3. LE TRAITEMENT DE DONNEES SOUS EXCEL

3. LE TRAITEMENT DE DONNEES
SOUS EXCEL
3.1. Utilisation d'une liste comme base de données
Dans Microsoft Excel, vous n'avez besoin d'apporter aucun
changement particulier à votre liste pour en faire une base de données.
Lorsque vous effectuez des tâches propres aux bases de données telles
que la recherche, le tri ou le calcul de sous-totaux, Microsoft Excel
identifie automatiquement votre liste comme base de données.
Les colonnes de la liste constituent les champs de la base de données.
Les étiquettes de colonne de la liste constituent les noms de champ de
la base de données.
Chaque ligne de la liste constitue une fiche de la base de données.
Microsoft Excel offre un ensemble de commandes facilitant la gestion
d'une liste ou d'une base de données, celles ci sont disponibles dans le
menu Données.
3.2. Commandes applicables aux listes
de données
3.2.1.
Tri
Vous pouvez utiliser la commande Trier du menu Données pour réorganiser les lignes d'une
liste en fonction du contenu de colonnes sélectionnées ; vous sélectionnez les données et l'ordre de
tri souhaité ou vous créez et utilisez un ordre de tri personnalisé.
3.2.2.
Filtrage
Vous pouvez utiliser la commande Filtre du menu Données pour rechercher et utiliser un sousensemble de données dans votre liste. Une liste filtrée affiche seulement les lignes contenant une
certaine valeur ou répondant à une série de critères et masque temporairement les autres lignes.
Dans le menu secondaire Filtre, Microsoft Excel vous propose les commandes Filtre automatique et
Filtre élaboré pour filtrer vos données. Le filtre automatique répond à la plupart des besoins.
Toutefois, lorsque vous devez utiliser des critères complexes pour filtrer une liste, utilisez le filtre
élaboré.
La sélection de Filtre Automatique dans le menu fait apparaître des flèches descendantes dans
la partie droite de chaque cellule d’en-tête de colonne. Un choix direct de la valeur recherchée y est
possible, ainsi qu’une option de recherche personnalisée.
On peut alors sélectionner un ou plusieurs enregistrements selon de nombreux critères (2 par
champ).
3.2.3.
La Grille
Une grille constitue un moyen simple d'afficher, de modifier, d'ajouter et de supprimer des fiches
dans une liste ou une base de données ou de chercher des fiches spécifiques en fonction de
critères que vous spécifiez.
Lorsque vous choisissez dans le menu Données la commande Grille, Microsoft Excel lit vos
données et crée une boîte de dialogue de grille. Lorsque vous entrez ou modifiez des données dans
les champs de la grille, Microsoft Excel modifie le contenu des cellules correspondantes dans votre
liste.
3.2.4.
Sous-totaux automatiques
Page 1 sur 3
Vous pouvez utiliser la commande Sous-total du menu Données pour insérer des lignes de
sous-totaux dans une liste et effectuer ainsi toutes les synthèses de données de votre choix.
Lorsque vous insérez des sous-totaux, Microsoft Excel insère automatiquement une ligne de total à
la fin de la liste.
3.2.5. Tableaux croisés
dynamiques (données/rapport de tcd)
Un tableau croisé
dynamique est un
tableau de feuille de
calcul interactif que vous
utilisez pour synthétiser
et analyser les données
d'une liste ou d'une table
existante. Vous pouvez
ainsi restructurer,
organiser et analyser des
données en faisant
glisser et en déplaçant
les champs dans le
tableau croisé
dynamique. Vous pouvez
également inclure des
sous-totaux, modifier la
fonction de synthèse
pour un champ ou créer
des modes de calcul personnalisés pour votre tableau croisé dynamique. Vous pouvez mettre à jour
un tableau croisé dynamique dès que les données source sont modifiées.
Pour utiliser les fonctionnalités de gestion de liste proposées par Microsoft Excel, il vous suffit de
créer une liste dans une feuille de calcul. Lorsque vous sélectionnez une cellule dans votre liste et
choisissez une des commandes de gestion de liste dans le menu Données, Microsoft Excel identifie
et sélectionne automatiquement l'ensemble de votre liste. Les données organisées en colonnes et
en lignes sont alors traitées comme un ensemble de champs et de fiches.
Page 2 sur 3
3.2.6. Les fonctions base de
données
Microsoft Excel fournit douze fonctions de feuille
de calcul pour analyser des données stockées dans
des listes ou des bases de données. Chacune de
ces fonctions, regroupées sous l'appellation
fonctions de base de données, utilise trois
arguments : base de données, champ et critères.
Ces arguments font référence aux plages de feuille
de calcul utilisées par la fonction.
Syntaxe :BDfonction(base de données;champ;critères)
base de données représente la plage de
cellules constituant la liste ou la base de
données. De A1 à D16 dans l’exemple cidessous
champ indique la colonne utilisée dans la fonction. Les colonnes de données de la liste
doivent comporter une étiquette d'identification sur la première ligne. Vous pouvez spécifier
l'argument champ sous forme de texte en mettant l'étiquette de colonne entre guillemets,
ou sous forme d'un nombre représentant la position de la colonne dans la liste. Ventes en
D1 dans l’exemple ci-dessous
critères est une référence à une plage de
cellules qui spécifie les conditions de la
fonction. Celle-ci renvoie les informations de
la liste correspondant aux conditions
spécifiées dans la plage de critères. Cette
plage comprend une copie de l'étiquette de
colonne de la liste pour la colonne dont vous
voulez que la fonction effectue la synthèse.
Les références de critères peuvent être
tapées sous forme d'une plage de cellules, ou
sous forme d'un nom représentant la plage,
"Critères", par exemple. Ventes et <=80000
en F5 et F6 dans l’exemple ci-dessous.
Page 3 sur 3