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Qualiac aux petits soins
pour l’informatiQue des HuG
Utilisé depuis plus de 15 ans au sein de cette institution de santé
Suisse, Qualiac et ses solutions de gestion sont plus que jamais au
cœur de ses évolutions : réajustement des processus via le déploiement
du module RIA (Rich Internet Application), nouvelle gestion
des 9000 repas quotidiens... Et toujours des utilisateurs demandeurs.
SOCIÉTÉ : HUG
SECTEUR D’ACTIVITÉ : SANTÉ
SITE WEB : WWW.HUG-GE.CH
EFFECTIFS : 10 500 – 8 HÔPITAUX
NOMBRE DE LITS : 1 780
656 598 JOURNÉES HOSPITALIÈRES
965 364 PRISES EN CHARGE AMBULATOIRES
6 362 053 ANALYSES DE LABORATOIRE
BUDGET : 1 760 000 CHF
Créés en 1995 via le regroupement de huit hôpitaux
publics et de 40 consultations ambulatoires répartis
sur l’ensemble du canton de Genève, les Hôpitaux
Universitaire de Genève (HUG) sont le premier hôpital
universitaire de Suisse.
Chaque année, ils assurent plus de 85 000 urgences,
et forment plus de 750 médecins, 1 350 professionnels
de santé et une centaine d’apprentis. Leurs 1 800
lits, 10 334 collaborateurs (dont 1 519 médecins et
4 648 en soins infirmiers) ont assuré en 2014 près de
660 000 journées hospitalières, plus de 912 000 prises
en charge ambulatoires, plus de 25 500 interventions
chirurgicales ou encore plus de 4 000 naissances.
Avec de tels chiffres, il est clair que l’informatique joue
un rôle essentiel, indispensable.
« Le système d’information d’un établissement de
santé gère à la fois ce qui concerne le patient, les
plateaux techniques, mais aussi les divers services
administratifs tels que la logistique, la comptabilité et
les ressources humaines »
, explique Evrard de Bondy,
Responsable du Domaine Logistique et Finances au
sein de la DSI des Hôpitaux Universitaires de Genève.
« Aux HUG, l’informatique sur le patient est constituée
du Dossier Patient Informatisé (DPI) et du Dossier
Patient Administratif (DPA). Ce dernier joue aussi le
rôle de référentiel sur les informations du patient. La
logistique et la finance sont sous Qualiac ».
Une révolution de velours de 20 ans avec un
ERP
En 1991, les Hôpitaux Universitaires de Genève lancent
un appel d’offres pour remplacer les programmes de
comptabilité maison par un progiciel. Critère principal :
un déploiement en moins de six mois et une réponse
aux contraintes fonctionnelles hospitalières.
Qualiac l’emporte face à plusieurs propositions, car il
répond le mieux à toutes ces demandes. De surcroît,
l’éditeur s’engage à prendre en charge les évolutions
des modules développés spécifiquement pour l’activité
hospitalière.
Quand les HUG rachètent quatre établissements en
1998, Qualiac emporte le nouvel appel d’offres
sur la partie Gestion Financière, avec de fortes
exigences d’intégration aux applications existantes,
comme la gestion des patients ou la facturation hospi-
talière. Pour unifier les divers systèmes d’information,
les HUG adoptent les modules Qualiac Comptabilité/
Finances, Achats, Stocks et Logistique, Immobilisations,
et le moteur de Workflow WIM (Workflow Information
Manager).
Démarré en aout 1998, l’ERP est opérationnel en
5 mois, sans dépassement de délais ni de budget : un
vrai défi ! Le transfert de compétences par Qualiac rend
autonomes les informaticiens, qui assurent les formations
des utilisateurs-clés, formant eux-mêmes les 400
utilisateurs concernés par ce premier déploiement.
En 2000, un partenariat est signé pour codévelopper
un module Maintenance entre l’éditeur et des entreprises
intéressées, dont les HUG. Le projet est terminé un an
plus tard. Le module e-Procurement (basé sur Qualiac
Web) est ensuite déployé afin de gérer les demandes
d’achats, y compris via Internet.
Outre un progiciel comptable et financier moderne, les
HUG disposent désormais d’un outil proposant - entre
autres - des mécanismes d’automatisation (WIM) et le
suivi en direct de toute la chaîne logistique.
RIA : ergonomie de type Web 2.0 et intégration
simplifiée
En 2011, les HUG signent pour le déploiement du
module RIA de Qualiac. Le projet est lancé en 2012.
« Sous prétexte d’apporter une meilleure ergonomie,
ce projet RIA constitue en fait une seconde phase de
“re-ingéniering de l’ERP“ »
, rapporte le Responsable
du Domaine Logistique et Finances.
« En 15 ou 20
ans, plusieurs processus ont évolué, et certains
paramétrages ne répondent pas ou plus tout à fait
aux attentes des utilisateurs. En outre, ces derniers
expriment de nouveaux besoins ou des améliorations
à apporter ».
En redéfinissant les écrans, les utilisateurs réajustent
les liens entre Qualiac et les processus sous-jacents,
afin d’obtenir une application répondant de plus près
à leur travail.

« Les écrans plus ergonomiques et conviviaux séduisent
les utilisateurs les plus impliqués pour les faire corres-
pondre à leurs nouveaux modes opératoires »,
ajoute
Evrard de Bondy.
« Par exemple, les bulles d’aide sur
les écrans ou les champs de saisie facilitent le travail
de nouveaux arrivants, pour lesquels il n’y a pas toujours
de temps à consacrer à une formation ».
Dès le départ des projets, les HUG avaient mis en place
une équipe de développement Qualiac de 10
personnes. « Le démarrage du module RIA en 2012 a
été l’occasion de revendre l’ERP en interne, grâce à la
forte implication des utilisateurs, au soutien de l’équipe
de support dédiée à l’assistance de deuxième niveau et à
la formation », se souvient Evrard de Bondy.
L’ERP engloutit aussi les 3,2 millions de repas
par an
Dans l’organisation d’un grand groupe hospitalier de
1 800 lits, le service hôtelier occupe une place cruciale.
Ainsi, plus de 9 000 repas sont servis quotidiennement
aux HUG, soit plus de 3,2 millions de plateaux confec-
tionnés chaque année dans l’unité de production des
cuisines centrales.
Depuis des années, la gestion de ces repas était gérée
par un logiciel spécialisé, dont l’éditeur a cessé la
maintenance fin 2012. Deux choix s’offraient alors à
la DSI : acheter un logiciel externe et l’intégrer lui aussi
aux modules Qualiac, ou utiliser l’ERP.
« Après étude des diverses possibilités, nous avons décidé
avec Qualiac d’adapter sa Gestion de Production (plus
précisément son calcul des besoins) à la gestion de
ces processus. Un challenge de taille, car il fallait
intégrer les fortes contraintes liées aux produits
alimentaires (conditionnement, conservation, date
limite de consommation, date limite de vente, etc.) »,
précise le Responsable Informatique.
Mi-2013, Qualiac et des informaticiens des HUG com-
mencent le développement. Toutefois, pour s’assurer
de la disponibilité du service, la DSI choisit de ne pas
stopper immédiatement l’ancienne application, et de
faire fonctionner les deux systèmes en parallèle. La
bascule finale est opérée en juin 2015.
Le défi de la transversalité
« Le temps des silos est terminé », se réjouit Evrard
de Bondy. « Désormais, tous les projets sont transversaux
aux processus et aux outils, et Qualiac, avec ses web-
services et son ergonomie modulable à souhait, se
prête fort bien à ce jeu ».
Lors de la récente mise en place d’outils de traçabilité
des Dispositifs Médicaux, dans la chaine logistique
des blocs opératoires, les Hôpitaux Universitaires de
Genève ont réussi le challenge de maximiser les bénéfices
pour l’Institution de Santé et le patient, tout en réduisant
les opérations demandées aux opérateurs. Les outils
informatiques de logistique, du dossier patient et de
facturation sont nourris simultanément, d’un seul geste.
Evrard de Bondy est très satisfait de Qualiac :
« Les
équipes de l’éditeur sont réellement à notre écoute, et
nous obtenons toujours des réponses à nos questions.
D’ailleurs, les échanges entre professionnels dans le
cadre du Club Utilisateurs Qualiac en sont l’illustration.
En effet, les spécialistes de Qualiac savent se rendre
disponibles pour répondre à nos interrogations ou
écouter nos suggestions d’évolution. Cette attitude
est très appréciable de la part d’un éditeur ».
Besoin & proBlÉmatiQues
NOMBRE D’UTILISATEURS :
3 000 FORMÉS, 600 RÉGULIERS
SYSTÈME D’EXPLOITATION : UNIX
BASE DE DONNÉES : ORACLE
APPLICATIONS QUALIAC UTILISÉES :
ACHATS, COMPTABILITÉ/FINANCES, IMMOBI-
LISATIONS, CREDIT MANAGEMENT,
e-PROCUREMENT, STOCKS & LOGISTIQUE,
VENTES, GESTION DE PRODUCTION,
MAINTENANCE, WIM (WORKFLOW
INFORMATION MANAGER), QUALIAC TO BO,
QUALIAC EDITION, …
UN DÉPLOIEMENT RAPIDE ET UNE RÉPONSE
AUX CONTRAINTES FONCTIONNELLES
HOSPITALIÈRES
DATES DU PROJET
1991 : CHOIX DE L’ERP QUALIAC
1998 : NOUVEL APPEL D’OFFRES
REMPORTÉ PAR QUALIAC SUR LA
PARTIE GESTION FINANCIÈRE ERP
OPÉRATIONNEL EN CINQ MOIS
2000 :
SIGNATURE D’UN PARTENARIAT AVEC
QUALIAC POUR CODÉVELOPPER LE
MODULE MAINTENANCE
2005 :
DÉMARRAGE DES ACHATS ET DE
L’e-PROCUREMENT
2012 :
PASSAGE AU RIA
(RICH INTERNET APPLICATION)
2013 :
DÉVELOPPEMENT CONJOINTE
DE LA GESTION DE PRODUCTION
(CALCUL DES BESOINS)