toutes les dispositions prévues aux règlements de discipline, le comité de discipline n’aura d’autre choix, lorsque les antécédents judiciaires auront été prouvés, que d’annuler l’affiliation ou de la maintenir antécédents judiciaires auront été prouvés, que d’annuler l’affiliation ou de la maintenir. 70.14 En cas de maintien, le comité de discipline peut imposer des conditions particulières. Ces conditions peuvent être de différentes natures. À titre d’exemple, le comité peut demander à ce que la personne s’engage à présenter une demande de pardon si elle y est admissible. Le comité peut également imposer des mesures d’encadrement ou de surveillance qui garantiront la protection des mineurs. 70.15 La personne faisant l’objet d’une décision du comité de discipline, bien qu’elle possède des antécédents judiciaires, devra s’engager par écrit à respecter les conditions imposées par le comité. Le non-respect de l’engagement entraînera la révocation de l’affiliation. 70.16 Lorsqu’il s’agit d’une personne rémunérée, le conseil d’administration du club, de la ligue ou de l’Association régionale peut, lorsqu’il apprend que la personne a des antécédents judiciaires, la suspendre avec solde pendant la durée de l’analyse de son dossier, et ce, jusqu’à la prise de décision finale. 70.17 Un avis écrit doit être donné à la personne suspendue. L’avis contiendra le motif de la suspension, la durée et la date où elle pourra faire valoir son point de vue à la personne désignée pour étudier son dossier. 70.18 La personne désignée pourra maintenir l’employé dans ses fonctions, recommander son congédie- ment ou lui imposer des conditions qu’il doit s’engager par écrit à respecter. Doc 5.1 et 5.2 C.A. 21 mars 2015 20 L'ETHIQUE, FÉDÉRATION SOCCER DU QUÉBEC 70.19 Les dispositions décrites aux règlements de discipline s’appliquent comme si elles étaient inscrites à la présente politique dans la mesure où elles sont applicables. 70.20 La direction générale de la Fédération est désignée comme étant la personne responsable de la réception des demandes de renvoi au comité de discipline provincial. 70.21 Le club, la ligue ou l’Association régionale doivent désigner une personne pour la transmission des renseignements personnels au corps policier. 70.22 Un formulaire de consentement est remis à chaque personne visée par la vérification des antécédents judiciaires. Une fois rempli, le formulaire est retourné dans une enveloppe cachetée, à la personne désignée pour la transmission des renseignements au corps policier. 70.23 Une copie du formulaire dûment rempli est versée au dossier de la personne concernée. Ce dossier est conservé sous clé dans un endroit approprié dont l’accès est limité. 70.24 Dès que tous les formulaires appropriés ont été reçus, la personne désignée pour la transmission des renseignements personnels prépare la liste des personnes dont les antécédents judiciaires doivent être vérifiés. Cette liste et les formulaires sont ensuite acheminés au corps policier qui communiquera à son tour les résultats de son enquête selon les modalités déterminées lors de l’entente avec le corps policier. 70.25 L’information confidentielle ne doit être communiquée que si cela s’avère nécessaire. 70.26 Les renseignements personnels obtenus tout au long de la vérification des antécédents judiciaires ne doivent être utilisés qu’à la seule fin de déterminer l’affiliation d’un membre ou le maintien dans son emploi. Dans toute autre circonstance, le consentement de la personne concernée est requis avant de pouvoir communiquer ces renseignements à quiconque. 70.27 Les documents relatifs à la vérification des antécédents judiciaires seront conservés au dossier pour une période maximale de trois ans après la cessation de l’affiliation. Durant la période de conservation de ces renseignements personnels, le service de garde doit prendre toutes les mesures raisonnables pour en protéger la confidentialité. Doc 5.1 et 5.2 C.A. 21 mars 2015 21
